„Това е като приказката за момчето, което непрекъснато вика вълк.“ Ако злоупотребявате с маркера „спешно“, хората ще спрат да отговарят на вашите имейли. И едно наистина важно писмо може да остане незабелязано поради това.

Познаване

Да, тонът на вашето писмо може да отразява връзката ви с получателя. Въпреки това може да бъдете счетени за непрофесионалист, ако си позволите да бъдете твърде неформални в кореспонденцията си. Избягвайте прекомерната употреба на удивителни знаци, емотикони, цветен текст, необичайни шрифтове и прекомерната краткост на съобщенията.

Бъдете особено внимателни, ако работите с хора на различна възраст, с езикови бариери или с такива, които предпочитат по-традиционна форма на общуване.

Твърде сух тон

В същото време да си робот също не си струва. Добре е, ако в писмата си показвате своя характер или ентусиазъм – в разумни граници.

Отговори на всички

Служебният имейл не е за забавление, а за комуникация. Така че, ако отговаряте на имейл, изпратен до група хора, помислете два пъти, преди да щракнете върху „отговори на всички“. За да направите това, вашият отговор трябва да е изключително важен за всички.

Изпращане на копия без разрешение

Споделянето на чужда информация с други хора е най-малкото недопустимо. Няма значение дали изпращате на клиент копие от писмо от вашия шеф, който му е отговорил по някакъв начин, или включвате един служител в лична кореспонденция с друг. Малко хора може да харесат, ако изпратите копие на писмо без тяхното съгласие.

Изпратете BCC

Изпращането на BCC поражда недоверие. Ако искате да изпратите писмо до някого и този човек на теория не трябва да участва в работна кореспонденция, копирайте текста и го изпратете като отделно писмо.

Неуточнена тема на имейл

Теми като „Това съм аз“, „Здравей“ или „За информация“ (FYI) просто не привличат вниманието. Човекът няма да разбере какво се казва и няма да иска да отговори на писмото. Писмата, свързани с работата, трябва да бъдат ясни и кратки. Получателят е по-вероятно да отвори имейла, ако разбира какво искате от него.

Изпращане на твърде много лични имейли

Понякога можете да използвате шеги, трогателни истории и мотивационни цитати, за да развеселите някого. Но хората бързо се уморяват от това, независимо какви са били вашите намерения, когато ги пишете. Ако изпратите твърде много лични имейли, те просто ще бъдат настроени на автоматично изтриване.

Бъдете груби

Не трябва да изпращате писма, пълни с отрова, защото хората ще го запомнят, когато се появи възможност. Вместо това напишете писмо и го оставете в „Чернови“ за два дни. След това можете да се върнете към него и да го редактирате, като премахнете бодлите. Така по-бързо ще постигнете желаното. Освен това ще бъдете третирани като много търпелив и внимателен професионалист.

Глупав имейл адрес

Ако изпращате имейл до клиент, служител или потенциален работодател, не използвайте имейл с „непрофесионално“ заглавие. Ако има нещо в заглавието на имейла, което претендира да бъде остроумно или съдържа сексуални или вулгарни конотации (нещо като ), рискувате другият човек да се почувства негативно към вас от самото начало. Създайте отделен имейл за чисто професионални нужди.

Печатни грешки

Фактът, че имейлът е изпратен от iPhone, не е извинение за изпращане на небрежни имейли. Ако направите повече от една грешка в писмото си, това може да се счита за непрофесионално. Ако това е много важно писмо и бързате да стигнете някъде, опитайте се поне да го проверите, преди да го изпратите.

Изпращане на имейли рано сутрин

Повечето хора, когато получават писма, гледат часа, в който са изпратени. Ако писмото е изпратено твърде рано, може да ви гледат негативно. Най-малкото ще ви смятат за работохолик без личен живот. По-лошо е, ако ви смятат за натрапчив. Ако вдъхновението ви събуди през нощта, напишете писмо, запазете го в „Чернови“ и го изпратете в работно време.

Твърде много препинателни знаци

Хората понякога се увличат твърде много и използват много удивителни знаци. Резултатът може да изглежда незрял или твърде емоционален за някои. Не злоупотребявайте!!!

Непрофесионални шрифтове

Шрифтът Purple Comic Sans има свой собствен обхват. В бизнеса е по-добре да използвате класически шрифтове, цветове и размери. Вашите писма трябва да са лесни за четене.

Обикновено се използват шрифтове с размер 10 или 12, които са най-подходящи за работа, като Arial, Calibri или Times New Roman. Предпочитаният цвят е черен.

Писмото е твърде дълго

Повечето хора прекарват секунди, а не минути, в четене на имейли. Много хора просто преглеждат текста с очите си, така че пишете писмата си въз основа на това. На хората им е трудно да четат големи абзаци - разбийте текста на по-малки блокове. Акцентите и списъците с водещи символи са много по-лесни за четене. Можете също така да подчертаете основните моменти с удебелен шрифт или курсив, но не го правете често.

Ако трябва да изпратите копия на някои писма в пощата на Mail.ru в друга пощенска кутия (имейл), т.е. изпрати не цялата поща, а само тази, която идва от конкретен адресили съдържа определени думи, тогава с помощта на тази подробна инструкция “” настройката ще отнеме 3 минути.

Стъпка 1.В пощата намерете желаното писмо във „Входящи“ и го маркирайте с отметка, след което в падащото меню „Още“ изберете „Създаване на филтър“:

Стъпка 2.Ще се отвори страница с много настройки на филтъра. За да настроите филтър за изпращане на някои писма до друг имейл, поставете отметка в първия ред „От“ и в колоната отсреща поставете адреса или част от него, от който идват тези писма. Във втория параграф посочваме адреса, на който да се изпращат копията. В третия параграф посочете какво да правите с полученото писмо във вашата поща. След това въведете паролата си за имейл и щракнете върху „Добавяне на филтър“:
Стъпка 3.Сега писмо с код за потвърждение на пренасочване се изпраща автоматично на посочения от вас адрес; този код трябва да бъде въведен в съответното поле, което ще намерите в лявото меню „Филтри“. Горният ред ще бъде непотвърденият адрес за пренасочване, щракнете върху тази връзка и ще видите поле за вмъкване на кода:

След настройка, посочените писма ще бъдат изпратени до вас и на адреса, който сте посочили и потвърдили с кода. За да настроите препращане цялата входяща пощамоля, използвайте друг.

Понякога става необходимо всички писма, които идват на един от вашите имейли, да се препращат автоматично към друг имейл. За да стане по-ясно, ето един пример. Имате поща в Yandex и Google (Gmail). Използвате GMail през цялото време, това е основната ви поща и Yandex от време на време. Така че, за да не влизате периодично в пощата си в Yandex, можете да се уверите, че писмата от там се изпращат автоматично до GMail и тогава изобщо няма да се налага да влизате в акаунта си в Yandex, за да проверявате редовно новите писма.

В тази статия ще ви покажа как да настроите препращането на писма от една поща към друга, като използвате примера на различни пощенски услуги.

Всичко това работи еднакво във всички имейл услуги, единствената разлика е в техните интерфейси, т.е. съответните настройки са разположени по различен начин.

По-рано, в поредица от статии, разгледах друг начин за получаване на писма до желания имейл от други имейл акаунти. Това се крие във факта, че не настройвате автоматичното препращане на писма, за което ще говоря днес, но свързвате желаната пощенска кутия в настройките (функцията се нарича „Събиране на поща“), например чрез протокола POP3 , а от там започва постоянното събиране на нови писма. Методът е подобен, но в някои случаи е по-труден за настройка от обикновен трансфер.

Ако се интересувате от метода за събиране на поща, тогава това е описано в съответните статии: събиране в GMail, в Yandex, в Mail.ru

По-долу ще покажа подробно как да настроя препращането на писма от Yandex mail. И тогава накратко ще засегна още 2 пощенски услуги (GMail и Mail.ru), на които всичко се прави по подобен начин, с единствената разлика в интерфейса.

Настройка на препращане на поща от Yandex към всеки друг имейл

Отидете в настройките на вашата поща и изберете „Правила за обработка на имейл“.

Кликнете върху „Създаване на правило“.

Сега нашата задача ще бъде да създадем правило, чрез което пощенската услуга ще определи, че всички писма трябва да бъдат изпратени на друг адрес, който посочите.

Ако искате тези писма, които са маркирани като „Спам“, да бъдат изпратени, тогава ще трябва да създадете 2 отделни правила на Yandex.

Създаване на 1-во задължително правило. Препращане на всички имейли с изключение на спама

В настройките на правилото премахнете условието „Ако“, което ще бъде добавено първоначално, като щракнете върху кръста до него. Защото не е необходимо да задаваме условия за избор на конкретни букви. В края на краищата ние ще препратим всичко, което идва по пощата, до „Входящи“.

В горната част, където можете да конфигурирате за кои имейли да се прилага създаденото правило, трябва да изберете „към всички имейли с изключение на спам“ и „със и без прикачени файлове“.

По-долу поставете отметка в квадратчето „Препращане към адрес“ и посочете вашия имейл, на който искате да препращате всички писма от текущо отворения имейл. Също така активирайте опцията „Запазване на копие при препращане“.

Щракнете върху бутона „Създаване на правило“.

Yandex ще ви помоли да въведете парола. Въведете паролата за текущия си имейл и щракнете върху „Потвърди“.

Правилото ще бъде създадено, но ще видите съобщението „Изчакване на потвърждение на адреса“ до него.

Сега трябва да отидете на имейл адреса, който сте посочили за изпращане на писма, и да потвърдите изпращането там. Това се прави в пощенските услуги, така че да не можете да препращате писма до произволни адреси, до които нямате достъп.

В тази поща намерете писмо от „Yandex.Mail“, отворете го и следвайте връзката оттам.

Кликнете върху „Потвърждаване на препращане“.

Готови! Сега всички писма, които завършват във втората ви поща (Yandex) в папката „Входящи“, ще бъдат автоматично препратени към основната ви поща, която сте посочили в правилото.

Обърнете внимание!Съгласно правилото, създадено по-горе, писмата от папката Спам няма да бъдат препращани! Тъй като правилото гласи „за всички имейли с изключение на спама“ и няма да можете незабавно да включите „Спам“ в правилото, защото препращането за спам имейли не работи и ще получите грешката „За имейли от папката за спам , препращането на имейли с помощта на филтър не е възможно.“

Но можете да се уверите, че се изпраща и спам. За да направите това, трябва да създадете друго правило, което автоматично ще прехвърля целия спам в папката „Входящи“. Следователно, ако трябва да изпратите и спам, вижте по-долу за информация относно създаването на 2-ро правило.

Понякога необходимите писма завършват в спам, така че ако изобщо не планирате да влизате и да проверявате втората си поща, разчитайки само на автоматичното препращане на писма оттам, препоръчвам да настроите и препращането на спам писма !

Създаване на 2-ро правило. Ако трябва да препратите „Спам“

Нека създадем друго правило.

Тук трябва да посочим, че всички писма, които са маркирани от услугата като „Спам“, трябва да бъдат прехвърлени във входящата кутия.

За да направите това, в горната част, където „Прилагане“, изберете „само за спам“ и „с прикачени файлове и без прикачени файлове“.

Премахнете условието „Ако“, все още не се нуждаем от него тук.

Поставете отметка до „Поставяне в папка“ и изберете „Входящи“.

Кликнете върху „Създаване на правило“.

Правилото е готово!

След всички извършени манипулации всички писма, които идват във втората ви поща (където сте настроили препращане), ще бъдат обработени според създадените правила. Тоест, ако получите писмо в пощата си, което услугата е идентифицирала като спам, тогава това писмо автоматично ще бъде поставено във вашата пощенска кутия, съгласно създаденото правило № 2 (ако решите да го настроите). И всичко, което е в папката „Входящи“, от своя страна ще бъде изпратено на посочения от вас имейл, съгласно правило № 1.

Настройка на пренасочване с помощта на Mail.ru като пример

Отидете в настройките на вашата поща и изберете секцията „Правила за филтриране“.

Изберете „Добавяне на препращане“.

Посочете на кой адрес да се препращат писмата и щракнете върху „Запазване“.

Потвърдете действието си, като въведете паролата за имейла си в Mail.ru.

Отидете на имейл адреса, на който ще препратите писмата, намерете там писмото от Mail.ru и кликнете върху връзката от писмото (това е необходимо, за да потвърдите препращането).

В следващия прозорец щракнете върху „Потвърди“ и ще се появи съобщение, че прехвърлянето е потвърдено.

В Mail.ru се върнете в секцията „Правила за филтриране“ и активирайте препращането:

Ако трябва да препращате имейли, маркирани като „Спам“, тогава трябва да създадете същото правило като в примера с Yandex mail. В секцията „Правила за филтриране“ добавете ново правило, в което задавате следните настройки.

Повечето имейл клиенти, включително Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, ви позволяват да поставите множество получатели Копие(на английски се приема съкращението СС), или Ск (ЦКБ). IN Копияполучателите могат да виждат адресите на други хора. Във втория случай самоличността на допълнителните получатели е скрита.

Добавяне на адрес на получател

Някои имейл клиенти ви позволяват просто да въведете вашето потребителско име в поле, което след това автоматично се попълва от програмата.

Ако използвате това поле, за да изпратите имейл до няколко души, всеки от тях ще може да види пълния списък с други получатели.

Как да създадете копие на имейл

Можете да посочите получатели на имейл, като просто въведете списък с адреси в полето копие, който обикновено се намира непосредствено под полето На кого. Всеки в тази верига от получатели ще може да види имената и имейл адресите на всички други получатели:

Как да направите BCC имейл

Можете да използвате тази функция както за индивидуални, така и за групови имейли. Това е особено полезно, ако искате да запазите контактите си поверителни, да ги защитите от спам и нежелани имейли или просто ако не искате вашите получатели да знаят кой е получил същото съобщение.

Поле Скне винаги е наличен по подразбиране за всички имейл клиенти. Например в OutlookЩе трябва да отидете на Опцииза достъп до настройките; V Thunderbirdще трябва да изберете тази функция от падащото меню; V Gmailтрябва да натиснете бутон копиеИ Ск; V Windows Live MailЩе трябва да натиснете клавишите едновременно Alt + б.

Изображение: © Уеб хостинг - Unsplash.com

Изненадващо, много хора, когато трябва да изпратят имейл до няколко души наведнъж, просто изброяват адресите в полето „До“, това е нормално, когато този имейл е адресиран до вашите колеги или приятели, но когато изпращате писма до група на клиенти, по този начин вие показвате на всички адресите на други получатели, като по същество разкривате вашата адресна база.

Всичко, което вашите клиенти трябва да направят, е да препратят това писмо на вашия конкурент и вашите контакти веднага ще изтекат.

Странно е, но много далеч не глупави хора са изненадани да научат, че ако трябва да изпратите писмо до много получатели, така че да не знаят един за друг, тогава има поле „Bcc“ за това.

Например за mail.ru ще изглежда така:

И така още веднъж накратко:посочи адресите в „до“ - всеки може да види на кого сте изпратили писмата, посочени в „сляпо копие“ - всеки смята, че писмото е само за него.

И всеки получател ще получи писмо, където в полето „до“ ще има само адреса му . За други програми, ако не можете да намерите къде да BCC, помолете някой да ви покаже. Друг малък момент, трябва да посочите един адрес в полето „до“; повечето програми или пощенски сървъри няма да ви позволят да изпратите писмо без този параметър.

И така, когато става въпрос за изпращане на оферти, новини до група ваши клиенти - тук практиката за използване на сляпо копие е ясна, трябва да скриете адресната си база. Интересен момент относно изпращането на писмо до вашите колеги, тук се препоръчва да действате според ситуацията, например изпращане на писмо с искане за изпращане на предложения (например за подобряване на обслужването на клиентите) и ако всеки колега вижда това друго хората са получили едно и също писмо, тогава най-вероятно няма да отговорят - ще разчитат на други, което означава, че трябва да използвате скрито копие. Ако тази заповед бъде изпълнена, тогава, например, посочването на шефа на вашия колега просто ще направи чудеса и вашата поръчка ще бъде изпълнена.

Отделен е въпросът с доставчиците. От една страна, посочването на всички получатели в копието трябва да покаже на доставчика, че имате избор и той трябва да ви предложи добри цени. От друга страна, мениджърът, който е получил вашето писмо, виждайки, че е изпратено не само до него, най-вероятно ще се отнесе към вашата молба „хладно“. Лично според мен смятам, че в случай на доставчици трябва да използвате скрито копие, поне за да защитите търговските тайни, но по-вероятно за добри отношения с мениджъра на доставчика.

Можете да прочетете скорошен случай на грешка на специалист, когато всички получатели са видели други получатели: На всички в този чат е приятно, там имаше наистина уважавани хора - директори, но въпреки това много получиха спам в отговор.

Е, както винаги, дискусията в коментарите е добре дошла.