"Es como el cuento de hadas del niño que constantemente gritaba lobo". Si abusas de la etiqueta "urgente", la gente dejará de responder tus correos electrónicos. Y una carta verdaderamente importante puede pasar desapercibida por eso.

Familiaridad

Sí, el tono de su carta puede reflejar su relación con el destinatario. Sin embargo, se le puede considerar poco profesional si se permite ser demasiado informal en su correspondencia. Evite el uso excesivo de signos de exclamación, emoticonos, texto coloreado, fuentes inusuales y excesiva brevedad de los mensajes.

Ten especial cuidado si trabajas con personas de diferentes edades, con barreras idiomáticas o con quienes prefieren una forma de comunicación más tradicional.

tono demasiado seco

Al mismo tiempo, ser un robot tampoco merece la pena. Está bien si muestras tu carácter o entusiasmo en tus cartas, dentro de límites razonables.

Responder a todos

El correo electrónico del trabajo no es para entretenimiento, sino para comunicación. Entonces, si estás respondiendo a un correo electrónico enviado a un grupo de personas, piénsalo dos veces antes de hacer clic en "responder a todos". Para ello, su respuesta debe ser sumamente importante para todos.

Envío de copias sin permiso

Compartir la información de otras personas con otros es, por decir lo menos, inadmisible. No importa si envía a un cliente una copia de una carta de su jefe que le respondió de alguna manera, o si incluye a un empleado en correspondencia personal con otro. A pocas personas les puede gustar que envíes una copia de una carta sin su consentimiento.

Envío de copias ocultas

Enviar BCC genera desconfianza. Si desea enviar una carta a alguien y esta persona, en teoría, no debería participar en la correspondencia laboral, copie el texto y envíelo como una carta separada.

Asunto de correo electrónico no especificado

Temas como "Soy yo", "Hola" o "FYI" (FYI) simplemente no llaman la atención. La persona no entenderá lo que se dice y no querrá responder a la carta. Las cartas relacionadas con el trabajo deben ser claras y concisas. Es más probable que el destinatario abra el correo electrónico si comprende lo que usted quiere de él.

Enviar demasiados correos electrónicos personales

A veces puedes utilizar chistes, historias conmovedoras y citas motivadoras para animar a alguien. Pero la gente se cansa rápidamente de esto, sin importar cuáles fueran tus intenciones al escribirles. Si envía demasiados correos electrónicos personales, simplemente se configurarán para que se eliminen automáticamente.

ser grosero

No debes enviar cartas llenas de veneno, porque la gente lo recordará cuando se presente la oportunidad. En su lugar, escribe una carta y déjala en “Borradores” durante dos días. Luego puedes volver a él y editarlo, eliminando las púas. De esta manera lograrás lo que deseas más rápido. Además, será tratado como un profesional muy paciente y atento.

Dirección de correo electrónico estúpida

Si envía un correo electrónico a un cliente, empleado o posible empleador, no utilice un correo electrónico con un título "poco profesional". Si hay algo en el título del correo electrónico que pretende ser ingenioso o contiene connotaciones sexuales o vulgares (algo como ), corres el riesgo de hacer que la otra persona se sienta negativa contigo desde el principio. Cree un correo electrónico independiente para necesidades puramente profesionales.

Errores tipográficos

El hecho de que el correo electrónico se haya enviado desde un iPhone no es excusa para enviar correos electrónicos descuidados. Si comete más de un error en su carta, puede considerarse poco profesional. Si se trata de una carta muy importante y tiene prisa por llegar a algún lugar, intente al menos comprobarla antes de enviarla.

Enviar correos electrónicos temprano en la mañana

La mayoría de las personas, cuando reciben cartas, miran la hora en que fueron enviadas. Si la carta se envía demasiado pronto, es posible que lo vean negativamente. Como mínimo, serás considerado un adicto al trabajo sin vida personal. Es peor si te consideran intrusivo. Si la inspiración te despierta por la noche, escribe una carta, guárdala en “Borradores” y envíala en horario laboral.

Demasiados signos de puntuación

A veces la gente se deja llevar demasiado y utiliza muchos signos de exclamación. El resultado puede parecer inmaduro o demasiado emotivo para algunos. ¡¡¡No abuses!!!

Fuentes no profesionales

La fuente Purple Comic Sans tiene su propio alcance. En los negocios, es mejor utilizar fuentes, colores y tamaños clásicos. Tus cartas deben ser fáciles de leer.

Normalmente se utiliza un tamaño de fuente de 10 o 12. Las fuentes fáciles de leer como Arial, Calibri o Times New Roman son las mejores para el trabajo. El color preferible es el negro.

carta demasiado larga

La mayoría de las personas dedican segundos, no minutos, a leer correos electrónicos. Mucha gente simplemente hojea el texto con la vista, así que escribe tus cartas basándose en esto. A las personas les resulta difícil leer párrafos grandes: divida el texto en bloques más pequeños. Los aspectos destacados y las listas con viñetas son mucho más fáciles de leer. También puede resaltar los puntos principales en negrita o cursiva, pero no lo haga con frecuencia.

Si necesita enviar copias de algunas cartas en el correo Mail.ru a otro buzón (correo electrónico), es decir enviar no todo el correo, sino sólo el que proviene de una dirección específica o contiene ciertas palabras, luego, siguiendo estas instrucciones detalladas “”, la configuración tomará 3 minutos.

Paso 1. En el correo, busque la carta deseada en la "Bandeja de entrada" y márquela con una marca de verificación, luego en el menú desplegable "Más", seleccione "Crear filtro":

Paso 2. Se abrirá una página con muchas configuraciones de filtro. Para configurar un filtro para enviar algunas cartas a otro correo electrónico, marque la primera línea "De" y en la columna de enfrente inserte la dirección o parte de ella de donde provienen estas cartas. En el segundo párrafo indicamos la dirección a la que se deben enviar las copias. En el tercer párrafo, indique qué hacer con la carta recibida en su correo. A continuación, ingrese su contraseña de correo electrónico y haga clic en "Agregar filtro":
Paso 3. Ahora se envía automáticamente una carta con un código de confirmación de reenvío a la dirección que especificó; este código debe ingresarse en el campo correspondiente, que encontrará en el menú "Filtros" de la izquierda. La línea superior será la dirección de reenvío no confirmada, haga clic en este enlace y verá un campo para insertar el código:

Después de la configuración, se le enviarán las cartas especificadas a usted y a la dirección que especificó y confirmó con el código. Para configurar el reenvío todo el correo entrante por favor use otro.

A veces se hace necesario reenviar todas las cartas que llegan a uno de sus correos electrónicos a otro correo electrónico de forma automática. Para que quede más claro, aquí tienes un ejemplo. Tienes correo en Yandex y Google (Gmail). Usas GMail todo el tiempo, este es tu correo principal y Yandex de vez en cuando. Por lo tanto, para no iniciar sesión periódicamente en su correo de Yandex, puede asegurarse de que las cartas enviadas desde allí se envíen a GMail automáticamente y luego no tendrá que iniciar sesión en su cuenta de Yandex para verificar periódicamente las nuevas cartas.

En este artículo, le mostraré cómo configurar el reenvío de cartas de un correo a otro usando el ejemplo de diferentes servicios de correo.

Todo esto funciona igual en todos los servicios de correo electrónico, la única diferencia está en sus interfaces, es decir. los ajustes correspondientes se encuentran de forma diferente.

Anteriormente, en una serie de artículos, consideré otra forma de recibir cartas al correo deseado desde otras cuentas de correo. Se basa en el hecho de que no configura el reenvío automático de cartas, del que hablaré hoy, sino que conecta el buzón deseado en la configuración (la función se llama "Recopilación de correo"), por ejemplo, a través del protocolo POP3. , y a partir de ahí comienza la colección constante de nuevas cartas. El método es similar, pero en algunos casos es más difícil de configurar que una transferencia normal.

Si está interesado en el método para recopilar correo, esto se describe en los artículos correspondientes: recopilación en GMail, Yandex, Mail.ru

A continuación, mostraré en detalle cómo configurar el reenvío de cartas desde el correo Yandex. Y luego tocaré brevemente otros 2 servicios de correo (GMail y Mail.ru), en los que todo se hace de forma similar, con la única diferencia en la interfaz.

Configurar el reenvío de correo desde Yandex a cualquier otro correo electrónico

Vaya a la configuración de su correo y seleccione "Reglas de procesamiento de correo electrónico".

Haga clic en "Crear regla".

Ahora nuestra tarea será crear una regla mediante la cual el servicio de correo determinará que todas las cartas deben enviarse a otra dirección que usted especifique.

Si desea que se envíen esas cartas marcadas como "Spam", deberá crear 2 reglas separadas en Yandex.

Creación de la 1ª norma obligatoria. Reenviar todos los correos electrónicos excepto el spam

En la configuración de la regla, elimine la condición "Si" que se agregará inicialmente haciendo clic en la cruz al lado. Porque no necesitamos establecer condiciones para seleccionar letras específicas. Después de todo, reenviaremos todo lo que llegue por correo a la “Bandeja de entrada”.

En la parte superior, donde puedes configurar para qué correos electrónicos aplicar la regla creada, debes seleccionar “a todos los correos electrónicos excepto spam” y “con y sin archivos adjuntos”.

A continuación, marque la casilla de verificación "Reenviar a la dirección" e indique el correo electrónico al que desea reenviar todas las cartas del correo electrónico abierto actualmente. También habilite la opción "Guardar una copia al reenviar".

Haga clic en el botón "Crear regla".

Yandex le pedirá que ingrese una contraseña. Ingrese su contraseña para su correo electrónico actual y haga clic en "Confirmar".

Se creará la regla, pero verá el mensaje "Esperando confirmación de dirección" junto a ella.

Ahora debe ir a la dirección de correo electrónico que especificó para enviar cartas y confirmar el envío allí. Esto se hace en los servicios de correo para que no pueda reenviar cartas a direcciones aleatorias a las que no tiene acceso.

En ese correo, busque una carta de "Yandex.Mail", ábrala y siga el enlace desde allí.

Haga clic en "Confirmar reenvío".

¡Listo! Ahora todas las cartas que terminen en su segundo correo (Yandex) en la carpeta "Bandeja de entrada" se reenviarán automáticamente a su correo principal, que especificó en la regla.

¡Nota! De acuerdo con la regla creada anteriormente, las cartas de la carpeta Spam no se reenviarán. Porque la regla establece "para todos los correos electrónicos excepto el spam" y no podrá incluir "Spam" inmediatamente en la regla, porque el reenvío de correos electrónicos no deseados no funciona y aparecerá el error "Para correos electrónicos de la carpeta Spam". , no es posible reenviar correos electrónicos utilizando un filtro”.

Pero puedes asegurarte de que también se envíe spam. Para hacer esto, necesita crear otra regla que transferirá automáticamente todo el spam a la carpeta "Bandeja de entrada". Por lo tanto, si también necesita enviar spam, consulte a continuación información sobre cómo crear la segunda regla.

A veces, las cartas necesarias terminan en spam, por lo que si no planea ingresar y revisar su segundo correo, contando solo con el reenvío automático de cartas desde allí, le recomiendo configurar también el reenvío de cartas no deseadas. !

Creando la segunda regla. Si necesita reenviar “Spam”

Creemos otra regla.

Aquí debemos indicar que todas las cartas marcadas por el servicio como "Spam" deben transferirse a la bandeja de entrada.

Para ello, en la parte superior, donde “Aplicar”, seleccione “solo para spam” y “con archivos adjuntos y sin archivos adjuntos”.

Elimine la condición "Si", todavía no la necesitamos aquí.

Marque "Poner en carpeta" y seleccione "Bandeja de entrada".

Haga clic en "Crear regla".

¡La regla está lista!

Después de realizar todas las manipulaciones, todas las cartas que lleguen a su segundo correo (donde configuró el reenvío) se procesarán de acuerdo con las reglas creadas. Es decir, si recibe una carta en su correo que el servicio ha identificado como spam, esta carta se colocará automáticamente en su bandeja de entrada, de acuerdo con la regla creada No. 2 (si decide configurarla). Y todo lo que esté en la carpeta “Bandeja de entrada”, a su vez, será enviado a la dirección de correo electrónico que hayas especificado, según la regla N°1.

Configurar el reenvío usando Mail.ru como ejemplo

Vaya a la configuración de su correo y seleccione la sección "Reglas de filtrado".

Seleccione "Agregar reenvío".

Especifique a qué dirección se deben reenviar las cartas y haga clic en "Guardar".

Confirme su acción ingresando la contraseña de su correo electrónico Mail.ru.

Vaya a la dirección de correo electrónico a la que reenviará las cartas, busque allí la carta de Mail.ru y haga clic en el enlace de la carta (esto es necesario para confirmar el reenvío).

En la siguiente ventana, haz clic en “Confirmar” y aparecerá un mensaje indicando que la transferencia está confirmada.

En Mail.ru, regrese a la sección "Reglas de filtrado" y habilite el reenvío:

Si necesita reenviar correos electrónicos marcados como "spam", debe crear la misma regla que en el ejemplo con el correo Yandex. En la sección "Reglas de filtrado", agregue una nueva regla, donde especifique las siguientes configuraciones.

La mayoría de los clientes de correo electrónico, incluidos Gmail, correo.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, le permite colocar varios destinatarios en Una copia(en inglés se acepta la abreviatura SS), o Cco (CCB). EN Copias los destinatarios pueden ver las direcciones de otras personas. En el segundo caso, se oculta la identidad de destinatarios adicionales.

Agregar la dirección de un destinatario

Algunos clientes de correo electrónico le permiten simplemente ingresar su nombre de usuario en un campo, que luego el programa completa automáticamente.

Si utiliza este campo para enviar correo electrónico a varias personas, cada una de ellas podrá ver la lista completa de otros destinatarios.

Cómo crear una copia de un correo electrónico

Puede enumerar los destinatarios de correo electrónico simplemente ingresando una lista de direcciones en el campo Copiar, que generalmente se encuentra inmediatamente debajo del campo A quien. Todos los miembros de esta cadena de destinatarios podrán ver los nombres y direcciones de correo electrónico de todos los demás destinatarios:

Cómo hacer BCC en un correo electrónico

Puede utilizar esta función para correos electrónicos individuales y grupales. Esto es especialmente útil si desea mantener la privacidad de sus contactos, protegerlos del spam y correos electrónicos no deseados, o simplemente si no desea que sus destinatarios sepan quién recibió el mismo mensaje.

Campo copia oculta no siempre está disponible de forma predeterminada para todos los clientes de correo electrónico. Por ejemplo, en panorama Tendrás que ir a Opciones para acceder a la configuración; V pájaro trueno deberá seleccionar esta función en el menú desplegable; V Gmail necesito presionar un botón Copiar Y copia oculta; V Correo en vivo de Windows Deberá presionar las teclas simultáneamente Alt. + B.

Imagen: © Alojamiento web - Unsplash.com

Sorprendentemente, muchas personas, cuando necesitan enviar un correo electrónico a varias personas a la vez, simplemente enumeran las direcciones en el campo "Para", esto es normal cuando este correo electrónico está dirigido a sus colegas o amigos, pero cuando envía cartas a un grupo. de clientes, por lo tanto está mostrando a todos las direcciones de otros destinatarios, esencialmente revelando su base de direcciones.

Todo lo que sus clientes deben hacer es enviar esta carta a su competidor y sus contactos se filtrarán inmediatamente.

Es extraño, pero muchas personas que no son estúpidas se sorprenden al saber que si necesita enviar una carta a muchos destinatarios para que no se conozcan entre sí, entonces existe un campo "CCO" para esto.

Por ejemplo, para mail.ru se verá así:

Y así una vez más brevemente:indicó las direcciones en "para" - todos pueden ver a quién envió las cartas, indicó en "copia oculta" - todos piensan que la carta es solo para él.

Y cada destinatario recibirá una carta donde en el campo "para" habrá solo su dirección . Para otros programas, si no puede encontrar dónde hacer BCC, pídale a alguien que se lo muestre. Otro pequeño punto, debes especificar una dirección en el campo "para"; la mayoría de los programas o servidores de correo no te permitirán enviar una carta sin este parámetro.

Y así, cuando se trata de enviar ofertas, noticias a un grupo de sus clientes, aquí la práctica de utilizar copia oculta es clara, debe ocultar su base de direcciones. Un punto interesante sobre enviar una carta a tus compañeros, aquí se recomienda actuar según la situación, por ejemplo, enviando una carta con una solicitud para enviar sugerencias (por ejemplo, para mejorar el servicio al cliente) y si cada colega ve que el otro Si las personas han recibido la misma carta, lo más probable es que no respondan; dependerán de otros, lo que significa que deberá utilizar una copia oculta. Si esta orden se lleva a cabo, entonces, por ejemplo, indicar el jefe de su colega simplemente funcionará de maravilla y su orden se ejecutará.

Un tema aparte con los proveedores. Por un lado, indicar todos los destinatarios en la copia debería mostrarle al proveedor que tiene opciones y que debería ofrecerle buenos precios. Por otro lado, el gerente que recibió su carta, al ver que no solo se la envió a él, probablemente tratará su solicitud con "frialdad". Personalmente, en mi opinión, creo que en el caso de los proveedores es necesario utilizar una copia oculta, al menos para proteger los secretos comerciales, pero más probablemente para una buena relación con el gerente del proveedor.

Puede leer un caso reciente de error de un especialista, cuando todos los destinatarios vieron a otros destinatarios: bofetadas a todos en este chat, allí había personas realmente respetables, directores, pero aún así muchos recibieron spam en respuesta.

Bueno, como siempre, la discusión en los comentarios es bienvenida.