klien onlinePBX dibagi menjadi dua bagian. Beberapa orang tahu apa yang mereka lakukan. Yang lain memulai: mereka mengambil semuanya secara berurutan, memecahkan dua atau tiga masalah sekaligus dan melupakan hal-hal mendasar. Ini termasuk distribusi panggilan masuk ke manajer yang bertanggung jawab.

Manajer kontak yang cerdas

ICM atau Intelligent Contact Manager mendistribusikan panggilan masuk antar pengguna. ICM meningkatkan kecepatan kerja manajer - mereka tidak membuang waktu mencari tahu dan mentransfer klien ke kolega yang bertanggung jawab. Dan klien tidak perlu menjelaskan hal yang sama kepada manajer yang berbeda. Semua orang menang.

Sebelumnya ICM menentukan dari database internal apakah ada panggilan masuk/keluar ke nomor ini atau tidak. Jika ada, maka PBX menghubungkan nomor tersebut ke pengelola terakhir. Jika tidak, ikuti skenario standar.

Apa yang baru

Definisi orang yang bertanggung jawab dari sistem CRM berfungsi dan dikonfigurasi secara terpisah. Butuh waktu lebih lama untuk menyiapkannya dan sulit menjelaskannya melalui telepon, jadi kami memasukkan fitur ini ke dalam ICM. Anda tidak perlu lagi menyalin link dari amoCRM dan menempelkannya ke pengaturan onlinePBX Anda. Cukup menghubungkan pengelola kontak yang cerdas dan memasukkannya ke dalam skrip panggilan.

ICM lama, setelah mengidentifikasi pengguna untuk ditransfer, mengirimkan panggilan tanpa kembali ke skrip. Bayangkan, ekstensi sedang offline, penerusan terpicu dan panggilan ditransfer ke ponsel. Namun seorang karyawan sedang roaming, sakit, atau kehilangan ponsel cerdasnya - panggilan tidak akan kemana-mana. Ini akan terjadi dengan segala upaya untuk melewatinya. Klien akan pergi sementara karyawan kembali bekerja.

Bagaimana cara mengaturnya

ICM terhubung seperti layanan lainnya di Panel kontrol → Pengaturan. Ini memiliki nomor ekstensi standar - 6100.

1. Di lapangan Kode kota tentukan awalan nomor telepon: 495 untuk Moskow, 812 untuk St. Petersburg atau 343 untuk Yekaterinburg. Ini untuk kasus ketika operator bekerja dengan nomor lokal tanpa kode.
2. Tambahkan ekstensi ke pengecualian yang aturan ICMnya tidak akan berfungsi. Misalnya, direktur harus berbicara dengan klien sehingga ketika klien menelepon lagi mereka tidak akan terhubung - tambahkan nomor direktur ke pengecualian.
3. Sumber dibagi menjadi dua jenis: tersedia dan aktif. Mungkin ada empat di antaranya: database ICM, kontak dari amoCRM, Bitrix24 atau Megaplan. Sumber aktif diurutkan secara berurutan - sumber teratas diperiksa terlebih dahulu. Misal install amoCRM dulu baru ICM, jika ingin mengetahui penanggung jawab dari CRM, namun jika tidak maka cek menggunakan database internal PBX.
4. Centang kotak untuk mentransfer panggilan ke pengguna dan ponsel mereka. Hapus untuk hanya melakukan panggilan internal dan mentransfer panggilan ke antrian atau grup saat pengguna sedang offline atau sibuk.
5. Masukkan nomornya bawaan, dimana panggilan akan dialihkan jika pengelola yang bertanggung jawab tidak ditemukan atau tidak terhubung ke PBX.

Tulis di komentar apa pendapat Anda tentang memperbarui pengelola kontak cerdas.

Sekretaris adalah wajah perusahaan, dan banyak hal bergantung pada kemampuannya menerima panggilan tepat waktu dan mendistribusikan panggilan dengan benar. Artikel ini memberikan algoritma distribusi panggilan yang efektif.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Kesan organisasi tergantung pada jawaban atas panggilan tersebut. Itu sebabnya sekretaris Sangat penting untuk mengetahui cara menjawab pertanyaan dengan kompleksitas apa pun secara profesional, meneruskan panggilan masuk dengan benar, menghilangkan panggilan yang tidak perlu, dan pada saat yang sama tidak melewatkan informasi berharga.

Cara bekerja dengan panggilan masuk. Algoritma siap

Berbicara di telepon adalah suatu seni. Untuk berkomunikasi secara profesional melalui telepon dan mendistribusikan panggilan telepon masuk dengan kompeten, kembangkan kemampuan untuk merumuskan pemikiran Anda dengan jelas dan membangun hubungan dengan orang lain. Bersiaplah untuk melakukan dialog, mempresentasikan perusahaan dan manajer, serta mengetahui cara mendistribusikan panggilan dengan benar di kantor.

Dalam situasi apa pun, tetaplah tenang dan jangan mengungkapkan ketidakpuasan Anda terhadap perilaku lawan bicara Anda - baik dengan intonasi maupun kata-kata.

Saat menerima dan menyebarkan panggilan masuk, tidak diperbolehkan untuk: merasa kesal, merendahkan, bersikap akrab, berbicara dengan cara yang instruktif

Ada dua cara untuk menerima dan mendistribusikan panggilan telepon - manual dan otomatis. Ruang lingkup penerapan setiap metode ditentukan oleh kelayakan dan kemampuan organisasi.

Kami akan mempertimbangkan pilihan manual menerima dan mendistribusikan panggilan di kantor. Dalam hal ini sekretaris merupakan orang utama yang mengendalikan setiap tahapan prosedur ini, yang secara umum dapat disajikan dalam bentuk algoritma yang disajikan pada Diagram 1.

Diagram 1. Algoritma untuk menjawab panggilan masuk

Berikut contoh penerimaan dan distribusi panggilan dan faks menggunakan algoritma ini:

- Perusahaan " Teknologi komunikasi", Selamat pagi.
- Saya akan dengan senang hati membantu Anda.

Salam yang Anda pilih bergantung pada waktu. Standar yang diterima secara umum adalah opsi “ Selamat pagi" - sampai pukul 11:00, sampai pukul 17:00 - " Selamat siang", dan setelah pukul 17:00 -" Selamat malam».

Jika Anda menjawab panggilan internal dalam suatu organisasi, cukup sebutkan departemennya dan perkenalkan diri Anda dengan nama:

- Ruang resepsi direktur. Tatyana.

Algoritma pendistribusian panggilan disajikan di bawah ini:

Skema 2. Algoritma distribusi panggilan

Bagaimana cara menghubungkan pelanggan ke manajer?

- Terimakasih untuk informasinya. Aku akan menelepon Anna kembali.

Saat Anda mempelajari seni menjawab telepon dengan benar, ingatlah: kata-kata yang Anda pilih untuk diucapkan menentukan suasana percakapan selanjutnya. Ketidakmampuan mengungkapkan pikiran secara kompeten dan jelas, kurangnya budaya komunikasi telepon, ketidaktahuan akan bidang pekerjaan Anda, ketidakmampuan untuk melepaskan diri dari situasi konflik - semua ini membentuk citra Anda dan citra perusahaan tempat Anda berada. bekerja di antara mitra Anda.

Ungkapan universal apa yang akan membantu Anda dalam percakapan telepon?

Mari kita lihat beberapa frasa umum yang akan membantu saat menjawab panggilan masuk dan mendistribusikan panggilan (Tabel 1). Hal utama adalah jangan melampiaskan emosi negatif. Tersenyumlah pada diri sendiri saat Anda mengangkat telepon. Syarat utama proses penerimaan dan penyaluran panggilan telepon adalah singkatnya dan isi pembicaraan. Semakin banyak jalur yang dimuat, semakin pendek durasinya Percakapan telepon.

Tabel 1. Frasa yang akan membantu Anda saat mendistribusikan panggilan masuk

Cara melindungi atasan Anda dari panggilan yang tidak perlu dijelaskan dalam artikel di .

Cara berbicara yang sopan dan ramah di telepon

Selain menjalankan algoritme dasar dan menggunakan frasa templat universal, kami menyarankan untuk mencatat pengingat khusus untuk bekerja. Berisi tips bagaimana menjawab panggilan yang diterima perusahaan dan menanganinya secara profesional (Tabel 2).

Tabel 2. Memo “Profesional Komunikasi Telepon”

Jika sebuah perusahaan menerima banyak panggilan, maka disarankan untuk mengotomatiskan proses penerimaan dan distribusinya. Teknologi modern mengizinkanmu melakukan ini.

Informasi lebih lanjut tentang distribusi panggilan dapat ditemukan di artikel di .

Panggilan masuk di setiap saluran dapat didistribusikan sesuai skenarionya masing-masing. Mereka dapat diterima oleh pelanggan internal tertentu dan seluruh kelompok pelanggan, yang disebut kelompok penerima panggilan. Berdasarkan fungsi ini, pusat panggilan modern (cool-center) diselenggarakan. Untuk mendistribusikan panggilan masuk secara efektif, berikut ini dapat digunakan: Kegunaan mini-PBX sebagai operator otomatis (DISA), dengan kemampuan untuk menghubungi nomor pelanggan internal yang diperlukan tanpa melewati sekretaris, dan pesan suara, yang, selain itu, memungkinkan untuk meninggalkan pesan suara ke pelanggan internal PBX tertentu.

Jika semua operator masuk saat ini sedang sibuk, panggilan dapat ditunda, di mana klien akan mengetahui penawaran terbaru atau berita perusahaan, atau sekadar mendengarkan musik.

Komunikasi keluar

Setiap ekstensi diberi daftar saluran yang dapat digunakan untuk melakukan panggilan keluar. Hal ini diperlukan, pertama, untuk mendistribusikan lalu lintas keluar secara merata di semua lini, dan kedua, untuk melarang akses ke apa yang disebut jalur “iklan” dan memastikan penerimaan panggilan masuk dari klien secara gratis.

Selain itu, setiap pelanggan internal PBX ditentukan kemungkinan atau larangan akses ke jalur komunikasi jarak jauh. Akses ke operator seluler juga dapat ditolak atau diizinkan.

Jika semua jalur yang diperbolehkan untuk pelanggan sedang sibuk, maka dimungkinkan untuk “bergabung dengan antrian”. Segera setelah saluran pertama yang diizinkan menjadi gratis, pelanggan akan menerima sinyal peringatan.

Pemberitahuan eksternal

Fungsi ini memungkinkan untuk mentransfer pesan suara untuk seluruh karyawan melalui speaker eksternal atau menggunakan speakerphone internal pada telepon sistem.

Selain itu, dengan menggunakan fungsi ini, Anda dapat memberikan pesan kepada karyawan tertentu bahwa dia dipanggil melalui saluran ini dan itu. Dalam hal ini, karyawan dapat mengangkat gagang telepon di telepon terdekatnya, memutar kode yang sesuai dan menjawab pelanggan eksternal yang menunggunya.

Mode pengoperasian

Office PBX dapat beroperasi di berbagai mode tergantung pada waktu hari itu. Ada mode pengoperasian seperti siang, malam, istirahat makan siang atau makan siang. Untuk masing-masing mode ini, algoritma operasi stasiunnya sendiri dapat ditentukan.

Tarif panggilan

Semua panggilan masuk dan keluar, jika perlu, dapat direkam dan dibebankan menggunakan biaya khusus perangkat lunak. Akan jelas pelanggan internal mana yang menelepon di mana dan kapan, serta berapa lama mereka berbicara. Siapa yang menerima panggilan masuk dan ke pelanggan mana panggilan itu diteruskan. Kedepannya, informasi tersebut dapat dipilih sesuai parameter yang diminati dan disajikan dalam bentuk laporan.

Fungsi DISA-OGM

Yang sangat populer dan diminati saat ini adalah fungsi mini PBX, yang memungkinkan Anda memberikan pesan ke saluran, misalnya: “Hubungi perusahaan ini dan itu, tunggu operator merespons atau tekan nomor ekstensi dengan nada mode." Pada saat yang sama, jika klien penelepon mengetahui nomor internal karyawan perusahaan yang dia butuhkan, maka dia dapat membuat panggilan tambahan dan, melewati sekretaris, langsung menghubungi pelanggan internal.

Selain itu, dengan menggunakan fungsi DISA, Anda dapat membuat menu akses multi-level, seperti: “Tekan satu untuk sampai ke departemen penjualan, tekan dua untuk sampai ke departemen layanan, dll.” Fungsi “pohon” DISA bisa sangat bercabang dan bergantung pada model mini PBX.

fungsi TAHAN

Anggaplah Anda sedang melakukan percakapan dengan klien dan untuk menjawab pertanyaan Anda perlu berhenti sejenak dan berkonsultasi. Jika Anda memiliki PBX kantor, Anda tidak perlu menyela percakapan untuk menanyakan pertanyaan. Cukup menggunakan fungsi HOLD dengan menahan pelanggan. Dengan menggunakan fungsi ini, Anda dapat menjangkau layanan yang dibutuhkan atau karyawan interkom atau jalur luar, berkonsultasi, dan kemudian mengembalikannya ke pihak yang diharapkan. Dalam hal ini, pelanggan akan mendengar musik atau video informasi saat ditahan.

Intersepsi panggilan

Jika seorang karyawan perusahaan meninggalkan tempat kerjanya, dan saat itu teleponnya berdering, maka Anda tidak perlu keluar dan lari ke mejanya. Dengan menggunakan fungsi intersepsi panggilan, Anda dapat menerima panggilan dari perangkat Anda, merekam informasi untuk kolega, atau menjawab pertanyaan klien.

Interkom dan kontrol kunci

Fungsi ini akan memungkinkan telepon PBX kantor mana pun untuk menerima panggilan masuk dari perangkat panggilan yang ada di dalamnya pintu depan dan berikan perintah untuk membuka kunci elektromekanis.

Komunikasi konferensi

Seringkali ada kebutuhan untuk melibatkan dua atau lebih lawan bicara dalam suatu percakapan. Mereka dapat berupa pelanggan internal PBX kantor atau pelanggan jaringan kota atau jarak jauh eksternal. Tugas ini dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi “Komunikasi Konferensi”. Kemungkinan jumlah peserta pertemuan tersebut ditentukan oleh model ATS.

Komunikasi mikroseluler

Fungsi yang sangat diperlukan yang disediakan oleh mini PBX, dirancang untuk mengatur komunikasi di kantor besar, gudang, toko atau hotel. Hal ini terutama berlaku bila kantor terletak di lantai yang berbeda. Pada saat yang sama, masing-masing karyawan perusahaan atau personel layanan hotel perlu terus berpindah-pindah wilayah atau dari departemen ke departemen, tetapi pada saat yang sama selalu berhubungan.

Masalah sulit ini dapat diselesaikan dengan mengatur komunikasi mikroseluler. Esensinya terletak pada kenyataan bahwa jumlah basis standar DECT yang diperlukan yang terhubung ke mini PBX ditempatkan di seluruh kantor (gudang, toko, hotel). Karyawan lapangan diberikan telepon radio mikroseluler. Setiap telepon tersebut memiliki nomor internalnya sendiri dan merupakan pelanggan penuh pertukaran telepon kantor. Sekarang tidak akan sulit untuk segera menghubungi pelanggan yang diinginkan atau mentransfer panggilan kepadanya, di mana pun dia berada saat ini. Dan yang terpenting, sistem komunikasi mikroseluler akan secara otomatis memantau level sinyal dan “mentransfer” handset saat berpindah wilayah dari satu basis ke basis lainnya tanpa mengganggu percakapan.

Menggabungkan beberapa mini-PBX ke dalam satu jaringan

Misalkan ada beberapa kantor yang tersebar di Moskow, Rusia, atau bahkan dunia. Tentu saja tidak sulit untuk menghubungi setiap kantor melalui jaringan kota atau antar kota/internasional. Namun panggilan tersebut akan dianggap sebagai panggilan masuk biasa dan Anda harus menghubungi melalui sekretaris atau dengan menekan nomor tersebut. Butuh waktu lama dan yang terpenting mahal. Dengan menggunakan mini PBX digital Anda dapat menghubungkan semua kantor menjadi satu jaringan telepon melalui saluran VoIP atau ISDN. Dalam hal ini, jaringan akan menjadi “transparan” dan Anda dapat menghubungi pelanggan jaringan mana pun menggunakan nomor internal pendek, di mana pun pelanggan tersebut berada.

Klasifikasi PBX mini

Mini PBX berbeda berdasarkan beberapa faktor:

Metode operasi: analog dan digital. Stasiun digital memiliki daftar fungsi yang lebih luas dibandingkan dengan stasiun analog, khususnya, jalur ISDN atau aliran E1 dapat dihubungkan ke mini PBX;

Konfigurasi dasar, mis. jumlah jalur kota dan jalur internal. (misalnya, sentral telepon Panasonic memiliki konfigurasi dasar berikut: 2 telepon rumah kali 6 internal, 3 kali 8, 6 kali 16, dst.);

Konfigurasi maksimum.

Oleh karena itu, harga mini PBX kantor akan tergantung pada jenis stasiun yang dipasang.

Produsen PBX

Mini PBX adalah perangkat kompleks yang memecahkan banyak masalah dalam kehidupan bisnis perkantoran modern, toko, hotel, dan berbagai institusi.

PBXPanasonic KX-TDA30RU

PBX KX-TDA30 dirancang untuk organisasi kecil dan menengah. Ini adalah perwakilan penuh dari pertukaran telepon kantor digital. Seperti perwakilan lama seri ini, Panasonic KX-TDA30 dapat terhubung melalui saluran VoIP dan mengatur sistem komunikasi DECT nirkabel, yang menjadikan PBX ini sangat berguna untuk mengatur lokasi terpencil, cabang regional, serta untuk memasang telepon di pondok dan pondok musim panas. rumah.

Secara struktural, pertukaran telepon otomatis KX-TDA 30 dirancang sebagai Unit sistem(ukuran 275x376x117 mm) dengan delapan slot untuk memasang kartu ekspansi dan pada konfigurasi awal memiliki 4 port super-hybrid (yaitu mendukung fungsi DXDP).

Spesifikasi:

Tujuan dari laporan ini adalah untuk memberikan gambaran lengkap tentang cara kerja Virtual PBX Anda.

Analytics akan membantu Anda memahami efektivitas telepon dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

Bagaimana struktur permintaan masuk di setiap skenario?

Pada operasi atau fase percakapan manakah penelepon berhenti berbicara di setiap skenario?

Bagaimana dan di mana kelompok karyawan melewatkan panggilan di setiap skenario?

Apa alasan panggilan tidak terjawab di setiap skenario?

Laporan ini juga akan membantu memastikan bahwa telepon dikonfigurasi dengan benar, yaitu:

operasi dalam skrip dikonfigurasikan sehingga pelanggan dapat mencapai departemen yang diinginkan secepat mungkin (kami memahami transfer atau operasi "eksekusi skrip");

skenarionya sesuai dengan proses bisnis perusahaan;

TIDAK masalah teknis dengan menerima panggilan.

Cara menggunakan laporan

Perhatikan ukuran nilai pada kolom tabel. Kolom di tab Skenario berisi parameter yang bersifat indikatif dari sudut pandang operasi PPN.

Berdasarkan pilihan. Panggilan di kolom ini menunjukkan bahwa skrip dijalankan secara manual oleh karyawan melalui opsi percakapan Jalankan Skrip. Faktanya, pelanggan berakhir pada skenario yang salah, dan operator terpaksa meluncurkan skenario lain. Anda mungkin perlu membuat skrip tambahan jika ada terlalu banyak panggilan ke opsi tersebut.

Dengan transfer. Transfer panggilan dalam skenario juga menunjukkan bahwa pelanggan menunggu terlalu lama untuk terhubung dengan spesialis yang dibutuhkannya. Untuk mempelajari selengkapnya tentang transfer panggilan, tambahkan dimensi kedua, seperti Operasi. Dengan cara ini Anda akan menentukan operasi spesifik mana yang paling sering melakukan transfer panggilan dan apa yang perlu diubah agar jumlah panggilan tersebut lebih sedikit.

Jangan bicara. Kolom menampilkan jumlah panggilan dengan durasi panggilan bersih nol. Ada kemungkinan bahwa untuk menjawab pertanyaan pelanggan Anda, menu suara dan rekaman informasi referensi. Jika tidak, pelanggan tidak dapat menghubungi operator, yang menunjukkan adanya masalah dengan pengaturan.

Lengkap. Indikator ini diperlukan untuk memperkirakan proporsi panggilan yang diselesaikan dalam skenario tertentu. Bandingkan jumlah panggilan di kolom Total dan jumlah panggilan yang diselesaikan. Jika nilainya sangat bervariasi, skrip mungkin tidak berjalan secara efisien, mungkin memerlukan skrip yang berbeda untuk dipanggil karena alasan tertentu.

Lulus berulang. Kolom menunjukkan jumlah panggilan saat skrip dijalankan kembali. Seringkali, banyaknya pengulangan yang berulang menunjukkan bahwa telepon tidak digunakan secara efektif.

Umum durasi panggilan rata-rata dan durasi panggilan rata-rata. Bandingkan parameter untuk memperkirakan waktu yang dihabiskan untuk menunggu di jalur atau terhubung dengan operator. Percakapan yang terlalu pendek atau terlalu panjang menjadi kesempatan untuk melihat lebih dekat pengaturan naskah, topik banding, dan kualitas pekerjaan manajer. Anda dapat mendengarkan panggilan sesuai dengan skrip di laporan Panggilan.

Filter dan dimensi tambahan

Untuk bekerja dengan mudah dengan data, gunakan filter berdasarkan parameter. Misalnya, memfilter skenario di mana terdapat lebih dari 0 panggilan tanpa percakapan dan total durasinya kurang dari 10 detik.

Tambahkan dimensi kedua untuk mendapatkan potongan data tambahan. Kami telah menambahkan parameter paling populer sebagai dimensi tambahan: Nomor virtual, Jenis panggilan, Alasan penghentian, Operasi, Grup.

Misalnya, Anda memiliki beberapa proyek, dan masing-masing proyek memiliki tugasnya sendiri-sendiri nomor maya. Dalam hal ini, skrip pemrosesan bisa menjadi satu. Untuk melihat distribusi panggilan berdasarkan proyek, tambahkan dimensi tambahan: Nomor virtual.

Demikian pula, Anda dapat menganalisis efektivitas berbagai kelompok karyawan yang memproses panggilan dalam skenario yang sama.

Untuk memulai PBX maya Gravitel cukup untuk menghasilkan 3 langkah sederhana pengaturan:

Di bagian “Karyawan” kami membuat semua pengguna perusahaan.
Di bagian “Departemen”, kami menggabungkan karyawan ke dalam kelompok dan menetapkan aturan untuk mendistribusikan panggilan di antara mereka.
Di bagian “Angka” kami menyiapkan logika distribusi panggilan di perusahaan.

Mari kita lihat pengaturan ini lebih detail:

1.1. Cara masuk ke Gravitel cloud PBX

Setelah mendaftar di website kami, Anda akan menerima Kotak surat Anda akan menerima surat dengan link ke panel administrasi PBX. Ikuti tautan ini. Di kolom login masukkan nama pengguna, secara default memang demikian admin dan kata sandi untuk akun ini. Kami akan melakukan semua pengaturan pada domain pengujian tes.gravitel.ru

1.2. Menciptakan karyawan

Saat masuk sebagai admin akun Bagian “Pengaturan” - “Karyawan” akan terbuka.

Di bagian ini Anda perlu menambahkan karyawan perusahaan. Klik tombol yang sesuai dan isi formulir.

Saat ini di PBX Anda dapat menetapkan salah satu dari dua peran (hak) kepada karyawan: Administrator atau Pengguna. Administrator memiliki akses ke bagian “Pengaturan” dan dapat mengedit karyawan lain, sedangkan Pengguna tidak memiliki hak tersebut.

Login dan kata sandi yang dibuat akan digunakan oleh karyawan untuk mengatur telepon meja atau komunikator di komputer.
Jika seorang karyawan akan mengatur sendiri telepon atau komunikator, tunjukkan emailnya. Dia akan menerima surat dengan rincian akses dan link ke komunikator.

Jika karyawan Anda akan mengatur telepon atau komunikator Anda Administrator sistem, simpan nama pengguna dan kata sandi Anda saat membuat karyawan.
Kami menyarankan Anda segera mengatur penerusan ke telepon genggam karyawan jika dia tidak menjawab dalam waktu 5-10 detik di telepon meja atau komputernya.
Buat karyawan yang tersisa. Dalam daftar karyawan yang dibuat, karyawan dengan hak administrator ditandai dengan huruf tebal.

Catatan: jumlah karyawan yang akan dibentuk tergantung pada paket tarif yang Anda pilih.

1.3. Menyiapkan departemen

Departemen diperlukan untuk menyatukan karyawan ke dalam kelompok dan mengatur distribusi panggilan di antara mereka. Secara default, satu “Departemen Penjualan” dibuat, namun Anda dapat membuat sejumlah departemen.

Pergi ke Departemen Penjualan dan pindahkan “Karyawan Perusahaan” ke tabel “Karyawan Departemen” sehingga mereka menerima panggilan masuk. Harap dicatat bahwa departemen telah diberi nomor ekstensi. Biasanya komunikasi dalam perusahaan diperlukan ketika seorang karyawan menelepon, misalnya, departemen akuntansi (dia membutuhkan akuntan mana pun, dan bukan orang tertentu).

Opsi untuk mendistribusikan panggilan antar karyawan di departemen:

Semuanya sekaligus. Panggilan klien akan diterima secara bersamaan oleh seluruh karyawan di departemen ini. Segera setelah salah satu karyawan menjawab panggilan tersebut, panggilan lainnya akan diatur ulang.

Satu per satu. Pertama, panggilan akan masuk ke karyawan pertama, lalu ke karyawan berikutnya dengan penundaan tertentu (panggilan sebelumnya berhenti diterima). Penundaan antara peralihan panggilan dan urutan pemanggilan karyawan dapat dengan mudah dikonfigurasi di antarmuka.

Makin. Mirip dengan logika “Bergiliran”, kecuali ketika panggilan dialihkan ke karyawan berikutnya, panggilan dari karyawan sebelumnya tidak dihapus.

Kami menyelamatkan departemen. Anda dapat membuat departemen lain jika perlu. Anda akan dapat melihat daftar informasi tentang semua departemen yang dibuat, karyawan yang termasuk di dalamnya, dan logika distribusi panggilan.

1.4. Nomor telepon

Nomor telepon menampilkan daftar semua nomor perusahaan yang dibeli/terhubung. Di sini Anda mengonfigurasi logika dasar untuk mendistribusikan panggilan masuk dari klien. Tergantung pada waktu dan hari dalam seminggu, Anda dapat mengatur salam suara dan banyak lagi.

Logika untuk menerima panggilan ditampilkan secara grafis. Secara default, angka-angka tersebut sudah memiliki pengaturan tertentu, namun Anda dapat mengubahnya dengan mengklik nomor tersebut.

Rute panggilan masuk Ada dua skenario: sepanjang waktu dan sesuai jadwal.

Dalam hal pekerjaan terjadwal, peralihan rute muncul selama jam kerja dan di luar jam kerja. Jangan lupa untuk mengatur jam buka perusahaan juga.

Selama jam kerja Anda dapat memilih 3 pilihan rute panggilan:

Hubungi salah satu departemen Anda. Kartu ini dipilih secara default dan dikirim ke departemen penjualan. Pada panggilan masuk panggilan tersebut akan diterima oleh departemen penjualan dan panggilan tersebut akan didistribusikan di antara karyawan sesuai dengan pengaturan departemen.

Karyawan sekretaris. Jika di perusahaan Anda ada satu karyawan yang menerima panggilan, lalu dia meneruskan panggilan tersebut ke karyawan lainnya, pilih bagian ini.

Menu swalayan (menu suara). Jika ingin pelanggan memilih departemen mana yang akan dihubungi, pilih menu layanan mandiri. Anda dapat mengatur penerusan panggilan ke departemen, karyawan, faks, atau mesin penjawab. Jika klien tidak menekan tombol dalam waktu 5 detik, panggilan akan ditransfer sesuai dengan aturan yang ditentukan (dalam hal ini, akan terhubung ke departemen penjualan). Kami menyarankan untuk tidak mempersulit menu suara dan melakukan segalanya agar klien Anda dapat menghubungi manajer Anda lebih cepat dan tanpa tindakan yang tidak perlu.

Di luar jam kerja dikonfigurasi berdasarkan prinsip yang sama, dengan pengecualian logika rute.

Atur semua nomor telepon yang tersisa dengan cara yang sama.

1.5. Menyelesaikan penyiapan

Kami telah menyelesaikan pengaturan dasar untuk menerima panggilan masuk. Di bagian “Lainnya”, Anda dapat mengatur ID Penelepon utama (identifikasi nomor) untuk panggilan keluar (jika Anda memiliki banyak panggilan), mengatur penerimaan faks, mesin penjawab dan BLF.