Para quem não tem experiência em trabalhar com assinatura digital eletrônica, preparamos instruções sobre “como assinar um documento”. Na verdade, este é um procedimento muito simples que consiste em alguns cliques no botão do mouse.

Todos os proprietários de assinaturas digitais possuem chaves geradas especiais: públicas e privadas. Todas essas chaves são registradas no Centro de Certificação e protegidas de forma confiável. Em primeiro lugar, para assinar documentos usando sua assinatura digital, você precisa preparar seu PC instalando nele o seguinte software:

Você pode ler sobre como instalar e configurar o software em um manual separado.

O processo de assinatura de um documento depende do programa em que foi criado (ou seja, do seu formato). Por exemplo, considere o editor de texto mais popular, MS Word.

Se você estiver assinando documentos pela primeira vez, recomendamos que você tenha a versão mais recente do Crypto-PRO instalada. Você pode fazer isso abrindo o programa no Painel de Controle e indo até a aba “Geral”. No momento em que este manual foi escrito, a versão mais recente do Crypto-PRO era 3.9.

Como assinar um documento com assinatura digital no Word 2003

Abra o documento necessário e vá para:

“Serviço” - “Opções” - “Segurança” - “Assinaturas Digitais” e guia “Certificado”- aperte o botão " OK».

Observe que antes de assinar o documento, você deve salvá-lo.
O documento só poderá ser assinado se o seu certificado estiver em Pessoal(veja o artigo sobre como instalar um certificado)

Como assinar um documento com assinatura digital no Word 2007

Na versão 2007 do editor usamos o seguinte algoritmo:

Botão redondo no canto superior esquerdo “Escritório” – “Preparar” - “Adicionar assinatura digital”, então, se necessário, especifique a finalidade da assinatura do documento (opcional), selecione a assinatura apropriada na lista, clique em “ Sinal».

O fato de o documento possuir assinatura digital é confirmado por um pequeno emblema vermelho no painel inferior e a inscrição correspondente ao passar o mouse sobre ele. Além disso, após a assinatura, a capacidade de editar o documento desaparece; para fazer alterações no arquivo, você deve excluir a assinatura.

Como assinar um documento com assinatura digital no Word 2010

No MS Word 2010 realizamos as seguintes etapas:

“Arquivo” - “Informações” - “Adicionar assinatura digital (CRYPTO-PRO)”

Se você não vir o último item, então você não tem o Crypto Pro e/ou o CryptoPro Office Signature instalado.

Na janela de adição de assinatura digital, semelhante à 7ª versão do Word, indique a finalidade da assinatura, selecione um certificado e clique em “ Sinal»

Como assinar um arquivo PDF com assinatura digital

Às vezes é necessário assinar digitalmente arquivos no formato .pdf. Isso é feito tão facilmente quanto com outros arquivos.

Para assinar documentos PDF, foi desenvolvido o software Crypto-PRO PDF. Este é um módulo especial para trabalhar com arquivos nos formatos Adobe Reader e Acrobat.

O software Crypto-PRO PDF é desenvolvido com a interface Adobe System Inc, que permite usar Adobe Acrobat, Reader e LiveCycle ES para assinar arquivos PDF com assinatura digital eletrônica diretamente no programa, semelhante ao MS Word.

Assinar arquivos usando assinatura digital eletrônica tornou-se comum para empreendedores. Mesmo assim, muitos iniciantes têm dúvidas sobre como assinar um documento do Word com uma assinatura digital eletrônica. Na maioria das vezes, quando temos que trabalhar com assinaturas digitais, nos deparamos com o MS Office. Mas antes, vale entender o que esse elemento representa nos documentos computacionais.

Este conceito inclui um objeto virtual com o qual é possível identificar o autor que o criou. Assim, ajuda a garantir a autenticidade e integridade do arquivo digital. Dependendo da assinatura digital usada, você também poderá rastrear alterações subsequentes no conteúdo do relatório usando esta ferramenta avançada de proteção de autoria. Por isso vale a pena saber fazer assinatura eletrônica no Word.

Certificação eletrônica como procedimento padrão

Antes de descobrir como assinar digitalmente um documento do Word, você deve primeiro criá-lo. Seguir-se-á a criação de uma linha de assinatura, e só depois disso aparecerá a própria assinatura.

Dependendo do software que você usa, o processo de assinatura de um arquivo Word pode ter algumas diferenças, mas a essência permanecerá a mesma. Vejamos a sequência de ações recomendada para a versão 2007 do programa.

Para adicionar a linha necessária no Microsoft Office, você precisa:

1. Mova o cursor para que fique no local onde deseja inserir a linha que contém o autógrafo do seu computador.
2. Abra a janela “Inserir” e clique no grupo “Texto”. Depois disso, o cursor é colocado próximo à coluna do menu “Linha de Assinatura”. Você deve selecionar e clicar em “Linha de assinatura do Microsoft Word”.
3. Depois disso, será necessário fazer configurações na janela que se abre, ou seja, indicar informações sobre quem assina o arquivo.
4. Se necessário, pode ser necessário criar outra linha para indicar uma assinatura adicional (neste caso, siga os pontos acima).

Caso especial: avistamento de linha

Para assinar uma linha, você precisará selecionar diretamente a linha de entrada da assinatura digital. Para realizar uma ação como assinar um documento de assinatura digital eletrônica, você deve abrir a janela “Assinatura” e realizar qualquer uma das seguintes ações:

• Selecione o nome desejado próximo à designação X.
• Além disso, ao clicar na função “Selecionar imagem”, você pode aplicar uma imagem de sua assinatura digital.
• Supondo que você esteja usando um tablet, você terá a opção de adicionar uma assinatura manuscrita.
• Se você tiver um software especial de assinatura digital instalado, basta clicar no botão “Assinar”.
• Se você está se perguntando de que outra forma pode assinar eletronicamente um documento do Word, você deve conhecer outra opção. Você pode se tornar o criador de uma assinatura invisível que não será exibida. Mas, se você abrir a linha “Assinatura”, que fica na parte inferior da tela na barra de status, ela será exibida.

Além de informações sobre como assinar um documento eletrônico, você precisa conhecer softwares especialmente desenvolvidos para esse fim, que têm como função controlar certificados digitais e realizar operações criptográficas. Esse software pode facilitar o processo de assinatura de arquivos usando um traço digital. A vantagem deste programa é que ele pode ser utilizado para assinar arquivos de diversos formatos, bem como arquivos ou pacotes de arquivos. Com a sua ajuda, também é possível apor uma assinatura digital aprimorada e adicional.

Esta questão surge quando o titular de um certificado de assinatura eletrónica necessita de assinar um documento fora dos sistemas de informação que já possuem mecanismos integrados para a criação e verificação de uma assinatura eletrónica. Consideremos opções para assinar um documento com assinatura eletrônica qualificada.

O que é necessário para assinar um documento eletrônico?

• A versão final do documento que precisa ser assinado. Depois que uma assinatura for criada, ela não poderá ser alterada.
• Um certificado de assinatura eletrônica qualificado válido. No âmbito da legislação russa, uma assinatura eletrónica qualificada é o único tipo de assinatura que confere força jurídica a um documento sem acordos adicionais entre as partes na gestão eletrónica de documentos.
• Ferramentas de assinatura eletrônica. A tecnologia de assinatura eletrônica envolve o uso de um conjunto de ferramentas de software que o proprietário da assinatura instala em seu computador. No Centro de Certificação SKB Kontur, o computador está configurado para funcionar automaticamente com assinaturas eletrônicas.
• Programa para criação de assinatura eletrônica. Podem ser plug-ins, programas individuais ou serviços da web.

Opção 1: Instale o plugin do Office

Para documentos Word e Excel

Na maioria das vezes você precisa assinar um documento no formato Word:

• contrato de trabalho ou comercial,
• reivindicação de arbitragem,
• inscrição em uma universidade, etc.

A função padrão do pacote Microsoft Office “Assinar um documento” não permite criar uma assinatura que dê força legal a um documento eletrônico. Para criar tal assinatura no Word ou Excel, você precisa instalar um módulo de software especial em seu computador que adicionará esse recurso, por exemplo, CryptoPro Office Signature.

Este é um programa pago; você pode usar todos os recursos gratuitamente apenas durante o período de teste. Após baixar e instalar o plugin em seu computador, você pode assinar documentos usando o seguinte algoritmo:

No menu principal do documento, selecione “Serviço” e vá em “Opções”. Na janela que aparece, selecione a aba “Segurança” e clique no botão “Assinaturas Digitais”.

Nesta janela, selecione o certificado de assinatura eletrônica desejado dentre aqueles instalados em seu computador.

Use-o para criar uma assinatura eletrônica para um documento: clique em “Assinar” e digite a senha do contêiner de chave.

O que considerar ao usar o plugin:

• O algoritmo de assinatura difere em diferentes versões do Word.
• Se você criar uma assinatura em uma versão do programa e verificá-la em outra, o resultado da verificação poderá estar incorreto.
• Um documento assinado com CryptoPro Office Signature pode ser aberto e verificado mesmo em um computador onde este programa não esteja instalado.

Para documentos PDF

Este é um programa gratuito que permite criar e verificar uma assinatura eletrônica, criptografar e descriptografar um arquivo eletrônico. Você pode assinar não apenas um único arquivo, mas também um pacote de arquivos ou arquivos. Você pode criar uma assinatura de documento por duas ou mais pessoas.

Você pode trabalhar no programa após cadastro e instalação automática de software para operações criptográficas em seu computador. O programa possui uma interface intuitiva. Para assinar um documento eletrônico, você deve:

Carregue o documento que precisa ser assinado no serviço. Você pode assinar um arquivo de qualquer formato de até 100 MB.

Selecione o certificado instalado em seu computador com o qual o documento será assinado. Você pode assinar um documento no Kontur.Crypto com um certificado emitido por qualquer autoridade certificadora.

Crie um arquivo de assinatura. Após clicar no botão “Assinar”, o serviço criará uma pasta com o documento original e uma assinatura com o mesmo nome e permissão.sig. A pasta salvará o arquivo e a assinatura no servidor. Esses documentos podem ser baixados para o computador do usuário.

Envie o documento ao destinatário. Você pode enviar um arquivo e uma assinatura diretamente do serviço. O destinatário receberá um link para o documento salvo no Kontur.Crypto. Você também pode baixar um pacote de documentos para o seu computador (documento de origem, arquivo de assinatura, certificado e instruções para verificação de assinatura) e enviá-lo por qualquer mala direta.

O que considerar ao usar Kontur.Crypto:

• O serviço tem limite de peso do documento: você pode assinar um documento de até 100 MB.
• Você só pode criar uma assinatura separada no serviço.
• Contour.Crypto funciona apenas no sistema operacional Microsoft Windows.
• Você pode verificar a assinatura criada no Kontur.Crypto em qualquer programa que trabalhe com assinaturas eletrônicas desconectadas.

Comparação de programas para criação de assinaturas eletrônicas

Pela primeira vez em muitos anos, tive que usar uma assinatura digital em meu trabalho de texto no Word. Se não fosse pela necessidade imediata, eu nunca teria sabido da existência de tal oportunidade. Uso o Microsoft Word há cerca de 10 anos e nunca encontrei EDS (assinatura digital eletrônica). Tive que passar por todas as opções do documento. Após 15 minutos de pesquisa, encontrei uma função para fazer assinatura no Word. Agora vou compartilhar com você.

Você pode colocar uma assinatura digital no Word em qualquer lugar de um documento. Para fazer isso, você precisa ativar a zona desejada com o cursor do mouse e, em seguida, prosseguir para executar as etapas indicadas abaixo.

Método 2. Como inserir uma assinatura em um documento Word

Este processo é mostrado mais claramente neste vídeo:

Fazendo uma assinatura no Microsoft Word 2010

1. Agora, em relação ao Microsoft Office
2. Selecione a opção “Arquivo” e clique em “Informações”.
3. Verifique a guia “Adicionar assinatura digital”.
4. Depois disso, você precisa selecionar um certificado de assinatura e confirmar sua escolha.
5. Pronto, a assinatura aparecerá no documento Word 2010.

Existe uma segunda opção para fazer uma assinatura no Word 2010

1. Vá para a guia “Inserir” e, na barra de ferramentas de acesso rápido, selecione o ícone “Linha de assinatura do Microsoft Office”.
2. Depois disso, a janela de configurações de assinatura será aberta. Você deve inserir suas iniciais, cargo e endereço de e-mail.
3. Em seguida, clique em “Ok” e a assinatura digital aparecerá no documento.

Você pode ver esse processo em detalhes neste vídeo.

Trabalhando no Microsoft Word com arquivos que precisam ser confirmados, aprovados, assinados, você sabe que eles precisam ser impressos e levados para uma pessoa específica para revisão. Ou você entrega uma versão eletrônica para revisão e depois ouve que está tudo bem e precisa imprimi-la e trazê-la novamente. Mas tais ações podem ser evitadas.

Neste artigo, descobriremos como você pode assinar um documento criado em Word com assinatura digital eletrônica ou assinatura digital. Vejamos suas várias opções: crie-o em uma linha visível ou simplesmente adicione-o ao arquivo.

Como fazer uma linha para inserção de assinatura eletrônica no Word

Primeiro, vamos ver como inserir a linha desejada no Word.

Abra o documento necessário. Em seguida, posicione o cursor onde deseja colar a região.

Você pode escrever algum texto, por exemplo, “Aprovado:” e inserir linhas vazias em uma nova linha.

Em seguida, vá até a aba “Inserir”, no grupo “Texto”, clique na seta ao lado do botão "Linha de assinatura" e selecione na lista "Linha de assinatura do Microsoft Office".

Na próxima janela concordamos com o que está escrito ali e clicamos em “OK”.

A janela Configurações será aberta. Preencha todos os campos fornecidos. Insira os dados da pessoa que irá assinar: nome completo, cargo, endereço de e-mail. Você pode alterar as instruções ou pode deixar o texto proposto. Verifica a caixa “Mostrar data…” e clique em "OK".

Como resultado, obteremos uma linha como esta. A pessoa cujos dados estão listados abaixo deverá assinar aqui. Você pode imprimir o documento e levá-lo para verificação, ou pode fazer com que a pessoa assine diretamente no Word, adicionando uma assinatura eletrônica no campo especificado.

Se você não precisa necessariamente adicionar essa linha, você mesmo pode criar uma linha no Word do tipo e comprimento desejados. Use as instruções para isso seguindo o link.

Como assinar um arquivo usando assinatura digital

Se uma linha foi adicionada ao seu documento, sobre a qual escrevi acima, vamos descobrir como inserir algo nele.

Primeiro, leia o texto e certifique-se de que tudo nele está correto. Em seguida, clique com o botão direito na área e selecione “Assinar” no menu de contexto.

Na próxima janela, clique em "OK".

Uma assinatura eletrônica digital no Word pode ser de diferentes tipos. Na janela fornecida, no campo oposto à cruz, você pode simplesmente escrever seu sobrenome e suas iniciais. Você também pode adicionar uma imagem com sua versão manuscrita ou carimbo pessoal neste campo.

Vejamos a segunda opção. Para fazer isso, você precisa assinar na folha e digitalizar a pintura, ou pode fotografá-la com uma câmera. O principal é que o resultado seja uma imagem salva no computador com sua pintura ou carimbo.

Depois de fazer uma imagem pintada, clique nesta janela "Selecionar imagem".

Encontre a pintura em seu computador, selecione-a e clique em Selecionar.

A imagem necessária aparecerá na janela. O nome da conta que assinou o documento também será adicionado. Clique em “Assinar”.

Confirme a criação da assinatura.

Após a assinatura do arquivo, aparecerá uma linha de informações na parte superior que este documento "Marcado como final", e a capacidade de editá-lo será limitada. O ícone correspondente também aparecerá na barra de status.

Ao clicar nele, a área “Assinaturas” será aberta à direita. Aqui você pode ver quem mais precisa assinar - eles serão mostrados no bloco. Caso o texto já possua assinaturas, elas serão exibidas no bloco "Válido".

Ao clicar na seta ao lado da assinatura, você pode selecionar um dos itens do menu suspenso: composição, configuração ou exclusão.

Se você abriu um documento assinado e deseja alterar algo nele, depois de clicar no botão "Editar mesmo assim" Aparecerá uma janela de aviso informando que após isso todas as assinaturas serão excluídas.

Se você concordou com a exclusão, esta janela será aberta.

Após a exclusão das assinaturas, elas desapareceram do texto e dos campos correspondentes, e na área à direita agora estão no bloco.

Para assinar novamente, você pode clicar em “Assinar” na lista suspensa à direita ao lado da pessoa que você precisa. Em seguida, siga todos os passos acima.

Como assinar um documento inteiro

Isso pode ser feito de uma maneira um pouco diferente. Neste caso, não será acrescentada ao texto uma linha com os dados de quem assinou. O arquivo selecionado será simplesmente marcado de uma determinada maneira e a capacidade de editá-lo desaparecerá.

Para inserir essa assinatura digital invisível, vá até a aba “Arquivo” e depois “Detalhes”. Próximo clique "Proteger documento" e selecione na lista "Adicionar assinatura digital".

Clique em “OK” na janela que aparece.

Na janela de confirmação, clique em "OK".

Agora o arquivo estará assinado, e na aba “Arquivo” - “Detalhes” você poderá ver exatamente quem o assinou.

Além disso, será exibida uma linha de informação na parte superior que está marcada como final e não pode ser editada, caso contrário todas as assinaturas serão excluídas. Na área à direita do bloco "Válido" você pode ver quem aprovou, mas não haverá linha correspondente no próprio texto.