Executarea neglijentă a cerinței „Marca prezenței unei cereri” poate spune multe despre nivelul profesional al funcționarului. Procedura de înregistrare a acestuia este explicată clar și cu exemple clare de consultantul în management de birou I.V. Murnina.

Există două moduri principale de a proiecta o aplicație.

„Ce contează? Principalul lucru este să clarificați ce este în anexă și câte foi există, astfel încât să puteți verifica dacă totul este la locul său.”, - o persoană departe de munca de birou va spune sau va gândi. Dar nu.

Utilizarea uneia sau alteia metode de pregătire a unei cereri nu depinde deloc de dorința secretarului sau a executorului documentului. Această procedură reflectă o anumită procedură de muncă sau de management, iar executarea incorectă a cererii poate duce nu numai la pierderea documentelor atașate, ci și la executarea defectuoasă a instrucțiunilor managerului sau la neexecutarea deloc. Design neglijent sau incorect al recuzitei „Marca de disponibilitate a aplicației” poate spune multe despre nivelul profesional al funcționarului și cunoașterea bazei normative și metodologice. Procedura de pregătire a acestor detalii este clară, accesibilă și cu exemple clare prezentate în GOST R 6.30-2003 „Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

Dirijam...

Prima dintre metodele de proiectare a aplicației luate în considerare se referă la corespondență. Cel mai adesea, aplicația se găsește în scrisorile de intenție. Putem spune că acesta este un detaliu obligatoriu al scrisorii de intenție, deși documentele relevante pot fi atașate altor tipuri de scrisori. De exemplu, carduri de invitație pentru o scrisoare de invitație la un eveniment, mostre de produse tipărite pentru o scrisoare de garanție privind plata pentru producția acestor produse etc.

Recuzită „Marcă de disponibilitate a aplicației » situat sub text, imediat înaintea semnăturii funcționarului autorizat. Se întocmește de la marginea câmpului din stânga, cu majusculă și la singular Indiferent de numărul de cereri, cuvântul se scrie "Aplicație" , apoi puneți două puncte și începeți să descrieți aplicația în conformitate cu regulile limbii ruse. După cum știți, două puncte necesită o literă mică, iar un punct în procesul de numerotare necesită o literă mare. Apoi încep nuanțele. Dacă aplicația este numită în text, de exemplu, „Trimitem o copie a instrucțiunilor de lucru de birou ale CJSC Corporate Consulting”, apoi în anexă indică pur și simplu numărul de foi (l.) și copii (copii) chiar ale acestei instrucțiuni:

Aplicare: pentru 6 l. în 1 exemplar.

Pentru documente cu stampila „Pentru uz oficial” (DSP) De asemenea, sunt indicate ștampila și numerele de copii, deoarece la pregătirea unor astfel de documente copiile lor sunt numerotate. Dacă documentul nu este deloc menționat în textul scrisorii sau un grup de documente este desemnat prin concepte generale: „pachet de documente”, „materiale”, apoi în anexă sunt enumerate numele, numărul de foi și copiile pentru fiecare document separat. În același timp, aplicațiile sunt măsurate și imprimate „linie suspendată”, „fără a intra” în definiția recuzitei "Aplicație" .

Uneori, numărul de atașamente este atât de mare încât textul scrisorii este de două rânduri, iar lista de atașamente ocupă două sau mai multe foi. Foile sunt numerotate ca de obicei. Dacă foile anexei sunt legate, atunci numărul lor nu este indicat în anexă se scrie: 1 broșură - 1 broșură:

Anexă: îndrumări pentru cursul „Management de birou”, 1 bro.

Un atașament la un document poate avea, la rândul său, și un atașament, iar la trimitere nu are rost să se indice separat numărul de foi ale documentului principal care se trimite și atașarea acestuia. Riscul de a fi confuz și de a pierde ceva este prea mare, așa că pun la dispoziție un link către atașamentul pentru documentul trimis și indică numărul total de foi marcate „total”. Când indicați numele documentului, asigurați-vă că este convenit în anexa „la proiect” înseamnă „la acesta”, iar dacă instrucțiunea este aprobată și este indicată nu ca proiect, ci ca document, „instrucțiune”; , apoi - „la el”:

Este permisă indicarea a patru adrese la rând într-o scrisoare, dar cererea nu este întotdeauna trimisă la toate adresele specificate, uneori doar la una sau două. Un link către aceasta trebuie să fie furnizat în atașament și atunci când primiți o astfel de scrisoare ar trebui să fiți deosebit de atenți și să verificați dacă atașarea a fost trimisă inițial unui anumit destinatar sau scrisoarea v-a fost trimisă doar pentru informarea dumneavoastră. Și aplicația nu este furnizată inițial.

Aplicare: pentru 7 l. în 3 exemplare, numai la prima și a treia adresă.

Acesta nu este un caz obișnuit, dar dacă situația este evaluată incorect, va dura mult timp și efort. De asemenea, nu merită să ceri expeditorului să retrimită aplicația, asta nu vorbește în favoarea ta, ci dimpotrivă: îți discreditează nivelul profesional.

În conformitate cu Anexa nr.00

Aplicațiile au mai mult decât litere. Acte administrative: ordine, instrucțiuni, reguli, instrucțiuni, regulamente etc. , poate conține tabele, diagrame, grafice, mostre de completare a diferitelor forme de documente. Pentru a nu supraîncărca textul documentului principal cu informații suplimentare, un astfel de „însoțire” este inclus într-o anexă separată. Textul documentului principal, de regulă, conține link-uri către aplicația existentă. De exemplu, „Pentru a emite ordine de la manager pentru activitățile de bază, se folosește un formular de comandă (Anexa nr. 5)” sau „Fisa de organizare este întocmită conform Anexei nr. 1”. Aplicațiile pot avea și o desemnare a unei litere, de exemplu "Anexa B".

Merită să acordați atenție faptului că la aprobarea documentelor organizaționale prin emiterea unui document administrativ, documentul aprobat este un atașament la aprobare. În acest caz, documentul care se aprobă (reguli, instrucțiuni, rapoarte etc.) este marcat cu o ștampilă de aprobare a documentului cu referire la detaliile documentului de aprobare, iar deasupra acestei ștampile se indică faptul că documentul este un aplicație (vezi exemplul de mai jos). De regulă, documentul de aprobare conține informații suplimentare cu privire la implementarea documentului aprobat. De exemplu, familiarizați toți angajații cu noile Regulamente privind unitatea structurală. În același timp, documentele organizatorice aprobate prin acte administrative au propria lor viață de birou separată și foarte bogată.

De exemplu, tabelul de personal al organizației este aprobat prin ordin al directorului și, de fapt, este o anexă la acest ordin. Dar, în practică, ordinul, de regulă, este separat de o astfel de cerere, iar tabelul de personal este tratat ca un document separat. Același lucru se întâmplă cu regulile și instrucțiunile, care sunt, de asemenea, destul de des aprobate nu prin semnătura managerului, ci prin emiterea unui ordin, deoarece implementarea lor necesită explicații și completări. Și aici aș dori să atrag atenția specialiștilor că nu merită să lucrați cu originalele unor astfel de documente. Faceți o copie și lucrați pentru propria sănătate. Altfel, într-o perioadă scurtă de timp, un document atât de important se transformă în hârtie de ambalaj (pe hârtie) sau, mai rău, poate fi pur și simplu pierdut (atât în ​​formă electronică, cât și pe hârtie).

Designul aplicației, atunci când este menționat în textul documentului sau declarației principale, arată astfel. Pe prima foaie a cererii, în colțul din dreapta sus, scrieți „Nr. Anexă” și, cu spațiere între rânduri, indicați numele, data și numărul documentului la care se referă cererea. Ortografie posibilă a cuvântului "Aplicație" cu majuscule. Este permisă centrarea părților individuale ale acestui atribut în raport cu cea mai lungă linie. Componentele aplicației sunt limitate la marginea dreaptă, nu ar trebui să fie prea lungi și trebuie urmată o anumită logică la împărțirea linie cu linie. În exemplul de mai jos, merită să sacrificați „frumusețea” designului și să nu împărțiți poziția "director general" rând cu rând.

sau

Ordinea de proiectare a aplicației de text corespunde designului documentului principal. Dimensiunile marginilor, tipul și dimensiunea fontului trebuie să fie aceleași. La pregătirea cererilor, ar trebui să verificați cu atenție referințele la acestea în textul documentului „principal” sau de aprobare, iar la trimitere, caracterul complet: respectarea strictă a foilor și copiilor specificate în scrisoare.

I.V. Murnina

consultant pe
management de birou, conducător de seminar

Aplicații în teză este secțiunea în care includeți materiale vizuale. Vizualizarea poate fi prezentată sub diferite forme - diagramă, tabel, desen, tabel comparativ etc. Aceste materiale sunt atât de voluminoase încât este imposibil să le includă în lucrarea în sine. De aceea am venit cu aplicații. Diferitele universități au cerințe diferite, dar există reguli generale pentru formatarea aplicațiilor în lucrări științifice. Deci, cum să proiectați o aplicație?

Cum să proiectați corect o aplicație

Cererile se întocmesc la finalul lucrării științifice, după lista de referințe utilizate. Puteți să le depuneți împreună cu munca dvs. sau, mai bine, să le atașați la diploma dvs. într-un dosar separat. Dacă depuneți anexe la textul tezei dvs., separați-le de partea principală cu o foaie de hârtie goală.

Aplicațiile sunt numerotate în colțul din dreapta sus al paginii. Dacă aplicația ocupă 2 foi, atunci pe ultima foaie trebuie să scrieți „Sfârșitul cererii...”. Dacă cererea include trei sau mai multe foi, marcați „Continuarea cererii...” pe a 2-a și următoarele, iar pe ultima, „Sfârșitul cererii...”. Dacă o aplicație conține mai multe cifre sau tabele în același timp, atunci nu uitați să le numerotați. Fiecare ilustrație este numerotată separat.

Dați cererilor dvs. titluri care se referă la textul manuscrisului dvs. Oferim link-uri către aceste aplicații în text. "Cm. Anexa..., Fig. ..." . Pentru a face totul clar pentru cititor și pentru a evita confuzia și întrebările inutile, formatați anexele în mod clar, cu o decodare a tuturor simbolurilor care pot apărea în tabele, figuri și diagrame.

Indicați aplicația în sine în cuprinsul lucrării dvs. Verificați cu școala dvs. dacă să utilizați paginarea continuă sau să creați propria dvs. pentru aplicații. În același timp, salvăm numerele aplicației.

Cum se întocmește o anexă la contract

Anexa la acord trebuie intocmita corect, in caz contrar, acest lucru risca ca actul sa nu aiba putere juridica. În primul rând, familiarizați-vă cu standardele GOST pentru proiectarea aplicației și încercați să respectați cu atenție toate standardele. După ce ați finalizat lucrarea, vă sfătuiesc să predați documentul specialiștilor pentru verificare, sau să solicitați imediat ajutor de la firme speciale care sunt implicate în pregătirea și executarea documentației.

Dacă decideți să faceți totul singur, atunci urmați acest sfat:

1. Pregătim documente care vor deveni anexă la contract (grafice, tabele, acte, liste etc.).
2. Aplicațiile sunt tipărite pe coli separate de hârtie și legate mai multe pagini odată într-un singur document sau broșură.
3. Introduceți numerotarea în conformitate cu reglementările.
4. Toate documentele trebuie marcate cu cererea. Pe foaia inițială a documentului, scrieți „Nr. apendice” în colțul de sus și puneți numărul de serie în partea dreaptă. Imediat sub acesta scriem denumirea actului administrativ „la contractul de prestare de servicii” și detaliile acestuia (numărul și data semnării).
5. Punem o notă despre aplicație în documentul principal.
6. După ce am indicat titlul secțiunii, plasăm apoi o listă de documente atașate. O aranjam sub forma unei liste numerotate. În el indicăm numele, numărul de foi și copii, nu uitați să respectați numerotarea.

1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau de culoare deschisă în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).

2. Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Data scrisorii este data la care a fost semnată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

4. Număr de ieșire.

Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreție cu un index (de exemplu, inițialele șefului de direcție). Numărul de înregistrare al unei scrisori compilat în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.

6. Destinatar

Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de nume. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ.

De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:

Director General

SRL „Numele companiei”

A.A. Ivanov

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

B.B. Petrov

Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de corespondență.

Atributul „Destinatar” poate include o adresă poștală. Elementele adresei poştale sunt indicate în ordinea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poştale.

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Bulevardul Yaroslavsky, 12, Yaroslavl, 150001

Când adresați o scrisoare unei persoane, indicați numele și parafa destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:

Sidorov V.V.

Sf. Svobody, 5, apt. 12,

Iaroslavl, 150000

7. Textul scrisorii

Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, text coerent sau o combinație a acestor structuri.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile ulterioare.

Un text conectat constă de obicei din două părți. Prima parte indică motivele, motivele, scopurile redactării scrisorii, a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, propuneri, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte (de exemplu, o cerere fără explicații).

În textul unei scrisori întocmite pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, titlul la textul.

În scrisoare sunt utilizate următoarele forme de prezentare:

persoana întâi plural ( „vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”);

persoana întâi singular ( „Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”);

persoana a treia singular ( „societatea nu se opune”, „Nume” SRL consideră posibil”).

8. Aplicare

Se emite o notă care indică prezența atașamentului menționat în textul scrisorii după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:

Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 l. in 2 exemplare.

2. Certificat de transfer și acceptare pentru 1 litru. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la scrisoare este atașat un alt document, care are și un atașament, se emite o notă care indică prezența atașării după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6/172 și o anexă la aceasta, doar 3 pagini.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci se emite o notă care indică disponibilitatea acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 l. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

9. Semnătura

Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet dacă scrisoarea nu este întocmită pe antet și prescurtat pentru o scrisoare întocmită pe antet) și o transcriere a semnăturii ( inițiale, prenume), De exemplu:

Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției ocupate, De exemplu:

La semnarea unui document de către mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, De exemplu:

10. Tipăriți

Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de fonduri FINANCIARE, precum și pe alte documente FAZĂ certificare a unei semnături autentice.

11. Interpret

Semnul despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. Un semn despre interpret este plasat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, De exemplu:

La prima vedere, se pare că aplicarea, precum și recuzită " Marcarea prezenței aplicației„Este pur și simplu imposibil să-l formatați incorect. Există GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” (denumită în continuare GOST R 6.30-2003), care stabilește regulile de pregătire a detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Și dacă există întrebări legate de proiectarea aplicației, apoi majoritatea apelează la textul GOST R 6.30-2003.

Acest fragment al documentului poate clarifica într-adevăr unele puncte legate de proiectarea aplicației. Dar, din păcate, acolo nu se poate răspunde la toate întrebările. De exemplu, rămâne neclar:

1. Unde exact în documente trebuie plasat atributul „Marcă de disponibilitate a anexei”?
2. Este întotdeauna necesar să scrieți „Anexă” pe prima foaie a cererii în colțul din dreapta sus, indicând documentul, data și numărul de înregistrare?

Răspunsurile la aceste întrebări pot fi găsite, dar în alte documente. Să încercăm să facem asta împreună.

Unde ar trebui să plasez atributul „Marca de disponibilitate a aplicației”?

După cum știți, Anexa A din GOST R 6.30-2003 conține diagrame de aspect pentru detaliile documentelor organizaționale și administrative. Dacă te uiți la ele, poți ajunge la concluzia că 21 atributul „Marca prezenței aplicației” trebuie să fie în intervalul 60-40 mm de la marginea câmpului inferior(A se vedea figura 1). De fapt, nu este așa. Limitele, care sunt marcate cu linii punctate în aceste diagrame, pot fi mutate atât în ​​sus, cât și în jos. Mai mult, sunt cazuri când înregistrarea recuzitei « Marcarea prezenței aplicației„în intervalul de 60-40 mm de la limita câmpului inferior poate duce la consecințe dezastruoase (vezi Exemplul 1).

Așadar, pentru a împiedica pe cineva să adauge orice text nou la un document deja semnat, Ar trebui plasat nu mai aproape de marginea marginii de jos, ci după textul documentului. În plus, indentarea ar trebui să fie de 2-4 rânduri, dimensiunea indentării este stabilită în Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003, care au fost publicate de dezvoltatorul GOST - Institutul de Cercetare Științifică All-Russian din Managementul și Arhivarea Documentelor (VNIIDAD).

Dacă vă uitați din nou la aspectul detaliilor documentelor organizatorice și administrative (a se vedea Figura 1), puteți observa că detaliul 21 - „Marca prezenței cererii” și detaliul 22 - „Semnătură”situat la acelasi nivel. Cu toate acestea, semnătura trebuie plasată subcerința „Marca prezenței cererii” la 2-4 intervale. Acest lucru trebuie făcut astfel încât nimeni să nu poată adăuga nicio altă anexă la document după semnarea documentului.

Apropo de locație Cerință „Marca de disponibilitate a aplicației”., merită remarcat o serie de alte puncte. Dacă vă uitați la fragmentul GOST R 6.30-2003, publicat la începutul articolului, veți vedea că GOST oferă exemple de design, unde este clar vizibil că recuzita pe care o luăm în considerare sunt situate de la marginea din stânga. marginea cu o liniuță . Cu toate acestea, nu există indicații clare în acest sens în textul GOST. Dar în Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003 acestea sunt, și asta este ceea ce este scris acolo:

Astfel, putem concluziona că aranjamentul pe care l-am demonstrat în Exemplul 2 va fi corect.

În ce documente organizatorice și administrative poate fi folosit atributul „Ștampila prezenței unei aplicații”?

Textul GOST R 6.30-2003 prevede că Cerință „Marca de disponibilitate a aplicației”. pot fi emise cu litere (vezi paragraful 3.21 dat la începutul articolului). Adică dacă scrisoarea conține vreuna aplicarea, atunci acest detaliu trebuie formalizat fără greșeală. Mai mult, în scrisorile de intenție, al căror scop principal este de a trimite documente care nu au o parte de adresă, Cerință „Marca de disponibilitate a aplicației”. trebuie întotdeauna completat (vezi Exemplul 2).

Asemenea recuzită « Marca de disponibilitate a aplicației„, dacă este necesar, pot fi prezente în următoarele forme informatii si documente de referinta: certificate, memorii, note explicative, memorii.

Există însă tipuri de documente organizatorice și administrative în care recuzită « Marcarea prezenței aplicației» nu se emite, deoarece informațiile despre aplicații sunt indicate direct în text. Acest lucru este menționat în Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003 și în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organismele executive federale. Astfel de documente, de exemplu, includ un protocol.

Recuzită « Marcarea prezenței aplicației» nu este emis în acte administrative: ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, rezoluții și decizii.

De obicei, dacă un document administrativ are anexe de referință sau analitice (grafice, diagrame, tabele, liste), atunci textul din paragrafele relevante ale părții administrative conține link-uri: „(Anexa 1)”, „(Apendicele 2)” sau „ conform Anexei 1”, „conform Anexei 2”. Dacă anexa la documentul administrativ este un document aprobat (regulamente, reguli, instrucțiuni etc.), în paragraful corespunzător al părții administrative se face următorul marcaj: „(anexat)” (vezi Exemplul 3).

Este întotdeauna necesar să scrieți „Anexă” pe prima foaie a unei cereri?

Este întotdeauna necesar să se facă pe prima foaie a aplicației în colțul din dreapta sus inscripţie « Aplicație» indicând documentul, data și numărul de înregistrare? La prima vedere pare că da. Dar asta nu este adevărat. Prin urmare, mulți oameni greșesc atunci când pun această etichetă pe toate aplicațiile fără discernământ.

Să luăm în considerare cazurile când inscripția „Aplicație” indicând documentul, data și numărul de înregistrare a acestuia nu trebuie aplicate.

În primul rând, este nepotrivit atunci când trimiteți oricare un document independent care nu are o parte de adresă, împreună cu o scrisoare de intenție .

Cu toate acestea, dacă nu este o scrisoare de intenție care este trimisă, ci, de exemplu, o scrisoare de notificare sau o scrisoare de invitație, iar atașamentul include materiale suplimentare care au fost special pregătite pentru această scrisoare, atunci inscripția de mai sus trebuie plasată pe atașament .

În al doilea rând, nu ar trebui să o faci inscripţie « Aplicație» pe un document aprobat printr-un act administrativ. Atunci când proiectați astfel de aplicații, greșelile sunt făcute cel mai adesea. Și uite ce se întâmplă: există opțiuni când lipsesc informațiile necesare (Exemplul 6) sau când sunt duplicate (Exemplele 7 și 8).

Opțiunile posibile pentru înregistrarea incorectă nu se limitează la aceasta. Cu toate acestea, regulile pentru întocmirea anexelor la documentele administrative sunt reglementate folosind exemplul decretelor și ordinelor președintelui Federației Ruse din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organismele executive federale.

Din cele de mai sus, concluzionăm că documentele aprobate trebuie să conțină „Declarația de aprobare a documentului”, care este întocmită în conformitate cu GOST R 6.30-2003, și nu inscripția „Anexa nr.” cu datele documentului administrativ. Dar dacă cererea este de natură de referință sau analitică (adică nu este aprobată), atunci în colțul din dreapta sus trebuie să fie scrisă inscripția „Nr. apendice”, indicând documentul relevant, data și numărul de înregistrare.

Cum ar trebui să fie proiectate aplicațiile?

La proiectarea aplicației Trebuie respectate următoarele reguli simple:

1. AplicațiiÎntotdeauna sunt emise pe foi de hârtie standard, nu pe documente cu antet.
2. Deoarece aplicațiile nu sunt înregistrate separat, acestea nu trebuie să conțină detaliile „Data documentului” și „Numărul de înregistrare a documentului”. La urma urmei, data și numărul de înregistrare al documentului la care se referă cererea pot fi văzute în colțul din dreapta sus pe prima pagină a cererii în inscripția „Anexa...” (vezi Exemplul 5) sau în detaliile „ Ştampila de aprobare a documentului” (vezi Exemplul 9).
3. Titlul textului aplicației este tipărit în mod centrat, nu există punct la sfârșitul titlului. Numele tipului de cerere (primul cuvânt al titlului cererii) este evidențiat cu majuscule și poate fi tipărit în spațiu (POZIȚIE, LISTĂ, LISTA etc.) . Distanța dintre rândurile din prima linie a titlului și liniile următoare poate fi mărită cu 6 pt.

   Titlul cererii se află sub inscripția „Anexă...” sau atributul „Ștampila de aprobare a documentului” și este separat de acestea prin două până la patru rânduri.

4. Dimensiunile marginilor, fonturile și spația dintre linii la imprimarea aplicațiilor sunt identice cu dimensiunile utilizate la tipărirea textelor documentelor.
5. Fișele de aplicare sunt numerotate independent, începând de la a doua foaie. Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginii superioare a foii. În acest caz, numărul este scris cu cifre arabe fără semne de punctuație (puncte), fără a indica cuvântul „pagină” sau versiunile sale prescurtate „pagină”. sau „s”. și liniuțe.
6. Actele organizatorice si juridice - instructiuni, reguli, regulamente, regulamente aprobate prin acte administrative si care sunt anexe la acestea - trebuie semnate de catre conducatorul unitatii structurale care a elaborat aceasta anexa. Alte cereri, dacă este necesar, pot fi semnate și de un funcționar autorizat. Dacă cererea nu este semnată, atunci este indicat să o încheiați cu o linie orizontală situată în centrul textului la o distanță de aproximativ 3 rânduri. Lungimea liniei ar trebui să fie de câțiva centimetri. Acest truc simplu vă va proteja de adăugarea oricărui text la sfârșitul aplicației după semnarea documentului principal (vezi Exemplul 5).

Iată un exemplu de proiectare corectă a primei pagini a Regulamentului privind o unitate structurală, care este o anexă la documentul administrativ (vezi Exemplul 9).

* * *

În încheierea articolului, aș dori să observ că, dacă apar întrebări legate de pregătirea documentelor sau de organizarea lucrului cu acestea, este mai bine să căutați răspunsuri în mai multe documente sau surse de reglementare simultan, decât să vă opriți la unul singur. Acesta este singurul mod de a obține cel mai complet răspuns la întrebarea dvs.

1 Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. — 2003.

2 Locația unor detalii, care ar trebui publicate numai în anumite zone ale paginii documentului, sunt indicate direct în textul GOST R 6.30-2003 și în Recomandările metodologice menționate mai sus. Astfel de detalii includ: „Vize pentru aprobarea documentului”, „Notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar”, „Notă la primirea documentului de către organizație”, „Identificatorul copiei electronice a documentului”.

3 Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, adică. inscripția „Anexă” trebuie să includă semnul „Nu” și numărul de serie al cererii (vezi Exemplul 5).

4 Excepție fac documentele independente care nu au o parte de adresă, sunt trimise împreună cu o scrisoare de intenție unei organizații terțe (vezi Exemplul 4) și sunt indicate în scrisoare ca anexe. Aceste documente sunt întocmite într-o manieră standard, de ex. conform regulilor aplicabile anumitor tipuri de documente.