În management stocuri Excel este un instrument indispensabil. Să ne uităm la un exemplu.

Sarcina cumpărătorului este să monitorizeze în mod constant ce bunuri trebuie comandate de la furnizor și care, dimpotrivă, sunt prea numeroase și trebuie vândute rapid (pentru a nu trebui să fie distruse ulterior din cauza termenelor de expirare) . Folosind acest exemplu, voi arăta cât de ușor este să obțineți informații valoroase dintr-o gamă largă de date și, pe baza acesteia, să luați decizii inteligente, raționale, care vor aduce beneficii mari (adică mulți bani). Informația inițială este, desigur, mărfurile rămase în depozit. Cu toate acestea, tarifele de vânzare pentru diferite produse sunt diferite, astfel încât datele doar despre cantitatea de mărfuri din depozit nu au suficiente informații. Un produs se vinde in 10 bucati. pe lună, încă - 100 buc. pe lună. Evident, aceeași cantitate de marfă din depozit va însemna o perioadă diferită de vânzare pentru care soldurile vor fi suficiente. Prin urmare, pentru analiză trebuie să implicați date despre ratele de vânzare. De obicei, acest rol este jucat de vânzările medii pentru perioada anterioară. Să le luăm.

Tabelul original va arăta astfel.

Lucrul de analiză începe cel mai adesea cu acest tip de date. inventar. Puteți să vă uitați la numere mult timp, dar fără pregătire specială și echipament special este absolut imposibil să înțelegeți de unde să comandați ce și ce să faceți în general. Repet asta acest exemplu este destinat să demonstreze numai utilizarea corectă a Excel, astfel încât secretele de gestionare a inventarului nu vor fi divulgate. Urmărim cum un ghid gata de acțiune iese dintr-o grămadă de numere.

Mai întâi, să adăugăm o altă coloană la tabel, în care se va calcula stocul în luni (raportul soldurilor la vânzările medii), apoi vom colora tabelul într-un mod lizibil și plăcut pentru ochi. Ceva de genul acesta.

Dintr-un astfel de tabel este deja posibil să tragem câteva concluzii. Să presupunem că timpul necesar pentru livrarea mărfurilor la depozit este de 1 lună. Acum priviți cu atenție ultima coloană. Stocul unor bunuri este mai mic de 1 lună, ceea ce înseamnă că, dacă plasați o comandă chiar acum, lipsa nu poate fi evitată, deoarece mărfurile vor fi vândute înainte de livrarea unui nou lot. Este urgent să plasați o nouă comandă și, de asemenea, să preveniți o situație similară în viitor, deoarece o lipsă de bunuri înseamnă pierderi de profit și suferință mentală pentru clienți.

De asemenea, este clar că stocul unor bunuri este semnificativ mai mare de o lună. Acest lucru poate însemna că banii au fost înghețați în mod nerezonabil. Fondurile înghețate sunt și ele rele (trebuie să iei împrumuturi și să plătești dobândă).

Astfel, în tabel puteți identifica mărfurile care ar trebui vândute mai repede și mărfurile care trebuie comandate urgent de la furnizor. Acest exemplu este simplificat, în realitate, volumul de date și numărul de condiții și restricții sunt de zeci și sute de ori mai mari. Sortimentul poate consta din mii de articole. Prin urmare, chiar dacă calculăm ultima coloană, care arată timpul pentru care va dura stocul, ne poate dura o săptămână pentru a studia starea depozitului. Între timp, va trece o săptămână, situația se va schimba și va trebui să actualizați din nou datele. În general, deși acest tabel reflectă informatii utile, dar nu este potrivit pentru utilizare operațională. Pentru mai precise, vizuale și lucru rapid trebuie făcute completări la masă. Una dintre preferatele mele Funcții Excel- formatare condiționată. Esența sa este că atunci când apare o anumită condiție, celula își schimbă formatul (font, culoare etc.). Această funcție V modul automat denotă valori critice, adică bunuri cu care trebuie făcut ceva urgent. Este clar că toate setările și calculele depind de sarcina specifică. De exemplu, suntem, în primul rând, foarte interesați să prevenim lipsurile, adică disponibilitatea maximă posibilă a întregului sortiment în depozit. Pentru a face acest lucru, trebuie să monitorizați cu atenție stocurile, adică să nu permiteți scăderea nivelului lor sub 1 lună de vânzări (timp de reaprovizionare).

Folosind funcția formatare condiționată, farfuria noastră poate arăta așa.

Nu am pictat manual nimic, sincer. O singură dată am stabilit condiția și proba pentru colorare, iar Excel însuși a colorat totul. Este clar că trei produse au atins niveluri critice și lipsurile sunt inevitabile. Informațiile dintr-un astfel de tabel sunt percepute instantaneu și practic nu există nicio șansă de a rata ceva. Cu toate acestea, faptul că există mai puțin de 1 lună de vânzări de mărfuri indică prezența unei probleme existente. Ar trebui să încercați să evitați problemele, adică să comandați un produs atunci când stocul său este puțin mai mare de 1 lună de vânzări. În acest caz, când sosește următorul lot, va mai rămâne stoc din lotul anterior în depozit. Lipsurile pot fi evitate. Semnul va străluci cu culori noi.

Se vede că trebuie plasată urgent o comandă pentru 6 articole. Mai mult, 3 dintre ele sunt deja insuficiente; Dar mai bine mai târziu decât niciodată. Luminozitatea culorilor corespunde nivelului de pericol.

Acum imaginați-vă că mărfurile sunt transportate de la diferiți furnizori și că comenzile trebuie planificate în avans, să zicem, cu 2 săptămâni înainte de trimiterea cererii. Prin urmare, atunci când stocul unui produs este mai mic de 2 luni de vânzări, dar nu a ajuns încă la 1,5 luni, trebuie să știm despre acesta. Uşor!

Celulele verzi sunt bunurile care ar trebui să fie comandate în viitorul apropiat.

Deci, manipulări simple peste teancul inițial de date omogene „gri” ne permit să obținem informatii importante că trebuie să comandați urgent 6 articole și să plănuiți să comandați încă 6 articole în viitorul apropiat.

Există de sute de ori mai multe condiții reale și variante de probleme, dar toate pot fi rezolvate la fel de repede ca în exemplul de mai sus. Pentru a face acest lucru este nevoie de: a) să cunoașteți metodologia soluției; b) utilizați eficient instrumentele disponibile în Excel.

Această abordare a utilizării Excel în gestionarea stocurilor duce la o reducere a timpului de înțelegere și procesare a datelor, la o reducere a erorilor și la o reducere a oboselii de la lucrul cu numere.

În prezent, numărul diferitelor rapoarte care sunt pregătite de toate departamentele organizațiilor este în continuă creștere. Foarte des, întreprinderile automatizează raportarea bazată pe diverse produse software (SAP, 1C, Intalev etc.). Dar chiar și în acele organizații în care sistemul este „automatizat”, nu se pot descurca fără să folosească Excel. Din moment ce în produse software, care sunt folosite pentru automatizare, sunt așezate principii generale construirea de rapoarte și fiecare întreprindere este unică, este dificil să unificați toate rapoartele în produse software specializate și, uneori, este imposibil să faceți acest lucru. Și în acest caz, electronic tabele Excel. Acestea vă permit să finalizați rapoarte, să prezentați informațiile obținute la descărcarea de pe același 1C, în forma necesară și, uneori, chiar servesc ca program principal pentru menținerea managementului și a altor rapoarte.

programul Excel este una dintre cele mai populare printre pachet de bază Microsoft Office. Managerul de vânzări, folosind tabele, efectuează o muncă sistematică cu clienții. Secretarul ține evidența tuturor reglementărilor locale, corespondența sau pregătește diagrame pentru o întâlnire de producție. Un economist prelucrează informațiile primare și calculează indicatorii de performanță ale companiei. Foile de calcul sunt cele mai multe program popular folosit de angajati diverse serviciiși diverse domenii de activitate.

În special program util se dovedește a fi pentru angajații direcțiilor financiare și economice și ai contabilității, dacă îi sunt încredințate funcțiile de planificare și menținere a contabilității de gestiune. Excel pentru un contabil oferă capacitatea de a consolida datele, permițându-vă să combinați informații din mai multe fișiere într-unul singur. Vă permite să selectați informațiile de care aveți nevoie prin crearea de tabele separate sau ascunderea datelor în tabelul original. Vă permite să sistematizați informațiile disponibile în funcție de caracteristicile cerute și să rezumați rezultatele.

Într-un fel sau altul, contabilitatea în Excel va deveni mult mai ușoară dacă stăpânești câteva tehnici utile care îți pot accelera munca cu datele. Aflați cum Excel poate fi util unui contabil în exemplele pe care le-am pregătit. Următoarele exerciții în Excel pentru munca contabililor vor fi nu doar utile, ci pur și simplu necesare.

Un instrument Excel fundamental

Pe lângă responsabilitățile directe, unui contabil i se pot atribui funcțiile de pregătire a propunerilor comerciale, calcularea prețurilor contractelor etc. Pentru a efectua calcule, este necesar să se aplice diverși coeficienți și ajustări, precum și să se convertească prețurile. Și cel mai important, efectuați toate acțiunile rapid și fără a vă compromite principalele responsabilități.

Excel pentru un contabil va ajuta la pregătirea documentului principal, care poate fi efectuat pe foaia principală, și la calcule suplimentare pe cele separate.

Deci, atunci când recalculați cursul de schimb, puteți specifica prețul într-o celulă, cursul de schimb în a doua, iar în a treia setați formula de conversie (= prima celulă * a doua celulă), apoi apăsați Enter și obțineți prețul în ruble . În prima foaie, puteți pune „=” în celula dorită, mergeți la a doua foaie și indicați a treia celulă cu totalul. Apăsați pe Enter din nou și obțineți rezultatul.

Dacă este necesar să efectuați astfel de calcule pentru un număr mare de puncte în care doar prețul se modifică, atunci puteți utiliza o tehnică fundamentală Excel - formule de completare automată sau glisare.

Abilitatea de a desena formule este una dintre funcțiile de bază ale programului. Automatizează procesul de calcul al datelor într-un tabel, fără a scrie în mod repetat aceeași formulă. Puteți întinde formulele după cum urmează.

În bara de formule, setați egal și legătura către celula din tabel cu datele sursă (=A3). După aceasta, obținem pur și simplu o duplicare a valorii din tabel. Când trageți această celulă, veți obține o copie a tabelului cu date care se vor schimba în consecință odată cu schimbarea informațiilor din tabelul original. Acesta este un exemplu de întindere a celulelor fără intervale de fixare.

Puteți fixa un link pentru a-l păstra același, indiferent dacă îl trageți complet, pe rând sau pe coloană. Remedierea se face în bara de formule folosind semnul $. Acest semn este plasat în fața acelei părți a coordonatelor din legătura care trebuie fixată:
$ înaintea unei litere – fixare pe coloană - $С1
$ înainte de un număr – fixare de-a lungul liniei - С$1
$ înainte de literă și număr – fixarea completă a celulei - $C$1.

Numărarea zilelor calendaristice

Excel poate deveni un asistent indispensabil chiar si in asa ceva actiuni simple, cum ar fi numărarea zilelor calendaristice. Un contabil trebuie să știe exact câte zile au existat într-o anumită perioadă pentru a calcula dobânda, valoarea penalităților, penalităților, împrumuturilor și altele asemenea.

Dacă aceasta este o perioadă scurtă de timp, atunci este ușor să o calculați folosind un calendar, dar pentru efectuarea de calcule regulate, acest format este destul de incomod. În astfel de situații, Excel vine în ajutorul contabilului.

Pentru a efectua calculele, trebuie să selectați trei celule goale din tabel. Trebuie să scrii într-una data de începere, al doilea final, iar pe al treilea îl lăsați gol pentru a obține rezultatele.

Apoi, selectați a treia celulă și faceți clic pe „Inserare funcție”, o puteți găsi lângă pictograma ¶x. După ce faceți clic, va apărea fereastra „Asistent de funcții”. Din lista „Categorie”, selectați „Dată și oră”, iar din lista „Funcție”, selectați „DAYS360” și apăsați butonul OK. În fereastra care apare, trebuie să introduceți valorile datei de început și de sfârșit. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe celulele tabelului cu aceste date, iar în linia „Metodă” puneți una și faceți clic pe OK. Dacă valoarea totală nu este reflectată într-un format numeric, trebuie să verificați formatul celulei: faceți clic dreapta și selectați „Format celulă” din meniu, setați „Format număr” și faceți clic pe OK.

De asemenea, puteți număra zilele în acest fel: în a treia celulă, tastați = DAYS 360 (B1; B2; 1). În paranteze, trebuie să indicați coordonatele primelor două celule cu date, iar pentru metodă, setați valoarea la unu. Când calculați dobânda pentru săptămâni, puteți împărți numărul de zile rezultat la 7.

De asemenea, puteți adăuga sau scădea orice număr de zile la dată. Pentru a face acest lucru, trebuie să scrieți data într-o celulă, să plasați un semn egal în a doua, apoi să faceți clic pe celula cu data și să tastați „+” sau „-” și numărul necesar de zile.

Sortarea datelor

O funcție foarte convenabilă care vă permite să plasați datele în ordine crescătoare/descrescătoare. De asemenea, puteți sorta datele pentru a organiza înregistrările după dată.

Pentru a efectua această acțiune, trebuie să selectați zona care necesită sortare. Apoi puteți face clic pe butonul „Sort Ascending” din rândul de sus al meniului „Date”, îl veți găsi lângă semnul „AY”. Datele dvs. vor fi aranjate de la cel mai mic la cel mai mare în prima coloană selectată.

Tabelele Excel pentru contabili vă permit să sortați datele începând de la prima coloană selectată. Dacă ați selectat celule de la stânga la dreapta, secvența va fi efectuată în coloana din stânga. Dacă de la dreapta la stânga, atunci în dreapta.

Dacă trebuie să sortați datele după coloana din mijloc, puteți utiliza meniul „Date” - „Sortare” - „Sortificare intervale”. În secțiunea „Sortare după”, trebuie să selectați o coloană și un tip de sortare.

Lucrul cu mese lungi

Foile de calcul Excel pentru un contabil sunt un instrument de lucru multifuncțional care conține o mulțime de informații pentru raportarea și efectuarea calculelor curente. Când imprimați un tabel care nu se încadrează pe o singură coală, puteți plasa „antetul” acestuia pe fiecare pagină separată, ceea ce va facilita găsirea datelor necesare. Pentru a face acest lucru, selectați „Fișier” - „Setări pagini” din meniu și fila „Foaie”. Plasați cursorul pe „Rânduri de la capăt la capăt” sau „Coloane de la capăt la capăt” și în tabel faceți clic pe rândurile care trebuie plasate pe fiecare foaie.

De asemenea, puteți utiliza anteturi și subsoluri pentru a lucra cu astfel de documente. Ei notează datele necesare, cum ar fi data, numerele foilor, numele compilatorului etc. Configurarea anteturilor și subsolurilor este disponibilă în „Setări pagini” - „Antet și subsol”. Există opțiuni de marcare gata făcute disponibile sau posibilitatea de a le adăuga pe ale dvs.

Pe lângă tehnicile utile pentru lucrul în Excel, un contabil trebuie să-și stăpânească tastele rapide.

Un set de taste rapide Excel de care nu te poți lipsi

Utilizarea acestor comenzi rapide de la tastatură în Excel vă va accelera munca și vă va ajuta să efectuați analiza datelor, să creați grafice și să formatați tabele.

• F4 - la introducerea unei formule, ajustează tipul de legături (relative, fixe). Poate fi folosit pentru a repeta ultima acțiune.
• Shift+F2 - editarea notelor
• Ctrl+; - intrare data curentă(pentru unele computere Ctrl+Shift+4)
• Ctrl+’ - copierea valorilor celulei situate deasupra celei curente (pentru unele computere combinația Ctrl+Shift+2 funcționează)
• Alt+F8 - deschide editorul de macrocomenzi
• Alt+= - însumează intervalul de celule situate deasupra sau în stânga celulei curente
• Ctrl+Shift+4 - determină formatul monedei celulei
• Ctrl+Shift+7 - setarea marginii exterioare a intervalului de celule selectat
• Ctrl+Shift+0 - definirea formatului general al celulei
• Ctrl+Shift+F - combinația deschide o casetă de dialog pentru formatarea celulelor
• Ctrl+Shift+L - activați/dezactivați filtrul
• Ctrl+S - salvați fișierul (salvați cât mai des posibil pentru a nu pierde date valoroase).

Utilizarea tastelor de comandă rapidă și a tehnicilor utile în Excel vă va simplifica și accelera munca numai dacă aveți deja cunoștințe suficiente despre acest program. Dacă doriți să vă îmbunătățiți nivelul și să utilizați mai eficient foile de calcul pentru a efectua contabilitatea în Excel, puteți descărca cartea gratuit