ลูกค้า onlinePBX แบ่งออกเป็นสองส่วน บางคนรู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ คนอื่นๆ เริ่มต้น: พวกเขาคว้าทุกสิ่งติดต่อกัน แก้ปัญหาสองหรือสามปัญหาในเวลาเดียวกัน และลืมสิ่งพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงการกระจายสายเรียกเข้าไปยังผู้จัดการที่รับผิดชอบ

ผู้จัดการการติดต่ออัจฉริยะ

ICM หรือ Intelligent Contact Manager กระจายสายเรียกเข้าระหว่างผู้ใช้ ICM เพิ่มความเร็วในการทำงานของผู้จัดการ - พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาและโอนลูกค้าไปยังเพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบ และลูกค้าไม่จำเป็นต้องอธิบายเรื่องเดียวกันให้ผู้จัดการคนละคนฟัง ทุกคนชนะ

ก่อนหน้านี้ ICM พิจารณาจากฐานข้อมูลภายในว่ามีสายเข้า/โทรออกไปยังหมายเลขนี้หรือไม่ หากมี PBX จะเชื่อมต่อหมายเลขดังกล่าวกับผู้จัดการคนสุดท้าย ถ้าไม่เป็นไปตามสถานการณ์มาตรฐาน

มีอะไรใหม่

คำจำกัดความของบุคคลที่รับผิดชอบจากระบบ CRM ทำงานและได้รับการกำหนดค่าแยกต่างหาก ใช้เวลาในการตั้งค่านานกว่าและอธิบายทางโทรศัพท์ได้ยาก ดังนั้นเราจึงสร้างฟีเจอร์นี้ไว้ใน ICM คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกลิงก์จาก amoCRM และวางลงในการตั้งค่า onlinePBX ของคุณอีกต่อไป เพียงเชื่อมต่อตัวจัดการผู้ติดต่ออัจฉริยะและรวมไว้ในสคริปต์การโทรก็เพียงพอแล้ว

หลังจากระบุผู้ใช้สำหรับการโอนแล้ว ICM แบบเก่าก็ส่งการโทรโดยไม่กลับไปที่สคริปต์ ลองนึกภาพว่าส่วนขยายออฟไลน์อยู่ มีการเรียกใช้การส่งต่อและโอนสายไปยังโทรศัพท์มือถือ แต่พนักงานกำลังโรมมิ่ง ป่วย หรือทำสมาร์ทโฟนหาย - การโทรจะไม่ไปไหน สิ่งนี้จะเกิดขึ้นกับความพยายามทั้งหมดที่จะผ่านไปได้ ลูกค้าจะออกไปในขณะที่พนักงานกลับไปทำงาน

วิธีการตั้งค่า

ICM มีการเชื่อมต่อเหมือนกับบริการอื่นๆ ใน แผงควบคุม → การตั้งค่า- มีหมายเลขต่อมาตรฐาน - 6100

1. ในสนาม รหัสพื้นที่ระบุคำนำหน้า หมายเลขโทรศัพท์: 495 สำหรับมอสโก, 812 สำหรับเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก หรือ 343 สำหรับเยคาเตรินเบิร์ก สำหรับกรณีที่ผู้ดำเนินการทำงานกับหมายเลขท้องถิ่นโดยไม่มีรหัส
2. เพิ่มส่วนขยายให้กับข้อยกเว้นซึ่งกฎ ICM จะไม่ทำงาน ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการต้องพูดคุยกับลูกค้าเพื่อที่ว่าเมื่อลูกค้าโทรมาอีกครั้ง พวกเขาจะไม่ได้เชื่อมต่อกัน ให้เพิ่มหมายเลขของผู้อำนวยการเข้าไปในข้อยกเว้น
3. แหล่งที่มาแบ่งออกเป็นสองประเภท: พร้อมใช้งานและใช้งานอยู่ อาจมีสี่รายการ: ฐานข้อมูล ICM ผู้ติดต่อจาก amoCRM, Bitrix24 หรือ Megaplan แหล่งที่มาที่ใช้งานอยู่จะถูกจัดเรียงตามลำดับ - แหล่งที่อยู่อันดับต้นๆ จะถูกตรวจสอบก่อน ตัวอย่างเช่น ติดตั้ง amoCRM ก่อน จากนั้นจึงติดตั้ง ICM หากคุณต้องการระบุบุคคลที่รับผิดชอบจาก CRM แต่ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบโดยใช้ฐานข้อมูล PBX ภายใน
4. ทำเครื่องหมายในช่องเพื่อโอนสายไปยังผู้ใช้และโทรศัพท์มือถือ ล้างการโทรภายในเท่านั้นและโอนสายไปยังคิวหรือกลุ่มเมื่อผู้ใช้ออฟไลน์หรือไม่ว่าง
5. ใส่หมายเลข ค่าเริ่มต้นโดยที่การโทรจะถูกโอนหากไม่พบผู้จัดการที่รับผิดชอบหรือไม่ได้เชื่อมต่อกับ PBX

เขียนความคิดเห็นว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับการอัปเดตตัวจัดการการติดต่ออัจฉริยะ

เลขานุการคือหน้าตาของบริษัท และส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถในการรับสายตรงเวลาและกระจายสายอย่างถูกต้อง บทความนี้ให้อัลกอริทึมการกระจายการโทรที่มีประสิทธิภาพ

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

ความประทับใจขององค์กรขึ้นอยู่กับการรับสาย นั่นเป็นเหตุผล เลขานุการสิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีตอบคำถามที่ซับซ้อนอย่างมืออาชีพ โอนสายเรียกเข้าอย่างถูกต้อง กำจัดสายที่ไม่จำเป็น และในขณะเดียวกันก็ไม่พลาดข้อมูลอันมีค่า

วิธีทำงานกับสายเรียกเข้า อัลกอริธึมพร้อม

การพูดโทรศัพท์ถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง เพื่อสื่อสารอย่างมืออาชีพทางโทรศัพท์และกระจายสายเรียกเข้าอย่างมีความสามารถ พัฒนาความสามารถในการกำหนดความคิดของคุณอย่างชัดเจนและสร้างความสัมพันธ์กับผู้คน เตรียมพร้อมที่จะดำเนินการเจรจา นำเสนอบริษัทและผู้จัดการ และรู้วิธีการกระจายสายโทรศัพท์ในสำนักงานอย่างถูกต้อง

ในทุกสถานการณ์ จงสงบสติอารมณ์และอย่าแสดงความไม่พอใจกับพฤติกรรมของคู่สนทนาของคุณ - ไม่ว่าจะเป็นน้ำเสียงหรือคำพูด

เมื่อรับและส่งสายเรียกเข้า กระทำไม่ได้ คือ หงุดหงิด พูดจาไม่สุภาพ ทำความคุ้นเคย พูดจาสั่งสอน

มีสองวิธีในการรับและกระจายสายโทรศัพท์ - ด้วยตนเองและ อัตโนมัติ- ขอบเขตของการประยุกต์ใช้แต่ละวิธีจะขึ้นอยู่กับความเป็นไปได้และความสามารถขององค์กร

เราจะพิจารณา ตัวเลือกด้วยตนเองการรับและกระจายสายในสำนักงาน ในกรณีนี้เลขานุการเป็นบุคคลหลักที่ควบคุมแต่ละขั้นตอนของขั้นตอนนี้ ซึ่งโดยทั่วไปสามารถนำเสนอในรูปแบบของอัลกอริทึมที่แสดงในแผนภาพที่ 1

แผนภาพที่ 1 อัลกอริทึมในการรับสายเรียกเข้า

นี่คือตัวอย่างการรับและกระจายสายและแฟกซ์โดยใช้อัลกอริทึมนี้:

- บริษัท " เทคโนโลยีการสื่อสาร", สวัสดีตอนเช้า.
- ฉันยินดีที่จะช่วยคุณ

คำทักทายที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับช่วงเวลาของวัน มาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปคือทางเลือก” สวัสดีตอนเช้า" - จนถึง 11.00 น. ถึง 17.00 น. - " สวัสดีตอนบ่าย" และหลัง 17.00 น. - " สวัสดีตอนเย็น».

หากคุณกำลังรับสายภายในองค์กร เพียงตั้งชื่อแผนกและแนะนำตัวเองด้วยชื่อ:

- ห้องรับรองผู้อำนวยการ. ตาเตียนา.

อัลกอริธึมที่ใช้กระจายการโทรมีดังต่อไปนี้:

จำนวนโครงการที่ 2 อัลกอริธึมการกระจายการโทร

จะเชื่อมต่อสมาชิกกับผู้จัดการได้อย่างไร?

– ขอบคุณสำหรับข้อมูล. ฉันจะโทรกลับแอนนา

เมื่อคุณเรียนรู้ศิลปะในการรับโทรศัพท์อย่างถูกต้องแล้ว โปรดจำไว้ว่า คำที่คุณเลือกพูดจะเป็นตัวกำหนดโทนเสียงของบทสนทนาที่เหลือ ไม่สามารถแสดงความคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพและชัดเจน, ขาดวัฒนธรรมในการสื่อสารทางโทรศัพท์, ความไม่รู้ในพื้นที่ทำงานของคุณ, ไม่สามารถหลบหนีจากสถานการณ์ความขัดแย้ง - ทั้งหมดนี้กำหนดภาพลักษณ์ของคุณและภาพลักษณ์ของ บริษัท ที่คุณ ทำงานระหว่างหุ้นส่วนของคุณ

วลีสากลใดบ้างที่จะช่วยคุณในการสนทนาทางโทรศัพท์

ลองดูวลีที่มีชื่อเสียงซึ่งจะช่วยเมื่อรับสายเรียกเข้าและกระจายสาย (ตารางที่ 1) สิ่งสำคัญคืออย่าระบายอารมณ์ด้านลบ ยิ้มให้กับตัวเองเมื่อคุณรับโทรศัพท์ ข้อกำหนดหลักสำหรับกระบวนการรับและกระจายสายโทรศัพท์คือความกระชับและเนื้อหาของการสนทนา ยิ่งบรรทัดมีภาระมากเท่าใด ระยะเวลาควรสั้นลงเท่านั้น การสนทนาทางโทรศัพท์.

ตารางที่ 1. วลีที่จะช่วยคุณในการกระจายสายเรียกเข้า

วิธีปกป้องเจ้านายของคุณจากการโทรที่ไม่จำเป็นมีอธิบายไว้ในบทความเรื่อง .

วิธีพูดโทรศัพท์อย่างสุภาพและสุภาพ

นอกเหนือจากการใช้อัลกอริธึมพื้นฐานและการใช้วลีเทมเพลตสากลแล้ว เราขอแนะนำให้จดคำเตือนพิเศษสำหรับการทำงานด้วย ประกอบด้วยคำแนะนำในการรับสายที่บริษัทรับและจัดการสายอย่างมืออาชีพ (ตารางที่ 2)

ตารางที่ 2. บันทึก “ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารทางโทรศัพท์”

หากบริษัทรับสายจำนวนมาก แนะนำให้ทำให้กระบวนการรับและกระจายสายเป็นแบบอัตโนมัติ เทคโนโลยีสมัยใหม่อนุญาตให้คุณทำเช่นนี้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกระจายสายสามารถพบได้ในบทความที่ .

สายเรียกเข้าในแต่ละสายสามารถกระจายตามสถานการณ์ของตนเองได้ สามารถรับได้โดยสมาชิกภายในเฉพาะและกลุ่มสมาชิกทั้งหมดซึ่งเรียกว่ากลุ่มรับสาย ด้วยฟังก์ชันนี้ จึงมีการจัดระบบคอลเซ็นเตอร์สมัยใหม่ (คูลเซ็นเตอร์) เพื่อกระจายสายเรียกเข้าอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถใช้สิ่งต่อไปนี้: ฟังก์ชั่น mini-PBX ในฐานะผู้ให้บริการรถยนต์ (DISA) พร้อมความสามารถในการหมุนหมายเลขสมาชิกภายในที่ต้องการโดยไม่ต้องผ่านเลขานุการและ ข้อความเสียงซึ่งนอกจากนี้ ยังทำให้สามารถฝากข้อความเสียงไปยังสมาชิกภายในของ PBX ที่เฉพาะเจาะจงได้

หากผู้ประกอบการทั้งหมดเข้ามา ในขณะนี้ไม่ว่าง สามารถพักสายได้ ในระหว่างนี้ลูกค้าจะคุ้นเคยกับข้อเสนอล่าสุดหรือข่าวสารของบริษัท หรือเพียงแค่ฟังเพลง

การสื่อสารขาออก

แต่ละส่วนขยายจะได้รับการกำหนดรายการสายที่สามารถโทรออกได้ นี่เป็นสิ่งจำเป็น ประการแรก เพื่อกระจายการรับส่งข้อมูลขาออกในทุกสายอย่างเท่าเทียมกัน และประการที่สอง เพื่อห้ามการเข้าถึงสายที่เรียกว่า "โฆษณา" และรับประกันการรับสายเรียกเข้าจากลูกค้าฟรี

นอกจากนี้ผู้สมัครสมาชิกภายในของ PBX แต่ละรายจะได้รับการกำหนดความเป็นไปได้หรือการห้ามการเข้าถึงสายสื่อสารทางไกล การเข้าถึงผู้ให้บริการมือถืออาจถูกปฏิเสธหรืออนุญาต

หากสายทั้งหมดที่อนุญาตให้ผู้ใช้บริการไม่ว่างในขณะนี้ ก็เป็นไปได้ที่จะ "เข้าแถว" ทันทีที่บรรทัดแรกที่อนุญาตพร้อมใช้งาน สมาชิกจะได้รับสัญญาณเตือน

การแจ้งเตือนภายนอก

ฟังก์ชั่นนี้ทำให้สามารถโอนได้ ข้อความเสียงสำหรับพนักงานทุกคนผ่านทาง ลำโพงภายนอกหรือใช้สปีกเกอร์โฟนในตัวของโทรศัพท์ระบบ

นอกจากนี้ เมื่อใช้ฟังก์ชันนี้ คุณสามารถส่งข้อความถึงพนักงานเฉพาะเจาะจงว่าเขาถูกเรียกในสายดังกล่าวได้ ในกรณีนี้พนักงานสามารถรับโทรศัพท์ใกล้ตัวเขาที่สุด กดรหัสที่เหมาะสม และรับสายผู้สมัครสมาชิกภายนอกที่รอเขาอยู่

โหมดการทำงาน

Office PBX สามารถทำงานได้ใน โหมดต่างๆขึ้นอยู่กับช่วงเวลาของวัน มีโหมดการทำงานให้เลือก เช่น กลางวัน กลางคืน พักกลางวัน หรือพักกลางวัน สำหรับแต่ละโหมดเหล่านี้ สามารถกำหนดอัลกอริธึมการทำงานของสถานีของตัวเองได้

อัตราค่าโทร

หากจำเป็น การโทรเข้าและโทรออกทั้งหมดสามารถบันทึกและเรียกเก็บเงินได้โดยใช้วิธีพิเศษ ซอฟต์แวร์- จะชัดเจนว่าสมาชิกภายในคนใดโทรไปที่ไหนและเมื่อไรและพูดคุยกันนานแค่ไหน ใครรับสายเรียกเข้าและผู้สมัครสมาชิกรายใดที่ถูกส่งต่อ ในอนาคตสามารถเลือกข้อมูลนี้ได้ตามพารามิเตอร์ที่สนใจและนำเสนอในรูปแบบรายงาน

ฟังก์ชัน DISA-OGM

ฟังก์ชั่นของ mini PBX ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่ต้องการในปัจจุบันซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความไปยังสายได้เช่น:“ โทรหา บริษัท ดังกล่าวรอให้ผู้ดำเนินการตอบกลับหรือกดหมายเลขต่อด้วยเสียง โหมด." ในเวลาเดียวกัน หากลูกค้าที่โทรมาทราบหมายเลขภายในของพนักงานบริษัทที่เขาต้องการ เขาก็จะสามารถโทรออกเพิ่มเติมและข้ามเลขานุการไปยังผู้สมัครสมาชิกภายในได้โดยตรง

นอกจากนี้ เมื่อใช้ฟังก์ชัน DISA คุณสามารถสร้างเมนูการเข้าถึงได้หลายระดับ เช่น: “กดหนึ่งเพื่อไปที่แผนกขาย กดสองเพื่อไปที่แผนกบริการ ฯลฯ” ฟังก์ชั่น “tree” ของ DISA สามารถแยกย่อยได้ค่อนข้างมาก และขึ้นอยู่กับรุ่น mini PBX

ฟังก์ชั่นพัก

สมมติว่าคุณกำลังสนทนากับลูกค้าและเพื่อตอบคำถามที่คุณต้องหยุดและปรึกษา หากคุณมีสำนักงาน PBX คุณจะไม่ต้องขัดจังหวะการสนทนาเพื่อสอบถามข้อมูล การใช้ฟังก์ชัน HOLD ก็เพียงพอแล้ว โดยระงับผู้สมัครสมาชิกไว้ การใช้ฟังก์ชันนี้คุณสามารถเข้าถึงได้ บริการที่จำเป็นหรือพนักงานอินเตอร์คอมหรือสายภายนอก ปรึกษาแล้วกลับไปยังบุคคลที่คาดหวัง ในกรณีนี้ ผู้สมัครสมาชิกจะได้ยินเพลงหรือวิดีโอแสดงข้อมูลในขณะที่ที่พักสายไว้

การสกัดกั้นการโทร

หากพนักงานบริษัทออกจากที่ทำงานแล้วโทรศัพท์ดังขึ้นในเวลานั้น คุณไม่จำเป็นต้องแยกตัวออกไปวิ่งไปที่โต๊ะของเขา เมื่อใช้ฟังก์ชันสกัดกั้นการโทร คุณสามารถรับสายจากอุปกรณ์ของคุณ บันทึกข้อมูลให้เพื่อนร่วมงาน หรือตอบคำถามของลูกค้าได้

อินเตอร์คอมและการควบคุมการล็อค

ฟังก์ชันนี้จะทำให้โทรศัพท์ PBX ในสำนักงานสามารถรับสายเรียกเข้าจากอุปกรณ์การโทรที่ติดตั้งอยู่ ประตูหน้าและสั่งเปิดล็อคระบบเครื่องกลไฟฟ้า

การสื่อสารการประชุม

บ่อยครั้งมีความจำเป็นต้องให้คู่สนทนาตั้งแต่สองคนขึ้นไปมีส่วนร่วมในการสนทนา พวกเขาสามารถเป็นสมาชิกภายในของสำนักงาน PBX หรือสมาชิกของเมืองภายนอกหรือเครือข่ายทางไกล งานนี้สามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน "Conference Communication" จำนวนผู้เข้าร่วมที่เป็นไปได้ในการประชุมดังกล่าวจะถูกกำหนดโดยแบบจำลอง ATS

การสื่อสารระดับไมโครเซลล์

ฟังก์ชันที่ขาดไม่ได้ใน mini PBX ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบการสื่อสารในสำนักงานขนาดใหญ่ คลังสินค้า ร้านค้า หรือโรงแรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสำนักงานตั้งอยู่คนละชั้น ในเวลาเดียวกัน พนักงานบริษัทหรือพนักงานบริการของโรงแรมแต่ละคนจำเป็นต้องเคลื่อนย้ายไปทั่วอาณาเขตหรือจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่งอย่างต่อเนื่อง แต่ในขณะเดียวกันก็ติดต่อกันอยู่เสมอ

ปัญหาที่ยากลำบากนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการจัดระบบการสื่อสารไมโครเซลลูลาร์ สาระสำคัญอยู่ที่ความจริงที่ว่าฐานมาตรฐาน DECT ที่เชื่อมต่อกับ mini PBX ตามจำนวนที่ต้องการนั้นถูกวางไว้ทั่วทั้งสำนักงาน (คลังสินค้า ร้านค้า โรงแรม) พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่จะได้รับโทรศัพท์วิทยุแบบไมโครเซลลูลาร์ โทรศัพท์แต่ละเครื่องมีหมายเลขภายในของตัวเองและเป็นสมาชิกเต็มรูปแบบของการแลกเปลี่ยนโทรศัพท์ในสำนักงาน ตอนนี้การติดต่อสมาชิกที่ต้องการหรือโอนสายไปให้เขาอย่างรวดเร็วไม่ใช่เรื่องยากไม่ว่าปัจจุบันเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม และที่สำคัญที่สุดคือระบบสื่อสารไมโครเซลลูล่าร์จะตรวจสอบระดับสัญญาณโดยอัตโนมัติและ "ถ่ายโอน" โทรศัพท์มือถือเมื่อเคลื่อนที่ไปรอบ ๆ อาณาเขตจากฐานหนึ่งไปยังอีกฐานหนึ่งโดยไม่รบกวนการสนทนา

การรวม mini-PBX หลายตัวไว้ในเครือข่ายเดียว

สมมติว่ามีสำนักงานหลายแห่งกระจายอยู่ทั่วมอสโก รัสเซีย หรือแม้แต่ทั่วโลก แน่นอนว่าการติดต่อแต่ละสำนักงานผ่านเครือข่ายในเมืองหรือทางไกล/ระหว่างประเทศไม่ใช่เรื่องยาก แต่การโทรจะถือเป็นสายเรียกเข้าปกติและคุณจะต้องติดต่อผ่านเลขานุการหรือกดหมายเลข ใช้เวลานานและที่สำคัญคือมีราคาแพง การใช้ Digital mini PBX คุณสามารถเชื่อมต่อสำนักงานทั้งหมดเป็นแห่งเดียวได้ เครือข่ายโทรศัพท์ผ่านช่องทาง VoIP หรือ ISDN ในกรณีนี้ เครือข่ายจะกลายเป็น "โปร่งใส" และคุณสามารถติดต่อผู้สมัครสมาชิกเครือข่ายโดยใช้หมายเลขภายในแบบสั้น ไม่ว่าผู้สมัครสมาชิกรายนี้จะอยู่ที่ใดก็ตาม

การจำแนกประเภทของ mini PBX

Mini PBX แตกต่างกันไปตามปัจจัยหลายประการ:

วิธีการใช้งาน: อนาล็อกและดิจิตอล สถานีดิจิตอลมีรายการฟังก์ชั่นเพิ่มเติมเมื่อเปรียบเทียบกับสถานีอะนาล็อก โดยเฉพาะสาย ISDN หรือสตรีม E1 สามารถเชื่อมต่อกับ mini PBX ได้

การกำหนดค่าพื้นฐาน เช่น จำนวนเมืองและสายภายใน (ตัวอย่างเช่น การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์ของ Panasonic มีการกำหนดค่าพื้นฐานดังต่อไปนี้: โทรศัพท์บ้าน 2 x 6 ภายใน, 3 x 8, 6 x 16 ฯลฯ)

การกำหนดค่าสูงสุด

ดังนั้นราคาของ mini PBX ในสำนักงานจะขึ้นอยู่กับประเภทของสถานีที่ติดตั้ง

ผู้ผลิตตู้สาขา PBX

Mini PBX เป็นอุปกรณ์ที่ซับซ้อนที่ช่วยแก้ปัญหามากมายในชีวิตธุรกิจของสำนักงาน ร้านค้า โรงแรม และสถาบันต่างๆ ที่ทันสมัย

ตู้สาขาพานาโซนิค KX-TDA30RU

KX-TDA30 PBX ได้รับการออกแบบมาสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง เป็นตัวแทนการแลกเปลี่ยนโทรศัพท์สำนักงานดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ เช่นเดียวกับตัวแทนรุ่นเก่าของซีรีส์นี้ Panasonic KX-TDA30 สามารถเชื่อมต่อผ่านช่อง VoIP และจัดระเบียบระบบสื่อสาร DECT ไร้สาย ซึ่งทำให้ PBX นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการสถานที่ห่างไกล สาขาในภูมิภาค รวมถึงการติดตั้งโทรศัพท์ในกระท่อมและชนบท บ้าน

โครงสร้างการแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติ KX-TDA 30 ได้รับการออกแบบให้เป็น หน่วยระบบ(ขนาด 275x376x117 มม.) พร้อมช่องแปดช่องสำหรับติดตั้งการ์ดเอ็กซ์แพนชัน และมีพอร์ตซูเปอร์ไฮบริด 4 พอร์ต (เช่น รองรับฟังก์ชัน DXDP) ในการกำหนดค่าเริ่มต้น

ข้อมูลจำเพาะ:

วัตถุประสงค์ของรายงานคือการให้ภาพที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Virtual PBX

การวิเคราะห์จะช่วยให้คุณเข้าใจประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์และตอบคำถามต่อไปนี้:

โครงสร้างของคำขอที่เข้ามาในแต่ละสถานการณ์คืออะไร?

ผู้โทรหยุดพูดในแต่ละสถานการณ์ในการดำเนินการหรือขั้นตอนใด

กลุ่มพนักงานจะพลาดสายในแต่ละสถานการณ์ได้อย่างไรและที่ไหน

เหตุใดจึงไม่ได้รับสายในแต่ละสถานการณ์?

รายงานยังช่วยให้แน่ใจว่ามีการกำหนดค่าระบบโทรศัพท์อย่างถูกต้อง นั่นคือ:

การดำเนินการในสคริปต์ได้รับการกำหนดค่าเพื่อให้สมาชิกไปถึงแผนกที่ต้องการโดยเร็วที่สุด (เราเข้าใจการถ่ายโอนหรือการดำเนินการ "เรียกใช้สคริปต์")

สถานการณ์สมมติสอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท

เลขที่ ปัญหาทางเทคนิคด้วยการรับสาย

วิธีใช้รายงาน

ใส่ใจกับขนาดของค่าในคอลัมน์ตาราง คอลัมน์ในแท็บสถานการณ์จำลองประกอบด้วยพารามิเตอร์ที่บ่งชี้จากมุมมองของการดำเนินการ VATS

โดยตัวเลือก- การโทรในคอลัมน์นี้ระบุว่าพนักงานเรียกใช้สคริปต์ด้วยตนเองผ่านตัวเลือกการสนทนาเรียกใช้สคริปต์ ในความเป็นจริง ผู้สมัครสมาชิกตกอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ถูกต้อง และผู้ดำเนินการถูกบังคับให้เปิดตัวอีกสถานการณ์หนึ่ง คุณอาจต้องสร้างสคริปต์เพิ่มเติมหากมีการเรียกตัวเลือกมากเกินไป

พร้อมโอน.การโอนสายภายในสถานการณ์ยังบ่งชี้ว่าสมาชิกรอนานเกินไปในการเชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญที่เขาต้องการ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการโอนสาย ให้เพิ่มมิติที่สอง เช่น การดำเนินการ ด้วยวิธีนี้ คุณจะพิจารณาว่าการดำเนินการใดที่การโอนสายเกิดขึ้นบ่อยที่สุด และสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อให้มีการโทรดังกล่าวน้อยลง

ไม่มีการพูดคุย- คอลัมน์แสดงจำนวนการโทรโดยมีระยะเวลาการโทรสุทธิเป็นศูนย์ เป็นไปได้ว่าคุณจะแก้ไขคำถามของสมาชิก เมนูเสียง และบันทึกได้ ข้อมูลอ้างอิง- ในอีกกรณีหนึ่ง สมาชิกไม่สามารถเข้าถึงผู้ให้บริการได้ ซึ่งบ่งชี้ถึงปัญหากับการตั้งค่า

สมบูรณ์.ตัวบ่งชี้นี้จำเป็นในการประมาณสัดส่วนของการโทรที่เสร็จสมบูรณ์ในสถานการณ์ที่กำหนด เปรียบเทียบจำนวนการโทรในคอลัมน์ผลรวมและจำนวนการโทรที่เสร็จสมบูรณ์ หากค่าแตกต่างกันมาก สคริปต์อาจไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ บางทีอาจต้องเรียกใช้สคริปต์อื่นด้วยเหตุผลบางประการ

ผ่านซ้ำ- คอลัมน์ระบุจำนวนการโทรที่มีการเรียกใช้สคริปต์อีกครั้ง บ่อยครั้งที่การส่งผ่านซ้ำหลายครั้งบ่งชี้ว่าระบบโทรศัพท์ไม่ได้ถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั่วไป ระยะเวลาการโทรโดยเฉลี่ย และระยะเวลาการโทรโดยเฉลี่ย- เปรียบเทียบพารามิเตอร์เพื่อประมาณเวลาที่ใช้ในการรอสายหรือการเชื่อมต่อกับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน การสนทนาที่สั้นหรือยาวเกินไปถือเป็นโอกาสที่จะพิจารณาการตั้งค่าสคริปต์ หัวข้อการอุทธรณ์ และคุณภาพของงานของผู้จัดการให้ละเอียดยิ่งขึ้น คุณสามารถฟังการโทรตามสคริปต์ในรายงานการโทร

ตัวกรองและมิติข้อมูลเพิ่มเติม

เพื่อความสะดวกในการทำงานกับข้อมูล ให้ใช้ตัวกรองตามพารามิเตอร์ ตัวอย่างเช่น กรองสถานการณ์ที่มีการโทรมากกว่า 0 ครั้งโดยไม่มีการสนทนา และระยะเวลารวมน้อยกว่า 10 วินาที

เพิ่มมิติข้อมูลที่สองเพื่อรับชิ้นส่วนข้อมูลเพิ่มเติม เราได้เพิ่มพารามิเตอร์ยอดนิยมเป็นมิติเพิ่มเติม: หมายเลขเสมือน ประเภทการโทร เหตุผลในการยกเลิก การดำเนินการ กลุ่ม

ตัวอย่างเช่น คุณมีหลายโครงการ และแต่ละโครงการได้รับการมอบหมายเป็นของตัวเอง หมายเลขเสมือน- ในกรณีนี้ สคริปต์การประมวลผลสามารถเป็นสคริปต์เดียวได้ หากต้องการดูการกระจายการโทรตามโปรเจ็กต์ ให้เพิ่มมิติเพิ่มเติม: หมายเลขเสมือน

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถวิเคราะห์ประสิทธิผลของกลุ่มพนักงานต่างๆ ที่ประมวลผลการโทรภายในสถานการณ์เดียวกันได้

เพื่อเริ่มต้นกับ ตู้สาขาเสมือน Gravitel ก็เพียงพอที่จะสร้าง 3 ได้ ขั้นตอนง่ายๆการตั้งค่า:

ในส่วน "พนักงาน" เราสร้างผู้ใช้ทั้งหมดของบริษัท
ในส่วน "แผนก" เรารวมพนักงานออกเป็นกลุ่มและตั้งกฎสำหรับการกระจายสายระหว่างพวกเขา
ในส่วน "หมายเลข" เราได้ตั้งค่าตรรกะการกระจายสายในบริษัท

มาดูรายละเอียดการตั้งค่าเหล่านี้กันดีกว่า:

1.1. วิธีเข้าสู่ระบบ Gravitel cloud PBX

หลังจากลงทะเบียนบนเว็บไซต์ของเราแล้วคุณจะได้รับ ตู้ไปรษณีย์คุณจะได้รับจดหมายพร้อมลิงก์ไปยังแผงการดูแลระบบ PBX ตามลิงค์นี้ครับ ในช่องเข้าสู่ระบบ ให้ป้อนชื่อผู้ใช้ตามค่าเริ่มต้น ผู้ดูแลระบบและรหัสผ่านสำหรับบัญชีนี้ เราจะดำเนินการตั้งค่าทั้งหมดในโดเมนทดสอบ ทดสอบ.gravitel.ru

1.2. การสร้างพนักงาน

เมื่อเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบ บัญชีส่วน "การตั้งค่า" - "พนักงาน" จะเปิดขึ้น

ในส่วนนี้ คุณจะต้องเพิ่มพนักงานของบริษัท คลิกที่ปุ่มที่เหมาะสมและกรอกแบบฟอร์ม

วันนี้ใน PBX คุณสามารถมอบหมายหนึ่งในสองบทบาท (สิทธิ์) ให้กับพนักงานได้: ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงส่วน "การตั้งค่า" และสามารถแก้ไขพนักงานคนอื่นได้ ในขณะที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ดังกล่าว

พนักงานจะใช้การเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านที่สร้างขึ้นเพื่อตั้งค่าโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรืออุปกรณ์สื่อสารบนคอมพิวเตอร์
หากพนักงานจะตั้งค่าโทรศัพท์หรืออุปกรณ์สื่อสารด้วยตนเอง ให้ระบุอีเมลของเขา เขาจะได้รับจดหมายพร้อมรายละเอียดการเข้าถึงและลิงก์ไปยังผู้สื่อสาร

หากพนักงานของคุณจะตั้งค่าโทรศัพท์หรือเครื่องสื่อสารของคุณ ผู้ดูแลระบบ, บันทึกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณเมื่อสร้างพนักงาน
เราขอแนะนำให้คุณตั้งค่าการส่งต่อไปยังทันที โทรศัพท์มือถือหากเขาไม่รับสายภายใน 5-10 วินาทีทางโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรือคอมพิวเตอร์
สร้างพนักงานที่เหลืออยู่ ในรายชื่อพนักงานที่สร้างขึ้น พนักงานที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบจะถูกเน้นด้วยตัวหนา

บันทึก: จำนวนพนักงานที่จะสร้างขึ้นอยู่กับแผนภาษีที่คุณเลือก

1.3. การจัดตั้งแผนกต่างๆ

แผนกต่างๆ จำเป็นต้องรวมพนักงานเข้าเป็นกลุ่มและตั้งค่าการกระจายสายระหว่างกัน ตามค่าเริ่มต้น จะมีการสร้าง "แผนกขาย" แผนกเดียว แต่คุณสามารถสร้างแผนกจำนวนเท่าใดก็ได้

ไปที่แผนกขายและย้าย "พนักงานบริษัท" ไปที่ตาราง "พนักงานแผนก" เพื่อให้รับสายเรียกเข้าได้ โปรดทราบว่าแผนกได้กำหนดหมายเลขต่อไว้แล้ว โดยปกติแล้ว จำเป็นสำหรับการสื่อสารภายในบริษัท เมื่อพนักงานโทรหาแผนกบัญชี เช่น (เขาต้องการนักบัญชี ไม่ใช่คนเฉพาะเจาะจง)

ตัวเลือกในการกระจายสายระหว่างพนักงานในแผนก:

ทุกคนพร้อมกัน. พนักงานทุกคนในแผนกนี้จะได้รับสายจากลูกค้าพร้อมกัน ทันทีที่พนักงานคนใดคนหนึ่งรับสาย สายนั้นจะถูกรีเซ็ตสำหรับส่วนที่เหลือ

ทีละคน ขั้นแรก การโทรจะไปที่พนักงานคนแรก จากนั้นไปยังพนักงานคนต่อไปโดยมีความล่าช้าเล็กน้อย (การโทรครั้งก่อนจะหยุดรับ) ความล่าช้าระหว่างการสลับสายและลำดับการเรียกพนักงานสามารถกำหนดค่าได้อย่างง่ายดายในอินเทอร์เฟซ

เพิ่มมากขึ้น คล้ายกับตรรกะ “ผลัดกัน” ยกเว้นว่าเมื่อมีการสลับการโทรไปยังพนักงานคนถัดไป การโทรจากพนักงานคนก่อนหน้าจะไม่ถูกลบออก

เราบันทึกแผนก คุณสามารถสร้างแผนกอื่นๆ ได้หากจำเป็น คุณจะสามารถดูรายการข้อมูลเกี่ยวกับแผนกที่สร้างขึ้นทั้งหมด พนักงานที่รวมอยู่ในแผนก และตรรกะการกระจายสาย

1.4. หมายเลขโทรศัพท์

หมายเลขโทรศัพท์แสดงรายการหมายเลขบริษัทที่ซื้อ/เชื่อมโยงทั้งหมด ที่นี่คุณกำหนดค่าตรรกะพื้นฐานสำหรับการกระจายสายเรียกเข้าจากไคลเอนต์ คุณสามารถตั้งค่าเสียงทักทายและอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวลาและวันในสัปดาห์

ตรรกะในการรับสายจะแสดงแบบกราฟิก ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลขมีการตั้งค่าบางอย่างอยู่แล้ว แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกที่ตัวเลข

การกำหนดเส้นทาง สายเรียกเข้าสามารถมีได้สองสถานการณ์: ตลอดเวลาและตามกำหนดเวลา

ในกรณีที่มีงานตามกำหนดเวลา สวิตช์เส้นทางจะปรากฏขึ้นระหว่างเวลาทำงานและนอกเวลางาน อย่าลืมตั้งเวลาเปิดทำการของบริษัทด้วย

ในช่วงเวลาทำงานคุณสามารถเลือกเส้นทางการโทรได้ 3 ทาง:

โทรหาแผนกใดแผนกหนึ่งของคุณ- การ์ดใบนี้ถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นและส่งไปยังแผนกขาย ที่ สายเรียกเข้าฝ่ายขายจะได้รับสายและจะกระจายสายไปยังพนักงานตามการตั้งค่าของแผนก

พนักงานเลขา- หากในบริษัทของคุณมีพนักงานคนหนึ่งรับสาย แล้วโอนสายให้ที่เหลือ ให้เลือกส่วนนี้

เมนูบริการตนเอง (เมนูเสียง)- หากคุณต้องการให้ลูกค้าเลือกว่าจะติดต่อแผนกไหนให้เลือกเมนูบริการตนเอง คุณสามารถตั้งค่าการโอนสายไปยังแผนก พนักงาน แฟกซ์ หรือเครื่องตอบรับอัตโนมัติได้ หากลูกค้าไม่กดรหัสภายใน 5 วินาที การโทรจะถูกโอนตามกฎที่กำหนด (ในกรณีนี้จะเชื่อมต่อกับฝ่ายขาย) เราขอแนะนำว่าอย่าทำให้เมนูเสียงซับซ้อนและทำทุกอย่างเพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงผู้จัดการของคุณได้เร็วขึ้นและไม่มีการดำเนินการที่ไม่จำเป็น

เวลาไม่ทำงานได้รับการกำหนดค่าตามหลักการเดียวกัน ยกเว้นลอจิกเส้นทาง

ตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ที่เหลือทั้งหมดในลักษณะเดียวกัน

1.5. กำลังดำเนินการตั้งค่าให้เสร็จสิ้น

เราได้เสร็จสิ้นการตั้งค่าพื้นฐานสำหรับการรับสายเรียกเข้าแล้ว ในส่วน "เพิ่มเติม" คุณสามารถตั้งค่าหมายเลขผู้โทรหลัก (การระบุหมายเลข) สำหรับการโทรออก (หากคุณมีสายจำนวนมาก) ตั้งค่าการรับแฟกซ์ เครื่องตอบรับอัตโนมัติ และ BLF