Ev - Emniyet
Yazılımın kullanımına ilişkin açıklama. Bilgisayar programları, antivirüsler ve yardım sistemleri nasıl dikkate alınır? Bir kuruluştaki yazılım siparişi

Kuruluş, bilgisayar programını kullanmak için münhasır olmayan haklar elde etti. Bilgisayar programının kullanım süresi lisans sözleşmesinde belirtilmemiştir. Kuruluş, programın kullanım süresini 12 ay boyunca bağımsız olarak belirledi. Kuruluşun programın kullanım süresini 12 ay olarak belirleme hakkı var mı, yoksa Sanatın 4. maddesine mi dayanılmalıdır? Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1235'i?

Konuyu değerlendirdiğimizde şu sonuca vardık:

Rusya Maliye Bakanlığı'nın açıklamalarına göre, söz konusu durumda bir bilgisayar programını kullanma hakkının edinilmesiyle ilgili masrafların muhasebeleştirilmesi süresi 5 yıl olmalıdır.

Ancak kanaatimizce 12 ay olmak üzere farklı bir silme süresi belirlemek mümkündür. Ancak bu durumda kuruluşun kararını mahkemede savunmaya hazır olması gerekir.

Sonucun gerekçesi:

Kaynak metin ve nesne kodu da dahil olmak üzere herhangi bir dilde ve herhangi bir biçimde ifade edilebilen her türlü bilgisayar programına (işletim sistemleri ve yazılım paketleri dahil) ilişkin telif hakları, edebiyat eserlerinin telif haklarıyla aynı şekilde korunur (Mad. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1261'i).

Ve bir esere ilişkin münhasır hakkın geçerlilik süresi Sanat tarafından belirlenir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1281'i sınırlıdır.

Bir programı bilgisayarda kullanma hakları, telif hakkı sahibi (lisans veren) tarafından başka bir kişiye (lisans sahibi) bir lisans sözleşmesi temelinde verilebilir (Medeni Kanunun 1235. maddesinin 1. fıkrası, 1286. maddesinin 1. fıkrası). Rusya Federasyonu). Bir lisans sözleşmesinin imzalanması, münhasır hakkın lisans sahibine devredilmesini gerektirmez (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1233. maddesinin 1. fıkrası).

Söz konusu durumda, kuruluş entelektüel faaliyetin sonucunu (bilgisayar programı) kullanmak için münhasır olmayan bir hak elde etti. Bu nedenle, bir bilgisayar programı maddi olmayan duran varlıklara dahil edilemez, çünkü PBU 14/2007 "Maddi olmayan varlıkların muhasebesi" nin 3. maddesi uyarınca, yalnızca kuruluşun münhasır haklara sahip olduğu nesneler maddi olmayan duran varlıklara dahil edilir.

Sonuç olarak, bir bilgisayar programı satın alma maliyetleri, maddi olmayan duran varlıkların başlangıç ​​maliyetini oluşturan sermaye maliyetleri olarak değerlendirilemez. Bir bilgisayar programını kullanma haklarını edinme maliyetleri, olağan faaliyetlere ilişkin harcamaların bir parçası olarak dikkate alınmalıdır (PBU 10/99 “Kuruluşun Giderleri” (bundan sonra PBU 10/99 olarak anılacaktır) madde 5, madde 7) .

PBU 10/99'un 19. paragrafına göre, giderlerin birden fazla raporlama dönemi boyunca gelir elde edilmesini belirlemesi ve gelir ile giderler arasındaki ilişkinin açıkça belirlenememesi durumunda, giderler raporlama dönemleri arasında makul bir şekilde dağıtılarak kar ve zarar tablosuna yansıtılır. dolaylı olarak tanımlanır veya belirlenir. Ayrıca, giderler, fonların fiili ödeme zamanına bakılmaksızın, oluştukları raporlama döneminde muhasebeleştirilir (PBU 10/99'un 18. maddesi).

Rusya Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1998 N 34n tarihli emriyle onaylanan Rusya Federasyonu'nda muhasebe ve mali raporlamanın sürdürülmesine ilişkin Yönetmeliğin 65. maddesi uyarınca, kuruluşun raporlama döneminde yaptığı ancak aşağıdakilerle ilgili giderler: izleyen raporlama dönemlerinde bilançoya ertelenmiş giderler olarak ayrı bir kalem olarak yansıtılır ve kuruluş tarafından belirlenen şekilde (eşit şekilde, üretim hacmiyle orantılı olarak vb.) hesaptan silinmeye tabi tutulur. bununla ilgililer.

Bu durumda, bir bilgisayar programı satın alma maliyetlerinin düşüleceği süre, bu programın kuruluşunun beklenen kullanım süresine göre kuruluş tarafından bağımsız olarak belirlenir.

Muhasebede kullanım süresinin belirlenmesinde herhangi bir kısıtlama olmadığını unutmayın.

Paragraflara göre vergi muhasebesinde. 26 fıkra 1 md. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 264'ü, bilgisayar programlarını kullanma hakkının edinilmesiyle ilgili giderler, üretim ve satışla ilgili diğer giderlere dahildir (madde 26, fıkra 1, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 264. maddesi) .

Madde 1 Sanat. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 272'si, masrafların işlem şartlarına göre bu masrafların ortaya çıktığı raporlama (vergi) döneminde muhasebeleştirilmesini öngörmektedir. İşlemin bu koşulları içermemesi ve gelir ile gider arasındaki bağlantının açıkça belirlenememesi veya dolaylı olarak belirlenememesi durumunda, giderler mükellef tarafından bağımsız olarak dağıtılır.

Sonuç olarak, eğer lisans sözleşmesi programın kullanım süresini belirlemiyorsa, o zaman vergi muhasebesinde kuruluşun bunu muhasebede olduğu gibi bağımsız olarak belirlemesi gerekir.

Ancak, Rusya Maliye Bakanlığı 23 Ekim 2009 N 03-03-06/1/681, 20 Nisan 2009 N 03-03-06/2/88, 17 Mart 2009 N 03- tarihli yazılarında 19.02.2009 tarih ve 03-06/2/48 sayılı K 03-03-06/2/25 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin ikinci fıkrasına göre; Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1235'i, lisans sözleşmesinde geçerlilik süresinin belirtilmemesi durumunda, sözleşmenin beş yıl süreyle yapıldığı kabul edilir.

Lütfen Sanatın 4'üncü maddesinin birinci paragrafındaki ifadeye dikkat edin. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 1235'i, sonuçlandırıldığı sürenin, telif hakkı sahibi (lisans veren) için belirlenen münhasır hakkın geçerlilik süresini aşamaz. Bu, lisans verenin fikri faaliyetin sonucuna ilişkin münhasır hakkı elden çıkarma hakkının, bu münhasır hakkın süresiyle sınırlı olduğu gerçeğini hatırlatır. Ve ikincisi önemli olmasına rağmen sonludur.

Dolayısıyla Rusya Maliye Bakanlığı'nın açıklamalarını takip edersek, söz konusu davada giderlerin muhasebeleştirilmesi için gereken süre 5 yıl olmalıdır.
Aynı zamanda, tahkim uygulamasına ilişkin bir analiz, sözleşmede bu tür hakların geçerlilik süresini belirtmediği için mahkemelerin sıklıkla bir programa yönelik münhasır olmayan hakları edinme maliyetlerini bir seferde silmeye karar veren vergi mükelleflerinin yanında yer aldığını göstermektedir. Hakimler karar verirken, sözleşmenin paragraflara uygun olarak bilgisayar programının kullanılmasına ilişkin bir süre belirlememesi nedeniyle hareket etmektedir. 26 fıkra 1 md. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 264'ü ve Sanatın 1. fıkrasının ikinci paragrafı. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 272'si, bilgisayar programlarını ve veritabanlarını kullanmak için münhasır olmayan hakların satın alınmasına ilişkin harcamalar, meydana geldikleri anda üretim ve satışla ilgili diğer giderlerin bir parçası olarak dikkate alınabilir. (örneğin, Volga Bölgesi Federal Anti-Tekel Hizmetinin 16 Şubat 2009 N A55 -9496/2008, FAS Kuzey-Batı Bölgesi'nin 10/15/2007 N A05-810/2007 tarihli kararlarına bakın).

Bu nedenle, hem muhasebe hem de vergi muhasebesinde, sözleşmenin kullanım süresine ilişkin bir koşul içermemesi durumunda, kuruluş, bir bilgisayar programını kullanma hakkının edinilmesine ilişkin masrafların muhasebeleştirilmesi için süreyi bağımsız olarak belirleme hakkına sahiptir. Kanaatimizce bu, bir defaya mahsus bir süreye kadar, kuruluşun haklı gösterdiği herhangi bir süre olabilir.

Her durumda, programların edinilmesine ilişkin masrafların silinmesi için son tarihler belirleme prosedürü, kuruluşun hem muhasebe hem de vergi muhasebesi muhasebe politikalarında belirlenmelidir.

Bununla birlikte, Rusya Maliye Bakanlığı'nın konumu dikkate alındığında, söz konusu davada giderlerin silinme süresinin beş yıldan az olması durumunda vergi anlaşmazlığı riski ortaya çıkmaktadır.

Böyle bir durumda örgütün mahkemede konumunu savunması gerekecek.

Hazırlanan cevap:
Hukuk Danışmanlığı Hizmeti Uzmanı GARANT
Zhuravlev Vyacheslav

Yanıt kalite kontrolü:
Hukuki Danışmanlık Hizmeti GARANT'ın İnceleyicisi
profesyonel Rodyuşkin Sergey

Materyal, Hukuk Danışmanlığı hizmetinin bir parçası olarak sağlanan bireysel yazılı istişare esas alınarak hazırlanmıştır. Servisle ilgili detaylı bilgi için servis yöneticinizle iletişime geçin.

İtibaren. .2013 No.________

“EZh” elektronik dergisinin eğitim kurumlarının faaliyetlerinin yönetimine tanıtılması hakkında

Okul yönetim süreçlerine yönelik bilgi desteğini geliştirmek amacıyla, Rusya Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın 26 Ağustos 2010 N 761n sayılı Kararı ve Bölüm 74'ün 74. Maddesi uyarınca bilgi teknolojilerinin tanıtımına dayalı eğitim sürecinin planlanması ve organize edilmesi Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun III. Bölümünün 12'si “Organize veya teknolojik çalışma koşullarındaki değişikliklerle ilgili nedenlerle taraflarca belirlenen iş sözleşmesi şartlarının değiştirilmesi"

“EJ'nin tanıtımı için çalışma planı” (Ek No. 1);

“Yaşam beklentisinin korunmasına ilişkin düzenlemeler” (Ek No. 2);

“Kamu hizmetlerinin ED sağlanmasına ilişkin düzenlemeler” (Ek No. 3);

“EJ kullanarak eğitim faaliyetlerinin kayıtlarını tutma talimatları” (Ek No. 4);

“EZh'de çalışırken yardım sağlanmasına ilişkin düzenlemeler” (Ek No. 5).

2. EJ'nin uygulanmasını, EJ'nin uygulanmasına yönelik Çalışma Programına (Ek No. 1) uygun olarak uygulayın.

3. Dersler, seçmeli dersler, kulüpler ve uzun süreli grup dersleri de dahil olmak üzere her türlü sınıf ve ders dışı aktiviteyi kaydetmek için EJ'yi kullanın.

4. Su Kaynakları Yönetimi Müdür Yardımcısı G.A. ve Abugalieva Yu.Kh. EJ'nin uygulanmasına yönelik Çalışma Programının uygulanması üzerinde kontrolün sağlanması.

5. Su Kaynakları Yönetimi Müdür Yardımcısı G.A. ve Abugalieva Yu.Kh. “Eğitim süreci” modülünde eğitim hayatının bilgi içeriğini sağlamak, ders öğretmenlerinin ve sınıf öğretmenlerinin eğitim hayatının bilgi içeriğine ilişkin çalışmalarının zamanındalığı ve doğruluğu ve ebeveynleri mevcut ve güncel konularda bilgilendirmenin zamanındalığı üzerinde kontrol düzenlemek Öğrencilerin son ilerlemesi ve katılımı.

6. Sistem yöneticisi E.A. Kozbaev'e, iş sorumluluklarına uygun olarak EZh operasyonunun teknik desteğini izleme sorumluluğunu atayın.

7. Sistem yöneticisi Kozbaev E.A.'ya, öğretmenlere iş sorumluluklarına göre eğitim kaynağının çalışmaları konusunda danışmanlık yapma sorumluluğunu atayın.

8. Emrin yerine getirilmesi üzerindeki kontrolümü saklı tutuyorum.

Okul müdürü M.D. Sultanova

Bütçe belediyesi eğitim kurumu "Akhtubinsk ortaokulu"

«Elektroniğin tanıtımı hakkında

2013-2014 eğitim-öğretim yılı sınıf dergisi »

27 Temmuz 2010 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu uyarınca. 210-FZ sayılı “Devlet ve belediye hizmetlerinin sağlanmasının organizasyonu hakkında”, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Aralık 2009 tarihli Emirleri. 1993-r ve 7 Eylül 2010 tarihli. 1506-r sayılı ve Eğitim, Spor ve Gençlik Dairesi Başkanlığı'nın 03/01/2011 tarih ve 23 sayılı emrine istinaden. “Dnevnik.ru bilgi eğitim ortamının uygulanması hakkında, bir öğrencinin mevcut durumu hakkında bilgi sağlamaya yönelik devlet hizmetinin uygulanmasına yönelik tedbirlerle bağlantılı olarak, Rusya Federasyonu eğitim kurumlarında elektronik not defterinin tanıtılması hakkında

  1. 1 Eylül 2013'ten itibaren, IOS “Dnevnik.ru” tabanlı bir elektronik derginin deneme uygulamasına yönelik çalışmalar düzenleyin.
  2. Su yönetimi müdür yardımcısını G.A. Kulova'yı elektronik not defterinin uygulanmasından sorumlu olarak atayın. ve Abugaliev Yu.Kh.
  3. E.A. Kozbaev'i elektronik günlüğün bakımı için sistem yöneticisi olarak atayın.
  4. 09/01/2013 tarihinden itibaren “Elektronik Dergi” hizmetinin uygulanmasına yönelik bir çalışma grubu oluşturmak. 31.05.2014 tarihine kadar şunlardan oluşur:

    5. Kulova G.A. – Su Kaynakları Yönetimi Direktör Yardımcısı;

    Kozbaev E.A. - Sistem yöneticisi;

    Kunusova S.Ş. – İK Direktör Yardımcısı;

    Abugalieva Yu.Kh. – Su Kaynakları Yönetimi Müdür Yardımcısı;

    1-11. sınıfların sınıf öğretmenleri;

    Zhivolup N.A. – bilgisayar bilimleri öğretmeni;

    Dzhunusova L.I. – eğitim psikoloğu.

    - 25 Ağustos 2013 tarihine kadar elektronik günlüğün eğitim sürecine dahil edilmesine yönelik eylem planı;

    – EJ kullanımına geçişi sağlayan yerel düzenlemeler. (Yerel yasalar eğitim kurumunun web sitesinde yayınlanmalıdır) 1 Eylül 2013 tarihine kadar.

  5. BİT donanım ve yazılımını hazırlayın.
  6. Okul personeline aşağıdaki sorumlulukları verin:
  7. elektronik derginin çalışması için gerekli yazılımın kurulması, zamanında güncellenmesi;
  8. oluşturulan yazılım ortamının düzgün işleyişinin sağlanması;
  9. öğretmenlere, sınıf öğretmenlerine ve okul yönetimine erişim ayrıntıları sağlamak;
  10. Veritabanı kaybını önlemek amacıyla veritabanının arşivlenmesi ve çeşitli elektronik ortamlarda kaydedilmesi;
  11. dizinler ve sistem parametreleriyle çalışma;
  • her öğretim yılı başında sınıfın branş öğretmenleri ve sınıf öğretmenleriyle birlikte alt gruplara bölünmesi;
  • teknik destek servisiyle iletişim;
  • proje katılımcılarına yazılım paketiyle çalışmanın temel teknikleri konusunda danışmanlık ve eğitim (gerekirse) sağlamak.
  • Öğrenci verilerinin uygunluğunun zamanında tamamlanması ve izlenmesi veri tabanı IOS;
  • ebeveynlere ve okul öğrencilerine erişim ayrıntıları sağlamak;
  • öğrencilerin kaçırdıkları derslerin kayıtlarını tutmak;
  • her öğretim yılı başında sınıfın branş öğretmenleriyle birlikte alt gruplara bölünmesi;

    • · Sistem içerisinde kısa mesaj yoluyla velileri öğrencinin davranışları ve gelişimi hakkında bilgilendirme ve elektronik günlük görüntüleme olanağı.

  • Her eğitim-öğretim yılı başında sınıfın sınıf öğretmeniyle birlikte alt gruplara ayrılması

    • · bir takvim ve tematik plan hazırlamak;

    · öğrencilerin ilerlemesi ve devamı, ders türleri, ödevler hakkındaki verilerin doldurulması;

    İK Direktör Yardımcısı

  • öğretmenler tarafından elektronik bir derginin bakımı üzerinde sistematik kontrolün uygulanması;
  • programda değişiklik yapmak.
  • müdür yardımcılarının ve sorumlu yöneticilerin çalışmalarını denetler.

    • www.30ahtubinskaja-soh.edusite.ru

    Üretim otomasyonu

    Benzersiz bir programın uygulanmasına bir örnek

    Bir işletmede özgün bir programın uygulanmasına örnek olarak Üretim ve Teknolojik Montaj Departmanının otomasyon projesini ele alalım. UPTK, Devlet Üniter Teşebbüsü "Başkiravtodor"un bir şubesidir, personel yaklaşık 80 kişiden oluşmaktadır. Ana işlev, Başkurdistan'ın her bölgesinde bulunan devlet üniter işletmelerinin şubeleri olan yaklaşık 60 yol inşaat departmanının merkezi tedarikidir. Devlet üniter teşebbüsünün bazı bölümlerinin de katıldığı merkezi tedarik, şubelerden başvuruların toplanmasını, tedarikçilerle sözleşmeler yapılmasını, mal ve malzemelerin sipariş edilmesini ve depoya ve doğrudan tüketicilere teslim edilmesini, mal ve malzemelerin tüketiciler arasında dağıtımını içerir. konsolide planlara ve tüketici taleplerine göre tedarikçilerden faturaların ödenmesi ve faturalandırma şubeleri.

    UPTK'nın küçük bir ücretsiz araştırması sonucunda otomasyon için ticari bir teklif hazırlandı. Teklifin dikkatli bir şekilde incelenmesinin ardından Müşteri (SE Infodor, Devlet Üniter İşletmesi Bashkiravtodor), 1C: Enterprise programının benzersiz bir konfigürasyonunun geliştirilmesi ve uygulanması için bir anlaşma imzaladı. Geliştirmenin amacı, Devlet Üniter Teşebbüsü "Bashkiravtodor"un şubelerinin merkezi tedarikinin yönetim işlevini otomatikleştirmekti.

    Sözleşme kapsamındaki çalışma dört aşamaya ayrıldı - konu alanının incelenmesi, teknik şartnamelerin geliştirilmesi, 1C: Enterprise programı için benzersiz bir konfigürasyonun oluşturulması ve programın UPTK ve Devlet Üniter Teşebbüsünün çalışmalarında uygulanması.

    Sınav aşaması

    Proje üzerindeki çalışmalar, Devlet Üniter Teşebbüsü “Bashkiravtodor”un bir araştırma yapması için bir emrin hazırlanmasıyla başladı. Talimat, anketin zaman dilimini, müşteri tarafında kimlerin uzman olarak hareket edeceğini ve hangi departmanların fonksiyonlarının ankete tabi tutulması gerektiğini belirledi. Emir uyarınca, UPTK başkanı, satın alma departmanı, planlama ve ekonomi departmanı, sözleşmeler departmanı ve UPTK muhasebe departmanının fonksiyonlarının incelenmesi gerçekleştirildi. Ayrıca, Devlet Üniter Teşebbüsü "Bashkiravtodor"un üretim departmanı, baş enerji mühendisi departmanı, baş tamirci departmanı ve pazarlama departmanı da anket sürecine dahil edildi. Devlet Üniter Teşebbüsündeki dairelerin incelenmesi gerekliydi çünkü Devlet Üniter Teşebbüsündeki merkezi tedarik işlevi yalnızca UPTK'da gerçekleştirilmiyor. Üniter devlet teşebbüsünün departmanları, kaynak gereksinimlerinin oluşturulması ve tedarikler için tahsis edilen finansmanın kontrol edilmesi işlevlerine yoğunlaşmaktadır.

    Anket, departman düzenlemeleri ve personelin görev tanımlarının incelenmesiyle başladı. Daha sonra uzmanlarla sözlü istişarelerde bulunularak merkezi tedarik fonksiyonunu sağlayan belge örnekleri toplandı. UPTK'nın muhasebe departmanına özellikle dikkat edildi. Muhasebede belge akışının yanı sıra muhasebe politikalarının düzeni, UPTK hesap planı, analitik muhasebe kayıtlarının oluşumu, ticari işlemlerin muhasebeye yansıması ve bileşimi ayrıntılı olarak incelenmiştir.

    Anketin sonuçlarına dayanarak, bilgi sistemleri tasarımı departmanından uzmanlar aşağıdakileri içeren bir rapor hazırladı:

    • "olduğu gibi" belge akışı modeli;
    • adları modelde yer alan birincil belge örnekleri;
    • her hesap için analitik muhasebe kayıtlarını gösteren “olduğu gibi” hesap planı;
    • birincil belgeleri ve muhasebe yazışmalarını gösteren tüm ticari işlemlerin bir listesi;

      • Ortaya çıkan olduğu gibi modelin bağlam diyagramı şekilde gösterilmektedir.

      Olduğu gibi model, geliştirme süreci boyunca çeşitli inceleme oturumlarından geçti.
      Modelin incelenmesinin oldukça faydalı olduğu ortaya çıktı.
      İncelemenin ilk aşamalarında, depo, karayoluyla transit, dökme malzemelerin demiryoluyla transiti gibi çok çeşitli gerçek tedarik iş süreçleriyle ilgili modele önemli eklemeler yapıldı.
      Modelin geliştirilmesi sürecinde iki yüzden fazla belge örneği toplandı ve analiz edildi.

      Tablo, UPTK muhasebe departmanının "olduğu gibi" hesap planının bir parçasını göstermektedir.

      “Olduğu gibi” hesap planı hazırlanırken, özellikle UPTK muhasebe departmanındaki hesap 10'un, 10.1, 10.2 vb. alt hesaplar için bir grup hesabı olmadığı, ancak bir alt hesap olduğu ortaya çıktı (verilebilir) depo aracılığıyla şubelere sağlanan malzemelerin muhasebeleştirilmesi için tasarlanmış koşullu bir kod 10.0).

      Aşağıda, envanter kalemlerinin (maddi varlıklar) UPTK deposuna varmasına ilişkin ticari işlemlerin bir açıklaması yer almaktadır. Anket sırasında tespit edilen tüm ticari işlemler için bu tür açıklamalar yapılmıştır.

      İşlevsel model, hesap planı ve ticari işlemler listesi üzerinde Müşteri ile anlaşmaya varıldı. Muhasebeciler geliştirilen belgelerin her sayfasını imzaladılar.

      "Olduğu gibi" modelin analizi, Devlet Üniter Teşebbüsü ve Ulaştırma ve Haberleşme Bakanlığı personelinin işlevlerinin kısmen kopyalandığını ortaya çıkardı. Özellikle tedarikçiye başvurunun hem Devlet Üniter Teşebbüsü'nün satın alma departmanı hem de UPTK'nın pazarlama departmanı tarafından hazırlanabileceği ortaya çıktı. Çözümü belirsiz olabilecek ve teknik şartnamelerin geliştirilmesini etkileyecek tüm hususlar özel bir raporda toplanarak Müşteri yönetimine sunulmuştur. Devlet Üniter Ekonomi Teşebbüsü Genel Müdür Yardımcısı, Devlet Üniter Ekonomi Teşebbüsü başkanı ve Devlet Üniter Teşebbüsü ile Teknik ve Teknik Müfettişlik İdaresi daire başkanlarının katıldığı çeşitli toplantılar düzenlendi. parça. Sonuç olarak geliştirilen teknik şartnamede yer alan tüm konulara çözüm elde edildi.
      Aşağıda Müşterinin yönetimi tarafından alınan bazı sorunları ve kararları içeren bir tablonun bir kısmı bulunmaktadır.

      Teknik şartnamelerin geliştirilme aşaması

      Görev tanımını geliştirmek için, bilgi sistemleri tasarımı departmanından uzmanlar, hazırlanan anket raporunu ve temel konulara ilişkin kararların özet tablosunu kullandı.
      Teknik spesifikasyonların temeli, benzersiz konfigürasyon 1C: Merkezi Tedarik'in işlevsel bir modeliydi. Aşağıda modelin ilk seviyesinin ayrıştırma diyagramı verilmiştir.
      Model, depo ve transit ticaret cirosu için konsolide yıllık ihtiyaçların planlanması, şubelerden envanter alınmasına yönelik başvuruların izlenmesi, tedarikçilerle yapılan ihale, sözleşme ve ek anlaşmaların muhasebeleştirilmesi, finansmanın tedarikçiler arasında dağıtılması, tedarikçilere envanter tahsisi için yapılan başvuruların izlenmesi süreçlerini kapsıyordu. , envanterin depoya ve transite alınmasının kaydedilmesi, envanter kalemlerinin dağıtımı için siparişlerin oluşturulması, vekaletnamelerin, TTN'nin, faturaların, faturaların, ödeme emirlerinin düzenlenmesi. Tedarikçiler ve şubelerle yapılan yerleşimlerin operasyonel ve muhasebe muhasebesinin yanı sıra depodaki ve transitteki envanter ve malzemelerin muhasebesi sağlandı.

      Oluşturulan model, benzersiz bir konfigürasyon geliştirmeden ve programı uygulamadan önce süreci otomatikleştirmek için gerekli iş istasyonlarının bir listesini tanımlamayı mümkün kıldı. Her iş istasyonunun işlevleri açıkça tanımlanmıştı. Tüm bu işlevler, ortak toplantılarda modelin tartışılması sırasında Müşteri ile netleştirildi ve üzerinde mutabakata varıldı. Böylece, sistemin gelecekte başarılı bir şekilde uygulanmasının temelleri teknik şartnamelerin geliştirilmesi aşamasında atılmıştır. Sistemi kullananlar, sistem hayata geçtikten sonra iş sorumluluklarının nasıl değişeceğini önceden öğrenmiş ve buna psikolojik olarak hazırlanmak için zamanları olmuştur.

      Özellikle toplama departmanındaki uzmanlar, her sabah depodan gelen sipariş siparişlerini bilgi veri tabanına girerek işe başlamaları gerektiğini fark ettiler. Bu karar, güvenilir iletişim eksikliği nedeniyle uzak depoyu otomatikleştirmenin imkansız olması nedeniyle UPTK yönetimi tarafından verildi. Departman çalışanlarının iş yükü artmasına rağmen duruma anlayışla yaklaştılar. Elektronik makbuz siparişlerinin mevcudiyeti sayesinde, sipariş oluşturma süreci üzerinde kontrol sağlamak mümkün hale geldi - artık Devlet Üniter Teşebbüs departmanlarının uzmanları, depoya alınandan daha fazla malzemeyi fiziksel olarak dağıtamayacaktı.

      Teknik şartnamelerin hazırlanması sürecinde yaklaşık 40'ı birbirinden biraz farklı olmak üzere yaklaşık 130 yeni raporlama formunun tasarlanması gerektiği ortaya çıktı. Aynı zamanda, Müşterinin uzmanları bunun eksiksiz bir set olduğundan ve yönetimin yakın zamanda yeni raporlama formlarına ihtiyaç duymayacağından emin değildi. Bu nedenle görev tanımı, hem bilinen hem de yeni raporların alınmasına olanak tanıyan özel bir raporlama formları oluşturucusunun geliştirilmesini içeriyordu. Bir programcının yapılandırmasını gerektirmeyen oluşturucu, ayrıntıların bileşimi ve düzenlenmesi bakımından farklılık gösteren yeni formların açıklamalarını almanıza ve kaydetmenize, ayrıca kayıtların filtrelenmesine ve sıralanmasına olanak tanır. Aşağıdaki şekil rapor oluşturucu ekran formunu göstermektedir.

      Geriye kalan 90 rapor formu ise olması gereken fonksiyonel model, anket raporunda yer alan doküman formları ve veri modeli temel alınarak tasarlandı.

      Teknik spesifikasyonların hazırlanması sırasında tasarlanan benzersiz konfigürasyon veri modeli, 200'den fazla bilgi varlığının (dizinler ve belgeler) niteliklerinin ve ilişkilerinin bir tanımını içeriyordu. Bununla birlikte, modelin mantıksal parçalara (diyagramlara) yetkin bir şekilde bölünmesi, onu Müşteri uzmanları için oldukça erişilebilir hale getirdi.
      Şekilde veri modeli diyagramlarından birinin bir kısmı gösterilmektedir. Diyagram, oldukça basit bir belgenin niteliklerinin ve bağlantılarının kompozisyonunun görsel bir temsilini elde etmenizi sağlar - Devlet Üniter İşletme departmanının mal ve malzemeler için bir uygulaması.

      Bilgi modeli tasarlanan arayüzlerin temelini oluşturdu. Görev tanımı, 30'dan fazla yeni referans kitabı ve yaklaşık 90 yeni belge için arayüzler içeriyordu.
      Şekilde “Bölüm Başvurusu” belgesinin arayüzü ve basılı hali gösterilmektedir.

      UPTK'nin otomasyonu, Rusya Federasyonu kuruluşlarının 31 Ekim 2000 tarih ve 94n sayılı Maliye Bakanlığı Emri ile onaylanan yeni bir hesap planına geçişiyle aynı zamana denk geldi. Bu nedenle, yeni hesap numaralandırmasına geçiş dikkate alınarak, görev tanımına dahil edilen bir hesap planının geliştirilmesine karar verildi. Bu geliştirme, UPTK'nin eski hesap planı, Maliye Bakanlığı'nın emri ve Devlet Üniter Teşebbüsü Bashkiravtodor tarafından onaylanan yeni hesap planı temelinde UPTK'nın baş muhasebecisi ile ortaklaşa gerçekleştirildi.
      Tablo, UPTK'nın "istendiği gibi" hesap planının küçük bir bölümünü göstermektedir.

      İlginçtir ki, "olduğu gibi" hesap planı, "olduğu gibi" hesap planına göre, yalnızca yeni hesap numaralandırmasına geçiş yapıldığı için değil, aynı zamanda hesaplardaki hatalar nedeniyle de değişmiştir. Aynı anda muhasebe düzeltildi. Özellikle, hesap 10, işlenmek üzere aktarılan malzemeleri hesaba katmaya başlayan yeni bir alt hesap 10.8 aldı. Bundan önce, buldozer bıçakları yapmak amacıyla tesise tedarik edilen metal, 10. hesaptan düşülüyordu ve bu da emlak vergisi hesaplamasının esasını bozuyordu.
      Ticari işlemlerin listesi daha da önemli değişikliklere uğradı. Anketin sonuçları, UPTK'nın yeni baş muhasebecisinin yalnızca kendisine emanet edilen departmanın muhasebe özelliklerini hızlı bir şekilde tanımasına değil, aynı zamanda ticari işlemlerin listesine ve içeriğine önemli eklemeler için önerilerde bulunmasına da olanak sağladı. Teknik şartnamede baş muhasebecinin tüm önerileri dikkate alındı.

      Yukarıda metal işlemeye ilişkin açıklanan durum, teknik şartnamede iş faaliyet açıklamasının “olacağı gibi” bölümünde şu şekilde yansıtılmaktadır:

      * Gelen malzemelerin toplam maliyeti için bir kart açılır (gelen malzemelerin maliyeti = işleme için aktarılan malzeme maliyeti + hizmet maliyeti).

      Benzer açıklamalar, tamamı daha önce yapılmış veya gelecekte planlanmış iki yüzden fazla ticari işlem için hazırlandı. Her ticari işlem için, işlemlerin hangi esaslara göre oluşturulacağı birincil ve elektronik belge açıkça tanımlandı.

      Ve son olarak teknik şartnamenin metin bölümünde yerel bilgisayar ağı, sunucu, iş istasyonları, sistem ve uygulama yazılımı için genel gereksinimler formüle edildi. Benzersiz konfigürasyonun işleyişini sağlamak için, UPTK'nin tüm departmanlarını ve Devlet Üniter Teşebbüsü "Bashkiravtodor" departmanlarının bir kısmını yerel bilgisayar ağına bağlamak gerekiyordu. Sunucuya Windows 2000 gelişmiş sunucu ağı işletim sistemini yükleyin. İş istasyonlarında - Windows 98 SE. 1C:Accounting for SQL sürümünün çalışmasını sağlamak için sunucuya MS SQL Server 2000'in kurulması da gerekliydi. Sürüm seçimi, ağ üzerinde çalışan çok sayıda eşzamanlı kullanıcının (10'dan fazla) ve büyük hacimli belge giriş işlemlerine bağlıydı.

      Yerel bir bilgisayar ağının kurulumu, bir sunucunun, iş istasyonlarının, sistem ve uygulama yazılımının satın alınması ve kurulumu, Devlet Üniter Teşebbüsü Bashkiravtodor'un Infodor yan kuruluşundan uzmanlar tarafından gerçekleştirildi. Tüm işler kaliteli ve zamanında tamamlandı.
      Müşteri ağı ve bilgisayarları hazırlarken, programlama ve uygulama departmanındaki uzmanlar, teknik spesifikasyonlara dayalı olarak benzersiz bir "1C: Merkezi Tedarik" konfigürasyonu geliştirdiler.

      Yapılandırma aşamasında, Soft-Portal kuruluşunun programcıları teknik özelliklerde belirtilen tüm gereksinimleri uyguladılar. 1C:Enterprise sisteminin Muhasebe bileşeni, benzersiz bir “1C: Merkezi Tedarik” konfigürasyonunun geliştirilmesinin temelini oluşturdu.
      Yapılandırma süreci sırasında 400'ün üzerinde yeni meta veri nesnesi programlandı - dizinler, alt konjonktürler, hesaplar, belgeler, işlemler ve raporlar. Aşağıdaki şekil, ortaya çıkan meta veri ağacının bir parçasını göstermektedir.

      Geliştirilen benzersiz konfigürasyon, 18 iş istasyonu için hak ve arayüz setlerinin konfigürasyonunu içerir. Yapılandırmaya dahil edilen otomatik iş istasyonlarının listesi tabloda verilmiştir.

      İş istasyonlarının arayüzlerinin ne kadar farklı olduğu aşağıdaki çizimde açıkça görülmektedir. Aşağıda iki iş istasyonunun (depo muhasebecisi ve satın alma departmanı) “Belge Günlükleri” menüsünün içeriğini görebilirsiniz.

      Konfigürasyon çalışması programlama ve uygulama departmanı tarafından hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirildi. Uzmanlar, çalışmaları için gerekli tüm kaynaklara sahip oldukları için tamamen programlamaya konsantre olabildiler. Teknik spesifikasyonlarda yer alan gelecekteki konfigürasyonun fonksiyonlarının, veri yapısının ve arayüzünün açık ve tam olarak anlaşılması programcıların şunları yapmasına olanak sağladı:

      • Ayrıntılı bir çalışma planı hazırlayın ve geliştirmenin zamanlaması ve bütünlüğü üzerinde kontrol sağlayın;
      • Müşteri temsilcileriyle herhangi bir soruyu açıklığa kavuşturarak dikkatinizi dağıtmayın;
      • Her yazılım modülünü yeniden çalışma veya değişiklik yapmadan yalnızca bir kez oluşturun.

        • Ortaya çıkan konfigürasyon, Müşterinin sahasında kurulumdan önce üç kez test edildi. İlk olarak, yeni geliştirilen her meta veri nesnesi, onu geliştiren programcı tarafından test edildi. Konfigürasyon tamamlandıktan sonra tasarım departmanı teste dahil oldu. Departman uzmanları, bitmiş konfigürasyonun eksiksizliğini ve teknik spesifikasyonlara uygunluğunu kontrol etti. Son ve en önemli test uygulama uzmanları tarafından gerçekleştirildi. İş istasyonları için ayrı test senaryoları geliştirdiler. Az miktarda test verisi kullanılarak, dizinlere ve belgelere girişlerden raporların alınmasına ve yazdırılmasına kadar iş istasyonunun tüm teknolojik işleyiş süreci test edildi. Testin ikinci ve üçüncü aşamalarında tespit edilen tüm hatalar, özel test raporlarında belgelendi. Tespit edilen tüm hatalar giderilene kadar testler tekrarlandı.

        Ve son olarak konfigürasyon aşamasında tüm iş istasyonları için ayrı talimatlar geliştirildi. Programcılar ve uygulama uzmanları tarafından ortaklaşa geliştirilen her talimat üç bölümden oluşur. Talimatların teknolojik kısmı iş istasyonunun kullanıcısı için genel bir prosedür sağlar. Talimatların ikinci kısmı, dizinin veya belgenin her bir öğesine girerken kullanıcının eylemlerini açıklar. Ve son olarak talimatların son kısmı, her bir raporun alınması için yapılacak eylemlerin sırasını açıklar.

        Aşağıda, toplama departmanının otomatik çalışma alanının "Depo siparişi alma" belgesinin girilmesine ilişkin talimatlarından bir alıntı bulunmaktadır.

        “Alım Emri” belgesi, malzemelerin depoya gelişini kaydetmeyi amaçlamaktadır.
        Belgenin ana bölümünün aşağıdaki ayrıntılarını (sırayla) doldurmanız gerekir:

  1. Tedarikçi—karşı taraf rehberden seçilir.
  2. Tedarikçiye başvuru - seçilen tedarikçiyle ilişkili tedarikçiye başvuru günlüğünden bir belge seçilir, buna göre “Sözleşme” ve “Ek” ayrıntıları doldurulur. anlaşma".
  3. UPTK vekaletname - seçilen tedarikçiyle ilişkili UPTK vekaletname günlüğünden bir belge seçin. Vekaletnamenin tablo kısmı kullanılarak, alındı ​​emrinin tablo kısmı otomatik olarak doldurulur.
  4. Ciro türü - Varsayılan olarak “Depo” seçilidir.

Belgenin tablo kısmı “UPTK Vekaletname” belgesi esas alınarak doldurulur. Ancak sözleşme şartnamesinde belirtilenlere uymayan kalemleri tablo bölümüne giremezsiniz. “Vekaletname UPTK” belgesinde sözleşme şartnamesinde yer almayan hususlar bulunuyorsa bir uyarı mesajı görüntülenir.
Daha sonra belgenin otomatik olarak doldurulan tablolu kısmı serbestçe düzenlenebilir. Ancak sadece sözleşme şartnamesinde belirtilen kalemlerin girilmesi mümkündür. Fiyat spesifikasyona göre otomatik olarak belirlenir, ancak ayarlanabilir.
“Kaydet” düğmesi, belgeyi yalnızca tüm belge ayrıntılarının doğru doldurulması durumunda kaydeder. Kayıt sırasında, belgenin tablo kısmındaki terminolojinin tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilir. Seçilen kalem veya miktar seçilen tedarikçi talebiyle eşleşmiyorsa bir uyarı mesajı görüntülenir ancak belge kaydedilir.

Herhangi bir sistem için uygulama aşaması en kritik ve zor olanıdır. Bu aşamada, eski ama tanıdık iş teknolojisinin daha gelişmiş ama alışılmadık bir teknolojiyle acı verici bir şekilde değiştirilmesi söz konusudur. Uygulama aşamasında kullanıcıların üzerindeki yük birkaç kat artmaktadır. Sadece günlük görevlerin yerine getirilmesi değil, aynı zamanda dizinlerin ilk doldurulması ve bakiyelerin girilmesi konusunda da önemli miktarda çalışma yapılması gerekmektedir. Ayrıca doğru uygulama, eski ve yeni teknolojiler üzerinde en az bir ay boyunca paralel çalışmayı gerektirir. Aynı zamanda eksikliklerin zamanında tespit edilmesi sayesinde sonuçların karşılaştırılması ve yeni sistemin kalitesinin iyileştirilmesi mümkün hale gelmektedir.
Uygulama aşamasının organizasyonu tüm projenin bir bütün olarak başarısı için önemli bir faktördür. Ayrıntılı bir araştırma yapabilir, yüksek kaliteli bir teknik şartname yazabilir, en gelişmiş programı geliştirebilirsiniz - uygulama olmadan tüm bu çalışmalar boşa gidecektir. Başarılı bir uygulamayı sağlamak için özel bir prosedürle uygulamayı garanti ediyoruz. Bu prosedür basit planlama ve kontrol ilkelerine dayanmaktadır.

Benzersiz “1C: Merkezi Tedarik” konfigürasyonu bu şekilde uygulandı. Her şeyden önce, programlama ve uygulama departmanından uzmanlar, Devlet Üniter Teşebbüsü "Bashkiravtodor" için sistemin uygulama prosedürüne ilişkin bir emir hazırladı. Emir, Müşteri personelinin uygulama sürecindeki faaliyetlerinin, son teslim tarihlerinin, icracıların, görev ve sorumluluklarının listesini belirledi. Aslında ekleri olan düzen, sistemin uygulanmasına yönelik ayrıntılı bir plan haline geldi. Burada neredeyse tamamını sunuyoruz.

UPTK Devlet Üniter İşletmesi "Bashkiravtodor"un tedarik fonksiyonunun planlanması, organizasyonu ve kontrolüne ilişkin iş süreçlerine yönelik yazılımın uygulanmasına yönelik çalışmaları düzenlemek amacıyla

  • Devlet Üniter Teşebbüsü BAA personelinin, geliştirilen programın kullanımı konusunda 18 Aralık 2001 tarihine kadar eğitim alması gerekiyor. Ek 1'de sunulan programa göre.
  • Kanuna göre, OKiS departmanı başkanı (R.S. Latypov), UPTK ve Devlet Üniter İşletmesi BAA'da deneme işletimi için geliştirilen otomasyon programını 12/18/2001 tarihinden itibaren kabul etmelidir.
  • İşyerleri yeni programla donatılan Devlet Üniter Teşebbüsü BAA personeli, yeni programa günlük olarak birincil belgelerin girilmesini ve kayıt tutulmasını sağlamalıdır. Personel çalışmalarının sonuçlarını bireysel “Program Çalışma Günlüklerine” kaydetmelidir. Personel, programın iyileştirilmesine yönelik yorum ve önerilerini bireysel “Açıklama Kayıtlarına” kaydetmelidir.
  • Üniter Devlet Teşebbüsü BAA personeli, Ek 2'de sunulan çalışma programına uygun olarak 18 Aralık 2001 ile 14 Ocak 2002 tarihleri ​​arasındaki dönemde programın deneme işletimini gerçekleştirecektir.
  • Üniter Devlet Teşebbüsü BAA personeli, 15 Ocak 2002 tarihine kadar programın uygulanması ve iyileştirilmesine ilişkin yorumları gözden geçirmek ve ortadan kaldırmak için toplantılara katılacak
  • Deneme çalışmasının sonuçlarına göre, OKiS departmanı başkanı (R.S. Latypov), 16 Ocak 2002 tarihine kadar bireysel yorum kayıtlarına dayalı olarak gerekli iyileştirmelerin bir listesini hazırlamalıdır. Program geliştiricilerinin yorumlarını ortadan kaldırdıktan sonra, programı kabul edin. Kanuna göre ticari işletme.
  • Bu emrin yerine getirilmesine ilişkin kontrol, Tedarik ve Genel İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Kalimullin S.M.'ye verilecektir.

    • Genel Müdür Aminov Sh.Kh.

    Kararın, uygulama sürecine dahil olan her uzmanla mutabakata varıldıktan sonra Devlet Üniter Teşebbüsü Genel Müdürü tarafından imzalandığını belirtmek önemlidir. Koordinasyon, uzmanların işin bileşimi ve zamanlaması konusunda önerilerde bulunmalarına olanak sağladı. Onay süreci sayesinde ilk andan itibaren dostane bir ekip çalışması ortamı yaratıldı ve bu da ileride birçok sorunun önüne geçmemizi sağladı.
    Geliştirilen benzersiz konfigürasyon 20'den fazla iş istasyonuna kuruldu. Her iş yeri için ayrı talimatların bulunması sayesinde eğitim mümkün olduğunca hızlı ve verimli hale getirildi. Müşterinin uzmanları yalnızca kendileri için önceden açıkça tanımlanmış işlevleri gerçekleştirmeyi öğrendi. Eğitim süreci, kanuna göre programın deneme işletimine alınmasıyla sona erdi. Eğitim sürecinde uygulamayı engelleyen en önemli psikolojik sorunlardan biri çözüldü. İnsanlar tanıdık olmayan her şeyden korkarlar. Eğitimden sonra program artık kullanıcıları korkutmadı, tanıdık geldi.

    Herhangi bir sürecin başarısı için en önemli faktör, açık planlama ve organizasyonla birlikte kontroldür. Devlet Üniter Teşebbüsü "Bashkiravtodor"da benzersiz bir konfigürasyonun uygulanması sürecinin kontrolü, özel mekanizmalar ve kontrol prosedürleriyle sağlandı.
    Kontrol mekanizmaları, "Programla çalışma günlüğü", "Yorumların günlüğü" ve "Uygulamaya ilişkin haftalık özet rapor" idi.

    Eğitim sürecinde dahi her kullanıcıya ayrı ayrı 10 sayfalık “Program Çalışma Günlükleri” ve “Yorum Günlükleri” verildi.
    Aşağıda “Program Günlüğü”ndeki bir giriş örneği bulunmaktadır.

    www.soft-portal.ru

    İşletmenin personel politikasının ve personelle mali anlaşmaların uygulanması

    İşletmenin personel politikasının ve kuruluşunuzdaki personel ile parasal anlaşmaların uygulanması için sizi en popüler 1C programının yeni sürümünü - “1C: Maaş Personel Yönetimi 8” kullanmayı düşünmeye davet ediyoruz.

    “1C: Maaş ve Personel Yönetimi 8” de çalışmanın temel özellikleri

    “Maaş ve Personel Yönetimi” konfigürasyonu, her türden işletmeye yönelik, aşağıdaki alanlarda iş verimliliğini artırmak için tasarlanmış yeni nesil bir uygulama çözümüdür:

    Yönetmek

  • işletmenin yapısının ve kurucu kuruluşlarının yönetimi,
  • Personel politikaları ve personelin planlanması ve analizi için geniş fırsatlar,
  • personel politikası alanında personel departmanı, personel departmanı, muhasebe departmanının çalışmaları üzerinde tam kontrol;
  • tam ve güvenilir bilgilere dayanarak yönetim kararları almak;

    • İnsan kaynakları bölümü

  • personel ihtiyaç planlaması;
  • personelle iş sağlama sorunlarının çözümü - personel planlaması, seçimi, sorgulaması ve değerlendirmesi;
  • çalışanların yeterliliklerinin yönetimi, eğitimi, belgelendirilmesi;
  • personelin mali motivasyonunun yönetimi;
  • etkili personel istihdam planlaması;
  • personel alımının maliyet etkinliğinin değerlendirilmesi

    • İnsan Kaynakları Departmanı

    • personel muhasebesi ve personel analizi;
    • düzenlenmiş raporların devlet kurumlarına sunulması;
    • askerlik kaydı

      • Muhasebe

    • ücretlerin hesaplanması ve ödenmesi;
    • kanunla düzenlenen ücret fonundan vergi ve katkıların hesaplanması;
    • tahakkuk eden ücret ve vergilerin işletme maliyetlerine yansıması.
    • düzenlenmiş raporların devlet kurumlarına sunulması

    Muhasebe amacıyla 1C: Maaş ve Personel Yönetimi 8 konfigürasyonu, 1C: Muhasebe 8 çözümüyle birlikte çalışır.

    Müşterinin spesifikasyonlarına uyacak olası değişiklikler:

  • Müşterinin ihtiyaç duyduğu yeni dizinlerin oluşturulması.
  • Zaman hakemleri tarafından doldurulmak üzere zaman çizelgesi şablonlarının Excel'e yüklenmesi.
  • Zaman hakemleri tarafından doldurulan zaman çizelgelerinin Excel'den indirilmesi.
  • Basılı formların Müşterinin işletmesinde onaylanan formatta oluşturulması:
    • Ücretlerin belirlenmesine ilişkin emir
    • Genel Müdür alımına ilişkin talimat
    • Yarı zamanlı, geçici işe alma emri
    • İşe kabul sırası
    • Transfer emri
    • Bonus için sipariş verin
    • İş sözleşmesi
    • İş Sözleşmesinin Eki
    • Genel Müdürün istifasına ilişkin emir
    • Devamsızlık nedeniyle işten çıkarılma kararı
    • Kendi isteğiyle işten çıkarılma kararı
    • Tarafların mutabakatı ile işten çıkarılma kararı
    • Personel azaltımı nedeniyle işten çıkarma kararı
    • İş sözleşmesinin sona ermesi nedeniyle işten çıkarılma kararı
    • Deneme görevi
    • Bir bireyle işin yapılmasına ilişkin sözleşme. (Medeni sözleşme)
    • Siparişten alıntı
    • Açılış saatleri
    • Maaş bordroları için zarf yazdırma
    • Müşterinin algoritmasına göre hesaplama türlerinin oluşturulması ve yapılandırılması:
      • Tatil eki
      • Hastalık izni için ek ödeme
      • Sözleşmeye göre saatlik ücretle ödeme
      • Fazla mesai ücreti yıl sonunda bir buçuk saatte ödenir
      • Bölge çalışanları için öğle yemeği tazminatı
      • Kişisel araba kullanımı için ödeme
      • Kişisel telefon kullanımı için ödeme
      • Bonus aylık, üç aylık, altı aylık, yıllık
      • Ek yıllık ikramiye
      • Kombinasyon için ek ödeme
      • Motorlu taşıt masrafları, fazla seyahat masrafları, eğlence masrafları, diğer masraflar.
      • Maliyet merkezlerine göre ödemelerin muhasebeleştirilmesi
      • Ters ödeme
      • Raporlar:
        • P-4
        • Çalışma süresi raporu
        • Tatil bakiyesi raporu
        • Personel belgeleri oluşturmanın zamanında olup olmadığına ilişkin rapor
        • Zaman ve katılım raporu
        • Erişim sisteminden gelen verilere dayanarak çalışanların ofise katılımlarını raporlayın
        • Sağlık Sigortası Raporları
        • Veri değişimi:
          • Müşterinin kurumsal bilgi sistemleri ile Müşterinin onaylayacağı formatta
          • Değiştirilen verileri bir Excel dosyasından yükleme
          • Başka bir departmana toplu transfer
        • Belgeler:
          • Bireysel sorumluluk anlaşması
          • Toplu sorumluluk sözleşmesi
          • Kişisel mülkün kullanımına ilişkin masrafların geri ödenmesine ilişkin anlaşma
          • Vergilerin ödenmesine ilişkin ödeme emri ve icra yazıları
          • Belge numaralandırmasını maskeye göre ayarlama
          • GPA'da 4kt tamamlanmış çalışma
          • Sağlık sigortası sözleşmeleri
          • Müşterinin talebi üzerine diğer

            • Yazılım sistemlerinin uygulanmasındaki deneyimimizi dikkate alarak size aşağıdaki uygulama planını sunuyoruz:

          • Teslimat "1C: Maaş Personel Yönetimi 8".
          • Proje iş planlaması.
          • Kullanıcıları “1C: Maaş İnsan Kaynakları Yönetimi 8” konusunda eğitmek ve onlara danışmanlık yapmak.
          • Gerekirse kurumsal muhasebenin özelliklerine göre özelleştirme
            Ayarlar üzerinde çalışmanın yapısı:
            • Ekspres muayene, iş kapsamının ön tespiti
            • Kuruluşun muhasebe planının detaylı incelenmesi, tutarsızlıkların ve isteklerin belirlenmesi;
            • Ayarlar için teknik spesifikasyonların geliştirilmesi;
            • “1C: Maaş İnsan Kaynakları Yönetimi 8”deki ayarların yapılması;
            • Veritabanının doğru çalışmasının test edilmesi;
            • Verileri “1C: Enterprise” veya diğer bilgi sistemlerinin önceki sürümlerinden “1C: Maaş İnsan Kaynakları Yönetimi 8”e dönüştürmek;
            • Deneme işlemi;
            • Değişim yönetimi;
            • Endüstriyel işletmeye giriş;
            • İşin teslimi ve kabulü;
            • Kullanıcıları değişen konfigürasyonda çalışacak şekilde eğitmek.
            • Abonelik hizmetinin bir parçası olarak programla çalışırken kullanıcı desteği.
              Abonelik hizmetleri aşağıdaki hizmetlerin sağlanmasını içerir:
              • Kullanıcıları, standart yapılandırmalardaki ve program sürümlerindeki ve düzenlenmiş raporlama biçimlerindeki değişiklikler hakkında e-posta yoluyla bilgilendirmek.
              • Standart ve standart dışı programların, konfigürasyonların ve raporlama formlarının sürümlerinin güncellenmesi.
              • Kullanıcıların tesislerinde kurulu veya değiştirilmiş konfigürasyonla çalışmaya yönelik doğru metodoloji konusunda kullanıcılara danışmanlık yapmak.
              • Program ile önleyici bakımın yapılması (girilen bilgilerin doğruluğunun kontrol edilmesi, veritabanlarının test edilmesi, veritabanlarının yedeklenmesi).
              • Kullanıcıların talebi üzerine arayüzlerin ve erişim haklarının yapılandırılması.
              • Kullanıcıların yazılı talebi üzerine yazılımın standart konfigürasyonlarında ve raporlama formlarında değişiklik yapılması (ayrı bir destek sözleşmesinde belgelenmiştir).

                • St.Petersburg İdaresi
                PRIMORSKY İDARİ BÖLGESİ
                BÖLGE YÖNETİMİ

                Elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması hakkında
                ve ofis işleri

                1. Elektronik belge yönetimi ve ofis yönetim sistemlerinin (bundan sonra EDMS olarak anılacaktır) uygulanması için ofis yönetim departmanlarının ve yerel alan ağının (LAN) bilgisayar tesislerinin özel bir teknik şartnamenin gerekliliklerine uygun olarak hazırlanması sorumluluğunu atamak ( 23 Ağustos 2000 tarih ve 1008/25-2000 Sayılı Anlaşmaya Ek No. 1) ve elektronik kayıt yönetim sistemlerinin teknik işlerliğini sağlamaya yönelik önlemlerin uygulanması, ekonomi departmanı bilgi sistemleri ve veri tabanları daire başkanına ve şehir tedariki, Miroshnik M.I.

                2. Sistemlerin deneme operasyonunu yürütme, ofis yönetimi departmanlarının çalışanlarını eğitme ve EDS'nin bölgesel departmanlarda uygulanması sorumluluğunu iş departmanı başkanı K.V.

                3. Ekonomi ve Şehir Düzeni Bölümü Bilgi Sistemleri ve Veritabanları Dairesi Başkanı Miroshnik M.I. ve işler departmanı başkanı Gulyaev K.V. Elektronik kayıt yönetim sistemlerinin deneme işletiminin sağlanması, teknik ekipmanın hazırlanması ve sistemlerin ticari işletmeye alınması için kabul çalışmalarının yürütülmesi için ESED projesinin genel yürütücüsü - Devlet Teşebbüsü "Bilgisayar Geliştirme Merkezi" ile birlikte .

                4. Emrin yerine getirilmesi üzerindeki kontrolümü saklı tutuyorum.

                Bölgesel idare başkanı
                Yu.L.Osipov

                Belgenin metni aşağıdakilere göre doğrulanır:
                resmi bülten

                Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına yönelik siparişin örnek formu (Garant şirketinin uzmanları tarafından hazırlanmıştır)

                Emir
                elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına ilişkin

                [ gün ay yıl ]

                [Gerektiği kadar doldurun] amacıyla şunu sipariş ediyorum:

                1. [Tüzel kişiliğin adı]'nda [tarih, ay, yıl] tarihinden itibaren bir elektronik belge yönetim sistemi [isim] uygulamaya koyulmalıdır.

                2. [Pozisyon, tam ad] [gün, ay, yıl] içerisinde elektronik belge yönetimi prosedürünü geliştirin ve onaylayın.

                3. Elektronik belge yönetiminin sürdürülmesinden sorumlu olarak [pozisyon, tam ad]'ı atayın.

                4. [Pozisyon, tam ad] alınan ve gönderilen belgelerin elektronik arşivini düzenler.

                5. [Pozisyon, tam ad], elektronik belgelerin oluşturulması, alınması ve saklanmasına ilişkin kuralların [tüzel kişinin adı] muhasebe politikasına dahil edilmesi.

                6. Elektronik belgelerin oluşturulmasından ve imzalanmasından [pozisyon, tam ad] sorumlu olarak atayın.

                7. Emir, organizasyonun tüm yapısal bölümlerine iletilmelidir.

                8. Emrin yerine getirilmesi üzerindeki kontrolü [pozisyon, tam ad]'a emanet ediyorum.

                Aşağıdakiler siparişe aşinadır:

                [pozisyon, imza, adın baş harfleri, soyadı]

                Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına yönelik siparişin örnek formu

                Geliştiren: Garant Company, Haziran 2016

                İlgilendiğiniz belgenin güncel sürümü yalnızca GARANT sisteminin ticari sürümünde mevcuttur. 54 ruble karşılığında bir belge satın alabilir veya 3 gün boyunca GARANT sistemine ücretsiz olarak tam erişim sağlayabilirsiniz.

                GARANT sisteminin internet versiyonu kullanıcısıysanız bu belgeyi hemen açabilir veya sistemdeki Danışma Hattı'ndan talep edebilirsiniz.

                EDMS uygulama sürecine yönelik düzenleyici destek

                Yani, bir EDMS uygulama konusunu ciddi olarak düşünüyorsunuz. Birçok aşamadan oluşan uzun bir yolculuğun eşiğindesiniz: proje öncesi inceleme, yazılım ürününün seçimi, ön konfigürasyonu, kullanıcı eğitimi, deneme işletimi, ticari işletmeye giriş. Ancak elektronik belge yönetim sisteminin “resmi olarak” çalışabilmesi için ilgili bir kağıt belgeye ihtiyaç vardır. Bugün sistemin uygulanmasının tüm aşamalarını analiz edeceğiz ve bunları düzenlemesi gereken düzenleyici belgeleri ele alacağız.

                İşletmede EDS'nin uygulanmasına yönelik faaliyetlerin idari belgelerle desteklenmesi gerekmektedir. Ve gerekli faaliyetlerin listesi, bunların uygulanmasına ilişkin prosedür ve uygulamaya katılan yetkililerin sorumlulukları emirlerde/talimatlarda ne kadar net bir şekilde belirlenirse, EDMS'nin uygulanmasına yönelik çalışmalar o kadar hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilecektir.

                1. Proje öncesi inceleme, yazılım ürününün seçimi.

                Uygulamanın ilk aşamasında yönetim tarafından verilen idari belge (genellikle bir emir), EDS'yi uygulama ihtiyacının gerekçesini içerir ve metin, sorumlu kişiyi veya aşağıdakileri yapması gereken birkaç kişiyi belirtir:

                Sistemin hangi güçler tarafından uygulanacağını belirleyin (bizim veya bir yüklenicinin katılımıyla);

                İşin genel yüklenicisini belirleyin;

                Uygulamanın yaklaşık ölçeğini ve planlanan bütçeyi belirleyin.

                Yukarıdaki sıraya göre çalışmanın sonucu çoğunlukla her iki tarafta üzerinde çalışılan ticari bir tekliftir.

                2. Çalışma grubunun oluşturulması ve çalışma programının onaylanması.

                Yazılım ürünü ve iş yüklenicisi seçildikten sonra aşağıdakileri tanımlayacak bir idari belgenin oluşturulması gerekir:

                Müşteri tarafındaki uygulama ekibinin başkanı;

                Çalışma grubunun oluşumu;

                EDMS'nin uygulanmasında yer alan diğer uzmanların da dahil edildiği bir çalışma programının hazırlanmasına yönelik görevler (teknik ekipman, bilgi ve yazılım vb. hazırlanması).

                Gelecekte, EDMS'nin uygulanmasına yönelik çalışma programını onaylayan bir emir verilmesi gerekecektir. Bu plan dikkate alınarak, uygulamanın sonraki tüm aşamaları gerçekleştirilir.

                3. Kullanıcı listesinin onaylanması ve sistem yöneticisinin belirlenmesi.

                İdari belgeler, EDMS kullanıcılarının bir listesini ve bunların eğitim programını içermelidir. Eğitim programı bağımsız bir emir/talimat ile belirlenebilir. Bu sipariş, kuruluşta kullanıcı eğitimi verme sürecinin düzenlenmesine yardımcı olacaktır.

                Bir sonraki sipariş, bir sistem yöneticisinin atanmasına ilişkin bilgileri içerecektir - bu, sistemin diğer kullanıcılarının çalışmasını sağlayan ve kontrol eden özel bir kullanıcıdır; kullanıcı hatalarını belirlemek, düzeltmek, referans verilerini (referans bilgileri) tamamlamak ve değiştirmek için çalışmalar yapmalıdır.

                4. Sistemin deneme ve endüstriyel işletime alınması.

                Tipik olarak kullanıcı eğitimi sonrasında veya sırasında sistem deneme işletimine alınır. Sistemin deneme işletimine alınmasına yönelik özel siparişte aşağıdakiler belirtilmelidir:

                Deneme çalışmasının zamanlaması;

                Departmanların listesi (işyerleri);

                Bunların yazılım ve donanımla donatılması için zaman çerçevesi;

                Departmanlarda deneme operasyonlarının yürütülmesinden sorumludur.

                Aynı sipariş, EDMS ile çalışmaya ilişkin geçici düzenlemelerin (kurallar, prosedürler) onaylanmasına ilişkin talimatlar içerebilir.

                Deneme işleminden sonra, EDMS'ye geçiş için bir teklif veya öneri listesi hazırlamak gerekir; bu, kural olarak, teklifler müşterinin kuruluşunun çalışanları tarafından hazırlanmışsa, bir iç yetkili şeklinde hazırlanır. belge. Bu belge, deneme işletimi sırasında ortaya çıkan sorunların yanı sıra sistemin ek konfigürasyonu için öneriler hakkında bilgiler içerir.

                Tüm anlaşmazlıklar ve ek ayarlar tamamlandıktan sonra, elektronik belge yönetim sistemi ticari işletme için kabul edilir ve bu, aşağıdakileri belirtmesi gereken ayrı bir siparişle belirlenir:

                EDMS'nin veya ticari operasyon için kabul edilen parçalarının, donanımlarının ve yazılımlarının işlevlerinin bileşimi;

                EDMS'nin işletilmesinden sorumlu müşteri organizasyonunun yetkililerinin ve bölümlerinin bir listesi;

                yeni belge biçimlerinin sunulmasına ilişkin prosedür ve zamanlama (gerekirse);

                EDMS çalışma koşullarında çalışacak personelin transferine ilişkin prosedür ve zamanlama.

                Devreye alma işinin tamamlanmasından sonra yerel düzenlemelerde (iş tanımları, belgelerle çalışmayı düzenleyen düzenlemeler vb.) Değişiklik yapılması gerekir. Talimatlar, işletmede EDMS kullanımına ilişkin yenilikleri dikkate almalıdır. Belgelerdeki bu tür değişikliklerin doğru şekilde yürütülmesini aşağıdaki makalelerde ele alacağız.

                Sed'i uygulama sırası

                Herhangi bir elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının kendine has özellikleri vardır. Otomasyon araçlarının kullanımı için en uygun koşulları yaratmayı amaçlayan emek yoğun hazırlık çalışmalarından oluşur. Metodolojik materyaller, belge yönetim sistemlerinin uygulanmasındaki uzmanların yeni bir mesleki alanda uzmanlaşmasına yardımcı olacaktır. Yönetime yönelik dokümantasyon desteğinden bahsediyoruz.

                Doküman akışının otomasyonuna yönelik hazırlık çoğu zaman bağımsız bir danışmanlık projesiyle sonuçlanır; bu proje sırasında şirketteki doküman akışı organizasyonu gerçekleştirilir ve süreçler yeni bir bilgi sistemine dahil edilmek üzere hazırlanır.

                Hazırlık aşamasında şunları yapmalısınız:

                • belge yönetimi süreçlerinin denetimini gerçekleştirmek ve mevcut durumu değerlendirmek;
                • yönetimin ihtiyaçlarını ve çalışanların belgelerle çalışma süreçlerinde yaşadığı sorunları belirlemek;
                • yönetimin ihtiyaçlarına ve belirlenen sorunlara bağlı olarak mevcut sistemde değişiklikler yapın veya belge akışını düzenlemek için temelde yeni bir sistem önerin;
                • belgelerle çalışmayı düzenleyin: belgelerle çalışma kurallarını belirleyecek ve elektronik belge yönetim sisteminde çalışmaya ilişkin yasal çerçeveyi oluşturacak bir düzenleyici belge paketi hazırlayın.

                Doküman otomasyonuna hazırlanmaya yönelik danışmanlık projesinin bir takım özellikleri vardır.

                Birincisi, elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanmasına yönelik projelerde danışmanlığın payı oldukça yüksektir ve hazırlık aşamasının kendisi de uygulamanın etkinliği üzerinde önemli bir etkiye sahiptir.

                İkinci olarak, danışmanlık projesi iki konu alanının kesişim noktasındadır: yönetim ve bilgi teknolojisi (BT) için dokümantasyon desteği. Bu nedenle, böyle bir projeyi başarıyla tamamlamak için uygulama uzmanlarının çoğu zaman sahip olmadığı özel bilgiler gereklidir.

                Üçüncüsü, Rus ofis çalışmalarının güçlü gelenekleri ve derin kökleri vardır ve bu aynı zamanda belge yönetimi süreçlerinin otomasyonunu da etkiler.

                Danışmanlık projesinin özelliklerine göre nitelikli bir danışmanın portresini çizebilirsiniz. Böyle bir uzman, yönetim için dokümantasyon desteği konusu hakkında bilgi sahibidir ve ofis yönetimi alanındaki uzmanlarla aynı mesleki dilde konuşabilmektedir. Aynı zamanda uygulanmakta olan elektronik belge yönetim sisteminin işlevselliğini bilmekte ve iş süreçlerini inceleme ve tanımlama yöntemleri konusunda akıcıdır.

                Bir danışmanın profesyonel portresinden mantıklı bir soru ortaya çıkıyor: Böyle bir danışman nerede bulunabilir?

                Geliştirici Yardımı

                1C: Document Flow sisteminin geliştiricisi olan 1C şirketi, bu sorunu sistematik ve kapsamlı bir şekilde çözmeye yaklaştı. Yeni bir faaliyet alanı açıldı - elektronik belge yönetimi programlarının uygulanmasına yönelik projelere metodolojik destek. Bugün metodolojik çalışmanın iki yönü vardır:

                1. Belge akışını düzenlemek ve bir işletmeyi incelemek için hazır yöntemlerin geliştirilmesi.
                2. Hazır yöntemleri kullanarak çalışma eğitimi.

                Belge akışını düzenlemek ve bir işletmeyi incelemek için hazır yöntemlerin geliştirilmesinin bir parçası olarak, metodolojik bir ürün olan “Normatif belgeler seti” oluşturuldu. Ofis işlerini ve belge akışını organize etmeye yönelik metodoloji.” Ürün, farklı iş segmentlerine yönelik iki versiyonda mevcuttur. Her belge seti, 1C: Document Flow programının belirli bir sürümünün yeteneklerine bağlıdır.

                Metodolojik ürünü desteklemek amacıyla iki günlük “Belge Akışı Otomasyonuna Hazırlık” eğitim kursu başlatıldı. Eğitim kursu, ofis çalışmasının temellerini ve düzenleyici belge dizileriyle nasıl çalışılacağına ilişkin açıklamaları içerir. Eğitim sırasında öğrenciler belge örnekleriyle çalışır, belgelerle çalışmayı düzenleyen mevcut yerel düzenlemeleri değerlendirmeyi öğrenir, bunlar hakkında yorumlar oluşturmayı ve çeşitli türlerde yeni belgeler hazırlamayı öğrenir.

                Metodolojik ürün “Düzenleyici Belgeler Seti” özünde hazır bir teknolojidir ve ofis işleri üzerine bir ders kitabı değildir. Bu, tüm süreçlerin 1C: Belge Akışı programına bağlı olduğu ofis işlerinin organizasyonuna ilişkin yerel düzenlemelerin bir koleksiyonudur. Kit, kısa sürede uygulamaya hazırlanmanıza yardımcı olur: şirketteki ofis işlerini organize edin. Ve daha da önemlisi, belge seti, şirketin sektör özellikleri dikkate alınarak uygulama sırasında yalnızca küçük değişiklikler gerektirecektir. Uzmanlara göre bu değişikliğin miktarı %30'u geçmiyor.

                Düzenlemeler

                Belge setinin içeriği:

                • "Elektronik belge yönetim sisteminin deneme/endüstriyel işletiminin başlatılması hakkında" emri.
                • Sipariş “Elektronik belge yönetim sisteminde çalışırken.
                • Büro işleri ve belge akışına ilişkin düzenlemeler.
                • Yönetim dokümantasyonu destek hizmetine ilişkin düzenlemeler.
                • Yönetim dokümantasyonu destek hizmeti çalışanları için iş tanımları (veya küçük şirketler için sekreter-katip için iş tanımları).
                • İdari, sözleşmesel ve düzenleyici belgelerle çalışmaya ilişkin düzenlemeler
                • Organizasyonel ve idari belgelerle çalışmaya ilişkin düzenlemeler.
                • Sözleşme belgeleriyle çalışmaya ilişkin düzenlemeler.
                • Düzenleyici belgelerle çalışmaya ilişkin düzenlemeler.
                • 26 şablon ve 8 belge formu içeren birleştirilmiş belge formları albümü.

                Düzenleyici belgelerin her biri üzerinde daha ayrıntılı olarak duralım.

                Emir “Elektronik belge yönetim sisteminin pilot/endüstriyel operasyonunun başlatılması hakkında” talimatlar içerir:

                • elektronik belge yönetim sistemini benimsemek;
                • elektronik belge yönetim sistemine erişim sağlamak;
                • Çalışanlara elektronik belge yönetim sisteminin nasıl kullanılacağına ilişkin eğitimler düzenlemek.

                Emir, elektronik belge yönetim sisteminin işletilmesi açısından yönetim dokümantasyon destek hizmeti ile BT arasındaki sorumluluk alanlarını tanımlıyor. Emir, kuruluşun tüm çalışanları için geçerlidir ve onları yeni bilgi sisteminde çalışmaya zorunlu kılar.

                Emir “Elektronik belge yönetim sisteminde çalışma hakkında” elektronik belgelerle çalışmak için yasal bir çerçeve oluşturur: elektronik belge yönetimi sistemindeki çalışanların eylemlerini, kağıt belge yönetimi çerçevesinde gerçekleştirilen eylemlerle eşitler. Bu eylemler şunları içerir:

                • elektronik belge yönetim sistemi kapsamında verilen siparişler;
                • belgelerin onaylanması;
                • taslak belgelere bilgi sisteminde gönderilen yorumlar, kararlar, sonuçlar;
                • elektronik belge yönetimi araçları kullanılarak gerçekleştirilen çalışanlara yönelik alıştırmalar;
                • belgeleri yürütme ve taslak belgeleri inceleme yetkisinin devredilmesi.

                Büro işleri ve belge akışına ilişkin düzenlemeler Belge setinde yer alan , federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına yönelik talimatların geliştirilmesine yönelik Metodolojik Tavsiyelere tam olarak uygun olarak derlenmiştir (23 Aralık 2009 tarih ve 76 sayılı Federal Arşiv Emri ile onaylanmıştır).

                • belgelerin hazırlanması ve iletilmesinin tüm aşamalarının adım adım açıklaması;
                • organizasyon belgelerinin önerilen bileşimi;
                • mevcut ve arşiv depolama kuralları;
                • elektronik belge yönetim sistemindeki belirli uygulayıcıların eylemleri.

                Bu hükümle bilgi sistemi içerisinde oluşturulacak belgelerin hukuki geçerliliğinin sağlanması ve belge akış süreçlerinin otomatikleştirilmesi amaçlanıyor.

                Yasal geçerliliğin kriterlerinden biri, belgenin öngörülen şekilde yürütülmesidir. Bu nedenle, belgenin hükümleri, kuruluş çalışanlarının belirli bir iş durumu için belge türünü ve doğru yürütülmesini doğru bir şekilde seçebilmeleri için koşullar yaratmayı amaçlamaktadır:

                • belgeleri tekdüzeliğe getirmek (birleşik metinlere dayalı belge şablonları oluşturmak);
                • Kullanılan belge türlerinin sayısının azaltılması (belge türlerinin birleştirilmesi).

                Düzenlemeler, bir elektronik belge yönetimi programında yapılması gereken tüm işlemleri belirtir (Şekil 1). Bu, çalışanların yeni bilgi sistemine uyumunu büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.

                Pirinç. 1. Elektronik belge yönetimi programında yapılması gereken bir işleme örnek

                Belge seti, yönetim belgeleri destek hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen hazır düzenlemeler içerir:

                • Yönetim dokümantasyonu destek hizmetine ilişkin düzenlemeler;
                • Yönetim dokümantasyonu destek hizmeti çalışanları için iş tanımları.

                Yönetim dokümantasyonu destek hizmetine ilişkin düzenlemeler organizasyon yapısını oluşturur, hizmetin sorumluluk alanını tanımlar ve çalışanları tarafından gerçekleştirilen görev ve fonksiyonların ayrıntılı bir listesini içerir.

                Önerilen görev ve işlevler listesi en eksiksiz olanıdır ve dokümantasyon destek hizmetinin departmanları arasında en uygun sorumluluk alanlarına sahiptir. Gerektiğinde eksik olan görev ve fonksiyonlar tamamlanabilir veya gereksiz olanlar listeden çıkarılabilir.

                İşlevlerin açıklaması, elektronik belge yönetimi programındaki prosedürlerin gerçekleştirilmesine ilişkin talimatları içerir (Şekil 2):

                Pirinç. 2. Elektronik belge yönetimi programında prosedürlerin gerçekleştirilmesine ilişkin talimatlar

                Yönetim dokümantasyonu destek hizmeti çalışanları için iş tanımları Birimin önerilen organizasyon yapısına uygun olarak geliştirilir ve çalışanlar arasındaki görev ve fonksiyon dağılımını sağlamlaştırır. Ayrıca görev tanımları:

                • hizmet çalışanlarının iş sorumluluklarını belirtin: gerçekleştirilen operasyonların ayrıntılı bir tanımını içerir;
                • pozisyonlar için yeterlilik gerekliliklerini belirlemek;
                • personel seçme hizmetinin görev tanımlarının temelini oluşturur;
                • Yeni çalışanların iş sorumluluklarını hızla öğrenmelerine olanak tanıyın.

                Görev tanımları ayrıca elektronik belge yönetimi programındaki işlemlerin gerçekleştirilmesine ilişkin talimatları da içerir (Şekil 3):

                Pirinç. 3. Elektronik belge yönetimi programında işlem yapma talimatları

                Belge akışını otomatikleştirmeye hazırlanırken idari, sözleşmesel ve şirket içi kural koyma faaliyetleri gibi önemli çalışma alanlarına dikkat etmeniz gerekir.

                Yönetim faaliyetleri, yönetim kararlarının alınmasıyla gerçekleştirilir. Her organizasyonda birçok yönetim kararı farklı düzeylerdeki yöneticiler tarafından alınır. Tüm bu kararların rasyonelliğini, yapılabilirliğini, geçerliliğini, zamanlılığını ve ekonomik etkinliğini sağlayacak özelliklere sahip olması gerekir.

                Alınan çok sayıda yönetim kararına rağmen, yönetim faaliyetleri hala yönetim fonksiyonlarının tekrarı ile karakterize edilmektedir. Bu nedenle benzer yönetim fonksiyonlarının belirlenmesi ve bunlara yönelik yeknesak kuralların geliştirilmesi gerekmektedir.

                İyi işleyen bir yönetim karar alma sistemi, yönetim faaliyetlerinin bir bütün olarak etkinliğinin bir kriteridir.
                Birleşik bir yönetim karar alma sistemi düzenlemek için gereklidir:

                1. Farklı düzeylerdeki yöneticiler veya çeşitli yönetim organları tarafından yönetim kararları almaya yönelik kuralları formüle etmek.
                2. Yönetim kararları alma ve bu kararların uygulanmasını izleme prosedürünü otomatikleştirin.

                Organizasyonel ve idari belgelerle çalışmaya ilişkin düzenlemeler Hem bireysel hem de kolektif yönetim kararları alma sürecini düzenler.

                • idari belge türünün doğru seçimini yapmak;
                • hazır şablonları kullanarak idari belgeler oluşturun;
                • idari belgelerin geçiş süreçlerini standart hükümden 1C: Document Flow 8 programına aktarmak;
                • alınan kararların uygulanmasının zamanında ve sürekli izlenmesini organize etmek;
                • idari belgelerin hem elektronik versiyonlarının hem de orijinallerinin kağıt üzerinde saklanmasını organize etmek;
                • idari belgelerin zamanında güncellenmesini sağlamak;
                • örgütün mesleki organlarının çalışmalarını oluşturmak.

                Sözleşmeli işler çoğu şirket için bir önceliktir. Sözleşmeli işin organizasyonunun kalitesi, etkinliğini belirler. Sözleşme belgeleriyle çalışmaya ilişkin düzenlemeler Bir sözleşmeli iş yönetim sistemi oluşturmayı amaçlamaktadır ve sözleşmeli işi yürütmek için kuralların yanı sıra otomasyonuna yönelik yöntemleri de içermektedir.

                Belgenin gerekliliklerine uygunluk şunları sağlayacaktır:

                • kabul edilen standartlara uygun olarak standart formlar kullanarak sözleşme belgeleri hazırlamak;
                • önceden kararlaştırılan koşulları ve bu koşullardan olası sapmaları içeren standart formları kullanarak sözleşmeler üzerinde anlaşmaya varma süresini kısaltmak;
                • Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmemesi veya belge kaybından kaynaklanan hukuki ve ticari riskleri en aza indirmek

                Yönetim verimliliğini sağlamanın merkezi yerlerinden biri, düzenleyici belgelerin geliştirilmesi, uygulanması, kullanılması ve bakımıdır. Resmi faaliyetlerin düzenlenmesine ilişkin gereklilikler, GOST R 52294-2004 “Organizasyon Yönetimi” standardı tarafından belirlenir. İdari ve resmi faaliyetlere ilişkin elektronik düzenlemeler.”

                Düzenleyici belgelerle çalışmaya ilişkin düzenlemeler standardın gerekliliklerini destekler ve düzenleyici belgeler oluşturmaya yönelik kuralları, kuruluş için birleşik bir düzenleyici çerçeve oluşturmaya yönelik standartları içerir.

                Yönetmelik, düzenleyici belgelerin hazırlanması ve bunların birleşik bir düzenleyici veri tabanına yerleştirilmesi üzerinde merkezi kontrol sağlıyor ve bu da kural koyma işini daha şeffaf ve sistematik hale getiriyor.

                Belgenin gerekliliklerine uygunluk şunları sağlayacaktır:

                • yeni düzenleyici belgelerin geliştirilmesi için işçilik maliyetlerini azaltmak;
                • yeni oluşturulan düzenleyici belgelerin düzenleyici ortamla uyumluluğunu sağlamak;
                • düzenleyici belgelerin eksikliği veya bunların ilgisizliği, erişilemezliği veya sunumun karmaşıklığından kaynaklanan riskleri en aza indirecek;
                • çalışanların fonksiyonel sorumlulukları konusunda kurum içi eğitimi için bir platform oluşturmak;
                • Düzenleyici belgeleri aramak için harcanan zamanı azaltın.

                Böylece, hazır düzenleyici belge setlerinin kullanılması, belge akışının otomasyonu için hazırlık süresini azaltır, kuruluşun ofis işlerini mevcut düzenleyici ve metodolojik gereksinimlere uygun olarak oluşturmanıza olanak tanır ve aynı zamanda çalışmak için birleşik bir kurumsal standart belirler. organizasyondaki belgeler. Setin tüm düzenleyici belgelerinin elektronik belge yönetimi programına bağlanması, çalışanların yeni programda çalışmaya uyum sağlamasını daha az acı verici hale getirir ve sistemdeki eylemlerin kendisi daha etkili olur.

                Sipariş ve talimat: bir işletmede düzenleme prosedürü

                Emir ve talimat verme prosedürü, belirli bir sırayla gerçekleştirilen ayrı aşamalardan oluşur. Yazıya doğrudan bu aşamaların incelenmesiyle başlamak yanlış olur. Öncelikle emir ve talimatların asıl amacını belirlemeniz, bu tür belgeler arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları belirlemeniz gerekir.

                Düzen ve talimat: benzerlikler ve farklılıklar nelerdir

                Emir ve talimatların, tek başına karar alma koşulları altında verilen idari belgelere 1 atıfta bulunduğunu hemen belirtmek gerekir. Bu gibi durumlarda, bir bütün olarak işletmedeki tüm yönetim konularındaki yetki, yöneticiye ve yapısal birim içindeki yönetim konularındaki yetki, uygun düzeydeki yöneticiye aittir.

                Bir emir veya direktif metninde yer alan talimat ve kararlar aşağıdaki adrese yönlendirilebilir:

                ● işletmenin organizasyon yapısının iyileştirilmesi;

                ● işletmenin ana (veya üretim) faaliyetlerini yürütmek için araç ve yöntemlerin seçimi;

                ● işletmeye mali, işgücü, malzeme, bilgi ve diğer kaynakların sağlanması;

                ● organizasyonel belgelerin onaylanması ve bunlarda yapılan değişiklikler vb.

                Emir veya talimatlarda yer alan talimat ve kararların, işletmenin tüm veya belirli çalışanları tarafından yerine getirilmesinin zorunlu olduğu unutulmamalıdır.

                Şimdi ele aldığımız belge türleri arasındaki farkları belirlemeye çalışalım.

                Emir işletmenin karşı karşıya olduğu ana ve operasyonel görevleri çözmek için komuta birliği temelinde hareket eden, işletmenin başkanı (yapısal birimi) tarafından çıkarılan yasal bir işlemdir.

                Emir 2 – bu, operasyonel sorunları çözmek amacıyla, esas olarak bir mesleki organın bireysel başkanı tarafından çıkarılan yasal bir kanundur; Kural olarak, sınırlı bir geçerlilik süresi vardır ve dar bir memur ve vatandaş çevresini ilgilendirir.

                Şu anda, pratikte belirleyen çeşitli yaklaşımlar bilinmektedir. hangi durumlarda siparişler oluşturulmalı ve hangi durumlarda talimatlar oluşturulmalıdır.

                1.Küçük işletmelerde, yalnızca yöneticinin (veya onun yokluğunda yönetici vekili) idari belgeleri imzalama hakkına sahip olduğu durumlarda, ana görevler için (örneğin, işletmenin ana faaliyetlerine ilişkin görevler, iyileştirme görevleri için) emirler verilir. organizasyon yapısı vb.), ve siparişler - operasyonel konular ve bilgilendirici ve metodolojik nitelikteki konular hakkında(örneğin, üretim ihtiyaçları nedeniyle hafta sonları ve tatil günlerinde çalışmaya katılma sorunları, emirlerin, talimatların vb. yerine getirilmesinin organizasyonu ile ilgili konularda).

                2.İkinci yaklaşım kabul edilebilir orta ve büyük ölçekli işletmeler için, sadece işletme başkanının değil, aynı zamanda yapısal bölüm başkanlarının da idari belgeleri imzalama hakkına sahip olduğu yer. Bu durumda işletmenin başkanı emir verir, Bir bütün olarak işletmenin tamamı ve yöneticiler için geçerli olan yapısal birimler emir verir, Eylemleri genellikle yalnızca belirli bir yöneticiye bağlı yapısal birime uzanır.

                Emirler ve talimatlar üç alt türe ayrılır:

                ● temel faaliyete göre;

                ● personel tarafından;

                ● idari ve ekonomik konularda.

                Emir ve talimat verme aşamaları

                Emir ve talimat verme prosedüründe sekiz aşama ayırt edilebilir 3:

                1. Bir emir veya talimatın verilmesinin başlatılması.

                2. Taslak belge hazırlamak için bilgilerin toplanması ve analizi.

                3. Taslak emir veya yönetmeliğin hazırlanması.

                4. Taslak belgenin onaylanması.

                5. Taslak emir veya yönetmeliğin onaylayanların yorumları doğrultusunda nihai hale getirilmesi.

                6. Bir emri veya talimatı imzalamak.

                7. Bir siparişin veya talimatın kaydedilmesi.

                8. Uygulayıcılara emir veya talimat getirmek.

                Yukarıdaki aşamalar, ilk aşamadan sekizinci aşamaya kadar sırayla gerçekleştirilir, ayrıca onay aşamasında taslak belgeye ilişkin herhangi bir yorum yapılmaması durumunda beşinci aşama tamamen eksik olabilir.

                Her aşamayı ayrı ayrı ele alalım.

                Bir emir veya talimatın verilmesinin başlatılması

                Taslak emir ve yönetmelik aşağıdaki durumlarda hazırlanabilir:

                ● planlı bir şekilde (önceden geliştirilmiş bir plan veya programa uygun olarak);

                ● işletmenin yönetimi adına;

                ● yapısal bölüm başkanlarının veya alt kuruluşların yanı sıra bireysel uzmanların inisiyatifiyle.

                Bir emir veya yönetmelik çıkarma ihtiyacının gerekçesi bir memorandumda, analitik veya bilgi içerikli bir sertifikada, bir teklifte, bir sonuçta, bir kanunda veya resmi bir mektupta ortaya konabilir. Bu belgeler bir kararın tetikleyicisi görevi görür.

                Novostroyregion-A LLC, yazılım geliştiricisi OJSC Technologies of the 21st Century'den depo muhasebesi yazılım ürünü "Sklad+"nın yeni bir sürümünün yanı sıra güncelleme modülünü ve güncelleme talimatlarını içeren bir CD'nin piyasaya sürülmesi hakkında bir mektup alır.

                Bu mektubu alan Novostroyregion-A LLC'nin başkanı, depo müdürü A.V. Stepanov'a talimat verdiği bir karar çıkarır. Depo muhasebe otomasyon sisteminin yeni yeteneklerini analiz edin ve programın yeni bir sürümüne geçme ihtiyacını rapor edin.

                Stepanov A.V. Genel müdüre hitaben, sistemin yeni bir versiyonuna geçişin, mal muhasebesi çalışmalarını daha etkin bir şekilde organize etmeyi ve personel çalışmasının verimliliğini artırmayı mümkün kılacağını bildirdiği bir not hazırlar.

                Bu mutabakatı inceledikten sonra Genel Müdür, depo muhasebe otomasyon sisteminin yeni bir versiyonunun devreye alınması için bir emir taslağı hazırlama talimatı verdiği yeni bir karar oluşturur.

                Yani, bu durumda, siparişi vermek için başlangıç ​​​​belgeleri, 21st Century Technologies OJSC'den bir mektup ve depo müdürü A.V. Stepanov'dan gelen bir dahili nottu. Bu belgelere dayanarak işletme başkanı bir taslak emir hazırlanmasına yönelik talimat verdi.

                Taslak emir veya yönetmelik hazırlamak için bilgilerin toplanması ve analizi

                Bu aşama, her şeyden önce, daha sonra yayınlanan emir veya yönetmeliğe yansıtılacak olan bir yönetim kararının geliştirilmesi için gerekli olan objektif, yeterli ve zamanında bilgilerin toplanmasını ve analizini içerir.

                Bilgi kaynakları şunlar olabilir:

                ● yasal düzenlemeler ve düzenleyici belgeler;

                ● kuruluşun mevcut belgeleri;

                ● diğer kuruluşlardan gelen belgeler;

                ● süreli yayınlardaki yayınlar;

                ● bilimsel materyaller vb.

                Bilgi toplama ve analiz etmenin sonucu, bir yönetim kararının geliştirilmesidir. Bilgiyi analiz etme sürecinde genellikle çeşitli çözüm seçeneklerinin üzerinde çalışıldığı ve kapsamlı bir değerlendirmeden sonra en kabul edilebilir olanın seçildiği gerçeğine dikkat etmek önemlidir.

                Örnek 1'in devamı

                Örnek 1'de ele alınan durumda, bilgi kaynakları hem kuruluşun dahili belgelerini hem de üçüncü taraf kuruluştan alınan belgeleri içerir.

                Novostroyregion-A LLC'nin çalışma için gerekli olan dahili belgeleri şunları içerir: "Sklad+" depo muhasebe otomasyon sistemindeki çalışmaya ilişkin mevcut düzenlemeler, bunu onaylayan emir ve bir mutabakat.

                Ayrıca OJSC “21. Yüzyıl Teknolojileri” tarafından 9 Ocak 2007 tarih ve 2/02-15 sayılı yazı ile gönderilen başvuruların detaylı olarak incelenmesi gerekmektedir.

                Taslak emir veya yönetmeliğin hazırlanması

                Proje hazırlamaktan bahsederken, bir belgenin değil, bir uzmanın (veya geliştiricinin) proje hazırladığını belirtmek gerekir. Projenin hukuki bir geçerliliği bulunmuyor ve taslak idari belgenin emir veya yönetmelik haline gelebilmesi için onay ve imza sürecinden geçmesi gerekiyor. Ayrıca imzalandıktan sonra belgenin kaydedilmesi gerekmektedir.

                Yapısal birimlerden uzman veya uzmanlar tarafından taslak emir veya yönetmelik hazırlanır. Taslak belgenin çeşitli departmanların çıkarlarını etkilemesi durumunda, işletme yönetiminin kararı ile geçici bir komisyon oluşturulmalı veya projeyi hazırlamak için bir grup işçi atanmalıdır.

                Taslak siparişler ve talimatlar 4, GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” gereklerine uygun olarak hazırlanmıştır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler" 5 (bundan sonra GOST R 6.30-2003 olarak anılacaktır).

                Bu yüzden, taslak emirler ve düzenlemeler formlara yazdırılır A4 formatı, yani 210 × 297 mm. Genellikle siparişler ve talimatlar için özel formlar geliştirilir. GOST R 6.30-2003'e göre bunlara “belirli belge türleri için formlar” adı verilmektedir. Kuruluşun kurucu belgelerine bağlı olarak bu tür formlar (mektuplar hariç) aşağıdaki ayrıntıları içerir:

                ● Rusya Federasyonu'nun devlet amblemi (veya Rusya Federasyonu'nu oluşturan bir kuruluşun amblemi veya bir kuruluşun amblemi veya ticari marka (hizmet markası);

                ● belge türünün adı;

                ● belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

                ● ayrıntılar için kısıtlayıcı işaretlerin yanı sıra:

                - belgenin kayıt numarası.

                Form alanlarının boyutu özel ilgiyi hak ediyor. Bu nedenle, GOST R 6.30-2003 uyarınca formun en az aşağıdaki alanlara sahip olması gerekir:

                Sol kenar boşluğu belgeyi dosyaya koymak için kullanılır. Bundan, uzun vadeli (10 yıldan fazla) ve kalıcı saklama süreleri (siparişler ve talimatlar dahil) için belge formları geliştirirken, sol kenar boşluğunu 30-35 mm aralığına ayarlamak yerine, 30-35 mm aralığına ayarlamanın daha iyi olduğu sonucuna varabiliriz. 20 mm.

                Tablo 1. Sipariş ve talimatların zorunlu ayrıntıları

                belge türünün adı

                doldurmanıza gerek yok, formda var

                belgenin hazırlandığı veya yayınlandığı yer

                doldurmanıza gerek yok, formda var

                belge kayıt numarası

                belgenin kaydedilmesi sırasında imzalandıktan sonra yürütülür

                metne başlık

                Taslak belge hazırlanırken hazırlanan

                Vize onay belgesi (gerekirse belge onay damgası da olabilir)

                Taslak belgenin onaylanması sırasında tamamen resmileştirilir

                belgenin imzalanması sırasında hazırlanan

                kurucu belgelere bağlı olarak, Rusya Federasyonu Devlet Amblemi (veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun amblemi veya bir kuruluşun amblemi veya ticari marka) mevcut olabilir 6

                doldurmanıza gerek yok, formda var

                Kontrol ve yürütme için kurulum

                kontrol işareti

                Kontrol için bir belge gönderilirken hazırlanan

                Belgenin kontrolden çıkarılması ve dosyaya iletilmesi

                belgenin yürütülmesine ve dosyaya gönderilmesine ilişkin bir not

                belge kontrolden çıkarılıp dosyaya gönderildiğinde düzenlenir

                Şimdi taslak emirlerin ve düzenlemelerin tasarımının özelliklerini dikkate almaya devam edelim. İle başlayalım metin yazma kuralları. O her zaman birinci tekil şahısla ifade edilir ve iki bölümden oluşur:

                ● belirtme (veya giriş) ve

                İÇİNDE tespit kısmıöngörülen eylemlerin gerekçesi verilmiştir. Bir emrin veya talimatın verilmesinin temeli, daha yüksek bir kuruluşun yasal veya düzenleyici bir yasal işlemi veya bu kuruluş tarafından daha önce verilmiş bir belge ise, tespit bölümünde adı, tarihi ve numarası belirtilir. Bu durumda “Dayanarak”, “Usulüne göre”, “Usulüne göre” gibi ifadeler kullanılabilir. Bir emir veya talimatın proaktif olarak yayınlanması durumunda, belirtilen kısım, öngörülen eylemlerin amaçlarını ve hedeflerini formüle eder ve emrin veya talimatın verilmesine yol açan gerçekleri veya olayları ortaya koyar.

                Belirtme kısmı genellikle “Amaçlarla”, “İle bağlantılı olarak” vb. sözcüklerle başlar.

                Öngörülen eylemlerin açıklamaya veya gerekçeye ihtiyaç duymaması nedeniyle tespit kısmının eksik olabileceği durumlar vardır 7 .

                Siparişlerdeki belirleyici kısım idari kısımdan “SİPARİŞ VERİRİM:” kelimesiyle ve siparişlerde “TEKLİF EDİYORUM:” veya “YÜKÜMLÜLÜĞÜM:” kelimesiyle ayrılır. Bu kelimeler alandan yeni bir satıra büyük harflerle yazdırılır.

                İdari kısım Her bir eylemin uygulayıcısını ve yürütme için son tarihi gösteren, öngörülen eylemlerin bir listesini içermelidir.

                İdari kısım, çeşitli görevler için kendi son teslim tarihlerine sahip birden fazla uygulayıcının olacağı varsayıldığından, genellikle puanlara bölünür.

                Organizasyonel ve idari belgeler. Belge hazırlama gereklilikleri: GOST R 6.30-2003'ün uygulanmasına ilişkin yönergeler.

                Eylem belirli bir icracıyı içeriyorsa, belgenin ilgili paragrafı, datif durumda icracının pozisyonu ve soyadının belirtilmesiyle başlamalıdır (metindeki baş harfler soyadından sonra yerleştirilir). Organizasyonlar veya yapısal bölümler icracı olarak gösterilebilir.

                Yönetsel bir eyleme ilişkin bilgi, belirsiz biçimdeki bir fiil ve eylemin nesnesini belirten bir nesne tarafından aktarılır. Örneğin:

                1. Uluslararası Operasyonlar Departmanı Başkanı A.D. Kotov “Çalışmanın organizasyonuna ilişkin talimatlar” taslağını hazırlayın. "

                2. Hukuk Departmanı Başkanı S.G. Melnikov Uluslararası Operasyonlar Departmanına gerekli düzenleyici yasal düzenlemeleri ve metodolojik belgeleri sağlamak.

                Yürütme süresinin göstergesi ayrı bir satırda verilir ve yürütmenin tamamlanma tarihi olarak verilir. Örneğin:

                3. Son teslim tarihi: 15 Temmuz 2003.

                İdari bölümün son paragrafı, idari belgenin yürütülmesi üzerinde kontrole sahip olan belirli kişileri belirtir. Örneğin:

                Emrin uygulanmasının kontrolünü Banka Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı K.M.

                Rusya Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı emriyle onaylanan federal yürütme makamlarındaki ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar.

                Siparişin hükümlerinden herhangi birini değiştirmesi veya iptal etmesi durumunda, metnin idari bölümünün paragraflarından birinde, iptal edilen belgeye (belge maddesi) tarihini, numarasını ve başlığını belirten bir bağlantı bulunmalıdır. Paragrafın metni “Geçersiz olarak tanı” ifadesiyle başlamalıdır. "

                Talimatta “Emirin dikkatine sunulacaktır” ibaresi yer almamalıdır. " Kararın dikkatine sunulduğu bölümler (yetkililer), uygulayıcının taslak emirle birlikte hazırladığı dağıtım endeksinde listelenir.

                A4 kağıda hazırlanan herhangi bir organizasyonel ve idari belgenin metni basılmalıdır. bir buçuk satır aralıkla.

                Bir emir veya direktifin farklı ekleri 8 olabilir: hükümler, yönetmelikler, listeler, listeler, grafikler, tablolar, örnek belgeler vb. Ancak “Bir başvurunun varlığına ilişkin damga” detayı hiçbir zaman emir ve talimatlarda yayınlanmaz başvuru bağlantısının doğrudan idari belge metninde verilmesi nedeniyle.

                Başvuru referans veya analitik nitelikteyse (diyagram, tablo, liste vb.), sipariş veya talimat metni "Ek 2'ye göre" veya "(Ek 2)" bağlantısını içerir. Bu durumda uygulamanın ilk sayfasında sağ üst köşeye “Ek” kelimesi yazılır ve aşağıda siparişe veya talimata bir bağlantı bulunur. Birden fazla başvuru varsa, bunlar numaralandırılır.

                Ek No.2
                JSC "Alternativa-M" sırasına göre
                11 Ocak 2007 tarihli 1 No'lu

                İdari belgenin eki onaylanmış bir belge ise (yönetmelikler, kurallar, talimatlar vb.), idari bölümün ilgili paragrafına şu işaret yapılır: “(ekte).” Belgenin kendisinde ise ilk sayfanın sağ üst köşesinde “Belge Onay Beyanı” özelliği yazılıdır.

                Başlık tüm taslak siparişler ve talimatlar resmileştirilmeli ve belgenin kısa bir özetini içermelidir.

                "Ne (kim) hakkında?" Sorusuna cevap vermelidir, örneğin, "Ofis işleri için talimatların onaylanması hakkında", "Svyazinvestcom CJSC çalışanlarının sertifikasyonu hakkında", "Belge desteğinin iyileştirilmesi konseptinin uygulanması hakkında" yönetim için”.

                Bu durumda, başlık beş satırı geçmemeli ve toplam uzunluğu en fazla 150 karakter olmalı, kenardan itibaren (yani paragraf girintisi olmadan) tek satır aralığı boyunca tırnak işaretleri olmadan ve altı çizilmeden basılmalı, büyük harfle başlamalıdır. harf ve nokta kullanmadan bitirin.

                Bir siparişin veya talimat formunun zorunlu ayrıntılarının doldurulması konuları üzerinde durmayacağız, çünkü bu, E.M.'nin makalesinde ayrıntılı olarak anlatılmıştır. Kameneva “Kurumsal ve idari belge formlarının geliştirilmesi”, 8' ve 9' numaralı dergilerde yayınlandı 2005.

                Taslak emir veya yönetmelik hazırlandığında bir sonraki aşama başlar - taslak idari belgenin onaylanması. Bu, ayrılmaz bir şekilde başka bir aşamayla bağlantılıdır - onaylayan yetkililerin yorumlarına göre projenin sonuçlandırılması. Bu nedenle bu aşamaların her ikisini de aynı anda ele alacağız.

                Bir emir veya düzenleme taslağının onaylanması ve taslağın, onaylayan yetkililerin yorumlarına göre nihai hale getirilmesi

                Taslak belgenin onaylanması şu anlama gelir:

                ● zorunlu “belge onay vizesi” ile resmileştirilen iç onay veya onay (bir belgenin düzenlenmesi için iç onay yeterliyse);

                ● dış onay (çözümün diğer kuruluşlarda incelenmesi gerekiyorsa). Taslak emirlerin ve düzenlemelerin dışarıdan onaylanmasına nadiren başvurulur, bu nedenle bu konu üzerinde bu 9. maddede durmayacağız.

                Taslak belgelerin yüksek kalitede hazırlanmasının ve ilgili taraflarla koordinasyonunun sağlanması taslağı sunan daire başkanlarının sorumluluğundadır.

                Madde 2.7.1.2. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı emriyle onaylanan federal yürütme makamlarındaki ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar.

                Madde 2.7.1.2. Rusya Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı emriyle onaylanan federal yürütme makamlarındaki ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar.

                Taslak emirler (talimatlar) ve bunlara ilişkin ekler, yürütücü 10 ve projeyi tanıtan birim başkanı, projenin görev ve talimatlar sağladığı birimlerin başkanları ve ayrıca okul öncesi okul müdürü tarafından onaylanır. eğitim hizmeti ve hukuk hizmeti (düzenleyici yasal düzenleme taslağını onaylar). Taslak emre (talimatlara) onay sırasında ortaya çıkan itirazlar, taslağa eklenen bir sertifikada belirtilir.

                Onay süreci sırasında taslak siparişte köklü değişiklikler yapılması halinde, yeniden basım ve yeniden onaya tabidir.

                Yöneticiye imza için sunulan emir taslakları (talimatlar), sorumluluk dağılımına uygun olarak başkan yardımcıları tarafından onaylanır.

                İşletme, onay için vizesi gereken kişileri belirten 11 belgeden oluşan tür ve alt türlerden oluşan bir liste geliştirmelidir; Ana onaylayanların belirtilmesi veya bir belge formu 12.

                Taslak belgenin hazırlanması, onaylanması ve onaylayanların yorumlarına göre iyileştirilmesi aşamaları “geleneksel” olarak adlandırılan yöntemle veya ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemi kullanılarak gerçekleştirilebilir.

                "Geleneksel" yöntemle Taslak idari belge bir form üzerinde hazırlanır ve kağıt üzerinde onaya sunulur.

                Bu durumda yetkililerin vizeleri taslak belgenin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılır. Taslak emri veya direktifi hazırlayan uzman, taslak belgenin son sayfasının arka tarafına onaylayanların konumlarını ve adlarını belirterek, vizelerin daha sonra verilmesine temel oluşturabilir. “Belge onayı vizesi” ayrıntıları GOST R 6.30-2003'e uygun olarak düzenlenmelidir.

                S.3.24. GOSTR 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.

                Belgenin onayı, belgeyi onaylayan kişinin imzasını ve pozisyonunu, imzanın transkriptini (harfler, soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi (bundan sonra vize olarak anılacaktır) ile verilir. Örneğin:


                A.S.'nin kişisel imzası. Orlov
                tarih

                Belgede herhangi bir yorum varsa vize aşağıdaki şekilde verilir:

                Yorumlar ektedir
                Hukuk Departmanı Başkanı
                A.S.'nin kişisel imzası. Orlov
                tarih

                Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir.

                Kuruluşun takdirine bağlı olarak, taslak belgenin sayfa sayfa onaylanmasına veya ayrı bir onay sayfasında belge vizesi verilmesine izin verilir. Aynı zamanda onay formunun şekli ne GOST'lar ne de yasal düzenlemeler tarafından düzenlenmemiştir ve buna uygun olarak farklı kuruluşlarda onay formu farklı bir forma sahip olabilir.

                Taslak idari belgeyi kağıt üzerinde onay için sunarken yalnızca tek tür proje rotası mümkündür: sıralı. Bu, aynı zamanda taslak belgenin yalnızca onaylayan yetkililerden birinin elinde olabileceği anlamına gelir. Uygulamada çoğu zaman bir taslak belgenin aynı seviyedeki yöneticiler tarafından onaylanmasının gerektiği ve onay sırasının önemli olmadığı durumlar vardır. Buna göre sıralı bir belge onay yolu her zaman en uygun çözüm değildir.

                Ayrıca, "geleneksel" onay yöntemi, şirket çalışanlarının oldukça fazla çalışma süresini "tüketiyor". Sonuçta, kağıt üzerindeki taslak belge bağımsız olarak onaylayan yetkililere sunulmalı veya yönetim belgeleri destek hizmeti (bundan sonra DOU hizmeti olarak anılacaktır) aracılığıyla aktarılmalıdır. İkinci durumda, belgenin onaylanması uzun zaman alır, çünkü önce projeyi okul öncesi eğitim kurumu servisine götürmeniz gerekir, daha sonra gerekli bölümün sekreteri veya ofis işlerinden sorumlu kişinin seçmesi gerekir. projeyi okul öncesi eğitim kurumu servisinden alıp yöneticisine onay için iletir ve onaylandıktan sonra projeyi servise iade eder DOW... Bu prosedür, proje gerekli tüm yetkililer tarafından kabul edilene kadar devam etmelidir. Sonuç olarak orta ve büyük işletmelerde bir taslak belgenin onaylanması birkaç gün sürebilmektedir.

                Taslak dokümanların ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetim sistemleri kullanılarak koordinasyonu “geleneksel” yönteme göre birçok avantajı vardır. Bu yaklaşımla taslak belgeyi geliştiren kişi, sistemde bir proje oluşturur, onay sırasında taslak belgenin güzergah tipini belirtir ve onay prosedürünü etkinleştirir.

                Aşağıdaki koordinasyon yolları mümkündür:

                ● sıralı: proje ilk onaylayana ilk gittiğinde; projeyi onayladıktan sonra proje otomatik olarak ikinci onaylayana gider vb.;

                ● paralel: projenin tüm onaylayan taraflara eş zamanlı olarak sunulması ve tarafların taslak belgeyi herhangi bir sırayla onaylaması;

                ● paralel sıralı (veya karışık): taslak belgenin ilk kez onayı herhangi bir sırayla gerçekleştirebilecek bir grup yetkili tarafından alındığında; ve ancak ilk gruptaki tüm yetkililer mutabakata vardıktan sonra proje bir sonraki görevli grubuna gönderilir.

                Taslak emirlerin ve talimatların koordinasyonunu göz önünde bulundurursak, en uygununun paralel-sıralı bir rota olacağı belirtilebilir. Bu durumda koordinasyon aşağıdaki zincir kullanılarak organize edilebilir:

                ● 1 grup onaylayan – taslak belgenin yürütücüsü (veya geliştiricisi);

                ● 2. grup koordinatörler – yüklenicinin başkanı;

                ● 3. onaylayıcı grubu - taslak idari belgenin doğruluğunu kontrol eden başkan (veya okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin çalışanı);

                ● 4. koordinatör grubu – projenin görev ve talimatlar sağladığı daire başkanlarının yanı sıra hukuk hizmeti başkanı;

                ● 5. koordinatör grubu – işletme başkanının yardımcısı (veya yardımcıları).

                Otomatik sistemlerin kullanıldığı koordinasyonun "geleneksel" koordinasyona kıyasla birçok avantajı da vardır. Başlıcalarını adlandıralım:

                1. Geliştiricinin projeyi onaylayan yetkililere teslim etmek için zaman kaybetmesine gerek yoktur, çünkü bu işlem sistem tarafından verilen rotaya uygun olarak yapılır.

                2. Geliştirici, yetkilinin taslak belgeyi onaylamak zorunda olduğu süreyi belirtebilir.

                3. Taslak belgenin geliştiricisi, belgenin nasıl onaylandığını, onayı hangi yetkililerin gerçekleştirdiğini ve hangi vizenin verildiğini her zaman görebilir.

                4. Onaylayan yetkililer, özel bir bildirim sistemi sayesinde onay için taslak belge aldıklarını hızlı bir şekilde öğreneceklerdir.

                5. Taslak belge üzerinde mümkün olan en kısa sürede anlaşmaya varılır.

                6. Taslak belge onay sürecinde kaybedilemez.

                7. Sistem projenin tüm versiyonlarını, vizelerini ve onay notlarını saklayabilir.

                Yukarıda sayılan oldukça önemli avantajlarına rağmen “elektronik” onay şu anda az sayıda işletmede kullanılmaktadır. Bunun nedeni de şudur: Onay aşaması da dahil olmak üzere taslak belgelerle çalışmayı otomatikleştirmek, ancak tüm yöneticilerin ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemlerinin aktif kullanıcısı haline gelmesiyle mümkündür, çünkü onlar ana onaylayan yetkililerdir. Ne yazık ki, günümüz uygulamaları çoğu kuruluşta ve işletmede otomasyon sistemlerinin ana kullanıcılarının sekreterler ve yetkinliği taslak belgelerin onayını içermeyen ofis işlerinden sorumlu kişiler olduğunu göstermektedir.

                Şimdi onaylayanlardan birinin taslak belgenin içeriğini kabul etmemesi durumunda ne olacağını düşünelim.

                Bir veya daha fazla kişinin onaylaması durumunda temel nitelikteki yorumlar, Belgenin özünün değişmesi durumunda taslağın yeniden basılması (yani taslak belgenin yeni bir versiyonunun oluşturulması) ve yeniden üzerinde anlaşmaya varılması gerekir.

                Onay sırasında bunlar yapılmışsa editoryal yorumlar, projenin içeriğini değiştirmezseniz proje de yeniden basıma tabi tutulur ancak bu durumda yeniden onay alınmasına gerek yoktur.

                Bir emri veya talimatı imzalama

                Mutabık kalınan taslak belge imzalanmak üzere yöneticiye sunulur.

                Onay vizeleri projenin son sayfasının arka tarafında değil, ayrı bir onay sayfasında verilmişse, bu durumda taslak belgenin onay sayfasının da yöneticiye iletilmesi gerekir.

                Yöneticinin imzası, taslak belgeyi tam teşekküllü bir belgeye dönüştürür ve ardından kaydedilmesi gerekir.

                Bir siparişin veya talimatın kaydedilmesi

                Belge kaydı bir belgeyle ilgili muhasebe verilerinin, onun oluşturulduğu, gönderildiği veya alındığı gerçeğini kaydeden, önceden belirlenmiş bir formdaki kaydıdır.

                Bizim durumumuzda kayıt, belge oluşturma gerçeğini kaydedecektir. Belgelerin daha fazla kaydedilmesi ve referans çalışmasının düzenlenmesi için kaydın da gerekli olduğunu belirtmekte fayda var.

                Kayıt üç yoldan biriyle yapılabilir:

                ● basılı bir dergideki bir belgeye ilişkin bir giriş (dergi kayıt formu);

                ● kağıt kayıt ve kontrol kartına (kart kayıt formu) kayıt yaparak;

                ● belgeye ilişkin bilgilerin ofis otomasyonuna ve elektronik belge yönetim sistemine (otomatik kayıt formu) girilmesi.

                Şu anda belgelerin otomatik olarak kaydedilmesinin tavsiye edildiğini belirtmekte fayda var, çünkü bunun dergi ve kart kayıt biçimleriyle karşılaştırıldığında birçok avantajı var. Bu avantajlardan küçük bir kısmını sayalım:

                ● belgelerin herhangi bir ayrıntıya veya ayrıntıya göre hızlı aranması;

                ● raporların, özetlerin otomatik olarak oluşturulması, belgeler üzerinde referans ve analitik çalışmaların yürütülmesi;

                ● emirlerin (belgeler) yerine getirilmesi üzerinde otomatik kontrol;

                ● belgeleri birden fazla işyerinde ve diğerlerinde aynı anda kaydetme yeteneği.

                Ayrıca, kuruluşta özel bir yazılım kullanılmadan belgelerin otomatik olarak kaydedilmesi mümkündür.

                Çoğu küçük şirkette bu, MS Excel programı kullanılarak sıradan bir tablo doldurularak yapılır.

                Kayıt sırasında belge atanır belgenin kayıt numarası ve tarihi. Emir ve talimatların tarihi, imza tarihi olmalıdır; buradan, emir ve talimatların imzalandığı gün kaydedilmesi gerektiği sonucuna varabiliriz.

                Belgeler, belge türünün adına bağlı olarak gruplar halinde kaydedilir. Ayrıca, temel faaliyetlere, personele ve idari ve ekonomik konulara ilişkin emirler (talimatların yanı sıra) ayrı ayrı kaydedilir. Bu, yukarıdaki emir ve talimat alt türlerinin ortak değil, ayrı bir numaralandırmaya sahip olacağı anlamına gelir.

                Şimdi GOST R 6.30-2003'te yer alan belgenin kayıt numarası ve tarihinin kaydedilmesi için gereklilikleri sunuyoruz.

                S.3.12. GOSTR 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.

                Bir belgenin kayıt numarası, kuruluşun takdirine bağlı olarak davaların isimlendirilmesine göre bir vaka indeksi, muhabir, icracılar vb. hakkındaki bilgilerle desteklenebilen 13 seri numarasından oluşur.

                İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa derlenen bir belgenin kayıt numarası, bu kuruluşların her birinin belgesinin, yazarların belgede belirtildiği sıraya göre eğik çizgi ile ayrılmış kayıt numaralarından oluşur.

                Bölüm 3.11. GOSTR 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Dokümantasyon gereksinimleri.

                Belgenin tarihi Arap rakamlarıyla şu sırayla yazılır: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla yazılır; yıl – dört Arap rakamıyla.

                Bir tarihin sözlü-sayısal biçimlendirme yöntemine izin verilir, örneğin 05 Haziran 2003 ve tarihin şu sırayla biçimlendirilmesine izin verilir: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2003.06.05.

                Genellikle siparişlerin ve talimatların tarihini resmileştirmek için dijital bir yöntem kullanılır, örneğin 02/05/2007.

                Yürütücülere emir veya talimat getirmek

                İdari belgenin icra memurlarına teslim edilmesi, belgenin çoğaltılması, (mümkün olan en kısa sürede) gönderilmesi veya icra memurlarına devredilmesi anlamına gelir.

                Ofis işlerinin "geleneksel" organizasyonunda, kopyalar çoğunlukla emir ve talimatların kopyaları yapılır ve daha az sıklıkla alıntılar yapılır ve bunlar daha sonra posta endeksine göre kuruluşun yöneticilerine veya çalışanlarına gönderilir (ayrıca çizilir). yürütücü tarafından imzalanır ve imzalanır).

                Belgelerle çalışırken bir ofis otomasyonu ve elektronik belge akışı sistemi kullanılıyorsa, çoğu durumda (bir çalışanın, örneğin bazı idari belgeler hazırlarken önemli olan imza için belgeye aşina olmasına gerek olmadığında) personel için), kayıtlı belge sistemler kullanılarak çalışanlara gönderilir. Bu yaklaşım, alıcıların bir belgeyi mümkün olan en kısa sürede almasına olanak tanır ve aynı zamanda "geleneksel" yaklaşımla belgelerin kopyalanması ve kopyalarının aktarılması için harcanan malzeme ve zamandan tasarruf sağlar.

                Çoğu idari belgenin, uygulayıcılara teslim edilmeden önce okul öncesi eğitim kurumu servisi tarafından kontrole tabi tutulduğunu belirtmekte fayda var. Ancak yürütme üzerindeki kontrol, geçen yıl yeterince dikkat ettiğimiz ayrı bir büyük konudur. 14 , 15 .

                Konu V.P.'nin makalesinde devam ediyor. Kozyreva "Taslak idari belgelerin geliştirilmesi: sorumlu uygulayıcı ile kayıt yönetimi uzmanı arasındaki etkileşim."

                Deneyimli bir uzmanın çalışmalarını paylaşması her zaman ilgi çekicidir. Ve özellikle konu diğer departmanlardaki meslektaşlarımızla yapıcı etkileşim kurmaya gelince. Ofis işi kurallarına ve Rus dilinin tüm inceliklerine uygun bir idari belge taslağının nasıl hazırlanacağını öğreneceksiniz. GOST R 6.30-2003, idari belgelerin hazırlanmasına ilişkin yalnızca en temel gereklilikleri ortaya koymaktadır. Yazar, bunların bölgeler arası bir telekomünikasyon şirketinde nasıl sonuçlandırıldığını (genişletildiğini) ve uygulandığını anlatıyor. Çeşitli durumlar için özel ifade örnekleri ve tasarım örneklerinin varlığı, makaleyi çalışmanızdaki pratik uygulama için çok uygun hale getirir. Makale “İşletmelerde Ofis Yönetimi ve Belge Akışı” dergisinin Temmuz 2007 sayısında yayımlandı.

                1 İdari belgeler - kurumun faaliyetlerine ilişkin idari ve organizasyonel konulara ilişkin kararları (emir, talimat vb.) kaydeden belgeler. – Belge türlerinin ve çeşitlerinin kısa bir sözlüğü. – M.: VNIIDAD. – 1974.

                2 Şu anda kararname aynı zamanda aşağıdakiler tarafından bireysel olarak çıkarılan yasal bir işlemdir: – devlet başkanı – Rusya Federasyonu Başkanı; - kendisine verilen yetki dahilinde, örneğin Rusya Federasyonu Hükümet Başkanı'nın emriyle, kollektif bir iktidar ve yönetim organının başkanı; - Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının yürütme organlarının başkanları - valiler, belediye başkanları vb.

                3 Yu.V. Khimich'in 2' 2007 sayılı derginin 32. sayfasındaki makalesindeki ana faaliyet için bir siparişin yaşam döngüsünün operogramına bakın.

                4 Personel için bazı emir ve talimatlar, Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararı tarafından onaylanan birleşik formlara göre 21 Kasım 1996 tarihli ve 129-FZ sayılı "Muhasebe Hakkında" Federal Kanunun 9. Maddesi esas alınarak hazırlanmalıdır. 5 Ocak 2004 No. 1 “İşgücü muhasebesi ve ödemesi için birleşik formların birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine.”

                5 GOST R 6.30-2003, federal yürütme makamları dışındaki tüm kuruluşlar için doğası gereği tavsiye niteliğindedir. Buna rağmen, hükümlerinin sıkı bir şekilde uygulanması, bilgilerin belgelenmesi ve belgelerle çalışma konusunda yüksek bir kültüre işaret etmektedir.

                6 Ticari bir kuruluşun, kuruluş logosu veya ticari markası (hizmet markası) yoksa bu detay verilmemektedir.

                7 Belirtilen kısmı olmayan bir sipariş örneği için, 2' 2007 numaralı derginin 45. sayfasındaki T.A. Kuznetsova'nın makalesine bakın.

                8 E.M. Kameneva'nın makalesine bakınız. "Uygulama tasarımının bazı incelikleri", "Kurumlarda Ofis Yönetimi ve Belge Akışı" dergisinin 11' 2006 sayılı 26. sayfasında yayınlandı.

                9 Dış onay prosedürü için 6' 2006 sayılı derginin 37. sayfasındaki sorunun cevabına bakınız.

                10 Yürütücü, taslak belgeyi geliştiren bir uzman olarak anlaşılmaktadır.

                11 Belge türü, belgenin içeriğine ve amacına göre (örneğin emir, talimat, kanun vb.) belge sistemine ait olmasıdır. Bu durumda, bir alt tür, belgede belirtilen konunun niteliğine göre birleştirilen aynı türden bir belge grubu olarak anlaşılmaktadır (örneğin, eğitim emirleri, sertifika emirleri, bir uzman komisyonunun oluşturulması emirleri, vesaire.).

                12 Kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan belge formları tablosu, yönetim faaliyetlerinin işlev ve görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli ve yeterli olan, yasal durumlarının bir açıklaması, hazırlık aşamaları ile birlikte onaylanmış belge formlarının bir listesidir. ve tamamlanması.

                13 Seri numaraları takvim yılı boyunca atanır; gelecek yılın başından itibaren seri numaraları yine bir ile başlayacak.

                14 O.V.'nin makalesine bakın. Ryskova “Talimatların yerine getirilmesi üzerindeki kontrol: federal yürütme makamlarının düzenlemelerinin gereklilikleri”, 1' 2006 numaralı derginin 24. sayfasında.

                15 E.M.'nin makalelerine bakın. Kameneva, 9' 2006 sayılı derginin 72. sayfasında ve 10' 2006 sayılı derginin 76. sayfasındaki talimatların uygulanmasını izleme yöntemleri hakkında.

                3.1. Organizasyondaki üretim, yönetim ve destek faaliyetlerini otomatikleştirmek amacıyla, sınırlı sayıda ticari yazılım (Kayıt'a göre) ve ücretsiz yazılım (üretim görevlerini gerçekleştirmek için gerekli ve PC Pasaportunda belirtilen) kullanımına izin verilmektedir.

                3.2. Her iş istasyonu belirli bir tür etkinliği gerçekleştirmek için bir dizi yazılım içerir. İş istasyonunun ilk konfigürasyonu, BT departmanı başkanı ile birlikte yapısal birimin başkanı tarafından belirlenir. Otomatik işyerinin parçası olmayan yazılımlar, Kuruluş çalışanları tarafından onay prosedürü olmadan kurulamaz ve kullanılamaz.

                3.3. PC konfigürasyonunun bir açıklaması ve kurulu yazılımların bir listesi PC Pasaportuna kaydedilir ve IS yöneticisi, yapısal birim başkanı, BT departmanı başkanı ve IS kullanıcısı tarafından imzalanır. Bu, tarafların anlaşmasını doğrular:

                3.3.1. PC Passport'ta belirtilen iş istasyonu ekipmanlarının tamamı ve yüklü yazılımların listesi ile;

                3.3.2. Lisanssız herhangi bir yazılımın kullanımının sorumluluğunun Kuruluştan çalışana (IS Kullanıcısı) devredilmesi, iş istasyonunun konfigürasyonunda yetkisiz değişiklikler yapılması ve bu Kullanıcıya emanet edilen iş istasyonuna herhangi bir yazılımın yetkisiz kurulumu.

                3.4. Otomatik işyeri yazılımının kurulumu, bakımı ve desteği ile kaldırılmasına yönelik tüm işlemler doğrudan (katılımla) IS yöneticileri tarafından gerçekleştirilir.

                3.5. Organizasyonda yazılım çalıştırma prosedürü aşağıdaki aşamalardan oluşur:

                3.5.1. Yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesi

                Ek yazılım yükleme talebi şu kişiler tarafından başlatılabilir: A) yapısal birimin başkanı, B) IS yöneticisi.

                A) Yapısal birim başkanının yazılımı kurma talebi aşağıdaki durumlarda yapılır:

                  yeni bir çalışan için otomatikleştirilmiş bir işyeri düzenleme ihtiyacı;

                  çalışanların ek yazılım veya iş istasyonunun tamamen değiştirilmesini gerektiren yeni (ek) görevleri yerine getirme ihtiyacı;

                  iş istasyonunun bir parçası olarak kullanılanın yerini alacak niteliksel olarak yeni (alternatif) yazılımın ortaya çıkışı.

                  Yapısal birimin başkanı, BT Departmanı Başkanına hitaben onaylanmış formda yazılım kurulumu için bir talep hazırlar.

                  Talep edilen yazılımın Organizasyonda mevcut olması durumunda BT departmanından bir uzman kurulum işlemini gerçekleştirir ve kullanıcının iş istasyonuna lisans atanır.

                  Kuruluşta ticari yazılımlara ilişkin boş lisans bulunmaması durumunda (Kayıttaki listeden), yapısal birim başkanı, yazılımın satın alınması için öngörülen şekilde bir başvuru hazırlar.

                Kayıt listesi dışında ticari yazılım satın alınması gerekiyorsa:

                  BT departmanı başkanı, bu ticari yazılımın Kuruluşun Bilgi Sistemleri'nde kullanılma olasılığını belirler;

                  Yapısal birimin başkanı ticari yazılımın satın alınması için bir başvuru hazırlar;

                  Satın alma işleminden sonra, BT Departmanı Başkanı, yeni ticari yazılım hakkındaki bilgileri Kayıt'a yapılan eklemeler günlüğüne girer. Yıl sonunda dergideki bilgiler bir sonraki dönemin onayına sunulmak üzere Kütük'e aktarılır.

                B) IS yöneticisinin yazılımı kurma talebi aşağıdaki durumlarda yapılır:

                  Kuruluşun bilgi güvenliği sistemlerindeki güvenlik açıklarının ortadan kaldırılması;

                  kullanıcılar tarafından kullanılan yazılımın planlı değiştirilmesi;

                  yeni bilgi teknolojilerinin tanıtılması.

                Yazılım kurulumunu onaylama prosedürü:

                  BT departmanı başkanı, boş lisansların kullanılabilirliğini belirler ve gerekli lisansları tahsis eder (iş istasyonuna veya sunucuya atar), gerekli yazılımın kurulmasını sağlar.

                  Ek yazılım satın alınması gerekiyorsa, BT Departmanı Başkanı, bunun Kuruluşun IS'sinde kullanılma olasılığını belirler ve bir satın alma başvurusu hazırlar.

                3.5.2. Yazılım satın alma

                3.5.2.1. Yazılımın edinimi, Organizasyonda yürürlükte olan satın alma kurallarına uygun olarak gerçekleştirilir.

                3.5.2.2. BT departmanı başkanı rekabet komisyonunun çalışmalarında uzman olarak görev alır.

                3.5.2.3. Satın alınan yazılım muhasebe departmanında muhasebe için kabul edilir ve devreye alınmak üzere bilgi işlem departmanına aktarılır.

                3.5.3. Yazılım kurulumu (uygulama)

                3.5.3.1. BT departmanı başkanı, devreye alınan yazılımın lisanslarının operasyonel muhasebesini sağlar, yazılımın IS kullanıcılarının bilgisayarlarına kurulmasına yönelik çalışmaları organize eder.

                3.5.3.2. IS yöneticisi elektronik muhasebe sisteminde bir PC Pasaportu oluşturur, PC Pasaportunun 2 kopyasını kağıt biçiminde hazırlar, kendisi imzalar ve imza için yapısal birim Başkanına, BT departmanı Başkanına ve IS Kullanıcısına sunar. . Pasaportun bir kopyası yapısal birim başkanında kalır, diğeri ise BT departmanının belge arşivinde saklanır.

                3.5.3.3. Ticari yazılım kuruyorsanız (uyguluyorsanız):

                3.5.3.3.1. BT departmanı başkanı, ticari muhasebe yazılımının kullanım ömrüne ilişkin bir sertifika, devreye alma sertifikası (gerekirse) hazırlar;

                3.5.3.3.2. Donanım anahtarları (anahtar ortam dahil), orijinallik sertifikaları (iş istasyonu sistem biriminin gövdesindeki etiketler), iş istasyonunun bir parçası olarak IS kullanıcısına aktarılır.

                3.5.4. Yazılım desteği ve bakımı

                3.5.4.1. Yazılım desteği ve bakımı teknik uzmanlar - IS yöneticileri veya programcıları tarafından gerçekleştirilir.

                3.5.4.2. Yazılım desteği ve bakımı aşağıdaki iş türlerinin gerçekleştirilmesinden oluşur:

                  kurulu yazılımın yapılandırılması ve uyarlanması;

                  yazılım güncellemelerinin kurulumu;

                  yazılım ve kullanıcı verilerinin (elektronik belgeler, veritabanları) yedek kopyalarının düzenli olarak oluşturulması (arşivleme);

                  yüklü yazılımın kullanımıyla ilgili sorunların giderilmesi;

                  IP kullanıcılarına danışmanlık yapmak.

                3.5.4.3. Yazılım bakım çalışması IS kullanıcısı (yapısal birimin başkanı) tarafından veya doğrudan IS yöneticisi veya programcısı tarafından başlatılabilir.

                3.5.4.4. Çalışma sırasında yüklü yazılımlar listesinde ortaya çıkan herhangi bir değişiklik PC Pasaportuna yansıtılmalıdır.

                3.5.5. Yazılımın kaldırılması (kullanımdan kaldırılması)

                3.5.5.1. Yazılım aşağıdaki durumlarda kullanımdan kaldırılır:

                  yazılımın kullanımına ilişkin lisans süresinin sona ermesi;

                  kullanılan yazılımın alternatif bir yazılımla değiştirilmesi;

                  İhtiyaç eksikliği, eskime nedeniyle yazılım kullanımının bırakılması.

                3.5.5.2. Hizmetten çıkarma teknik uzmanlar tarafından gerçekleştirilir:

                3.5.5.2.1. Kuruluşun yazılımlarının olağanüstü denetimi gerçekleştirilir;

                3.5.5.2.2. Hizmet dışı bırakılan yazılım, Örgütün tüm bilgisayarlarından kaldırılıyor;

                3.5.5.2.3. Gerektiğinde ticari yazılımın kullanımdan kaldırılmasına ilişkin tutanak hazırlanarak muhasebe departmanına iletilir;

                3.5.5.2.4. PC Pasaportlarında gerekli güncellemeler yapılıyor;

                3.5.5.2.5. Ticari yazılımı silerken (hizmetten çıkarırken), aşağıdakiler daha fazla saklanmak üzere BT departmanına aktarılır (gerekirse iade sertifikaları verilir): IP kullanıcısının elinde bulunan donanım anahtarları (anahtar ortam), yazılımın bulunduğu orijinal ortam dağıtım kiti, yazılım belgeleri, lisans sözleşmeleri (sözleşmeler), tedarik sözleşmelerinin kopyaları ve satın alma ve satış gerçeğini doğrulayan belgeler.

                3.6. Yazılımı kullanırken şunları yapmalısınız:

                3.6.1. Bu Yönetmeliğin gerekliliklerine uyun.

                3.6.2. Mevcut yazılımı yalnızca resmi görevlerinizi gerçekleştirmek için kullanın.

                3.6.3. Yeni yazılımı yükledikten veya kaldırdıktan sonra PC Passport'u öğrenin ve burada yer alan verileri kabul ediyorsanız, PC Passport'un iki kopyasına el yazısıyla imzanızı atın.

                3.6.4. İş istasyonunun bir parçası olarak aktarılan önemli bilgilerle, iş istasyonu sistem birimi kasasına yapıştırılan ticari yazılımın orijinallik sertifikalarıyla ortamın güvenliğini sağlayın.

                3.6.5. Kurulu yazılımın kurulumunu, konfigürasyonunu, sorun gidermesini ve denetimini gerçekleştirmede IS yöneticisine yardımcı olun.

                3.6.3. Bu Yönetmeliklerin gerekliliklerinin ihlaline ilişkin her türlü durumu IP yöneticilerine bildirin.

                3.7. Yazılımı kullanırken yasaktır:

                3.7.1. İş istasyonunu amacı dışında başka amaçlarla kullanmayın.

                3.7.2. IS iş istasyonlarının ve diğer IS ekipmanlarının tasarımında, konfigürasyonunda ve yerleşiminde bağımsız olarak değişiklikler yapın.

                3.7.3. İş istasyonunda kurulu yazılımın bileşimini değiştirin (yeni yazılım yükleyin, yazılım paketi bileşenlerinin bileşimini değiştirin ve yazılımı kaldırın).

                3.7.4. Harici medyayı açın ve kendi veya başka bir iş istasyonunuzda, PC Passport'ta belirtilmeyen herhangi bir sistem veya uygulama programını yetkisiz olarak başlatın.



    		•
     

    Okumak:



    Samsung Galaxy'de "Sistem Kullanıcı Arayüzü uygulaması durdu"

    Samsung Galaxy'de

    Android kullanıcıları arama yapmaya çalışırken, kişi oluşturmaya çalışırken veya arama bittikten sonra “Telefon uygulaması durduruldu” hatası alıyor. Bu...

    JQuery Responsive galeride sıralamaya sahip güzel galeri

    JQuery Responsive galeride sıralamaya sahip güzel galeri

    Bugün, çok orijinal geçişlere sahip harika resim galerileri oluşturmanıza olanak tanıyan jQuery Flipping Gallery eklentisine bakacağız. İÇİNDE...

    Otomatik içerik dağıtım hizmeti hakkında basit kelimelerle RSS nedir?

    Otomatik içerik dağıtım hizmeti hakkında basit kelimelerle RSS nedir?

    Teknolojinin çok basit ve etkili olduğu söylenmelidir. Kullanmaya başlamak için herhangi bir çaba harcamanıza gerek yok. Öncelikle nasıl yapılacağını bulalım...

    WD Align - Gelişmiş Format teknolojisine sahip sürücüler için bir program Hizalama talimatları

    WD Align - Gelişmiş Format teknolojisine sahip sürücüler için bir program Hizalama talimatları

    Tamamen bilimsel olmayan ama popüler olacağını umduğumuz bu makalede, Western Digital marka sabit disklerle nasıl arkadaş olunacağından bahsedeceğiz:...
    besleme resmi RSS