В любой организации и учреждении наступает такой момент, когда офисная техника из незаменимого помощника превращается в электронный мусор. Но не спешите от него избавляться, выкидывая на свалку. Ведь за эти действия можно поплатиться солидным денежным штрафом или получить другое административное наказание. Прежде, чем попрощаться со старым компьютером или копировальным устройством, нужно соблюсти утверждённый законодательством порядок списания оргтехники .

Как известно, офисное оборудование относится к категории основных средств . При покупке оно заносится на баланс организации или предприятия, и в течение всего срока эксплуатации учреждение уплачивает за это оборудование налоги. Поэтому первая задача при списании - снять технику с налогового учёта.

Другим важным моментом, который нужно учесть, является тот факт, что практически любая единица офисного оборудования содержит в своём составе драгоценные металлы. Это обстоятельство при проведении рассматриваемой процедуры вынуждает соблюдать ещё и нормы Федерального закона ФЗ-41 от 1998г. «О драгоценных металлах и драгоценных камнях», а также других подзаконных актов, посвящённых этому предмету.

Нельзя забывать о том, что списываете Вы не просто устаревшее или неисправное средство производства, а «опасный объект, представляющий угрозу экологии». А значит, необходимо соблюсти ещё и нормы законодательства об охране окружающей среды.

Итак, помня об обозначенных нюансах, можно приступать к рассмотрению порядка списания оргтехники. Самый первый шаг - это создание комиссии из сотрудников учреждения, обладающих соответствующей квалификацией. Члены комиссии составляют акт, где подробно описываются причины, которые не препятствуют дальнейшей эксплуатации оборудования. Чтобы решение комиссии было законным, необходимо приложить к нему пакет документов (приказ о создании комиссии, копии инвентарных карточек, выписки из реестра имущества, копии актов об аварии, если оборудование было повреждено в её процессе и т.д.). Если штат компании не располагает специалистами в сфере IT, то закон предусматривает заключение договора с профильными компаниями, аккредитованными на выдачу технических заключений о состоянии технических средств.

После утверждения акта необходимо произвести демонтаж техники , чтобы вычленить части содержащие драгметаллы. Следующий шаг - отправка этих деталей на аффинажное предприятие, где из них извлекут золото и серебро. Разборку оборудования можно осуществлять собственными силами, но только в том случае, если в техническом паспорте компьютера, принтера или факса, есть информация о точном содержании драгоценных металлов. Если её нет, придётся обратиться к экспертам, чтобы определить предполагаемую долю ценных материалов и их место нахождения.

Остальные части, оставшиеся после демонтажа, следует доставить на завод, занимающейся утилизацией опасных отходов. Такие предприятия есть не везде. Но информацию о них можно найти в Интернете.

Пройдя все этапы, можно приступать непосредственно к составлению акта о списании основных средств . Он составляется по утверждённой форме № ОС-4. К нему прилагается заключение комиссии о неудовлетворительном состоянии техники, составленное ранее, а также документация, подтверждающая, что драгметаллы извлечены из оборудования и поставлены на учёт, а электронный мусор утилизирован в соответствии с установленным порядком. На основании данного акта техника снимается с налогового учёта.

Если данная процедура кажется слишком долгой и трудоёмкой, то можно воспользоваться альтернативным вариантом - обратиться за помощью к фирмам, которые специализируются на утилизации офисного оборудования. При их участии акт о списании по форме № ОС-4 можно получить всего в течение нескольких дней.

Подавляющее большинство московских банков списывают и утилизируют компьютеры и оргтехнику при помощи группы компаний "ТехПромПереработка".

Сегодня компьютеры и оргтехника есть на всех коммерческих предприятиях, в банках, государственных учреждениях, общественных организациях и практически в каждой квартире. С каждым годом количество производимой электронной техники возрастает в геометрической прогрессии. Новинки электроники быстро вытесняют с рабочих столов на дальние полки кладовок морально устаревшие экземпляры, которые могут еще быть работоспособными и иметь отличный внешний вид. Кроме того, оргтехника и компьютеры могут окончательно сломаться и напрасно занимать место. Поэтому рано или поздно встает серьезный вопрос о том, что же делать с ненужной техникой. Если нет возможности отремонтировать, продать или подарить компьютер, то он становится мусором.

Обычно мусор мы выносим на свалку, но с компьютерами и оргтехникой не все так просто. Дело в том, что с точки зрения Налогового Кодекса РФ, ненужный компьютер имеет определенную ценность, т.к. содержит драгоценные и цветные металлы.

Почему необходимы списание и утилизация оргтехники и компьютеров ?

Во-первых, пока электроника (устаревшая и уже неиспользуемая) стоит на балансе предприятия, с нее необходимо платить налог на имущество. Поэтому необходимо провести ее списание . Во-вторых, в компьютерах имеется некоторое количество цветных и драгоценных металлов, таких как серебро, золото и платина, и эти драгоценные металлы необходимо определенным образом провести по бухгалтерии. В-третьих, кроме драгоценных металлов, в компьютерах имеются вредные для здоровья вещества, например: свинец и мышьяк. Именно по этим причинам простая процедура выноса компьютера в мусорный бак является противозаконной, и, в результате, на организацию могут быть наложены штрафные санкции за неправомерные операции с драгоценными металлами и загрязнение окружающей среды.

Отжившую свой век технику частично можно пустить во вторичное обращение, в основном это касается металлосодержащих деталей.

Что необходимо утилизировать?

Если посмотреть, из чего изготавливается электроника и офисная техника, то получается, что необходима утилизация не только компьютеров, но также мониторов и принтеров, радиоэлектронных и люминесцентных ламп, медтехники и бытовой техники, аккумуляторных батарей, картриджей для лазерных принтеров и копировальных аппаратов. Не стоит забывать, что необходимо утилизировать даже лом, т.е. отдельные части сломавшейся техники.

Кому и зачем необходимо списание компьютеров и оргтехники?

Для физических лиц утилизация компьютеров не представляет особых хлопот - надо просто обратиться в специализированную фирму. А для юридических лиц и ИП необходимо иметь законные основания для проведения утилизации компьютеров и прочей оргтехники. Утилизация вычислительной техники может быть проведена только после списания основных средств с баланса предприятия. Чтобы списание было совершено на законных основаниях, нужен акт списания. А здесь в свою очередь возникает необходимость получения экспертной оценки технического и морального состояния техники, согласно которой оно не может быть далее использовано. Акт технического осмотра с заключением о возможности или невозможности дальнейшего использования компьютеров и оргтехники может выдавать исключительно организация, у которой имеется соответствующий сертификат. Поэтому утилизация на предприятиях часто превращается в затягивающийся на годы процесс.

В чем заключается процесс утилизации компьютеров и оргтехники?

Известно, что частично, бывшая в употреблении техника может быть переработана и повторно использована. Для этого необходимо иметь соответствующее оборудование, владеть технологиями, а также быть зарегистрированными в Пробирной Палате.
В принципе, процедура утилизации несложная. На первом этапе компьютер, принтер или прочая оргтехника разбираются на отдельные элементы, которые сортируются. Все добытые металлические детали затем можно отправить в переплавку. Части, которые невозможно разобрать, дробятся в специальном устройстве, а крошка поступает на движущуюся ленту, с которой пластмассовая пыль засасывается в воздухоотвод, а более тяжелая металлическая крошка остается в осадке. Затем можно провести рафинирование и селектирование отдельных металлов, в том числе драгоценных.

В данной статье будет рассмотрен вариант, когда системный блок учтен в составе единого комплекса ОС, т.е. инвентарный объект - компьютер со всеми составляющими. Как учесть списание старого, сломанного системного блока, если имеется остаточная стоимость? Нужно ли его утилизировать?

В соответствии с Письмом Минфина России от 27.05.2005 N 03-03-01-04/4/67 "Замена в компьютере любой детали может привести к изменению эксплуатационных характеристик компьютера. При разграничении модернизации и ремонта компьютера определяющее значение имеет не то, как изменились его эксплуатационные характеристики, а тот факт, что сохраняется работоспособность инвентарного объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом.

Расходы при замене вышедших из строя элементов компьютерной техники относятся к расходам на ремонт основных средств, учитываемым в порядке, установленном ст. 260 Кодекса".

Исходя из норм п. 2 ст. 257 НК РФ и выводов из приведенного Письма нельзя признать замену системного блока по причине поломки модернизацией компьютера и увеличивать его первоначальную стоимость, поскольку первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям. К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

Таким образом, замену по причинам поломки частей компьютера необходимо признать ремонтом (ст. ст. 260, 324 НК РФ) , а организация должна правильно оформить документы (например, дефектный акт).

Если заменяемый новый системный блок приходуется как деталь для ремонта, то необходимость определения срока полезного действия отсутствует. Системный блок устанавливается с сохранением за ним ранее присвоенного инвентарного номера и передается материально ответственному лицу, за которым закреплен компьютер.

При отражении ремонта первоначальная стоимость компьютера не меняется. В бухгалтерском и налоговом учете можно отразить 100%-ное единовременное списание нового системного блока.

В налоговом учете расходы на ремонт признаются согласно ст. ст. 260, 324 НК РФ независимо от его стоимости, несмотря на то, что стоимость заменяемой части превышает 10 000 руб.

По нашему мнению, при возврате старого (замененного) системного блока на склад можно руководствоваться п. 112 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, которым установлено следующее. Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются по нему с одновременным списанием с подотчета подразделения организации. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.

В налоговом учете при снятии и оприходовании старого системного блока возникает доход, предусмотренный п. 13 ст. 250 НК РФ, в сумме рыночной стоимости снятого монитора, и расход, предусмотренный подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ, в сумме недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации. Стоимость старого системного блока в налоговом учете определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с дохода, предусмотренного п. 13 ст. 250 НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ).

В дальнейшем, если старый системный блок будет использован при создании еще одного компьютерного комплекса или заменит вышедший из строя другой системный блок, в налоговом учете его стоимость будет определяться в порядке, установленном абзацем вторым п. 2 ст. 254 НК РФ (как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода, отраженного при оприходовании системного блока по рыночной стоимости).

Соответственно, возникнет разница между оценками основного средства суммы в бухгалтерском и налоговом учете, которую следует учитывать в соответствии с положениями ПБУ 18/02. Тоже самое - и в отношении начисляемой амортизации.

Компания может утилизировать компьютерную технику, содержащую драгоценные металлы, как самостоятельно, так и с помощью специализированной организации.

В ряде случаев самостоятельное изъятие драгоценных металлов из списываемой компьютерной техники невозможно. Это обусловлено тем, что помимо драгоценных металлов в компьютерной технике часто содержатся вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть, свинец и т.д.), Закон от 24.06.1998 N 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления".

Территориальные государственные инспекции пробирного надзора Российской государственной пробирной палаты осуществляют контроль над соблюдением порядка учета драгоценных металлов (п. 1.1 Инструкции по осуществлению пробирного надзора, утвержденной Приказом Роскомдрагмета от 23.06.1995 N 182). В первую очередь сотрудники инспекции проверяют те предприятия, которые стоят на учете у них, то есть организации, занимающиеся реализацией ювелирных изделий, а также добычей и переработкой драгоценных металлов и драгоценных камней. Остальные организации проверяются на основании сообщений "доброжелателей" - бдительных граждан, обиженных сотрудников или компаний, непосредственно занимающихся утилизацией компьютеров.

Другим контролирующим органом является экологическая милиция, контролирующая утилизацию компьютерной техники. Сотрудники экологической милиции регулярно проводят плановые и внеплановые проверки. Под плановые проверки подпадают, как правило, организации, которые используют большое количество компьютерной техники. При этом штрафуют компании, которые не могут представить договоры, подтверждающие утилизацию техники. Внеплановые проверки проводятся по сообщениям все тех же "доброжелателей".