Die unvorsichtige Erfüllung der Anforderung „Prüfung des Vorliegens einer Bewerbung“ kann viel über das berufliche Niveau des Sachbearbeiters aussagen. Das Verfahren zur Registrierung wird vom Büromanagementberater I.V. anschaulich und anhand anschaulicher Beispiele erläutert. Murnina.

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, eine Anwendung zu entwerfen.

"Was macht es aus? Das Wichtigste ist, deutlich zu machen, was im Anhang steht und wie viele Blätter es gibt, damit man überprüfen kann, ob alles an seinem Platz ist.“, - wird eine Person fernab der Büroarbeit sagen oder denken. Aber nein.

Die Verwendung der einen oder anderen Methode zur Erstellung eines Antrags hängt in keiner Weise vom Wunsch des Schriftführers oder Testamentsvollstreckers ab. Bei diesem Vorgehen handelt es sich um ein bestimmtes Büro- oder Verwaltungsverfahren, und eine fehlerhafte Ausführung des Antrags kann nicht nur zum Verlust der beigefügten Unterlagen, sondern auch zur mangelhaften oder gar nicht ausgeführten Ausführung der Weisungen des Vorgesetzten führen. Nachlässiges oder falsches Design der Requisiten „Application Availability Mark“ kann auch viel über das berufliche Niveau des Sachbearbeiters und die Kenntnis der regulatorischen und methodischen Grundlagen aussagen. Das Verfahren zur Erstellung dieser Details ist klar, leicht zugänglich und mit klaren Beispielen dargelegt GOST R 6.30-2003 „Anforderungen an die Dokumentenerstellung“.

Wir leiten...

Die erste der betrachteten Anwendungsdesignmethoden betrifft die Korrespondenz. Am häufigsten findet sich die Bewerbung in Anschreiben. Wir können sagen, dass dies ein obligatorisches Detail des Anschreibens ist, obwohl bei anderen Arten von Anschreiben relevante Dokumente beigefügt sein können. Zum Beispiel Einladungskarten für ein Einladungsschreiben zu einer Veranstaltung, Muster von Druckerzeugnissen für eine Garantieerklärung über die Bezahlung der Herstellung dieser Produkte usw.

Requisiten „Markierung der Anwendungsverfügbarkeit » befindet sich unterhalb des Textes, unmittelbar vor der Unterschrift des bevollmächtigten Beamten. Es wird vom Rand des linken Feldes aus mit Großbuchstaben und im Singular erstellt. Unabhängig von der Anzahl der Bewerbungen wird das Wort geschrieben "Anwendung" , dann setzen Sie einen Doppelpunkt und beginnen Sie, die Anwendung gemäß den Regeln der russischen Sprache zu beschreiben. Wie Sie wissen, erfordert ein Doppelpunkt einen Kleinbuchstaben und ein Punkt im Nummerierungsprozess einen Großbuchstaben. Dann beginnen die Nuancen. Wird im Text beispielsweise die Anwendung genannt, „Wir senden eine Kopie der Anweisungen für die Büroarbeit von CJSC Corporate Consulting“, dann geben sie im Anhang einfach die Anzahl der Blätter (l.) und Kopien (Kopien) dieser Anleitung an:

Anwendung: für 6 l. in 1 Exemplar.

Für Dokumente mit Stempel „Für den offiziellen Gebrauch“ (DSP) Die Stempel- und Kopiennummern werden ebenfalls angegeben, da bei der Erstellung solcher Dokumente die Kopien nummeriert werden. Wenn das Dokument im Brieftext überhaupt nicht genannt wird oder eine Gruppe von Dokumenten durch allgemeine Begriffe bezeichnet wird: „Dokumentenpaket“, „Materialien“, dann listet der Anhang für jedes Dokument separat den Namen, die Anzahl der Blätter und die Kopien auf. Gleichzeitig werden Anwendungen gemessen und „hängende Linie“ gedruckt, „ohne auf die Definition der Requisiten einzugehen“. "Anwendung" .

Manchmal ist die Anzahl der Anhänge so groß, dass der Text des Briefes zwei Zeilen umfasst und die Auflistung der Anhänge zwei oder mehr Blätter umfasst. Die Blätter sind wie gewohnt nummeriert. Wenn die Blätter des Anhangs gebunden sind, wird deren Anzahl nicht angegeben; im Anhang steht: 1 Broschüre - 1 Broschüre:

Anhang: Richtlinien für den Kurs „Büromanagement“, 1 Bro.

Ein Anhang zu einem Dokument kann wiederum auch einen Anhang haben, und beim Versenden macht es keinen Sinn, die Anzahl der Blätter des zu versendenden Hauptdokuments und dessen Anhang separat anzugeben. Das Risiko, verwirrt zu werden und etwas zu übersehen, ist zu groß. Deshalb stellen sie einen Link zum Anhang des zu versendenden Dokuments zur Verfügung und geben die Gesamtzahl der mit „Gesamt“ gekennzeichneten Blätter an. Stellen Sie bei der Angabe des Namens des Dokuments sicher, dass dieser vereinbart ist; der Anhang „zum Projekt“ bedeutet „dazu“, und wenn die Anweisung genehmigt ist und nicht als Projekt, sondern als Dokument angegeben ist, „Anweisung“ , dann - „dazu“:

Es ist erlaubt, in einem Brief vier Adressen hintereinander anzugeben, allerdings wird der Antrag nicht immer an alle angegebenen Adressen gesendet, manchmal nur an eine oder zwei. Im Anhang muss ein Link dazu angegeben werden und beim Erhalt eines solchen Briefes sollten Sie besonders vorsichtig sein und prüfen, ob der Anhang ursprünglich an einen bestimmten Empfänger gesendet wurde oder der Brief nur zu Ihrer Information an Sie gesendet wurde. Und der Antrag wird zunächst nicht gestellt.

Anwendung: für 7 l. in 3 Exemplaren, nur an die erste und dritte Adresse.

Dies ist kein häufiger Fall, aber wenn die Situation falsch eingeschätzt wird, wird es viel Zeit und Mühe kosten. Es lohnt sich auch nicht, den Absender um eine erneute Zusendung der Bewerbung zu bitten; das spricht nicht zu Ihren Gunsten, sondern im Gegenteil: Es diskreditiert Ihr berufliches Niveau.

Gemäß Anhang Nr. 00

Bewerbungen bestehen aus mehr als nur Buchstaben. Verwaltungsdokumente: Befehle, Anweisungen, Regeln, Anweisungen, Vorschriften usw. , kann Tabellen, Diagramme, Grafiken, Muster zum Ausfüllen verschiedener Dokumentformen enthalten. Um den Text des Hauptdokuments nicht mit zusätzlichen Informationen zu überladen, ist eine solche „Begleitung“ in einem separaten Anhang enthalten. Der Text des Hauptdokuments enthält in der Regel Links zum bestehenden Antrag. Zum Beispiel, „Zur Erteilung von Aufträgen des Managers für Kerntätigkeiten wird ein Auftragsformular verwendet (Anlage Nr. 5)“ oder „Das Organisationsformular wird gemäß Anlage Nr. 1 erstellt“. Bewerbungen können beispielsweise auch eine Buchstabenbezeichnung haben "Anhang B".

Es ist zu beachten, dass bei der Genehmigung von Organisationsdokumenten durch Ausstellung eines Verwaltungsdokuments das genehmigte Dokument eine Anlage des Genehmigers darstellt. In diesem Fall wird das zu genehmigende Dokument (Regeln, Anweisungen, Berichte usw.) mit einem Genehmigungsstempel des Dokuments mit Hinweis auf die Einzelheiten des genehmigenden Dokuments versehen und über diesem Stempel wird darauf hingewiesen, dass es sich bei dem Dokument um ein Dokument handelt Anwendung (siehe Beispiel unten). Das Genehmigungsdokument enthält in der Regel zusätzliche Informationen zur Umsetzung des genehmigten Dokuments. Machen Sie beispielsweise alle Mitarbeiter mit den neuen Regelungen der Struktureinheit vertraut. Gleichzeitig verfügen die durch Verwaltungsdokumente genehmigten Organisationsdokumente über ein eigenes, separates und sehr reichhaltiges Büroleben.

Beispielsweise wird die Besetzungstabelle der Organisation auf Anordnung des Direktors genehmigt und ist tatsächlich ein Anhang zu dieser Anordnung. In der Praxis wird die Bestellung jedoch in der Regel von einem solchen Antrag getrennt und die Besetzungstabelle wird als separates Dokument behandelt. Gleiches gilt für Regeln und Weisungen, die ebenfalls häufig nicht durch die Unterschrift des Vorgesetzten, sondern durch die Erteilung einer Anordnung genehmigt werden, da deren Umsetzung Erläuterungen und Ergänzungen erfordert. Und hier möchte ich Fachleute darauf aufmerksam machen, dass es sich nicht lohnt, mit den Originalen solcher Dokumente zu arbeiten. Machen Sie eine Kopie und arbeiten Sie für Ihre eigene Gesundheit. Andernfalls wird ein so wichtiges Dokument in kurzer Zeit zu Verpackungspapier (auf Papier) oder, schlimmer noch, kann einfach verloren gehen (sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier).

Das Design des Antrags sieht, wenn im Text des Hauptdokuments oder der Erklärung darauf verwiesen wird, wie folgt aus. Schreiben Sie auf das erste Blatt des Antrags in der oberen rechten Ecke „Anhang Nr.“ und geben Sie mit Zeilenabstand den Namen, das Datum und die Nummer des Dokuments an, auf das sich der Antrag bezieht. Mögliche Schreibweise des Wortes "Anwendung" in Großbuchstaben. Es ist erlaubt, einzelne Teile dieses Attributs relativ zur längsten Zeile zu zentrieren. Die Bestandteile der Anwendung sind auf den rechten Rand beschränkt, sie sollten nicht zu lang sein und bei der zeilenweisen Aufteilung sollte eine gewisse Logik beachtet werden. Im folgenden Beispiel lohnt es sich, auf die „Schönheit“ des Designs zu verzichten und die Position nicht zu teilen "Generaldirektor" Zeile für Zeile.

oder

Die Reihenfolge der Gestaltung der Textanwendung entspricht der Gestaltung des Hauptdokuments. Die Randgrößen, Schriftart und Schriftgröße müssen gleich sein. Bei der Vorbereitung von Anträgen sollten Sie die Hinweise darauf im Text des „Haupt“- oder Genehmigungsdokuments sorgfältig prüfen und beim Absenden auf Vollständigkeit achten: strikte Einhaltung der im Schreiben angegebenen Blätter und Kopien.

I.V. Murnina

Berater auf
Büromanagement, Seminarleiter

Bewerbungen in der Abschlussarbeit sind der Abschnitt, in den Sie visuelles Material einbinden. Die Visualisierung kann in verschiedenen Formen dargestellt werden – Diagramm, Tabelle, Zeichnung, Vergleichstabelle usw. Diese Materialien sind so umfangreich, dass es unmöglich ist, sie in das Werk selbst einzubeziehen. Deshalb haben wir Apps entwickelt. Verschiedene Universitäten haben unterschiedliche Anforderungen, es gibt jedoch allgemeine Regeln für die Formatierung von Bewerbungen in wissenschaftlichen Arbeiten. Wie gestaltet man also eine Anwendung?

So gestalten Sie eine Anwendung richtig

Bewerbungen werden am Ende der wissenschaftlichen Arbeit nach der Angabe der verwendeten Literaturverzeichnisse erstellt. Sie können sie zusammen mit Ihrer Arbeit ablegen oder, noch besser, in einem separaten Ordner an Ihr Diplom anhängen. Wenn Sie Anhänge zum Text Ihrer Abschlussarbeit einreichen, trennen Sie diese mit einem leeren Blatt Papier vom Hauptteil.

Die Bewerbungen sind in der oberen rechten Ecke der Seite nummeriert. Wenn die Bewerbung 2 Blätter umfasst, müssen Sie auf dem letzten Blatt „Ende der Bewerbung…“ vermerken. Wenn der Antrag drei oder mehr Blätter umfasst, vermerken Sie auf dem 2. und den folgenden Blättern „Fortsetzung des Antrags...“ und auf dem letzten Blatt „Ende des Antrags…“. Wenn eine Bewerbung mehrere Abbildungen oder Tabellen gleichzeitig enthält, vergessen Sie nicht, diese zu nummerieren. Jede Abbildung ist separat nummeriert.

Geben Sie Ihren Bewerbungen Titel, die sich auf den Text Ihres Manuskripts beziehen. Auf diese Anwendungen verweisen wir im Text. "Cm. Anhang..., Abb. ..." . Um dem Leser alles klar zu machen und Verwirrung und unnötige Fragen zu vermeiden, formatieren Sie die Anhänge klar und dekodieren alle Symbole, die in den Tabellen, Abbildungen und Diagrammen vorkommen können.

Geben Sie die Anwendung selbst im Inhaltsverzeichnis Ihrer Arbeit an. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Schule, ob Sie eine fortlaufende Paginierung verwenden oder für Bewerbungen eine eigene erstellen möchten. Gleichzeitig speichern wir die Bewerbungsnummern.

So erstellen Sie einen Anhang zum Vertrag

Der Anhang zur Vereinbarung muss korrekt abgefasst sein, andernfalls besteht die Gefahr, dass das Dokument keine Rechtskraft hat. Machen Sie sich zunächst mit den GOST-Standards für das Anwendungsdesign vertraut und versuchen Sie, alle Standards sorgfältig einzuhalten. Nach Abschluss der Arbeiten rate ich Ihnen, das Dokument zur Überprüfung an Spezialisten zu übergeben oder sich umgehend an Spezialfirmen zu wenden, die sich mit der Erstellung und Ausführung der Dokumentation befassen.

Wenn Sie sich entscheiden, alles selbst zu machen, dann befolgen Sie diesen Tipp:

1. Wir bereiten Dokumente vor, die als Anhang zum Vertrag dienen (Grafiken, Tabellen, Gesetze, Listen usw.).
2. Bewerbungen werden auf separaten Blättern ausgedruckt und mehrere Seiten gleichzeitig zu einem Dokument oder einer Broschüre gebunden.
3. Tragen Sie die Nummerierung entsprechend den Vorschriften ein.
4. Alle Unterlagen müssen mit dem Antrag gekennzeichnet sein. Schreiben Sie auf das erste Blatt des Dokuments „Anhang Nr.“ in die obere Ecke und tragen Sie rechts die Seriennummer ein. Unmittelbar darunter schreiben wir den Namen des Verwaltungsdokuments „zum Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen“ und seine Einzelheiten (Nummer und Datum der Unterzeichnung).
5. Einen Hinweis auf die Bewerbung platzieren wir im Hauptdokument.
6. Nachdem wir den Titel des Abschnitts angegeben haben, platzieren wir anschließend eine Liste der beigefügten Dokumente. Wir ordnen es in Form einer nummerierten Liste. Darin geben wir den Namen, die Anzahl der Blätter und Exemplare an, vergessen Sie nicht, die Nummerierung einzuhalten.

1. Der Brief wird auf weißem Papier oder hellem Papier im Format A4 (210 x 297 mm) oder A5 (148 x 210 mm) gedruckt.

2. Das Blatt muss mindestens folgende Felder enthalten:

20 mm - links;

10 mm - rechts;

20 mm - oben;

20 mm - niedriger.

Das Datum des Briefes ist das Datum seiner Unterzeichnung. Das Datum wird in arabischen Ziffern in der Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden in zwei Paaren arabischer Ziffern geschrieben, die durch einen Punkt getrennt sind. Jahr – vier arabische Ziffern.

4. Ausgehende Nummer.

Die Registrierungsnummer (Abgangsnummer) des Briefes besteht aus seiner Seriennummer, die nach Belieben durch einen Index (z. B. die Initialen des Richtungsleiters) ergänzt werden kann. Die Registrierungsnummer eines von zwei oder mehreren Abteilungen gemeinsam erstellten Briefes besteht aus den Registrierungsnummern des Briefes jeder dieser Abteilungen, getrennt durch einen Schrägstrich.

6. Adressat

Empfänger können Organisationen, deren Struktureinheiten, Beamte oder Einzelpersonen sein. Wenn Sie einen Brief an einen Beamten richten, werden die Initialen VOR dem Nachnamen angegeben. Der Name der Organisation und ihrer Struktureinheit wird im Nominativ angegeben.

Zum Beispiel:

LLC „Firma „Name““

Planungsabteilung

Im Dativ wird die Position der Person angegeben, an die der Brief gerichtet ist. Zum Beispiel:

zum CEO

LLC „Firma „Name““

A.A. Iwanow

LLC „Firma „Name““

Planungsabteilung

B.B. Petrow

Der Brief sollte nicht mehr als vier Adressaten enthalten. Das Wort „Kopie“ wird vor dem zweiten, dritten und vierten Adressaten nicht angegeben. Ist die Anzahl der Empfänger größer, wird eine Mailingliste erstellt.

Das Attribut „Adressat“ kann eine Postanschrift enthalten. Elemente der Postanschrift werden in der durch die Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegten Reihenfolge angegeben.

Wenn Sie einen Brief an eine Organisation richten, geben Sie zunächst deren Namen und dann die Postanschrift an. Zum Beispiel:

LLC „Firma „Name““

Jaroslawski-Allee, 12, Jaroslawl, 150001

Wenn Sie einen Brief an eine Einzelperson richten, geben Sie zunächst den Nachnamen und die Initialen des Empfängers sowie die Postanschrift an. Zum Beispiel:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslawl, 150000

7. Text des Briefes

Der Text des Briefes wird in Form einer Tabelle, eines zusammenhängenden Textes oder einer Kombination dieser Strukturen erstellt.

Spalten und Zeilen der Tabelle müssen Überschriften haben, die durch ein Substantiv im Nominativ ausgedrückt werden. Unterüberschriften von Spalten und Zeilen müssen mit den Überschriften übereinstimmen. Wenn die Tabelle auf mehr als einer Seite gedruckt wird, müssen die Spalten der Tabelle nummeriert werden und auf den Folgeseiten dürfen nur die Nummern dieser Spalten gedruckt werden.

Ein zusammenhängender Text besteht in der Regel aus zwei Teilen. Der erste Teil gibt die Gründe, Gründe und Ziele des Schreibens des Briefes an, der zweite (endgültige) Teil enthält Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Anfragen, Vorschläge, Empfehlungen. Der Text kann einen letzten Teil enthalten (z. B. eine Anfrage ohne Erläuterung).

Im Text eines Briefes, der auf der Grundlage von Dokumenten anderer Organisationen erstellt wurde, werden deren Einzelheiten angegeben: Name des Dokuments, Name der Organisation – Autor des Dokuments, Datum des Dokuments, Registrierungsnummer des Dokuments, Titel der Text.

Im Brief kommen folgende Darstellungsformen zum Einsatz:

Erste Person Plural ( „bitte senden“, „zur Prüfung senden“);

Erste Person Singular ( „Ich halte es für notwendig“, „Bitte hervorheben“);

Dritte Person Singular ( „Gesellschaft erhebt keine Einwände“, „Name“ LLC hält es für möglich“).

8. Bewerbung

Es wird ein Vermerk ausgestellt, der auf das Vorhandensein der im Brieftext genannten Anlage hinweist auf die folgende Weise:

Anwendung: für 5 l. in 2 Exemplaren.

Wenn dem Brief ein Anhang beiliegt, der im Text nicht genannt wird, geben Sie dessen Namen, die Anzahl der Blätter und die Anzahl der Kopien an; bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert, Zum Beispiel:

Anhang: 1. Mietvertrag für 5 l. in 2 Exemplaren.

2. Übergabe- und Abnahmebescheinigung für 1 Liter. in 2 Exemplaren.

Bei gebundenen Bewerbungen wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben.

Wenn dem Schreiben ein weiteres Dokument beigefügt ist, zu dem auch eine Anlage gehört, wird ein Vermerk über das Vorhandensein der Anlage ausgestellt auf die folgende Weise:

Anhang: Schreiben des Innenministeriums der Russischen Föderation vom 05.05.2007 N 02-6/172 und ein Anhang dazu, nur 3 Seiten.

Wenn der Antrag nicht an alle im Dokument angegebenen Adressen gesendet wird, wird eine Mitteilung über die Verfügbarkeit ausgestellt auf die folgende Weise:

Anwendung: für 3 l. in 5 Exemplaren. nur an die erste Adresse.

9. Unterschrift

Das Detail „Unterschrift“ umfasst: den Titel der Position der Person, die den Brief unterzeichnet hat (vollständig, wenn der Brief nicht auf Briefkopf verfasst ist, und abgekürzt für einen Brief, der auf Briefkopf verfasst ist) und eine Abschrift der Unterschrift ( Initialen, Nachname), Zum Beispiel:

Bei der Unterzeichnung eines Briefes durch mehrere Amtsträger werden deren Unterschriften in der der Position entsprechenden Reihenfolge untereinander gesetzt, Zum Beispiel:

Bei der Unterzeichnung eines Dokuments durch mehrere gleichberechtigte Personen werden deren Unterschriften auf gleicher Höhe platziert. Zum Beispiel:

10. Drucken

Der Siegelabdruck bescheinigt die Echtheit der Unterschrift eines Beamten auf Dokumenten, die die Rechte von Personen bescheinigen, die Tatsachen im Zusammenhang mit FINANZFonds erfassen, sowie auf anderen Dokumenten, die eine Bescheinigung einer authentischen Unterschrift liefern.

11. Darsteller

Das Zeichen des Testamentsvollstreckers enthält die Initialen und den Nachnamen des Testamentsvollstreckers sowie seine Telefonnummer. Auf der Vorder- oder Rückseite des letzten Blattes des Dokuments wird in der unteren linken Ecke eine Markierung über den Darsteller angebracht. Zum Beispiel:

Auf den ersten Blick scheint es so Anwendung, sowie Requisiten“ Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung„Es ist einfach unmöglich, es falsch zu formatieren. Es gibt GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. „Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (im Folgenden als GOST R 6.30-2003 bezeichnet), das die Regeln für die Erstellung der Einzelheiten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten festlegt. Und wenn es irgendwelche Fragen dazu gibt Anwendungsdesign, dann wendet sich die Mehrheit dem Text von GOST R 6.30-2003 zu.

Dieses Fragment des Dokuments kann tatsächlich einige damit zusammenhängende Punkte klären Anwendungsdesign. Aber leider können dort nicht alle Fragen beantwortet werden. Unklar bleibt beispielsweise:

1. Wo genau in den Dokumenten soll das Attribut „Appendix Availability Mark“ platziert werden?
2. Ist es immer notwendig, auf dem ersten Blatt des Antrags in der oberen rechten Ecke „Anhang“ zu schreiben und das Dokument, sein Datum und die Registrierungsnummer anzugeben?

Die Antworten auf diese Fragen finden sich allerdings in anderen Dokumenten. Versuchen wir das gemeinsam zu schaffen.

Wo soll ich das Attribut „Application Availability Mark“ platzieren?

Wie Sie wissen, enthält Anhang A von GOST R 6.30-2003 Layoutdiagramme für Einzelheiten zu Organisations- und Verwaltungsdokumenten. Wenn man sie betrachtet, kann man zu dem Schluss kommen, dass 21 Das Attribut „Kennzeichnung des Vorhandenseins der Anwendung“ muss im Bereich von 60–40 mm vom Rand des unteren Feldes entfernt sein(Siehe Abbildung 1). Eigentlich ist es nicht so. Die in diesen Diagrammen durch gepunktete Linien markierten Grenzen können sowohl nach oben als auch nach unten verschoben werden. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen Registrierung von Requisiten « Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung„im Bereich von 60-40 mm vom Rand des unteren Feldes kann zu katastrophalen Folgen führen (siehe Beispiel 1).

Um also zu verhindern, dass jemand neuen Text zu einem bereits signierten Dokument hinzufügt, Es sollte nicht näher am Rand des unteren Randes platziert werden, sondern hinter dem Text des Dokuments. Darüber hinaus sollte die Einrückung einen Abstand von 2 bis 4 Zeilen haben. Die Größe der Einrückung ist in den methodischen Empfehlungen für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003 festgelegt, die vom Entwickler von GOST, dem Allrussischen Wissenschaftlichen Forschungsinstitut, veröffentlicht wurden Dokumentenmanagement und Archivierung (VNIIDAD).

Schaut man sich noch einmal das Layout der Details von Organisations- und Verwaltungsdokumenten an (siehe Abbildung 1), fällt das auf Detail 21 – „Kennzeichen des Vorliegens des Antrags“ und Detail 22 – „Unterschrift“auf gleicher Ebene gelegen. Allerdings sollte die Unterschrift darunter platziert werdenerforderliches „Kennzeichen des Vorliegens der Bewerbung“ in 2-4 Abständen. Dies muss erfolgen, damit niemand nach der Unterzeichnung des Dokuments einen weiteren Anhang zum Dokument hinzufügen kann.

Apropos Standort „App-Verfügbarkeitszeichen“ erforderlich Es sind noch eine Reihe weiterer Punkte erwähnenswert. Wenn Sie sich das am Anfang des Artikels veröffentlichte Fragment von GOST R 6.30-2003 ansehen, werden Sie feststellen, dass GOST Designbeispiele bereitstellt, bei denen deutlich zu erkennen ist, dass sich die von uns betrachteten Requisiten am linken Rand befinden Rand mit Einzug . Im GOST-Text finden sich hierzu jedoch keine eindeutigen Hinweise. Aber sie stehen in den methodischen Empfehlungen zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003, und dort steht Folgendes:

Daraus können wir schließen, dass die in Beispiel 2 demonstrierte Anordnung korrekt sein wird.

In welchen Organisations- und Verwaltungsdokumenten kann das Attribut „Stempel des Vorliegens eines Antrags“ verwendet werden?

Der Text von GOST R 6.30-2003 besagt dies „App-Verfügbarkeitszeichen“ erforderlich kann in Briefen ausgestellt werden (siehe Abschnitt 3.21 am Anfang des Artikels). Das heißt, wenn der Brief welche enthält Anwendung, dann muss dieses Detail unbedingt formalisiert werden. Darüber hinaus wird in Anschreiben, deren Hauptzweck darin besteht, Dokumente zu versenden, die keinen Adressteil enthalten, „App-Verfügbarkeitszeichen“ erforderlich muss immer ausgefüllt werden (siehe Beispiel 2).

Auch Requisiten « Markierung für Anwendungsverfügbarkeit„kann ggf. in folgenden Formen vorliegen Informationen und Referenzdokumente: Zertifikate, Memos, Erläuterungen, Memos.

Es gibt jedoch Arten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, in denen Requisiten « Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung» wird nicht ausgegeben, weil Hinweise zur Bewerbung finden Sie direkt im Text. Dies ist in den methodischen Empfehlungen zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003 und in den Standardanweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen angegeben. Zu solchen Dokumenten gehört beispielsweise ein Protokoll.

Requisiten « Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung» wird nicht ausgestellt in Verwaltungsdokumente: Befehle, Anweisungen, Anweisungen, Beschlüsse und Entscheidungen.

Wenn ein Verwaltungsdokument Referenz- oder Analyseanhänge (Grafiken, Diagramme, Tabellen, Listen) enthält, gibt es in der Regel im Text in den entsprechenden Absätzen des Verwaltungsteils Links: „(Anhang 1)“, „(Anhang 2)“ oder „gemäß Anlage 1“, „gemäß Anlage 2“. Handelt es sich bei der Anlage zum Verwaltungsdokument um ein genehmigtes Dokument (Vorschriften, Regeln, Weisungen etc.), wird im entsprechenden Absatz des Verwaltungsteils folgender Vermerk angebracht: „(beigefügt)“ (siehe Beispiel 3).

Ist es immer notwendig, auf dem ersten Blatt einer Bewerbung „Anhang“ zu schreiben?

Ist dies immer auf dem ersten Blatt des Antrags in der oberen rechten Ecke zu tun? Inschrift « Anwendung» Angabe des Dokuments, seines Datums und seiner Registrierungsnummer? Auf den ersten Blick scheint es ja. Aber das ist nicht so. Daher machen viele Menschen einen Fehler, wenn sie wahllos alle Bewerbungen mit diesem Etikett versehen.

Betrachten wir Fälle, in denen Aufschrift „Bewerbung“ Die Angabe des Dokuments, seines Datums und seiner Registrierungsnummer sollte nicht angebracht werden.

Erstens ist es unangemessen, wenn Sie welche senden ein eigenständiges Dokument, das keinen Adressteil enthält, zusammen mit einem Anschreiben .

Handelt es sich jedoch nicht um ein Anschreiben, sondern beispielsweise um ein Benachrichtigungsschreiben oder ein Einladungsschreiben, und enthält die Anlage zusätzliche Materialien, die speziell für dieses Schreiben erstellt wurden, muss die obige Aufschrift auf der Anlage angebracht werden .

Zweitens sollten Sie es nicht tun Inschrift « Anwendung» auf einem Dokument, das durch ein Verwaltungsdokument genehmigt wurde. Bei der Gestaltung solcher Anwendungen werden am häufigsten Fehler gemacht. Und schauen Sie, was passiert: Es gibt Optionen, wenn die notwendigen Informationen fehlen (Beispiel 6) oder wenn sie dupliziert sind (Beispiele 7 und 8).

Mögliche Möglichkeiten einer Fehlregistrierung sind hierauf jedoch nicht beschränkt. Die Regeln für die Erstellung von Anlagen zu Verwaltungsdokumenten sind jedoch am Beispiel von Dekreten und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation in den Standardanweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen geregelt.

Aus dem Vorstehenden schließen wir, dass die genehmigten Dokumente die erforderliche „Dokumentgenehmigungserklärung“ enthalten müssen, die gemäß GOST R 6.30-2003 erstellt wird, und nicht die Aufschrift „Anhang Nr.“ mit den Daten des Verwaltungsdokuments. Wenn der Antrag jedoch Referenz- oder Analysecharakter hat (d. h. nicht genehmigt wurde), sollte in der oberen rechten Ecke die Aufschrift „Anhang Nr.“ unter Angabe des entsprechenden Dokuments, seines Datums und seiner Registrierungsnummer stehen.

Wie sollten Anwendungen gestaltet sein?

Bei Anwendungsdesign Die folgenden einfachen Regeln sollten befolgt werden:

1. Anwendungen Stets ausgegeben werden auf Standardpapierbögen, nicht auf Briefkopfdokumenten.
2. Da Anträge nicht gesondert registriert werden, sollten sie nicht die Angaben „Dokumentdatum“ und „Dokumentregistrierungsnummer“ enthalten. Das Datum und die Registriernummer des Dokuments, auf das sich der Antrag bezieht, sind schließlich auf der ersten Seite des Antrags in der oberen rechten Ecke in der Aufschrift „Anhang...“ (siehe Beispiel 5) oder in den Angaben „ Dokumentgenehmigungsstempel“ (siehe Beispiel 9).
3. Der Titel des Bewerbungstextes wird zentriert gedruckt, am Ende des Titels steht kein Punkt. Der Name des Bewerbungstyps (das erste Wort des Bewerbungstitels) wird in Großbuchstaben hervorgehoben und kann im Leerzeichen gedruckt werden (POSITION, LIST, LIST usw.). Der Zeilenabstand zwischen der ersten Zeile des Titels und den folgenden Zeilen kann um 6 pt vergrößert werden.

   Der Titel des Antrags steht unter der Aufschrift „Anhang...“ bzw. dem Attribut „Genehmigungsstempel des Dokuments“ und ist durch einen Abstand von zwei bis vier Zeilen davon getrennt.

4. Die Randgrößen, Schriftarten und Zeilenabstände bei Druckanwendungen sind identisch mit den Größen, die beim Drucken von Dokumenttexten verwendet werden.
5. Die Bewerbungsbögen sind, beginnend mit dem zweiten Blatt, unabhängig voneinander nummeriert. Die Seitenzahlen werden in der Mitte des oberen Blattrandes platziert. In diesem Fall wird die Zahl in arabischen Ziffern ohne Satzzeichen (Punkte) geschrieben, ohne Angabe des Wortes „Seite“ oder seiner abgekürzten Versionen „Seite“. oder mit." und Striche.
6. Organisatorische und rechtliche Dokumente – Weisungen, Regeln, Verordnungen, durch Verwaltungsdokumente genehmigte Vorschriften und Anlagen dazu – müssen vom Leiter der Struktureinheit unterzeichnet werden, die diese Anlage erstellt hat. Andere Anträge können bei Bedarf auch von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet werden. Ist der Antrag nicht unterschrieben, empfiehlt es sich, ihn mit einem waagerechten Strich in der Mitte des Textes im Abstand von ca. 3 Zeilen zu beenden. Die Länge der Linie sollte mehrere Zentimeter betragen. Dieser einfache Trick verhindert, dass Sie am Ende des Antrags nach der Unterzeichnung des Hauptdokuments noch Text hinzufügen (siehe Beispiel 5).

Hier ist ein Beispiel für die korrekte Gestaltung der ersten Seite der Verordnung über eine Struktureinheit, die eine Anlage zum Verwaltungsdokument darstellt (siehe Beispiel 9).

* * *

Zum Abschluss des Artikels möchte ich darauf hinweisen, dass es bei Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung von Dokumenten oder der Organisation der Arbeit mit ihnen besser ist, in mehreren Regulierungsdokumenten oder Quellen gleichzeitig nach Antworten zu suchen, als bei einem anzuhalten. Nur so erhalten Sie eine möglichst vollständige Antwort auf Ihre Frage.

1 Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung: Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. – 2003.

2 Die Position einiger Details, die nur in bestimmten Bereichen der Dokumentseite ausgegeben werden sollten, ist direkt im Text von GOST R 6.30-2003 und den oben genannten methodischen Empfehlungen angegeben. Zu diesen Angaben gehören: „Dokumentengenehmigung, Visa“, „Vermerk über die Ausführung des Dokuments und seine Übermittlung an die Akte“, „Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation“, „Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments“.

3 Bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert, d. h. Die Aufschrift „Anhang“ muss das Zeichen „Nein“ und die Seriennummer des Antrags enthalten (siehe Beispiel 5).

4 Ausgenommen sind eigenständige Dokumente, die keinen Adressteil enthalten, mit einem Anschreiben an eine Drittorganisation versandt werden (siehe Beispiel 4) und im Schreiben als Anlagen gekennzeichnet sind. Diese Dokumente werden standardmäßig erstellt, d. h. gemäß den für bestimmte Arten von Dokumenten geltenden Regeln.