Δήλωση σχετικά με τη χρήση λογισμικού. Πώς να λάβετε υπόψη προγράμματα υπολογιστών, προγράμματα προστασίας από ιούς και συστήματα βοήθειας Παραγγελία λογισμικού σε έναν οργανισμό

Ενότητες του ιστότοπου

Η επιλογή των συντακτών:

Διαφήμιση

Σπίτι - Ασφάλεια

Ο οργανισμός απέκτησε μη αποκλειστικά δικαιώματα χρήσης του προγράμματος υπολογιστή. Η περίοδος χρήσης του προγράμματος υπολογιστή δεν προσδιορίζεται στην άδεια χρήσης. Ο οργανισμός όρισε ανεξάρτητα την περίοδο χρήσης του προγράμματος για 12 μήνες. Έχει ο οργανισμός το δικαίωμα να ορίσει την περίοδο χρήσης του προγράμματος για 12 μήνες ή θα πρέπει κάποιος να βασιστεί στην ρήτρα 4 του άρθρου. 1235 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας;

Έχοντας εξετάσει το θέμα, καταλήξαμε στο εξής συμπέρασμα:

Σύμφωνα με τις διευκρινίσεις του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας, η περίοδος αναγνώρισης δαπανών που σχετίζονται με την απόκτηση του δικαιώματος χρήσης προγράμματος υπολογιστή, στην υπό εξέταση περίπτωση, θα πρέπει να είναι 5 έτη.

Ωστόσο, κατά τη γνώμη μας, είναι δυνατό να οριστεί διαφορετική περίοδος διαγραφής, συμπεριλαμβανομένων 12 μηνών. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, ο οργανισμός πρέπει να είναι έτοιμος να υπερασπιστεί την απόφασή του στο δικαστήριο.

Το σκεπτικό για το συμπέρασμα:

Τα πνευματικά δικαιώματα για όλους τους τύπους προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών (συμπεριλαμβανομένων των λειτουργικών συστημάτων και των πακέτων λογισμικού), τα οποία μπορούν να εκφραστούν σε οποιαδήποτε γλώσσα και με οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένου του πηγαίου κειμένου και του κώδικα αντικειμένου, προστατεύονται με τον ίδιο τρόπο όπως τα πνευματικά δικαιώματα για λογοτεχνικά έργα (άρθρο 1261 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Και η περίοδος ισχύος του αποκλειστικού δικαιώματος σε ένα έργο καθορίζεται από το άρθ. 1281 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δηλαδή περιορισμένο.

Τα δικαιώματα χρήσης ενός προγράμματος σε υπολογιστή μπορούν να παραχωρηθούν από τον κάτοχο των πνευματικών δικαιωμάτων (παρόχου άδειας) σε άλλο πρόσωπο (κάτοχος άδειας) βάσει σύμβασης άδειας χρήσης (ρήτρα 1 του άρθρου 1235, ρήτρα 1 του άρθρου 1286 του Αστικού Κώδικα Ρωσική Ομοσπονδία). Η σύναψη συμφωνίας άδειας χρήσης δεν συνεπάγεται τη μεταβίβαση του αποκλειστικού δικαιώματος στον δικαιοδόχο (ρήτρα 1 του άρθρου 1233 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Στην υπό εξέταση κατάσταση, ο οργανισμός απέκτησε ένα μη αποκλειστικό δικαίωμα χρήσης του αποτελέσματος πνευματικής δραστηριότητας (πρόγραμμα υπολογιστή). Επομένως, ένα πρόγραμμα υπολογιστή δεν μπορεί να συμπεριληφθεί στα άυλα περιουσιακά στοιχεία, καθώς σύμφωνα με την ρήτρα 3 του PBU 14/2007 «Λογιστική για άυλα περιουσιακά στοιχεία», μόνο τα αντικείμενα στα οποία ο οργανισμός έχει αποκτήσει αποκλειστικά δικαιώματα περιλαμβάνονται στα άυλα περιουσιακά στοιχεία.

Κατά συνέπεια, το κόστος αγοράς ενός προγράμματος υπολογιστή δεν μπορεί να θεωρηθεί ως κόστος κεφαλαίου που αποτελεί το αρχικό κόστος των άυλων περιουσιακών στοιχείων. Το κόστος απόκτησης δικαιωμάτων χρήσης ενός προγράμματος υπολογιστή θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ως μέρος των δαπανών για συνήθεις δραστηριότητες (ρήτρα 5, ρήτρα 7 του PBU 10/99 «Έξοδα του οργανισμού» (εφεξής PBU 10/99)) .

Σύμφωνα με την παράγραφο 19 του PBU 10/99, τα έξοδα αναγνωρίζονται στην κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης με την εύλογη κατανομή τους μεταξύ των περιόδων αναφοράς, εάν τα έξοδα καθορίζουν την είσπραξη εσόδων για πολλές περιόδους αναφοράς και όταν η σχέση μεταξύ εσόδων και εξόδων δεν μπορεί να είναι ξεκάθαρη ορίζεται ή καθορίζεται έμμεσα τρόπο. Επιπλέον, τα έξοδα αναγνωρίζονται στην περίοδο αναφοράς στην οποία πραγματοποιήθηκαν, ανεξάρτητα από το χρόνο της πραγματικής πληρωμής των κεφαλαίων (ρήτρα 18 του PBU 10/99).

Σύμφωνα με το άρθρο 65 των Κανονισμών για την τήρηση λογιστικής και χρηματοοικονομικής αναφοράς στη Ρωσική Ομοσπονδία, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας της 29ης Ιουλίου 1998 N 34n, τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν από τον οργανισμό κατά την περίοδο αναφοράς, αλλά αφορούν οι ακόλουθες περίοδοι αναφοράς, αντικατοπτρίζονται στον ισολογισμό ως ξεχωριστό στοιχείο ως αναβαλλόμενες δαπάνες και υπόκεινται σε διαγραφή με τον τρόπο που καθορίζει ο οργανισμός (ομοιόμορφα, ανάλογα με τον όγκο παραγωγής κ.λπ.) κατά την περίοδο έως που σχετίζονται.

Στην περίπτωση αυτή, η περίοδος κατά την οποία θα διαγραφούν τα έξοδα αγοράς ενός προγράμματος υπολογιστή καθορίζεται από τον οργανισμό ανεξάρτητα με βάση την αναμενόμενη περίοδο χρήσης από τον οργανισμό αυτού του προγράμματος.

Σημειώστε ότι στη λογιστική δεν υπάρχουν περιορισμοί στον καθορισμό της περιόδου χρήσης.

Στη φορολογική λογιστική, σύμφωνα με τις παραγράφους. 26 ρήτρα 1 άρθρ. 264 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα έξοδα που σχετίζονται με την απόκτηση του δικαιώματος χρήσης προγραμμάτων υπολογιστών περιλαμβάνονται σε άλλα έξοδα που σχετίζονται με την παραγωγή και τις πωλήσεις (ρήτρα 26, ρήτρα 1, άρθρο 264 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας) .

Άρθρο 1 του άρθρου. Το 272 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει ότι τα έξοδα αναγνωρίζονται στην περίοδο αναφοράς (φορολογική) κατά την οποία προκύπτουν αυτά τα έξοδα με βάση τους όρους των συναλλαγών. Εάν η συναλλαγή δεν περιέχει τέτοιους όρους και η σύνδεση μεταξύ εσόδων και εξόδων δεν μπορεί να καθοριστεί με σαφήνεια ή καθορίζεται έμμεσα, τα έξοδα κατανέμονται από τον φορολογούμενο ανεξάρτητα.

Κατά συνέπεια, εάν η συμφωνία άδειας χρήσης δεν καθορίζει την περίοδο χρήσης του προγράμματος, τότε στη φορολογική λογιστική ο οργανισμός πρέπει να την καθορίσει με τον ίδιο τρόπο όπως και στη λογιστική - ανεξάρτητα.

Ωστόσο, το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας στις επιστολές του με ημερομηνία 23/10/2009 N 03-03-06/1/681, 20/04/2009 N 03-03-06/2/88, με ημερομηνία 17/03/2009 N 03-03-06/2/48, ημερομηνίας 19/02/2009 N 03-03-06/2/25 υπενθυμίζει ότι σύμφωνα με το δεύτερο εδάφιο της παραγράφου 4 του άρθ. 1235 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, σε περίπτωση που η διάρκεια ισχύος της δεν προσδιορίζεται στη συμφωνία άδειας χρήσης, η συμφωνία θεωρείται ότι έχει συναφθεί για πέντε χρόνια.

Σημειώστε ότι η ένδειξη του πρώτου εδαφίου της παραγράφου 4 του άρθρου. 1235 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, σύμφωνα με το οποίο η περίοδος για την οποία συνάπτεται δεν μπορεί να υπερβαίνει την περίοδο ισχύος του αποκλειστικού δικαιώματος που έχει θεσπιστεί για τον κάτοχο των πνευματικών δικαιωμάτων (αδειοδότη). Αυτό αποτελεί υπενθύμιση του γεγονότος ότι το δικαίωμα του δικαιοπάροχου να διαθέτει το αποκλειστικό δικαίωμα στο αποτέλεσμα της πνευματικής δραστηριότητας περιορίζεται από τη διάρκεια αυτού του αποκλειστικού δικαιώματος. Και το τελευταίο, αν και σημαντικό, είναι πεπερασμένο.

Έτσι, αν ακολουθήσουμε τις εξηγήσεις του ρωσικού υπουργείου Οικονομικών, η περίοδος αναγνώρισης δαπανών στην υπό εξέταση υπόθεση θα πρέπει να είναι 5 έτη.
Ταυτόχρονα, μια ανάλυση της πρακτικής της διαιτησίας δείχνει ότι τα δικαστήρια συχνά τάσσονται στο πλευρό των φορολογουμένων που αποφάσισαν να διαγράψουν το κόστος απόκτησης μη αποκλειστικών δικαιωμάτων σε ένα πρόγραμμα κάθε φορά, καθώς η σύμβαση δεν ανέφερε τη διάρκεια ισχύος αυτών των δικαιωμάτων. Κατά τη λήψη απόφασης, οι δικαστές προέρχονται από το γεγονός ότι, δεδομένου ότι η σύμβαση δεν ορίζει προθεσμία για τη χρήση του προγράμματος υπολογιστή, σύμφωνα με τις παραγράφους. 26 ρήτρα 1 άρθρ. 264 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και το δεύτερο εδάφιο της ρήτρας 1 του άρθρου. 272 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα έξοδα για την αγορά μη αποκλειστικών δικαιωμάτων χρήσης προγραμμάτων υπολογιστών και βάσεων δεδομένων μπορούν να ληφθούν υπόψη ως μέρος άλλων δαπανών που σχετίζονται με την παραγωγή και τις πωλήσεις, τη στιγμή της εμφάνισής τους (βλ., για παράδειγμα, ψηφίσματα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας του Βόλγα με ημερομηνία 16 Φεβρουαρίου 2009 N A55 -9496/2008, FAS North-Western District με ημερομηνία 15/10/2007 N A05-810/2007).

Έτσι, τόσο στη λογιστική όσο και στη φορολογική λογιστική, ένας οργανισμός έχει το δικαίωμα να καθορίσει ανεξάρτητα την περίοδο αναγνώρισης δαπανών για την απόκτηση του δικαιώματος χρήσης ενός προγράμματος υπολογιστή, εάν η σύμβαση δεν περιέχει όρο για την περίοδο χρήσης. Κατά τη γνώμη μας, αυτή μπορεί να είναι οποιαδήποτε περίοδος που δικαιολογείται από τον οργανισμό, έως και εφάπαξ.

Σε κάθε περίπτωση, η διαδικασία καθορισμού προθεσμιών διαγραφής δαπανών για την απόκτηση προγραμμάτων πρέπει να καθορίζεται στις λογιστικές πολιτικές του οργανισμού τόσο για τη λογιστική όσο και για τη φορολογική λογιστική.

Ωστόσο, λαμβάνοντας υπόψη τη θέση του ρωσικού υπουργείου Οικονομικών, εάν στην υπό εξέταση περίπτωση η περίοδος διαγραφής δαπανών είναι μικρότερη από πέντε χρόνια, υπάρχει κίνδυνος φορολογικής διαφοράς.

Εάν συμβεί αυτό, ο οργανισμός θα πρέπει να υπερασπιστεί τη θέση του στο δικαστήριο.

Έτοιμη απάντηση:
Εμπειρογνώμονας της Νομικής Συμβουλευτικής Υπηρεσίας GARANT
Zhuravlev Vyacheslav

Έλεγχος ποιότητας απόκρισης:
Κριτής της Νομικής Συμβουλευτικής Υπηρεσίας GARANT
επαγγελματίας Ροντιούσκιν Σεργκέι

Το υλικό προετοιμάστηκε βάσει ατομικής γραπτής διαβούλευσης που παρέχεται στο πλαίσιο της υπηρεσίας Νομικής Συμβουλευτικής. Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο εξυπηρέτησης.

Από. .2013 Αρ.________

Σχετικά με την εισαγωγή του ηλεκτρονικού περιοδικού "EZh" στη διαχείριση των δραστηριοτήτων των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων

Προκειμένου να βελτιωθεί η υποστήριξη πληροφοριών για τις διαδικασίες διαχείρισης του σχολείου, ο σχεδιασμός και η οργάνωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας με βάση την εισαγωγή τεχνολογιών πληροφοριών σύμφωνα με το Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσίας της 26ης Αυγούστου 2010 N 761n και το άρθρο 74 του Κεφαλαίου 12 του Τμήματος III του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας "Αλλαγή των όρων σύμβασης εργασίας που καθορίζονται από τα μέρη για λόγους που σχετίζονται με αλλαγές στις οργανωτικές ή τεχνολογικές συνθήκες εργασίας"

«Σχέδιο εργασίας για την εισαγωγή της EJ» (Παράρτημα αρ. 1).

«Κανονισμοί για τη διατήρηση του προσδόκιμου ζωής» (Παράρτημα αρ. 2).

«Κανονισμός για την παροχή δημόσιων υπηρεσιών ΕΔ» (Παράρτημα Αρ. 3).

«Οδηγίες για την τήρηση αρχείων εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων με χρήση eL» (Παράρτημα αρ. 4).

«Κανονισμός παροχής βοήθειας κατά την εργασία στο EZh» (Παράρτημα Αρ. 5).

2. Εφαρμόστε την εφαρμογή της EJ σύμφωνα με το Πρόγραμμα Εργασιών για την εφαρμογή της EJ (Παράρτημα Αρ. 1).

3. Χρησιμοποιήστε το EJ για να καταγράψετε όλους τους τύπους των δραστηριοτήτων στην τάξη και τις εξωσχολικές δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων μαθημάτων, μαθημάτων επιλογής, συλλόγων και ομαδικών μαθημάτων μεγάλης ημέρας.

4. Αναπληρωτής Διευθυντής Διαχείρισης Υδατικών Πόρων Γ.Α.Κούλοβα και Abugalieva Yu.Kh. διασφαλίζει τον έλεγχο της εφαρμογής του χρονοδιαγράμματος εργασιών για την εφαρμογή της EJ.

5. Αναπληρωτής Διευθυντής Διαχείρισης Υδατικών Πόρων Γ.Α.Κούλοβα και Abugalieva Yu.Kh. εξασφαλίστε το περιεχόμενο πληροφοριών της εκπαιδευτικής ζωής στην ενότητα "Εκπαιδευτική διαδικασία", οργανώστε τον έλεγχο της επικαιρότητας και της ορθότητας της εργασίας των δασκάλων και των δασκάλων της τάξης σχετικά με το περιεχόμενο πληροφοριών της εκπαιδευτικής ζωής και την έγκαιρη ενημέρωση των γονέων σχετικά με την τρέχουσα και τελική πρόοδο και προσέλευση των μαθητών.

6. Αναθέστε στον E.A. Kozbaev, διαχειριστή συστήματος, την ευθύνη παρακολούθησης της τεχνικής υποστήριξης της λειτουργίας EZh σύμφωνα με τις εργασιακές του ευθύνες.

7. Αναθέστε στον Kozbaev E.A., τον διαχειριστή του συστήματος, την ευθύνη για τη διαβούλευση με τους εκπαιδευτικούς σχετικά με το έργο του εκπαιδευτικού πόρου σύμφωνα με τις εργασιακές τους ευθύνες.

8. Διατηρώ τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας.

Διευθυντής σχολείου M.D. Sultanova

Δημοσιονομικό δημοτικό εκπαιδευτικό ίδρυμα "Akhtubinsk δευτεροβάθμιο σχολείο"

«Σχετικά με την εισαγωγή της ηλεκτρονικής

περιοδικό τάξης για το ακαδημαϊκό έτος 2013-2014 »

Σύμφωνα με το νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27ης Ιουλίου 2010. Αρ. 210-FZ «Σχετικά με την οργάνωση της παροχής κρατικών και δημοτικών υπηρεσιών», Διαταγές της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 17ης Δεκεμβρίου 2009. Αρ. 1993-r και ημερομηνία 7 Σεπτεμβρίου 2010. 1506-r και με βάση την υπ' αριθμ. 23 από 03/01/2011 διαταγή του Υπουργείου Παιδείας, Αθλητισμού και Πολιτικής Νεολαίας. "Σχετικά με την εφαρμογή του εκπαιδευτικού περιβάλλοντος πληροφόρησης "Dnevnik.ru", σε σχέση με μέτρα για την εφαρμογή της κρατικής υπηρεσίας παροχής πληροφοριών σχετικά με την τρέχουσα πρόοδο ενός μαθητή, την εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού βιβλίου βαθμών σε εκπαιδευτικά ιδρύματα της Ρωσικής Ομοσπονδίας

Από την 1η Σεπτεμβρίου 2013, οργανώστε εργασίες για τη δοκιμαστική εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού περιοδικού που βασίζεται στο IOS "Dnevnik.ru".
Ορίστε τον αναπληρωτή διευθυντή διαχείρισης υδάτων G.A. Kulova ως υπεύθυνο για την οργάνωση της εφαρμογής του ηλεκτρονικού βιβλίου βαθμολογίας. και Abugaliev Yu.Kh.
Διορίστε τον E.A. Kozbaev ως διαχειριστή συστήματος για τη διατήρηση του ηλεκτρονικού περιοδικού.
Δημιουργία ομάδας εργασίας για την υλοποίηση της υπηρεσίας «Ηλεκτρονική Εφημερίδα» για την περίοδο από 01/09/2013. έως 31/05/2014 που αποτελείται από:

Kulova G.A. – Αναπληρωτής Διευθυντής Διαχείρισης Υδατικών Πόρων.

Kozbaev E.A. - Διαχειριστής συστήματος;

Kunusova S.Sh. – Αναπληρωτής Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού.

Abugalieva Yu.Kh. – Αναπληρωτής Διευθυντής Διαχείρισης Υδάτινων Πόρων.

δάσκαλοι της τάξης των τάξεων 1-11·

Zhivolup N.A. – καθηγητής πληροφορικής.

Dzhunusova L.I. – εκπαιδευτική ψυχολόγος.

– σχέδιο δράσης για την εισαγωγή ηλεκτρονικού ημερολογίου στην εκπαιδευτική διαδικασία έως τις 25 Αυγούστου 2013.

– τοπικοί κανονισμοί που διασφαλίζουν τη μετάβαση στη χρήση του EJ. (Οι τοπικές πράξεις θα πρέπει να αναρτηθούν στην ιστοσελίδα του εκπαιδευτικού ιδρύματος) έως την 1η Σεπτεμβρίου 2013.

Προετοιμασία υλικού και λογισμικού ΤΠΕ.
Αναθέστε τις ακόλουθες αρμοδιότητες στο προσωπικό του σχολείου:
εγκατάσταση του απαραίτητου λογισμικού για τη λειτουργία του ηλεκτρονικού περιοδικού, την έγκαιρη ενημέρωσή του.
εξασφάλιση της σωστής λειτουργίας του δημιουργημένου περιβάλλοντος λογισμικού·
παροχή στοιχείων πρόσβασης στους δασκάλους, τους δασκάλους της τάξης και τη διοίκηση του σχολείου·
αρχειοθέτηση της βάσης δεδομένων και αποθήκευση της σε πολλά ηλεκτρονικά μέσα προκειμένου να αποφευχθεί η απώλεια της βάσης δεδομένων.
εργασία με καταλόγους και παραμέτρους συστήματος.

διαίρεση της τάξης σε υποομάδες μαζί με τους δασκάλους και τους δασκάλους της τάξης στην αρχή κάθε σχολικού έτους·
επικοινωνία με την υπηρεσία τεχνικής υποστήριξης·
παροχή συμβουλών και εκπαίδευσης (εάν είναι απαραίτητο) στους συμμετέχοντες στο έργο σε βασικές τεχνικές εργασίας με το πακέτο λογισμικού.
έγκαιρη συμπλήρωση και παρακολούθηση της συνάφειας των δεδομένων των μαθητών σεβάση δεδομένων IOS;
παροχή στοιχείων πρόσβασης σε γονείς και μαθητές σχολείων·
τηρούν αρχεία με τα χαμένα μαθήματα των μαθητών·
διαίρεση της τάξης σε υποομάδες μαζί με τους δασκάλους στην αρχή κάθε σχολικού έτους.

· ενημέρωση των γονέων για τη συμπεριφορά και την πρόοδο του μαθητή μέσω γραπτών μηνυμάτων εντός του συστήματος και τη δυνατότητα προβολής ηλεκτρονικού ημερολογίου.

χωρίζοντας την τάξη σε υποομάδες μαζί με τον δάσκαλο της τάξης στην αρχή κάθε σχολικής χρονιάς

· κατάρτιση ημερολογίου και θεματικού σχεδίου.

· συμπλήρωση δεδομένων για την πρόοδο και τη φοίτηση των μαθητών, είδη μαθημάτων, εργασίες για το σπίτι·

Αναπληρωτής Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

εφαρμογή συστηματικού ελέγχου της τήρησης ηλεκτρονικού περιοδικού από τους εκπαιδευτικούς.
κάνοντας αλλαγές στο πρόγραμμα.
εποπτεύει το έργο των υποδιευθυντών και των αρμόδιων διοικητικών υπαλλήλων.

www.30ahtubinskaja-soh.edusite.ru

Αυτοματοποίηση παραγωγής

Ένα παράδειγμα εφαρμογής ενός μοναδικού προγράμματος

Ως παράδειγμα εφαρμογής ενός μοναδικού προγράμματος σε μια επιχείρηση, ας εξετάσουμε το έργο αυτοματισμού της Διεύθυνσης Παραγωγής και Τεχνολογικού Εξοπλισμού. Το UPTK είναι υποκατάστημα της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης "Bashkiravtodor", το προσωπικό είναι περίπου 80 άτομα που εργάζονται. Η κύρια λειτουργία είναι η κεντρική παροχή περίπου 60 τμημάτων οδοποιίας - υποκαταστημάτων κρατικών ενιαίων επιχειρήσεων που βρίσκονται σε κάθε περιοχή του Μπασκορτοστάν. Η κεντρική προμήθεια, στην οποία συμμετέχουν και ορισμένα τμήματα της κρατικής ενιαίας επιχείρησης, περιλαμβάνει συλλογή αιτήσεων από υποκαταστήματα, σύναψη συμβάσεων με προμηθευτές, παραγγελία και παράδοση αγαθών και υλικών στην αποθήκη και απευθείας στους καταναλωτές, διανομή αγαθών και υλικών μεταξύ των καταναλωτών σύμφωνα με ενοποιημένα σχέδια και αιτήματα καταναλωτών, πληρωμή λογαριασμών από προμηθευτές και τιμολόγηση υποκαταστημάτων.

Ως αποτέλεσμα μιας μικρής δωρεάν έρευνας του UPTK, ετοιμάστηκε μια εμπορική πρόταση για αυτοματισμό. Μετά από προσεκτική μελέτη της πρότασης, ο Πελάτης (SE Infodor, State Unitary Enterprise Bashkiravtodor) υπέγραψε συμφωνία για την ανάπτυξη και εφαρμογή μιας μοναδικής διαμόρφωσης του προγράμματος 1C:Enterprise. Ο στόχος της ανάπτυξης ήταν να αυτοματοποιήσει τη λειτουργία κεντρικής διαχείρισης εφοδιασμού των υποκαταστημάτων της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης "Bashkiravtodor".

Οι εργασίες βάσει της σύμβασης χωρίστηκαν σε τέσσερα στάδια - εξέταση του θέματος, ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών, δημιουργία μιας μοναδικής διαμόρφωσης για το πρόγραμμα 1C: Enterprise και εφαρμογή του προγράμματος στο έργο της UPTK και της State Unitary Enterprise.

Εξεταστικό στάδιο

Οι εργασίες για το έργο ξεκίνησαν με την προετοιμασία μιας εντολής για τη διεξαγωγή έρευνας από την κρατική ενιαία επιχείρηση "Bashkiravtodor". Η παραγγελία καθόρισε το χρονικό πλαίσιο για την έρευνα, ποιοι θα ενεργούν ως εμπειρογνώμονες από την πλευρά του πελάτη και τις λειτουργίες των τμημάτων που πρέπει να ερευνηθούν. Σύμφωνα με την εντολή, πραγματοποιήθηκε εξέταση των καθηκόντων του επικεφαλής της UPTK, του τμήματος προμηθειών, του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικών, του τμήματος συμβάσεων και του λογιστηρίου της UPTK. Επιπλέον, το τμήμα παραγωγής, το τμήμα του επικεφαλής μηχανικού ηλεκτρικής ενέργειας, το τμήμα του αρχιμηχανικού και το τμήμα μάρκετινγκ της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης "Bashkiravtodor" συμπεριλήφθηκαν επίσης στη διαδικασία έρευνας. Απαιτήθηκε η εξέταση των τμημάτων της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης επειδή η λειτουργία της κεντρικής παροχής στην Κρατική Ενιαία Επιχείρηση εκτελείται όχι μόνο στην UPTK. Τα τμήματα της κρατικής ενιαίας επιχείρησης συγκεντρώνουν τις λειτουργίες της δημιουργίας απαιτήσεων πόρων και του ελέγχου των οικονομικών που διατίθενται για προμήθειες.

Η έρευνα ξεκίνησε με μελέτη των κανονισμών του τμήματος και των περιγραφών των θέσεων εργασίας του προσωπικού. Μετά από αυτό, πραγματοποιήθηκαν προφορικές διαβουλεύσεις με ειδικούς και συλλέχθηκαν δείγματα εγγράφων που παρέχουν την κεντρική λειτουργία παροχής. Ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στο λογιστήριο της ΟΥΠΤΚ. Στη λογιστική, εκτός από τη ροή εγγράφων, μελετήθηκαν λεπτομερώς η σειρά των λογιστικών πολιτικών, το λογιστικό σχέδιο UPTK, η σύνθεση των αναλυτικών λογιστικών μητρώων, η σύνθεση και η αντανάκλαση των επιχειρηματικών συναλλαγών στη λογιστική.

Με βάση τα αποτελέσματα της έρευνας, ειδικοί από το τμήμα σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων ετοίμασαν μια έκθεση που περιελάμβανε:

μοντέλο ροής εγγράφων "ως έχει".
δείγματα πρωτογενών εγγράφων των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονται στο μοντέλο·
λογιστικό σχέδιο «ως έχει» που δείχνει αναλυτικά λογιστικά μητρώα για κάθε λογαριασμό·
κατάλογο όλων των επιχειρηματικών συναλλαγών που υποδεικνύουν κύρια έγγραφα και λογιστική αλληλογραφία·

Το διάγραμμα περιβάλλοντος του προκύπτοντος μοντέλου όπως είναι φαίνεται στο σχήμα.

Το μοντέλο ως έχει πέρασε από πολλές συνεδρίες αναθεώρησης κατά τη διαδικασία ανάπτυξης.
Η εξέταση του μοντέλου αποδείχθηκε πολύ χρήσιμη.
Στα πολύ πρώιμα στάδια της εξέτασης, έγιναν σημαντικές προσθήκες στο μοντέλο που αφορούσαν μια μεγάλη ποικιλία επιχειρηματικών διαδικασιών πραγματικής προμήθειας - μέσω αποθήκης, οδικής διαμετακόμισης, διαμετακόμισης χύδην υλικών σιδηροδρομικώς.
Κατά τη διαδικασία ανάπτυξης του μοντέλου, συλλέχθηκαν και αναλύθηκαν πάνω από διακόσια δείγματα εγγράφων.

Ο πίνακας δείχνει ένα τμήμα του λογιστικού σχεδίου «ως έχει» του λογιστηρίου της UPTK.

Κατά την προετοιμασία του λογιστικού σχεδίου «ως έχει», αποκαλύφθηκε, ειδικότερα, ότι ο λογαριασμός 10 στο λογιστήριο UPTK δεν είναι ομαδικός λογαριασμός για τους υπολογαριασμούς 10.1, 10.2 κ.λπ., αλλά είναι δευτερεύων λογαριασμός (θα μπορούσε να δοθεί έναν κωδικό υπό όρους 10.0), που προορίζεται για τη λογιστική των υλικών που παρέχονται στα υποκαταστήματα μέσω της αποθήκης.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα περιγραφής επιχειρηματικών συναλλαγών για την άφιξη ειδών απογραφής (υλικών περιουσιακών στοιχείων) στην αποθήκη UPTK. Τέτοιες περιγραφές έγιναν για όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές που εντοπίστηκαν κατά την έρευνα.

Το λειτουργικό μοντέλο, το λογιστικό σχέδιο και ο κατάλογος των επιχειρηματικών συναλλαγών συμφωνήθηκαν με τον Πελάτη. Οι λογιστές υπέγραψαν κάθε σελίδα των αναπτυγμένων εγγράφων.

Η ανάλυση του μοντέλου «ως έχει» αποκάλυψε μερική επικάλυψη των λειτουργιών του προσωπικού της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης και του Υπουργείου Μεταφορών και Επικοινωνιών. Συγκεκριμένα, αποδείχθηκε ότι μια αίτηση προς τον προμηθευτή μπορεί να προετοιμαστεί τόσο από το τμήμα προμηθειών της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης όσο και από το τμήμα μάρκετινγκ της UPTK. Όλα τα θέματα που θα μπορούσαν να έχουν διφορούμενη λύση και θα επηρέαζαν την ανάπτυξη των τεχνικών προδιαγραφών συγκεντρώθηκαν σε ειδική αναφορά και παρουσιάστηκαν στη διοίκηση του Πελάτη. Πραγματοποιήθηκαν αρκετές συναντήσεις, στις οποίες συμμετείχαν ο Αναπληρωτής Γενικός Διευθυντής της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης Οικονομικών, ο επικεφαλής της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης Οικονομικών και οι επικεφαλής των τμημάτων της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης και της Διοίκησης της Τεχνικής και Τεχνικής Επιθεώρησης μέρος. Ως αποτέλεσμα, επιτεύχθηκαν λύσεις για όλα τα ζητήματα, οι οποίες κατοχυρώθηκαν στις αναπτυγμένες τεχνικές προδιαγραφές.
Παρακάτω είναι ένα απόσπασμα ενός πίνακα που περιέχει ορισμένα ζητήματα και αποφάσεις που λαμβάνονται από τη διοίκηση του Πελάτη.

Στάδιο ανάπτυξης τεχνικών προδιαγραφών

Για την ανάπτυξη των όρων αναφοράς, ειδικοί από το τμήμα σχεδιασμού συστημάτων πληροφοριών χρησιμοποίησαν την έτοιμη έκθεση έρευνας και έναν συνοπτικό πίνακα αποφάσεων για θεμελιώδη ζητήματα.
Η βάση των τεχνικών προδιαγραφών ήταν ένα λειτουργικό μοντέλο της μοναδικής διαμόρφωσης 1C: Centralized Supply. Παρακάτω είναι ένα διάγραμμα αποσύνθεσης του πρώτου επιπέδου του μοντέλου.
Το μοντέλο κάλυπτε τις διαδικασίες σχεδιασμού ενοποιημένων ετήσιων αναγκών για κύκλο εργασιών αποθήκης και διαμετακομιστικού εμπορίου, παρακολούθηση αιτήσεων από υποκαταστήματα για λήψη αποθεμάτων, λογιστικοποίηση προσφορών, συμβάσεις και πρόσθετες συμφωνίες με προμηθευτές, κατανομή οικονομικών μεταξύ προμηθευτών, παρακολούθηση αιτήσεων σε προμηθευτές για την κατανομή αποθεμάτων , καταχώρηση απόδειξης απογραφής στην αποθήκη και για διαμετακόμιση , σχηματισμός εντολών διανομής ειδών απογραφής, έκδοση εξουσιοδοτήσεων, ΤΤΝ, λογαριασμών, τιμολογίων, εντολών πληρωμής. Παρέχονταν λειτουργική και λογιστική λογιστική των διακανονισμών με προμηθευτές και υποκαταστήματα, καθώς και λογιστική απογραφή και υλικών στην αποθήκη και σε διαμετακόμιση.

Το κατασκευασμένο μοντέλο κατέστησε δυνατό τον εντοπισμό μιας λίστας σταθμών εργασίας που είναι απαραίτητοι για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας πριν από την ανάπτυξη μιας μοναδικής διαμόρφωσης και την εφαρμογή του προγράμματος. Για κάθε σταθμό εργασίας, οι λειτουργίες του ήταν σαφώς καθορισμένες. Όλες αυτές οι λειτουργίες διευκρινίστηκαν και συμφωνήθηκαν με τον Πελάτη κατά τη συζήτηση του μοντέλου σε κοινές συναντήσεις. Έτσι, ήταν στο στάδιο της ανάπτυξης των τεχνικών προδιαγραφών που τέθηκαν οι βάσεις για τη μελλοντική επιτυχή εφαρμογή του συστήματος. Οι χρήστες του συστήματος έμαθαν εκ των προτέρων πώς θα άλλαζαν οι εργασιακές τους ευθύνες μετά την εφαρμογή του συστήματος και είχαν χρόνο να προετοιμαστούν για αυτό ψυχολογικά.

Συγκεκριμένα, οι ειδικοί στο τμήμα συλλογής συνειδητοποίησαν ότι κάθε πρωί θα έπρεπε να ξεκινούν εισάγοντας στη βάση δεδομένων τις παραγγελίες παραλαβής που προέρχονταν από την αποθήκη. Η απόφαση αυτή λήφθηκε από τη διοίκηση του UPTK, καθώς ήταν αδύνατη η αυτοματοποίηση της απομακρυσμένης αποθήκης λόγω έλλειψης αξιόπιστης επικοινωνίας. Αν και ο φόρτος εργασίας για τους υπαλλήλους του τμήματος αυξήθηκε, αντιμετώπισαν την κατάσταση με κατανόηση. Χάρη στη διαθεσιμότητα ηλεκτρονικών παραγγελιών παραλαβής, κατέστη δυνατό να εξασφαλιστεί ο έλεγχος της διαδικασίας σχηματισμού παραγγελιών - τώρα οι ειδικοί των τμημάτων της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης δεν θα μπορούν πλέον να διανέμουν περισσότερα υλικά από αυτά που ελήφθησαν στην αποθήκη.

Κατά τη διαδικασία προετοιμασίας των τεχνικών προδιαγραφών, αποδείχθηκε ότι ήταν απαραίτητο να σχεδιαστούν περίπου 130 νέα έντυπα αναφοράς, περίπου 40 από τα οποία ήταν ελαφρώς διαφορετικά μεταξύ τους. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί του Πελάτη δεν ήταν σίγουροι ότι αυτό ήταν ένα πλήρες σύνολο και ότι η διοίκηση δεν θα χρειαζόταν σύντομα νέα έντυπα αναφοράς. Ως εκ τούτου, οι όροι εντολής περιλάμβαναν την ανάπτυξη μιας ειδικής δημιουργίας εντύπων αναφοράς που επιτρέπει τη λήψη τόσο γνωστών όσο και νέων αναφορών. Η γεννήτρια, η οποία δεν απαιτεί τη ρύθμιση παραμέτρων από προγραμματιστή, σας επιτρέπει να λαμβάνετε και να αποθηκεύετε περιγραφές νέων φορμών που διαφέρουν ως προς τη σύνθεση και τη διάταξη των λεπτομερειών, καθώς και το φιλτράρισμα και την ταξινόμηση των εγγραφών. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη φόρμα οθόνης δημιουργίας αναφορών.

Οι υπόλοιπες 90 φόρμες αναφοράς σχεδιάστηκαν με βάση το τρέχον λειτουργικό μοντέλο, τα έντυπα εγγράφων που περιλαμβάνονται στην έκθεση έρευνας και το μοντέλο δεδομένων.

Το μοναδικό μοντέλο δεδομένων διαμόρφωσης, που σχεδιάστηκε κατά την προετοιμασία των τεχνικών προδιαγραφών, περιελάμβανε περιγραφή των χαρακτηριστικών και των σχέσεων περισσότερων από 200 οντοτήτων πληροφοριών - καταλόγων και εγγράφων. Ωστόσο, η αρμόδια διαίρεση του μοντέλου σε λογικά τμήματα - διαγράμματα - το έκανε αρκετά προσιτό στους ειδικούς του Πελάτη.
Το σχήμα δείχνει μέρος ενός από τα διαγράμματα μοντέλου δεδομένων. Το διάγραμμα σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μια οπτική αναπαράσταση της σύνθεσης των χαρακτηριστικών και των συνδέσεων ενός αρκετά απλού εγγράφου - μια αίτηση από το τμήμα κρατικής ενιαίας επιχείρησης για αγαθά και υλικά.

Το μοντέλο πληροφοριών αποτέλεσε τη βάση για τις σχεδιασμένες διεπαφές. Οι όροι αναφοράς περιλάμβαναν διεπαφές για περισσότερα από 30 νέα βιβλία αναφοράς και περίπου 90 νέα έγγραφα.
Το σχήμα δείχνει τη διεπαφή και την έντυπη μορφή του εγγράφου «Αίτηση Τμήματος».

Η αυτοματοποίηση του UPTK συνέπεσε με τη μετάβαση των οργανισμών της Ρωσικής Ομοσπονδίας σε ένα νέο λογιστικό σχέδιο, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της 31ης Οκτωβρίου 2000 Αρ. 94n. Ως εκ τούτου, αποφασίστηκε να αναπτυχθεί ένα λογιστικό σχέδιο που περιλαμβάνεται στους όρους εντολής, λαμβάνοντας υπόψη τη μετάβαση σε νέα αρίθμηση λογαριασμών. Αυτή η εξέλιξη πραγματοποιήθηκε από κοινού με τον επικεφαλής λογιστή της UPTK με βάση το παλιό λογιστικό σχέδιο της UPTK, την εντολή του Υπουργείου Οικονομικών και το νέο λογιστικό σχέδιο που εγκρίθηκε από την Κρατική Ενιαία Επιχείρηση Bashkiravtodor.
Ο πίνακας δείχνει ένα μικρό τμήμα του λογιστικού σχεδίου UPTK «όπως θα».

Είναι ενδιαφέρον να σημειωθεί ότι το λογιστικό σχέδιο έχει αλλάξει σε σύγκριση με το λογιστικό σχέδιο «ως έχει», όχι μόνο επειδή έγινε η μετάβαση σε νέα αρίθμηση λογαριασμών, αλλά και επειδή υπήρξαν σφάλματα σε λογιστικά διορθώθηκαν ταυτόχρονα. Συγκεκριμένα, ο λογαριασμός 10 έλαβε νέο υπολογαριασμό 10.8, ο οποίος άρχισε να λαμβάνει υπόψη τα υλικά που μεταφέρθηκαν για επεξεργασία. Πριν από αυτό, το μέταλλο που παρασχέθηκε στο εργοστάσιο για την κατασκευή μαχαιριών για μπουλντόζες είχε διαγραφεί από τον 10ο λογαριασμό, γεγονός που παραμόρφωσε τη βάση για τον υπολογισμό των φόρων ακινήτων.
Ο κατάλογος των επιχειρηματικών συναλλαγών έχει υποστεί ακόμη πιο σημαντικές αλλαγές. Τα αποτελέσματα της έρευνας επέτρεψαν στον νέο προϊστάμενο λογιστή της UPTK όχι μόνο να εξοικειωθεί γρήγορα με τα λογιστικά χαρακτηριστικά του τμήματος που του ανατέθηκε, αλλά και να κάνει προτάσεις για σημαντικές προσθήκες στον κατάλογο και το περιεχόμενο των επιχειρηματικών συναλλαγών. Στις τεχνικές προδιαγραφές ελήφθησαν υπόψη όλες οι υποδείξεις του αρχιλογιστή.

Η κατάσταση που περιγράφεται παραπάνω σχετικά με την επεξεργασία μετάλλων αντικατοπτρίζεται ως εξής στις τεχνικές προδιαγραφές στην ενότητα "ως θα γίνει" της περιγραφής των επιχειρηματικών εργασιών:

* Ανοίγεται μία κάρτα για το συνολικό κόστος των εισερχόμενων υλικών (κόστος εισερχόμενων υλικών = κόστος μεταφερόμενων υλικών για επεξεργασία + κόστος υπηρεσιών).

Παρόμοιες περιγραφές προετοιμάστηκαν για περισσότερες από διακόσιες επιχειρηματικές συναλλαγές - όλες αυτές που είχαν προηγουμένως ή προγραμματιστεί στο μέλλον. Για κάθε επιχειρηματική συναλλαγή καθορίστηκε με σαφήνεια το κύριο και το ηλεκτρονικό έγγραφο βάσει του οποίου θα δημιουργηθούν οι συναλλαγές.

Και τέλος, στο τμήμα κειμένου των τεχνικών προδιαγραφών, διατυπώθηκαν γενικές απαιτήσεις για το τοπικό δίκτυο υπολογιστών, διακομιστή, σταθμούς εργασίας, λογισμικό συστήματος και εφαρμογών. Για να διασφαλιστεί η λειτουργία της μοναδικής διαμόρφωσης, ήταν απαραίτητο να συνδεθούν όλα τα τμήματα του UPTK και μέρος των τμημάτων της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης "Bashkiravtodor" στο τοπικό δίκτυο υπολογιστών. Εγκαταστήστε το προηγμένο λειτουργικό σύστημα δικτύου διακομιστή Windows 2000 στον διακομιστή. Σε σταθμούς εργασίας - Windows 98 SE. Ήταν επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε τον MS SQL Server 2000 στον διακομιστή για να διασφαλιστεί η λειτουργία της έκδοσης 1C:Accounting for SQL. Η επιλογή της έκδοσης οφείλεται στον μεγάλο αριθμό ταυτόχρονων χρηστών που εργάζονται στο δίκτυο -περισσότεροι από 10- και στον μεγάλο όγκο εργασιών εισαγωγής εγγράφων.

Η εγκατάσταση ενός τοπικού δικτύου υπολογιστών, η αγορά και η εγκατάσταση διακομιστή, σταθμών εργασίας, λογισμικού συστήματος και εφαρμογών ανελήφθησαν από ειδικούς της θυγατρικής Infodor της κρατικής ενιαίας επιχείρησης Bashkiravtodor. Όλες οι εργασίες ολοκληρώθηκαν με υψηλή ποιότητα και έγκαιρα.
Ενώ ο Πελάτης προετοίμαζε το δίκτυο και τους υπολογιστές, ειδικοί από το τμήμα προγραμματισμού και υλοποίησης ανέπτυξαν μια μοναδική διαμόρφωση «1C: Κεντρική Προμήθεια» με βάση τις τεχνικές προδιαγραφές.

Στο στάδιο της διαμόρφωσης, οι προγραμματιστές της επιχείρησης Soft-Portal εφάρμοσαν όλες τις απαιτήσεις που ορίζονται στις τεχνικές προδιαγραφές. Το στοιχείο Λογιστική του συστήματος 1C:Enterprise χρησίμευσε ως βάση για την ανάπτυξη μιας μοναδικής διαμόρφωσης "1C: Κεντρική Προμήθεια".
Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαμόρφωσης, προγραμματίστηκαν πάνω από 400 νέα αντικείμενα μεταδεδομένων - κατάλογοι, subcontos, λογαριασμοί, έγγραφα, επεξεργασία και αναφορές. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα τμήμα του δέντρου μεταδεδομένων που προκύπτει.

Η ανεπτυγμένη μοναδική διαμόρφωση περιέχει τη διαμόρφωση συνόλων δικαιωμάτων και διεπαφών για 18 σταθμούς εργασίας. Η λίστα των αυτοματοποιημένων σταθμών εργασίας που περιλαμβάνονται στη διαμόρφωση δίνεται στον πίνακα.

Το πόσο διαφέρουν οι διεπαφές των σταθμών εργασίας φαίνεται ξεκάθαρα από την παρακάτω εικόνα. Παρακάτω μπορείτε να δείτε τα περιεχόμενα του μενού "Καταγραφή εγγράφων" δύο σταθμών εργασίας - του λογιστή αποθήκης και του τμήματος προμηθειών.

Οι εργασίες διαμόρφωσης πραγματοποιήθηκαν γρήγορα και αποτελεσματικά από το τμήμα προγραμματισμού και υλοποίησης. Οι ειδικοί μπόρεσαν να επικεντρωθούν πλήρως στον προγραμματισμό, καθώς διέθεταν όλους τους απαραίτητους πόρους για την εργασία τους. Η σαφής και πλήρης κατανόηση των λειτουργιών, της δομής δεδομένων και της διεπαφής της μελλοντικής διαμόρφωσης που περιέχεται στις τεχνικές προδιαγραφές επέτρεψε στους προγραμματιστές να:

Να συντάξετε ένα λεπτομερές σχέδιο εργασίας και να εξασφαλίσετε τον έλεγχο του χρόνου και της πληρότητας της ανάπτυξης.
Μην αποσπάτε την προσοχή διευκρινίζοντας τυχόν ερωτήσεις με τους εκπροσώπους του Πελάτη.
Δημιουργήστε κάθε λειτουργική μονάδα λογισμικού μόνο μία φορά - χωρίς εκ νέου επεξεργασία ή τροποποιήσεις.

Η διαμόρφωση που προέκυψε δοκιμάστηκε τριπλά πριν από την εγκατάσταση στην τοποθεσία του Πελάτη. Αρχικά, κάθε αντικείμενο μεταδεδομένων που αναπτύχθηκε πρόσφατα δοκιμάστηκε από τον προγραμματιστή που το ανέπτυξε. Μετά την ολοκλήρωση της διαμόρφωσης, το τμήμα σχεδιασμού ασχολήθηκε με τις δοκιμές. Οι ειδικοί του τμήματος έλεγξαν την τελική διαμόρφωση για πληρότητα και συμμόρφωση με τις τεχνικές προδιαγραφές. Η τελευταία, πιο σημαντική δοκιμή πραγματοποιήθηκε από ειδικούς στην υλοποίηση. Ανέπτυξαν ξεχωριστές δοκιμές για σταθμούς εργασίας. Χρησιμοποιώντας μια μικρή ποσότητα δεδομένων δοκιμής, δοκιμάστηκε ολόκληρη η τεχνολογική διαδικασία λειτουργίας του σταθμού εργασίας - από την εισαγωγή καταχωρήσεων σε καταλόγους και έγγραφα έως τη λήψη και την εκτύπωση αναφορών. Όλα τα σφάλματα που ανακαλύφθηκαν κατά το δεύτερο και το τρίτο στάδιο της δοκιμής τεκμηριώθηκαν σε ειδικές εκθέσεις δοκιμών. Η δοκιμή επαναλήφθηκε έως ότου εξαλειφθούν όλα τα σφάλματα που εντοπίστηκαν.

Και τέλος, στο στάδιο της διαμόρφωσης, αναπτύχθηκαν ξεχωριστές οδηγίες για όλους τους σταθμούς εργασίας. Κάθε οδηγία, που αναπτύχθηκε από κοινού από προγραμματιστές και ειδικούς υλοποίησης, αποτελείται από τρία μέρη. Το τεχνολογικό μέρος των οδηγιών παρέχει μια γενική διαδικασία για τον χρήστη του σταθμού εργασίας. Το δεύτερο μέρος των οδηγιών περιγράφει τις ενέργειες του χρήστη κατά την εισαγωγή κάθε στοιχείου του καταλόγου ή του εγγράφου. Και τέλος, το τελευταίο μέρος των οδηγιών περιγράφει τη σειρά των ενεργειών για τη λήψη κάθε αναφοράς.

Ακολουθεί απόσπασμα από τις οδηγίες του αυτοματοποιημένου χώρου εργασίας του τμήματος συλλογής για την εισαγωγή του παραστατικού «Λήψη παραγγελίας αποθήκης».

Το έγγραφο «Παραγγελία παραλαβής» προορίζεται για την καταγραφή της άφιξης των υλικών στην αποθήκη.
Είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τα ακόλουθα στοιχεία του κύριου μέρους του εγγράφου (διαδοχικά):

Προμηθευτής—ο αντισυμβαλλόμενος επιλέγεται από τον κατάλογο.
Αίτηση σε προμηθευτή - επιλέγεται ένα έγγραφο από το ημερολόγιο των αιτήσεων σε προμηθευτή που σχετίζεται με τον επιλεγμένο προμηθευτή, βάσει του οποίου συμπληρώνονται τα στοιχεία «Συμφωνία» και «Πρόσθετα». συμφωνία".
Πληρεξούσιο UPTK - επιλέξτε ένα έγγραφο από το ημερολόγιο εξουσιοδότησης UPTK που σχετίζεται με τον επιλεγμένο προμηθευτή. Με τη χρήση του πίνακα του πληρεξουσίου συμπληρώνεται αυτόματα το πίνακα απόδειξης.
Τύπος κύκλου εργασιών - Η "Αποθήκη" είναι επιλεγμένη από προεπιλογή.

Το τμήμα του πίνακα του εγγράφου συμπληρώνεται με βάση το έγγραφο «Εξουσιοδότηση της UPTK». Ωστόσο, δεν μπορείτε να εισαγάγετε στην ενότητα του πίνακα στοιχεία που δεν ανταποκρίνονται σε αυτά που καθορίζονται στη συγγραφή υποχρεώσεων. Εάν το έγγραφο «Εξουσιοδότηση UPTK» περιέχει στοιχεία που δεν περιλαμβάνονται στην προδιαγραφή της σύμβασης, τότε εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα.
Στη συνέχεια, το αυτόματα συμπληρωμένο τμήμα πίνακα του εγγράφου μπορεί να επεξεργαστεί ελεύθερα. Ωστόσο, είναι δυνατή η εισαγωγή μόνο των στοιχείων που καθορίζονται στη συγγραφή υποχρεώσεων. Η τιμή ορίζεται αυτόματα σύμφωνα με τις προδιαγραφές, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί.
Το κουμπί "Αποθήκευση" αποθηκεύει το έγγραφο μόνο εάν όλα τα στοιχεία του εγγράφου έχουν συμπληρωθεί σωστά. Κατά την καταγραφή ελέγχεται η συμπλήρωση της ονοματολογίας στο τμήμα του πίνακα του εγγράφου. Εάν το επιλεγμένο είδος ή ποσότητα δεν ταιριάζει με την επιλεγμένη απαίτηση προμηθευτή, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα, αλλά το έγγραφο αποθηκεύεται.

Το στάδιο υλοποίησης για οποιοδήποτε σύστημα είναι το πιο κρίσιμο και δύσκολο. Σε αυτό το στάδιο, υπάρχει μια οδυνηρή αντικατάσταση της παλιάς, αλλά γνώριμης τεχνολογίας εργασίας με μια πιο προηγμένη, αλλά ασυνήθιστη. Το φορτίο στους χρήστες στο στάδιο της υλοποίησης αυξάνεται αρκετές φορές. Είναι απαραίτητο να εκτελούνται όχι μόνο καθημερινές εργασίες, αλλά και σημαντικός όγκος εργασίας για την αρχική συμπλήρωση καταλόγων και την εισαγωγή υπολοίπων. Επιπλέον, η σωστή εφαρμογή απαιτεί παράλληλη εργασία σε παλιές και νέες τεχνολογίες για τουλάχιστον ένα μήνα. Ταυτόχρονα, καθίσταται δυνατή η σύγκριση των αποτελεσμάτων και η βελτίωση της ποιότητας του νέου συστήματος μέσω του έγκαιρου εντοπισμού των ελλείψεων.
Η οργάνωση της φάσης υλοποίησης είναι βασικός παράγοντας για την επιτυχία ολόκληρου του έργου συνολικά. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια λεπτομερή έρευνα, να γράψετε μια τεχνική προδιαγραφή υψηλής ποιότητας, να αναπτύξετε το πιο προηγμένο πρόγραμμα - χωρίς εφαρμογή, όλη αυτή η εργασία θα πάει χαμένη. Εγγυόμαστε την εφαρμογή μέσω ειδικής διαδικασίας για να διασφαλίσουμε την επιτυχή εφαρμογή. Αυτή η διαδικασία βασίζεται σε απλές αρχές σχεδιασμού και ελέγχου.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο εφαρμόστηκε η μοναδική διαμόρφωση "1C: Centralized Supply". Πρώτα απ 'όλα, ειδικοί από το τμήμα προγραμματισμού και υλοποίησης ετοίμασαν μια παραγγελία για την Κρατική Ενιαία Επιχείρηση "Bashkiravtodor" σχετικά με τη διαδικασία εφαρμογής του συστήματος. Η παραγγελία καθόρισε τον κατάλογο των δραστηριοτήτων, τις προθεσμίες, τους εκτελεστές, τα καθήκοντα και τις ευθύνες του προσωπικού του Πελάτη στη διαδικασία υλοποίησης. Μάλιστα, η παραγγελία με συνημμένα έγινε ένα λεπτομερές σχέδιο για την εφαρμογή του συστήματος. Το παρουσιάζουμε εδώ σχεδόν ολόκληρο.

Προκειμένου να οργανωθούν οι εργασίες για την εφαρμογή λογισμικού για επιχειρηματικές διαδικασίες σχεδιασμού, οργάνωσης και παρακολούθησης της λειτουργίας εφοδιασμού της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης UPTK "Bashkiravtodor"

Το προσωπικό της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης BAA πρέπει να εκπαιδευτεί στη χρήση του αναπτυγμένου προγράμματος έως τις 18 Δεκεμβρίου 2001. σύμφωνα με το πρόγραμμα που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 1.

Ο επικεφαλής του τμήματος OKiS (R.S. Latypov) θα πρέπει να αποδεχθεί το αναπτυγμένο πρόγραμμα αυτοματισμού για δοκιμαστική λειτουργία στο UPTK και στην Κρατική Ενιαία Επιχείρηση BAD από τις 18/12/2001 σύμφωνα με τον νόμο.

Το προσωπικό της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης BAA, της οποίας οι χώροι εργασίας είναι εξοπλισμένοι με το νέο πρόγραμμα, πρέπει να διασφαλίζει την καθημερινή εισαγωγή πρωτογενών εγγράφων και την τήρηση αρχείων στο νέο πρόγραμμα. Το προσωπικό θα πρέπει να καταγράφει τα αποτελέσματα της εργασίας του σε επιμέρους «Μητρώα εργασιών προγράμματος». Το προσωπικό θα πρέπει να καταχωρεί σχόλια και προτάσεις για τη βελτίωση του προγράμματος σε μεμονωμένα «Αρχεία σχολίων».

Το προσωπικό της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης BAA θα πραγματοποιήσει τη δοκιμαστική λειτουργία του προγράμματος κατά την περίοδο από 18 Δεκεμβρίου 2001 έως 14 Ιανουαρίου 2002 σύμφωνα με το πρόγραμμα εργασίας που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 2.

Προσωπικό της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης BAA για να λάβει μέρος σε συναντήσεις για την επανεξέταση και την εξάλειψη σχολίων σχετικά με την εφαρμογή και τη βελτίωση του προγράμματος έως τις 15 Ιανουαρίου 2002

Με βάση τα αποτελέσματα της δοκιμαστικής λειτουργίας, ο επικεφαλής του τμήματος OKiS (R.S. Latypov) θα πρέπει να καταρτίσει μια λίστα με τις απαραίτητες βελτιώσεις βάσει μεμονωμένων αρχείων καταγραφής σχολίων έως τις 16 Ιανουαρίου 2002. Αφού εξαλείψετε τα σχόλια από τους προγραμματιστές του προγράμματος, αποδεχτείτε το πρόγραμμα για εμπορική λειτουργία σύμφωνα με το νόμο.

Ο έλεγχος για την εκτέλεση της παρούσας εντολής ανατίθεται στον Αναπληρωτή Γενικό Διευθυντή Προμηθειών και Γενικών Θεμάτων Kalimullin S.M.

Γενικός Διευθυντής Aminov Sh.Kh.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η εντολή υπεγράφη από τον Γενικό Διευθυντή της Κρατικής Ενιαίας Επιχείρησης αφού συμφωνήθηκε με κάθε ειδικό που εμπλέκεται στη διαδικασία υλοποίησης. Ο συντονισμός επέτρεψε στους ειδικούς να κάνουν τις προτάσεις τους σχετικά με τη σύνθεση και το χρονοδιάγραμμα της εργασίας. Χάρη στη διαδικασία έγκρισης, δημιουργήθηκε από την αρχή ένα φιλικό κλίμα ομαδικής εργασίας, που μας επέτρεψε να αποφύγουμε πολλά προβλήματα στο μέλλον.
Η ανεπτυγμένη μοναδική διαμόρφωση εγκαταστάθηκε σε περισσότερους από 20 σταθμούς εργασίας. Η εκπαίδευση έγινε όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά χάρη στη διαθεσιμότητα μεμονωμένων οδηγιών για κάθε χώρο εργασίας. Οι ειδικοί του Πελάτη έμαθαν να εκτελούν μόνο εκείνες τις λειτουργίες που τους είχαν καθοριστεί με σαφήνεια εκ των προτέρων. Η εκπαιδευτική διαδικασία ολοκληρώθηκε με την αποδοχή του προγράμματος σε δοκιμαστική λειτουργία σύμφωνα με την πράξη. Κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής διαδικασίας επιλύθηκε ένα από τα σημαντικότερα ψυχολογικά προβλήματα που εμποδίζουν την εφαρμογή. Οι άνθρωποι φοβούνται οτιδήποτε άγνωστο. Μετά την εκπαίδευση, το πρόγραμμα δεν τρόμαζε πλέον τους χρήστες, έγινε οικείο.

Ο σημαντικότερος παράγοντας για την επιτυχία οποιασδήποτε διαδικασίας, μαζί με τον ξεκάθαρο σχεδιασμό και την οργάνωσή της, είναι η διασφάλιση του ελέγχου. Ο έλεγχος της διαδικασίας εφαρμογής μιας μοναδικής διαμόρφωσης στην Κρατική Ενιαία Επιχείρηση "Bashkiravtodor" εξασφαλίστηκε με ειδικούς μηχανισμούς και διαδικασίες ελέγχου.
Οι μηχανισμοί ελέγχου ήταν το «Μητρώο εργασιών με το πρόγραμμα», «Μητρώο σχολίων» και «Εβδομαδιαία συνοπτική έκθεση για την εφαρμογή».

Ακόμη και κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής διαδικασίας, σε κάθε χρήστη δόθηκαν μεμονωμένα 10σέλιδα «Αρχεία εργασίας προγράμματος» και «Αρχεία σχολίων».
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα καταχώρισης στο «Ημερολόγιο προγράμματος».

www.soft-portal.ru

Εφαρμογή της πολιτικής προσωπικού της επιχείρησης και οικονομικοί διακανονισμοί με το προσωπικό

Σας προσκαλούμε να εξετάσετε τη χρήση της νέας έκδοσης του πιο δημοφιλούς προγράμματος 1C - «1C: Διαχείριση Προσωπικού Μισθών 8» για την εφαρμογή της πολιτικής προσωπικού της επιχείρησης και των νομισματικών διακανονισμών με το προσωπικό του οργανισμού σας.

Βασικά χαρακτηριστικά της εργασίας στο "1C: Μισθός και Διαχείριση Προσωπικού 8"

Η διαμόρφωση «Διαχείριση μισθών και προσωπικού» είναι μια λύση εφαρμογής νέας γενιάς για επιχειρήσεις οποιουδήποτε τύπου, σχεδιασμένη να βελτιώνει την αποδοτικότητα της εργασίας στους ακόλουθους τομείς:

Διαχείριση

διαχείριση της δομής της επιχείρησης και των οργανισμών που την απαρτίζουν,

άφθονες ευκαιρίες για σχεδιασμό και ανάλυση των πολιτικών και του προσωπικού προσωπικού,

πλήρης έλεγχος των εργασιών του τμήματος προσωπικού, του τμήματος προσωπικού, του λογιστικού τμήματος στον τομέα της πολιτικής προσωπικού.

λήψη αποφάσεων διαχείρισης με βάση πλήρεις και αξιόπιστες πληροφορίες·

Τμήμα ανθρωπίνων πόρων

σχεδιασμός αναγκών προσωπικού.

επίλυση προβλημάτων παροχής προσωπικού στις επιχειρήσεις - σχεδιασμός, επιλογή, ανάκριση και αξιολόγηση προσωπικού.

διαχείριση ικανοτήτων, εκπαίδευση, πιστοποίηση εργαζομένων.

διαχείριση των οικονομικών κινήτρων του προσωπικού·

αποτελεσματικός σχεδιασμός απασχόλησης προσωπικού·

αξιολόγηση της σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας της πρόσληψης προσωπικού

Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού

λογιστική προσωπικού και ανάλυση προσωπικού.
υποβολή ρυθμιζόμενων αναφορών σε κυβερνητικούς φορείς·
στρατιωτική εγγραφή

Λογιστική

υπολογισμός και πληρωμή μισθών·
υπολογισμός φόρων και εισφορών από το ταμείο μισθών που ρυθμίζεται από το νόμο·
αντανάκλαση των δεδουλευμένων μισθών και φόρων στο κόστος της επιχείρησης.
υποβολή ρυθμιζόμενων εκθέσεων σε κρατικούς φορείς

Για λόγους λογιστικής, η διαμόρφωση 1C: Μισθός και Διαχείριση Προσωπικού 8 λειτουργεί μαζί με τη λύση 1C: Accounting 8.

Πιθανές τροποποιήσεις για να ταιριάζουν στις προδιαγραφές του Πελάτη:

Δημιουργία νέων καταλόγων που απαιτούνται από τον Πελάτη.

Μεταφόρτωση προτύπων φύλλων χρόνου στο Excel για συμπλήρωση από χρονομέτρη.

Λήψη φύλλων χρόνου που έχουν συμπληρωθεί από χρονομετρητές από το Excel.

Δημιουργία έντυπων εντύπων σε μορφή εγκεκριμένη στην επιχείρηση του Πελάτη:

Διάταγμα καθορισμού μισθών
Εντολή πρόσληψης Γενικού Διευθυντή
Εντολή για πρόσληψη μερικής απασχόλησης, προσωρινή
Η σειρά αποδοχής στην εργασία
Εντολή μεταφοράς
Παραγγείλετε για ένα μπόνους
Σύμβαση εργασίας
Παράρτημα της Σύμβασης Εργασίας
Διάταξη παραίτησης του Γενικού Διευθυντή
Διαταγή απόλυσης για απουσία
Διαταγή απόλυσης κατόπιν αιτήματος
Διαταγή απόλυσης με συμφωνία των μερών
Διαταγή απόλυσης λόγω μείωσης προσωπικού
Διαταγή απόλυσης λόγω λήξης της σύμβασης εργασίας
Δοκιμαστική ανάθεση
Σύμβαση για την εκτέλεση εργασιών με ιδιώτη. (Αστική σύμβαση)
Απόσπασμα από την παραγγελία
Ωρες λειτουργίας
Εκτύπωση φακέλων για εκκαθαριστικά
Δημιουργία και διαμόρφωση τύπων υπολογισμού σύμφωνα με τον αλγόριθμο του Πελάτη:
- Συμπλήρωμα διακοπών
- Πρόσθετη πληρωμή για αναρρωτική άδεια
- Πληρωμή σύμφωνα με τη σύμβαση με ωριαία χρέωση
- Αμοιβή υπερωριών σε ενάμιση χρόνο στο τέλος του έτους
- Αποζημίωση για γεύμα σε περιφερειακούς υπαλλήλους
- Πληρωμή για χρήση προσωπικού αυτοκινήτου
- Πληρωμή για χρήση προσωπικού τηλεφώνου
- Μπόνους μηνιαίο, τριμηνιαίο, εξαμηνιαίο, ετήσιο
- Επιπλέον ετήσιο μπόνους
- Επιπλέον πληρωμή για συνδυασμό
- Έξοδα για μηχανοκίνητα μεταφορικά έξοδα, επιπλέον έξοδα μετακίνησης, έξοδα διασκέδασης, άλλα έξοδα.
- Λογιστική για πληρωμές από κέντρα κόστους
- Πληρωμή από το αντίστροφο
- Αναφορές:
  - Ρ-4
  - Αναφορά χρόνου εργασίας
  - Έκθεση ισοζυγίου διακοπών
  - Έκθεση σχετικά με την επικαιρότητα δημιουργίας εγγράφων προσωπικού
  - Αναφορά ώρας και παρουσίας
  - Αναφορά για την παρουσία εργαζομένων στο γραφείο με βάση τα δεδομένα που προέρχονται από το σύστημα πρόσβασης
  - Αναφορές Ασφάλισης Υγείας
  - Ανταλλαγή δεδομένων:
    - Με τα εταιρικά πληροφοριακά συστήματα του Πελάτη σε μορφή εγκεκριμένη από τον Πελάτη
    - Φόρτωση αλλαγμένων δεδομένων από αρχείο Excel
    - Μαζική μεταφορά σε άλλο τμήμα
  - Τεκμηρίωση:
    - Συμφωνία για την ατομική ευθύνη
    - Συμφωνία συλλογικής ευθύνης
    - Συμφωνία για αποζημίωση δαπανών για χρήση προσωπικής περιουσίας
    - Εντολή πληρωμής για πληρωμή φόρων και εκτελεστικών διαταγών
    - Ρύθμιση αρίθμησης εγγράφων με μάσκα
    - 4 kt ολοκληρωμένης εργασίας στο ΣΔΣ
    - Συμβόλαια ασφάλισης υγείας
    - Άλλα κατόπιν αιτήματος του Πελάτη
    - Παράδοση "1C: Διαχείριση Προσωπικού Μισθού 8".
    - Προγραμματισμός εργασιών έργου.
    - Εκπαίδευση και συμβουλευτική χρηστών για εργασία στο «1C: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού μισθού 8».
    - Εάν είναι απαραίτητο, προσαρμογή για τις ιδιαιτερότητες της λογιστικής επιχείρησης
      Δομή εργασίας στις ρυθμίσεις:
      - Εξπρές επιθεώρηση, προκαταρκτικός προσδιορισμός του πεδίου εργασίας
      - Μια λεπτομερής εξέταση του λογιστικού σχήματος του οργανισμού, εντοπίζοντας ασυνέπειες και επιθυμίες.
      - Ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών για ρυθμίσεις.
      - Εκτέλεση ρυθμίσεων στο "1C: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού μισθού 8".
      - Έλεγχος της σωστής λειτουργίας της βάσης δεδομένων.
      - Μετατροπή δεδομένων σε "1C: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού μισθού 8" από προηγούμενες εκδόσεις του "1C: Enterprise" ή άλλα συστήματα πληροφοριών.
      - Δοκιμαστική λειτουργία;
      - Διαχείριση αλλαγών;
      - Εισαγωγή στη βιομηχανική λειτουργία;
      - Παράδοση και αποδοχή εργασίας.
      - Εκπαίδευση χρηστών για εργασία στην αλλαγμένη διαμόρφωση.
      - Υποστήριξη χρήστη κατά την εργασία με το πρόγραμμα ως μέρος της συνδρομητικής υπηρεσίας.
        Οι συνδρομητικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν την παροχή των παρακάτω υπηρεσιών:
        Ειδοποίηση των χρηστών μέσω email για αλλαγές σε τυπικές διαμορφώσεις και εκδόσεις προγραμμάτων και μορφών ρυθμιζόμενης αναφοράς.
        
        Ενημέρωση εκδόσεων τυπικών και μη τυποποιημένων προγραμμάτων, διαμορφώσεων και φορμών αναφοράς.
        
        Διαβούλευση με τους χρήστες σχετικά με τη σωστή μεθοδολογία εργασίας με την εγκατεστημένη ή τροποποιημένη διαμόρφωση στις εγκαταστάσεις των χρηστών.
        
        Πραγματοποίηση προληπτικής συντήρησης με το πρόγραμμα (έλεγχος της ορθότητας εισαγωγής πληροφοριών, έλεγχος βάσεων δεδομένων, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων).
        
        Διαμόρφωση διεπαφών και δικαιωμάτων πρόσβασης κατόπιν αιτήματος των χρηστών.
        
        Διενέργεια τροποποίησης τυπικών διαμορφώσεων και μορφών αναφοράς λογισμικού κατόπιν γραπτού αιτήματος των χρηστών (που τεκμηριώνεται σε ξεχωριστή συμφωνία υποστήριξης).
        
        Διοίκηση Πετρούπολης
        ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΡΙΜΟΡΣΚΙ
        ΕΔΑΦΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ
        
        Για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων
        και εργασίες γραφείου
        
        1. Αναθέστε την ευθύνη για την προετοιμασία των ηλεκτρονικών εγκαταστάσεων των τμημάτων διαχείρισης γραφείων και του τοπικού δικτύου (LAN) για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και διαχείρισης γραφείου (εφεξής EDMS) σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ιδιωτικών τεχνικών προδιαγραφών ( Προσάρτημα αριθ. 1 της συμφωνίας αριθ. και δημοτικών προμηθειών, Miroshnik M.I.
        
        2. Αναθέστε την ευθύνη για τη δοκιμαστική λειτουργία συστημάτων, την εκπαίδευση των υπαλλήλων των τμημάτων διαχείρισης γραφείου και την εφαρμογή του EDS σε περιφερειακά τμήματα στον επικεφαλής του τμήματος υποθέσεων, K.V. Gulyaev.
        
        3. Προϊστάμενος του Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων και Βάσεων Δεδομένων του Τμήματος Οικονομικών και Παραγγελιών Πόλεων Miroshnik M.I. και ο επικεφαλής του τμήματος υποθέσεων, Gulyaev K.V. μαζί με τον γενικό εκτελεστή του έργου ESED - την Κρατική Επιχείρηση "Κέντρο Ανάπτυξης Υπολογιστών" - για τη διασφάλιση της δοκιμαστικής λειτουργίας συστημάτων ηλεκτρονικής τήρησης αρχείων, την προετοιμασία τεχνικών μέσων και τη διενέργεια εργασιών αποδοχής για την εισαγωγή συστημάτων σε εμπορικές λειτουργία.
        
        4. Διατηρώ τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας.
        
        Επικεφαλής της εδαφικής διοίκησης
        Yu.L.Osipov
        
        Το κείμενο του εγγράφου επαληθεύεται σύμφωνα με:
        επίσημο ενημερωτικό δελτίο
        
        Δείγμα εντολής για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (που εκπονήθηκε από ειδικούς της εταιρείας Garant)
        
        Σειρά
        σχετικά με την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων
        
        [ ΗΜΕΡΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ ]
        
        Για τους σκοπούς του [συμπληρώστε όσο χρειάζεται], παραγγέλνω:
        
        1. Από [ημερομηνία, μήνας, έτος] καθιερώστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων [όνομα] στο [όνομα νομικού προσώπου].
        
        2. [Θέση, πλήρες όνομα] εντός [ημέρα, μήνας, έτος] να αναπτύξει και να εγκρίνει τη διαδικασία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
        
        3. Διορισμός [θέση, πλήρες όνομα] ως υπεύθυνος για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.
        
        4. [Θέση, Πλήρες Όνομα] οργανώστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο ληφθέντων και απεσταλμένων εγγράφων.
        
        5. [Θέση, πλήρες όνομα] εισάγει στη λογιστική πολιτική της [όνομα νομικής οντότητας] τους κανόνες δημιουργίας, λήψης και αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων.
        
        6. Ορισμός [θέση, πλήρες όνομα] ως υπεύθυνος για τη διαμόρφωση και υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων.
        
        7. Η εντολή θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα δομικά τμήματα του οργανισμού.
        
        8. Αναθέτω τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας στη [θέση, πλήρες όνομα].
        
        Οι παρακάτω έχουν εξοικειωθεί με την παραγγελία:
        
        [θέση, υπογραφή, αρχικά, επώνυμο]
        
        Δείγμα φόρμας παραγγελίας για εφαρμογή ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων
        
        Αναπτύχθηκε από: Garant Company, Ιούνιος 2016
        
        Η τρέχουσα έκδοση του εγγράφου που σας ενδιαφέρει είναι διαθέσιμη μόνο στην εμπορική έκδοση του συστήματος GARANT. Μπορείτε να αγοράσετε ένα έγγραφο για 54 ρούβλια ή να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση στο σύστημα GARANT δωρεάν για 3 ημέρες.
        
        Εάν είστε χρήστης της έκδοσης Διαδικτύου του συστήματος GARANT, μπορείτε να ανοίξετε αυτό το έγγραφο αμέσως τώρα ή να το ζητήσετε μέσω της Γραμμής Άμεσης βοήθειας του συστήματος.
        
        Ρυθμιστική υποστήριξη για τη διαδικασία εφαρμογής του EDMS
        
        Άρα, σκέφτεστε σοβαρά το θέμα της εφαρμογής ενός EDMS. Βρίσκεστε στα πρόθυρα ενός μεγάλου ταξιδιού, που αποτελείται από πολλά στάδια: εξέταση πριν από το έργο, επιλογή προϊόντος λογισμικού, προκαταρκτική διαμόρφωσή του, εκπαίδευση χρηστών, δοκιμαστική λειτουργία, εισαγωγή στην εμπορική λειτουργία. Ωστόσο, για να λειτουργήσει «επίσημα» το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, χρειάζεται ένα αντίστοιχο έντυπο έγγραφο. Σήμερα θα αναλύσουμε όλα τα στάδια εφαρμογής του συστήματος και θα εξετάσουμε τα ρυθμιστικά έγγραφα που θα πρέπει να τα ρυθμίζουν.
        
        Οι δραστηριότητες για την εφαρμογή του EDS στην επιχείρηση πρέπει να υποστηρίζονται από διοικητικά έγγραφα. Και όσο πιο σαφής καθορίζεται στις εντολές/οδηγίες ο κατάλογος των απαραίτητων δραστηριοτήτων, η διαδικασία για την υλοποίησή τους και η ευθύνη των υπαλλήλων που εμπλέκονται στην εφαρμογή, τόσο πιο γρήγορα και αποτελεσματικά θα εκτελούνται οι εργασίες για την εφαρμογή του EDMS.
        
        1. Εξέταση πριν από το έργο, επιλογή προϊόντος λογισμικού.
        
        Το διοικητικό έγγραφο (συνήθως μια εντολή), που εκδίδεται από τη διοίκηση στο πρώτο στάδιο εφαρμογής, περιέχει το σκεπτικό για την ανάγκη εφαρμογής του EDS και το κείμενο υποδεικνύει το υπεύθυνο άτομο ή πολλά άτομα που πρέπει:
        
        Προσδιορίστε με ποιες δυνάμεις θα εφαρμοστεί το σύστημα (δικές μας ή με τη συμμετοχή εργολάβου).
        
        Καθορίστε τον γενικό ανάδοχο για το έργο.
        
        Προσδιορίστε την κατά προσέγγιση κλίμακα υλοποίησης και τον προγραμματισμένο προϋπολογισμό.
        
        Το αποτέλεσμα της εργασίας για την παραπάνω παραγγελία είναι τις περισσότερες φορές μια εμπορική πρόταση που έχει εκπονηθεί και από τις δύο πλευρές.
        
        2. Δημιουργία ομάδας εργασίας και έγκριση χρονοδιαγράμματος εργασιών.
        
        Αφού επιλεγεί το προϊόν λογισμικού και ο ανάδοχος εργασίας, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα διοικητικό έγγραφο που θα ορίζει:
        
        Επικεφαλής της ομάδας υλοποίησης από την πλευρά του πελάτη.
        
        Σύνθεση της ομάδας εργασίας.
        
        Εργασίες για την προετοιμασία ενός προγράμματος εργασίας, με τη συμμετοχή άλλων ειδικών που εμπλέκονται στην εφαρμογή του EDMS (προετοιμασία τεχνικού εξοπλισμού, πληροφοριών και λογισμικού κ.λπ.).
        
        Στο μέλλον θα χρειαστεί να εκδοθεί εντολή έγκρισης του χρονοδιαγράμματος εργασιών για την εφαρμογή του EDMS. Λαμβάνοντας υπόψη αυτό το σχέδιο, πραγματοποιούνται όλα τα επόμενα στάδια υλοποίησης.
        
        3. Έγκριση λίστας χρηστών και προσδιορισμός του διαχειριστή του συστήματος.
        
        Τα διοικητικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν μια λίστα χρηστών EDMS, καθώς και ένα χρονοδιάγραμμα για την εκπαίδευσή τους. Το πρόγραμμα εκπαίδευσης μπορεί να καθοριστεί με ανεξάρτητη παραγγελία/οδηγία. Αυτή η εντολή θα βοηθήσει στη ρύθμιση της διαδικασίας εκπαίδευσης χρηστών στην επιχείρηση.
        
        Η επόμενη παραγγελία θα περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον διορισμό του διαχειριστή συστήματος - αυτός είναι ένας ειδικός χρήστης που διασφαλίζει και ελέγχει την εργασία άλλων χρηστών του συστήματος. πρέπει να εκτελέσει εργασίες για τον εντοπισμό, τη διόρθωση σφαλμάτων χρήστη, τη συμπλήρωση και την αλλαγή δεδομένων αναφοράς (πληροφορίες αναφοράς).
        
        4. Εκκίνηση του συστήματος σε δοκιμαστική και βιομηχανική λειτουργία.
        
        Συνήθως, μετά ή κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης των χρηστών, το σύστημα τίθεται σε δοκιμαστική λειτουργία. Η ειδική εντολή για τη θέση του συστήματος σε δοκιμαστική λειτουργία πρέπει να αναφέρει:
        
        Χρονισμός δοκιμαστικής λειτουργίας.
        
        Κατάλογος τμημάτων (χώροι εργασίας).
        
        Χρονικό πλαίσιο για τον εξοπλισμό τους με λογισμικό και υλικό.
        
        Υπεύθυνος για τη διεξαγωγή δοκιμαστικής λειτουργίας σε τμήματα.
        
        Η ίδια εντολή μπορεί να περιέχει οδηγίες για την έγκριση προσωρινών κανονισμών (κανόνες, διαδικασίες) για την εργασία με το EDMS.
        
        Μετά τη δοκιμαστική λειτουργία, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί ένας κατάλογος προτάσεων ή συστάσεων για τη μετάβαση σε ένα EDMS, οι οποίες, κατά κανόνα, εάν οι προτάσεις προετοιμάστηκαν από υπαλλήλους της οργάνωσης του πελάτη, συντάσσονται με τη μορφή εσωτερικού υπαλλήλου έγγραφο. Αυτό το έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με προβλήματα που προέκυψαν κατά τη δοκιμαστική λειτουργία, καθώς και προτάσεις για πρόσθετη διαμόρφωση του συστήματος.
        
        Αφού ολοκληρωθούν όλες οι διαφωνίες και οι πρόσθετες ρυθμίσεις, το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων γίνεται αποδεκτό για εμπορική λειτουργία, το οποίο καθορίζεται με ξεχωριστή παραγγελία, η οποία πρέπει να αναφέρει:
        
        τη σύνθεση των λειτουργιών του EDMS ή των μερών του, του υλικού και του λογισμικού που είναι αποδεκτά για εμπορική λειτουργία·
        
        κατάλογος υπαλλήλων και κατάλογος τμημάτων της οργάνωσης πελατών που είναι υπεύθυνη για τη λειτουργία του EDMS·
        
        διαδικασία και χρονοδιάγραμμα για την εισαγωγή νέων μορφών εγγράφων (εάν είναι απαραίτητο)·
        
        τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα για τη μεταφορά του προσωπικού στην εργασία υπό τις συνθήκες λειτουργίας του EDMS.
        
        Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών ανάθεσης, είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στους τοπικούς κανονισμούς (περιγραφές θέσεων εργασίας, κανονισμούς που διέπουν την εργασία με έγγραφα κ.λπ.). Οι οδηγίες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις καινοτομίες που σχετίζονται με τη χρήση του EDMS στην επιχείρηση. Θα συζητήσουμε τη σωστή εκτέλεση τέτοιων αλλαγών στα έγγραφα στα ακόλουθα άρθρα.
        
        Εντολή εφαρμογής sed
        
        Η εφαρμογή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Αποτελείται από προπαρασκευαστικές εργασίες έντασης εργασίας με στόχο τη δημιουργία βέλτιστων συνθηκών για τη χρήση εργαλείων αυτοματισμού. Το μεθοδολογικό υλικό θα βοηθήσει τους ειδικούς στην εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης εγγράφων να αποκτήσουν ένα νέο επαγγελματικό πεδίο. Μιλάμε για υποστήριξη τεκμηρίωσης για διαχείριση.
        
        Η προετοιμασία για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων οδηγεί συχνά σε ένα ανεξάρτητο συμβουλευτικό έργο, κατά το οποίο πραγματοποιείται η οργάνωση της ροής εγγράφων στην εταιρεία και προετοιμάζονται διαδικασίες για ένταξη σε ένα νέο σύστημα πληροφοριών.
        
        Στο προπαρασκευαστικό στάδιο θα πρέπει:
        
        διενεργεί έλεγχο των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων και αξιολογεί την τρέχουσα κατάσταση·
        
        να εντοπίσει τις ανάγκες της διοίκησης και τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι στις διαδικασίες εργασίας με έγγραφα.
        
        ανάλογα με τις ανάγκες της διαχείρισης και τα εντοπισμένα προβλήματα, να κάνετε αλλαγές στο τρέχον σύστημα ή να προτείνετε ένα θεμελιωδώς νέο σύστημα για την οργάνωση της ροής εγγράφων.
        
        ρύθμιση της εργασίας με έγγραφα: προετοιμάστε ένα πακέτο κανονιστικών εγγράφων που θα θεσπίσουν τους κανόνες για την εργασία με έγγραφα και θα δημιουργήσει το νομικό πλαίσιο για την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
        
        Το συμβουλευτικό έργο για την προετοιμασία για την αυτοματοποίηση εγγράφων έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά.
        
        Πρώτον, το μερίδιο της παροχής συμβουλών σε έργα για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι αρκετά υψηλό και το ίδιο το προπαρασκευαστικό στάδιο έχει σημαντικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα της υλοποίησης.
        
        Δεύτερον, το συμβουλευτικό έργο βρίσκεται στη διασταύρωση δύο θεματικών τομέων - υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση και τεχνολογία πληροφοριών (IT). Επομένως, για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός τέτοιου έργου, απαιτούνται ειδικές γνώσεις, τις οποίες οι ειδικοί υλοποίησης συχνά δεν διαθέτουν.
        
        Τρίτον, η ρωσική εργασία γραφείου έχει ισχυρές παραδόσεις και βαθιές ρίζες, γεγονός που έχει επίσης αντίκτυπο στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων.
        
        Με βάση τα χαρακτηριστικά του συμβουλευτικού έργου, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πορτρέτο ενός ειδικευμένου συμβούλου. Ένας τέτοιος ειδικός έχει γνώση του θέματος της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση και είναι σε θέση να μιλήσει με ειδικούς στον τομέα της διαχείρισης γραφείου στην ίδια επαγγελματική γλώσσα. Παράλληλα, γνωρίζει τη λειτουργικότητα του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων που εφαρμόζεται και γνωρίζει άπταιστα μεθόδους εξέτασης και περιγραφής επιχειρηματικών διαδικασιών.
        
        Από το επαγγελματικό πορτρέτο ενός συμβούλου, προκύπτει ένα λογικό ερώτημα: πού μπορεί κανείς να βρει έναν τέτοιο σύμβουλο;
        
        Βοήθεια προγραμματιστή
        
        Η εταιρεία 1C, η εταιρεία ανάπτυξης του συστήματος 1C: Document Flow, προσέγγισε την επίλυση αυτού του προβλήματος συστηματικά και διεξοδικά. Άνοιξε ένας νέος τομέας δραστηριότητας - μεθοδολογική υποστήριξη έργων για την υλοποίηση προγραμμάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Σήμερα υπάρχουν δύο κατευθύνσεις μεθοδολογικής εργασίας:
        
        Ανάπτυξη έτοιμων μεθόδων για την οργάνωση της ροής εγγράφων και την αποτύπωση μιας επιχείρησης.
        
        Εκπαίδευση στην εργασία χρησιμοποιώντας έτοιμες μεθόδους.
        
        Ως μέρος της ανάπτυξης έτοιμων μεθόδων για την οργάνωση της ροής εγγράφων και την αποτύπωση μιας επιχείρησης, δημιουργήθηκε ένα μεθοδολογικό προϊόν "Σετ κανονιστικών εγγράφων". Μεθοδολογία για την οργάνωση εργασιών γραφείου και ροής εγγράφων.» Το προϊόν διατίθεται σε δύο εκδόσεις, που απευθύνονται σε διαφορετικούς επιχειρηματικούς τομείς. Κάθε σύνολο εγγράφων συνδέεται με τις δυνατότητες μιας συγκεκριμένης έκδοσης του προγράμματος 1C: Document Flow.
        
        Προς υποστήριξη του μεθοδολογικού προϊόντος, ξεκίνησε ένα διήμερο εκπαιδευτικό σεμινάριο «Προετοιμασία για αυτοματοποίηση ροής εγγράφων». Το εκπαιδευτικό σεμινάριο περιέχει τα βασικά της εργασίας γραφείου και εξηγήσεις για τον τρόπο εργασίας με σετ κανονιστικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, οι μαθητές εργάζονται με παραδείγματα εγγράφων, μαθαίνουν να αξιολογούν τους τρέχοντες τοπικούς κανονισμούς που ρυθμίζουν την εργασία με έγγραφα, διατυπώνουν σχόλια για αυτά και συντάσσουν νέα έγγραφα διαφόρων τύπων.
        
        Το μεθοδολογικό προϊόν «Σετ κανονιστικών εγγράφων», στην ουσία του, είναι μια έτοιμη τεχνολογία και όχι ένα εγχειρίδιο για την εργασία γραφείου. Αυτή είναι μια συλλογή τοπικών κανονισμών για την οργάνωση της εργασίας γραφείου, στην οποία όλες οι διαδικασίες συνδέονται με το πρόγραμμα 1C: Document Flow. Το κιτ σας βοηθά να προετοιμαστείτε για εφαρμογή σε σύντομο χρονικό διάστημα: οργανώστε τις εργασίες γραφείου στην εταιρεία. Και, κυρίως, το σύνολο των εγγράφων θα απαιτήσει μόνο μικρές τροποποιήσεις κατά την εφαρμογή, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του κλάδου της εταιρείας. Σύμφωνα με τους ειδικούς, το ποσό μιας τέτοιας τροποποίησης δεν υπερβαίνει το 30%.
        
        Κανονισμοί
        
        Περιεχόμενα του συνόλου εγγράφων:
        
        Διάταγμα «Σχετικά με την έναρξη πιλοτικής/βιομηχανικής λειτουργίας συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων».
        
        Εντολή «Σχετικά με την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
        
        Κανονισμοί για την εργασία γραφείου και τη ροή εγγράφων.
        
        Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης.
        
        Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (ή περιγραφές θέσεων εργασίας για γραμματέα-υπάλληλο για μικρές εταιρείες).
        
        Κανονισμοί για την εργασία με διοικητικά, συμβατικά και κανονιστικά έγγραφα
        
        Κανονισμοί για την εργασία με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα.
        
        Κανονισμοί για την εργασία με συμβατικά έγγραφα.
        
        Κανονισμοί για την εργασία με κανονιστικά έγγραφα.
        
        Ένα λεύκωμα ενοποιημένων εντύπων εγγράφων, το οποίο περιλαμβάνει 26 πρότυπα και 8 φόρμες εγγράφων.
        
        Ας σταθούμε λεπτομερέστερα σε καθένα από τα κανονιστικά έγγραφα.
        
        Σειρά «Σχετικά με την έναρξη της πιλοτικής/εμπορικής λειτουργίας του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων»περιέχει οδηγίες:
        
        υιοθετήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων·
        
        παρέχει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων·
        
        διεξαγωγή εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο χρήσης του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.
        
        Η εντολή οριοθετεί τους τομείς ευθύνης μεταξύ της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης και της πληροφορικής όσον αφορά τη λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Η εντολή ισχύει για όλους τους εργαζόμενους του οργανισμού και τους υποχρεώνει να εργαστούν στο νέο πληροφοριακό σύστημα.
        
        Σειρά «Σχετικά με την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων»θεσπίζει ένα νομικό πλαίσιο για την εργασία με ηλεκτρονικά έγγραφα: εξισώνει τις ενέργειες των εργαζομένων στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με ενέργειες που εκτελούνται στο πλαίσιο της διαχείρισης εγγράφων σε χαρτί. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν:
        
        εντολές που εκδίδονται στο πλαίσιο του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων·
        
        έγκριση εγγράφων·
        
        σχόλια, κρίσεις, συμπεράσματα που δημοσιεύονται στο πληροφοριακό σύστημα για τη σύνταξη εγγράφων·
        
        εξοικειώσεις εργαζομένων που πραγματοποιούνται με χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων διαχείρισης εγγράφων·
        
        εξουσιοδότηση για την εκτέλεση εγγράφων και την εξέταση σχεδίων εγγράφων.
        
        Κανονισμοί για την εργασία γραφείου και τη ροή εγγράφων, που περιλαμβάνεται στο σύνολο των εγγράφων, συντάσσεται αυστηρά σύμφωνα με τις Μεθοδολογικές Συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές (εγκεκριμένο με Διάταγμα του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 23ης Δεκεμβρίου 2009 Αρ. 76).
        
        βήμα προς βήμα περιγραφή όλων των σταδίων προετοιμασίας και διαβίβασης εγγράφων.
        
        συνιστώμενη σύνθεση εγγράφων οργάνωσης·
        
        κανόνες για την τρέχουσα και αρχειακή αποθήκευση·
        
        ενέργειες συγκεκριμένων εκτελεστών στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
        
        Η διάταξη αποσκοπεί στη διασφάλιση της νομικής ισχύος των εγγράφων που θα δημιουργηθούν στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήματος, καθώς και στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών ροής εγγράφων.
        
        Ένα από τα κριτήρια νομικής εγκυρότητας είναι η εκτέλεση του εγγράφου με τον προβλεπόμενο τρόπο. Ως εκ τούτου, οι διατάξεις του εγγράφου αποσκοπούν στη δημιουργία συνθηκών ώστε οι υπάλληλοι του οργανισμού να μπορούν να επιλέξουν σωστά τον τύπο του εγγράφου για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική κατάσταση και τη σωστή εκτέλεσή του, δηλαδή:
        
        ομοιομορφία των εγγράφων (δημιουργία προτύπων εγγράφων με βάση ενοποιημένα κείμενα).
        
        μείωση του αριθμού των τύπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται (ενοποίηση τύπων εγγράφων).
        
        Οι Κανονισμοί υποδεικνύουν όλες τις λειτουργίες που πρέπει να εκτελεστούν σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Εικ. 1). Αυτό θα απλοποιήσει σημαντικά την προσαρμογή των εργαζομένων στο νέο σύστημα πληροφοριών.
        
        Ρύζι. 1. Παράδειγμα λειτουργίας που πρέπει να εκτελεστεί σε πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων
        
        Το σύνολο εγγράφων περιέχει έτοιμους κανονισμούς που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης:
        
        Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης·
        
        Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης.
        
        Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισηςκαθορίζει την οργανωτική δομή, καθορίζει την περιοχή ευθύνης της υπηρεσίας και περιέχει λεπτομερή κατάλογο των καθηκόντων και των λειτουργιών που εκτελούνται από τους υπαλλήλους της.
        
        Η προτεινόμενη λίστα εργασιών και λειτουργιών είναι η πιο πλήρης και έχει βέλτιστη κατανομή των τομέων ευθύνης μεταξύ των τμημάτων της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης. Εάν είναι απαραίτητο, οι εργασίες και οι λειτουργίες μπορούν να συμπληρωθούν με εκείνες που λείπουν ή οι περιττές μπορούν να αφαιρεθούν από τη λίστα.
        
        Η περιγραφή των λειτουργιών περιέχει οδηγίες για την εκτέλεση διαδικασιών στο πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Εικ. 2):
        
        Ρύζι. 2. Οδηγίες διενέργειας διαδικασιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων
        
        Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισηςαναπτυχθεί σύμφωνα με την προτεινόμενη οργανωτική δομή της μονάδας και να εδραιώσει την κατανομή των καθηκόντων και των λειτουργιών μεταξύ των εργαζομένων. Επιπλέον, περιγραφές θέσεων εργασίας:
        
        Προσδιορίστε τις εργασιακές ευθύνες των υπαλλήλων υπηρεσιών: περιέχει λεπτομερή περιγραφή των εργασιών που εκτελούνται·
        
        καθορίζουν απαιτήσεις προσόντων για θέσεις·
        
        αποτελούν τη βάση για τις περιγραφές θέσεων εργασίας για την υπηρεσία επιλογής προσωπικού·
        
        Επιτρέψτε στους νέους υπαλλήλους να κατακτήσουν γρήγορα τις εργασιακές τους ευθύνες.
        
        Οι περιγραφές θέσεων εργασίας περιέχουν επίσης οδηγίες για την εκτέλεση λειτουργιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (Εικ. 3):
        
        Ρύζι. 3. Οδηγίες για την εκτέλεση εργασιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων
        
        Όταν προετοιμάζεστε να αυτοματοποιήσετε τη ροή εγγράφων, πρέπει να δώσετε προσοχή σε σημαντικούς τομείς εργασίας όπως οι διοικητικές, συμβατικές και εσωτερικές δραστηριότητες θέσπισης κανόνων.
        
        Οι δραστηριότητες διαχείρισης υλοποιούνται με τη λήψη διοικητικών αποφάσεων. Σε κάθε οργανισμό, πολλές διοικητικές αποφάσεις λαμβάνονται από διευθυντές σε διαφορετικά επίπεδα. Όλες αυτές οι αποφάσεις πρέπει να έχουν τέτοια χαρακτηριστικά που να διασφαλίζουν τον ορθολογισμό, τη σκοπιμότητα, την εγκυρότητα, την επικαιρότητα και την οικονομική τους αποτελεσματικότητα.
        
        Παρά το προφανές πλήθος των διοικητικών αποφάσεων που λαμβάνονται, οι δραστηριότητες διαχείρισης εξακολουθούν να χαρακτηρίζονται από την επανάληψη των λειτουργιών διαχείρισης. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εντοπιστούν παρόμοιες λειτουργίες διαχείρισης και να αναπτυχθούν ενιαίοι κανόνες για αυτές.
        
        Ένα εύρυθμο σύστημα λήψης αποφάσεων διαχείρισης αποτελεί κριτήριο για την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων διαχείρισης στο σύνολό τους.
        Για να οργανωθεί ένα ενιαίο σύστημα λήψης αποφάσεων διαχείρισης, είναι απαραίτητο:
        
        Να διαμορφώσει κανόνες για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων από διευθυντικά στελέχη διαφορετικών επιπέδων ή διαφόρων διοικητικών οργάνων.
        
        Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων διαχείρισης και παρακολούθησης της εκτέλεσής της.
        
        Κανονισμοί για την εργασία με οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωσηρυθμίζει τη διαδικασία λήψης διοικητικών αποφάσεων, τόσο ατομικών όσο και συλλογικών.
        
        κάνει τη σωστή επιλογή του τύπου διοικητικού εγγράφου·
        
        δημιουργία διοικητικών εγγράφων χρησιμοποιώντας έτοιμα πρότυπα.
        
        μεταφορά των διαδικασιών διαβίβασης διοικητικών εγγράφων από την τυπική διάταξη στο πρόγραμμα 1C: Document Flow 8.
        
        να οργανώνει έγκαιρη και συνεχή παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται·
        
        να οργανώσει την αποθήκευση τόσο των ηλεκτρονικών εκδόσεων όσο και των πρωτοτύπων διοικητικών εγγράφων σε χαρτί·
        
        εξασφάλιση έγκαιρης ενημέρωσης των διοικητικών εγγράφων·
        
        χτίζουν το έργο των συλλογικών οργάνων του οργανισμού.
        
        Η εργασία με σύμβαση αποτελεί προτεραιότητα για τις περισσότερες εταιρείες. Η ποιότητα της οργάνωσης της συμβατικής εργασίας καθορίζει την αποτελεσματικότητά της. Κανονισμοί για την εργασία με συμβατική τεκμηρίωσηστοχεύει στην κατασκευή ενός συστήματος διαχείρισης συμβάσεων εργασίας και περιέχει κανόνες για τη διενέργεια συμβατικών εργασιών, καθώς και μεθόδους για την αυτοματοποίησή του.
        
        Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του εγγράφου θα επιτρέψει:
        
        να προετοιμάσει τα έγγραφα της σύμβασης χρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα σύμφωνα με τα αποδεκτά πρότυπα·
        
        να μειώσει το χρόνο για τη σύναψη συμβάσεων χρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα με προσυμφωνημένους όρους και πιθανές αποκλίσεις από αυτούς τους όρους·
        
        ελαχιστοποιεί τους νομικούς και εμπορικούς κινδύνους που σχετίζονται με την αδυναμία εκπλήρωσης συμβατικών υποχρεώσεων ή την απώλεια εγγράφων
        
        Μία από τις κεντρικές θέσεις για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης καταλαμβάνεται από την ανάπτυξη, την εφαρμογή, τη χρήση και τη συντήρηση των κανονιστικών εγγράφων. Οι απαιτήσεις για τη ρύθμιση των επίσημων δραστηριοτήτων καθορίζονται από το πρότυπο GOST R 52294-2004 «Διαχείριση οργανισμού. Ηλεκτρονικοί κανονισμοί διοικητικών και υπηρεσιακών δραστηριοτήτων.»
        
        Κανονισμοί για την εργασία με κανονιστική τεκμηρίωσηυποστηρίζει τις απαιτήσεις του προτύπου και περιέχει κανόνες για τη δημιουργία κανονιστικών εγγράφων, πρότυπα για τη δημιουργία ενός ενιαίου ρυθμιστικού πλαισίου για τον οργανισμό.
        
        Ο κανονισμός θεσπίζει κεντρικό έλεγχο σχετικά με την προετοιμασία των κανονιστικών εγγράφων και την τοποθέτησή τους σε μια ενοποιημένη βάση δεδομένων κανονιστικών ρυθμίσεων, γεγονός που καθιστά τη διαδικασία διαμόρφωσης κανόνων πιο διαφανή και συστηματική.
        
        Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του εγγράφου θα επιτρέψει:
        
        μείωση του κόστους εργασίας για την ανάπτυξη νέων κανονιστικών εγγράφων·
        
        διασφάλιση της συμμόρφωσης των νεοδημιουργηθέντων κανονιστικών εγγράφων με το ρυθμιστικό περιβάλλον·
        
        ελαχιστοποίηση των κινδύνων που συνδέονται με την έλλειψη κανονιστικής τεκμηρίωσης ή τη μη συνάφεια, τη μη προσβασιμότητα ή την πολυπλοκότητα της παρουσίασής τους·
        
        δημιουργία πλατφόρμας για εσωτερική εκπαίδευση των εργαζομένων στις λειτουργικές τους ευθύνες·
        
        μείωση του χρόνου που απαιτείται για την αναζήτηση κανονιστικών εγγράφων.
        
        Έτσι, η χρήση έτοιμων συνόλων κανονιστικών εγγράφων μειώνει τον χρόνο προετοιμασίας για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τις εργασίες γραφείου του οργανισμού σύμφωνα με τις τρέχουσες κανονιστικές και μεθοδολογικές απαιτήσεις και επίσης θέτει ένα ενιαίο εταιρικό πρότυπο για εργασία με έγγραφα στον οργανισμό. Η σύνδεση όλων των κανονιστικών εγγράφων του συνόλου με το πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων καθιστά την προσαρμογή των εργαζομένων στην εργασία στο νέο πρόγραμμα λιγότερο επώδυνη και τις ίδιες τις ενέργειες στο σύστημα πιο αποτελεσματικές.
        
        Παραγγελία και οδηγία: διαδικασία έκδοσης σε επιχείρηση
        
        Η διαδικασία έκδοσης εντολών και οδηγιών αποτελείται από ξεχωριστά στάδια που εκτελούνται με συγκεκριμένη σειρά. Θα ήταν λάθος να ξεκινήσουμε το άρθρο με μια άμεση εξέταση αυτών των σταδίων. Πρώτα πρέπει να προσδιορίσετε τον κύριο σκοπό της παραγγελίας και των οδηγιών, να εντοπίσετε τις ομοιότητες και τις διαφορές που υπάρχουν μεταξύ αυτών των τύπων εγγράφων.
        
        Σειρά και οδηγίες: ποιες είναι οι ομοιότητες και οι διαφορές
        
        Αξίζει αμέσως να σημειωθεί ότι οι εντολές και οι οδηγίες αναφέρονται σε διοικητικά έγγραφα 1 που εκδίδονται υπό προϋποθέσεις αποκλειστικής λήψης αποφάσεων. Σε τέτοιες συνθήκες, η εξουσία για όλα τα θέματα διαχείρισης στην επιχείρηση στο σύνολό της ανήκει στον επικεφαλής της και σε θέματα διαχείρισης εντός μιας δομικής μονάδας - στον διαχειριστή στο κατάλληλο επίπεδο.
        
        Οι οδηγίες και οι αποφάσεις που περιέχονται στο κείμενο μιας εντολής ή οδηγίας μπορούν να απευθύνονται σε:
        
        ● βελτίωση της οργανωτικής δομής της επιχείρησης.
        
        ● επιλογή μέσων και μεθόδων για την εκτέλεση των κύριων (ή παραγωγικών) δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
        
        ● παροχή στην επιχείρηση οικονομικών, εργασιακών, υλικών, πληροφοριών και άλλων πόρων.
        
        ● έγκριση οργανωτικών εγγράφων και αλλαγές σε αυτά κ.λπ.
        
        Σημειώνεται ότι οι οδηγίες και οι αποφάσεις που περιλαμβάνονται σε εντολές ή οδηγίες είναι υποχρεωτικές για εκτέλεση από όλους ή ορισμένους υπαλλήλους της επιχείρησης.
        
        Τώρα ας προσπαθήσουμε να εντοπίσουμε τις διαφορές μεταξύ των τύπων εγγράφων που εξετάζουμε.
        
        Σειρά είναι μια νομική πράξη που εκδίδεται από τον επικεφαλής μιας επιχείρησης (της δομικής της μονάδας), που ενεργεί με βάση την ενότητα διοίκησης προκειμένου να επιλύσει τα κύρια και επιχειρησιακά καθήκοντα που αντιμετωπίζει η επιχείρηση.
        
        Σειρά 2 – πρόκειται για νομική πράξη που εκδίδεται από τον μεμονωμένο επικεφαλής, κυρίως συλλογικού οργάνου, με σκοπό την επίλυση λειτουργικών ζητημάτων. Κατά κανόνα έχει περιορισμένη διάρκεια ισχύος και αφορά στενό κύκλο υπαλλήλων και πολιτών.
        
        Επί του παρόντος, πολλές προσεγγίσεις είναι γνωστές στην πράξη που καθορίζουν σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να δημιουργούνται παραγγελίες και σε ποιες περιπτώσεις - οδηγίες.
        
        1.Στις μικρές επιχειρήσεις,όταν μόνο ο διευθυντής (ή, σε περίπτωση απουσίας του, ο ενεργός διευθυντής) έχει το δικαίωμα να υπογράφει διοικητικά έγγραφα, εκδίδονται εντολές για τα κύρια καθήκοντα (για παράδειγμα, για τα καθήκοντα των κύριων δραστηριοτήτων της επιχείρησης, για τα καθήκοντα βελτίωσης την οργανωτική δομή κ.λπ.), και εντολές - για επιχειρησιακά θέματα και ζητήματα πληροφοριακού και μεθοδολογικού χαρακτήρα(για παράδειγμα, σε θέματα ενασχόλησης με εργασίες τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες λόγω παραγωγικών αναγκών, σε θέματα που σχετίζονται με την οργάνωση της εκτέλεσης παραγγελιών, εντολών κ.λπ.).
        
        2.Η δεύτερη προσέγγιση είναι αποδεκτή για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις,όπου όχι μόνο ο επικεφαλής της επιχείρησης, αλλά και οι προϊστάμενοι των διαρθρωτικών τμημάτων έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν διοικητικά έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση ο επικεφαλής της επιχείρησης εκδίδει εντολές,που ισχύουν για ολόκληρη την επιχείρηση στο σύνολό της και για τους διαχειριστές οι διαρθρωτικές μονάδες εκδίδουν εντολές,του οποίου οι ενέργειες εκτείνονται συνήθως μόνο στη δομική μονάδα που υπάγεται σε έναν δεδομένο διαχειριστή.
        
        Οι παραγγελίες και οι οδηγίες χωρίζονται σε τρεις υποκατηγορίες:
        
        ● κατά βασική δραστηριότητα.
        
        ● από το προσωπικό.
        
        ● σε διοικητικά και οικονομικά θέματα.
        
        Στάδια έκδοσης εντολών και οδηγιών
        
        Στη διαδικασία έκδοσης εντολών και οδηγιών, διακρίνονται οκτώ στάδια 3:
        
        1. Έναρξη έκδοσης εντολής ή εντολής.
        
        2. Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών για την προετοιμασία σχεδίου εγγράφου.
        
        3. Κατάρτιση σχεδίου διαταγής ή κανονισμού.
        
        4. Έγκριση του σχεδίου εγγράφου.
        
        5. Οριστικοποίηση του σχεδίου διαταγής ή κανονισμού βάσει των σχολίων των εγκρίνων.
        
        6. Υπογραφή παραγγελίας ή εντολής.
        
        7. Καταχώρηση παραγγελίας ή εντολής.
        
        8. Προσαγωγή της εντολής ή της εντολής στους εκτελεστές.
        
        Τα παραπάνω στάδια εκτελούνται διαδοχικά, από το πρώτο στάδιο έως το όγδοο, επιπλέον, το πέμπτο στάδιο μπορεί να απουσιάζει εντελώς εάν δεν υπάρχουν σχόλια για το σχέδιο εγγράφου στο στάδιο της έγκρισης.
        
        Ας εξετάσουμε κάθε στάδιο ξεχωριστά.
        
        Έναρξη έκδοσης εντολής ή εντολής
        
        Σχέδια εντολών και κανονισμών μπορούν να προετοιμαστούν στις ακόλουθες περιπτώσεις:
        
        ● σε προγραμματισμένη βάση (σύμφωνα με ένα σχέδιο ή πρόγραμμα που αναπτύχθηκε προηγουμένως).
        
        ● για λογαριασμό της διοίκησης της επιχείρησης.
        
        ● με πρωτοβουλία προϊσταμένων διαρθρωτικών τμημάτων ή εξαρτημένων επιχειρήσεων, καθώς και μεμονωμένων ειδικών.
        
        Η αιτιολόγηση της ανάγκης έκδοσης εντολής ή κανονισμού μπορεί να εκτίθεται σε υπόμνημα, πιστοποιητικό αναλυτικού ή ενημερωτικού περιεχομένου, πρόταση, συμπέρασμα, πράξη ή επίσημη επιστολή. Αυτά τα έγγραφα λειτουργούν ως το έναυσμα για μια απόφαση.
        
        Η Novostroyregion-A LLC λαμβάνει μια επιστολή από τον προγραμματιστή λογισμικού OJSC Technologies of the 21st Century σχετικά με την κυκλοφορία μιας νέας έκδοσης του προϊόντος λογισμικού λογιστικής αποθήκης "Sklad+", καθώς και ένα CD με μια ενότητα ενημέρωσης και οδηγίες για ενημέρωση.
        
        Έχοντας λάβει αυτή την επιστολή, ο επικεφαλής της Novostroyregion-A LLC εκδίδει ένα ψήφισμα στο οποίο δίνει οδηγίες στον διευθυντή αποθήκης A.V. Stepanov. να αναλύσει τις νέες δυνατότητες του συστήματος αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης και να αναφέρει την ανάγκη μετάβασης σε μια νέα έκδοση του προγράμματος.
        
        Stepanov A.V. προετοιμάζει ένα σημείωμα που απευθύνεται στον γενικό διευθυντή, στο οποίο αναφέρει ότι η μετάβαση σε μια νέα έκδοση του συστήματος θα καταστήσει δυνατή την αποτελεσματικότερη οργάνωση του έργου της λογιστικής για τα αγαθά και την αύξηση της αποτελεσματικότητας της εργασίας του προσωπικού.
        
        Έχοντας μελετήσει αυτό το σημείωμα, ο Γενικός Διευθυντής δημιουργεί ένα νέο ψήφισμα στο οποίο δίνει εντολή να προετοιμαστεί ένα σχέδιο παραγγελίας για τη θέση σε λειτουργία μιας νέας έκδοσης του συστήματος αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης.
        
        Δηλαδή, σε αυτήν την κατάσταση, τα έγγραφα έναρξης για την έκδοση της παραγγελίας ήταν μια επιστολή από την 21st Century Technologies OJSC και ένα εσωτερικό σημείωμα από τον διευθυντή αποθήκης A.V. Stepanov. Με βάση αυτά τα έγγραφα, ο επικεφαλής της επιχείρησης έδωσε οδηγίες για την προετοιμασία ενός σχεδίου παραγγελίας.
        
        Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών για την προετοιμασία ενός σχεδίου εντολής ή κανονισμού
        
        Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, τη συλλογή και ανάλυση αντικειμενικών, επαρκών και έγκαιρων πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη μιας διαχειριστικής απόφασης, η οποία στη συνέχεια θα αντικατοπτρίζεται στην εκδοθείσα εντολή ή κανονισμό.
        
        Πηγές πληροφοριών μπορεί να είναι:
        
        ● νομοθετικές πράξεις και κανονιστική τεκμηρίωση.
        
        ● τρέχουσα τεκμηρίωση του οργανισμού.
        
        ● έγγραφα που προέρχονται από άλλους οργανισμούς.
        
        ● δημοσιεύσεις σε περιοδικά.
        
        ● επιστημονικό υλικό κ.λπ.
        
        Το αποτέλεσμα της συλλογής και ανάλυσης πληροφοριών είναι η ανάπτυξη μιας διαχειριστικής απόφασης. Αξίζει να δοθεί προσοχή στο γεγονός ότι κατά τη διαδικασία ανάλυσης πληροφοριών, συνήθως επεξεργάζονται διάφορες λύσεις και, μετά από μια ολοκληρωμένη αξιολόγησή τους, επιλέγεται μία, η πιο αποδεκτή.
        
        Συνέχεια του παραδείγματος 1
        
        Στην περίπτωση που εξετάζεται στο Παράδειγμα 1, οι πηγές πληροφοριών περιλαμβάνουν τόσο εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού όσο και έγγραφα που λαμβάνονται από τρίτο οργανισμό.
        
        Τα εσωτερικά έγγραφα της Novostroyregion-A LLC που είναι απαραίτητα για μελέτη περιλαμβάνουν: τους ισχύοντες κανονισμούς για την εργασία στο σύστημα αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης "Sklad+", την εντολή που το ενέκρινε, καθώς και ένα υπόμνημα.
        
        Επιπλέον, είναι απαραίτητο να μελετηθούν λεπτομερώς οι αιτήσεις που απέστειλε η OJSC «Τεχνολογίες του 21ου Αιώνα» με επιστολή της 9ης Ιανουαρίου 2007 αρ. 2/02-15.
        
        Προετοιμασία σχεδίου διαταγής ή κανονισμού
        
        Μιλώντας για την προετοιμασία ενός έργου, θα πρέπει να σημειωθεί ότι ένας ειδικός (ή προγραμματιστής) προετοιμάζει ένα έργο, όχι ένα έγγραφο. Το έργο δεν έχει νομική ισχύ και για να γίνει το σχέδιο διοικητικού εγγράφου εντολή ή κανονισμός θα πρέπει να περάσει από τη διαδικασία έγκρισης και υπογραφής. Επιπλέον, μετά την υπογραφή απαιτείται καταχώριση του εγγράφου.
        
        Ένα σχέδιο εντολής ή κανονισμού καταρτίζεται από ειδικό ή ειδικούς από δομικές μονάδες. Εάν ένα σχέδιο εγγράφου επηρεάζει τα συμφέροντα διαφόρων τμημάτων, τότε, με απόφαση της διοίκησης της επιχείρησης, θα πρέπει να δημιουργηθεί μια προσωρινή επιτροπή ή να διοριστεί μια ομάδα εργαζομένων για την προετοιμασία του έργου.
        
        Τα σχέδια εντολών και οδηγιών 4 συντάσσονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων" 5 (εφεξής GOST R 6.30-2003).
        
        Ετσι, σχέδια παραγγελιών και κανονισμών τυπώνονται σε έντυπα Μορφή Α4, δηλ. 210 × 297 χλστ. Συνήθως, αναπτύσσονται ειδικά έντυπα για παραγγελίες και οδηγίες. Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, ονομάζονται "έντυπα για συγκεκριμένους τύπους εγγράφων". Τέτοια έντυπα (εκτός από επιστολές), ανάλογα με τα συστατικά έγγραφα του οργανισμού, περιλαμβάνουν τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
        
        ● Κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ή το έμβλημα μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ή το έμβλημα ενός οργανισμού ή ένα εμπορικό σήμα (σήμα υπηρεσίας).
        
        ● όνομα του τύπου εγγράφου.
        
        ● τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης του εγγράφου.
        
        ● καθώς και περιοριστικά σήματα για λεπτομέρειες:
        
        — αριθμός καταχώρισης του εγγράφου.
        
        Το μέγεθος των πεδίων της φόρμας αξίζει ιδιαίτερης προσοχής. Έτσι, σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, το έντυπο πρέπει να έχει πεδία τουλάχιστον:
        
        Το αριστερό περιθώριο χρησιμοποιείται για την αρχειοθέτηση του εγγράφου στο αρχείο. Από αυτό μπορούμε να συμπεράνουμε ότι κατά την ανάπτυξη εντύπων εγγράφων για μακροχρόνιες (πάνω από 10 χρόνια) και μόνιμες περιόδους αποθήκευσης (που περιλαμβάνουν παραγγελίες και οδηγίες), είναι προτιμότερο να ορίσετε το αριστερό περιθώριο στην περιοχή των 30–35 mm, αντί 20 χλστ.
        
        Πίνακας 1. Υποχρεωτικά στοιχεία της παραγγελίας και οδηγίες
        
        όνομα του τύπου εγγράφου
        
        δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα
        
        τόπος προετοιμασίας ή δημοσίευσης του εγγράφου
        
        δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα
        
        αριθμός μητρώου εγγράφου
        
        που συντάσσεται μετά την υπογραφή κατά την καταχώριση του εγγράφου
        
        τίτλος σε κείμενο
        
        που συντάσσεται κατά την προετοιμασία ενός σχεδίου εγγράφου
        
        έγγραφο έγκρισης θεώρησης (μπορεί επίσης να είναι, εάν χρειάζεται, σφραγίδα έγκρισης εγγράφου)
        
        επισημοποιούνται πλήρως κατά την έγκριση του σχεδίου εγγράφου
        
        που συντάχθηκε κατά την υπογραφή του εγγράφου
        
        ανάλογα με τα συστατικά έγγραφα, μπορεί να υπάρχει το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ή το έμβλημα μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ή το έμβλημα ενός οργανισμού ή ένα εμπορικό σήμα) 6
        
        δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα
        
        Ρύθμιση για έλεγχο και εκτέλεση
        
        σημάδι ελέγχου
        
        που συντάσσεται κατά την υποβολή εγγράφου για έλεγχο
        
        Αφαίρεση από τον έλεγχο και προώθηση του εγγράφου στο αρχείο
        
        σημείωση σχετικά με την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στο αρχείο
        
        συντάσσεται όταν το έγγραφο αφαιρείται από τον έλεγχο και αποστέλλεται στο αρχείο
        
        Τώρα ας προχωρήσουμε στην εξέταση των χαρακτηριστικών του σχεδιασμού των σχεδίων παραγγελιών και κανονισμών. Ας ξεκινήσουμε με κανόνες για τη σύνταξη κειμένου. Αυτός πάντα δηλώνεται σε πρώτο ενικό πρόσωποκαι αποτελείται από δύο μέρη:
        
        ● δηλώνοντας (ή προοίμιο) και
        
        ΣΕ διαπιστωτικό μέροςδίνεται το σκεπτικό για τις προβλεπόμενες ενέργειες. Εάν η βάση για την έκδοση εντολής ή εντολής ήταν νομοθετική ή κανονιστική νομική πράξη ανώτερου οργανισμού ή έγγραφο που είχε εκδοθεί προηγουμένως από αυτόν τον οργανισμό, το όνομα, η ημερομηνία και ο αριθμός του αναφέρονται στο διαπιστωτικό μέρος. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διατυπώσεις όπως «Βάσει», «Σε εφαρμογή», «Σύμφωνα με». Εάν μια εντολή ή οδηγία εκδοθεί προληπτικά, το αναφερόμενο μέρος διατυπώνει τους στόχους και τους στόχους των προβλεπόμενων ενεργειών και εκθέτει τα γεγονότα ή τα γεγονότα που οδήγησαν στην έκδοση της εντολής ή της εντολής.
        
        Το δηλωτικό μέρος αρχίζει συνήθως με τις λέξεις «Για τους σκοπούς του», «Σε σχέση με» κ.λπ.
        
        Υπάρχουν περιπτώσεις που το διαπιστωτικό σκέλος μπορεί να απουσιάζει λόγω του ότι οι προβλεπόμενες ενέργειες δεν χρειάζονται εξήγηση ή αιτιολόγηση 7 .
        
        Το διαπιστωτικό μέρος στις παραγγελίες διαχωρίζεται από το διοικητικό με τη λέξη «ΠΑΡΑΓΓΕΛΩ:», και στις εντολές – με τη λέξη «ΠΡΟΣΦΕΡΩ:» ή «ΥΠΟΧΡΕΩΤΩ:». Αυτές οι λέξεις εκτυπώνονται σε μια νέα γραμμή από το πεδίο με κεφαλαία γράμματα.
        
        Διοικητικό μέροςπρέπει να περιέχει μια λίστα προβλεπόμενων ενεργειών, με ένδειξη του εκτελεστή κάθε ενέργειας και της προθεσμίας για την εκτέλεση.
        
        Το διοικητικό μέρος συχνά χωρίζεται σε σημεία λόγω του γεγονότος ότι υποτίθεται ότι θα υπάρχουν αρκετοί εκτελεστές για διάφορες εργασίες με τις δικές τους προθεσμίες.
        
        Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων: Οδηγίες για την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003.
        
        Εάν η ενέργεια περιλαμβάνει έναν συγκεκριμένο ερμηνευτή, η αντίστοιχη παράγραφος του εγγράφου πρέπει να αρχίζει με ένδειξη της θέσης και του επωνύμου του ερμηνευτή (τα αρχικά στο κείμενο τοποθετούνται μετά το επώνυμο) στη δοτική κεφαλαία. Οι οργανισμοί ή τα διαρθρωτικά τμήματα μπορούν να υποδεικνύονται ως εκτελεστές.
        
        Οι πληροφορίες σχετικά με μια διαχειριστική δράση μεταφέρονται από ένα ρήμα σε αόριστο τύπο και ένα αντικείμενο που υποδεικνύει το αντικείμενο της δράσης. Για παράδειγμα:
        
        1. Επικεφαλής του Τμήματος Διεθνών Επιχειρήσεων A.D. Kotov προετοιμάσει ένα σχέδιο «Οδηγίες για την οργάνωση των εργασιών για. "
        
        2. Επικεφαλής του Νομικού Τμήματος S.G. Melnikov παρέχει στο Τμήμα Διεθνών Επιχειρήσεων τις απαραίτητες κανονιστικές νομικές πράξεις και μεθοδολογικά έγγραφα.
        
        Η ένδειξη της περιόδου εκτέλεσης αναγράφεται σε ξεχωριστή γραμμή και εκδίδεται ως ημερομηνία ολοκλήρωσης της εκτέλεσης. Για παράδειγμα:
        
        3. Προθεσμία υποβολής: 15 Ιουλίου 2003.
        
        Η τελευταία παράγραφος του διοικητικού μέρους υποδεικνύει συγκεκριμένα πρόσωπα στα οποία έχει ανατεθεί ο έλεγχος της εκτέλεσης του διοικητικού εγγράφου. Για παράδειγμα:
        
        Αναθέστε τον έλεγχο της εκτέλεσης της εντολής στον Αναπληρωτή Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Τράπεζας K.M. Sidorov.
        
        Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.
        
        Εάν η παραγγελία αλλάξει ή ακυρώσει κάποια από τις διατάξεις της, τότε μία από τις παραγράφους του διοικητικού μέρους του κειμένου πρέπει να περιέχει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο που ακυρώνεται (ρήτρα εγγράφου) που να αναφέρει την ημερομηνία, τον αριθμό και τον τίτλο του. Το κείμενο της παραγράφου πρέπει να αρχίζει με τις λέξεις «Αναγνώριση ως άκυρο. "
        
        Η παραγγελία δεν πρέπει να περιλαμβάνει τη ρήτρα «Παραγγελία να γνωστοποιηθεί. " Τα τμήματα (υπάλληλοι) στα οποία τίθεται η εντολή παρατίθενται στο ευρετήριο διανομής, το οποίο συντάσσει ο εκτελεστής μαζί με το σχέδιο διαταγής.
        
        Το κείμενο οποιουδήποτε οργανωτικού και διοικητικού εγγράφου συντάσσεται σε χαρτί Α4 πρέπει να είναι τυπωμένο σε απόσταση μιάμιση γραμμής.
        
        Μια παραγγελία ή οδηγία μπορεί να έχει διαφορετικά παραρτήματα 8: διατάξεις, κανονισμούς, λίστες, λίστες, γραφήματα, πίνακες, δείγματα εγγράφων κ.λπ. η λεπτομέρεια «Σφραγίδα παρουσίας αίτησης» δεν εκδίδεται ποτέ σε παραγγελίες και οδηγίες λόγω του γεγονότος ότι ο σύνδεσμος με την αίτηση δίνεται απευθείας στο κείμενο του διοικητικού εγγράφου.
        
        Εάν η εφαρμογή είναι αναφοράς ή αναλυτικού χαρακτήρα (διάγραμμα, πίνακας, λίστα κ.λπ.), τότε το κείμενο της παραγγελίας ή της εντολής περιέχει έναν σύνδεσμο «σύμφωνα με το Παράρτημα 2» ή «(Παράρτημα 2)». Σε αυτήν την περίπτωση, στην πρώτη σελίδα της εφαρμογής, η λέξη «Παράρτημα» αναγράφεται στην επάνω δεξιά γωνία και από κάτω υπάρχει σύνδεσμος για την παραγγελία ή την οδηγία. Εάν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες.
        
        Παράρτημα Νο. 2
        με εντολή της JSC "Alternativa-M"
        με ημερομηνία 11 Ιανουαρίου 2007 Αρ. 1
        
        Εάν το παράρτημα του διοικητικού εγγράφου είναι εγκεκριμένο έγγραφο (κανονισμοί, κανόνες, οδηγίες κ.λπ.), στην αντίστοιχη παράγραφο του διοικητικού μέρους σημειώνεται η ακόλουθη ένδειξη: «(επισυνάπτεται)». Και στο ίδιο το έγγραφο, στην επάνω δεξιά γωνία της πρώτης σελίδας, αναγράφεται το χαρακτηριστικό «Δήλωση έγκρισης εγγράφου».
        
        Επικεφαλίδα πρέπει να επισημοποιούνται για όλα τα σχέδια εντολών και οδηγιών και να περιλαμβάνουν μια σύντομη περίληψη του εγγράφου.
        
        Θα πρέπει να απαντήσει στην ερώτηση "σχετικά με το τι (ποιος);", για παράδειγμα, "Σχετικά με την έγκριση οδηγιών για εργασίες γραφείου", "Σχετικά με την πιστοποίηση των εργαζομένων της Svyazinvestcom CJSC", "Σχετικά με την εφαρμογή της έννοιας της βελτίωσης της υποστήριξης τεκμηρίωσης για διαχείριση».
        
        Σε αυτήν την περίπτωση, ο τίτλος δεν πρέπει να καταλαμβάνει περισσότερες από πέντε γραμμές συνολικού μήκους έως 150 χαρακτήρες, τυπωμένες από το περιθώριο (δηλαδή, χωρίς εσοχή παραγράφου) σε ένα διάστιχο χωρίς εισαγωγικά και χωρίς υπογράμμιση, να ξεκινούν με κεφαλαίο γράμμα και τέλος χωρίς χρήση τελείας.
        
        Δεν θα σταθούμε στα θέματα συμπλήρωσης των υποχρεωτικών στοιχείων μιας φόρμας παραγγελίας ή εντολής, αφού αυτό περιγράφεται αναλυτικά στο άρθρο της Ε.Μ. Kameneva «Ανάπτυξη μορφών οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων», που δημοσιεύτηκε στα περιοδικά Νο. 8 και Νο. 9» 2005.
        
        Όταν ετοιμαστεί το σχέδιο διαταγής ή κανονισμού, ξεκινά το επόμενο στάδιο - έγκριση του σχεδίου διοικητικού εγγράφου. Είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με ένα άλλο στάδιο - την ολοκλήρωση του έργου με βάση τα σχόλια των υπαλλήλων έγκρισης. Επομένως, θα εξετάσουμε και τα δύο αυτά στάδια ταυτόχρονα.
        
        Έγκριση σχεδίου εντολής ή κανονισμού και οριστικοποίηση του σχεδίου βάσει σχολίων από εγκρίοντες υπαλλήλους
        
        Η έγκριση του σχεδίου εγγράφου συνεπάγεται:
        
        ● εσωτερική έγκριση ή έγκριση (εάν η εσωτερική έγκριση είναι επαρκής για την έκδοση ενός εγγράφου), η οποία επισημοποιείται με την απαιτούμενη «θεώρηση έγκρισης εγγράφου».
        
        ● εξωτερική έγκριση (εάν είναι απαραίτητο να διεξαχθεί εξέταση της λύσης σε άλλους οργανισμούς). Σπάνια γίνεται χρήση εξωτερικής έγκρισης σχεδίων εντολών και κανονισμών, επομένως δεν θα σταθούμε σε αυτό σε αυτό το άρθρο 9.
        
        Η εξασφάλιση υψηλής ποιότητας προετοιμασίας των σχεδίων εγγράφων και ο συντονισμός τους με τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ευθύνη των προϊσταμένων των τμημάτων που υποβάλλουν το σχέδιο.
        
        Ρήτρα 2.7.1.2. Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.
        
        Ρήτρα 2.7.1.2. Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.
        
        Τα σχέδια εντολών (οδηγίες) και τα παραρτήματά τους εγκρίνονται από τον εκτελεστή 10 και τον προϊστάμενο της μονάδας που υπέβαλε το έργο, από τους προϊσταμένους των μονάδων για τους οποίους το έργο προβλέπει καθήκοντα και αναθέσεις, καθώς και από τον προϊστάμενο του νηπιαγωγείου εκπαιδευτική υπηρεσία και τη νομική υπηρεσία (υποστηρίζει σχέδια κανονιστικών νομικών πράξεων). Οι αντιρρήσεις για το σχέδιο εντολής (οδηγίας) που προκύπτουν κατά την έγκριση εκτίθενται σε πιστοποιητικό που επισυνάπτεται στο προσχέδιο.
        
        Εάν πραγματοποιηθούν θεμελιώδεις αλλαγές στο σχέδιο παραγγελίας κατά τη διαδικασία έγκρισης, υπόκειται σε επανεκτύπωση και επανέγκριση.
        
        Τα σχέδια εντολών (οδηγιών) που υποβάλλονται στον διαχειριστή για υπογραφή, θεωρούνται από τους αναπληρωτές προϊσταμένους σύμφωνα με την κατανομή των αρμοδιοτήτων.
        
        Η επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει έναν κατάλογο τύπων και υποτύπων 11 εγγράφων που να υποδεικνύουν τα άτομα των οποίων οι θεωρήσεις απαιτούνται για έγκριση, δηλ. υποδεικνύοντας τους κύριους εγκρίοντες ή ένα φύλλο εντύπων εγγράφων 12.
        
        Τα στάδια προετοιμασίας ενός σχεδίου εγγράφου, η έγκριση και η τελειοποίησή του βάσει των σχολίων των εγκρίσεων μπορούν να πραγματοποιηθούν με τον λεγόμενο «παραδοσιακό» τρόπο ή χρησιμοποιώντας σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
        
        Με την «παραδοσιακή» μέθοδοΤο σχέδιο διοικητικού εγγράφου συντάσσεται σε έντυπο και υποβάλλεται για έγκριση σε έντυπη μορφή.
        
        Στην περίπτωση αυτή, οι θεωρήσεις των υπαλλήλων τοποθετούνται στο κάτω μέρος της πίσω όψης του τελευταίου φύλλου του σχεδίου εγγράφου. Ο ειδικός που προετοιμάζει το σχέδιο διαταγής ή οδηγίας μπορεί να αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω έκδοση θεωρήσεων υποδεικνύοντας στην πίσω όψη του τελευταίου φύλλου του σχεδίου εγγράφου τις θέσεις και τα ονόματα εκείνων που εγκρίνουν. Τα στοιχεία της «βίζας έγκρισης εγγράφου» πρέπει να συντάσσονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003.
        
        Σ. 3.24. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.
        
        Η έγκριση του εγγράφου εκδίδεται με θεώρηση έγκρισης εγγράφου (εφεξής η θεώρηση), η οποία περιλαμβάνει την υπογραφή και τη θέση του ατόμου που εγκρίνει το έγγραφο, μεταγραφή της υπογραφής (αρχικά, επώνυμο) και την ημερομηνία υπογραφής. Για παράδειγμα:
        
        Προσωπική υπογραφή του Α.Σ. Ορλόφ
        ημερομηνία
        
        Εάν υπάρχουν παρατηρήσεις στο έγγραφο, η βίζα εκδίδεται ως εξής:
        
        Τα σχόλια επισυνάπτονται
        Προϊστάμενος Νομικού Τμήματος
        Προσωπική υπογραφή του Α.Σ. Ορλόφ
        ημερομηνία
        
        Τα σχόλια αναφέρονται σε ξεχωριστό φύλλο, υπογεγραμμένο και επισυνάπτεται στο έγγραφο.
        
        Κατά την κρίση του οργανισμού, επιτρέπεται η έγκριση σελίδα προς σελίδα του σχεδίου εγγράφου ή η δυνατότητα έκδοσης θεωρήσεων εγγράφων σε ξεχωριστό φύλλο έγκρισης. Ταυτόχρονα, η μορφή του φύλλου έγκρισης δεν ρυθμίζεται ούτε από GOST ούτε από νομικές πράξεις και σύμφωνα με αυτό, σε διαφορετικούς οργανισμούς το φύλλο έγκρισης μπορεί να έχει διαφορετική μορφή.
        
        Κατά την υποβολή ενός σχεδίου διοικητικού εγγράφου σε χαρτί για έγκριση, είναι δυνατός μόνο ένας τύπος διαδρομής έργου: διαδοχική. Αυτό σημαίνει ότι ταυτόχρονα το σχέδιο εγγράφου μπορεί να βρίσκεται στην κατοχή μόνο ενός από τους εγκρίοντες υπαλλήλους. Στην πράξη, υπάρχουν συχνά περιπτώσεις που ένα σχέδιο εγγράφου πρέπει να εγκριθεί από διευθυντές του ίδιου επιπέδου και η σειρά έγκρισής τους δεν έχει σημασία. Κατά συνέπεια, μια διαδοχική διαδρομή έγκρισης εγγράφων δεν είναι πάντα η βέλτιστη λύση.
        
        Επιπλέον, η «παραδοσιακή» μέθοδος έγκρισης «τρώει» πολύ χρόνο εργασίας για τους υπαλλήλους της εταιρείας. Εξάλλου, το προσχέδιο εγγράφου σε χαρτί πρέπει να υποβάλλεται ανεξάρτητα στους υπαλλήλους έγκρισης ή να μεταβιβάζεται μέσω της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (εφεξής η υπηρεσία DOU). Στην τελευταία περίπτωση, η έγκριση του εγγράφου διαρκεί πολύ, αφού πρώτα πρέπει να μεταφέρετε το έργο στην υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης και, στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να επιλέξει ο γραμματέας ή ο υπεύθυνος για τις εργασίες γραφείου του απαιτούμενου τμήματος ανεβάσει το έργο από την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και το μεταβίβασε στον διευθυντή του για έγκριση, και μετά την έγκριση, επιστρέψτε το έργο στην υπηρεσία DOW... Αυτή η διαδικασία θα πρέπει να συνεχιστεί μέχρι να συμφωνηθεί το έργο από όλους τους απαραίτητους υπαλλήλους. Ως αποτέλεσμα, στις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, η έγκριση ενός σχεδίου εγγράφου μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες.
        
        Συντονισμός σχεδίων εγγράφων με χρήση αυτοματισμών γραφείου και ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με την «παραδοσιακή» μέθοδο. Με αυτήν την προσέγγιση, ο προγραμματιστής του σχεδίου εγγράφου δημιουργεί ένα έργο στο σύστημα, υποδεικνύει τον τύπο διαδρομής για το προσχέδιο εγγράφου κατά την έγκριση και ενεργοποιεί τη διαδικασία έγκρισης.
        
        Είναι δυνατές οι ακόλουθες διαδρομές συντονισμού:
        
        ● διαδοχική: όταν το έργο πηγαίνει για πρώτη φορά στον πρώτο εγκρίνοντα. αφού εγκρίνει το έργο, το έργο πηγαίνει αυτόματα στον δεύτερο εγκρίνοντα κ.λπ.
        
        ● παράλληλη: όταν το έργο υποβάλλεται ταυτόχρονα σε όλα τα εγκρίνοντα μέρη και εγκρίνουν το σχέδιο εγγράφου με οποιαδήποτε σειρά.
        
        ● παράλληλη διαδοχική (ή μικτή): όταν το προσχέδιο εγγράφου λαμβάνεται για πρώτη φορά από μια ομάδα υπαλλήλων που μπορούν να προβούν σε έγκριση με οποιαδήποτε σειρά. και μόνο αφού συμφωνήσουν όλοι οι υπάλληλοι της πρώτης ομάδας, το έργο αποστέλλεται στην επόμενη ομάδα υπαλλήλων.
        
        Εάν λάβουμε υπόψη τον συντονισμό των σχεδίων εντολών και οδηγιών, μπορεί να σημειωθεί ότι η βέλτιστη θα ήταν μια παράλληλη-διαδοχική διαδρομή. Σε αυτήν την περίπτωση, ο συντονισμός μπορεί να οργανωθεί χρησιμοποιώντας την ακόλουθη αλυσίδα:
        
        ● 1 ομάδα εγκρίσεων – ο εκτελεστής (ή ο προγραμματιστής) του σχεδίου εγγράφου.
        
        ● 2η ομάδα συντονιστών – επικεφαλής του αναδόχου.
        
        ● 3η ομάδα εγκρίσεων - ο επικεφαλής (ή υπάλληλος της υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης) που ελέγχει το σχέδιο διοικητικού εγγράφου για ορθότητα.
        
        ● 4η ομάδα συντονιστών – προϊστάμενοι τμημάτων για τα οποία το έργο παρέχει καθήκοντα και οδηγίες, καθώς και ο επικεφαλής της νομικής υπηρεσίας.
        
        ● 5η ομάδα συντονιστών – αναπληρωτής (ή αναπληρωτές) του επικεφαλής της επιχείρησης.
        
        Ο συντονισμός με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων έχει επίσης μια σειρά πλεονεκτημάτων σε σύγκριση με τον «παραδοσιακό» συντονισμό. Ας αναφέρουμε τα κυριότερα:
        
        1. Ο προγραμματιστής δεν χρειάζεται να χάσει χρόνο παραδίδοντας το έργο σε εγκρίνοντες υπαλλήλους, καθώς αυτό γίνεται από το σύστημα σύμφωνα με τη δεδομένη διαδρομή.
        
        2. Ο κύριος του έργου μπορεί να υποδείξει το χρόνο κατά τον οποίο ο υπάλληλος υποχρεούται να εγκρίνει το σχέδιο εγγράφου.
        
        3. Ο προγραμματιστής του σχεδίου εγγράφου μπορεί ανά πάσα στιγμή να δει πώς εγκρίνεται το έγγραφο, ποιος από τους υπαλλήλους πραγματοποίησε την έγκριση και ποια θεώρηση εκδόθηκε.
        
        4. Οι αρμόδιοι για την έγκριση θα μάθουν αμέσως ότι έχουν λάβει ένα σχέδιο εγγράφου για έγκριση χάρη σε ένα ειδικό σύστημα ειδοποίησης.
        
        5. Το σχέδιο εγγράφου συμφωνείται το συντομότερο δυνατό.
        
        6. Το προσχέδιο εγγράφου δεν μπορεί να χαθεί στη διαδικασία έγκρισης.
        
        7. Το σύστημα μπορεί να αποθηκεύσει όλες τις εκδόσεις του έργου, τις βίζες και τις σημειώσεις έγκρισης.
        
        Παρά τα προαναφερθέντα, αρκετά σημαντικά πλεονεκτήματα της «ηλεκτρονικής» έγκρισης, αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείται σε μικρό αριθμό επιχειρήσεων. Και ο λόγος για αυτό είναι ο εξής: είναι δυνατή η αυτοματοποίηση της εργασίας με προσχέδια εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του σταδίου έγκρισης, μόνο εάν όλοι οι διαχειριστές γίνουν ενεργοί χρήστες αυτοματισμών γραφείου και συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, επειδή είναι οι κύριοι υπάλληλοι έγκρισης. Δυστυχώς, η σημερινή πρακτική δείχνει ότι στους περισσότερους οργανισμούς και επιχειρήσεις οι κύριοι χρήστες συστημάτων αυτοματισμού είναι οι γραμματείς και οι υπεύθυνοι για εργασίες γραφείου, των οποίων η αρμοδιότητα δεν περιλαμβάνει την έγκριση σχεδίων εγγράφων.
        
        Ας εξετάσουμε τώρα τι συμβαίνει εάν ένας από τους εγκρίοντες δεν συμφωνεί με το περιεχόμενο του σχεδίου εγγράφου.
        
        Σε περίπτωση μίας ή περισσότερων εγκρίσεων σχόλια θεμελιώδους χαρακτήρα,αλλάζοντας την ουσία του εγγράφου, το προσχέδιο πρέπει να εκτυπωθεί εκ νέου (δηλαδή, πρέπει να δημιουργηθεί μια νέα έκδοση του σχεδίου εγγράφου) και να συμφωνηθεί εκ νέου.
        
        Αν κατά την έγκριση έγιναν σχόλια σύνταξης,μην αλλάξετε το περιεχόμενο του έργου, τότε το έργο υπόκειται επίσης σε επανεκτύπωση, αλλά δεν απαιτείται επανέγκριση σε αυτή την περίπτωση.
        
        Υπογραφή παραγγελίας ή εντολής
        
        Το συμφωνηθέν προσχέδιο εγγράφου υποβάλλεται στον διαχειριστή για υπογραφή.
        
        Εάν οι θεωρήσεις έγκρισης δεν εκδόθηκαν στην πίσω όψη του τελευταίου φύλλου του έργου, αλλά σε ξεχωριστό φύλλο έγκρισης, τότε σε αυτήν την περίπτωση είναι επίσης απαραίτητο να μεταφέρετε το φύλλο έγκρισης του σχεδίου εγγράφου στον διαχειριστή.
        
        Η υπογραφή του διαχειριστή μετατρέπει το προσχέδιο εγγράφου σε πλήρες έγγραφο, μετά το οποίο πρέπει να καταχωρηθεί.
        
        Καταχώρηση παραγγελίας ή εντολής
        
        Εγγραφή εγγράφουείναι ένα αρχείο λογιστικών δεδομένων σχετικά με ένα έγγραφο σε καθορισμένη μορφή, που καταγράφει το γεγονός της δημιουργίας, αποστολής ή παραλαβής του.
        
        Στην περίπτωσή μας, η εγγραφή θα καταγράφει το γεγονός της δημιουργίας εγγράφου. Αξίζει να σημειωθεί ότι η εγγραφή είναι απαραίτητη και για περαιτέρω καταγραφή εγγράφων και οργάνωση εργασιών αναφοράς.
        
        Η εγγραφή μπορεί να γίνει με έναν από τους τρεις τρόπους:
        
        ● καταχώριση για ένα έγγραφο σε έντυπο περιοδικό (φόρμα εγγραφής περιοδικού).
        
        ● με εγγραφή σε έντυπη κάρτα εγγραφής και ελέγχου (φόρμα εγγραφής κάρτας).
        
        ● εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με το έγγραφο στο σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (αυτοματοποιημένη φόρμα εγγραφής).
        
        Αξίζει να σημειωθεί ότι προς το παρόν ενδείκνυται η αυτοματοποιημένη καταχώριση εγγράφων, καθώς έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με τα έντυπα εγγραφής ημερολογίου και κάρτας. Ας αναφέρουμε ένα μικρό μέρος αυτών των πλεονεκτημάτων:
        
        ● γρήγορη αναζήτηση εγγράφων με οποιεσδήποτε λεπτομέρειες ή λεπτομέρειες.
        
        ● αυτόματη δημιουργία αναφορών, περιλήψεων, εκτέλεση εργασιών αναφοράς και ανάλυσης σε έγγραφα.
        
        ● αυτόματος έλεγχος στην εκτέλεση εντολών (έγγραφα).
        
        ● η δυνατότητα ταυτόχρονης καταχώρισης εγγράφων σε πολλούς χώρους εργασίας και σε άλλους.
        
        Επιπλέον, η αυτοματοποιημένη καταχώριση εγγράφων είναι δυνατή χωρίς την εισαγωγή εξειδικευμένου λογισμικού στην επιχείρηση.
        
        Στις περισσότερες μικρές εταιρείες, αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα MS Excel συμπληρώνοντας έναν συνηθισμένο πίνακα.
        
        Κατά την εγγραφή, το έγγραφο εκχωρείται αριθμός μητρώου και ημερομηνία του εγγράφου.Η ημερομηνία της παραγγελίας και των οδηγιών πρέπει να είναι η ημερομηνία υπογραφής, από την οποία μπορούμε να συμπεράνουμε ότι οι παραγγελίες και οι οδηγίες πρέπει να καταχωρούνται την ημέρα της υπογραφής τους.
        
        Τα έγγραφα καταχωρούνται σε ομάδες, ανάλογα με το όνομα του τύπου εγγράφου. Επιπλέον, οι εντολές (καθώς και οι οδηγίες) για βασικές δραστηριότητες, για το προσωπικό και για διοικητικά και οικονομικά θέματα καταγράφονται χωριστά. Αυτό σημαίνει ότι οι παραπάνω υποτύποι παραγγελιών και οδηγιών δεν θα έχουν κοινή, αλλά ξεχωριστή αρίθμηση.
        
        Τώρα παρουσιάζουμε τις απαιτήσεις για την καταχώριση του αριθμού εγγραφής και της ημερομηνίας του εγγράφου, που κατοχυρώνονται στο GOST R 6.30-2003.
        
        Σ. 3.12. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.
        
        Ο αριθμός εγγραφής ενός εγγράφου αποτελείται από τον αύξοντα αριθμό του 13, ο οποίος μπορεί να συμπληρωθεί κατά την κρίση του οργανισμού με ευρετήριο περίπτωσης σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων, πληροφορίες για τον ανταποκριτή, τους εκτελεστές κ.λπ.
        
        Ο αριθμός εγγραφής ενός εγγράφου που συντάσσεται από κοινού από δύο ή περισσότερους οργανισμούς αποτελείται από τους αριθμούς εγγραφής του εγγράφου καθενός από αυτούς τους οργανισμούς, χωρισμένους με κάθετο με τη σειρά με την οποία αναφέρονται οι συντάκτες στο έγγραφο.
        
        Ενότητα 3.11. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.
        
        Η ημερομηνία του εγγράφου γράφεται με αραβικούς αριθμούς με τη σειρά: ημέρα του μήνα, μήνας, έτος. Η ημέρα του μήνα και ο μήνας γράφονται σε δύο ζεύγη αραβικών αριθμών που χωρίζονται με μια τελεία. έτος – σε τέσσερις αραβικούς αριθμούς.
        
        Επιτρέπεται μια λεκτική-αριθμητική μέθοδος μορφοποίησης μιας ημερομηνίας, για παράδειγμα 5 Ιουνίου 2003, καθώς και η μορφοποίηση μιας ημερομηνίας με τη σειρά: έτος, μήνας, ημέρα του μήνα, για παράδειγμα: 05.06.2003.
        
        Συνήθως, χρησιμοποιείται μια ψηφιακή μέθοδος για την επισημοποίηση της ημερομηνίας παραγγελιών και οδηγιών, για παράδειγμα, 05/02/2007.
        
        Προσφορά εντολής ή εντολής στους εκτελεστές
        
        Η προσκόμιση του διοικητικού εγγράφου στους εκτελεστές σημαίνει αντιγραφή του εγγράφου, αποστολή του (το συντομότερο δυνατό) ή μεταφορά του στους εκτελεστές.
        
        Στην «παραδοσιακή» οργάνωση της εργασίας γραφείου, τα αντίγραφα δημιουργούνται συχνότερα από παραγγελίες και οδηγίες και λιγότερο συχνά γίνονται αποσπάσματα, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονται στους εκτελεστές ή τους υπαλλήλους του οργανισμού σύμφωνα με τον δείκτη διανομής (σχεδιάζεται επίσης και υπογράφεται από τον εκτελεστή).
        
        Εάν χρησιμοποιείται σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής ροής εγγράφων κατά την εργασία με έγγραφα, τότε στις περισσότερες περιπτώσεις (όταν ένας υπάλληλος δεν χρειάζεται να εξοικειωθεί με το έγγραφο για υπογραφή, κάτι που είναι σημαντικό, για παράδειγμα, κατά τη σύνταξη ορισμένων διοικητικών εγγράφων για το προσωπικό), το καταχωρημένο έγγραφο αποστέλλεται στους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν τα συστήματα. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στους παραλήπτες να λάβουν ένα έγγραφο στο συντομότερο δυνατό χρόνο και εξοικονομεί υλικό και πόρους χρόνου που δαπανώνται με την «παραδοσιακή» προσέγγιση για την αντιγραφή εγγράφων και τη μεταφορά αντιγράφων.
        
        Αξίζει να σημειωθεί ότι τα περισσότερα διοικητικά έγγραφα υπόκεινται σε έλεγχο από την υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης πριν παραδοθούν στους εκτελεστές. Ωστόσο, ο έλεγχος της εκτέλεσης είναι ένα ξεχωριστό μεγάλο θέμα, στο οποίο δώσαμε αρκετή προσοχή πέρυσι 14 , 15 .
        
        Το θέμα συνεχίζεται στο άρθρο του V.P. Kozyreva "Ανάπτυξη σχεδίων διοικητικών εγγράφων: αλληλεπίδραση μεταξύ του υπεύθυνου εκτελεστή και του ειδικού διαχείρισης αρχείων."
        
        Όταν ένας έμπειρος ειδικός μοιράζεται τη δουλειά του, είναι πάντα ενδιαφέρον. Και ειδικά όταν πρόκειται για τη δημιουργία εποικοδομητικής αλληλεπίδρασης με συναδέλφους από άλλα τμήματα. Θα μάθετε πώς να προετοιμάζετε ένα σχέδιο διοικητικού εγγράφου σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου και όλες τις λεπτές λεπτομέρειες της ρωσικής γλώσσας. Το GOST R 6.30-2003 ορίζει μόνο τις πιο βασικές απαιτήσεις για την προετοιμασία διοικητικών εγγράφων. Ο συγγραφέας λέει πώς οριστικοποιήθηκαν (επεκτάθηκαν) και εφαρμόστηκαν σε μια διαπεριφερειακή εταιρεία τηλεπικοινωνιών. Συγκεκριμένα παραδείγματα διατύπωσης για διάφορες καταστάσεις και η παρουσία δειγμάτων σχεδιασμού κάνουν το άρθρο πολύ βολικό για την πρακτική εφαρμογή του στην εργασία σας. Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο τεύχος Ιουλίου 2007 του περιοδικού «Office Management and Document Flow in the Enterprise».
        
        1 Διοικητικά έγγραφα – έγγραφα που καταγράφουν αποφάσεις για διοικητικά και οργανωτικά θέματα των δραστηριοτήτων του ιδρύματος (εντολή, οδηγίες κ.λπ.). – Ένα σύντομο λεξικό τύπων και ποικιλιών εγγράφων. – Μ.: VNIIDAD. – 1974.
        
        2 Επί του παρόντος, ένα διάταγμα είναι επίσης νομική πράξη που εκδίδεται μεμονωμένα από: – τον αρχηγό του κράτους – τον Πρόεδρο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. – ο επικεφαλής ενός συλλογικού οργάνου εξουσίας και διαχείρισης στο πλαίσιο της αρμοδιότητας που του έχει ανατεθεί, για παράδειγμα, εντολή του Προέδρου της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας· – επικεφαλής της εκτελεστικής εξουσίας των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας – κυβερνήτες, δήμαρχοι κ.λπ.
        
        3 Δείτε το οπερόγραμμα του κύκλου ζωής μιας παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα στο άρθρο του Yu.V. Khimich στη σελίδα 32 του περιοδικού No. 2’ 2007.
        
        4 Ορισμένες εντολές και οδηγίες για το προσωπικό πρέπει να συντάσσονται με βάση το άρθρο 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 21ης Νοεμβρίου 1996 Αρ. 5 Ιανουαρίου 2004 Αρ. 1 «Περί έγκρισης ενιαίων εντύπων πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για λογιστική εργασία και πληρωμή».
        
        5 GOST R 6.30-2003 έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα για όλους τους οργανισμούς εκτός από τις ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές. Παρόλα αυτά, η αυστηρή εφαρμογή των διατάξεών του υποδηλώνει υψηλή κουλτούρα τεκμηρίωσης πληροφοριών και εργασίας με έγγραφα.
        
        6 Εάν ένας εμπορικός οργανισμός δεν έχει λογότυπο οργανισμού ή εμπορικό σήμα (σήμα υπηρεσίας), τότε αυτό το στοιχείο δεν εκδίδεται.
        
        7 Για παράδειγμα παραγγελίας χωρίς αναγραφόμενο μέρος, δείτε το άρθρο της T.A. Kuznetsova στη σελίδα 45 του περιοδικού No. 2’ 2007.
        
        8 Βλ. άρθρο της E.M. Kameneva. «Μερικές λεπτότητες του σχεδιασμού εφαρμογών», που δημοσιεύτηκε στο Νο. 11’ 2006 στη σελίδα 26 του περιοδικού «Office Management and Document Flow in the Enterprise».
        
        9 Για τη διαδικασία εξωτερικής έγκρισης, δείτε την απάντηση στην ερώτηση στη σελίδα 37 του περιοδικού No. 6’ 2006.
        
        10 Ως εκτελεστής νοείται ο ειδικός που αναπτύσσει ένα σχέδιο εγγράφου.
        
        11 Τύπος εγγράφου είναι η συμμετοχή του εγγράφου στο σύστημα τεκμηρίωσης βάσει του περιεχομένου και του σκοπού του (για παράδειγμα, παραγγελία, οδηγία, πράξη κ.λπ.). Σε αυτήν την περίπτωση, ένας υποτύπος νοείται ως μια ομάδα εγγράφων του ίδιου τύπου, τα οποία ενώνονται από τη φύση του ζητήματος που αναφέρεται στο έγγραφο (για παράδειγμα, εντολές για εκπαίδευση, εντολές για πιστοποίηση, εντολές για τη δημιουργία επιτροπής εμπειρογνωμόνων, και τα λοιπά.).
        
        12 Ο πίνακας των μορφών εγγράφων που χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού είναι ένας κατάλογος εγκεκριμένων μορφών εγγράφων που είναι απαραίτητες και επαρκείς για την υλοποίηση των λειτουργιών και των καθηκόντων των δραστηριοτήτων διαχείρισης, με περιγραφή του νομικού τους καθεστώτος, στάδια προετοιμασίας και ολοκλήρωση.
        
        13 Οι αύξοντες αριθμοί εκχωρούνται κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους, π.χ. Από τις αρχές του επόμενου έτους, οι αύξοντες αριθμοί θα ξεκινούν και πάλι με ένα.
        
        14 Βλέπε άρθρο του O.V. Ryskova "Έλεγχος της εκτέλεσης των εντολών: απαιτήσεις των κανονισμών των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών" στη σελίδα 24 του περιοδικού No. 1' 2006.
        
        15 Βλέπε άρθρα του Ε.Μ. Kameneva σχετικά με τις μεθόδους παρακολούθησης της εκτέλεσης των εντολών στη σελίδα 72 του περιοδικού Νο. 9’ 2006 και στη σελίδα 76 του περιοδικού Νο. 10’ 2006.
        
        3.1. Προκειμένου να αυτοματοποιηθούν οι δραστηριότητες παραγωγής, διαχείρισης και υποστήριξης στον Οργανισμό, επιτρέπεται η χρήση περιορισμένης λίστας εμπορικού λογισμικού (σύμφωνα με το Μητρώο) και δωρεάν λογισμικού (απαραίτητο για την εκτέλεση εργασιών παραγωγής και καθορίζεται στο Διαβατήριο Η/Υ).
        
        3.2. Κάθε σταθμός εργασίας περιλαμβάνει ένα σύνολο λογισμικού για την εκτέλεση ενός συγκεκριμένου τύπου δραστηριότητας. Η αρχική διαμόρφωση του σταθμού εργασίας καθορίζεται από τον Προϊστάμενο της δομικής μονάδας μαζί με τον Προϊστάμενο του τμήματος Πληροφορικής. Λογισμικό που δεν αποτελεί μέρος του αυτοματοποιημένου χώρου εργασίας δεν μπορεί να εγκατασταθεί και να χρησιμοποιηθεί από υπαλλήλους του Οργανισμού χωρίς διαδικασία έγκρισης.
        
        3.3. Μια περιγραφή της διαμόρφωσης του υπολογιστή και μια λίστα με το εγκατεστημένο λογισμικό καταγράφονται στο PC Passport και υπογράφονται από τον διαχειριστή IS, τον επικεφαλής της δομικής μονάδας, τον επικεφαλής του τμήματος πληροφορικής και τον χρήστη IS. Αυτό επιβεβαιώνει τη συμφωνία των μερών:
        
        3.3.1. Με το πλήρες σετ εξοπλισμού σταθμού εργασίας που καθορίζεται στο PC Passport και τη λίστα του εγκατεστημένου λογισμικού.
        
        3.3.2. Με το γεγονός της μεταφοράς από τον Οργανισμό στον υπάλληλο (Χρήστη IS) της ευθύνης για τη χρήση οποιουδήποτε λογισμικού χωρίς άδεια, μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές στη διαμόρφωση του σταθμού εργασίας και μη εξουσιοδοτημένη εγκατάσταση οποιουδήποτε λογισμικού στον σταθμό εργασίας που έχει ανατεθεί σε αυτόν τον Χρήστη.
        
        3.4. Όλες οι εργασίες εγκατάστασης, συντήρησης και υποστήριξης και αφαίρεσης αυτοματοποιημένου λογισμικού χώρου εργασίας εκτελούνται απευθείας (με τη συμμετοχή) από διαχειριστές IS.
        
        3.5. Η διαδικασία λειτουργίας λογισμικού στον Οργανισμό αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια:
        
        3.5.1. Προσδιορισμός αναγκών λογισμικού
        
        Ένα αίτημα για εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού μπορεί να εκκινηθεί από: Α) τον επικεφαλής μιας δομικής μονάδας, Β) τον διαχειριστή του IS.
        
        Α) Το αίτημα του Προϊσταμένου δομικής μονάδας για εγκατάσταση του λογισμικού γίνεται στις εξής περιπτώσεις:
        
        την ανάγκη να οργανωθεί ένας αυτοματοποιημένος χώρος εργασίας για έναν νέο υπάλληλο.
        
        την ανάγκη των εργαζομένων να εκτελούν νέα (πρόσθετα) καθήκοντα, τα οποία απαιτούν πρόσθετο λογισμικό ή πλήρη αντικατάσταση του σταθμού εργασίας·
        
        την εμφάνιση ποιοτικά νέου (εναλλακτικού) λογισμικού που θα αντικαταστήσει αυτό που χρησιμοποιείται ως μέρος του σταθμού εργασίας.
        
        Ο προϊστάμενος της δομικής μονάδας ετοιμάζει αίτημα εγκατάστασης λογισμικού στην εγκεκριμένη μορφή που απευθύνεται στον Προϊστάμενο του τμήματος Πληροφορικής.
        
        Εάν το ζητούμενο λογισμικό είναι διαθέσιμο στον Οργανισμό, ένας ειδικός από το τμήμα πληροφορικής εκτελεί εργασίες εγκατάστασης και εκχωρείται άδεια χρήσης στο σταθμό εργασίας του χρήστη.
        
        Εάν δεν υπάρχουν κενές άδειες εμπορικού λογισμικού στον Οργανισμό (από τη λίστα στο Μητρώο), ο Προϊστάμενος της δομικής μονάδας συντάσσει αίτηση για αγορά λογισμικού με τον προβλεπόμενο τρόπο.
        
        Εάν είναι απαραίτητο να αγοράσετε εμπορικό λογισμικό εκτός της λίστας Μητρώου:
        
        Ο προϊστάμενος του τμήματος πληροφορικής καθορίζει τη δυνατότητα χρήσης αυτού του εμπορικού λογισμικού στο IS του Οργανισμού.
        
        Ο επικεφαλής μιας δομικής μονάδας προετοιμάζει μια αίτηση για την αγορά εμπορικού λογισμικού.
        
        Μετά την απόκτηση, ο Προϊστάμενος του Τμήματος Πληροφορικής καταχωρεί πληροφορίες σχετικά με το νέο εμπορικό λογισμικό στο ημερολόγιο προσθηκών στο Μητρώο. Στο τέλος του έτους, πληροφορίες από το περιοδικό μεταφέρονται στο Μητρώο για έγκριση για την επόμενη περίοδο.
        
        Β) Το αίτημα του διαχειριστή IS για εγκατάσταση του λογισμικού γίνεται στις ακόλουθες περιπτώσεις:
        
        την εξάλειψη των τρωτών σημείων στα συστήματα ασφάλειας πληροφοριών του Οργανισμού·
        
        προγραμματισμένη αντικατάσταση του λογισμικού που χρησιμοποιείται από τους χρήστες·
        
        εισαγωγή νέων τεχνολογιών της πληροφορίας.
        
        Διαδικασία έγκρισης εγκατάστασης λογισμικού:
        
        Ο επικεφαλής του τμήματος Πληροφορικής καθορίζει τη διαθεσιμότητα κενών αδειών και εκχωρεί (αναθέτει σε αυτοματοποιημένο χώρο εργασίας ή διακομιστή) τις απαραίτητες άδειες, φροντίζει για την εγκατάσταση του απαραίτητου λογισμικού.
        
        Εάν είναι απαραίτητη η αγορά πρόσθετου λογισμικού, ο Προϊστάμενος του τμήματος Πληροφορικής καθορίζει τη δυνατότητα χρήσης του στο ΠΣ του Οργανισμού και συντάσσει αίτηση αγοράς.
        
        3.5.2. Αγορά λογισμικού
        
        3.5.2.1. Η απόκτηση λογισμικού πραγματοποιείται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες προμηθειών του Οργανισμού.
        
        3.5.2.2. Ο επικεφαλής του τμήματος πληροφορικής συμμετέχει στις εργασίες της επιτροπής ανταγωνισμού ως εμπειρογνώμονας.
        
        3.5.2.3. Το λογισμικό που αγοράσατε γίνεται δεκτό για λογιστική στο λογιστήριο και μεταφέρεται στο τμήμα πληροφορικής για θέση σε λειτουργία.
        
        3.5.3. Εγκατάσταση λογισμικού (υλοποίηση)
        
        3.5.3.1. Ο επικεφαλής του τμήματος πληροφορικής διασφαλίζει τη λειτουργική λογιστική των αδειών του λογισμικού που τίθεται σε λειτουργία, οργανώνει τις εργασίες για την εγκατάσταση του λογισμικού στους υπολογιστές των χρηστών IS.
        
        3.5.3.2. Ο διαχειριστής IS δημιουργεί ένα Διαβατήριο Η/Υ στο ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα, ετοιμάζει 2 αντίγραφα του Διαβατηρίου Η/Υ σε έντυπη μορφή, το υπογράφει ο ίδιος και το υποβάλλει στον Προϊστάμενο της δομικής μονάδας, στον Προϊστάμενο του τμήματος Πληροφορικής και στον Χρήστη Πληροφορικής για υπογραφή . Το ένα αντίγραφο του Διαβατηρίου παραμένει στον Προϊστάμενο της δομικής μονάδας, το άλλο αποθηκεύεται στο αρχείο εγγράφων του τμήματος πληροφορικής.
        
        3.5.3.3. Εάν εγκαθιστάτε (εφαρμόζετε) εμπορικό λογισμικό:
        
        3.5.3.3.1. Ο επικεφαλής του τμήματος πληροφορικής προετοιμάζει ένα πιστοποιητικό σχετικά με την ωφέλιμη ζωή του εμπορικού λογιστικού λογισμικού, ένα πιστοποιητικό θέσης σε λειτουργία (εάν είναι απαραίτητο).
        
        3.5.3.3.2. Τα κλειδιά υλικού (συμπεριλαμβανομένων των βασικών μέσων), τα πιστοποιητικά γνησιότητας (αυτοκόλλητα στο σώμα της μονάδας συστήματος του σταθμού εργασίας) μεταφέρονται στον χρήστη του IS ως μέρος του σταθμού εργασίας.
        
        3.5.4. Υποστήριξη και συντήρηση λογισμικού
        
        3.5.4.1. Η υποστήριξη και η συντήρηση λογισμικού εκτελούνται από τεχνικούς ειδικούς - διαχειριστές IS ή προγραμματιστές.
        
        3.5.4.2. Η υποστήριξη και η συντήρηση λογισμικού συνίσταται στην εκτέλεση των ακόλουθων τύπων εργασιών:
        
        διαμόρφωση και προσαρμογή του εγκατεστημένου λογισμικού.
        
        εγκατάσταση ενημερώσεων λογισμικού·
        
        ρυθμιζόμενη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (αρχειοθέτηση) λογισμικού και δεδομένων χρήστη (ηλεκτρονικά έγγραφα, βάσεις δεδομένων).
        
        αντιμετώπιση προβλημάτων που σχετίζονται με τη χρήση εγκατεστημένου λογισμικού.
        
        διαβούλευση με χρήστες IP.
        
        3.5.4.3. Οι εργασίες συντήρησης λογισμικού μπορούν να ξεκινήσουν από τον χρήστη IS (Επικεφαλής μιας δομικής μονάδας) ή απευθείας από τον διαχειριστή ή τον προγραμματιστή του IS.
        
        3.5.4.4. Οποιαδήποτε αλλαγή στη λίστα εγκατεστημένου λογισμικού που προέκυψε κατά τη διάρκεια της εργασίας πρέπει να αντικατοπτρίζεται στο Διαβατήριο Η/Υ.
        
        3.5.5. Αφαίρεση (παροπλισμός) λογισμικού
        
        3.5.5.1. Το λογισμικό παροπλίζεται στις ακόλουθες περιπτώσεις:
        
        λήξη της περιόδου άδειας χρήσης του λογισμικού·
        
        αντικατάσταση του χρησιμοποιημένου λογισμικού με εναλλακτικό.
        
        παύση χρήσης λογισμικού λόγω έλλειψης ανάγκης, απαξίωση.
        
        3.5.5.2. Ο παροπλισμός πραγματοποιείται από τεχνικούς ειδικούς:
        
        3.5.5.2.1. Διενεργείται έκτακτος έλεγχος του λογισμικού του Οργανισμού.
        
        3.5.5.2.2. Το παροπλισμένο λογισμικό αφαιρείται από όλους τους Η/Υ του Οργανισμού.
        
        3.5.5.2.3. Εάν είναι απαραίτητο, συντάσσεται πράξη παροπλισμού εμπορικού λογισμικού και υποβάλλεται στο λογιστήριο.
        
        3.5.5.2.4. Γίνονται οι απαραίτητες ενημερώσεις στα Διαβατήρια Η/Υ.
        
        3.5.5.2.5. Κατά τη διαγραφή (παροπλισμό) εμπορικού λογισμικού, τα ακόλουθα μεταφέρονται στο τμήμα πληροφορικής για περαιτέρω αποθήκευση (εάν είναι απαραίτητο, εκδίδονται πιστοποιητικά επιστροφής): κλειδιά υλικού (βασικά μέσα) που ήταν στην κατοχή του χρήστη IP, πρωτότυπα μέσα με το λογισμικό κιτ διανομής, τεκμηρίωση για το λογισμικό, συμφωνίες άδειας χρήσης (συμφωνίες), αντίγραφα συμβάσεων προμηθειών, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν το γεγονός της αγοράς και πώλησης.
        
        3.6. Όταν χρησιμοποιείτε το λογισμικό πρέπει:
        
        3.6.1. Συμμορφωθείτε με τις απαιτήσεις των παρόντων Κανονισμών.
        
        3.6.2. Χρησιμοποιήστε το διαθέσιμο λογισμικό αποκλειστικά για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων σας.
        
        3.6.3. Εξοικειωθείτε με το PC Passport μετά την εγκατάσταση ή την απεγκατάσταση νέου λογισμικού και εάν συμφωνείτε με τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτό, βάλτε τη χειρόγραφη υπογραφή σας σε δύο αντίγραφα του PC Passport.
        
        3.6.4. Διασφαλίστε την ασφάλεια των μέσων με βασικές πληροφορίες που μεταφέρονται ως μέρος του σταθμού εργασίας, πιστοποιητικά γνησιότητας εμπορικού λογισμικού επικολλημένα στη θήκη της μονάδας συστήματος του σταθμού εργασίας.
        
        3.6.5. Βοηθήστε τον διαχειριστή IS στην εκτέλεση εγκατάστασης, διαμόρφωσης, αντιμετώπισης προβλημάτων και ελέγχου του εγκατεστημένου λογισμικού.
        
        3.6.3. Ειδοποιήστε τους διαχειριστές IP για τυχόν γεγονότα παραβίασης των απαιτήσεων αυτών των Κανονισμών.
        
        3.7. Κατά τη χρήση του λογισμικού απαγορεύεται:
        
        3.7.1. Χρησιμοποιήστε το σταθμό εργασίας για άλλους σκοπούς εκτός από τον προορισμό του.
        
        3.7.2. Πραγματοποιήστε ανεξάρτητα αλλαγές στη σχεδίαση, τη διαμόρφωση, την τοποθέτηση σταθμών εργασίας IS και άλλου εξοπλισμού IS.
        
        3.7.3. Αλλάξτε τη σύνθεση του λογισμικού που είναι εγκατεστημένο στο σταθμό εργασίας (εγκατάσταση νέου λογισμικού, αλλαγή της σύνθεσης των στοιχείων των πακέτων λογισμικού και κατάργηση λογισμικού).
        
        3.7.4. Ενεργοποιήστε εξωτερικά μέσα και μη εξουσιοδοτημένη εκκίνηση στον δικό σας ή σε άλλο σταθμό εργασίας οποιοδήποτε σύστημα ή προγράμματα εφαρμογών που δεν καθορίζονται στο Διαβατήριο Η/Υ.

Ανάγνωση:

Ηλεκτρονικά δάνεια στο Καζακστάν - οι καλύτερες προσφορές Υπέρθεση Συναρτήσεων Λογικής Άλγεβρας Μονοτονικές Συναρτήσεις Boolean Τι είναι ένα πληροφοριακό σύστημα; Μετάβαση από μια λογική έκφραση σε ένα λογικό κύκλωμα και αντίστροφα Νίζνι Νόβγκοροντ αμηχανία των Russian Post

Ανάγνωση: