Hälsningar till alla besökare på bloggsidan. Idag kommer vi att prata om ett så användbart verktyg som korrigeringar i Word-redigeraren. Det kan hända att flera personer kommer att arbeta på samma Word-dokument, och det skulle vara användbart att hålla reda på de korrigeringar som gjorts. Detta är mycket viktigt så att du märker varje korrigering och inte missar något. Revisionsspårning är mycket lätt att aktivera i Word 2007.

Som standard är revisionsspårning inaktiverad i Word. I de flesta fall är det bara vi som arbetar med dokument, och ingen annan. Hur revisionsspårning fungerar i Word är att när du skapar den första versionen av ett dokument kan du aktivera revisionsspårning. Från och med nu kommer alla ändringar i dokumentet att visas med speciell formatering.

Markerade korrigeringar i ett dokument kan accepteras eller förkastas, det erbjuder nödvändiga funktioner för detta. Genom att spåra revisioner kan du i slutändan producera den slutliga versionen av dokumentet.

Rättelser i Word 2007

Förbered den första versionen av dokumentet och när allt är klart, aktivera ändringsspårning i Word-dokumentet – gå till Recension och genom att klicka på pilen under knappen Korrigeringar utökar du listan med ytterligare funktioner. Klicka här på objektet Rättelser, och aktiverar därmed processen för att spåra ändringar i dokumentet. Försök nu att göra några justeringar i dokumentet - ändra formateringen, ta bort lite text eller lägg till nytt innehåll. Lägg märke till hur ändringar markeras - alla ändringar visas i rött, raderad text stryks igenom och formaterat innehåll signaleras med ytterligare informativ text till höger (t.ex. Font: Fet), och ny text kommer att visas i rött.

Visa Word 2007-korrigeringar i bildtexter. Att visa patchinformation blandad med huvudtexten kan se för rörig ut. Word erbjuder dock en mer bekväm metod för att visa information om ändringar i ett dokument. Så, innehållet kommer att se ut som i ett vanligt dokument, och alla recensioner kommer att visas som förklaringar i ett extra sidofält till höger. Linjer kommer att leda från förklaringarna till granskningsområdena. Det är viktigt att notera att länktexter innehåller detaljerad information om typen av ändring – vad som togs bort eller lades till, vilken formatering som användes och så vidare. För att aktivera den här typen av information, på granskningsfliken, klicka på knappen Bildtexter och välj Visa korrigeringar i bildtexter.

Korrigeringsalternativ i ett Word 2007-dokument

Du kan enkelt anpassa vilken typ av ändringar som visas. Bara i Spårningsgruppen, klicka på Visa korrigeringar och från rullgardinsmenyn kan du kontrollera de nödvändiga typerna av ändringar. Knappen Granska område låter dig ange hur panelen med information om korrigeringar ska visas - horisontellt eller vertikalt.

Om du klickar på den nedre halvan av korrigeringsknappen och väljer korrigeringsalternativ från snabbmenyn öppnas en dialogruta som erbjuder mycket detaljerade alternativ för att anpassa korrigeringar i Word 2007. Om du till exempel vill stänga av formateringsövervakning, avmarkera Kryssrutan Aktivera formatering.

Word kan skilja enskilda redigeringar från olika författare med hjälp av färg. Den här funktionen fungerar alltid, i själva verket kommer färgen på korrigeringar i Word att vara olika för olika författare som arbetar med dokumentet. Dessutom kommer initialerna för författaren som gjorde korrigeringen att synas i bildtexterna. Genom att klicka på knappen Revisions och välja Revision Options, visas en dialogruta där du kan tilldela en färg till varje typ av ändring, oavsett författare.

Hur man accepterar eller avvisar redigeringar i Word 2007. För att göra dokumentändringsinformation verkligen användbar måste du kunna avvisa eller acceptera granskningsinput. Gå tillbaka till fliken Granska, där du i gruppen Ändringar ser knapparna Acceptera och Avvisa. Klicka först på ledaren eller placera muspekaren där ändringen är. Beroende på om du verkligen vill spara eller returnera den tidigare formen av denna del av dokumentet, klicka på knappen Acceptera eller Avvisa. Dokumentändringsinformationen försvinner och pekaren flyttas till nästa ändring. Gå därför igenom hela dokumentet för att acceptera eller förkasta ändringarna.

Dokumentjämförelse. Relaterat till ändringsspårning är möjligheten att jämföra skillnader mellan två dokument. Gå till fliken Granska, klicka sedan på knappen Jämför och sedan på objektet med samma namn. I dialogrutan som visas väljer du originalet och det redigerade dokumentet. Klicka på knappen Mer och markera kryssrutorna för de parametrar som du vill jämföra med. Klicka sedan på OK och titta på skillnaderna som visas.

Snabbt beslutsfattande. Du kan acceptera eller avvisa korrigeringar i Word med mer än bara knapparna på fliken Granska. Högerklicka helt enkelt på justeringen, en snabbmeny visas där du kan välja önskat objekt för att avvisa eller tillämpa ändringarna.

När man arbetar tillsammans med textdokument använder användare idag aktivt funktionen att göra registrerade ändringar. Den finns i "Review"-blocket i inställningsmenyn. Genom att använda den kan du göra ändringar och kommentarer som kommer att ses av en annan användare som öppnar den här filen. Dokumentförfattaren kan acceptera eller avvisa dessa anteckningar och instruktioner från andra personer som arbetar med filen, dölja dem eller visa dem. I alla fall bör du kontrollera texten för korrigeringar som inte visas, för att inte av misstag skicka den, till exempel via e-post till en annan person.

Samtidigt stöder Word, förutom själva redigeringarna, även en sådan funktion som kommentarer. De finns direkt i redigeringsfönstret och är endast synliga när visningen av textfilens granskningsområde är aktiverat. De kan inte accepteras eller avvisas, och personen som arbetar med filen har egentligen bara ett alternativ: när de inte behövs raderas anteckningarna helt enkelt. Deras funktion är enkel: om en redigering gjord av en annan person kräver förtydligande, skapar användaren också en anteckning på denna plats. Då kommer inte författaren till dokumentet att tappa sin hjärna över härskarens motivation, och arbetet kommer helt klart att bli mer produktivt.

Ändra läge i Word

För att aktivera eller inaktivera visningen av korrigeringsområdet i Word, bör du hitta fliken "Granska" på den översta raden i Inställningsbandet och klicka på knappen med motsvarande inskription. Det finns en pil längst ner på den här ikonen, vilket betyder att om du klickar på den öppnas en rullgardinslista där du kan välja att visa granskningsområdet. Efter det kan du göra korrigeringar och även infoga kommentarer i texten, och alla som öppnar den här filen kommer att se dem, och dokumentskaparen kan acceptera eller avvisa dem. Om du är författaren till den här texten behöver du bara göra detta.

Ibland döljs sådana inspelade ändringar när textfilen öppnas i en ordbehandlare. Då måste du aktivera dem från samma meny. Bredvid knappen med samma namn kommer det att finnas en "Spårning". Genom att klicka på den får du en rullgardinslista där du måste markera alla föreslagna objekt. Efter detta kommer de nödvändiga elementen att visas i sin helhet i redigeringsfönstret. Om du faktiskt inte vill visa alla ändringar som gjorts och spelats in, välj bara de objekt som intresserar dig i den här menyn.

Hur man tar bort granskningsområdet

Du kan ta bort alla ändringar i ett dokument i Word, som anges i den officiella Microsoft-dokumentationen, genom att slå på deras skärm, acceptera eller avvisa var och en av dem. Om du har gjort allt vi beskrev ovan, är den första delen redan klar. Klicka nu på knappen "Nästa" i granskningsmenyn. Motsvarande område kommer att markeras i redigeringsfönstret, och du kommer att se alternativen "Rätta" och "Avvisa" bredvid knappen du just klickade på. Om det valda fragmentet var en anteckning, kommer det att finnas en knapp, "Radera". Egentligen är det precis så här, genom att acceptera eller avvisa varje korrigering en efter en, i Word kommer du att ta bort dem alla.

Men ibland finns det omfattande texter där det finns för många sådana områden. Eller, låt oss säga, för dig under arbetets gång slutade var och en av de ändringar som gjorts och kommentarer som gjorts tidigare att spela roll. I det här fallet kan det vara tråkigt att klicka igenom var och en av dem, så Microsoft Word-utvecklarna har gett möjligheten att automatisera denna process. Varje steg kommer att vara identiskt med de som beskrivs ovan, bara i slutet av processen, när du redan börjar acceptera varje element du letar efter, måste du välja rullgardinsmenyn till höger om motsvarande knapp. I den kan användaren klicka på "Tillämpa alla korrigeringar i dokumentet" och sedan kommer de visade och dolda markeringarna i texten att markeras som accepterade. För att ta bort var och en av dem måste du faktiskt agera på exakt samma sätt, det vill säga hitta pilen till höger om knappen "Avvisa", klicka på den och välj "Avvisa alla korrigeringar".

Observera att för att ta bort kommentarer också, måste du utföra motsvarande procedur med en kommentar i samma menyalternativ. Observera att i det här läget kommer du att markera alla ändringar och kommentarer som gjorts, inte bara de som visas i det valda läget. Detta kommer att flytta markeringen över skärmen och "markera" området du för närvarande redigerar.

Efterord

När du arbetar med textfragment i Word måste du ta hänsyn till att författaren eller andra användare kan göra anteckningar och kommentarer gömda för andra författare för att underlätta läsningen. Eftersom din ordbehandlare inte visar dessa saker som standard när du öppnar en fil som du har fått från en annan användare, kanske du inte vet att de finns där förrän du slår på dem. Följaktligen, innan du arbetar med det eller överför det någonstans, bör du kontrollera om det finns granskade områden, och om det finns, acceptera eller ta bort dem från texten. I Word görs detta med bara ett par musklick.

Samtidigt måste du komma ihåg att det bara finns ett sätt att skydda dina redigeringar från nyfikna ögon: göra kopior. Faktum är att vilken användare som helst kan ta bort korrigeringar och kommentarer från ett Word-dokument, eftersom det inte finns någon distribuerad redigeringsmodell i denna ordbehandlare; detta skulle vara en för mycket komplikation av modellen. Därför, om du vill göra anteckningar och redigeringar bara för dig själv, skapa en separat kopia för dig själv. Men detta tillvägagångssätt har också en nackdel, eftersom du då måste spåra ändringar i den kopia som du lämnade för allmänt bruk.

Många Word-användare vet hur man använder redigeringsläget. Detta läge är ganska populärt i redaktionella kretsar, när det resulterande arbetet måste skickas för revision, vilket indikerar alla brister. Och om du fortfarande är en oerfaren användare, så kanske du inte vet hur man tar bort korrigeringsområdet i Word, eller så vet inte författaren själv. I alla fall kommer vi i den här artikeln att titta på hur man gör detta i detalj. Nämligen hur man accepterar ändringar och hur man tar bort kommentarer.

Vi accepterar ändringar

Innan du pratar om hur du tar bort ett område måste du först bekanta dig med verktygsfältet. På fliken "Granska" är du bara intresserad av en grupp - "Ändringar". Det är här du hittar verktygen som hjälper dig att säga adjö till området för korrigeringar i dokumentet.

Så du har ett dokument framför dig som har redigerats med hjälp av korrigeringsverktyget. Du förstår att du behöver korrigera texten och vill ta bort granskarens kommentarer. För att göra detta, klicka på knappen "Nästa" i verktygsgruppen "Rättelser". Du kommer att tas till den första kommentaren. Det finns två alternativ: du kan klicka på knappen "Acceptera" eller knappen "Avvisa".

Efter att ha klickat på "Acceptera"-knappen kommer ändringarna som gjorts av redaktören att accepteras och texten kommer att korrigeras. Om du inte håller med kommentarerna och vill lämna texten densamma, klicka sedan på knappen "Avvisa" så att textkorrigeringen (Word) inte inträffar.

Så, metodiskt, en efter en, radera anteckningen, acceptera den eller omvänt, avvisa den.

Vi accepterar alla ändringar omedelbart

Så vi har redan listat ut hur man tar bort korrigeringsområdet i Word genom att steg-för-steg acceptera eller avvisa kommentarer, men vad händer om alla kommentarer i texten är lämpliga och du vill acceptera dem alla direkt. Eller förkasta dem alla på en gång. Lyckligtvis kan detta göras.

För att omedelbart acceptera alla ändringar måste du klicka på pilen i verktygsgruppen "Ändringar", som finns under knappen "Acceptera" och välj "Acceptera alla ändringar" från rullgardinsmenyn.

Om du omedelbart vill avvisa dem, måste du göra samma manipulationer med knappen "Avvisa".

Ta bort anteckningar

Slutligen kommer vi att berätta hur du tar bort korrigeringsområdet i Word om kommentarer gjordes av andra användare. Summan av kardemumman är att i det här fallet fungerar inte ovanstående metoder.

Detta är dock lika enkelt att göra. Du behöver bara välja den anteckning som du vill ta bort, och i verktygsgruppen "Anteckningar", klicka på knappen "Ta bort".