Как построить диаграмму Ганта в Excel, автоматически проверять заявки на платеж, залатать дыры в таблицах, выгруженных из «1С»? Такие вопросы задали финансовые директора в ходе опроса, проведенного редакцией журнала. Некоторые из этих задач решаются с помощью встроенных инструментов программы, другие – за счет несложных комбинаций типовых функций.

По итогам опроса, проведенного редакцией журнала, был составлен перечень самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются финансовые директора при работе в Excel, и для них подобраны наиболее оптимальные решения. Освоение предлагаемых приемов и техник потребует не более пяти минут, а экономия времени при составлении отчетов в Excel в дальнейшем будет существенной.

Выгрузка данных из учетной системы

Нередко источником данных для разно­образных управленческих отчетов служит информация, выгруженная из учетной сис­темы. Распространенный недостаток таких импортированных таблиц – пустые ячейки там, где должен быть указан какой-либо аналитический признак. Если в нескольких строках значение аналитики одинаково, зачастую оно указывается только в верхней строке. Подобное мешает построению сводных таблиц на основе выгруженных данных, не позволяет использовать фильтры и формулы по аналитике – одним словом, возникает целый ворох проблем.

Безусловно, при небольшом количестве таких незаполненных ячеек аналитические признаки можно копировать вручную. Если же число строк в таблице превышает несколько сотен, такой способ не годится. Да и когда данных немного, монотонные ручные операции – источник большинства ошибок. Поэтому лучше отказаться от ручного ввода и действовать по следующей схеме:

• выделяем столбец с незаполненными ячейками (диапазон A1:A12);
• оставляем в выделении только ячейки без значений. Для этого нужно нажать клавишу F5, в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку «Выделить», далее выбрать условие «Пустые ячейки» и нажать «ОК»;
• в первую ячейку из этого диапазона (А2) вводим знак «равно» и нажимаем на клавиатуре кнопку «Вверх». В итоге получится формула, ссылающаяся на предыдущую ячейку. Но после ее появления надо нажать не Enter, а сочетание клавиш CTRL + Enter. Так формула скопируется во все выделенные ячейки;
• избавляемся от формул и оставляем только значения аналитики в столбце. Снова выделяем диапазон (A1:A12), копируем его и вставляем на то же самое место, но уже одни значения (щелкнуть правой кнопкой мыши по выделению – «Специальная вставка» – выбрать опцию «Вставить значения»).

Защита от ошибок ручного ввода

Те финансовые директора, кому постоянно приходится готовить планы или отчеты в разрезе контрагентов, не понаслышке знают, сколько хлопот доставляет отсутствие единообразия данных, введенных в разных таблицах. Например, бывает так. В ре­естре покупателей компания отражена как ООО «Ромашка», в отчете по дебиторам – «Ромашка», в платежном календаре – Romashka Ltd. Казалось бы, мелочь, и так понятно, о какой организации идет речь, но при попытке сделать сортировку по компаниям, построить сводную таблицу ничего хорошего не получится. У Excel на этот случай есть простой и удобный инструмент – проверка вводимых данных с раскрывающимся списком.

Итак, предположим, что нам крайне важно проверять правильность ввода на­именований товаров в отчете о продажах.

Начинаем с создания на любом листе списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше созданному диапазону надо дать имя для использования в дальнейшем в качестве источника данных для выпадающего списка. Для этого выделяем наш список (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), нажимаем сочетание клавиш CTRL + F3 и кнопку «Создать» и вводим имя диапазона без пробелов, к примеру, «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Открываем вкладку «Данные» – «Проверка данных». В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задаем тип данных. В нашем случае – «Список» .

Пос­ле этого в появившейся строке «Источник» достаточно ввести ссылку на образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется нажать кнопку «ОК».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут заноситься наименования товаров, вы увидите, что рядом с ней появится стрелка. Теперь можно вводить номенклатуру вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из раскрывающегося списка.

Кстати, при помощи «Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое» и «Действительное») и длину строки («Длина текста»), устанавливать диапазоны дат («Дата») или создать свое собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Наглядный отчет о движении денежных средств

Хорошей иллюстрацией к отчету о ДДС может стать каскадная диаграмма отклонений (см. рис. 1). Она характеризует динамику чистого денежного потока. Входящий остаток на январь у компании был в размере 100 млн рублей. За месяц чистый денежный поток оказался отрицательным – 10 млн рублей, а в феврале – еще –30 млн рублей.

рисунок 1. Построение каскадной диаграммы отклонений

Разобрались? Такие диаграммы очень удобны, но не входят в число стандартных. Вот как можно восполнить этот пробел:

• сначала готовим исходные данные – дополнительную таблицу, содержащую четыре столбца (см. рис. 1): дата (месяц), положительный и отрицательный чистые денежные потоки, а также вспомогательный столбец – остаток денежных средств на конец месяца (первое значение в нем – входящий остаток);
• выделяем таблицу (диапазон A1:D13) и строим на ее основе гистограмму с накоплением (на вкладке «Вставка» выбрать пункт «Гистограмма», далее – «Гистограмма с накоплением»);
• кликаем правой клавишей мышки по нижнему ряду данных диаграммы и делаем его невидимым. Для этого нужно выбрать в контекстном меню команду «Формат ряда данных» (на рис. 2). В открывшемся окне в категории «Заливка» указать «Нет заливки», в категории «Цвет линий» – «Нет линий». Остается нажать «ОК» – диаграмма готова.

рисунок 2. Выбор невидимой границы и прозрачной заливки

Актуальный курс валют в Excel

Очень часто в расчетах, выполненных с помощью Excel, нужно использовать актуальные курсы различных валют. Приведем пример из практики. Компания специализируется на торговле импортными товарами. Прайс-лист включает цену в долларах и рублях. Отпускная цена в рублях рассчитывается в Excel ежедневно по курсу Центробанка, увеличенному на 2 процента. Сам расчет не представляет труда при условии, что в таблицу ежедневно специалистом «руками» вносится актуальный курс доллара. Увы, но в компании, о которой идет речь, однажды курс не был изменен на актуальный вовремя. В результате клиенту выставили счет с неправильной ценой и этот счет был оплачен. Компания потеряла деньги. Этого не произошло бы, если бы обновление курса доверили Excel. Сделать это просто:

• нажимаем на вкладке «Данные» в группе «Получить внешние данные» кнопку «Из Веба»;
• в появившемся окне запроса (оно напоминает обычный интернет-браузер) вводим адрес сайта, с которого планируем брать информацию (например, yandex.ru или любой другой портал, публикующий актуальную информацию о курсе валют) и нажимаем «Пуск». Обратите внимание, что в Excel и на сайте должны быть одинаковыми знаки-разделители целой и дробной части числа (точка или запятая);
• как только страница загрузится, на ней появятся черно-желтые стрелки. Ими помечены области данных, пригодные для импорта в Excel (см. рис. 3). Остается кликнуть по стрелке рядом с интересующими данными и нажать кнопку «Импорт» в правом нижнем углу окна. Программа запросит, куда поместить новые данные, и загрузит их в нужные ячейки через несколько секунд;
• для настройки частоты обновления валютного курса нужно кликнуть правой кнопкой мыши по любой ячейке из вставленного диапазона. Далее в контекстном меню выбрать команду «Свойства диапазона данных» и указать наиболее приемлемый вариант – обновлять каждый раз при открытии файла или с периодичностью в несколько минут (количество минут указывается).

рисунок 3. Настройка автоматического обновления курса валют

Диаграмма Ганта в Excel

Самый популярный инструмент планирования и контроля сроков работ по тем или иным проектам – диаграмма Ганта. Но использовать специализированные решения, например MS Project, не всегда удобно. Лучше построить диаграмму Ганта в Excel. Самый простой способ – рисовать ее с помощью условного форматирования.

Сначала потребуется создать таблицу-заготовку с названиями работ, сроками их исполнения (даты начала, окончания, длительность), величиной задержек по этапам в днях и процентах (см. рис. 4).

рисунок 4. Диаграмма Ганта

На что стоит обратить внимание при подготовке этой таблицы:

• даты по горизонтали (на рис. 4 от ячейки G1 вправо по строке) зависят от сроков самого проекта. Для краткосрочных проектов, например, это один-два дня, для долгосрочных – неделя, месяц или более. Для универсальности можно указать шаг временной шкалы в отдельной ячейке, а потом ссылаться на нее при разметке дат;
• начало первого этапа (на рис. 4 ячейка B2) задается вручную;
• значение задержки по этапу определяет, через какое время пос­ле завершения предыдущего этапа начинается следующий. Она может быть как положительной (пауза между этапами), так и отрицательной (следующий этап выполняется одновременно с предыдущим). Технически это реализовано с помощью таких формул, как указано на рисунке 5.

рисунок 5. Исходная таблица для диаграммы Ганта

Теперь нужно настроить правила условного форматирования. Эта функция поможет разметить ячейки цветом, тем самым изобразить этапы проекта и их выполнение. Первое, что нужно сделать, – выделить диапазон таблицы, непосредственно предназначенный для отображения диаграммы Ганта (в примере его верхний левый угол – ячейка G2). Затем выбрать на вкладке «Главная» команду «Условное форматирование», кликнуть по пункту «Создать правило», затем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Понадобится сформулировать всего два правила – заливать, например, синим цветом интервал, где работы уже завершены, голубым – еще выполняются. Эти условия задаются с помощью формул типа:

И(G$1>=$B2;G$1

И(G$1>=$B2;G$1

где И – это логическая функция, проверяющая все заданные в аргументах (перечисленных в скобках через точку с запятой) критерии и требующая обязательного выполнения каждого из них. Например, условие G$1>=$B2 – не что иное, как проверка того, позже ли дата текущей ячейки (G1), чем дата начала работ (B2), а G$1

Стоит обратить внимание на последовательность ввода условий, поскольку Excel проверяет их и применяет выбранное форматирование именно в том порядке, в котором они внесены.

Группировка данных в Excel

Предположим, у вас на руках сводная ведомость заказов, полученных от покупателей за предыдущий год. В таблице – более 5,5 тысячи записей (строк), основные колонки: «Номер заказа», «Дата», «Наименование товара», «Артикул», «Количество», «Сумма заказа в рублях без учета НДС». Задача – срочно сгруппировать все заказы по месяцам и кварталам, подсчитать по ним промежуточные итоги.

Самое простое и в то же время самое неэффективное решение – отсортировать все операции по дате, затем добавить после последнего числа каждого месяца пустую строку, в которой рассчитать итог автосуммой.

На выполнение всех этих действий уйдет уйма времени. А можно справиться за две минуты, если воспользоваться «Сводными таблицами».

Порядок действий будет таким:

• выделяем все ячейки исходной таблицы. После этого на вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». В появившемся диалоговом окне нажимаем кнопку «ОК». Сразу же на новом листе появится макет сводной таблицы, а также список ее полей (колонок ведомости заказов в нашем случае);
• мышкой перетаскиваем поле «Дата» из списка полей в область «Названия строк», поле «Сумма заказа в рублях без учета НДС» – в область «Значения»;
• задаем «правильные» имена двум колонкам сводной таблицы – «Дата» и «Сумма заказа в рублях без учета НДС» соответственно. Макет уже приобрел вид нормальной, привычной таблицы, осталось немного;
• ставим курсор на первое значение колонки «Дата», переходим на вкладку меню «Данные» и кликаем кнопку «Группировать». В появившемся диалоговом окне выбираем условие группировки «Месяцы» и «Кварталы», нажимаем кнопку «ОК». Программа автоматически создаст структуру данных в разрезе кварталов и месяцев, а также посчитает итоги (см. рис. 6).

рисунок 6. Группировка данных по месяцам и кварталам

Проверка заявки на платеж на соответствие бюджету

Стандартная функция «СУММЕСЛИ» может творить чудеса. К примеру, с ее помощью, прежде чем согласовать очередную заявку на платеж, можно легко и быстро проверить, приведет ли это к перерасходу по той или иной статье бюджета движения денежных средств.

Предположим, что есть бюджет движения денежных средств, составленный на месяц. В нем отдельным блоком выделены статьи, платежи по которым осуществляются на основе поступающих заявок от подразделений (оплата товаров поставщикам, аренда, транспортные расходы). А также предусмотрены графы, названия которых говорят сами за себя: «План на месяц», «Факт на текущую дату», «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей», «Ожидаемые отклонения от бюджета при выполнении всех заявок».

Кроме того, есть реестр платежей, формируемый из заявок на оплату, поступающих от руководителей функциональных подразделений. У ре­естра аналитика такая: дата подачи заявки, реквизиты счета, подразделение, инициировавшее платеж, а также сумма. Самое главное – для каждой заявки на платеж указывается бюджетная статья, в рамках которой будет осуществлена выплата и статус заявки – «Оплачено» или нет (в последнем случае графа не заполняется).

А теперь о том, как организовать автоматическую проверку платежных заявок на базе этих таблиц:

• добавляем в реестр платежей еще одну колонку. Она предназначена исключительно для служебных целей – для решения технических задач. В ее ячейки вводим следующую формулу:

  =F14&" "&H14,

  Где F14 – ссылка на ячейку, в которой указывается, по какой статье бюджета запланирована выплата, Н14 – ссылка на ячейку со статусом заявки (оплачено или нет), а знак & – функция, объединяющая текстовые значения. Пробел в кавычках (" ") введен в формулу для того, чтобы текст не слипался. Если в ячейке F14 указано «Оплата товаров», Н14 – «Оплачено», то выше описанная формула выдаст вот такой результат: «Оплата товаров оплачено»;

• проверяем, совпадают ли наименования бюджетных статей в реестре заявок и в бюджете движения денежных средств. Они должны быть полностью идентичны;
• в бюджете денежных средств по каждой статье расходов рассчитываем фактический расход денежных средств на текущую дату. Например, чтобы определить, сколько средств потратила компания на оплату товаров, в ячейку на пересечении строки «Оплата товаров» и графы «Факт на текущую дату» вводится формула:

  =СУММЕСЛИ("Реестр заявок на платеж"!I14:I57;"Оплата товаров оплачено";"Реестр заявок на платеж"!G14:G39),

  Где "Реестр заявок на платеж"!I14:I57 – ссылка на все ячейки технического столбца в реестре заявок. Перебирая данные из этого столбца, функция будет либо складывать суммы заявок, либо игнорировать их. «Оплата товаров оплачено» – это и есть критерий, которым будет руководствоваться программа, решая, учитывать тот или иной платеж или нет. Совпадает значение в ячейках технического столбца с этой фразой – складывать, нет – пропускать. "Реестр заявок на платеж"!G14:G39 – ссылка на все ячейки, содержащие суммы по заявкам на платеж. Аналогично вводятся формулы для всех статей, оплата по которым осуществляется на основании заявок от руководителей подразделений (см. рис. 7);

• добавляем в бюджет движения денежных средств данные о тех заявках, которые еще не были оплачены. Иначе говоря, нужно заполнить графу «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей». Логика будет той же, что и в предыдущем случае. Разница в том, что вместо оплаченных заявок надо будет заставить Excel отобрать те, по которым деньги еще не ушли. Формула выглядит так:

  =СУММЕСЛИ("Реестр заявок на платеж"!I14:I57;"Оплата товаров";"Реестр заявок на платеж"!G14:G39).

Обратите внимание, что в критерии отбора заявок («Оплата товаров») после названия статьи бюджета должен стоять пробел. Помните, создавая технический столбец в реестре заявок, мы добавили знак пробела? Его и надо учесть. Иначе ничего работать не будет.

Теперь все готово. В бюджете есть данные о запланированных выплатах на месяц, фактически осуществленных (оплаченные заявки) и предстоящих (заявленные, но не исполненные платежи). Этих сведений более чем достаточно, чтобы заранее предвидеть перерасход бюджета. Кстати, по мере добавления заявок в реестр (или изменения их статуса), благодаря функции «СУММЕСЛИ» данные будут мгновенно меняться.

Автоматически форматируемые таблицы и отчеты

Когда необходимо добавить строки и столбцы в таблицу (ввести дополнительные статьи доходов и расходов, новые наименования продукции и т. д.), каждый раз приходится повторять ввод формул, следить, чтобы не поплыли ссылки на ячейки, исправлять выпадающие спис­ки, заново определять диапазоны исходных данных для сводных таблиц. Элегантным решением может стать создание динамического именованного диапазона, который будет автоматически подстраи­ваться под вновь добавляемые строки и столбцы.

Практическая работа: «Использование средств деловой графики для наглядного представления данных средствами электронной таблицы»

Теоретический материал:

Деловая графика область компьютерной графики , предназначенная для наглядного представления различных показателей работы учреждений. Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы. Программные средства деловой графики включаются в состав электронных таблиц.

Назначение деловой графики - создание иллюстраций, часто используемых в работе различных учреждений. Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы.

Цель: формирование ключевых компетенций.

Задание: Сформируйте и заполните накопительную ведомость начисления оплаты номеров гостиницы «Старт» за март 2012 года. Номера в гостинице 1-местные стоят для каждою клиента 1800 руб. в день, 2-местные 1200 руб. с каждого клиента. Номер можно забронировать. Бронь в гостинице может быть двух видов: групповая и индивидуальная и оплачивается отдельно. При бронировании на группу оплат за первый день проживания увеличивается на 25% от стоимости номера, в тех случаях, когда брони нет или она индивидуальная, доплаты нет.

Тип брони и количество дней проживания в каждом номере представлены в таблице.

Рассчитайте оплату за бронь для каждого номера, если такая есть. Рассчитайте оплату за все дни проживания по каждому номеру гостиницы. Рассчитайте итоговые данные по гостинице: оплату за бронь, количество дней проживания в месяц, полную оплату по гостинице за месяц. Определите среднее количество дней проживания, величину максимальной и минимальной оплаты за дни проживания.

Ход работы:

1. Используя навыки работы с электронными таблицами, заполните предложенную таблицу исходными данными.

Ведомость начисления оплаты номеров гостиницы «Старт» за март 2012 г.

Цель курса: формирование ИКТ компетенции.

Тема урока: Средства деловой графики для наглядного представления данных с использованием диаграмм различных типов.

Цель урока предусматривает взаимосвязь воспитательного, обучающего и развивающего компонентов.

Цель занятия: Формирование компетенции, связанной с работой с автоматизированными информационными системами, (приложением МS Excel).

Задачи занятия:

• Воспитательная (аксеологический компонент компетенции)

• формировать в процессе обучения ситуацию успеха как механизма восстановления мотивации к образованию и формировать потребность в самообразовании;
• способствовать развитию умения аргументировать свои убеждения;
• формировать культуру умственного труда и умение планировать свою работу, рационально её выполнять;
• способствовать развитию настойчивости и целеустремлённости, творческой активности и самостоятельности, способности аргументировать свои убеждения.

• Учебная (когнитивный компонент компетенции)

• познакомить с основными технологиями преобразования информации (из числовой в графическую) с помощью деловой графики программного приложения МS Excel;

• Практическое и оперативное применение знаний (операциональный компонент компетенции)

• развивать навыки практического применения знаний к конкретным ситуациям: построение диаграмм по проведённому мониторингу.
• развивать навыки анализа и сравнения величин,

Методы обучения:

метод решения конкретной ситуации (кейс-метод):

Суть метода довольно проста: для организации обучения используются описания конкретных ситуаций (от английского “case” – случай). Учащимся предлагают осмыслить реальную жизненную ситуацию, описание которой одновременно отражает не только какую-либо практическую проблему, но и актуализирует определенный комплекс знаний, который необходимо усвоить при разрешении данной проблемы. При этом сама проблема не имеет однозначных решений.

словесные:

беседа, характерной чертой беседы является наличие управляющих вопросов, которые задаются учителем по заранее спланированному сценарию, приводящих к цели, намеченной преподавателем,

инструктаж, характеризуется чёткостью изложения, не допускает вольного толкования. Основная дидактическая функция – усвоение стандартных способов действий;

наглядные:

компьютерная демонстрация, обладает динамичностью и наглядностью;

практические:

практические работы на ПК и в рабочих тетрадях способствуют формированию умений пользования компьютером, упорядочению знаний студентов по темам курса, формированию опыта творческой деятельности.

Формы обучения:

фронтальная форма, используется при реализации словесного, наглядного и практического методов, а также в процессе контроля;

групповая форма, используется в группе, участники которой имеют различный уровень подготовки и мотивации;

форма “студент и компьютер” – студент в своём темпе овладевает знаниями, сам выбирает индивидуальный маршрут изучения учебного материала.

Контроль знаний

• наблюдение за работой на ПК;
• фронтальный опрос,
• тестирование;
• самостоятельная практическая работа,
• самоконтроль.

Применение здоровьесберегающих технологий на уроке:

• смена видов деятельности;
• соблюдение воздушно-теплового режима;
• выполнение эрг-упражнений;
• нормирование времени при работе с компьютерной техникой.

Оборудование:

• компьютерный класс,
• мультимедийный проектор,
• экран,
• программное обеспечение (приложение MS Excel),
• тесты,
• карточки-инструкции для дифференцирования заданий
• презентации к уроку (Приложение 1 и Приложение 2 )

Тип урока: урок объяснение нового материала и систематизации знаний. Его логика соответствует структуре урока данного типа.

План урока (Хронометраж)

1. Организация урока – 1-2 мин
2. Вступительное слово (сообщение целей и задач урока) – 2 мин
3. Актуализация опорных знаний и умений

• Фронтальный опрос: тестирование с помощью презентации (Вопрос-ответ, самопроверка – 14 мин

– Наш сегодняшний урок мне хочется начать словами В.Г. Белинского: “Человек страшится только того чего не знает, знанием побеждается всякий страх”.

– Объявление темы и целей урока.

а) Фронтальный опрос учащихся по теме “Электронные таблицы” с использованием презентации (Слайд ) (Приложение 2)

1.В электронной таблице основной элемент рабочего листа – это:

ячейка;
строка;
столбец;
формула.

2. В электронной таблице ячейкой называют:

горизонтальную строку;
вертикальный столбец;
курсор – рамку на экране;
пересечение строки и столбца.

3. В электронной таблице невозможно удалить:

строку;
столбец;
содержимое ячейки;
имя ячейки.

4. Выберите верное обозначение строки в электронной таблице:

18D;
К13;
34;
АВ.

5. Выберите верное обозначение столбца в электронной таблице:

DF;
F12;
АБ;
113.
АВ.

6. Выберите верный адрес ячейки в электронной таблице:

11D;
F12;
АБ3;
В1А.

7. В ячейке электронной таблицы не может находиться:

число;
текст;
лист;
формула.

8. Если в ячейке электронной таблицы отображается последовательность символов ######, то это означает, что:

формула записана с ошибкой;
в формуле есть ссылка на пустую клетку;
в формуле есть циклическая ссылка;
столбец недостаточно широк.

9. Содержимое текущей (выделенной) ячейки отображается:

в поле имени;
в строке состояния;
в строке формул;
в пункте “Вид” текстового меню.

10. Как обычно (то есть по умолчанию) выравниваются числа в ячейках электронной таблицы?

по центру;
по центру выделения;
по правому краю;
по левому краю.

11. Сколько ячеек содержит диапазон D4: E5 в электронной таблице:

4;
8;
9;
10.

12. В ячейке D7 записана формула: (С3+C5)/D6. Как она изменится при переносе этой формулы E8?

(С3+C5)/D6;
(С3+C5)/E6;
(D4+D6)/E7;
(С4+C6)/D7.

13. Дана электронная таблица. В ячейку D2 введена формула: (A2*B1+C1) Какое значение появится в ячейке D2?

14. В ячейке B1 записана формула =2*A1. Какой вид приобретет формула, после того как ячейку B1 скопируют в ячейку C1?

2*B1
=2*A2
=3*A2

б) Письменный опрос

– Подпишите листочки, ответ выбираете один. (см. Приложение)

III. Изложение нового материала

– Практически во всех современных табличных процессорах имеются встроенные средства деловой графики.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе в виде диаграммы или графика, которые наглядно отображают зависимости между данными.

Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

– Диаграмма – это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины.

– Для построения диаграммы с помощью графического процессора следует:

1) составить таблицу с набором данных;

2) выделить необходимый диапазон данных, по которым будет строиться диаграмма;
б) выбрать наиболее подходящий тип диаграммы: меню Вставка – Диаграмма далее по шагам

– Сегодня на уроке мы рассмотрим самые распространенные типы диаграммы.

1. Круговая диаграмма (Слайд) (Приложение 1)

а) служит для отображения величин от целого; б)служит для сравнения нескольких величин в одной точке.

Например, 1)Доля цены комплектующих в компьютере,

2) Незнайка продавец канцтоваров (самостоятельно)

2. Столбчатая диаграмма (Гистограмма) (Слайд) служит для сравнения нескольких величин в нескольких точках. Высота столбиков определяется значениями сравниваемых величин. Каждый столбик привязан к некоторой опорной точке.

Например,1) Незнайка торгует газетами. Опорная точка соответствует дню недели. (Слайд)

2) Теперь рассмотрим более сложную задачу, в которой требуется несколько раз сравнить несколько величин. (Слайд)

Построим столбчатую диаграмму, на которой будут отображены данные сразу о трех продавцах. По-прежнему высота столбца будет символизировать количество газет. По-прежнему у нас будет 7 опорных точек - по одной для каждого дня недели.

Копируем таблицу с данными на новый лист. Добавляем данные. Строим диаграмму. Определите разницу с предыдущей диаграммой. (Теперь в каждой опорной точке будут стоять не один столбик, а три - по одному для каждого продавца. Все столбики одного продавца будут закрашены одинаково, нужна ЛЕГЕНДА)

3.Линейная диаграмма (Слайд) служит для того, чтобы проследить за изменением нескольких величин при переходе от одной точки к другой . Тип диаграммы – График или Точечная . Тип диаграммы График выбирают, когда нужно отобразить изменения данных с течением времени.

– Например (Слайд) ,

1) Построить диаграмму, отображающую динамику цен по годам на разные модели компьютеров.

2) Построить диаграмму, отображающую изменение количества проданных газет в течении недели. (Слайд)

ВЫВОД: Электронные таблицы Excel позволяют строить диаграммы различных типов. Построение диаграмм осуществляется с помощью специальной подпрограммы, которая называется Мастер диаграмм .

Физкультминутка, гимнастика для глаз – 2 мин.

Цель: сформировать умения выполнять задания: по набору данных строить диаграммы определенного типа.

Результативность: формирование всех видов компетенций в зависимости от подобранных заданий.

Практическую работу проведем используя метод разбора конкретной ситуации. Этот метод часто называют кейс – метод.

(Слайд) Кейс – технология (case study – "разбор конкретных ситуаций”)

“Родиной” данного метода является Школа бизнеса Гарвардского университета.

Метод кейс – технологии позволяет заинтересовать обучающихся в изучении предмета, способствует активному усвоению знаний и навыков сбора и обработки информации, характеризующей различные ситуации; учит искать нетривиальные подходы, поскольку не имеет единственно правильного решения, способствует творческому решению проблемы и формированию умения анализа ситуации и принятия решения.

– У вас было задание во временном промежутке – Одна неделя – Провести мониторинг температурного режима в помещениях колледжа. (Карточки – инструкции: Придложение 2)

Задание 1 : Построить диаграмму, отражающую мониторинг температурного режима в помещениях колледжа .

Приготовьте ваши материалы. Разберем алгоритм выполнения данного задания:

1)Составить таблицу данных. (Какие столбцы нужно создать в таблице? Сколько строк? Как озаглавить столбцы?)

2) Вставить диаграмму . (Какой тип диаграммы нужно выбрать в данном случае?)

(Слайд с изображением диаграммы)

Учащиеся получают задание на инструкционных картах. Им необходимо построить по полученным данным диаграммы и проанализировать их.

Задание 2: Построить диаграмму, отражающую мониторинг температурного режима в кабинетах в сравнении с нормами температур СанПиНа (СанПиН – санитарные нормы и правила, утвержденные главным санитарным врачом РФ).

По одному набору данных постройте две диаграммы разного типа.

Задание 3: Пользуясь данными, приведенными в таблице, построить диаграмму, характеризующую соотношение между неметрическими единицами длины. Какой тип диаграммы целесообразно выбрать?

– Какие новые понятия вы сегодня узнали на уроке? (Слайд )

– На уроке мы познакомились с элементами деловой графики, научились по набору данных выбирать тип диаграммы.

– Давайте подведем итог занятия: Возьмите каждый конвертик, там три карточки, выберите то, что Вам ближе и положите карточку в коробку. Галя и Наташа (Счетная комиссия) введут результаты вашего выбора в таблицу и мы увидим в % уровень усвоения новой темы. (Слайд )

Выставление оценок за урок.

– Урок окончен. Спасибо за работу.

Цель работы: Научиться представлять табличные данные в виде диаграмм и графиков различных типов.

Порядок выполнения работы

Годовой бюджет (см. рис.4.1.). Заполните данными первую строку таблицы (Продажа фруктов ) и рассчитайте значения остальных ячеек, вставив формулы в соответствии со следующими соотношениями:

Торговые издержки – 30% от продажи фруктов;

Затраты на маркетинг – 10% от продажи фруктов;

Накладные расходы – 20% от продажи фруктов.

Рассчитайте Общую сумму расходов (сумма по Торговым издержкам , Затратам на маркетинг и Накладным расходам ) и Чистую прибыль (разностьмежду Продажей фруктов и Общей суммой расходов ).

2. Постройте несколько диаграмм для наглядного представления полученных данных.

а) Диаграмма № 1: поквартальные расходы по трем категориям (торговые издержки, затраты на маркетинг, накладные расходы) в виде объемной гистограммы. Выделите диапазон данных А5:Е7 , вызовите Мастер диаграмм и укажите нужный тип гистограммы (см. рис.4.2.).

Замечание : чтобы вывести названия кварталов в качестве меток оси Х следует на втором шаге построения диаграммы перейти на вкладку Ряд и в поле Подписи по Х вести ссылку на диапазон В3:Е3 .

б) Диаграмма № 2: продажа фруктов по кварталам. Постройте плоскую гистограмму по диапазону А4:Е4 (чтобы на оси Х отображались названия кварталов следует выделить диапазон А3:Е4 ). Оформите построенную гистограмму как показано на рис.4.3.

Замечание : изменить любой элемент диаграммы можно в диалоговом окне форматирования, вызвав его двойным щелчком мыши по заданному объекту.

в) Диаграмма № 3: измените тип диаграммы №2 на круговую. Получив круговую диаграмму, следует вставить подписи данных, указав процент продаж в каждом квартале (см. рис.4.4.).

г) Диаграмма № 4: скопируйте диаграмму №3 и преобразуйте в гистограмму. На диаграмме получить поквартальную продажу фруктов и чистую прибыль, для этого к данным диаграммы № 3 следует добавить новые данные: выделить ячейки А9:Е9 , выбрать ПравкаÞ Копировать; щелкнуть на одном из столбцов гистограммы, выбрать ПравкаÞ Специальная вставка.

Рис. 4.2. Рис. 4.3.

д) Диаграмма № 5: добавьте к Диаграмме № 4 легенду (подписи рядов данных). Для этого необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть по области диаграммы, выбрать в контекстном меню Параметры диаграммы .

е) Диаграмма № 6: измените Диаграмму № 5 так, чтобы данные по продаже фруктов отображались в виде гистограммы, а чистая прибыль – в виде графика (нестандартный тип диаграммы). Для этого следует изменить тип диаграммы, выбрав на вкладке Нестандартные тип График|гистограмма . Оформить полученную диаграмму как показано на рис.4.5.

Рис. 4.5. Рис. 4.4.

3. Постройте график поверхности z=x 2 -y 2 , где .

а) Для построения графика поверхности необходимо сначала создать таблицу данных. Заполните строку 1 значениями переменной x : введите в ячейку В1 число -7,5 (левую границу диапазона), выделите ячейки В1:L1 и выберите ПравкаÞЗаполнитьÞПрогрессия, указав Шаг 1.5. Аналогично заполните ячейки А2:А12 значениями переменной у - начальное значение -5, Шаг 1. Введите формулу для вычисления z в первую ячейку таблицы: (B2)=B$1^2-$A2^2 , и продолжите ее на все ячейки с помощью маркера автозаполнения. До построения графика ячейку А1 следует оставить пустой.

б) Выделите диапазон А1:L12 и постройте график поверхности с помощью Мастера диаграмм. В итоге должен получиться гиперболический параболоид.

абораторная работа №5

Тема : Использование таблицы в качестве базы данных

Цель работы : Освоить методы ведения списков с помощью средств формы, сортировка, фильтрация.

Порядок выполнения работы

1. Подготовьте таблицу по образцу:

Ведомость

учёта работы транспорта в автохозяйстве за месяц

2. Последовательно выполните в созданной таблице сортировку записей:

По фактическому пробегу в возрастающем порядке;

По количеству дней простоя в убывающем порядке;

По маркам автомобилей, а внутри каждой полученной группы по плановому пробегу.

3. Восстановите первоначальный порядок записей в таблице.

4. Между столбцами Фактический пробег, км и Простой, дн разместите поле Разность , в котором вычислите отклонение фактического пробега от планового.

5. Создайте форму для таблицы (списка).

6. Пролистывая записи с помощью формы найдите сведения об автомобиле с номером СР 28-12.

7. Используя критерии отбора, с помощью формы последовательно определите (после вопросов приводятся правильные ответы):

а) у каких автомобилей фактический пробег составил более 500 км:

б) у какого из автомобилей ЗИЛ-130 простой составил менее 10 дней:

7. Используя форму, добавьте в таблицу запись:

8. Удалите введённую новую запись и закройте окно формы.

9. Удалите из таблицы поле Разность, км .

10. Применяя Автофильтр , последовательно определите (ниже вопроса приводится правильный результат работы):

а) у каких автомобилей простой составляет от 5 до10 дней включительно:

б) у какого автомобиля плановый пробег составляет 600 км, простой менее 15 дней, фактический пробег – более 500 км:

в) у каких автомобилей фактический пробег составляет менее 500 км или более 1000 км, а простой – менее 15 дней:

11. Применяя Расширенный фильтр и сохраняя критерии отбора выше таблицы, а результаты – ниже таблицы, (состав столбцов и приводимая в них информация должны соответствовать приведённым образцам) последовательно определите:

а) у какого автомобиля планировался пробег 1000 км, фактический пробег составил более 500 км, простой – менее 6 дней:

б) у каких автомобилей простой составляет 0, 7 или 14 дней:

г) какие автомобили имеют фактический пробег более 1000 км или простой от 5 до 10 дней:

12. Покажите результаты работы преподавателю.

13. Переименуйте лист с результатами работы, назвав его Фильтрация.

14. Завершите работу с MS Excel, сохранив результаты.

ариант 1

Создайте таблицу поступления товаров в магазин со следующими заголовками столбцов: Дата поступления, Наименование товара, Отдел, Количество, Цена, Стоимость товаров в партии . Заполнить таблицу данными для двух отделов (Одежда, Обувь) и трех дней поступления товаров (пальто, костюм, сапоги, туфли). Рассчитайте стоимость товаров.

1. Выполните сортировку по отделам, а внутри каждого отдела по наименованию товара.

2. Выберите сведения о костюмах, поступивших конкретного числа тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

Какие товары из отдела Одежда поступили одного числа или другого;

Какие пальто имеют стоимость больше 3000 руб. В результирующую таблицу включить поля: Дата поступления, Наименование товара, Количество, Стоимость ;

Какая обувь имеет цену больше средней по отделу.

ариант 2

Создайте таблицу успеваемости студентов 456 и 457 групп, содержащую следующие поля: Ф.И.О., № группы, Дата сдачи, Предмет, Балл . Заполните таблицу данными для четырех студентов, сдающих экзамены по двум предметам (Математика, Информатика).

1. Выполните сортировку по № группы, а внутри каждой группы по возрастанию балла.

2. Выберите сведения о студентах, сдавших Информатику с баллом больше 4.0 тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

4. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Какие студенты сдали математику и информатику с баллом больше 4,5. В результирующую таблицу включить поля: Ф.И.О., Предмет, Балл ;

Какие студенты из группы 457 получили баллы меньше 3 или больше 4;

Какие студенты получили балл на 20% меньше среднего по двум группам.

ариант 3

Создайте таблицу реализации печатной продукции, с заголовками столбцов: Дата реализации, Название, Тип издания (газета, журнал, календарь), Цена одного экземпляра, Количество, Сумма от реализации . Заполните данными десять строк таблицы для трех дней продаж. Рассчитайте сумму от реализации.

1. Выполните сортировку по дате реализации, а внутри каждой даты по названию.

2. Выберите сведения о журналах, проданных на сумму более 400 рублей тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

Какие журналы или календари имеют цену меньше 30 рублей;

Какие издания были реализованы конкретного числа в количестве более 20 экземпляров. В результирующую таблицу включите поля: Дата, Название, Тип издания, Количество ;

Какие типы изданий были проданы на сумму меньше средней по всем изданиям.

ариант 4

Создайте таблицу реализации дисков для изучения английского, немецкого и французского языков со следующими заголовками столбцов: Месяц продаж, Наименование диска (Английский язык и т.д.), Тип (разговорный, деловой), Цена одного диска, Кол-во проданных дисков, Сумма от реализации . Заполните таблицу данными о продажах за три месяца (не менее 10 строк). Рассчитайте сумму от реализации.

1. Выполните сортировку по месяцу продаж, а внутри каждого месяца по количеству проданных дисков.

2. Выберите сведения о дисках делового типа, проданных в конкретном месяце, в количестве более 200 тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Какие диски для изучения английского или немецкого языков разговорного типа были проданы в конкретном месяце;

В каком месяце диски делового типа для изучения французского языка были проданы на сумму более 2000 рублей. В результирующую таблицу включить поля: Месяц, Наименование диска, Тип, Сумма от реализации ;

Какие диски были проданы в количестве на 10% больше минимального количества.

ариант 5

Создайте таблицу поступления в магазин компьютерной продукции, содержащую следующие поля: Дата поступления, Наименование товара (системный блок, монитор, принтер), Фирма изготовитель, Цена, Количество, Стоимость товаров в партии . Заполните таблицу данными по двум дням работы магазина и двум фирмам изготовителям (не менее 10 строк). Рассчитайте стоимость товаров в партии.

1. Выполните сортировку по фирме изготовителю, а внутри каждой фирмы по наименованию товара.

2. Выберите сведения о фирмах, у которых цена монитора меньше 10000 рублей тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Какие товары поступили конкретного числа в количестве более 20 штук. В результирующую таблицу включить поля: Дата, Наименование товара, Количество ;

Какие фирмы поставили мониторы или принтеры на общую стоимость меньше 80000 рублей;

Системные блоки какой фирмы имеют цену меньше средней цены системных блоков.

ариант 6

Создайте таблицу начисления заработной платы сотрудникам за последние три месяца работы, используя следующие заголовки столбцов: (бухгалтерия, канцелярия), Месяц, Оклад . Заполните таблицу данными для четырех сотрудников.

1. Выполните сортировку по отделу, а внутри отдела по Ф.И.О.

2. Выберите сведения о сотрудниках, которые были зачислены с окладом 5000 рублей в январе тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Сотрудники каких отделов имеют оклады более 10000 рублей или менее 3000 рублей;

Какого числа в бухгалтерию была зачислена Петрова Ольга Ивановна. В результирующую таблицу включить поля: Ф.И.О., Дата зачисления, Отдел ;

Какие сотрудники из канцелярии имеют оклад на 10% больше среднего оклада по всем отделам.

ариант 7

Создайте таблицу отгрузки нефтепродуктов со следующими полями: Дата отгрузки, Покупатель, Наименование товара (нефть, мазут, и т.д.), Количество (т.) , Цена, Стоимость отгруженного товара . Заполните таблицу данными для трех покупателей (Завод 1, Завод 2, Завод 3) и двух дней работы. Рассчитайте стоимость отгруженного товара.

1. Выполните сортировку по покупателю, а внутри покупателя по наименованию товара.

2. Выберите сведения о товарах, которые были отгружены для Завода 1 конкретного числа тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты, определите:

Сведения о нефти или мазуте, которые были отгружены на Завод 3 в количестве более 5 тонн. В результирующую таблицу включите поля: Покупатель, Наименование товара, Количество ;

Какого числа нефть была отгружена стоимостью больше 100000 рублей;

Какие покупатели получили нефть в количестве, меньше среднего количества отгруженной нефти всем покупателям.

ариант 8

Создайте таблицу реализации продукции мебельной фабрики со следующими полями: Месяц, Наименование товара, Тип (кухня, спальня, детская), Цена гарнитура, Количество (шт.), Сумма от реализации . Заполните таблицу данными для двух месяцев продаж, используя 2-3 наименования товара по каждому типу мебели (например, спальни «Престиж» и «Ирина»). Рассчитайте сумму от реализации.

1. Выполните сортировку по типу товара, а внутри каждого типа по цене.

2. Выберите сведения о кухнях, которые были реализованы в конкретном месяце тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты, определите:

Сведения о спальнях, по цене больше 50000 рублей или меньше 25000 рублей;

Какой товар был реализован в конкретном месяце на сумму больше 20000 рублей. В результирующую таблицу включить поля: Месяц, Наименование товара, Тип, Сумма от реализации ;

Какие товары были реализованы в количестве на 20% больше среднего по всем товарам.

ариант 9

Создайте таблицу заказов авиабилетов туристическими агентствами, используя следующие поля: Дата вылета, Страна прибытия (Турция, Испания, Египет), Название тур. агентства, Цена билета, Количество билетов, Стоимость заказа . Заполните таблицу данными для двух тур. агентств и трех дат вылета.

1. Выполните сортировку по названию тур.агенства, а внутри каждого агентства по стране.

2. Выберите сведения о странах, в которые были реализованы билеты в количестве больше 100 в конкретном месяце тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Сведения об агентствах, которые заказали билеты в Испанию на сумму больше 100000 рублей;

В какие из стран Турцию или Испанию конкретное агентство заказало билеты в количестве меньше 100 штук. В результирующую таблицу включить поля: Страна, Название агентства, Цена, Количество ;

В какую страну количество заказанных билетов меньше среднего количества билетов по всем странам.

ариант 10

Создайте таблицу сдачи вступительных экзаменов абитуриентами на различные факультеты. Один и тот же абитуриент может сдавать экзамены на различные факультеты. Используйте следующие заголовки полей: Дата сдачи, Фамилия абитуриента, Факультет, Название экзамена, Оценка . Заполните таблицу данными для 6 абитуриентов и экзаменов по математике, химии, русскому языку.

1. Выполните сортировку по факультету, а внутри факультета по фамилии абитуриента.

2. Выберите сведения об абитуриентах, которые сдавали экзамены конкретного числа по русскому языку тремя способами:

С помощью формы;

С помощью автофильтра;

С помощью расширенного фильтра, поместив результаты отбора ниже таблицы.

3. Применяя расширенный фильтр, сохраняя критерии отбора и полученные результаты определите:

Какие абитуриенты сдавали экзамены по математике и русскому языку на конкретный факультет. В результирующую таблицу включить поля: Фамилия, Факультет, Название экзамена ;

Какие абитуриенты по экзаменам получили оценки 4 или 5;

На какие факультеты оценки студентов по математике оказались меньше средней оценки по всем предметам.

абораторная работа №6

Тема: Подведение итогов и создание сводных таблиц

Цель работы : Освоить использование инструментов Промежуточные итоги и Сводные таблицы для обобщения и анализа данных.

Порядок выполнения работы

1. В новой рабочей книге создайте таблицу, аналогичную приведенной ниже, и заполните ее данными. В поле Сумма реализации вставьте расчетную формулу.

3. Нажимая кнопки группировки слева от таблицы, последовательно установите отображение:

¾ только общих итогов для всего магазина;

¾ только итогов по типам книг и всему магазину.

4. Покажите результаты Вашей работы преподавателю и отмените вычисление итоговых значений.

5. Определите общее количество книг, проданных в течение дня и среднюю сумму продаж по каждой дате. Для вставки нескольких итоговых функций используйте повторный вызов команды ДанныеÞИтоги, отключив при этом опцию Заменить текущие итоги .

6. Скопируйте Лист1 на Лист2 и переименуйте последний, назвав его Сводные таблицы . Отмените на скопированном листе вычисление итоговых значений.

7. Создайте сводную таблицу с данными о суммарной стоимости проданных книг различных типов и в целом по магазину. Измените надпись и формат поля заголовков, как это сделано в приведенной ниже таблице. Установите для отображения данных в сводной таблице денежный формат.

8. Измените представление данных в созданной Вами сводной таблице, поменяв местами строки и столбцы.

9. Измените количество книг, проданных 1.03.2006 на 300 и обновите информацию в сводной таблице. Проанализируйте, какие изменения произошли.

10. Восстановите прежнее количество книг, проданных 1.03.2006, и вновь обновите информацию в сводной таблице.

11. Измените представление данных в сводной таблице, переместив поле Название книги в область строк. Добавьте в область строк из списка полей сводной таблицы поле Дата продажи .

12. Уберите отображение промежуточных итогов, последовательно выбирая команду Скрыть детали для полей Название книги и Тип издания .

13. Восстановите прежний вид сводной таблицы с отображением промежуточных итогов.

14. Отобразите продажи книг по месяцам, применив инструмент группировки к полю Дата продажи .

15. Покажите результаты Вашей работы преподавателю и отмените группировку. Удалите из сводной таблицы поле Дата продажи.

16. Измените итоговую функцию сводной таблицы, получив среднее количество проданных книг. Установите новый формат представления данных, убрав денежный формат и округлив до целого.

17. Измените итоговую функцию для вычисления общего количества проданных книг.

18. Измените таблицу результатов, переместив поле Тип издания в область страниц. Выберите отображение данных только по учебной литературе.

19. Покажите результаты Вашей работы преподавателю и сохраните созданную Вами рабочую книгу.

Задания для самостоятельной работы

ариант 1

1. Определите итоговые количество и стоимость товаров, поступивших в магазин и его отделы.

2. Измените отображение данных, оставив только итоги по отделам и магазину в целом. Восстановите прежний вид таблицы.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции суммарную стоимость товаров, поступивших в магазин и его отделы. Отобразите в таблице списки товаров для каждого отдела, и даты продаж.

6. Примените группировку для двух дат поступления товара.

Отдел в область страниц. Выберите отображение данных только по отделу Обувь .

ариант 2

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. С помощью вставки итоговой функции определите для каждой даты количество студентов, сдающих экзамен.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общий балл. Отобразите в таблице списки студентов, обучающихся в каждой группе и названия предметов.

6. Примените инструмент группировки для двух групп.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите средний балл по группам.

8. Измените номер группы одного из студентов в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля № группы в область страниц. Выберите отображение данных только по группе 457.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 3

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите итоговые количество и стоимость проданной печатной продукции по каждому типу издания и в целом по магазину.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите количество типов изданий, проданных в течение дня, и среднюю выручку по каждому дню продаж.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общую сумму реализации печатной продукции. Отобразите в таблице списки названий для каждого типа издания, и даты продаж.

6. Примените группировку для двух типов печатной продукции.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднее количество проданных экземпляров.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Дата реализации в область страниц. Выберите отображение данных только по одной дате.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 4

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите итоговые количество и стоимость проданных дисков каждого типа и в целом по магазину.

2. Измените отображение данных, оставив только итоги по каждому типу издания, а затем только общие итого по магазину. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите сколько различных наименований дисков было продано в каждом месяце и среднюю выручку по каждому месяцу продаж.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общую сумму от реализации дисков. Отобразите в таблице списки названий дисков для каждого типа и даты продаж.

6. Примените группировку для двух типов дисков.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднее количество проданных дисков.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Наименование диска в область страниц. Выберите отображение данных только по английскому языку.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 5

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите итоговые количество и стоимость товаров по каждой фирме – изготовителю и в целом по магазину.

2. Измените отображение данных, оставив только общие и промежуточные итоги. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите количество партий товаров, поступивших в течение дня, и среднюю стоимость товаров в партии.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции суммарную стоимость товаров, поступивших в магазин. Отобразите в таблице списки наименований товаров для каждой фирмы производителя, и даты поступления.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднюю стоимость товаров в каждой партии.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Наименование товара в область страниц. Выберите отображение данных только по поступлениям принтеров.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 6

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите общую сумму выплат по каждому месяцу и в целом за квартал.

2. Измените отображение данных, оставив только общие и промежуточные итоги. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Вставьте итоговые функции для определения количества сотрудников и среднюю зарплату по каждому отделу.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общие выплаты работникам (сумму по полю Оклад ). Отобразите в таблице списки сотрудников по каждому отделу, и наименования месяцев начисления зарплаты.

6. Примените группировку для двух месяцев работы.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднюю зарплату каждого сотрудника.

8. Измените одно из значений поля Оклад в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Отдел в область страниц. Выберите отображение данных только по канцелярии.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 7

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите итоговые количество и стоимость отгруженного товара по каждому покупателю и по нефтебазе в целом.

2. Измените отображение данных, оставив только общие итоги по покупателям и нефтебазе в целом. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите количество партий товара, отгруженного в течение каждого дня, и среднюю стоимость товаров в партии.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции суммарную стоимость нефтепродуктов, отгруженных с базы. Отобразите в таблице для каждого покупателя списки наименований товаров и даты отгрузок.

6. Примените группировку для двух наименований товаров.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднюю стоимость товара в каждой отгрузке.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Наименование товара в область страниц. Выберите отображение данных только по отгрузке нефти.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 8

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите общее количество и стоимость проданных гарнитуров по каждому типу мебели и в целом по магазину.

2. Измените отображение данных, оставив только итоги по каждому типу мебели и общие итого по магазину. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите, сколько различных наименований товара было продано в течение дня и среднюю выручку по каждому дню продаж.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общую сумму от реализации мебельной продукции. Отобразите в таблице списки названий товаров для каждого типа мебели, и даты продаж.

6. Примените группировку для двух типов мебели.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднее количество проданных гарнитуров каждого типа.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Тип в область страниц. Выберите отображение данных только по кухонным гарнитурам.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 9

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. Определите общее количество и стоимость заказанных билетов по каждому тур.агентству.

2. Измените отображение данных, оставив только общие и промежуточные итоги. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определите, сколько различных стран прибытия фигурируют в заказах в течение дня, а для каждой даты - среднюю стоимость заказов.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общую стоимость заказанных билетов. Отобразите в таблице данные по каждому туристическому агентству со списками стран прибытия и дат вылета.

6. Примените группировку для двух дат вылета.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите среднее количество заказанных билетов.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените таблицу результатов, вынося значение поля Страна прибытия в область страниц. Выберите отображение данных только по Египту.

10. Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

ариант 10

В качестве исходных данных используйте базовую таблицу из Лабораторной работы №5, предварительно скопировав ее в новую рабочую книгу.

1. С помощью вставки итоговой функции определите для каждого факультета количество студентов, сдающих экзамен.

2. Измените отображение данных, оставив только общие итоги по факультетам и по институту в целом. Восстановите прежний вид таблицы.

3. Отмените вычисление итоговых значений.

4. Определить средний балл и количество студентов, сдающих экзамен по каждому предмету.

5. На новом листе рабочей книги создайте сводную таблицу, взяв в качестве итоговой функции общий балл. Отобразите в таблице данные по каждому факультету: названия экзаменов и списки абитуриентов.

6. Примените инструмент группировки для двух факультетов.

7. С помощью редактирования итоговой функции сводной таблицы получите средний балл по предметам.

8. Измените одно из значений в исходной таблице. Проанализируйте, изменится ли значение в сводной таблице.

9. Измените отображение данных в сводной таблице, вынося значение поля Факультет в область страниц. Выберите отображение данных только по одному факультету.

10.Покажите работу преподавателю и сохраните рабочую книгу.

абораторная работа №7

ема: Консолидация данных.

Цель работы : Научиться приемам автоматического агрегирования (объединения) данных, расположенных в отдельных таблицах-источниках.

Порядок выполнения работы

1. В новой рабочей книге создайте таблицу Начисление заработной платы за январь месяц (см. рис.7.1.). Заполните данными столбцы Фамилия и Зар.плата и рассчитайте значения остальных ячеек, вставив формулы в соответствии со следующими соотношениями:

Подоходный налог = 0,12* 3ар.плата

Пенсионный фонд = 0,01* Зар.плата

Сумма к выдаче = Зар.плата – Подоход.налог – Пенсион.фонд

В конце таблицы вставьте итоговую функцию (строка Итого ).

2. Скопируйте созданную на Листе1 таблицу на Лист2 и Лист3, изменив названия месяцев в заголовках таблиц (за февраль , за март ), соответственно, и числа в столбце Зарплата . Переименуйте листы рабочей книги в Январь , Февраль и Март, соответственно.

3. Вставьте новый лист и назовите его Консол_расположение. Введите заголовок в ячейку А1: Ведомость начисления зар.платы за I квартал.

4. Создайте таблицу начисления зар.платы за I квартал, объединив данные за три месяца. Для этого:

Ссылка Январь, Февраль, Март, выделяйте блоки ячеек-источников A2:Е7 и нажимайте кнопку Добавить ;

§ чтобы в новой таблице отображались заголовки полей, установите флажки подписи верхней строки , значения левого столбца;

§ нажмите кнопку ОК.

5. Вставьте новый лист и назовите его Консол_категор. Введите заголовок в ячейку А1: Ведомость начисления зар.платы за I квартал.

6. Внесите изменения в таблицу на листе Январь : перед столбцом Выдано на руки вставьте столбец Премия и заполните его данными; измените расчетную формулу в столбце Выдано на руки , добавив к общей сумме величину премии.

7. Внесите изменения в таблицы на листах Март, Февраль : добавьте строку с фамилией нового сотрудника (Пригожин) и с соответствующими числами.

8. Перейдите на лист Консол_категор. и создайте таблицу начисления зар.платы за I квартал, объединив данные за три месяца. Для этого:

§ выделите ячейку А2 и выполните команду ДанныеÞКонсолидация;

§ выберите функцию для объединения данных (Сумма);

§ сформируйте список диапазонов консолидации: установите курсор в окне Ссылка и, переходя последовательно к листам Январь, Февраль, Март, выделяйте блоки ячеек-источников и нажимайте кнопку Добавить ;

§ установите флажки подписи верхней строки , значения левого столбца;

§ чтобы изменения в исходных таблицах отражались в сведенной (консолидируемой) таблице, установите флажок напротив опции Создавать связи с исходными данными ; нажмите кнопку ОК .

9. Внесите изменения в исходные таблицы-источники (измените величину зар.платы для нескольких сотрудников); посмотрите, отразились ли эти изменения на листе Консол_категор.

10. Вставьте новый лист в рабочую книгу и создайте на нем сводную таблицу начисления зарплаты за I квартал, состоящую из двух столбцов: Фамилия и Выдано на руки . Для этого:

§ введите заголовок таблицы в ячейку А1;

§ введите заголовки полей будущей таблицы Фамилия и Выдано на руки в ячейки А2 и В2, соответственно;

§ выделите ячейки А2:В2 и выполните консолидацию данных по категориям, аналогично п.8.

11. Сохраните рабочую книгу под именем Консолидация.xls и покажите результаты своей работы преподавателю.

Похожая информация.