اجرای بی دقت شرط "علامت حضور یک برنامه" می تواند چیزهای زیادی در مورد سطح حرفه ای کارمند بگوید. مراحل ثبت آن توسط مشاور مدیریت دفتر I.V به وضوح و با مثال های واضح توضیح داده شده است. مورنینا.

دو روش اصلی برای طراحی اپلیکیشن وجود دارد.

"چه اهمیتی دارد؟ نکته اصلی این است که مشخص کنید چه چیزی در ضمیمه وجود دارد و چه تعداد برگه وجود دارد، تا بتوانید بررسی کنید که آیا همه چیز سر جای خود است یا خیر.، - شخص دور از کار اداری می گوید یا فکر می کند. اما نه.

استفاده از این یا روش دیگری برای تهیه درخواست به هیچ وجه به تمایل منشی یا مجری سند بستگی ندارد. این رویه نشان‌دهنده یک رویه اداری یا مدیریتی خاص است و اجرای نادرست درخواست می‌تواند نه تنها منجر به از بین رفتن اسناد ضمیمه شود، بلکه منجر به اجرای ضعیف دستورالعمل‌های مدیر یا اصلاً اجرا نشدن آن می‌شود. طراحی بی دقت یا نادرست پایه ها "علامت در دسترس بودن برنامه" همچنین می تواند در مورد سطح حرفه ای منشی و دانش پایه نظارتی و روش شناختی چیزهای زیادی بگوید. روش تهیه این جزئیات به وضوح، در دسترس و با مثال های روشن است GOST R 6.30-2003 "الزامات برای تهیه سند".

ما کارگردانی می کنیم ...

اولین مورد از روش های طراحی برنامه در نظر گرفته شده مربوط به مکاتبات است. اغلب، برنامه در نامه های پوششی یافت می شود. می توان گفت که این جزییات اجباری نامه است، اگرچه اسناد مربوطه ممکن است به انواع دیگر نامه ها پیوست شود. به عنوان مثال کارت دعوت نامه دعوت به یک رویداد، نمونه محصولات چاپی برای ضمانت نامه در خصوص پرداخت هزینه تولید این محصولات و ....

لوازم جانبی "علامت در دسترس بودن برنامه » واقع در زیر متن، بلافاصله قبل از امضای مقام مجاز. از حاشیه فیلد سمت چپ با حرف بزرگ و به صورت مفرد ترسیم می شود و صرف نظر از تعداد برنامه ها کلمه نوشته می شود. "کاربرد" ، سپس یک دونقطه بگذارید و شروع به توصیف برنامه مطابق با قوانین زبان روسی کنید. همانطور که می دانید، دو نقطه نیاز به یک حرف کوچک و نقطه در فرآیند شماره گذاری نیاز به یک حرف بزرگ دارد. سپس تفاوت های ظریف شروع می شود. اگر نام برنامه در متن ذکر شده باشد، برای مثال، "ما در حال ارسال یک نسخه از دستورالعمل های کار اداری شرکت مشاوره شرکتی CJSC هستیم"، سپس در ضمیمه آنها به سادگی تعداد برگه ها (l.) و کپی ها (کپی ها) از همین دستورالعمل را نشان می دهند:

کاربرد: برای 6 لیتر. در 1 نسخه

برای اسناد دارای مهر "برای استفاده رسمی" (DSP) شماره مهر و کپی نیز مشخص شده است، زیرا هنگام تهیه چنین اسنادی، کپی های آنها شماره گذاری می شود. اگر سند به هیچ وجه در متن نامه ذکر نشده باشد یا گروهی از اسناد با مفاهیم کلی مشخص شده باشد: "بسته اسناد"، "مواد"، سپس ضمیمه نام، تعداد برگه ها و کپی های هر سند را به طور جداگانه فهرست می کند. در همان زمان، برنامه ها اندازه گیری و چاپ می شوند "خط آویزان"، "بدون وارد شدن به" تعریف وسایل "کاربرد" .

گاهی اوقات تعداد پیوست ها به قدری زیاد است که متن نامه دو خط است و فهرست پیوست ها به دو یا چند صفحه می رسد. برگه ها طبق معمول شماره گذاری می شوند. اگر برگه های ضمیمه صحافی شده باشند، تعداد آنها مشخص نشده است؛ در پیوست می نویسند: 1 بروشور - 1 بروشور:

ضمیمه: دستورالعمل دوره "مدیریت دفتر"، 1 برادر.

ضمیمه یک سند ممکن است به نوبه خود دارای پیوست نیز باشد و در هنگام ارسال هیچ فایده ای ندارد که تعداد برگه های سند اصلی ارسال شده و پیوست آن به طور جداگانه مشخص شود. خطر گیج شدن و از دست دادن چیزی بسیار زیاد است، بنابراین پیوندی به پیوست را برای سند ارسال شده در دسترس قرار می‌دهند و تعداد کل برگه‌ها را با علامت «کل» نشان می‌دهند. هنگام ذکر نام سند، اطمینان حاصل کنید که با آن موافقت شده است؛ ضمیمه "پروژه" به معنای "به آن" است و اگر دستورالعمل تایید شده و نه به عنوان یک پروژه، بلکه به عنوان یک سند نشان داده شده است، "دستورالعمل" ، سپس - "به آن":

نشان دادن چهار آدرس پشت سر هم در یک نامه مجاز است، اما برنامه همیشه به همه آدرس های مشخص شده ارسال نمی شود، گاهی اوقات فقط به یک یا دو آدرس. پیوندی به این مورد باید در پیوست داده شود و هنگام دریافت چنین نامه ای باید مراقب باشید و بررسی کنید که آیا پیوست در اصل برای گیرنده خاصی ارسال شده است یا نامه فقط برای اطلاع شما برای شما ارسال شده است. و برنامه در ابتدا ارائه نشده است.

کاربرد: برای 7 لیتر. در 3 نسخه، فقط به آدرس اول و سوم.

این یک مورد معمولی نیست، اما اگر وضعیت به درستی ارزیابی نشود، زمان و تلاش زیادی را می طلبد. همچنین ارزش ندارد که از فرستنده درخواست کنید تا برنامه را دوباره ارسال کند؛ این به نفع شما نیست، بلکه کاملاً برعکس است: سطح حرفه ای شما را بی اعتبار می کند.

مطابق با پیوست شماره 00

برنامه ها چیزی فراتر از حروف دارند. اسناد اداری: دستورات، دستورالعمل ها، قوانین، دستورالعمل ها، مقررات و غیره ، ممکن است شامل جداول، نمودارها، نمودارها، نمونه هایی از پر کردن اشکال مختلف اسناد باشد. برای اینکه متن سند اصلی با اطلاعات اضافی بارگیری نشود، چنین "همراهی" در یک پیوست جداگانه گنجانده شده است. متن سند اصلی، به عنوان یک قاعده، حاوی پیوندهایی به برنامه موجود است. مثلا، "برای صدور دستورات از مدیر برای فعالیت های اصلی، از فرم سفارش استفاده می شود (پیوست شماره 5)"یا فرم سازمان مطابق ضمیمه شماره 1 تنظیم شده است.. برای مثال، برنامه‌ها می‌توانند یک نام حرف نیز داشته باشند "ضمیمه B".

شایان توجه است که در هنگام تایید اسناد سازمانی با صدور سند اداری، سند تایید شده ضمیمه تایید کننده می باشد. در این صورت سند مورد تایید (قوانین، دستورالعمل، گزارش و ...) با مهر تایید سند با اشاره به جزئیات سند تایید کننده مشخص می شود و در بالای این مهر نشان می دهد که سند یک برنامه (نمونه زیر را ببینید). به عنوان یک قاعده، سند تأیید حاوی اطلاعات اضافی در مورد اجرای سند تأیید شده است. به عنوان مثال کلیه کارکنان را با آیین نامه جدید واحد سازه آشنا کنید. در عین حال اسناد سازمانی مورد تایید اسناد اداری دارای عمر اداری مجزا و بسیار غنی خود هستند.

به عنوان مثال جدول پرسنل سازمان به دستور مدیر تایید می شود و در واقع ضمیمه این دستور می باشد. اما در عمل، دستور، به عنوان یک قاعده، از چنین برنامه ای جدا می شود و جدول کارکنان به عنوان یک سند جداگانه تلقی می شود. قوانین و دستورالعمل ها نیز به همین ترتیب انجام می شود که اغلب نه با امضای مدیر، بلکه با صدور دستور تأیید می شود، زیرا اجرای آنها نیاز به توضیحات و اضافات دارد. و در اینجا توجه متخصصان را جلب می کنم که ارزش کار با اصل چنین مدارکی را ندارد یک کپی تهیه کنید و برای سلامتی خود کار کنید. در غیر این صورت، در مدت زمان کوتاهی، چنین سند بسیار مهمی به کاغذ بسته بندی (روی کاغذ) تبدیل می شود یا بدتر از آن ممکن است به سادگی گم شود (هم به صورت الکترونیکی و هم روی کاغذ).

طراحی برنامه، زمانی که در متن سند یا بیانیه اصلی ارجاع داده شود، به این صورت است. در برگه اول برنامه، در گوشه سمت راست بالا، "پیوست شماره" را بنویسید و با فاصله خطوط، نام، تاریخ و شماره سندی را که برنامه به آن مربوط می شود را مشخص کنید. املای احتمالی کلمه "کاربرد"با حروف بزرگ. مجاز است که بخش های جداگانه این ویژگی را نسبت به طولانی ترین خط در مرکز قرار دهیم. اجزای برنامه به حاشیه سمت راست محدود شده اند، نباید زیاد طولانی باشند و هنگام تقسیم خط به خط باید از منطقی پیروی کرد. در مثال زیر، ارزش این را دارد که "زیبایی" طرح را قربانی کنیم و موقعیت را تقسیم نکنیم. "مدیر عامل"خط به خط.

یا

ترتیب طراحی برنامه متنی با طراحی سند اصلی مطابقت دارد. اندازه حاشیه، نوع و اندازه قلم باید یکسان باشد. هنگام تهیه برنامه ها، باید به دقت ارجاع به آنها را در متن سند "اصلی" یا تایید کننده بررسی کنید و هنگام ارسال، کامل بودن: رعایت دقیق برگه ها و کپی های مشخص شده در نامه.

I.V. مورنینا

مشاور در
مدیریت دفتر، رهبر سمینار

برنامه های کاربردی در پایان نامه بخشی است که در آن مطالب بصری را درج می کنید. تجسم را می توان به اشکال مختلف ارائه کرد - نمودار، جدول، نقاشی، جدول مقایسه و غیره. این مواد آنقدر حجیم هستند که گنجاندن آنها در خود کار غیرممکن است. به همین دلیل است که ما به برنامه ها رسیدیم. دانشگاه های مختلف نیازمندی های متفاوتی دارند، اما قوانین کلی برای قالب بندی درخواست ها در مقالات علمی وجود دارد. بنابراین، چگونه یک اپلیکیشن طراحی کنیم؟

چگونه یک اپلیکیشن را به درستی طراحی کنیم

درخواست ها در پایان کار علمی، پس از فهرست منابع استفاده شده، تنظیم می شوند. می توانید آنها را به همراه کار خود بایگانی کنید یا بهتر است در یک پوشه جداگانه به مدرک تحصیلی خود پیوست کنید. اگر پیوست های متن پایان نامه خود را بایگانی می کنید، آنها را با یک کاغذ خالی از قسمت اصلی جدا کنید.

برنامه ها در گوشه سمت راست بالای صفحه شماره گذاری می شوند. اگر برنامه 2 برگ را اشغال کند، در آخرین برگه باید "پایان برنامه..." را بنویسید. اگر درخواست شامل سه برگ یا بیشتر است، در برگه دوم و بعدی "ادامه درخواست..." و در آخرین برگه "پایان درخواست..." را علامت بزنید. اگر یک برنامه حاوی چندین شکل یا جدول به طور همزمان است، شماره گذاری آنها را فراموش نکنید. هر تصویر به طور جداگانه شماره گذاری شده است.

به برنامه های خود عناوین مربوط به متن دستنوشته خود بدهید. ما پیوندهایی به این برنامه ها در متن ارائه می دهیم. "سانتی متر. پیوست...، شکل. ..." . برای اینکه همه چیز برای خواننده روشن شود و از سردرگمی و سوالات غیرضروری جلوگیری شود، پیوست ها را به وضوح و با رمزگشایی از همه نمادهایی که ممکن است در جداول، شکل ها و نمودارها ظاهر شوند، قالب بندی کنید.

خود برنامه را در فهرست مطالب کار خود مشخص کنید. در مورد استفاده از صفحه‌بندی مداوم یا ایجاد صفحه‌بندی خود برای برنامه‌ها، با مدرسه خود مشورت کنید. در عین حال شماره برنامه ها را ذخیره می کنیم.

نحوه تنظیم پیوست قرارداد

پیوست توافقنامه باید به درستی تنظیم شود، در غیر این صورت، این واقعیت را به خطر می اندازد که سند قدرت قانونی نداشته باشد. ابتدا با استانداردهای GOST برای طراحی برنامه آشنا شوید و سعی کنید با دقت تمام استانداردها را رعایت کنید. پس از اتمام کار، به شما توصیه می کنم که سند را برای تأیید در اختیار متخصصان قرار دهید یا بلافاصله از شرکت های خاصی که در تهیه و اجرای اسناد نقش دارند کمک بگیرید.

اگر تصمیم دارید همه کارها را خودتان انجام دهید، این نکته را دنبال کنید:

1. ما در حال آماده سازی اسنادی هستیم که به پیوست قرارداد تبدیل می شوند (نمودارها، جداول، اعمال، فهرست ها و غیره).
2. برنامه ها بر روی صفحات کاغذ جداگانه چاپ می شوند و چندین صفحه در یک زمان در یک سند یا بروشور صحافی می شوند.
3. شماره گذاری را طبق مقررات وارد کنید.
4. تمام مدارک باید با درخواست علامت گذاری شوند. در برگه اولیه سند، "پیوست شماره" را در گوشه بالا بنویسید و شماره سریال را در سمت راست قرار دهید. بلافاصله در زیر آن نام سند اداری "به قرارداد ارائه خدمات" و جزئیات آن (شماره و تاریخ امضا) را می نویسیم.
5. ما یادداشتی در مورد برنامه در سند اصلی قرار می دهیم.
6. پس از مشخص کردن عنوان بخش، لیستی از اسناد پیوست را قرار می دهیم. ما آن را در قالب یک لیست شماره گذاری می کنیم. در آن نام، تعداد برگه ها و کپی ها را نشان می دهیم، فراموش نکنید که شماره گذاری را رعایت کنید.

1. نامه بر روی کاغذ سفید یا کاغذ رنگی روشن با فرمت A4 (210 x 297 میلی متر) یا A5 (148 x 210 میلی متر) چاپ می شود.

2. برگه باید دارای فیلدهای حداقل باشد:

20 میلی متر - سمت چپ؛

10 میلی متر - سمت راست؛

20 میلی متر - بالا؛

20 میلی متر - پایین تر.

تاریخ نامه، تاریخی است که امضا شده است. تاریخ با اعداد عربی به ترتیب روز ماه، ماه، سال نوشته می شود. روز ماه و ماه با دو جفت اعداد عربی که با یک نقطه از هم جدا شده اند، نوشته می شود. سال - چهار عدد عربی.

4. شماره خروجی.

شماره ثبت (خروجی) نامه شامل شماره سریال آن است که به صلاحدید می توان با یک نمایه (به عنوان مثال حروف اول سر جهت) تکمیل کرد. شماره ثبت نامه ای که به طور مشترک توسط دو یا چند بخش تنظیم می شود شامل شماره ثبت نامه هر یک از این بخش ها است که با یک اسلش از هم جدا شده اند.

6. مخاطب

گیرنده ممکن است سازمان ها، بخش های ساختاری آنها، مقامات یا افراد باشند. هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، حروف اول قبل از نام خانوادگی مشخص می شود. نام سازمان و واحد ساختاری آن در حالت اسمی ذکر شده است.

مثلا:

LLC "نام شرکت"

بخش برنامه ریزی

موقعیت شخصی که نامه به او خطاب می شود در مورد داتیو نشان داده شده است. مثلا:

به مدیر عامل

LLC "نام شرکت"

A.A. ایوانف

LLC "نام شرکت"

بخش برنامه ریزی

B.B. پتروف

نامه نباید بیش از چهار مخاطب داشته باشد. کلمه "کپی" قبل از مخاطب دوم، سوم، چهارم نشان داده نشده است. اگر تعداد گیرندگان بیشتر باشد، یک لیست پستی ایجاد می شود.

ویژگی «آدرس» ممکن است شامل یک آدرس پستی باشد. عناصر آدرس پستی به ترتیبی که توسط قوانین ارائه خدمات پستی تعیین شده است نشان داده شده است.

هنگام ارسال نامه به یک سازمان، نام آن و سپس آدرس پستی را مشخص کنید. مثلا:

LLC "نام شرکت"

Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001

هنگام ارسال نامه به شخصی، نام خانوادگی و حروف اول گیرنده و سپس آدرس پستی را مشخص کنید. مثلا:

سیدوروف V.V.

خیابان Svobody, 5, apt. 12،

یاروسلاول، 150000

7. متن نامه

متن نامه در قالب یک جدول، متن منسجم یا ترکیبی از این ساختارها ترسیم می شود.

ستون‌ها و ردیف‌های جدول باید دارای سرفصل‌هایی باشند که با یک اسم در حالت اسمی بیان می‌شوند. عنوان های فرعی ستون ها و ردیف ها باید با سرفصل ها همخوانی داشته باشند. اگر جدول در بیش از یک صفحه چاپ شده باشد، ستون های جدول باید شماره گذاری شده و فقط شماره این ستون ها در صفحات بعدی چاپ شود.

یک متن متصل معمولاً از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول دلایل، زمینه ها، اهداف نوشتن نامه، دوم (نهایی) - تصمیمات، نتیجه گیری، درخواست ها، پیشنهادات، توصیه ها را نشان می دهد. متن ممکن است شامل یک بخش پایانی باشد (مثلاً یک درخواست بدون توضیح).

در متن نامه ای که بر اساس اسناد سایر سازمان ها تهیه شده است، مشخصات آنها ذکر شده است: نام سند، نام سازمان - نویسنده سند، تاریخ سند، شماره ثبت سند، عنوان متن.

از اشکال ارائه زیر در نامه استفاده می شود:

اول شخص جمع ( «لطفا ارسال کنید»، «برای بررسی ارسال کنید»);

اول شخص مفرد ( "من لازم می دانم"، "لطفا برجسته کنید");

سوم شخص مفرد ( "جامعه مخالفت نمی کند"، "Name" LLC آن را ممکن می داند").

8. کاربرد

یادداشتی مبنی بر وجود پیوست ذکر شده در متن نامه صادر می شود به روش زیر:

کاربرد: برای 5 لیتر. در 2 نسخه

اگر نامه پیوستی دارد که نام آن در متن نیست، نام آن، تعداد برگه ها و تعداد کپی ها را مشخص کنید. اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند، مثلا:

ضمیمه: 1. قرارداد اجاره به مدت 5 لیتر. در 2 نسخه

2. گواهی انتقال و پذیرش برای 1 لیتر. در 2 نسخه

اگر برنامه ها صحافی شده باشند، تعداد برگه ها مشخص نشده است.

اگر سند دیگری ضمیمه نامه باشد که ضمیمه نیز داشته باشد، تبصره ای مبنی بر وجود پیوست صادر می شود. به روش زیر:

ضمیمه: نامه وزارت امور داخلی فدراسیون روسیه به تاریخ 05.05.2007 N 02-6/172 و یک پیوست به آن، فقط 3 صفحه.

اگر برنامه به تمام آدرس های مشخص شده در سند ارسال نشود، یادداشتی مبنی بر در دسترس بودن آن صادر می شود. به روش زیر:

کاربرد: برای 3 لیتر. در 5 نسخه فقط به آدرس اول

9. امضاء

جزئیات "امضا" شامل: عنوان موقعیت شخصی که نامه را امضا کرده است (در صورتی که نامه روی سربرگ تنظیم نشده باشد کامل است و به صورت مخفف نامه ای که روی سربرگ تنظیم شده است) و رونوشت امضا ( حروف اول، نام خانوادگی) مثلا:

هنگامی که نامه ای توسط چندین مقام امضا می شود، امضای آنها یکی زیر دیگری به ترتیب مربوط به سمتی که در اختیار دارند قرار می گیرد. مثلا:

هنگام امضای یک سند توسط چندین نفر با موقعیت های برابر، امضای آنها در همان سطح قرار می گیرد. مثلا:

10. چاپ کنید

مهر و موم صحت امضای یک مقام رسمی را در اسناد تأیید کننده حقوق اشخاصی که حقایق مربوط به وجوه مالی را ثبت می کنند و همچنین سایر اسنادی که گواهی امضای معتبر را ارائه می دهند تأیید می کند.

11. مجری

علامت مربوط به مجری شامل حروف اول و نام خانوادگی مجری سند و شماره تلفن وی می باشد. علامتی در مورد مجری در قسمت جلو یا پشت آخرین برگه سند در گوشه پایین سمت چپ قرار می گیرد. مثلا:

در نگاه اول به نظر می رسد که کاربردو همچنین وسایل علامت گذاری حضور برنامه«به سادگی غیرممکن است که آن را به درستی قالب بندی کنید. GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه وجود دارد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد" (از این پس به عنوان GOST R 6.30-2003 نامیده می شود)، که قوانینی را برای تهیه جزئیات اسناد سازمانی و اداری تعیین می کند. و اگر سوالی در رابطه با طراحی اپلیکیشن، سپس اکثریت به متن GOST R 6.30-2003 روی می آورند.

این بخش از سند ممکن است در واقع برخی از نکات مرتبط با آن را روشن کند طراحی اپلیکیشن. اما متأسفانه در آنجا نمی توان به همه سؤالات پاسخ داد. به عنوان مثال، هنوز نامشخص است:

1. مشخصه “Appendix Availability Mark” دقیقاً در کجای اسناد باید قرار گیرد؟
2. آیا همیشه لازم است که روی برگه اول درخواست در گوشه سمت راست بالا با ذکر مدرک، تاریخ و شماره ثبت، "ضمیمه" بنویسید؟

پاسخ این سؤالات را می توان یافت، اما در اسناد دیگر. بیایید سعی کنیم این کار را با هم انجام دهیم.

خصیصه “Application Availability Mark” را کجا باید قرار دهم؟

همانطور که می دانید، ضمیمه A GOST R 6.30-2003 شامل نمودارهای طرح بندی برای جزئیات اسناد سازمانی و اداری است. اگر به آنها نگاه کنید می توانید به این نتیجه برسید که 21 ویژگی "علامت حضور برنامه" باید در محدوده 60-40 میلی متر از مرز میدان پایین باشد.(شکل 1 را ببینید). در واقع اینطور نیست. مرزهایی که در این نمودارها با خطوط نقطه چین مشخص شده اند، می توانند هم به بالا و هم پایین حرکت کنند. علاوه بر این، مواردی وجود دارد که ثبت وسایل « علامت گذاری حضور برنامه"در محدوده 60-40 میلی متر از مرز میدان پایین می تواند منجر به عواقب فاجعه بار شود (به مثال 1 مراجعه کنید).

بنابراین، برای جلوگیری از اضافه کردن متن جدید به سندی که قبلاً امضا شده است، باید نه نزدیکتر به مرز حاشیه پایین، بلکه بعد از متن سند قرار گیرد. علاوه بر این، تورفتگی باید 2-4 فاصله خطوط باشد، اندازه تورفتگی در توصیه های روش شناختی برای اجرای GOST R 6.30-2003، که توسط توسعه دهنده GOST - موسسه تحقیقات علمی همه روسی منتشر شده است، ثابت شده است. مدیریت اسناد و بایگانی (VNIIDAD).

اگر دوباره به طرح جزئیات اسناد سازمانی و اداری نگاه کنید (نگاه کنید به شکل 1)، می توانید توجه داشته باشید که جزئیات 21 - "علامت حضور برنامه" و جزئیات 22 - "امضا"واقع در همان سطح با این حال، امضا باید در زیر قرار گیردمورد نیاز "علامت حضور برنامه" در فواصل 2-4.این باید انجام شود تا پس از امضای سند، هیچکس نتواند پیوست دیگری را به سند اضافه کند.

صحبت از مکان "علامت در دسترس بودن برنامه" لازم است، شایان ذکر است چند نکته دیگر. اگر به قطعه GOST R 6.30-2003 که در ابتدای مقاله منتشر شده است نگاه کنید، خواهید دید که GOST نمونه هایی از طراحی را ارائه می دهد، جایی که به وضوح قابل مشاهده است که لوازم مورد نظر ما از مرز سمت چپ قرار دارند. حاشیه با تورفتگی . با این حال، هیچ نشانه روشنی از این در متن GOST وجود ندارد. اما آنها در توصیه های روش شناختی برای اجرای GOST R 6.30-2003 هستند و این چیزی است که در آنجا نوشته شده است:

بنابراین، می توانیم نتیجه بگیریم که ترتیبی که در مثال 2 نشان دادیم صحیح خواهد بود.

در کدام اسناد سازمانی و اداری می توان از خصیصه «مهر حضور اپلیکیشن» استفاده کرد؟

متن GOST R 6.30-2003 بیان می کند که "علامت در دسترس بودن برنامه" لازم استمی تواند به صورت حروف صادر شود (به بند 3.21 در ابتدای مقاله مراجعه کنید). یعنی اگر نامه حاوی هر کدام باشد کاربرد، سپس این جزئیات باید بدون شکست رسمی شود. علاوه بر این، در نامه های پوششی که هدف اصلی آنها ارسال اسنادی است که قسمت آدرس ندارند، "علامت در دسترس بودن برنامه" لازم استهمیشه باید تکمیل شود (به مثال 2 مراجعه کنید).

همچنین لوازم جانبی « علامت در دسترس بودن برنامه"، در صورت لزوم، ممکن است در اشکال زیر وجود داشته باشد اطلاعات و مدارک مرجع:گواهی ها، یادداشت ها، یادداشت های توضیحی، یادداشت ها.

اما انواعی از اسناد سازمانی و اداری وجود دارد که در آنها لوازم جانبی « علامت گذاری حضور برنامه» صادر نمی شود، زیرا اطلاعات مربوط به برنامه ها به طور مستقیم در متن نشان داده شده است. این در توصیه های روش شناختی برای اجرای GOST R 6.30-2003 و در دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در دستگاه های اجرایی فدرال بیان شده است. برای مثال، چنین اسنادی شامل یک پروتکل است.

لوازم جانبی « علامت گذاری حضور برنامه» صادر نمی شود اسناد اداری: دستورات، دستورالعمل ها، دستورالعمل ها، قطعنامه ها و تصمیمات.

به طور معمول، اگر یک سند اداری دارای ضمیمه های مرجع یا تحلیلی (نمودار، نمودار، جداول، فهرست) باشد، در متن در پاراگراف های مربوطه بخش اداری پیوندهایی وجود دارد: "(پیوست 1)"، "(ضمیمه 2)" یا «طبق پیوست 1»، «طبق پیوست 2». اگر ضمیمه سند اداری یک سند تایید شده باشد (مقررات، قوانین، دستورالعمل ها و غیره)، علامت زیر در بند مربوطه قسمت اداری ایجاد می شود: "(پیوست)" (به مثال 3 مراجعه کنید).

آیا همیشه لازم است که "پیوست" در اولین برگه یک برنامه کاربردی بنویسید؟

آیا همیشه لازم است در اولین برگه برنامه در گوشه سمت راست بالا انجام شود سنگ نوشته « کاربرد» با ذکر سند، تاریخ و شماره ثبت آن؟ در نگاه اول به نظر می رسد بله. اما این درست نیست. بنابراین، بسیاری از افراد با قرار دادن بی رویه این برچسب روی همه برنامه ها اشتباه می کنند.

بیایید مواردی را در نظر بگیریم که کتیبه "برنامه"با ذکر سند، تاریخ و شماره ثبت آن نباید الصاق شود.

اولاً، هنگام ارسال نامناسب است سند مستقلی که قسمت آدرسی ندارد همراه با نامه پوششی .

با این حال، اگر یک نامه پوششی ارسال نمی شود، بلکه مثلاً نامه ابلاغی یا دعوت نامه ارسال می شود و پیوست شامل مطالب اضافی است که مخصوصاً برای این نامه تهیه شده است، باید کتیبه فوق روی پیوست قرار داده شود. .

ثانیاً نباید این کار را انجام دهید سنگ نوشته « کاربرد» در یک سند تایید شده توسط یک سند اداری.هنگام طراحی چنین برنامه هایی است که اغلب اشتباهات انجام می شود. و ببینید چه اتفاقی می‌افتد: گزینه‌هایی وجود دارد که اطلاعات لازم از دست رفته باشد (مثال 6) یا زمانی که تکرار شده است (مثال 7 و 8).

گزینه های ممکن برای ثبت نام نادرست به این محدود نمی شود. با این حال ، قوانین تنظیم ضمیمه اسناد اداری با استفاده از نمونه احکام و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه در دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در دستگاه های اجرایی فدرال تنظیم می شود.

از موارد فوق نتیجه می گیریم که اسناد تأیید شده باید حاوی "بیانیه تایید سند" لازم باشد که مطابق با GOST R 6.30-2003 تهیه شده است و نه کتیبه "پیوست شماره" با داده های سند اداری. اما اگر درخواست ماهیت مرجع یا تحلیلی داشته باشد (یعنی تایید نشده است)، در گوشه سمت راست بالای آن باید نوشته "پیوست شماره" با ذکر مدرک مربوطه، تاریخ و شماره ثبت آن نوشته شود.

اپلیکیشن ها چگونه باید طراحی شوند؟

در طراحی اپلیکیشنقوانین ساده زیر باید رعایت شود:

1. برنامه های کاربردیهمیشه منتشر می شودروی برگه های استاندارد کاغذ، نه روی اسناد سربرگ.
2. از آنجایی که برنامه ها به طور جداگانه ثبت نمی شوند، نباید حاوی جزئیات "تاریخ سند" و "شماره ثبت سند" باشند. از این گذشته ، تاریخ و شماره ثبت سندی که درخواست به آن مربوط می شود را می توان در گوشه سمت راست بالای صفحه اول برنامه در کتیبه "ضمیمه ..." (به مثال 5 مراجعه کنید) یا در جزئیات " مشاهده کرد. مهر تأیید سند» (به مثال 9 مراجعه کنید).
3. عنوان متن برنامه به صورت متمرکز چاپ می شود؛ هیچ نقطه ای در انتهای عنوان وجود ندارد. نام نوع برنامه (کلمه اول عنوان برنامه) با حروف بزرگ مشخص شده است و می توان آن را با فاصله (POSITION، LIST، LIST و غیره) چاپ کرد. فاصله خطوط بین سطر اول عنوان و سطرهای بعدی را می توان 6 نقطه افزایش داد.

   عنوان درخواست در زیر نوشته «پیوست...» یا ویژگی «مهر تأیید سند» قرار دارد و با فاصله دو تا چهار خط از آنها جدا می‌شود.

4. اندازه‌های حاشیه، فونت‌ها و فاصله خطوط هنگام چاپ برنامه‌ها با اندازه‌هایی که هنگام چاپ متون سند استفاده می‌شود یکسان است.
5. برگه های برنامه به طور مستقل شماره گذاری می شوند و از برگه دوم شروع می شوند. شماره صفحه در وسط حاشیه بالای برگه قرار می گیرد. در این حالت، عدد به اعداد عربی بدون علامت گذاری (نقطه) نوشته می شود، بدون اینکه کلمه «صفحه» یا نسخه اختصاری آن «صفحه» را نشان دهد. یا با." و خط تیره ها
6. اسناد سازمانی و قانونی - دستورالعمل ها، ضوابط، مقررات، آیین نامه های مصوب اسناد اداری و ضمیمه آنها - باید به امضای رئیس واحد ساختاری تهیه کننده این پیوست رسیده باشد. در صورت لزوم، درخواست های دیگر نیز ممکن است توسط یک مقام مجاز امضا شود. اگر برنامه امضا نشده است، بهتر است آن را با یک خط افقی که در مرکز متن در فاصله تقریباً 3 فاصله خط قرار دارد، پایان دهید. طول خط باید چند سانتی متر باشد. این ترفند ساده شما را از اضافه کردن هر متنی به انتهای برنامه پس از امضای سند اصلی محافظت می کند (به مثال 5 مراجعه کنید).

در اینجا نمونه ای از طراحی صحیح صفحه اول آیین نامه یک واحد سازه که پیوست سند اداری است را مشاهده می کنید (به مثال 9 مراجعه کنید).

* * *

در پایان مقاله، می خواهم توجه داشته باشم که اگر سؤالاتی در رابطه با تهیه اسناد یا سازماندهی کار با آنها مطرح می شود، بهتر است به جای توقف در یک منبع، به دنبال پاسخ در چندین سند یا منبع نظارتی به طور همزمان باشید. این تنها راه برای دریافت کامل ترین پاسخ برای سوال شما است.

1 اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه سند: دستورالعمل های اجرای GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.

2 محل برخی از جزئیات، که باید فقط در مناطق خاصی از صفحه سند صادر شود، مستقیماً در متن GOST R 6.30-2003 و توصیه های روش شناختی فوق ذکر شده است. این مشخصات عبارتند از: «ویزاهای تأیید سند»، «یادداشت اجرای سند و ارسال آن به پرونده»، «یادداشت دریافت سند توسط سازمان»، «شناسه کپی الکترونیکی سند».

3 اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند، یعنی. کتیبه "ضمیمه" باید شامل علامت "خیر" و شماره سریال برنامه باشد (به مثال 5 مراجعه کنید).

4 استثنائات اسناد مستقلی هستند که قسمت آدرس ندارند، همراه با یک نامه پوششی به یک سازمان شخص ثالث ارسال می شوند (به مثال 4 مراجعه کنید) و در نامه به عنوان ضمیمه نشان داده شده است. این اسناد به صورت استاندارد تهیه می شوند، یعنی. طبق قوانین مربوط به انواع خاصی از اسناد.