خانه - ایمنی
بیانیه استفاده از نرم افزار نحوه در نظر گرفتن برنامه های کامپیوتری، آنتی ویروس ها و سیستم های کمکی سفارش نرم افزار در یک سازمان

این سازمان حقوق غیر انحصاری استفاده از برنامه رایانه ای را به دست آورد. مدت استفاده از برنامه کامپیوتری در قرارداد مجوز مشخص نشده است. این سازمان به طور مستقل دوره استفاده از برنامه را برای 12 ماه تعیین کرد. آیا سازمان حق دارد دوره استفاده از برنامه را برای 12 ماه تعیین کند یا باید به بند 4 ماده اتکا کرد. 1235 قانون مدنی فدراسیون روسیه؟

با بررسی موضوع به این نتیجه رسیدیم:

مطابق با توضیحات وزارت دارایی روسیه، دوره شناسایی هزینه های مربوط به کسب حق استفاده از یک برنامه رایانه ای، در مورد مورد بررسی، باید 5 سال باشد.

با این حال، به نظر ما، می توان یک دوره انصراف متفاوت از جمله 12 ماه تعیین کرد. اما در این صورت سازمان باید آماده دفاع از تصمیم خود در دادگاه باشد.

دلیل نتیجه گیری:

حق نسخه‌برداری انواع برنامه‌های رایانه‌ای (از جمله سیستم‌عامل‌ها و بسته‌های نرم‌افزاری) که می‌تواند به هر زبان و به هر شکلی اعم از متن مبدأ و کد مفعول بیان شود، مانند حق تکثیر آثار ادبی محفوظ است (ماده 1261). قانون مدنی فدراسیون روسیه).

و مدت اعتبار حق انحصاری یک اثر توسط هنر تعیین می شود. 1281 قانون مدنی فدراسیون روسیه، یعنی محدود.

حقوق استفاده از یک برنامه در رایانه می تواند توسط دارنده حق چاپ (دارنده مجوز) به شخص دیگری (دارنده مجوز) بر اساس توافق نامه مجوز (بند 1 ماده 1235 ، بند 1 ماده 1286 قانون مدنی اعطا شود. فدراسیون روسیه). انعقاد قرارداد مجوز مستلزم انتقال حق انحصاری به دارنده مجوز نیست (بند 1 ماده 1233 قانون مدنی فدراسیون روسیه).

در شرایط مورد بررسی، سازمان حق غیر انحصاری استفاده از نتیجه فعالیت فکری (برنامه رایانه ای) را به دست آورد. بنابراین ، یک برنامه رایانه ای را نمی توان در دارایی های نامشهود گنجاند ، زیرا مطابق بند 3 PBU 14/2007 "حسابداری دارایی های نامشهود" ، فقط اشیایی که سازمان حقوق انحصاری آنها را به دست آورده است در دارایی های نامشهود گنجانده می شود.

در نتیجه، هزینه های خرید یک برنامه کامپیوتری را نمی توان به عنوان هزینه های سرمایه ای که هزینه اولیه دارایی های نامشهود را تشکیل می دهد، در نظر گرفت. هزینه های کسب حقوق استفاده از یک برنامه رایانه ای باید به عنوان بخشی از هزینه های فعالیت های عادی در نظر گرفته شود (بند 5، بند 7 PBU 10/99 "هزینه های سازمان" (از این پس PBU 10/99 نامیده می شود) .

طبق بند 19 PBU 10/99، هزینه ها در صورت توزیع معقول بین دوره های گزارشگری، در صورتی که هزینه ها تعیین کننده دریافت درآمد در چندین دوره گزارشگری باشد و زمانی که رابطه بین درآمد و هزینه ها به وضوح مشخص نباشد، در صورت سود و زیان شناسایی می شود. تعریف شده یا به صورت غیر مستقیم تعیین می شود. علاوه بر این، هزینه ها در دوره گزارشی که در آن رخ داده است، بدون توجه به زمان پرداخت واقعی وجوه شناسایی می شود (بند 18 PBU 10/99).

مطابق بند 65 مقررات مربوط به حفظ حسابداری و گزارشگری مالی در فدراسیون روسیه، مصوب 29 ژوئیه 1998 N 34n وزارت دارایی روسیه، هزینه های متحمل شده توسط سازمان در دوره گزارش، اما مربوط به دوره های گزارشی زیر به عنوان یک اقلام جداگانه به عنوان هزینه های معوق در ترازنامه منعکس شده و به ترتیبی که سازمان تعیین می کند (به طور یکسان، متناسب با حجم تولید و غیره) در طول دوره تا که مربوط می شوند.

در این حالت، دوره ای که طی آن هزینه های خرید یک برنامه کامپیوتری حذف می شود، توسط سازمان به طور مستقل بر اساس دوره مورد انتظار استفاده توسط سازمان از این برنامه تعیین می شود.

توجه داشته باشید که در حسابداری محدودیتی برای تعیین دوره استفاده وجود ندارد.

در حسابداری مالیاتی طبق بندهای. ماده 26 بند 1 264 قانون مالیات فدراسیون روسیه، هزینه های مربوط به کسب حق استفاده از برنامه های رایانه ای در سایر هزینه های مرتبط با تولید و فروش گنجانده شده است (بند 26، بند 1، ماده 264 قانون مالیات فدراسیون روسیه) .

بند 1 هنر. 272 قانون مالیات فدراسیون روسیه مقرر می دارد که هزینه ها در دوره گزارشگری (مالیاتی) شناسایی می شوند که در آن این هزینه ها بر اساس شرایط معاملات ایجاد می شود. در صورتی که معامله فاقد چنین شرایطی باشد و ارتباط بین درآمد و هزینه را نتوان به وضوح تعریف کرد یا به طور غیرمستقیم تعیین کرد، هزینه ها توسط مؤدی به طور مستقل توزیع می شود.

در نتیجه، اگر قرارداد مجوز دوره استفاده از برنامه را تعیین نکند، در حسابداری مالیاتی سازمان باید آن را به همان روشی که در حسابداری - به طور مستقل ایجاد می کند، ایجاد کند.

با این حال، وزارت دارایی روسیه در نامه های خود به تاریخ 10/23/2009 N 03-03-06/1/681، 04/20/2009 N 03-03-06/2/88، مورخ 03/17/2009 N 03-03-06/2/48 مورخ 19/02/1388 N 03-03-06/2/25 یادآور می شود که طبق بند دوم بند 4 هنر. 1235 قانون مدنی فدراسیون روسیه، در صورتی که مدت اعتبار آن در توافقنامه مجوز مشخص نشده باشد، قرارداد به مدت پنج سال منعقد شده در نظر گرفته می شود.

لطفا توجه داشته باشید که اشاره بند اول بند 4 هنر. 1235 قانون مدنی فدراسیون روسیه به این معنا که دوره ای که برای آن منعقد شده است نمی تواند از مدت اعتبار حق انحصاری تعیین شده برای دارنده حق چاپ (مجوز) تجاوز کند. این یادآور این واقعیت است که حق امتیاز دهنده برای تصاحب حق انحصاری نتیجه فعالیت فکری با مدت زمان این حق انحصاری محدود شده است. و دومی، اگرچه قابل توجه است، محدود است.

بنابراین، اگر توضیحات وزارت دارایی روسیه را دنبال کنیم، مدت زمان شناسایی هزینه ها در پرونده مورد بررسی باید 5 سال باشد.
در عین حال، تجزیه و تحلیل رویه داوری نشان می دهد که دادگاه ها اغلب در کنار مالیات دهندگانی هستند که تصمیم گرفتند هزینه های کسب حقوق غیر انحصاری یک برنامه را در یک زمان حذف کنند، زیرا قرارداد مدت اعتبار چنین حقوقی را نشان نمی دهد. هنگام تصمیم گیری، قضات از این واقعیت استنباط می کنند که از آنجایی که قرارداد مدتی را برای استفاده از برنامه رایانه ای تعیین نمی کند، مطابق با بندها. ماده 26 بند 1 264 قانون مالیات فدراسیون روسیه و بند دوم بند 1 هنر. 272 قانون مالیات فدراسیون روسیه، هزینه های خرید حقوق غیر انحصاری برای استفاده از برنامه های رایانه ای و پایگاه های داده را می توان به عنوان بخشی از سایر هزینه های مرتبط با تولید و فروش در زمان وقوع آنها در نظر گرفت. (به عنوان مثال به قطعنامه های سرویس فدرال ضد انحصار منطقه ولگا مورخ 16 فوریه 2009 N A55 -9496/2008، منطقه شمال غربی FAS مورخ 10/15/2007 N A05-810/2007 مراجعه کنید).

بنابراین، در هر دو حسابداری و حسابداری مالیاتی، یک سازمان حق دارد به طور مستقل دوره شناسایی هزینه های کسب حق استفاده از یک برنامه رایانه ای را تعیین کند، در صورتی که قرارداد دارای شرطی در مورد دوره استفاده نباشد. به نظر ما این می تواند هر دوره ای باشد که سازمان توجیه می کند تا یک دوره یکباره.

در هر صورت، نحوه تعیین مهلت برای انصراف از هزینه های تحصیل برنامه ها باید در سیاست های حسابداری سازمان برای حسابداری و حسابداری مالیاتی تعیین شود.

با این حال، با در نظر گرفتن موقعیت وزارت دارایی روسیه، اگر در مورد مورد بررسی دوره انصراف از هزینه ها کمتر از پنج سال باشد، خطر اختلاف مالیاتی وجود دارد.

اگر این اتفاق بیفتد، سازمان باید از موضع خود در دادگاه دفاع کند.

پاسخ آماده شده:
کارشناس خدمات مشاوره حقوقی گارانت
ژوراولف ویاچسلاو

کنترل کیفیت پاسخ:
داور خدمات مشاوره حقوقی GARANT
حرفه ای رودیوشکین سرگئی

مطالب بر اساس مشاوره کتبی فردی ارائه شده به عنوان بخشی از خدمات مشاوره حقوقی تهیه شده است. برای اطلاعات دقیق در مورد خدمات، با مدیر خدمات خود تماس بگیرید.

از جانب. .2013 شماره________

معرفی مجله الکترونیکی "EZh" به مدیریت فعالیت های موسسات آموزشی

به منظور بهبود پشتیبانی اطلاعات از فرآیندهای مدیریت مدرسه، برنامه ریزی و سازماندهی فرآیند آموزشی بر اساس معرفی فناوری اطلاعات مطابق با دستور وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی روسیه مورخ 26 اوت 2010 N 761n و ماده 74 فصل. 12 از بخش III قانون کار فدراسیون روسیه "تغییر شرایط قرارداد کار تعیین شده توسط طرفین به دلایل مرتبط با تغییرات در شرایط کار سازمانی یا فناوری".

"برنامه کاری برای معرفی EJ" (پیوست شماره 1);

«مقررات حفظ امید به زندگی» (پیوست شماره 2)؛

"مقررات ارائه خدمات عمومی ED" (پیوست شماره 3)؛

"دستورالعمل های نگهداری سوابق فعالیت های آموزشی با استفاده از EJ" (پیوست شماره 4).

"آیین نامه برای ارائه کمک در هنگام کار در EZh" (ضمیمه شماره 5).

2. اجرای اجرای EJ مطابق با جدول کاری برای اجرای EJ (پیوست شماره 1).

3. از EJ برای ضبط انواع فعالیت های کلاسی و فوق برنامه، از جمله درس ها، دروس انتخابی، باشگاه ها و کلاس های گروهی طولانی مدت استفاده کنید.

4. معاون مدیر مدیریت منابع آب G.A. Kulova و ابوگلیوا یو.خ. اطمینان از کنترل اجرای برنامه کاری برای اجرای EJ.

5. معاون مدیر مدیریت منابع آب G.A. Kulova و ابوگلیوا یو.خ. اطمینان از محتوای اطلاعاتی زندگی آموزشی در ماژول "فرایند آموزشی"، سازماندهی کنترل بر به موقع و صحت کار معلمان موضوعی و معلمان کلاس در مورد محتوای اطلاعاتی زندگی آموزشی و به موقع بودن اطلاع رسانی به والدین در مورد جریان و پیشرفت نهایی و حضور دانش آموزان

6. E.A. Kozbaev، مدیر سیستم، مسئولیت نظارت بر پشتیبانی فنی عملیات EZh را مطابق با مسئولیت های شغلی خود اختصاص دهید.

7. مسئولیت مشاوره با معلمان در مورد کار منبع آموزشی را مطابق با مسئولیت های شغلی خود به Kozbaev E.A. ، مدیر سیستم اختصاص دهید.

8. کنترل بر اجرای دستور را محفوظ می دانم.

مدیر مدرسه M.D. Sultanova

موسسه آموزشی شهری بودجه "مدرسه متوسطه آختوبینسک"

«در مورد معرفی الکترونیک

مجله کلاس برای سال تحصیلی 2013-2014 »

مطابق با قانون فدراسیون روسیه مورخ 27 ژوئیه 2010. شماره 210-FZ "در مورد سازماندهی ارائه خدمات دولتی و شهری"، دستورات دولت فدراسیون روسیه مورخ 17 دسامبر 2009. شماره 1993-r و مورخ 16 شهریور 1389. شماره 1506-ر و به اساس دستور اداره آموزش، ورزش و پالیسی جوانان شماره 23 مورخ 1390/03/01. "در مورد اجرای محیط آموزشی اطلاعات "Dnevnik.ru"، در ارتباط با اقدامات برای اجرای خدمات دولتی ارائه اطلاعات در مورد پیشرفت فعلی دانش آموز، معرفی کتاب نمره الکترونیکی در موسسات آموزشی فدراسیون روسیه

  1. از 1 سپتامبر 2013، کار بر روی اجرای آزمایشی یک مجله الکترونیکی بر اساس IOS "Dnevnik.ru" را سازماندهی کنید.
  2. انتصاب معاون مدیر مدیریت آب G.A. Kulova به عنوان مسئول سازماندهی اجرای کتاب نمره الکترونیکی. و ابوگلیف یو.خ.
  3. E.A. Kozbaev را به عنوان مدیر سیستم برای نگهداری مجله الکترونیکی منصوب کنید.
  4. ایجاد کارگروه برای اجرای سرویس «ژورنال الکترونیکی» برای بازه زمانی 1392/09/01. تا تاریخ 1393/05/31 شامل:

    5. کولووا جی.آ. - معاون مدیریت منابع آب؛

    کوزبایف E.A. - مدیر سیستم؛

    Kunusova S.Sh. - معاون مدیر منابع انسانی؛

    Abugalieva Yu.Kh. - معاون مدیر مدیریت منابع آب؛

    معلمان کلاس های 1-11؛

    Zhivolup N.A. - معلم علوم کامپیوتر؛

    Dzhunusova L.I. - روانشناس تربیتی.

    - برنامه اقدام برای معرفی دفتر خاطرات الکترونیکی به فرآیند آموزشی تا 25 اوت 2013.

    - مقررات محلی که انتقال به استفاده از EJ را تضمین می کند. (اقدامات محلی باید تا 1 سپتامبر 2013 در وب سایت موسسه آموزشی درج شود).

  5. سخت افزار و نرم افزار ICT را آماده کنید.
  6. مسئولیت های زیر را به کارکنان مدرسه محول کنید:
  7. نصب نرم افزار لازم برای عملکرد مجله الکترونیکی، به روز رسانی به موقع آن؛
  8. اطمینان از عملکرد مناسب محیط نرم افزار ایجاد شده؛
  9. ارائه جزئیات دسترسی به معلمان، معلمان کلاس، و مدیریت مدرسه؛
  10. بایگانی پایگاه داده و ذخیره آن در چندین رسانه الکترونیکی به منظور جلوگیری از از دست رفتن پایگاه داده.
  11. کار با دایرکتوری ها و پارامترهای سیستم؛
  • تقسیم کلاس به زیر گروه ها همراه با معلمان موضوعی و معلمان کلاس در آغاز هر سال تحصیلی.
  • ارتباط با خدمات پشتیبانی فنی؛
  • ارائه مشاوره و آموزش (در صورت لزوم) به شرکت کنندگان پروژه در مورد تکنیک های اولیه کار با بسته نرم افزاری.
  • تکمیل به موقع و نظارت بر ارتباط داده های دانش آموزان درپایگاه داده IOS;
  • ارائه جزئیات دسترسی به والدین و دانش آموزان مدرسه؛
  • ثبت دروس از دست رفته دانش آموزان؛
  • تقسیم کلاس به زیر گروه ها همراه با معلمان موضوعی در آغاز هر سال تحصیلی.

    • · اطلاع رسانی به والدین از رفتار و پیشرفت دانش آموز از طریق پیامک در سامانه و امکان مشاهده دفترچه خاطرات الکترونیکی.

  • تقسیم کلاس به زیر گروه ها همراه با معلم کلاس در آغاز هر سال تحصیلی

    • · تهیه تقویم و طرح موضوعی.

    · پر کردن اطلاعات در مورد پیشرفت و حضور دانش آموزان، انواع کلاس ها، تکالیف.

    معاون مدیر منابع انسانی

  • اجرای کنترل سیستماتیک بر نگهداری یک مجله الکترونیکی توسط معلمان؛
  • ایجاد تغییرات در برنامه
  • بر کار معاونین و مدیران مسئول نظارت دارد.

    • www.30ahtubinskaja-soh.edusite.ru

    اتوماسیون تولید

    نمونه ای از اجرای یک برنامه منحصر به فرد

    به عنوان نمونه ای از اجرای یک برنامه منحصر به فرد در یک شرکت، اجازه دهید پروژه اتوماسیون اداره تولید و تجهیزات فناوری را در نظر بگیریم. UPTK شعبه ای از شرکت دولتی واحد "Bashkiravtodor" است که حدود 80 نفر کار می کنند. عملکرد اصلی تامین متمرکز حدود 60 بخش راه سازی - شعبه های شرکت های واحد دولتی واقع در هر منطقه باشقورتوستان است. عرضه متمرکز، که برخی از بخش‌های شرکت واحد دولتی نیز در آن مشارکت دارند، شامل جمع‌آوری درخواست‌ها از شعب، انعقاد قرارداد با تامین‌کنندگان، سفارش و تحویل کالا و مواد به انبار و مستقیماً به مصرف‌کنندگان، توزیع کالا و مواد بین مصرف‌کنندگان است. با توجه به طرح های تلفیقی و درخواست مصرف کنندگان، پرداخت قبوض از تامین کنندگان و شعب صورتحساب.

    در نتیجه یک بررسی رایگان کوچک از UPTK، یک پیشنهاد تجاری برای اتوماسیون تهیه شد. پس از مطالعه دقیق این پیشنهاد، مشتری (SE Infodor، شرکت واحد ایالتی Bashkiravtodor) توافق نامه ای را برای توسعه و اجرای یک پیکربندی منحصر به فرد از برنامه 1C: Enterprise امضا کرد. هدف از توسعه، خودکار کردن عملکرد مدیریت تامین متمرکز شعبه های شرکت واحد دولتی "Bashkiravtodor" بود.

    کار تحت قرارداد به چهار مرحله تقسیم شد - بررسی موضوع، توسعه مشخصات فنی، ایجاد یک پیکربندی منحصر به فرد برای برنامه 1C: Enterprise و اجرای برنامه در کار UPTK و شرکت واحد دولتی.

    مرحله امتحان

    کار روی این پروژه با تهیه دستوری برای شرکت دولتی واحد "Bashkiravtodor" برای انجام یک نظرسنجی آغاز شد. این دستور چارچوب زمانی را برای نظرسنجی تعیین کرد، چه کسی به عنوان متخصص در سمت مشتری عمل خواهد کرد، و وظایف بخش‌هایی که باید بررسی شوند. بر اساس این دستور، بررسی وظایف رئیس UPTK، بخش تدارکات، بخش برنامه ریزی و اقتصاد، بخش قراردادها و بخش حسابداری UPTK انجام شد. علاوه بر این، بخش تولید، بخش مهندس ارشد نیرو، بخش مکانیک ارشد و بخش بازاریابی شرکت واحد دولتی "Bashkiravtodor" نیز در روند بررسی قرار گرفتند. بررسی ادارات شرکت واحد دولتی مورد نیاز بود زیرا عملکرد تامین متمرکز در شرکت واحد دولتی نه تنها در UPTK انجام می شود. ادارات شرکت واحد دولتی وظایف تولید منابع مورد نیاز و کنترل منابع مالی اختصاص داده شده برای منابع را متمرکز می کنند.

    این نظرسنجی با مطالعه مقررات بخش و شرح وظایف کارکنان آغاز شد. پس از این، مشاوره های شفاهی با متخصصان انجام شد و نمونه هایی از اسناد ارائه دهنده عملکرد تامین متمرکز جمع آوری شد. توجه ویژه ای به بخش حسابداری UPTK شد. در حسابداری، علاوه بر جریان اسناد، ترتیب سیاست‌های حسابداری، نمودار حسابداری UPTK، ترکیب ثبت‌های حسابداری تحلیلی، ترکیب و بازتاب معاملات تجاری در حسابداری به تفصیل مورد بررسی قرار گرفت.

    بر اساس نتایج نظرسنجی، متخصصان بخش طراحی سیستم های اطلاعاتی گزارشی را تهیه کردند که شامل موارد زیر بود:

    • مدل جریان سند "همانطور که هست".
    • نمونه هایی از اسناد اولیه که نام آنها در مدل موجود است.
    • نمودار حساب ها "همانطور که هست" که نشان دهنده ثبت های حسابداری تحلیلی برای هر حساب است.
    • فهرستی از تمام معاملات تجاری که اسناد اولیه و مکاتبات حسابداری را نشان می دهد.

      • نمودار زمینه مدل همانطور که هست به دست آمده در شکل نشان داده شده است.

      مدل همانطور که هست در طول فرآیند توسعه چندین جلسه بررسی را پشت سر گذاشت.
      بررسی مدل بسیار مفید بود.
      در مراحل اولیه بررسی، اضافات قابل توجهی به مدل مربوط به طیف گسترده ای از فرآیندهای تجاری عرضه واقعی - از طریق یک انبار، حمل و نقل جاده ای، حمل و نقل مواد فله از طریق راه آهن، انجام شد.
      در فرآیند توسعه مدل، بیش از دویست نمونه سند جمع آوری و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.

      جدول بخشی از نمودار حساب "همانطور که هست" بخش حسابداری UPTK را نشان می دهد.

      هنگام تهیه نمودار حسابهای "همانطور که هست" مشخص شد، به ویژه، که حساب 10 در بخش حسابداری UPTK یک حساب گروهی برای حساب های فرعی 10.1، 10.2 و غیره نیست، بلکه یک حساب فرعی است (می توان آن را داد. یک کد مشروط 10.0)، در نظر گرفته شده برای حسابداری مواد عرضه شده به شعب از طریق انبار.

      در زیر نمونه ای از شرح معاملات تجاری برای ورود اقلام موجودی (دارایی های مادی) به انبار UPTK آورده شده است. چنین توصیفاتی برای تمام معاملات تجاری شناسایی شده در طول بررسی انجام شد.

      مدل عملکردی، نمودار حساب ها و فهرست معاملات تجاری با مشتری توافق شد. حسابداران هر صفحه از اسناد توسعه یافته را امضا کردند.

      تجزیه و تحلیل مدل "همانطور که هست" تکرار جزئی کارکردهای کارکنان شرکت واحد دولتی و وزارت حمل و نقل و ارتباطات را نشان داد. به طور خاص، معلوم شد که یک درخواست برای تامین کننده می تواند هم توسط بخش تدارکات شرکت واحد دولتی و هم بخش بازاریابی UPTK تهیه شود. تمامی مواردی که می‌توانست راه‌حل مبهم داشته باشد و بر توسعه مشخصات فنی تأثیر بگذارد، در گزارشی ویژه جمع‌آوری و به مدیریت مشتری ارائه شد. جلسات متعددی برگزار شد که در آن معاون مدیر کل اقتصادی شرکت واحد دولتی، رئیس شرکت واحد دولتی در امور اقتصادی و روسای ادارات شرکت واحد دولتی و اداره بازرسی فنی و فنی شرکت کردند. بخش در نتیجه، راه حل هایی برای همه مسائل به دست آمد که در مشخصات فنی توسعه یافته گنجانده شده بود.
      در زیر بخشی از جدول حاوی برخی مسائل و تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیریت مشتری است.

      مرحله توسعه مشخصات فنی

      برای توسعه شرایط مرجع، متخصصان بخش طراحی سیستم های اطلاعاتی از گزارش نظرسنجی تهیه شده و جدول خلاصه ای از تصمیمات در مورد مسائل اساسی استفاده کردند.
      اساس مشخصات فنی یک مدل کاربردی از پیکربندی منحصر به فرد 1C: متمرکز تامین بود. در زیر نمودار تجزیه سطح اول مدل ارائه شده است.
      این مدل فرآیندهای برنامه ریزی نیازهای سالانه تلفیقی برای گردش انبار و تجارت ترانزیتی، نظارت بر برنامه های کاربردی از شعب برای دریافت موجودی، حسابداری مناقصات، قراردادها و توافقات اضافی با تامین کنندگان، توزیع منابع مالی بین تامین کنندگان، نظارت بر برنامه های کاربردی به تامین کنندگان برای تخصیص موجودی را پوشش می دهد. , ثبت دریافت موجودی در انبار و برای ترانزیت , تشکیل سفارش برای توزیع اقلام موجودی, صدور وکالتنامه, TTN, قبوض, فاکتورها, دستورات پرداخت. حسابداری عملیاتی و حسابداری شهرک ها با تامین کنندگان و شعب و همچنین حسابداری موجودی و مواد موجود در انبار و در حال ترانزیت ارائه شد.

      مدل ساخته شده امکان شناسایی لیستی از ایستگاه های کاری لازم برای خودکارسازی فرآیند را قبل از توسعه یک پیکربندی منحصر به فرد و اجرای برنامه فراهم می کند. برای هر ایستگاه کاری، عملکرد آن به وضوح تعریف شده بود. تمامی این کارکردها در طول بحث و بررسی مدل در جلسات مشترک با مشتری مشخص و مورد توافق قرار گرفت. بنابراین، در مرحله توسعه مشخصات فنی بود که پایه‌های اجرای موفقیت‌آمیز سیستم در آینده فراهم شد. کاربران سیستم از قبل یاد گرفتند که چگونه مسئولیت های شغلی آنها پس از پیاده سازی سیستم تغییر می کند و زمان داشتند تا از نظر روانی برای این امر آماده شوند.

      به ویژه، متخصصان در بخش چیدن متوجه شدند که هر روز صبح باید با وارد کردن سفارش های دریافتی از انبار به پایگاه اطلاعاتی شروع کنند. این تصمیم توسط مدیریت UPTK گرفته شد، زیرا به دلیل عدم وجود ارتباطات قابل اعتماد، امکان خودکارسازی انبار از راه دور وجود نداشت. اگرچه بار کار بر روی کارمندان این بخش افزایش یافت، اما آنها با این وضعیت با درک رفتار کردند. به لطف در دسترس بودن سفارش های دریافت الکترونیکی، اطمینان از کنترل بر روند تشکیل سفارشات امکان پذیر شد - اکنون متخصصان بخش های شرکت واحد دولتی دیگر قادر به توزیع فیزیکی مواد بیشتری از آنچه در انبار دریافت می شد، نخواهند بود.

      در مراحل تهیه مشخصات فنی مشخص شد که نیاز به طراحی حدود 130 فرم گزارش جدید است که حدود 40 فرم با یکدیگر تفاوت اندکی داشتند. در همان زمان، متخصصان مشتری مطمئن نبودند که این مجموعه کامل است و مدیریت به زودی به فرم‌های گزارش جدید نیاز نخواهد داشت. بنابراین، شرایط مرجع شامل توسعه یک تولید کننده ویژه از فرم های گزارش است که امکان به دست آوردن گزارش های شناخته شده و جدید را می دهد. ژنراتور، که برای پیکربندی نیازی به برنامه نویس ندارد، به شما امکان می دهد توضیحات فرم های جدید را دریافت و ذخیره کنید که در ترکیب و ترتیب جزئیات و همچنین فیلتر کردن و مرتب سازی رکوردها متفاوت است. شکل زیر فرم صفحه نمایش مولد گزارش را نشان می دهد.

      90 فرم گزارش باقی‌مانده بر اساس مدل عملکردی، فرم‌های سند موجود در گزارش نظرسنجی و مدل داده طراحی شده‌اند.

      مدل داده پیکربندی منحصربه‌فرد، طراحی شده در حین آماده‌سازی مشخصات فنی، شامل توصیفی از ویژگی‌ها و روابط بیش از 200 نهاد اطلاعاتی - فهرست‌ها و اسناد است. با این حال، تقسیم مناسب مدل به قطعات منطقی - نمودارها - آن را کاملاً در دسترس متخصصان مشتری قرار داد.
      شکل بخشی از یکی از نمودارهای مدل داده را نشان می دهد. این نمودار به شما امکان می دهد یک نمایش بصری از ترکیب ویژگی ها و اتصالات یک سند نسبتاً ساده - برنامه ای از بخش شرکت واحد دولتی برای کالاها و مواد دریافت کنید.

      مدل اطلاعاتی پایه و اساس رابط های طراحی شده را تشکیل داد. شرایط مرجع شامل رابط هایی برای بیش از 30 کتاب مرجع جدید و حدود 90 سند جدید بود.
      شکل، رابط و فرم چاپی سند "دپارتمان درخواست" را نشان می دهد.

      اتوماسیون UPTK مصادف با انتقال سازمان های فدراسیون روسیه به یک نمودار حساب جدید است که با دستور وزارت دارایی مورخ 31 اکتبر 2000 شماره 94n تأیید شده است. بنابراین، تصمیم گرفته شد با در نظر گرفتن انتقال به شماره گذاری جدید حساب ها، نمودار حساب های موجود در شرایط مرجع تهیه شود. این توسعه به طور مشترک با حسابدار ارشد UPTK بر اساس نقشه حساب های قدیمی UPTK، دستور وزارت دارایی و نمودار حساب های جدید تایید شده توسط شرکت واحد دولتی باشکراوتودور انجام شد.
      جدول بخش کوچکی از نمودار حساب‌های UPTK را نشان می‌دهد.

      جالب است بدانید که نمودار حساب‌های «آنگونه که هست» در مقایسه با نمودار حساب‌های «آنگونه که هست» تغییر کرده است، نه تنها به این دلیل که انتقال به شماره‌گذاری جدید حساب‌ها انجام شده است، بلکه به دلیل اشتباهات در حسابداری در همان زمان اصلاح شد. به ویژه ، حساب 10 یک حساب فرعی جدید 10.8 دریافت کرد که شروع به در نظر گرفتن مواد منتقل شده برای پردازش کرد. پیش از این، فلزی که به منظور ساخت چاقو برای بولدوزر به کارخانه عرضه می شد، از حساب دهم حذف شد که مبنای محاسبه مالیات بر دارایی را مخدوش کرد.
      لیست معاملات تجاری دستخوش تغییرات مهم تری شده است. نتایج نظرسنجی به حسابدار ارشد جدید UPTK این امکان را داد که نه تنها به سرعت با ویژگی های حسابداری بخشی که به او سپرده شده است آشنا شود، بلکه پیشنهاداتی را برای افزودن های قابل توجهی به لیست و محتوای معاملات تجاری ارائه دهد. تمام پیشنهادات حسابدار ارشد در مشخصات فنی لحاظ شده است.

      وضعیتی که در بالا در مورد فرآوری فلزات توضیح داده شده است به شرح زیر در مشخصات فنی در بخش "همانطور که خواهد بود" شرح عملیات تجاری منعکس شده است:

      * یک کارت برای کل هزینه مواد دریافتی (هزینه مواد ورودی = هزینه مواد منتقل شده برای پردازش + هزینه خدمات) باز می شود.

      توضیحات مشابهی برای بیش از دویست تراکنش تجاری - همه آنچه قبلاً یا در آینده برنامه ریزی شده بود - تهیه شد. برای هر تراکنش تجاری، سند اولیه و الکترونیکی که بر اساس آن تراکنش ها ایجاد می شود، به وضوح تعریف شده است.

      و در نهایت در قسمت متن مشخصات فنی الزامات کلی برای شبکه کامپیوتری محلی، سرور، ایستگاه های کاری، سیستم و نرم افزارهای کاربردی فرموله شد. برای اطمینان از عملکرد پیکربندی منحصر به فرد، لازم بود تمام بخش های UPTK و بخشی از بخش های شرکت واحد دولتی "Bashkiravtodor" به شبکه کامپیوتری محلی متصل شوند. سیستم عامل شبکه سرور پیشرفته ویندوز 2000 را روی سرور نصب کنید. در ایستگاه های کاری - Windows 98 SE. همچنین لازم بود MS SQL Server 2000 روی سرور نصب شود تا از عملکرد نسخه 1C:Accounting برای SQL اطمینان حاصل شود. انتخاب نسخه به دلیل تعداد زیاد کاربران همزمان کار بر روی شبکه - بیش از 10 نفر - و حجم زیاد عملیات ورود اسناد بود.

      نصب یک شبکه کامپیوتری محلی، خرید و نصب یک سرور، ایستگاه های کاری، سیستم و نرم افزار کاربردی توسط متخصصان زیرمجموعه Infodor شرکت واحد دولتی باشکراوتودور انجام شد. تمام کارها با کیفیت بالا و به موقع انجام شد.
      در حالی که مشتری در حال آماده سازی شبکه و رایانه ها بود، متخصصان بخش برنامه نویسی و پیاده سازی پیکربندی منحصر به فرد "1C: تامین متمرکز" را بر اساس مشخصات فنی ایجاد کردند.

      در مرحله پیکربندی، برنامه نویسان شرکت Soft-Portal تمام الزامات مندرج در مشخصات فنی را اجرا کردند. جزء حسابداری سیستم 1C: Enterprise به عنوان پایه ای برای توسعه یک پیکربندی منحصر به فرد "1C: تامین متمرکز" عمل کرد.
      در طول فرآیند پیکربندی، بیش از 400 شیء ابرداده جدید برنامه ریزی شد - دایرکتوری ها، زیرمجموعه ها، حساب ها، اسناد، پردازش و گزارش ها. شکل زیر بخشی از درخت فراداده به دست آمده را نشان می دهد.

      پیکربندی منحصر به فرد توسعه یافته شامل پیکربندی مجموعه ای از حقوق و رابط ها برای 18 ایستگاه کاری است. لیست ایستگاه های کاری خودکار موجود در پیکربندی در جدول آورده شده است.

      از تصویر زیر به وضوح مشخص است که رابط های ایستگاه های کاری چقدر متفاوت هستند. در زیر می توانید محتویات منوی "گزارش اسناد" دو ایستگاه کاری - حسابدار انبار و بخش تدارکات را مشاهده کنید.

      کار پیکربندی به سرعت و کارآمد توسط بخش برنامه نویسی و پیاده سازی انجام شد. متخصصان توانستند به طور کامل بر برنامه نویسی تمرکز کنند، زیرا تمام منابع لازم برای کار خود را در اختیار داشتند. درک واضح و کامل از توابع، ساختار داده، و رابط پیکربندی آینده موجود در مشخصات فنی به برنامه نویسان اجازه می دهد:

      • یک برنامه کاری دقیق تهیه کنید و از کنترل زمان و کامل بودن توسعه اطمینان حاصل کنید.
      • با روشن کردن هرگونه سوال با نمایندگان مشتری حواس شما پرت نشود.
      • هر ماژول نرم افزار را فقط یک بار ایجاد کنید - بدون دوباره کاری یا اصلاح.

        • پیکربندی به دست آمده قبل از نصب در سایت مشتری سه بار آزمایش شد. ابتدا، هر شیء فراداده تازه توسعه یافته توسط برنامه نویسی که آن را توسعه داده بود، آزمایش شد. پس از تکمیل پیکربندی، بخش طراحی درگیر آزمایش شد. متخصصان بخش پیکربندی نهایی را از نظر کامل بودن و مطابقت با مشخصات فنی بررسی کردند. آخرین و مهمترین آزمایش توسط متخصصان پیاده سازی انجام شد. آنها تست های جداگانه ای را برای ایستگاه های کاری ایجاد کردند. با استفاده از مقدار کمی از داده های آزمایشی، کل فرآیند فن آوری عملکرد ایستگاه کاری مورد آزمایش قرار گرفت - از وارد کردن ورودی ها در فهرست ها و اسناد گرفته تا دریافت و چاپ گزارش ها. تمام خطاهای کشف شده در مرحله دوم و سوم آزمایش در گزارش های آزمایشی ویژه ثبت شد. آزمایش تا زمانی که تمام خطاهای شناسایی شده حذف شوند، تکرار شد.

        و در نهایت، در مرحله پیکربندی، دستورالعمل های جداگانه ای برای تمام ایستگاه های کاری توسعه یافت. هر دستورالعمل که به طور مشترک توسط برنامه نویسان و متخصصان پیاده سازی توسعه یافته است، از سه بخش تشکیل شده است. بخش فن آوری دستورالعمل ها یک روش کلی را برای کاربر ایستگاه کاری ارائه می دهد. بخش دوم دستورالعمل، اقدامات کاربر را هنگام وارد کردن هر عنصر دایرکتوری یا سند توصیف می کند. و در نهایت، قسمت آخر دستورالعمل، توالی اقدامات برای به دست آوردن هر گزارش را شرح می دهد.

        در زیر گزیده ای از دستورالعمل محل کار خودکار بخش چیدن برای وارد کردن سند "دریافت سفارش انبار" آمده است.

        سند "سفارش رسید" برای ثبت ورود مواد به انبار در نظر گرفته شده است.
        لازم است مشخصات زیر را از قسمت اصلی سند (به ترتیب) پر کنید:

  1. تامین کننده - طرف مقابل از دایرکتوری انتخاب می شود.
  2. درخواست برای تامین کننده - یک سند از مجله برنامه های کاربردی برای تامین کننده مرتبط با تامین کننده انتخاب شده انتخاب می شود، بر اساس آن جزئیات "توافقنامه" و "اضافی" پر می شود. توافق".
  3. وکالتنامه UPTK - سندی را از مجله وکالتنامه UPTK مرتبط با تامین کننده انتخاب شده انتخاب کنید. با استفاده از قسمت جدولی وکالتنامه، قسمت جدولی دستور وصول به صورت خودکار پر می شود.
  4. نوع گردش مالی - "انبار" به طور پیش فرض انتخاب شده است.

قسمت جدولی سند بر اساس سند "وکالتنامه UPTK" پر می شود. با این حال، نمی توانید مواردی را که با موارد مشخص شده در مشخصات قرارداد مطابقت ندارد، در بخش جدول وارد کنید. اگر سند "وکالتنامه UPTK" حاوی مواردی باشد که در مشخصات قرارداد گنجانده نشده است، یک پیام هشدار نمایش داده می شود.
در مرحله بعد، بخش جدولی سند که به طور خودکار پر شده است را می توان آزادانه ویرایش کرد. اما درج فقط موارد مندرج در مشخصات قرارداد امکان پذیر است. قیمت به طور خودکار با توجه به مشخصات تعیین می شود، اما قابل تنظیم است.
دکمه "ذخیره" سند را تنها در صورتی ذخیره می کند که تمام جزئیات سند به درستی پر شده باشد. هنگام ضبط، تکمیل نامگذاری در قسمت جدولی سند بررسی می شود. اگر مورد یا مقدار انتخاب شده با درخواست تامین کننده انتخاب شده مطابقت نداشته باشد، یک پیام هشدار نمایش داده می شود، اما سند ذخیره می شود.

مرحله اجرا برای هر سیستمی بحرانی ترین و سخت ترین مرحله است. در این مرحله، جایگزینی دردناک از فناوری قدیمی، اما آشنای کار با یک فناوری پیشرفته تر، اما غیر معمول است. بار روی کاربران در مرحله اجرا چندین برابر افزایش می یابد. لازم است نه تنها وظایف روزانه، بلکه مقدار قابل توجهی کار برای پر کردن اولیه دایرکتوری ها و وارد کردن موجودی انجام شود. علاوه بر این، اجرای صحیح نیازمند کار موازی روی فناوری های قدیمی و جدید حداقل به مدت یک ماه است. در عین حال، مقایسه نتایج و بهبود کیفیت سیستم جدید از طریق شناسایی به موقع کاستی ها امکان پذیر می شود.
سازماندهی مرحله اجرا یک عامل کلیدی برای موفقیت کل پروژه به عنوان یک کل است. می توانید یک نظرسنجی دقیق انجام دهید، مشخصات فنی با کیفیت بالا بنویسید، پیشرفته ترین برنامه را توسعه دهید - بدون اجرا، همه این کارها به هدر می رود. ما اجرای را از طریق یک رویه خاص برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز تضمین می کنیم. این روش بر اساس اصول ساده برنامه ریزی و کنترل است.

به این ترتیب پیکربندی منحصر به فرد "1C: تامین متمرکز" پیاده سازی شد. اول از همه ، متخصصان بخش برنامه نویسی و اجرا دستوری را برای شرکت دولتی "Bashkiravtodor" در مورد روش اجرای سیستم تهیه کردند. این دستور فهرست فعالیت‌ها، مهلت‌ها، مجریان، وظایف و مسئولیت‌های پرسنل مشتری را در فرآیند اجرا تعیین کرد. در واقع سفارش با ضمیمه ها به طرحی تفصیلی برای پیاده سازی سیستم تبدیل شد. ما آن را در اینجا تقریباً کامل ارائه می دهیم.

به منظور سازماندهی کار بر روی اجرای نرم افزار برای فرآیندهای تجاری برنامه ریزی، سازماندهی و نظارت بر عملکرد تامین شرکت واحد دولتی UPTK "Bashkiravtodor"

  • کارکنان شرکت واحد دولتی BAA باید تا 18 دسامبر 2001 در مورد استفاده از برنامه توسعه یافته آموزش ببینند. طبق برنامه ارائه شده در پیوست 1.
  • رئیس بخش OKiS (R.S. Latypov) باید طبق قانون برنامه اتوماسیون توسعه یافته را برای عملیات آزمایشی در UPTK و شرکت واحد دولتی BAD از 12/18/2001 بپذیرد.
  • کارکنان شرکت واحد دولتی BAA، که محل کار آنها مجهز به برنامه جدید است، باید از ورود روزانه اسناد اولیه و نگهداری سوابق در برنامه جدید اطمینان حاصل کنند. کارکنان باید نتایج کار خود را در "گزارش های کاری برنامه" جداگانه ثبت کنند. پرسنل باید نظرات و پیشنهادات خود را برای بهبود برنامه در "گزارش های نظرات" فردی ثبت کنند.
  • کارکنان BAA شرکت واحد دولتی عملیات آزمایشی این برنامه را در دوره 18 دسامبر 2001 تا 14 ژانویه 2002 مطابق با برنامه کاری ارائه شده در پیوست 2 انجام خواهند داد.
  • کارکنان شرکت واحد دولتی BAA برای شرکت در جلسات بررسی و حذف نظرات در مورد اجرا و اصلاح برنامه تا 15 ژانویه 2002
  • بر اساس نتایج عملیات آزمایشی، رئیس بخش OKiS (R.S. Latypov) باید لیستی از بهبودهای لازم را بر اساس گزارش های نظرات فردی تا 16 ژانویه 2002 تهیه کند. پس از حذف نظرات توسعه دهندگان برنامه، برنامه را بپذیرید. عملیات تجاری طبق قانون
  • کنترل اجرای این دستور به معاونت تامین و امور عمومی شرکت Kalimullin S.M محول خواهد شد.

    • مدیر کل امینوف ش.خ.

    ذکر این نکته ضروری است که این دستور پس از توافق با هر یک از متخصصان درگیر در روند اجرا، توسط مدیر کل شرکت واحد دولتی امضا شد. هماهنگی به متخصصان اجازه داد تا پیشنهادات خود را در مورد ترکیب و زمان بندی کار ارائه دهند. به لطف فرآیند تایید، از همان ابتدا فضای دوستانه ای از کار تیمی ایجاد شد که باعث شد در آینده از بسیاری مشکلات جلوگیری کنیم.
    پیکربندی منحصر به فرد توسعه یافته بر روی بیش از 20 ایستگاه کاری نصب شده است. به لطف در دسترس بودن دستورالعمل های فردی برای هر محل کار، آموزش تا حد امکان سریع و کارآمد انجام شد. متخصصان مشتری یاد گرفتند که فقط وظایفی را انجام دهند که از قبل برای آنها به وضوح تعریف شده بود. روند آموزش با پذیرش برنامه برای اجرای آزمایشی طبق قانون به پایان رسید. در طی فرآیند آموزش یکی از مهمترین مشکلات روانی مانع اجرا برطرف شد. مردم از هر چیز ناآشنا می ترسند. پس از آموزش، برنامه دیگر کاربران را نمی ترساند، آشنا شد.

    مهم‌ترین عامل موفقیت هر فرآیند در کنار برنامه‌ریزی و سازماندهی واضح آن، تضمین کنترل است. کنترل روند اجرای یک پیکربندی منحصر به فرد در شرکت واحد دولتی "Bashkiravtodor" با مکانیسم ها و رویه های کنترل ویژه تضمین شد.
    مکانیسم‌های کنترلی عبارت بودند از «گزارش کار با برنامه»، «گزارش نظرات» و «گزارش خلاصه هفتگی در مورد اجرا».

    حتی در طول فرآیند آموزش، به هر کاربر 10 صفحه "گزارش کار برنامه" و "گزارش نظرات" داده شد.
    در زیر نمونه ای از یک ورودی در "دفترچه گزارش برنامه" آمده است.

    www.soft-portal.ru

    اجرای خط مشی پرسنلی شرکت و تسویه حساب مالی با پرسنل

    ما از شما دعوت می کنیم از نسخه جدید محبوب ترین برنامه 1C - "1C: مدیریت کارکنان حقوق و دستمزد 8" برای اجرای سیاست پرسنلی شرکت و تسویه حساب های پولی با پرسنل در سازمان خود استفاده کنید.

    ویژگی های کلیدی کار در "1C: حقوق و دستمزد و مدیریت پرسنل 8"

    پیکربندی "مدیریت حقوق و دستمزد و پرسنل" یک راه حل کاربردی نسل جدید برای شرکت ها از هر نوع است که برای بهبود کارایی کار در زمینه های زیر طراحی شده است:

    مدیریت

  • مدیریت ساختار شرکت و سازمانهای تشکیل دهنده آن،
  • فرصت های فراوان برای برنامه ریزی و تحلیل سیاست ها و پرسنل پرسنل،
  • کنترل کامل بر کار بخش پرسنل، بخش پرسنل، بخش حسابداری در زمینه سیاست پرسنل؛
  • اتخاذ تصمیمات مدیریتی بر اساس اطلاعات کامل و قابل اعتماد؛

    • بخش منابع انسانی

  • پرسنل نیاز به برنامه ریزی دارند.
  • حل مشکلات تامین کار با پرسنل - برنامه ریزی پرسنل، انتخاب، پرسش و ارزیابی؛
  • مدیریت شایستگی ها، آموزش، صدور گواهینامه کارکنان؛
  • مدیریت انگیزه مالی پرسنل؛
  • برنامه ریزی موثر برای استخدام کارکنان؛
  • ارزیابی اثربخشی هزینه جذب پرسنل

    • اداره منابع انسانی

    • حسابداری پرسنل و تجزیه و تحلیل پرسنل؛
    • ارائه گزارش های تنظیم شده به ارگان های دولتی؛
    • ثبت نام نظامی

      • حسابداری

    • محاسبه و پرداخت دستمزد؛
    • محاسبه مالیات و مشارکت از صندوق دستمزد تنظیم شده توسط قانون؛
    • انعکاس دستمزدها و مالیات های تعلق گرفته در هزینه های شرکت.
    • ارائه گزارش های تنظیم شده به ارگان های دولتی

    برای اهداف حسابداری، پیکربندی 1C: حقوق و دستمزد و مدیریت پرسنل 8 همراه با راه حل 1C: حسابداری 8 کار می کند.

    تغییرات احتمالی متناسب با مشخصات مشتری:

  • ایجاد دایرکتوری های جدید مورد نیاز مشتری.
  • بارگذاری قالب‌های برگه زمانی در اکسل برای پر کردن توسط زمان‌سنج.
  • بارگیری برگه های زمانی پر شده توسط زمان سنجی از اکسل.
  • ایجاد فرم های چاپی در قالب تایید شده در شرکت مشتری:
    • دستور تعیین دستمزد
    • دستور استخدام مدیر کل
    • سفارش استخدام پاره وقت موقت
    • ترتیب پذیرش به کار
    • دستور انتقال
    • برای جایزه سفارش دهید
    • قرارداد استخدام
    • ضمیمه قرارداد کار
    • دستور استعفای مدیر کل
    • حکم اخراج به دلیل غیبت
    • دستور اخراج به درخواست خود
    • حکم عزل با توافق طرفین
    • حکم اخراج به دلیل کاهش پرسنل
    • حکم اخراج به دلیل انقضای مدت قرارداد کار
    • ماموریت آزمایشی
    • قرارداد برای انجام کار با یک فرد. (قرارداد مدنی)
    • استخراج از سفارش
    • ساعات کار
    • چاپ پاکت برای فیش حقوقی
    • ایجاد و پیکربندی انواع محاسبات با توجه به الگوریتم مشتری:
      • مکمل تعطیلات
      • پرداخت اضافی برای مرخصی استعلاجی
      • پرداخت طبق قرارداد با نرخ ساعتی
      • پرداخت اضافه کاری در زمان و نیم در پایان سال
      • غرامت برای ناهار برای کارکنان منطقه
      • پرداخت هزینه استفاده از ماشین شخصی
      • پرداخت برای استفاده از تلفن شخصی
      • پاداش ماهانه، سه ماهه، شش ماهه، سالانه
      • پاداش سالانه اضافی
      • پرداخت اضافی برای ترکیب
      • هزینه های حمل و نقل موتوری، هزینه های اضافی سفر، هزینه های سرگرمی، هزینه های دیگر.
      • حسابداری پرداخت ها توسط مراکز هزینه
      • پرداخت از معکوس
      • گزارش ها:
        • P-4
        • گزارش زمان کار
        • گزارش تراز تعطیلات
        • گزارش به موقع بودن ایجاد اسناد پرسنلی
        • گزارش زمان و حضور
        • گزارش حضور کارکنان در دفتر بر اساس داده های بدست آمده از سیستم دسترسی
        • گزارشات بیمه سلامت
        • تبادل اطلاعات:
          • با سیستم های اطلاعات شرکتی مشتری در قالبی که توسط مشتری تایید شده است
          • بارگیری داده های تغییر یافته از یک فایل اکسل
          • انتقال دسته جمعی به بخش دیگر
        • مستندات:
          • توافق در مورد مسئولیت فردی
          • توافقنامه مسئولیت جمعی
          • توافق نامه بازپرداخت هزینه های استفاده از اموال شخصی
          • دستور پرداخت برای پرداخت مالیات و اجرائیه
          • تنظیم شماره گذاری اسناد با ماسک
          • 4 کیلوت کار تکمیل شده روی GPD
          • قراردادهای بیمه سلامت
          • سایر موارد به درخواست مشتری

            • با در نظر گرفتن تجربه ما در پیاده سازی سیستم های نرم افزاری، طرح پیاده سازی زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:

          • تحویل "1C: مدیریت پرسنل حقوق و دستمزد 8".
          • برنامه ریزی کار پروژه.
          • آموزش و مشاوره کاربران برای کار در "1C: مدیریت منابع انسانی حقوق و دستمزد 8".
          • در صورت لزوم، سفارشی سازی برای مشخصات حسابداری سازمانی
            ساختار کار روی تنظیمات:
            • بازرسی سریع، تعیین اولیه محدوده کار
            • بررسی دقیق طرح حسابداری سازمان، شناسایی ناسازگاری ها و خواسته ها؛
            • توسعه مشخصات فنی برای تنظیمات؛
            • انجام تنظیمات در "1C: مدیریت منابع انسانی حقوق و دستمزد 8"؛
            • تست عملکرد صحیح پایگاه داده؛
            • تبدیل داده‌ها به «1C: مدیریت منابع انسانی حقوق و دستمزد 8» از نسخه‌های قبلی «1C: Enterprise» یا سایر سیستم‌های اطلاعاتی؛
            • عملیات آزمایشی؛
            • مدیریت تغییر؛
            • آشنایی با عملیات صنعتی؛
            • تحویل و پذیرش کار؛
            • آموزش کاربران برای کار در پیکربندی تغییر یافته.
            • پشتیبانی کاربر هنگام کار با برنامه به عنوان بخشی از سرویس اشتراک.
              خدمات اشتراک شامل ارائه خدمات زیر است:
              • اطلاع رسانی به کاربران از طریق ایمیل در مورد تغییرات در تنظیمات استاندارد و انتشار برنامه ها و اشکال گزارش های تنظیم شده.
              • به روز رسانی برنامه های استاندارد و غیر استاندارد، پیکربندی ها و فرم های گزارش.
              • مشاوره با کاربران در مورد روش صحیح کار با پیکربندی نصب شده یا اصلاح شده در محل کاربران.
              • انجام تعمیر و نگهداری پیشگیرانه با برنامه (بررسی صحت ورودی اطلاعات، آزمایش پایگاه داده، تهیه نسخه پشتیبان از پایگاه داده).
              • پیکربندی رابط ها و حقوق دسترسی به درخواست کاربران.
              • انجام اصلاح تنظیمات استاندارد و فرم های گزارش نرم افزار به درخواست کتبی کاربران (مستند شده در یک قرارداد پشتیبانی جداگانه).

                • اداره سن پترزبورگ
                ناحیه اداری پریمورسکی
                مدیریت سرزمینی

                در مورد پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی
                و کارهای اداری

                1. واگذاری مسئولیت آماده سازی امکانات کامپیوتری دپارتمان های مدیریت اداری و شبکه محلی (LAN) برای اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و مدیریت دفتر (از این پس EDMS نامیده می شود) مطابق با الزامات مشخصات فنی خصوصی ( ضمیمه شماره 1 موافقتنامه شماره 1008/25-2000 مورخ 23 اوت 2000) و اجرای اقدامات برای اطمینان از عملکرد فنی سیستم های مدیریت سوابق الکترونیکی، به رئیس اداره سیستم های اطلاعاتی و پایگاه های اطلاعاتی اداره اقتصاد. و تدارکات شهرستان، میروشنیک M.I.

                2. مسئولیت اجرای آزمایشی سیستم ها، آموزش کارکنان بخش های مدیریت دفتر و اجرای EDS در بخش های منطقه ای را به رئیس بخش امور K.V. Gulyaev اختصاص دهید.

                3. رئیس دیپارتمنت سیستم های اطلاعاتی و پایگاه های اطلاعاتی اداره اقتصاد و سفارشات شهرستان میروشنیک M.I. و رئیس اداره امور، گولیایف K.V. همراه با مجری کل پروژه ESED - شرکت دولتی "مرکز توسعه کامپیوتر" - برای اطمینان از عملکرد آزمایشی سیستم های نگهداری سوابق الکترونیکی، آماده سازی وسایل فنی و انجام کارهای پذیرش برای معرفی سیستم ها به تجارت عمل.

                4. کنترل بر اجرای دستور را محفوظ می دانم.

                رئیس اداره سرزمینی
                Yu.L.Osipov

                متن سند بر اساس موارد زیر تأیید می شود:
                خبرنامه رسمی

                نمونه فرم سفارش اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (تهیه شده توسط کارشناسان شرکت گارانت)

                سفارش
                اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

                [ روز ماه سال ]

                به منظور [در صورت نیاز پر کنید]، سفارش می دهم:

                1. از [تاریخ، ماه، سال] سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی [نام] به [نام شخص حقوقی] را معرفی کنید.

                2. [موقعیت، نام کامل] در مدت [روز، ماه، سال] روند مدیریت اسناد الکترونیکی را توسعه و تصویب کنید.

                3. [مقام، نام کامل] را به عنوان مسئول حفظ مدیریت اسناد الکترونیکی منصوب کنید.

                4. [موقعیت، نام کامل] آرشیو الکترونیکی اسناد دریافتی و ارسالی را سازماندهی کنید.

                5. [موقعیت، نام کامل] قوانین ایجاد، دریافت و نگهداری اسناد الکترونیکی را به سیاست حسابداری [نام شخص حقوقی] وارد کند.

                6. [ سمت، نام کامل] را به عنوان مسئول تشکیل و امضای اسناد الکترونیکی منصوب کنید.

                7. دستور باید به کلیه بخشهای ساختاری سازمان ابلاغ شود.

                8. کنترل اجرای دستور را به [موقعیت، نام کامل] می سپارم.

                موارد زیر با سفارش آشنا شده اند:

                [مقام، امضا، حروف اول، نام خانوادگی]

                نمونه فرم سفارش اجرای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

                توسعه دهنده: شرکت گارانت، ژوئن 2016

                نسخه فعلی سند مورد نظر شما فقط در نسخه تجاری سیستم گارانت موجود است. می توانید یک سند را به قیمت 54 روبل خریداری کنید یا به مدت 3 روز به سیستم GARANT دسترسی کامل داشته باشید.

                اگر از کاربران نسخه اینترنتی سامانه گارانت هستید، می توانید همین الان این سند را باز کنید و یا از طریق خط تلفن در سامانه درخواست دهید.

                پشتیبانی نظارتی برای فرآیند اجرای EDMS

                بنابراین، شما به طور جدی به موضوع اجرای یک EDMS فکر می کنید. شما در آستانه یک سفر طولانی هستید که شامل مراحل بسیاری است: بررسی قبل از پروژه، انتخاب محصول نرم افزاری، پیکربندی اولیه آن، آموزش کاربر، عملیات آزمایشی، معرفی به عملیات تجاری. با این حال، برای اینکه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی "رسمی" کار کند، یک سند کاغذی مربوطه مورد نیاز است. امروز ما تمام مراحل اجرای سیستم را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد و اسناد نظارتی را که باید آنها را تنظیم کنند در نظر خواهیم گرفت.

                فعالیت های اجرای EDS در شرکت باید توسط اسناد اداری پشتیبانی شود. و هر چه فهرست فعالیت‌های لازم، روند اجرای آن‌ها و مسئولیت مقامات درگیر در اجرا در دستورات/دستورالعمل‌ها مشخص‌تر باشد، کار بر روی اجرای EDMS سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌شود.

                1. بررسی قبل از پروژه، انتخاب محصول نرم افزار.

                سند اداری (معمولاً یک دستور) که توسط مدیریت در مرحله اول اجرا صادر می شود، حاوی دلیل لزوم اجرای EDS است و متن شخص مسئول یا چندین نفر را نشان می دهد که باید:

                تعیین کنید که سیستم توسط چه نیروهایی اجرا می شود (خود ما یا با مشارکت یک پیمانکار کار)؛

                تعیین پیمانکار عمومی برای کار؛

                مقیاس تقریبی اجرا و بودجه برنامه ریزی شده را تعیین کنید.

                نتیجه کار بر روی سفارش فوق اغلب یک پیشنهاد تجاری است که از هر دو طرف انجام شده است.

                2. ایجاد کارگروه و تصویب برنامه کاری.

                پس از انتخاب محصول نرم افزاری و پیمانکار کار، لازم است یک سند اداری ایجاد شود که به شرح زیر باشد:

                سرپرست تیم اجرا در سمت مشتری؛

                ترکیب کارگروه؛

                وظایف تهیه برنامه کاری، شامل سایر متخصصان درگیر در اجرای EDMS (تهیه تجهیزات فنی، اطلاعات و نرم افزار و غیره).

                در آینده لازم است دستوری مبنی بر تصویب برنامه کاری برای اجرای EDMS صادر شود. با در نظر گرفتن این طرح، تمامی مراحل بعدی اجرا انجام می شود.

                3. تایید لیست کاربران و تعیین مدیر سیستم.

                اسناد اداری باید حاوی لیستی از کاربران EDMS و همچنین برنامه ای برای آموزش آنها باشد. برنامه آموزشی را می توان با یک دستور/دستورالعمل مستقل ثابت کرد. این دستور به تنظیم روند انجام آموزش کاربران در شرکت کمک می کند.

                سفارش بعدی حاوی اطلاعاتی در مورد انتصاب مدیر سیستم خواهد بود - این یک کاربر ویژه است که کار سایر کاربران سیستم را تضمین و کنترل می کند. او باید برای شناسایی، تصحیح خطاهای کاربر، تکمیل و تغییر داده های مرجع (اطلاعات مرجع) کار کند.

                4. راه اندازی سیستم در عملیات آزمایشی و صنعتی.

                به طور معمول، پس از آموزش کاربر یا در حین آموزش، سیستم به صورت آزمایشی قرار می گیرد. دستور ویژه برای اجرای آزمایشی سیستم باید نشان دهد:

                زمان بندی عملیات آزمایشی؛

                لیست بخش ها (محل کار)؛

                محدوده زمانی برای تجهیز آنها به نرم افزار و سخت افزار.

                مسئول انجام عملیات آزمایشی در بخش ها.

                همین دستور ممکن است حاوی دستورالعمل هایی در مورد تصویب مقررات موقت (قوانین، رویه ها) برای کار با EDMS باشد.

                پس از عملیات آزمایشی، لازم است فهرستی از پیشنهادات یا توصیه ها برای انتقال به EDMS تهیه شود، که به طور معمول، اگر پیشنهادات توسط کارکنان سازمان مشتری تهیه شده باشد، در قالب یک مقام داخلی تهیه می شود. سند این سند حاوی اطلاعاتی در مورد مشکلاتی است که در طول عملیات آزمایشی و همچنین پیشنهادهایی برای پیکربندی اضافی سیستم ایجاد شده است.

                پس از تکمیل تمام اختلافات و تنظیمات اضافی، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای عملیات تجاری پذیرفته می شود که با یک سفارش جداگانه ثابت می شود که باید نشان دهد:

                ترکیب عملکردهای EDMS یا قطعات آن، سخت افزار و نرم افزار پذیرفته شده برای عملیات تجاری؛

                فهرستی از مقامات و فهرستی از بخش های سازمان مشتری مسئول عملیات EDMS؛

                روش و زمان برای معرفی اشکال جدید اسناد (در صورت لزوم)؛

                روش و زمان انتقال پرسنل به کار تحت شرایط عملیاتی EDMS.

                پس از اتمام کار راه اندازی، لازم است تغییراتی در مقررات محلی (شرح وظایف، مقررات حاکم بر کار با اسناد و غیره) ایجاد شود. دستورالعمل ها باید نوآوری های مربوط به استفاده از EDMS در شرکت را در نظر بگیرند. اجرای صحیح چنین تغییراتی در اسناد را در مقالات بعدی مورد بحث قرار خواهیم داد.

                دستور اجرای sed

                پیاده سازی هر سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ویژگی های خاص خود را دارد. این شامل کار آماده سازی فشرده با هدف ایجاد شرایط بهینه برای استفاده از ابزارهای اتوماسیون است. مواد روش شناسی به متخصصان در اجرای سیستم های مدیریت اسناد کمک می کند تا در زمینه حرفه ای جدید تسلط پیدا کنند. ما در مورد پشتیبانی مستندات برای مدیریت صحبت می کنیم.

                آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد اغلب منجر به یک پروژه مشاوره مستقل می شود که طی آن سازماندهی جریان اسناد در شرکت انجام می شود و فرآیندها برای گنجاندن در یک سیستم اطلاعاتی جدید آماده می شوند.

                در مرحله آماده سازی باید:

                • انجام ممیزی از فرآیندهای مدیریت اسناد و ارزیابی وضعیت فعلی؛
                • شناسایی نیازهای مدیریت و مشکلاتی که کارکنان در فرآیندهای کار با اسناد دارند.
                • بسته به نیاز مدیریت و مشکلات شناسایی شده، تغییراتی در سیستم فعلی ایجاد کنید یا یک سیستم اساساً جدید برای سازماندهی جریان اسناد پیشنهاد دهید.
                • تنظیم کار با اسناد: بسته ای از اسناد نظارتی تهیه کنید که قوانین کار با اسناد را تعیین می کند و چارچوب قانونی کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را ایجاد می کند.

                پروژه مشاوره آماده سازی برای اتوماسیون اسناد دارای تعدادی ویژگی است.

                اولاً، سهم مشاوره در پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار زیاد است و مرحله مقدماتی خود تأثیر بسزایی در اثربخشی اجرا دارد.

                ثانیاً، پروژه مشاوره در تقاطع دو حوزه موضوعی - پشتیبانی مستندات برای مدیریت و فناوری اطلاعات (IT) قرار دارد. بنابراین، برای تکمیل موفقیت آمیز چنین پروژه ای، دانش خاصی مورد نیاز است که متخصصان اجرا اغلب از آن برخوردار نیستند.

                ثالثاً، کار اداری روسی دارای سنت های قوی و ریشه های عمیق است که بر اتوماسیون فرآیندهای مدیریت اسناد نیز تأثیر دارد.

                بر اساس ویژگی های پروژه مشاوره، می توانید پرتره یک مشاور واجد شرایط را ترسیم کنید. چنین متخصصی از حوزه موضوعی پشتیبانی اسناد برای مدیریت دانش دارد و می تواند با متخصصان در زمینه مدیریت اداری به همان زبان حرفه ای صحبت کند. در عین حال کارکرد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در حال پیاده سازی را می داند و به روش های بررسی و تشریح فرآیندهای تجاری مسلط است.

                از پرتره حرفه ای یک مشاور، یک سوال منطقی مطرح می شود: کجا می توان چنین مشاوری را پیدا کرد؟

                راهنمای توسعه دهنده

                شرکت 1C، توسعه‌دهنده سیستم 1C: Document Flow، به حل این مشکل به طور سیستماتیک و کامل نزدیک شد. حوزه جدیدی از فعالیت باز شد - پشتیبانی روش شناختی برای پروژه ها برای اجرای برنامه های مدیریت اسناد الکترونیکی. امروزه دو جهت کار روش شناختی وجود دارد:

                1. توسعه روش های آماده برای سازماندهی جریان اسناد و بررسی یک شرکت.
                2. آموزش کار با روش های آماده.

                به عنوان بخشی از توسعه روش های آماده برای سازماندهی جریان اسناد و بررسی یک شرکت، یک محصول روش شناختی "مجموعه اسناد هنجاری" ایجاد شد. متدولوژی سازماندهی کارهای اداری و جریان اسناد." این محصول در دو نسخه برای بخش های مختلف تجاری در دسترس است. هر مجموعه ای از اسناد با قابلیت های نسخه خاصی از برنامه 1C: Document Flow مرتبط است.

                در حمایت از محصول متدولوژیک، دوره آموزشی دو روزه "آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد" راه اندازی شد. دوره آموزشی شامل مبانی کار اداری و توضیحاتی در مورد نحوه کار با مجموعه اسناد نظارتی می باشد. در طول آموزش، دانش‌آموزان با نمونه‌هایی از اسناد کار می‌کنند، یاد می‌گیرند که مقررات محلی فعلی را که کار با اسناد را تنظیم می‌کند، ارزیابی کنند، نظراتی را درباره آنها تنظیم کنند، و اسناد جدیدی از انواع مختلف تهیه کنند.

                محصول روش شناختی "مجموعه اسناد نظارتی" در اصل خود یک فناوری آماده است و نه یک کتاب درسی در مورد کار اداری. این مجموعه ای از مقررات محلی در مورد سازماندهی کارهای اداری است که در آن تمام فرآیندها به برنامه 1C: Document Flow گره خورده است. این کیت به شما کمک می کند در مدت زمان کوتاهی برای اجرا آماده شوید: سازماندهی کار اداری در شرکت. و مهمتر از همه، مجموعه اسناد با در نظر گرفتن ویژگی های صنعت شرکت، تنها به تغییرات جزئی در طول اجرا نیاز دارد. به گفته کارشناسان، میزان چنین اصلاحاتی از 30٪ تجاوز نمی کند.

                آئین نامه

                محتویات مجموعه اسناد:

                • دستور "در راه اندازی عملیات آزمایشی/صنعتی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی."
                • سفارش "در مورد کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.
                • مقررات مربوط به امور اداری و جریان اسناد.
                • مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت.
                • شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (یا شرح شغل برای یک منشی برای شرکت های کوچک).
                • مقررات مربوط به کار با اسناد اداری، قراردادی و نظارتی
                • آیین نامه کار با اسناد سازمانی و اداری.
                • مقررات مربوط به کار با اسناد قراردادی.
                • مقررات مربوط به کار با اسناد نظارتی.
                • آلبومی از فرم های سند یکپارچه که شامل 26 الگو و 8 فرم سند است.

                اجازه دهید در مورد هر یک از اسناد نظارتی با جزئیات بیشتری صحبت کنیم.

                سفارش «در راه اندازی عملیات آزمایشی/تجاری سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی»حاوی دستورالعمل:

                • اتخاذ یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛
                • امکان دسترسی به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
                • آموزش نحوه استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای کارکنان.

                این دستور، حوزه های مسئولیت بین خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت و فناوری اطلاعات را از نظر عملکرد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مشخص می کند. این دستور شامل کلیه کارکنان سازمان می شود و آنها را موظف به کار در سیستم جدید اطلاعاتی می کند.

                سفارش "درباره کار در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی"یک چارچوب قانونی برای کار با اسناد الکترونیکی ایجاد می کند: اقدامات کارکنان در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را با اقدامات انجام شده در چارچوب مدیریت اسناد کاغذی برابر می کند. این اقدامات عبارتند از:

                • دستورات صادر شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی؛
                • تایید اسناد؛
                • نظرات، قضاوت ها، نتیجه گیری های ارسال شده در سیستم اطلاعاتی برای پیش نویس اسناد؛
                • آشنایی کارکنان با استفاده از ابزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی.
                • تفویض اختیار برای اجرای اسناد و بررسی پیش نویس اسناد.

                مقررات مربوط به امور اداری و جریان اسناد، که در مجموعه اسناد گنجانده شده است، مطابق با توصیه های روش شناختی برای توسعه دستورالعمل های کار اداری در مقامات اجرایی فدرال (مصوب با دستور آرشیو فدرال 23 دسامبر 2009 شماره 76) گردآوری شده است.

                • شرح گام به گام کلیه مراحل تهیه و گذراندن مدارک.
                • ترکیب توصیه شده اسناد سازمانی؛
                • قوانین ذخیره سازی فعلی و آرشیوی؛
                • اقدامات انجام دهندگان خاص در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

                هدف از این ماده، اطمینان از نیروی قانونی آن دسته از اسنادی است که در سیستم اطلاعاتی ایجاد می شوند، و همچنین خودکارسازی فرآیندهای جریان اسناد.

                یکی از معیارهای اعتبار قانونی، اجرای سند به نحو مقرر است. بنابراین، مفاد سند با هدف ایجاد شرایطی است که کارکنان سازمان بتوانند به درستی نوع سند را برای یک موقعیت تجاری خاص انتخاب کنند و اجرای صحیح آن یعنی:

                • یکسان سازی اسناد (ایجاد الگوهای اسناد بر اساس متون یکپارچه)؛
                • کاهش تعداد انواع اسناد مورد استفاده (یکسان سازی انواع اسناد).

                مقررات تمام عملیاتی را که باید در یک برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود نشان می دهد (شکل 1). این امر انطباق کارمندان با سیستم اطلاعاتی جدید را بسیار ساده می کند.

                برنج. 1. نمونه ای از عملیاتی که باید در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود

                مجموعه اسناد حاوی مقررات آماده ای است که فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت را تنظیم می کند:

                • مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت؛
                • شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت.

                مقررات مربوط به خدمات پشتیبانی اسناد مدیریتساختار سازمانی را ایجاد می کند، حوزه مسئولیت خدمات را تعریف می کند و شامل فهرست دقیقی از وظایف و عملکردهای انجام شده توسط کارکنان آن است.

                لیست پیشنهادی وظایف و عملکردها کامل ترین است و دارای تقسیم بهینه زمینه های مسئولیت بین بخش های خدمات پشتیبانی اسناد است. در صورت لزوم، وظایف و عملکردها را می توان با موارد گمشده تکمیل کرد یا موارد غیر ضروری را از لیست حذف کرد.

                شرح عملکردها حاوی دستورالعمل هایی برای انجام مراحل در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی است (شکل 2):

                برنج. 2. دستورالعمل انجام رویه ها در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

                شرح شغل برای کارکنان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریتمطابق با ساختار سازمانی پیشنهادی واحد توسعه یافته و توزیع وظایف و وظایف بین کارکنان را تحکیم می کند. علاوه بر این، شرح وظایف:

                • مسئولیت های شغلی کارکنان خدمات را مشخص کنید: شامل شرح مفصلی از عملیات انجام شده باشد.
                • ایجاد شرایط صلاحیت برای موقعیت ها؛
                • مبنای شرح وظایف خدمات انتخاب پرسنل هستند.
                • به کارمندان جدید اجازه دهید تا به سرعت بر مسئولیت های شغلی تسلط پیدا کنند.

                شرح شغل همچنین حاوی دستورالعمل هایی برای انجام عملیات در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی است (شکل 3):

                برنج. 3. دستورالعمل انجام عملیات در برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

                هنگام آماده‌سازی برای خودکارسازی جریان اسناد، باید به حوزه‌های مهم کاری مانند فعالیت‌های اداری، قراردادی و قوانین داخلی توجه کنید.

                فعالیت های مدیریتی با اتخاذ تصمیمات مدیریتی اجرا می شوند. در هر سازمانی، بسیاری از تصمیمات مدیریتی توسط مدیران در سطوح مختلف گرفته می شود. همه این تصمیمات باید دارای ویژگی هایی باشند که عقلانیت، امکان سنجی، اعتبار، به موقع بودن و کارایی اقتصادی آن را تضمین کند.

                علیرغم انبوهی آشکار از تصمیمات مدیریتی اتخاذ شده، فعالیتهای مدیریتی همچنان با تکرار عملکردهای مدیریتی مشخص می شود. بنابراین، شناسایی وظایف مدیریتی مشابه و تدوین قوانین یکسان برای آنها ضروری است.

                یک سیستم تصمیم گیری مدیریتی که به خوبی کار می کند، معیاری برای اثربخشی فعالیت های مدیریت در کل است.
                برای سازماندهی یک سیستم تصمیم گیری مدیریت یکپارچه، لازم است:

                1. تدوین قوانینی برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی توسط مدیران در سطوح مختلف یا نهادهای مختلف مدیریتی.
                2. رویه اتخاذ تصمیمات مدیریتی و نظارت بر اجرای آن را خودکار کنید.

                آیین نامه کار با اسناد سازمانی و اداریروند تصمیم گیری های مدیریتی را چه فردی و چه به صورت گروهی تنظیم می کند.

                • انتخاب صحیح نوع سند اداری؛
                • ایجاد اسناد اداری با استفاده از قالب های آماده؛
                • انتقال فرآیندهای انتقال اسناد اداری از استاندارد به برنامه 1C: Document Flow 8.
                • سازماندهی نظارت به موقع و مستمر بر اجرای تصمیمات اتخاذ شده؛
                • سازماندهی ذخیره سازی نسخه های الکترونیکی و اصل اسناد اداری روی کاغذ.
                • اطمینان از به روز رسانی به موقع اسناد اداری؛
                • ایجاد کار بدنه های دانشگاهی سازمان.

                کار قراردادی برای اکثر شرکت ها اولویت دارد. کیفیت سازماندهی کار قراردادی اثربخشی آن را تعیین می کند. مقررات مربوط به کار با اسناد قراردادیبا هدف ایجاد یک سیستم مدیریت کار قراردادی است و حاوی قوانینی برای انجام کار قراردادی و همچنین روش هایی برای اتوماسیون آن است.

                مطابقت با الزامات سند اجازه می دهد:

                • تهیه اسناد قرارداد با استفاده از فرم های استاندارد مطابق با استانداردهای پذیرفته شده؛
                • کاهش زمان توافق قراردادها با استفاده از فرم های استاندارد با شرایط از پیش توافق شده و انحرافات احتمالی از این شرایط.
                • به حداقل رساندن خطرات حقوقی و تجاری مرتبط با عدم انجام تعهدات قراردادی یا از دست دادن اسناد

                یکی از مکان های اصلی در حصول اطمینان از کارایی مدیریت، توسعه، اجرا، استفاده و نگهداری اسناد نظارتی است. الزامات تنظیم فعالیت های رسمی توسط استاندارد GOST R 52294-2004 "مدیریت سازمان". مقررات الکترونیکی فعالیتهای اداری و رسمی.

                مقررات مربوط به کار با اسناد نظارتیاز الزامات استاندارد پشتیبانی می کند و حاوی قوانینی برای ایجاد اسناد نظارتی، استانداردهایی برای ایجاد یک چارچوب نظارتی یکپارچه برای سازمان است.

                این مقررات کنترل متمرکزی را بر روی تهیه اسناد نظارتی و قرار دادن آنها در یک پایگاه داده نظارتی یکپارچه ایجاد می کند، که کار قوانین را شفاف تر و سیستماتیک تر می کند.

                مطابقت با الزامات سند اجازه می دهد:

                • کاهش هزینه های نیروی کار برای توسعه اسناد نظارتی جدید؛
                • اطمینان از انطباق اسناد نظارتی جدید ایجاد شده با محیط نظارتی؛
                • به حداقل رساندن خطرات مرتبط با فقدان اسناد نظارتی یا نامربوط بودن، عدم دسترسی یا پیچیدگی ارائه آنها؛
                • ایجاد بستری برای آموزش داخلی کارکنان در مسئولیت های عملکردی آنها؛
                • کاهش زمان مورد نیاز برای جستجوی اسناد نظارتی

                بنابراین، استفاده از مجموعه های آماده از اسناد نظارتی زمان آماده سازی برای اتوماسیون جریان اسناد را کاهش می دهد، به شما امکان می دهد کارهای اداری سازمان را مطابق با الزامات قانونی و روش شناختی فعلی بسازید، و همچنین یک استاندارد شرکتی یکپارچه برای کار با اسناد در سازمان پیوند کلیه اسناد نظارتی مجموعه به برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی باعث می شود سازگاری کارمندان برای کار در برنامه جدید کمتر دردسرساز شود و خود اقدامات در سیستم مؤثرتر باشد.

                سفارش و دستورالعمل: روش صدور در یک شرکت

                روند صدور دستورات و دستورالعمل ها شامل مراحل جداگانه ای است که به ترتیب خاصی انجام می شود. شروع مقاله با بررسی مستقیم این مراحل اشتباه است. ابتدا باید هدف اصلی سفارش و دستورالعمل ها را مشخص کنید، شباهت ها و تفاوت هایی که بین این نوع اسناد وجود دارد را شناسایی کنید.

                ترتیب و دستور: شباهت ها و تفاوت ها چیست

                بلافاصله شایان ذکر است که دستورات و دستورالعمل ها به اسناد اداری 1 که تحت شرایط تصمیم گیری انحصاری صادر شده است، اشاره دارد. در چنین شرایطی، قدرت تمام مسائل مدیریتی در شرکت به عنوان یک کل متعلق به رئیس آن است و در مورد مسائل مدیریتی در یک واحد ساختاری - به مدیر در سطح مناسب.

                دستورالعمل ها و تصمیمات مندرج در متن یک دستور یا بخشنامه را می توان به موارد زیر هدایت کرد:

                ● بهبود ساختار سازمانی شرکت.

                ● انتخاب ابزار و روش برای انجام فعالیت های اصلی (یا تولیدی) شرکت.

                ● تأمین منابع مالی، نیروی کار، مادی، اطلاعات و سایر منابع برای مؤسسه.

                ● تایید اسناد سازمانی و تغییرات در آنها و ....

                لازم به ذکر است دستورالعمل ها و تصمیمات مندرج در دستورات یا دستورالعمل ها برای اجرا توسط همه یا برخی از کارکنان شرکت الزامی است.

                اکنون بیایید سعی کنیم تفاوت بین انواع اسنادی را که در نظر داریم شناسایی کنیم.

                سفارش یک قانون قانونی است که توسط رئیس یک شرکت (واحد ساختاری آن) صادر می شود که بر اساس وحدت فرماندهی به منظور حل و فصل وظایف اصلی و عملیاتی پیش روی شرکت عمل می کند.

                سفارش 2- این یک اقدام قانونی است که توسط رئیس فردی، عمدتاً یک نهاد دانشگاهی، به منظور حل مسائل عملیاتی صادر می شود. به عنوان یک قاعده، مدت اعتبار محدودی دارد و به دایره محدودی از مقامات و شهروندان مربوط می شود.

                در حال حاضر، چندین رویکرد در عمل شناخته شده است که تعیین می کند در چه مواردی باید دستورات ایجاد شود و در چه مواردی - دستورالعمل.

                1.در شرکت های کوچک،در جایی که فقط مدیر (یا در غیاب وی مدیر موقت) حق امضای اسناد اداری را دارد ، دستوراتی برای وظایف اصلی صادر می شود (به عنوان مثال ، برای وظایف فعالیت های اصلی شرکت ، برای وظایف بهبود. ساختار سازمانی و غیره) و دستورات - در مورد مسائل عملیاتی و مسائل مربوط به ماهیت اطلاعاتی و روش شناختی(به عنوان مثال، در مورد مسائل مربوط به مشارکت در کار در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات به دلیل نیازهای تولید، در مورد مسائل مربوط به سازماندهی اجرای دستورات، دستورالعمل ها و غیره).

                2-رویکرد دوم قابل قبول است برای شرکت های متوسط ​​و بزرگ،جایی که نه تنها رئیس شرکت، بلکه روسای بخش های ساختاری نیز حق امضای اسناد اداری را دارند. در این مورد رئیس شرکت دستورات صادر می کند،که برای کل شرکت به عنوان یک کل و مدیران اعمال می شود واحدهای ساختاری دستور صادر می کنند،که معمولاً اقدامات آن فقط به واحد ساختاری زیر مجموعه یک مدیر معین گسترش می یابد.

                سفارشات و دستورالعمل ها به سه زیر دسته تقسیم می شوند:

                ● با فعالیت اصلی.

                ● توسط پرسنل.

                ● در مورد مسائل اداری و اقتصادی.

                مراحل صدور دستورات و دستورالعمل ها

                در روند صدور دستورات و دستورالعمل ها، هشت مرحله قابل تشخیص است:

                1. شروع به صدور دستور یا دستورالعمل.

                2. جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات برای تهیه پیش نویس سند.

                3. تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه.

                4. تصویب پیش نویس سند.

                5. نهایی شدن پیش نویس دستور یا آیین نامه بر اساس نظرات تصویب کنندگان.

                6. امضای یک دستور یا دستورالعمل.

                7. ثبت سفارش یا دستورالعمل.

                8. آوردن دستور یا دستورالعمل به مجریان.

                مراحل فوق به صورت متوالی از مرحله اول تا هشتم انجام می شود، علاوه بر این، در صورت عدم وجود نظر در مورد پیش نویس سند در مرحله تصویب، مرحله پنجم ممکن است کاملاً غایب باشد.

                بیایید هر مرحله را جداگانه در نظر بگیریم.

                شروع به صدور دستور یا دستورالعمل

                پیش نویس دستورات و مقررات در موارد زیر قابل تهیه است:

                ● بر اساس برنامه ریزی شده (مطابق با یک طرح یا برنامه قبلاً تدوین شده)؛

                ● از طرف مدیریت شرکت؛

                ● به ابتکار روسای بخش های ساختاری یا شرکت های تابعه و همچنین متخصصان فردی.

                توجیه لزوم صدور دستور یا آیین‌نامه را می‌توان در یادداشت، گواهی محتوای تحلیلی یا اطلاعاتی، پیشنهاد، نتیجه‌گیری، اقدام یا نامه رسمی بیان کرد. این اسناد به عنوان محرک تصمیم گیری عمل می کنند.

                Novostroyregion-A LLC نامه ای از توسعه دهنده نرم افزار OJSC Technologies of the 21st Century درباره انتشار نسخه جدیدی از محصول نرم افزار حسابداری انبار "Sklad+" و همچنین یک CD با ماژول به روز رسانی و دستورالعمل هایی برای به روز رسانی دریافت می کند.

                با دریافت این نامه ، رئیس Novostroyregion-A LLC قطعنامه ای صادر می کند که در آن به مدیر انبار A.V. Stepanov دستور می دهد. تجزیه و تحلیل قابلیت های جدید سیستم اتوماسیون حسابداری انبار و گزارش در مورد نیاز به تغییر به نسخه جدید برنامه.

                استپانوف A.V. یادداشتی خطاب به مدیر کل تهیه می کند که در آن گزارش می دهد که انتقال به نسخه جدید سیستم سازماندهی مؤثرتر کار حسابداری کالا و افزایش کارایی کار کارکنان را امکان پذیر می کند.

                پس از مطالعه این یادداشت، مدیر کل قطعنامه جدیدی ایجاد می کند که در آن دستور تهیه پیش نویس سفارش برای راه اندازی نسخه جدیدی از سیستم اتوماسیون حسابداری انبار را صادر می کند.

                یعنی در این شرایط اسناد شروع کننده برای صدور دستور نامه ای از OJSC Technologies قرن 21 و یادداشت داخلی مدیر انبار A.V. Stepanov بود. بر اساس این اسناد، رئیس شرکت دستورالعمل هایی را برای تهیه پیش نویس دستور داد.

                جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات برای تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه

                این مرحله اول از همه شامل جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات عینی، کافی و به موقع لازم برای توسعه یک تصمیم مدیریت است که متعاقباً در دستور یا مقررات صادر شده منعکس می شود.

                منابع اطلاعاتی ممکن است:

                ● قوانین قانونی و اسناد نظارتی.

                ● اسناد جاری سازمان.

                ● اسنادی که از سازمان های دیگر می آیند.

                ● انتشارات در نشریات.

                ● مطالب علمی و غیره

                نتیجه جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات، توسعه تصمیم مدیریت است. شایان توجه است که در فرآیند تجزیه و تحلیل اطلاعات، معمولاً راه‌حل‌های مختلفی بررسی می‌شود و پس از ارزیابی جامع آنها، یکی، قابل قبول‌ترین، انتخاب می‌شود.

                ادامه مثال 1

                در مورد در نظر گرفته شده در مثال 1، منابع اطلاعاتی شامل اسناد داخلی سازمان و اسناد دریافتی از یک سازمان شخص ثالث است.

                اسناد داخلی Novostroyregion-A LLC که برای مطالعه ضروری است عبارتند از: مقررات جاری در مورد کار در سیستم اتوماسیون حسابداری انبار "Sklad+"، دستوری که آن را تایید کرده و همچنین یک تفاهم نامه.

                علاوه بر این، مطالعه دقیق برنامه های ارسال شده توسط OJSC "تکنولوژی های قرن 21" با نامه مورخ 9 ژانویه 2007 به شماره 2/02-15 ضروری است.

                تهیه پیش نویس دستور یا آیین نامه

                در مورد تهیه یک پروژه، باید توجه داشت که یک متخصص (یا توسعه دهنده) یک پروژه را آماده می کند، نه یک سند. پروژه فاقد وجاهت قانونی است و برای تبدیل شدن پیش نویس سند اداری به دستور یا آیین نامه باید مراحل تصویب و امضا را طی کند. ضمناً پس از امضاء، ثبت سند الزامی است.

                پیش نویس دستور یا آیین نامه توسط متخصص یا متخصصان واحدهای سازه ای تهیه می شود. اگر پیش نویس سند بر منافع بخش های مختلف تأثیر می گذارد، با تصمیم مدیریت شرکت، باید کمیسیون موقت ایجاد شود یا گروهی از کارگران برای تهیه پروژه منصوب شوند.

                پیش نویس دستورات و دستورالعمل های 4 مطابق با الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" تهیه شده است. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد" 5 (از این پس GOST R 6.30-2003 نامیده می شود).

                بنابراین، پیش نویس دستورات و مقررات بر روی فرم ها چاپ می شود فرمت A4، یعنی 210 × 297 میلی متر. معمولاً فرم های ویژه ای برای سفارشات و دستورالعمل ها تهیه می شود. طبق GOST R 6.30-2003، آنها را "فرم هایی برای انواع خاص اسناد" می نامند. این گونه فرم ها (به استثنای نامه ها) بسته به مدارک تشکیل دهنده سازمان شامل جزئیات زیر است:

                ● نشان دولتی فدراسیون روسیه (یا نشان یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، یا نشان یک سازمان، یا یک علامت تجاری (علامت خدمات)؛

                ● نام نوع سند.

                ● محل تنظیم یا انتشار سند.

                ● و همچنین علائم محدود کننده برای جزئیات:

                - شماره ثبت سند

                اندازه فیلدهای فرم شایسته توجه ویژه است. بنابراین، مطابق با GOST R 6.30-2003، فرم باید دارای فیلدهای حداقل باشد:

                حاشیه سمت چپ برای ثبت سند در فایل استفاده می شود. از این نتیجه می‌توان نتیجه گرفت که هنگام تهیه فرم‌های اسناد برای دوره‌های ذخیره‌سازی طولانی‌مدت (بیش از 10 سال) و دائمی (که شامل سفارش‌ها و دستورالعمل‌ها می‌شود)، بهتر است حاشیه سمت چپ را در محدوده 30-35 میلی‌متر تنظیم کنید. 20 میلی متر.

                جدول 1. جزئیات اجباری سفارش و دستورالعمل

                نام نوع سند

                نیازی به پر کردن نیست، در فرم موجود است

                محل تهیه یا انتشار سند

                نیازی به پر کردن نیست، در فرم موجود است

                شماره ثبت سند

                پس از امضا در زمان ثبت سند تنظیم می شود

                عنوان به متن

                هنگام تهیه پیش نویس سند تهیه می شود

                سند تایید ویزا (در صورت لزوم می تواند مهر تایید سند نیز باشد)

                در طول تصویب پیش نویس سند به طور کامل رسمیت می یابد

                در زمان امضای سند تنظیم شده است

                بسته به اسناد تشکیل دهنده، ممکن است نشان دولتی فدراسیون روسیه (یا نشان یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، یا نشان یک سازمان یا یک علامت تجاری) وجود داشته باشد.

                نیازی به پر کردن نیست، در فرم موجود است

                راه اندازی برای کنترل و اجرا

                علامت کنترل

                هنگام ارسال سند برای کنترل تهیه می شود

                حذف از کنترل و ارسال سند به پرونده

                یادداشتی در مورد اجرای سند و ارسال آن به پرونده

                هنگامی که سند از کنترل خارج می شود و به فایل ارسال می شود، تنظیم می شود

                حال به بررسی ویژگی های طراحی پیش نویس دستورات و مقررات می پردازیم. بیا شروع کنیم با قوانین نوشتن متن او همیشه در اول شخص مفرد بیان شده استو از دو بخش تشکیل شده است:

                ● بیان (یا مقدمه) و

                که در قسمت تعیین کنندهمنطق اقدامات تجویز شده ارائه شده است. در صورتی که مبنای صدور دستور یا دستورالعمل، قانون قانونی یا نظارتی یک سازمان بالاتر یا سندی باشد که قبلاً توسط این سازمان صادر شده است، نام، تاریخ و شماره آن در قسمت تعیین‌کننده قید می‌شود. در این مورد می توان از عباراتی مانند «براساس»، «طبق اجرا»، «مطابق با» استفاده کرد. در صورتی که دستور یا دستورالعملی به صورت پیشگیرانه صادر شود، قسمت مذکور اهداف و مقاصد اقدامات مقرر را تدوین می کند و حقایق یا رویدادهایی را که منجر به صدور دستور یا دستورالعمل شده است، بیان می کند.

                بخش بیان معمولا با کلمات "برای اهداف"، "در ارتباط با" و غیره شروع می شود.

                مواردی وجود دارد که به دلیل عدم نیاز به توضیح یا توجیه، قسمت تعیین کننده وجود ندارد.

                قسمت تعیین کننده در دستورات از قسمت اداری با کلمه "I ORDER:" و در دستورات با کلمه "I OFFER:" یا "I OBLIGATE:" جدا می شود. این کلمات در یک خط جدید از فیلد با حروف بزرگ چاپ می شوند.

                بخش اداریباید شامل فهرستی از اقدامات تجویز شده باشد که انجام دهنده هر عمل و مهلت اجرا را مشخص می کند.

                بخش اداری اغلب به نقاطی تقسیم می شود زیرا فرض بر این است که چندین مجری برای کارهای مختلف با مهلت های خاص خود وجود دارد.

                اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه سند: دستورالعمل های اجرای GOST R 6.30-2003.

                اگر عمل مربوط به یک مجری خاص باشد، بند مربوطه سند باید با نشان دادن موقعیت و نام خانوادگی مجری شروع شود (حروف اول در متن بعد از نام خانوادگی قرار می گیرد) در حالت داتیو. سازمان ها یا بخش های ساختاری ممکن است به عنوان مجری معرفی شوند.

                اطلاعات مربوط به یک اقدام مدیریتی توسط یک فعل به شکل نامعین و یک مفعول نشان دهنده مفعول عمل منتقل می شود. مثلا:

                1. رئیس بخش عملیات بین المللی A.D. Kotov پیش نویس "دستورالعمل هایی در مورد سازماندهی کار بر روی. "

                2. رئیس بخش حقوقی S.G. Melnikov اقدامات قانونی نظارتی و اسناد روش شناختی لازم را به بخش عملیات بین المللی ارائه دهد.

                نشان دوره اجرا در یک خط جداگانه آورده شده و به عنوان تاریخ اتمام اجرا صادر می شود. مثلا:

                3. مهلت ارسال: 15 جولای 2003.

                پاراگراف آخر بخش اداری، اشخاص خاصی را نشان می دهد که کنترل اجرای سند اداری به آنها سپرده شده است. مثلا:

                نظارت بر اجرای دستور را به معاون رئیس هیئت مدیره بانک K.M. Sidorov بسپارید.

                دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، به تصویب وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 8 نوامبر 2005 شماره 536.

                اگر دستور تغییر یا لغو هر یک از مفاد آن باشد، یکی از پاراگراف های بخش اداری متن باید حاوی پیوندی به سند در حال لغو (بند سند) باشد که تاریخ، شماره و عنوان آن را مشخص کند. متن پاراگراف باید با عبارت «معتبر تشخیص دهید. "

                این دستور نباید شامل بند «به اطلاع برسد. " تقسیمات (مقاماتی) که دستور مورد توجه آنها قرار می گیرد در فهرست توزیع ذکر شده است که مجری به همراه پیش نویس دستور تهیه می کند.

                متن هر سند سازمانی و اداری که بر روی کاغذ A4 تنظیم می شود باید چاپ شود از فاصله یک و نیم خط.

                یک دستور یا بخشنامه ممکن است ضمائم 8 متفاوتی داشته باشد: مقررات، مقررات، فهرست‌ها، فهرست‌ها، نمودارها، جداول، اسناد نمونه و غیره. جزئیات "مهر حضور یک برنامه" هرگز در دستورات و دستورالعمل ها صادر نمی شود با توجه به اینکه لینک درخواست مستقیماً در متن سند اداری آورده شده است.

                اگر برنامه دارای ماهیت مرجع یا تحلیلی (نمودار، جدول، فهرست و غیره) باشد، متن سفارش یا دستورالعمل حاوی پیوند "طبق پیوست 2" یا "(پیوست 2)" است. در این حالت در صفحه اول اپلیکیشن در گوشه سمت راست بالا کلمه “Appendix” نوشته شده و در زیر لینک سفارش یا دستورالعمل قرار داده شده است. اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند.

                پیوست شماره 2
                به سفارش JSC "Alternativa-M"
                مورخ 11 ژانویه 2007 شماره 1

                در صورتی که ضمیمه سند اداری یک سند تایید شده باشد (آیین نامه ها، قوانین، دستورالعمل ها و غیره)، علامت زیر در بند مربوطه قسمت اداری آمده است: «(پیوست)». و روی خود سند در گوشه سمت راست بالای صفحه اول مشخصه ” بیانیه تایید سند ” نوشته شده است.

                سرفصل باید بر روی تمام پیش نویس دستورات و دستورالعمل ها رسمیت یابد و شامل خلاصه ای از سند باشد.

                باید به این سؤال پاسخ دهد "درباره چه (چه کسی)؟"، به عنوان مثال، "در مورد تصویب دستورالعمل برای کارهای اداری"، "در مورد صدور گواهینامه کارکنان Svyazinvestcom CJSC"، "در مورد اجرای مفهوم بهبود پشتیبانی اسناد و مدارک". برای مدیریت».

                در این مورد، عنوان نباید بیش از پنج خط با طول کل تا 150 کاراکتر را اشغال کند، از حاشیه چاپ شود (یعنی بدون تورفتگی پاراگراف) از طریق فاصله یک سطر بدون علامت نقل قول و بدون زیر خط، با یک علامت شروع شود. حرف بزرگ و پایان بدون استفاده از نقطه.

                ما روی مسائل تکمیل جزئیات اجباری یک فرم سفارش یا دستورالعمل نمی پردازیم، زیرا این موضوع به طور مفصل در مقاله توسط E.M. کامنوا "توسعه اشکال اسناد سازمانی و اداری" منتشر شده در مجلات شماره 8 و شماره 9 2005.

                هنگامی که پیش نویس دستور یا آیین نامه تهیه شد، مرحله بعدی آغاز می شود - تصویب پیش نویس سند اداری. این به طور جدایی ناپذیری با مرحله دیگری پیوند خورده است - نهایی کردن پروژه بر اساس نظرات مقامات تصویب کننده. بنابراین هر دوی این مراحل را به طور همزمان در نظر خواهیم گرفت.

                تصویب پیش نویس دستور یا آیین نامه و نهایی شدن پیش نویس بر اساس نظرات مقامات تصویب کننده

                تصویب پیش نویس سند به این معناست:

                ● تأیید یا تأیید داخلی (در صورتی که تأییدیه داخلی برای صدور سند کافی باشد) که با «ویزای تأیید سند» لازم رسمیت می یابد.

                ● تایید خارجی (در صورت نیاز به بررسی راه حل در سازمان های دیگر). به ندرت به تأیید خارجی پیش نویس دستورات و مقررات متوسل می شود، بنابراین در این ماده 9 به آن نمی پردازیم.

                حصول اطمینان از تهیه پیش نویس اسناد با کیفیت بالا و هماهنگی آنها با افراد ذینفع بر عهده رؤسای ادارات ارسال کننده پیش نویس می باشد.

                بند 2.7.1.2. دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، به تصویب وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 8 نوامبر 2005 شماره 536.

                بند 2.7.1.2. دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، به تصویب وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 8 نوامبر 2005 شماره 536.

                پیش نویس دستورات (دستورالعمل ها) و ضمائم آنها توسط مجری 10 و مسئول واحد ارائه دهنده پروژه، توسط روسای واحدهایی که پروژه برای آنها وظایف و تکالیف ارائه می کند و همچنین توسط رئیس پیش دبستانی تایید می شود. خدمات آموزشی و خدمات حقوقی (پیش نویس قوانین قانونی نظارتی را تأیید می کند). اعتراض به پیش نویس دستور (دستورالعمل) ناشی از تصویب در گواهی ضمیمه پیش نویس ذکر شده است.

                در صورتی که طی مراحل تصویب، تغییرات اساسی در پیش نویس سفارش ایجاد شود، منوط به چاپ مجدد و تایید مجدد است.

                پیش نویس دستورات (دستورالعمل) که برای امضاء به مدیر ارسال می شود، با توجه به تقسیم مسئولیت توسط معاونین رئیس جمهور تأیید می شود.

                شرکت باید فهرستی از انواع و انواع فرعی از 11 سند تهیه کند که نشان دهنده افرادی باشد که ویزاهای آنها برای تأیید لازم است، یعنی. نشان دهنده تایید کنندگان اصلی یا برگه ای از فرم های سند 12.

                مراحل تهیه پیش نویس سند، تصویب و اصلاح آن بر اساس نظرات تصویب کنندگان می تواند به روش سنتی یا با استفاده از اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی انجام شود.

                با روش «سنتی».پیش نویس سند اداری بر روی یک فرم تهیه و به صورت کاغذی برای تصویب ارائه می شود.

                در این حالت ویزای مقامات در پایین سمت عقب آخرین برگه سند پیش نویس الصاق می شود. متخصص تهیه کننده پیش نویس دستور یا بخشنامه می تواند با ذکر سمت و اسامی تایید کنندگان در سمت عقب آخرین برگه سند پیش نویس، مبنای صدور ویزاهای بعدی قرار گیرد. جزئیات "ویزای تایید سند" باید مطابق با GOST R 6.30-2003 تنظیم شود.

                ص 3.24. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

                تایید سند با ویزای تاییدیه سند (که از این پس ویزا نامیده می شود) صادر می شود که شامل امضا و سمت شخص تایید کننده سند، رونوشت امضا (حرف اول، نام خانوادگی) و تاریخ امضا می باشد. مثلا:


                امضای شخصی A.S. اورلوف
                تاریخ

                در صورت وجود هرگونه نظر در مورد سند، ویزا به شرح زیر صادر می شود:

                نظرات پیوست شده است
                رئیس اداره حقوقی
                امضای شخصی A.S. اورلوف
                تاریخ

                نظرات در یک برگه جداگانه، امضا شده و به سند پیوست می شود.

                بنا به صلاحدید سازمان تایید صفحه به صفحه پیش نویس سند یا امکان صدور ویزای سند در برگ تایید جداگانه مجاز می باشد. در عین حال، فرم برگه تایید توسط GOST ها یا قوانین قانونی تنظیم نمی شود و مطابق با این، در سازمان های مختلف برگه تایید ممکن است شکل متفاوتی داشته باشد.

                هنگام ارائه پیش نویس سند اداری روی کاغذ برای تایید، تنها یک نوع مسیر پروژه امکان پذیر است: ترتیبی. این بدان معنی است که در عین حال پیش نویس سند فقط می تواند در اختیار یکی از مقامات تأیید کننده باشد. در عمل اغلب مواردی پیش می آید که پیش نویس سند باید به تایید مدیران هم سطح برسد و ترتیب تایید آنها اهمیتی ندارد. بر این اساس، یک مسیر تأیید سند متوالی همیشه راه حل بهینه نیست.

                علاوه بر این، روش تأیید "سنتی" زمان زیادی را برای کارمندان شرکت "می خورد". از این گذشته ، پیش نویس سند روی کاغذ باید به طور مستقل به مقامات تأیید کننده ارسال شود یا از طریق خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (از این پس به عنوان سرویس DOU نامیده می شود) منتقل شود. در مورد دوم، تایید سند زمان زیادی می برد، زیرا ابتدا باید پروژه را به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی ببرید، سپس لازم است منشی یا مسئول امور اداری بخش مورد نیاز انتخاب کند. پروژه را از سرویس موسسه آموزشی پیش دبستانی ارتقا داده و برای تایید به مدیر خود منتقل می کند و پس از تایید پروژه را به سرویس DOW برگرداند... این رویه باید تا زمانی که پروژه مورد موافقت همه مسئولان لازم قرار گیرد ادامه یابد. در نتیجه، در شرکت های متوسط ​​و بزرگ، تصویب یک پیش نویس سند می تواند چندین روز طول بکشد.

                هماهنگی پیش نویس اسناد با استفاده از اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در مقایسه با روش "سنتی" مزایای بسیاری دارد. با این رویکرد، توسعه‌دهنده سند پیش‌نویس، پروژه‌ای را در سیستم ایجاد می‌کند، نوع مسیر پیش‌نویس سند را در حین تأیید مشخص می‌کند و رویه تأیید را فعال می‌کند.

                مسیرهای هماهنگی زیر امکان پذیر است:

                ● ترتیبی: زمانی که پروژه برای اولین بار به اولین تایید کننده می رود. پس از تایید پروژه، پروژه به طور خودکار به تایید کننده دوم می رود و غیره.

                ● موازی: زمانی که پروژه به طور همزمان به همه طرف های تایید کننده ارائه می شود و آنها پیش نویس سند را به هر ترتیبی تایید می کنند.

                ● موازی متوالی (یا مختلط): هنگامی که پیش نویس سند برای اولین بار توسط یک گروه از مقامات دریافت می شود که می توانند تأیید را در هر ترتیبی انجام دهند. و تنها پس از موافقت تمام مسئولان گروه اول، پروژه برای گروه بعدی از مسئولان ارسال می شود.

                اگر هماهنگی پیش نویس دستورات و دستورالعمل ها را در نظر بگیریم، می توان به این نکته اشاره کرد که بهینه ترین مسیر، مسیر موازی متوالی خواهد بود. در این مورد، هماهنگی را می توان با استفاده از زنجیره زیر سازماندهی کرد:

                ● 1 گروه تایید کننده – مجری (یا توسعه دهنده) پیش نویس سند.

                ● گروه دوم هماهنگ کننده – رئیس پیمانکار.

                ● گروه سوم تأیید کنندگان - رئیس (یا کارمند خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی) که پیش نویس سند اداری را از نظر صحت بررسی می کند.

                ● گروه چهارم هماهنگ کننده ها – روسای بخش هایی که پروژه وظایف و دستورالعمل ها را برای آنها ارائه می کند و همچنین رئیس خدمات حقوقی.

                ● پنجمین گروه هماهنگ کننده - معاون (یا معاونان) رئیس شرکت.

                هماهنگی با استفاده از سیستم های خودکار نیز در مقایسه با هماهنگی "سنتی" دارای مزایای متعددی است. بیایید موارد اصلی را نام ببریم:

                1. توسعه دهنده نیازی به تلف کردن زمان برای تحویل پروژه به مقامات تایید کننده ندارد، زیرا این کار توسط سیستم مطابق با مسیر داده شده انجام می شود.

                2. توسعه دهنده می تواند مدت زمانی را که مسئول موظف به تایید پیش نویس سند است مشخص کند.

                3. تهیه کننده پیش نویس سند می تواند در هر زمان ببیند که سند چگونه تایید می شود، کدام یک از مقامات تایید را انجام داده اند و کدام ویزا صادر شده است.

                4. مقامات تایید کننده به سرعت متوجه می شوند که پیش نویس سند را به لطف سیستم اطلاع رسانی ویژه دریافت کرده اند.

                5. پیش نویس سند در اسرع وقت مورد توافق قرار می گیرد.

                6. پیش نویس سند را نمی توان در فرآیند تصویب از دست داد.

                7. سیستم می تواند تمام نسخه های پروژه، ویزا و یادداشت های تایید را ذخیره کند.

                علیرغم مزایای بسیار قابل توجه تایید "الکترونیکی" ذکر شده در بالا، در حال حاضر در تعداد کمی از شرکت ها استفاده می شود. و دلیل این امر به شرح زیر است: امکان اتوماسیون کار با پیش نویس اسناد از جمله مرحله تایید، تنها در صورتی امکان پذیر است که همه مدیران به کاربران فعال اتوماسیون اداری و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی تبدیل شوند، زیرا آنها مقامات تایید کننده اصلی هستند. متأسفانه رویه امروزی نشان می‌دهد که در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، کاربران اصلی سیستم‌های اتوماسیون، منشی‌ها و مسئولین کارهای اداری هستند که صلاحیت آنها شامل تأیید پیش‌نویس اسناد نمی‌شود.

                حال بیایید در نظر بگیریم که اگر یکی از تصویب کنندگان با محتوای پیش نویس سند موافق نباشد چه اتفاقی می افتد.

                در صورت تایید یک یا چند مورد نظرات ماهیت اساسی،با تغییر ماهیت سند، پیش نویس باید دوباره چاپ شود (یعنی نسخه جدیدی از سند پیش نویس باید ایجاد شود) و مجدداً موافقت شود.

                در صورتی که در حین تایید ساخته شده اند نظرات تحریریه،محتوای پروژه را تغییر ندهید، در این صورت پروژه نیز مشمول تجدید چاپ می شود، اما در این صورت نیازی به تایید مجدد نیست.

                امضای یک دستور یا دستورالعمل

                پیش نویس سند توافق شده برای امضا به مدیر ارائه می شود.

                اگر ویزای تایید نه در سمت عقب آخرین برگه پروژه، بلکه در یک برگ تایید جداگانه صادر شده باشد، در این صورت نیز لازم است برگه تایید پیش نویس سند را به مدیر منتقل کنید.

                امضای مدیر پیش نویس سند را به یک سند کامل تبدیل می کند و پس از آن باید ثبت شود.

                ثبت سفارش یا دستورالعمل

                ثبت سندثبت داده های حسابداری در مورد یک سند به شکلی تعیین شده است که واقعیت ایجاد، ارسال یا دریافت آن را ثبت می کند.

                در مورد ما، ثبت، واقعیت ایجاد سند را ثبت می کند. شایان ذکر است که ثبت نام برای ثبت بیشتر مدارک و سازماندهی کار مرجع نیز ضروری است.

                ثبت نام به یکی از سه روش زیر امکان پذیر است:

                ● یک مدخل در مورد یک سند در یک مجله کاغذی (فرم ثبت مجله).

                ● با ثبت در کارت ثبت و کنترل کاغذی (فرم ثبت کارت).

                ● درج اطلاعات سند در اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (فرم ثبت خودکار).

                شایان ذکر است که در حال حاضر ثبت خودکار اسناد توصیه می شود، زیرا در مقایسه با فرم های ثبت ژورنالی و کارتی دارای مزایای زیادی است. اجازه دهید بخش کوچکی از این مزایا را نام ببریم:

                ● جستجوی سریع اسناد با هر گونه جزئیات یا جزئیات.

                ● تولید خودکار گزارش ها، خلاصه ها، انجام کار مرجع و تحلیلی بر روی اسناد.

                ● کنترل خودکار بر اجرای دستورات (اسناد).

                ● امکان ثبت همزمان اسناد در چندین محل کار و سایر مکان ها.

                علاوه بر این، ثبت خودکار اسناد بدون معرفی نرم افزار تخصصی در شرکت امکان پذیر است.

                در اکثر شرکت های کوچک، این کار با استفاده از برنامه MS Excel با پر کردن یک جدول معمولی انجام می شود.

                در هنگام ثبت نام، سند اختصاص داده می شود شماره ثبت و تاریخ سند.تاریخ سفارش و دستورالعمل باید تاریخ امضا باشد که از آن به این نتیجه می رسیم که سفارش ها و دستورالعمل ها باید در روز امضای آنها ثبت شوند.

                اسناد بسته به نام نوع سند در گروه ها ثبت می شوند. علاوه بر این، دستورات (و همچنین دستورالعمل ها) در مورد فعالیت های اصلی، در مورد پرسنل و در مورد مسائل اداری و اقتصادی به طور جداگانه ثبت می شود. این بدان معناست که زیرگروه های دستورات و دستورالعمل های فوق دارای شماره گذاری مشترک، بلکه مجزا نخواهند بود.

                اکنون ما الزامات ثبت شماره ثبت و تاریخ سند را ارائه می کنیم که در GOST R 6.30-2003 ذکر شده است.

                ص 3.12. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

                شماره ثبت سند شامل شماره مسلسل آن 13 می باشد که به تشخیص سازمان با توجه به نام پرونده ها، اطلاعات مربوط به خبرنگار، مجریان و ... قابل تکمیل می باشد.

                شماره ثبت سندی که به طور مشترک توسط دو یا چند سازمان تنظیم می شود شامل شماره ثبت سند هر یک از این سازمان ها است که به ترتیبی که نویسندگان در سند ذکر شده اند با یک خط از هم جدا شده اند.

                بخش 3.11. GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

                تاریخ سند با اعداد عربی به ترتیب روز ماه، ماه، سال نوشته شده است. روز ماه و ماه با دو جفت اعداد عربی که با یک نقطه از هم جدا شده اند، نوشته می شود. سال – به چهار عدد عربی.

                یک روش شفاهی-عددی برای قالب‌بندی تاریخ مجاز است، به عنوان مثال 05 ژوئن 2003، و همچنین قالب‌بندی تاریخ به ترتیب: سال، ماه، روز ماه، به عنوان مثال: 05/06/2003.

                معمولاً از روش دیجیتالی برای رسمی کردن تاریخ سفارشات و دستورالعمل ها استفاده می شود، به عنوان مثال 02/05/2007.

                آوردن دستور یا دستور به مجریان

                آوردن سند اداری به مجریان به معنای تکثیر سند، ارسال (در اسرع وقت) یا انتقال آن به مجریان است.

                در سازمان "سنتی" کار اداری، اکثراً از دستورات و دستورالعمل ها کپی تهیه می شود و کمتر عصاره تهیه می شود که سپس مطابق با شاخص توزیع برای مجریان یا کارکنان سازمان ارسال می شود (همچنین ترسیم می شود. امضا و توسط مجری امضا شود).

                اگر هنگام کار با اسناد از سیستم اتوماسیون اداری و جریان اسناد الکترونیکی استفاده شود، در بیشتر موارد (زمانی که کارمند نیازی به آشنایی با سند برای امضا ندارد، که برای مثال هنگام تنظیم برخی اسناد اداری مهم است. برای پرسنل)، سند ثبت شده با استفاده از سیستم ها برای کارکنان ارسال می شود. این رویکرد به گیرندگان اجازه می دهد تا یک سند را در کوتاه ترین زمان ممکن دریافت کنند و همچنین باعث صرفه جویی در منابع مادی و زمانی می شود که با رویکرد "سنتی" برای کپی اسناد و انتقال نسخه ها صرف می شود.

                شایان ذکر است اکثر اسناد اداری قبل از تحویل به مجریان، تحت کنترل خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی می باشد. با این حال، کنترل بر اجرا یک موضوع بزرگ جداگانه است که سال گذشته به آن توجه کافی داشتیم 14 , 15 .

                موضوع در مقاله توسط V.P. کوزیروا "توسعه پیش نویس اسناد اداری: تعامل بین مجری مسئول و متخصص مدیریت سوابق."

                وقتی یک متخصص با تجربه کار خود را به اشتراک می گذارد، همیشه جالب است. و به ویژه هنگامی که صحبت از ایجاد تعامل سازنده با همکاران سایر بخش ها می شود. شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک پیش نویس سند اداری را با رعایت قوانین کار اداری و تمام ظرافت های زبان روسی تهیه کنید. GOST R 6.30-2003 تنها اساسی ترین الزامات را برای تهیه اسناد اداری تعیین می کند. نویسنده چگونگی نهایی شدن (گسترش) و اجرای آنها در یک شرکت مخابراتی بین منطقه ای را بیان می کند. نمونه های خاص از جمله بندی برای موقعیت های مختلف و وجود نمونه های طراحی مقاله را برای کاربرد عملی آن در کار شما بسیار راحت می کند. این مقاله در شماره جولای 2007 مجله "Office Management and Document Flow in the Enterprise" منتشر شد.

                1 اسناد اداری - اسنادی که تصمیمات مربوط به مسائل اداری و سازمانی فعالیت های موسسه (دستور، دستورالعمل و غیره) را ثبت می کند. – فرهنگ لغت مختصری از انواع و انواع اسناد. - م.: ونیداد. – 1974.

                2 در حال حاضر، یک فرمان نیز یک عمل قانونی است که به صورت جداگانه توسط: - رئیس دولت - رئیس جمهور فدراسیون روسیه صادر می شود. - رئیس یک نهاد گروهی از قدرت و مدیریت در صلاحیتی که به او داده شده است، به عنوان مثال، دستور رئیس دولت فدراسیون روسیه. - روسای قوای مجریه نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه - فرمانداران، شهرداران و غیره.

                3 اپروگرام چرخه حیات یک سفارش برای فعالیت اصلی را در مقاله Yu.V. Khimich در صفحه 32 مجله شماره 2 2007 ببینید.

                4 برخی از دستورات و دستورالعمل ها برای پرسنل باید بر اساس ماده 9 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 شماره 129-FZ "درباره حسابداری" طبق فرم های یکپارچه تصویب شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه تنظیم شود. 5 ژانویه 2004 شماره 1 "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت."

                5 GOST R 6.30-2003 ماهیت مشاوره ای برای همه سازمان ها به جز مقامات اجرایی فدرال دارد. با وجود این، اجرای دقیق مفاد آن حکایت از فرهنگ بالای مستندسازی اطلاعات و کار با اسناد دارد.

                6 اگر یک سازمان تجاری دارای آرم سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات) نباشد، این جزئیات صادر نمی شود.

                7 برای مثالی از یک سفارش بدون قسمت ذکر شده، به مقاله T.A. Kuznetsova در صفحه 45 مجله شماره 2 2007 مراجعه کنید.

                8 به مقاله E.M. Kameneva مراجعه کنید. "برخی از ظرافت های طراحی اپلیکیشن" منتشر شده در شماره 11 2006 در صفحه 26 مجله "Office Management and Document Flow in the Enterprise".

                9 برای رویه تأیید خارجی، به پاسخ سؤال در صفحه 37 مجله شماره 6 2006 مراجعه کنید.

                10 مجری به عنوان متخصصی شناخته می شود که در حال تدوین پیش نویس سند است.

                11 نوع سند عبارت است از تعلق سند به سیستم اسناد بر اساس محتوا و هدف آن (مثلاً دستور، دستورالعمل، عمل و غیره). در این مورد، یک نوع فرعی به عنوان گروهی از اسناد از همان نوع درک می شود که به دلیل ماهیت موضوع ذکر شده در سند متحد شده است (به عنوان مثال، دستورات برای آموزش، دستورات صدور گواهینامه، دستورات برای ایجاد کمیسیون کارشناسی، و غیره.).

                12 جدول فرم اسناد مورد استفاده در فعالیت های سازمان، فهرستی از فرم های تایید شده اسنادی است که برای اجرای وظایف و وظایف فعالیت های مدیریتی لازم و کافی است، با شرح وضعیت قانونی آنها، مراحل تهیه. و تکمیل

                13 شماره سریال در طول سال تقویمی اختصاص داده می شود، یعنی. از ابتدای سال آینده، شماره سریال دوباره با یک شروع می شود.

                14 به مقاله O.V. ریسکووا "کنترل بر اجرای دستورالعمل ها: الزامات مقررات مقامات اجرایی فدرال" در صفحه 24 مجله شماره 1 '2006.

                15 به مقالات E.M. مراجعه کنید. کامنوا در مورد روش های نظارت بر اجرای دستورالعمل ها در صفحه 72 مجله شماره 9 2006 و صفحه 76 مجله شماره 10 2006.

                3.1. به منظور خودکارسازی فعالیت‌های تولید، مدیریت و پشتیبانی در سازمان، استفاده از فهرست محدود نرم‌افزارهای تجاری (طبق ثبت نام) و نرم‌افزارهای رایگان (لازم برای انجام وظایف تولید و مندرج در گذرنامه رایانه شخصی) مجاز است.

                3.2. هر ایستگاه کاری شامل مجموعه ای از نرم افزارها برای انجام یک نوع فعالیت خاص است. پیکربندی اولیه ایستگاه کاری توسط رئیس واحد سازه به همراه رئیس بخش فناوری اطلاعات تعیین می شود. نرم‌افزارهایی که جزء محل کار خودکار نمی‌باشند، بدون پروسه تایید توسط کارکنان سازمان قابل نصب و استفاده نیستند.

                3.3. شرح پیکربندی رایانه شخصی و لیستی از نرم افزارهای نصب شده در گذرنامه رایانه شخصی ثبت شده و توسط مدیر IS، رئیس واحد ساختاری، رئیس بخش فناوری اطلاعات و کاربر IS امضا می شود. این توافق طرفین را تأیید می کند:

                3.3.1. با مجموعه کامل تجهیزات ایستگاه کاری مشخص شده در PC Passport و لیست نرم افزارهای نصب شده؛

                3.3.2. با این واقعیت که مسئولیت استفاده از هر گونه نرم افزار بدون مجوز از سازمان به کارمند (کاربر IS) منتقل می شود، تغییرات غیرمجاز در پیکربندی ایستگاه کاری و نصب غیرمجاز هر نرم افزار بر روی ایستگاه کاری که به این کاربر سپرده شده است.

                3.4. کلیه عملیات نصب، نگهداری و پشتیبانی و حذف نرم افزارهای خودکار محل کار به طور مستقیم (با مشارکت) توسط مدیران IS انجام می شود.

                3.5. مراحل اجرای نرم افزار در سازمان شامل مراحل زیر می باشد:

                3.5.1. تعیین نیازهای نرم افزاری

                درخواست برای نصب نرم افزار اضافی می تواند توسط: الف) رئیس یک واحد ساختاری، ب) مدیر IS آغاز شود.

                الف) درخواست رئیس یک واحد سازه برای نصب نرم افزار در موارد زیر می باشد:

                  نیاز به سازماندهی یک محل کار خودکار برای یک کارمند جدید؛

                  نیاز کارکنان به انجام وظایف جدید (اضافی) که نیاز به نرم افزار اضافی یا جایگزینی کامل ایستگاه کاری دارد.

                  ظهور نرم افزارهای کیفی جدید (جایگزین) برای جایگزینی نرم افزار مورد استفاده به عنوان بخشی از ایستگاه کاری.

                  رئیس واحد سازه درخواست نصب نرم افزار را به صورت تایید شده خطاب به رئیس اداره فناوری اطلاعات تهیه می کند.

                  در صورتی که نرم افزار درخواستی در سازمان موجود باشد، متخصصی از بخش فناوری اطلاعات کار نصب را انجام می دهد و مجوز به ایستگاه کاری کاربر اختصاص می یابد.

                  در صورت عدم وجود مجوز خالی برای نرم افزارهای تجاری در سازمان (از فهرست موجود در ثبت)، رئیس واحد ساختاری به ترتیب مقرر درخواست خرید نرم افزار را تهیه می کند.

                در صورت نیاز به خرید نرم افزار تجاری خارج از لیست رجیستری:

                  رئیس بخش فناوری اطلاعات امکان استفاده از این نرم افزار تجاری در IS سازمان را تعیین می کند.

                  رئیس یک واحد ساختاری درخواست خرید نرم افزار تجاری را تهیه می کند.

                  پس از کسب، رئیس بخش IT اطلاعات مربوط به نرم افزار تجاری جدید را در لاگ اضافات به ثبت وارد می کند. در پایان سال، اطلاعات مجله برای تایید دوره بعدی به دفتر ثبت منتقل می شود.

                ب) درخواست مدیر IS برای نصب نرم افزار در موارد زیر است:

                  رفع آسیب‌پذیری در سیستم‌های امنیت اطلاعات سازمان؛

                  جایگزینی برنامه ریزی شده نرم افزار مورد استفاده توسط کاربران؛

                  معرفی فناوری های نوین اطلاعاتی

                مراحل تایید نصب نرم افزار:

                  رئیس بخش فناوری اطلاعات در دسترس بودن مجوزهای خالی را تعیین می کند و مجوزهای لازم را اختصاص می دهد (به یک محل کار یا سرور خودکار اختصاص می دهد) ، از نصب نرم افزار لازم اطمینان می دهد.

                  در صورت نیاز به خرید نرم افزار اضافی، رئیس واحد فناوری اطلاعات امکان استفاده از آن را در IS سازمان تعیین و درخواست خرید تهیه می کند.

                3.5.2. خرید نرم افزار

                3.5.2.1. خرید نرم افزار مطابق با قوانین خرید جاری سازمان انجام می شود.

                3.5.2.2. رئیس بخش فناوری اطلاعات به عنوان کارشناس در کار کمیسیون رقابت شرکت می کند.

                3.5.2.3. نرم افزار خریداری شده برای حسابداری در واحد حسابداری پذیرفته شده و جهت راه اندازی به واحد فناوری اطلاعات منتقل می شود.

                3.5.3. نصب نرم افزار (پیاده سازی)

                3.5.3.1. رئیس بخش فناوری اطلاعات حسابداری عملیاتی مجوزهای نرم افزار در حال بهره برداری را تضمین می کند، کار نصب نرم افزار را بر روی رایانه های شخصی کاربران IS سازماندهی می کند.

                3.5.3.2. مدیر IS یک پاسپورت رایانه شخصی را در سیستم حسابداری الکترونیکی تولید می کند، 2 نسخه از گذرنامه رایانه شخصی را به صورت کاغذی تهیه می کند، خودش امضا می کند و برای امضا به رئیس واحد ساختاری، رئیس بخش فناوری اطلاعات و کاربر IS ارائه می دهد. . یک نسخه از پاسپورت نزد رئیس واحد ساختاری باقی می ماند و دیگری در آرشیو اسناد بخش فناوری اطلاعات ذخیره می شود.

                3.5.3.3. اگر در حال نصب (پیاده سازی) نرم افزار تجاری هستید:

                3.5.3.3.1. رئیس بخش فناوری اطلاعات گواهینامه ای در مورد عمر مفید نرم افزار حسابداری تجاری، گواهی راه اندازی (در صورت لزوم) تهیه می کند.

                3.5.3.3.2. کلیدهای سخت افزاری (شامل رسانه های کلیدی)، گواهی های اصالت (برچسب های روی بدنه واحد سیستم ایستگاه کاری) به عنوان بخشی از ایستگاه کاری به کاربر IS منتقل می شود.

                3.5.4. پشتیبانی و نگهداری نرم افزار

                3.5.4.1. پشتیبانی و نگهداری نرم افزار توسط متخصصان فنی - مدیران IS یا برنامه نویسان انجام می شود.

                3.5.4.2. پشتیبانی و نگهداری نرم افزار شامل انجام انواع کارهای زیر است:

                  پیکربندی و تطبیق نرم افزار نصب شده؛

                  نصب به روز رسانی نرم افزار؛

                  ایجاد منظم نسخه های پشتیبان (بایگانی) نرم افزار و داده های کاربر (اسناد الکترونیکی، پایگاه های داده)؛

                  عیب یابی مشکلات مربوط به استفاده از نرم افزار نصب شده؛

                  مشاوره با کاربران IP

                3.5.4.3. کار تعمیر و نگهداری نرم افزار می تواند توسط کاربر IS (رئیس یک واحد ساختاری) یا مستقیماً توسط مدیر یا برنامه نویس IS آغاز شود.

                3.5.4.4. هرگونه تغییر در لیست نرم افزارهای نصب شده که در حین کار ایجاد شده است باید در گذرنامه PC منعکس شود.

                3.5.5. حذف (از کار انداختن) نرم افزار

                3.5.5.1. نرم افزار در موارد زیر از کار افتاده است:

                  انقضای مدت مجوز برای استفاده از نرم افزار؛

                  جایگزینی نرم افزار مورد استفاده با نرم افزار جایگزین؛

                  قطع استفاده از نرم افزار به دلیل عدم نیاز، قدیمی بودن.

                3.5.5.2. از کار افتادن توسط متخصصان فنی انجام می شود:

                3.5.5.2.1. ممیزی فوق العاده نرم افزار سازمان انجام می شود.

                3.5.5.2.2. نرم افزار از کار افتاده از تمام رایانه های شخصی سازمان حذف می شود.

                3.5.5.2.3. در صورت لزوم، عملی برای از کار انداختن نرم افزار تجاری تهیه و به بخش حسابداری ارائه می شود.

                3.5.5.2.4. به روز رسانی های لازم برای گذرنامه های رایانه شخصی در حال انجام است.

                3.5.5.2.5. هنگام حذف (از کار انداختن) نرم افزار تجاری، موارد زیر برای ذخیره سازی بیشتر به بخش فناوری اطلاعات منتقل می شود (در صورت لزوم گواهی بازگشت صادر می شود): کلیدهای سخت افزاری (رسانه کلیدی) که در اختیار کاربر IP بود، رسانه اصلی همراه با نرم افزار کیت توزیع، اسناد نرم افزار، موافقت نامه های مجوز (توافقنامه ها)، کپی از قراردادهای تامین، و همچنین اسنادی که واقعیت خرید و فروش را تأیید می کند.

                3.6. هنگام استفاده از نرم افزار باید:

                3.6.1. الزامات این آیین نامه را رعایت کنید.

                3.6.2. از نرم افزارهای موجود صرفاً برای انجام وظایف رسمی خود استفاده کنید.

                3.6.3. پس از نصب یا حذف نرم افزار جدید، با PC Passport آشنا شوید و در صورت موافقت با داده های موجود در آن، امضای دست نویس خود را در دو نسخه از PC Passport قرار دهید.

                3.6.4. از ایمنی رسانه با اطلاعات کلیدی منتقل شده به عنوان بخشی از ایستگاه کاری، گواهی‌های اصالت نرم‌افزار تجاری که روی جعبه واحد سیستم ایستگاه کاری چسبانده شده است، اطمینان حاصل کنید.

                3.6.5. به مدیر IS در انجام نصب، پیکربندی، عیب یابی و ممیزی نرم افزار نصب شده کمک کنید.

                3.6.3. مدیران IP را از هر گونه واقعیت نقض الزامات این مقررات مطلع کنید.

                3.7. هنگام استفاده از نرم افزار ممنوع است:

                3.7.1. از ایستگاه کاری برای مقاصدی غیر از هدف مورد نظر استفاده کنید.

                3.7.2. به طور مستقل تغییراتی در طراحی، پیکربندی، قرار دادن ایستگاه های کاری IS و سایر تجهیزات IS ایجاد کنید.

                3.7.3. تغییر ترکیب نرم افزار نصب شده بر روی ایستگاه کاری (نصب نرم افزار جدید، تغییر ترکیب اجزای بسته های نرم افزاری و حذف نرم افزار).

                3.7.4. هر سیستم یا برنامه کاربردی را که در گذرنامه PC مشخص نشده است، رسانه های خارجی و راه اندازی غیرمجاز را در ایستگاه کاری خود یا ایستگاه کاری دیگر وارد کنید.



    		•
     

    خواندن:


    محبوب:

    توسعه سیستم های اطلاعات جغرافیایی وظایف اصلی GIS

    توسعه سیستم های اطلاعات جغرافیایی وظایف اصلی GIS

    جدید

    نحوه بازگرداندن سیکل قاعدگی بعد از زایمان:

    برهم نهی توابع جبر منطقی توابع بولی یکنواخت

    برهم نهی توابع جبر منطقی توابع بولی یکنواخت

    تناظر G بین مجموعه های A و B را زیر مجموعه می گویند. اگر، آنگاه می گویند b با a مطابقت دارد. بسیاری از موارد مرتبط ...

    سیستم اطلاعاتی چیست؟

    سیستم اطلاعاتی چیست؟

    پورتال های دولتی، وب سایت های ESIA. سیستم یکپارچه شناسایی و احراز هویت - esia.gosuslugi.ru EPGU. پورتال واحد خدمات عمومی...

    انتقال از یک عبارت منطقی به یک مدار منطقی و بالعکس

    انتقال از یک عبارت منطقی به یک مدار منطقی و بالعکس

    کار آزمایشگاهی شماره 4. اجرای مدار عناصر منطقی ساخت مدارهای منطقی بخش نظری پردازش بر اساس ...

    خجالت نیژنی نووگورود از پست روسیه

    خجالت نیژنی نووگورود از پست روسیه

    پس از معرفی سیستم عامل جدید EAS OPS که هزینه آن 890 میلیون روبل بود، زمان خدمات رسانی به مشتریان در دفاتر پست در منطقه...
    فید-تصویر RSS