Erklärung zum Einsatz von Software. So berücksichtigen Sie Computerprogramme, Antivirenprogramme und Hilfesysteme bei der Bestellung von Software in einer Organisation

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Die Wahl des Herausgebers:

Die Organisation erwarb nicht ausschließliche Rechte zur Nutzung des Computerprogramms. Die Nutzungsdauer des Computerprogramms ist in der Lizenzvereinbarung nicht festgelegt. Die Organisation legt die Nutzungsdauer des Programms selbstständig auf 12 Monate fest. Hat die Organisation das Recht, die Nutzungsdauer des Programms auf 12 Monate festzulegen, oder sollte man sich auf Absatz 4 der Kunst berufen? 1235 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation?

Nach Prüfung des Sachverhalts kamen wir zu folgendem Schluss:

Gemäß den Klarstellungen des Finanzministeriums Russlands sollte der Zeitraum für die Anerkennung von Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Erwerb des Rechts zur Nutzung eines Computerprogramms im vorliegenden Fall 5 Jahre betragen.

Unserer Meinung nach ist es jedoch möglich, eine andere Abschreibungsfrist festzulegen, einschließlich 12 Monaten. In diesem Fall muss die Organisation jedoch bereit sein, ihre Entscheidung vor Gericht zu verteidigen.

Begründung für die Schlussfolgerung:

Urheberrechte für alle Arten von Computerprogrammen (einschließlich Betriebssystemen und Softwarepaketen), die in jeder Sprache und in jeder Form ausgedrückt werden können, einschließlich Quelltext und Objektcode, sind in gleicher Weise geschützt wie Urheberrechte für Werke der Literatur (Artikel 1261). des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation).

Und die Gültigkeitsdauer des ausschließlichen Rechts an einem Werk wird durch Art. festgelegt. 1281 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation, also begrenzt.

Das Recht zur Nutzung eines Programms auf einem Computer kann vom Urheberrechtsinhaber (Lizenzgeber) einer anderen Person (Lizenznehmer) auf der Grundlage einer Lizenzvereinbarung (Artikel 1235 Absatz 1, Artikel 1286 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs) gewährt werden Russische Föderation). Der Abschluss eines Lizenzvertrags führt nicht zur Übertragung des ausschließlichen Rechts auf den Lizenznehmer (Artikel 1233 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation).

Im vorliegenden Fall erwarb die Organisation ein nicht ausschließliches Recht zur Nutzung des Ergebnisses der geistigen Tätigkeit (Computerprogramm). Daher kann ein Computerprogramm nicht zu den immateriellen Vermögenswerten gezählt werden, da gemäß Abschnitt 3 der PBU 14/2007 „Bilanzierung von immateriellen Vermögenswerten“ nur Gegenstände zu den immateriellen Vermögenswerten gehören, an denen die Organisation ausschließliche Rechte erworben hat.

Folglich können die Kosten für den Kauf eines Computerprogramms nicht als Kapitalkosten betrachtet werden, die die Anschaffungskosten immaterieller Vermögenswerte bilden. Die Kosten für den Erwerb von Rechten zur Nutzung eines Computerprogramms sind als Teil der Aufwendungen für die gewöhnliche Geschäftstätigkeit zu berücksichtigen (Absatz 5, Absatz 7 der PBU 10/99 „Aufwendungen der Organisation“ (im Folgenden PBU 10/99 genannt)). .

Gemäß Paragraph 19 der PBU 10/99 werden Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend ihrer angemessenen Verteilung auf die Berichtsperioden erfasst, wenn Aufwendungen den Erhalt von Einnahmen über mehrere Berichtsperioden bestimmen und wenn das Verhältnis zwischen Einnahmen und Ausgaben nicht klar erkennbar ist definiert oder indirekt bestimmt wird. Darüber hinaus werden Aufwendungen in der Berichtsperiode erfasst, in der sie angefallen sind, unabhängig vom Zeitpunkt der tatsächlichen Auszahlung der Mittel (Ziffer 18 der PBU 10/99).

Gemäß Abschnitt 65 der Verordnung über die Führung der Buchhaltung und Finanzberichterstattung in der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss des russischen Finanzministeriums vom 29. Juli 1998 N 34n, werden die der Organisation im Berichtszeitraum entstandenen Ausgaben, die sich jedoch darauf beziehen, erfasst Die folgenden Berichtsperioden werden in der Bilanz als separater Posten als Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen und können in der von der Organisation festgelegten Weise (einheitlich, proportional zum Produktionsvolumen usw.) während des Zeitraums bis abgeschrieben werden worauf sie sich beziehen.

In diesem Fall wird der Zeitraum, in dem die Kosten für den Kauf eines Computerprogramms abgeschrieben werden, von der Organisation unabhängig auf der Grundlage der voraussichtlichen Nutzungsdauer dieses Programms durch die Organisation festgelegt.

Beachten Sie, dass es in der Buchhaltung keine Einschränkungen hinsichtlich der Festlegung des Nutzungszeitraums gibt.

In der Steuerbuchhaltung nach Absätzen. 26 Absatz 1 Kunst. 264 der Abgabenordnung der Russischen Föderation sind Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Erwerb des Rechts zur Nutzung von Computerprogrammen in den sonstigen Aufwendungen im Zusammenhang mit Produktion und Verkauf enthalten (Artikel 26, Absatz 1, Artikel 264 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). .

Satz 1 der Kunst. 272 der Abgabenordnung der Russischen Föderation sieht vor, dass Aufwendungen in der Berichtsperiode (Steuerperiode) erfasst werden, in der diese Aufwendungen auf der Grundlage der Bedingungen der Transaktionen entstehen. Wenn die Transaktion solche Bedingungen nicht enthält und der Zusammenhang zwischen Einnahmen und Ausgaben nicht eindeutig definiert werden kann oder indirekt ermittelt werden kann, erfolgt die Verteilung der Ausgaben durch den Steuerpflichtigen selbständig.

Wenn der Lizenzvertrag den Zeitraum für die Nutzung des Programms nicht festlegt, muss die Organisation diesen daher in der Steuerbuchhaltung auf die gleiche Weise wie in der Buchhaltung festlegen – und zwar unabhängig.

Allerdings hat das Finanzministerium Russlands in seinen Schreiben vom 23.10.2009 N 03-03-06/1/681, 20.04.2009 N 03-03-06/2/88 vom 17.03.2009 N 03-03-06/2/48 vom 19.02.2009 N 03-03-06/2/25 erinnert daran, dass gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Kunst. 1235 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation gilt, wenn die Gültigkeitsdauer im Lizenzvertrag nicht festgelegt ist, der Vertrag als für fünf Jahre abgeschlossen.

Bitte beachten Sie, dass die Angabe des ersten Absatzes von Absatz 4 der Kunst. 1235 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation besagt, dass der Zeitraum, für den der Vertrag abgeschlossen wird, die Gültigkeitsdauer des ausschließlichen Rechts, das dem Inhaber des Urheberrechts (Lizenzgeber) zusteht, nicht überschreiten darf. Dies erinnert daran, dass das Recht des Lizenzgebers, über das ausschließliche Recht am Ergebnis der geistigen Tätigkeit zu verfügen, durch die Dauer dieses ausschließlichen Rechts begrenzt ist. Und letzteres ist zwar bedeutsam, aber endlich.

Wenn wir also den Erläuterungen des russischen Finanzministeriums folgen, sollte der Zeitraum für die Anerkennung von Aufwendungen im vorliegenden Fall 5 Jahre betragen.
Gleichzeitig zeigt eine Analyse der Schiedsgerichtspraxis, dass Gerichte häufig auf der Seite der Steuerzahler stehen, die beschlossen haben, die Kosten für den Erwerb nicht ausschließlicher Rechte an einem Programm auf einmal abzuschreiben, da im Vertrag die Gültigkeitsdauer dieser Rechte nicht angegeben war. Bei ihrer Entscheidung gehen die Richter davon aus, dass der Vertrag keine Frist für die Nutzung des Computerprogramms gemäß den Absätzen festlegt. 26 Absatz 1 Kunst. 264 der Abgabenordnung der Russischen Föderation und der zweite Absatz von Satz 1 der Kunst. Gemäß Art. 272 der Abgabenordnung der Russischen Föderation können Aufwendungen für den Erwerb von nicht ausschließlichen Rechten zur Nutzung von Computerprogrammen und Datenbanken zum Zeitpunkt ihres Anfalls als Teil der sonstigen mit der Produktion und dem Verkauf verbundenen Aufwendungen berücksichtigt werden (siehe zum Beispiel Beschlüsse des Föderalen Antimonopoldienstes der Wolgaregion vom 16. Februar 2009 N A55 -9496/2008, FAS Nordwestbezirk vom 15.10.2007 N A05-810/2007).

Somit hat eine Organisation sowohl in der Buchhaltung als auch in der Steuerbuchhaltung das Recht, den Zeitraum für die Erfassung von Aufwendungen für den Erwerb des Rechts zur Nutzung eines Computerprogramms selbstständig festzulegen, wenn der Vertrag keine Bedingung für den Nutzungszeitraum enthält. Dies kann unserer Meinung nach jeder von der Organisation begründete Zeitraum bis hin zu einem einmaligen Zeitraum sein.

In jedem Fall muss das Verfahren zur Festlegung der Fristen für die Abschreibung von Ausgaben für den Erwerb von Programmen in den Rechnungslegungsgrundsätzen der Organisation sowohl für die Buchhaltung als auch für die Steuerbuchhaltung festgelegt werden.

Unter Berücksichtigung der Position des russischen Finanzministeriums besteht jedoch die Gefahr eines Steuerstreits, wenn im vorliegenden Fall der Zeitraum für die Abschreibung von Aufwendungen weniger als fünf Jahre beträgt.

In diesem Fall muss die Organisation ihre Position vor Gericht verteidigen.

Vorbereitete Antwort:
Experte des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Schurawlew Wjatscheslaw

Qualitätskontrolle der Antwort:
Gutachter des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Fachmann Rodjuschkin Sergej

Das Material wurde auf der Grundlage einer individuellen schriftlichen Beratung im Rahmen der Rechtsberatung erstellt. Für detaillierte Informationen zum Service wenden Sie sich an Ihren Servicemanager.

Aus. .2013 Nr.________

Zur Einführung der elektronischen Zeitschrift „EZh“ in die Verwaltung der Aktivitäten von Bildungseinrichtungen

Um die Informationsunterstützung für Schulverwaltungsprozesse zu verbessern, planen und organisieren Sie den Bildungsprozess auf der Grundlage der Einführung von Informationstechnologien gemäß der Verordnung des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 26. August 2010 N 761n und Artikel 74 des Kapitels 12 von Abschnitt III des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation „Änderung der von den Parteien festgelegten Bedingungen eines Arbeitsvertrags aus Gründen, die mit Änderungen der organisatorischen oder technologischen Arbeitsbedingungen verbunden sind“

„Arbeitsplan zur Einführung von EJ“ (Anhang Nr. 1);

„Regelungen zur Erhaltung der Lebenserwartung“ (Anlage Nr. 2);

„Vorschriften für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen ED“ (Anhang Nr. 3);

„Anweisungen zur Führung von Aufzeichnungen über Bildungsaktivitäten mit EJ“ (Anhang Nr. 4);

„Regelungen für die Hilfeleistung bei der Arbeit in der EZh“ (Anlage Nr. 5).

2. Implementieren Sie die Implementierung von EJ gemäß dem Arbeitsplan für die Implementierung von EJ (Anhang Nr. 1).

3. Verwenden Sie EJ, um alle Arten von Unterrichts- und außerschulischen Aktivitäten aufzuzeichnen, einschließlich Unterricht, Wahlfächern, Clubs und Gruppenunterricht über längere Tage.

4. Stellvertretender Direktor für Wasserressourcenmanagement G.A. Kulova und Abugalieva Yu.Kh. Gewährleistung der Kontrolle über die Umsetzung des Arbeitsplans für die Umsetzung von EJ.

5. Stellvertretender Direktor für Wasserressourcenmanagement G.A. Kulova und Abugalieva Yu.Kh. Sicherstellung des Informationsgehalts des Bildungslebens im Modul „Bildungsprozess“, Organisation der Kontrolle über die Aktualität und Richtigkeit der Arbeit von Fachlehrern und Klassenlehrern zum Informationsgehalt des Bildungslebens und der Aktualität der Information der Eltern über die aktuellen und endgültiger Fortschritt und Anwesenheit der Schüler.

6. Weisen Sie E.A. Kozbaev, dem Systemadministrator, die Verantwortung für die Überwachung der technischen Unterstützung des EZh-Betriebs gemäß seinen beruflichen Verantwortlichkeiten zu.

7. Weisen Sie Kozbaev E.A., dem Systemadministrator, die Verantwortung für die Beratung von Lehrern zur Arbeit der Bildungsressource gemäß ihren beruflichen Verantwortlichkeiten zu.

8. Ich behalte mir die Kontrolle über die Ausführung der Bestellung vor.

Schulleiterin M.D. Sultanova

Haushaltskommunale Bildungseinrichtung „Achtubinsk-Sekundarschule“

„Über die Einführung elektronischer

Klassenmagazin für das Studienjahr 2013-2014 »

In Übereinstimmung mit dem Gesetz der Russischen Föderation vom 27. Juli 2010. Nr. 210-FZ „Über die Organisation der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen“, Verordnungen der Regierung der Russischen Föderation vom 17. Dezember 2009. Nr. 1993-r und vom 7. September 2010. Nr. 1506-r und auf der Grundlage der Verordnung des Ministeriums für Bildung, Sport und Jugendpolitik Nr. 23 vom 01.03.2011. „Zur Umsetzung der Informations-Bildungsumgebung „Dnevnik.ru“, im Zusammenhang mit Maßnahmen zur Umsetzung des staatlichen Dienstes zur Bereitstellung von Informationen über den aktuellen Fortschritt eines Schülers, der Einführung eines elektronischen Notenbuchs in Bildungseinrichtungen der Russischen Föderation

Organisieren Sie ab dem 1. September 2013 die Arbeit an der Testimplementierung eines elektronischen Journals auf Basis des IOS „Dnevnik.ru“.
Ernennen Sie den stellvertretenden Direktor für Wassermanagement G.A. Kulova, der für die Organisation der Einführung des elektronischen Notenbuchs verantwortlich ist. und Abugaliev Yu.Kh.
Ernennen Sie E.A. Kozbaev zum Systemadministrator für die Pflege des elektronischen Journals.
Bilden Sie eine Arbeitsgruppe zur Umsetzung des Dienstes „Elektronisches Journal“ für den Zeitraum ab 01.09.2013. bis 31.05.2014 bestehend aus:

Kulova G.A. – Stellvertretender Direktor für Wasserressourcenmanagement;

Kozbaev E.A. - Systemadministrator;

Kunusova S.Sh. – Stellvertretende Direktorin für Personalwesen;

Abugalieva Yu.Kh. – Stellvertretende Direktorin für Wasserressourcenmanagement;

Klassenlehrer der Klassen 1-11;

Zhivolup N.A. – Informatiklehrer;

Dzhunusova L.I. – Bildungspsychologin.

– Aktionsplan zur Einführung eines elektronischen Tagebuchs in den Bildungsprozess bis zum 25. August 2013;

– lokale Vorschriften, die den Übergang zur Verwendung von EJ sicherstellen. (Lokale Gesetze sollten auf der Website der Bildungseinrichtung veröffentlicht werden) bis zum 1. September 2013.

Bereiten Sie IKT-Hardware und -Software vor.
Weisen Sie dem Schulpersonal die folgenden Verantwortlichkeiten zu:
Installation der für den Betrieb des elektronischen Journals erforderlichen Software, deren rechtzeitige Aktualisierung;
Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens der erstellten Softwareumgebung;
Bereitstellung von Zugangsdaten für Lehrer, Klassenlehrer und die Schulverwaltung;
Archivierung der Datenbank und Speicherung auf mehreren elektronischen Medien, um Datenbankverluste zu verhindern;
Arbeiten mit Verzeichnissen und Systemparametern;

Einteilung der Klasse in Untergruppen gemeinsam mit Fachlehrern und Klassenlehrern zu Beginn eines jeden Schuljahres;
Kommunikation mit dem technischen Support;
Bereitstellung von Beratungen und Schulungen (falls erforderlich) für Projektteilnehmer in grundlegenden Techniken für die Arbeit mit dem Softwarepaket.
rechtzeitige Fertigstellung und Überwachung der Relevanz der Studierendendaten in Datenbank IOS;
Bereitstellung von Zugangsdaten für Eltern und Schüler;
Führen Sie Aufzeichnungen über die versäumten Unterrichtsstunden der Schüler.
Einteilung der Klasse in Untergruppen gemeinsam mit den Fachlehrern zu Beginn jedes Schuljahres;

· Informieren der Eltern über das Verhalten und die Fortschritte des Schülers durch Textnachrichten innerhalb des Systems und die Möglichkeit, ein elektronisches Tagebuch einzusehen.

Die Einteilung der Klasse in Untergruppen gemeinsam mit dem Klassenlehrer zu Beginn eines jeden Schuljahres

· Erstellung eines Kalenders und eines thematischen Plans;

· Ausfüllen von Daten über den Fortschritt und die Anwesenheit der Schüler, die Art der Unterrichtsstunden und die Hausaufgaben;

Stellvertretender Direktor für Personalwesen

Implementierung einer systematischen Kontrolle über die Führung eines elektronischen Journals durch Lehrer;
Änderungen am Zeitplan vornehmen.
überwacht die Arbeit der stellvertretenden Direktoren und verantwortlichen Administratoren.

www.30ahtubinskaja-soh.edusite.ru

Automatisierung der Produktion

Ein Beispiel für die Implementierung eines einzigartigen Programms

Als Beispiel für die Umsetzung eines einzigartigen Programms in einem Unternehmen betrachten wir das Automatisierungsprojekt der Direktion für Produktion und technologische Ausrüstung. UPTK ist eine Zweigstelle des staatlichen Einheitsunternehmens „Bashkiravtodor“, die Belegschaft beträgt etwa 80 Personen. Die Hauptaufgabe besteht in der zentralen Versorgung von etwa 60 Straßenbauabteilungen – Zweigstellen staatlicher Einheitsunternehmen in jedem Bezirk Baschkortostans. Die zentrale Versorgung, an der auch einige Abteilungen des Landeseinheitsunternehmens beteiligt sind, umfasst die Sammlung von Anträgen aus Filialen, den Abschluss von Verträgen mit Lieferanten, die Bestellung und Lieferung von Waren und Materialien an das Lager und direkt an die Verbraucher sowie die Verteilung von Waren und Materialien an die Verbraucher nach konsolidierten Plänen und Verbraucherwünschen, Zahlung von Rechnungen von Lieferanten und Rechnungsstellen.

Als Ergebnis einer kleinen kostenlosen Umfrage der UPTK wurde ein kommerzielles Angebot zur Automatisierung erstellt. Nach sorgfältiger Prüfung des Vorschlags unterzeichnete der Kunde (SE Infodor, State Unitary Enterprise Bashkiravtodor) eine Vereinbarung zur Entwicklung und Implementierung einer einzigartigen Konfiguration des 1C:Enterprise-Programms. Ziel der Entwicklung war die Automatisierung der zentralen Versorgungsmanagementfunktion der Zweigstellen des staatlichen Einheitsunternehmens „Bashkiravtodor“.

Die Arbeiten im Rahmen des Vertrags waren in vier Phasen unterteilt: Untersuchung des Themenbereichs, Entwicklung technischer Spezifikationen, Erstellung einer einzigartigen Konfiguration für das 1C: Enterprise-Programm und Implementierung des Programms in die Arbeit von UPTK und State Unitary Enterprise.

Prüfungsphase

Die Arbeit an dem Projekt begann mit der Vorbereitung eines Auftrags für das staatliche Einheitsunternehmen „Bashkiravtodor“ zur Durchführung einer Umfrage. Der Auftrag legte den Zeitrahmen für die Befragung fest, wer als Experten auf Kundenseite fungiert und welche Funktionen welche Abteilungen befragt werden sollen. Gemäß der Anordnung wurde eine Prüfung der Funktionen des Leiters der UPTK, der Beschaffungsabteilung, der Planungs- und Wirtschaftsabteilung, der Vertragsabteilung und der Buchhaltung der UPTK durchgeführt. Darüber hinaus wurden auch die Produktionsabteilung, die Abteilung des leitenden Energieingenieurs, die Abteilung des leitenden Mechanikers und die Marketingabteilung des staatlichen Einheitsunternehmens „Bashkiravtodor“ in den Umfrageprozess einbezogen. Die Prüfung der Abteilungen des Staatlichen Einheitsunternehmens war erforderlich, da die Funktion der zentralen Versorgung im Staatlichen Einheitsunternehmen nicht nur in der UPTK wahrgenommen wird. Die Abteilungen des staatlichen Einheitsunternehmens konzentrieren die Funktionen der Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der Kontrolle der für Lieferungen bereitgestellten Finanzen.

Die Umfrage begann mit einer Untersuchung der Abteilungsvorschriften und der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter. Anschließend fanden mündliche Beratungen mit Spezialisten statt und es wurden Musterdokumente zur zentralen Versorgungsfunktion gesammelt. Besonderes Augenmerk wurde auf die Buchhaltung der UPTK gelegt. Im Rechnungswesen wurden neben dem Dokumentenfluss auch die Reihenfolge der Rechnungslegungsgrundsätze, der UPTK-Kontenplan, der Aufbau analytischer Rechnungslegungsregister, die Zusammensetzung und Abbildung von Geschäftsvorfällen im Rechnungswesen eingehend untersucht.

Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage erstellten Spezialisten der Abteilung für Informationssystemdesign einen Bericht, der Folgendes enthielt:

„Ist“-Dokumentenflussmodell;
Muster von Primärdokumenten, deren Namen im Modell enthalten sind;
Kontenplan „wie besehen“ mit Angabe der analytischen Buchhaltungsregister für jedes Konto;
eine Liste aller Geschäftsvorfälle mit Angabe der Primärdokumente und der Buchhaltungskorrespondenz;

Das Kontextdiagramm des resultierenden Ist-Modells ist in der Abbildung dargestellt.

Das Ist-Modell durchlief während des Entwicklungsprozesses mehrere Überprüfungssitzungen.
Die Untersuchung des Modells erwies sich als sehr nützlich.
In den sehr frühen Phasen der Untersuchung wurden wesentliche Ergänzungen zum Modell vorgenommen, die sich auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen der realen Versorgung beziehen – über ein Lager, den Transport auf der Straße, den Transport von Schüttgütern auf der Schiene.
Bei der Entwicklung des Modells wurden über zweihundert Dokumentenproben gesammelt und analysiert.

Die Tabelle zeigt einen Ausschnitt des Kontenplans „wie besehen“ der UPTK-Buchhaltungsabteilung.

Bei der Erstellung des Ist-Kontenplans wurde insbesondere festgestellt, dass das Konto 10 in der Buchhaltung der UPTK kein Gruppenkonto für die Unterkonten 10.1, 10.2 usw. ist, sondern ein Unterkonto (es könnte angegeben werden). ein bedingter Code 10.0), der für die Abrechnung von Materialien bestimmt ist, die über das Lager an Filialen geliefert werden.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Beschreibung von Geschäftsvorfällen für den Eingang von Inventargegenständen (Sachwerten) im UPTK-Lager. Solche Beschreibungen wurden für alle im Rahmen der Befragung identifizierten Geschäftsvorfälle erstellt.

Das Funktionsmodell, der Kontenplan und die Liste der Geschäftsvorfälle wurden mit dem Kunden abgestimmt. Die Buchhalter unterzeichneten jede Seite der erstellten Dokumente.

Die Analyse des Ist-Modells ergab eine teilweise Doppelfunktion der Mitarbeiter des Staatlichen Einheitsunternehmens und des Ministeriums für Verkehr und Kommunikation. Insbesondere stellte sich heraus, dass ein Antrag an den Lieferanten sowohl von der Beschaffungsabteilung des Staatlichen Einheitsunternehmens als auch von der Marketingabteilung der UPTK erstellt werden kann. Alle Probleme, deren Lösung unklar sein könnte und die Entwicklung der technischen Spezifikationen beeinträchtigen würden, wurden in einem Sonderbericht gesammelt und der Geschäftsleitung des Kunden vorgelegt. Es fanden mehrere Treffen statt, an denen der stellvertretende Generaldirektor des Staatlichen Einheitsunternehmens für Wirtschaft, der Leiter des Staatlichen Einheitsunternehmens für Wirtschaft sowie die Leiter der Abteilungen des Staatlichen Einheitsunternehmens und der Verwaltung der technischen und technischen Inspektion teilnahmen Teil. Im Ergebnis wurden für alle Fragestellungen Lösungen gefunden, die in den erarbeiteten technischen Spezifikationen verankert wurden.
Nachfolgend finden Sie einen Ausschnitt aus einer Tabelle mit einigen Problemen und Entscheidungen des Managements des Kunden.

Entwicklungsstand der technischen Spezifikationen

Für die Ausarbeitung der Aufgabenstellung nutzten Spezialisten der Abteilung Informationssystemdesign den erstellten Umfragebericht und eine zusammenfassende Tabelle mit Entscheidungen zu Grundsatzfragen.
Grundlage der technischen Spezifikationen war ein Funktionsmodell der einzigartigen 1C: Centralized Supply-Konfiguration. Unten finden Sie ein Zerlegungsdiagramm der ersten Ebene des Modells.
Das Modell umfasste die Prozesse der Planung des konsolidierten Jahresbedarfs für den Lager- und Transithandelsumsatz, die Überwachung von Anträgen von Filialen auf den Erhalt von Lagerbeständen, die Abrechnung von Angeboten, Verträgen und Zusatzvereinbarungen mit Lieferanten, die Verteilung der Finanzen unter Lieferanten und die Überwachung von Anträgen an Lieferanten zur Zuteilung von Lagerbeständen , Registrierung des Inventareingangs im Lager und für den Transport. , Erstellung von Aufträgen für die Verteilung von Inventargegenständen, Ausstellung von Vollmachten, TTN, Rechnungen, Rechnungen, Zahlungsaufträgen. Es wurde eine betriebliche und buchhalterische Abrechnung von Abrechnungen mit Lieferanten und Filialen sowie eine Abrechnung von Lagerbeständen und Materialien im Lager und im Transit bereitgestellt.

Das konstruierte Modell ermöglichte es, eine Liste von Arbeitsstationen zu identifizieren, die zur Automatisierung des Prozesses erforderlich sind, bevor eine einzigartige Konfiguration entwickelt und das Programm implementiert wird. Für jeden Arbeitsplatz waren seine Funktionen klar definiert. Alle diese Funktionen wurden im Rahmen der Modellbesprechung in gemeinsamen Besprechungen mit dem Kunden geklärt und abgestimmt. Somit wurden bereits im Stadium der Erarbeitung der technischen Spezifikationen die Grundlagen für die zukünftige erfolgreiche Umsetzung des Systems gelegt. Die Nutzer des Systems erfuhren im Vorfeld, wie sich ihre beruflichen Verantwortlichkeiten nach der Einführung des Systems verändern würden, und hatten Zeit, sich psychologisch darauf vorzubereiten.

Insbesondere die Spezialisten in der Kommissionierungsabteilung erkannten, dass sie jeden Morgen damit beginnen mussten, die aus dem Lager kommenden Empfangsaufträge in die Informationsdatenbank einzugeben. Diese Entscheidung wurde von der UPTK-Geschäftsführung getroffen, da eine Automatisierung des Remote-Lagers aufgrund fehlender zuverlässiger Kommunikation nicht möglich war. Obwohl die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter der Abteilung zunahm, gingen sie verständnisvoll mit der Situation um. Dank der Verfügbarkeit elektronischer Empfangsaufträge wurde es möglich, die Kontrolle über den Prozess der Auftragserstellung zu gewährleisten – nun waren die Spezialisten der Abteilungen des State Unitary Enterprise nicht mehr in der Lage, mehr Materialien physisch zu verteilen, als im Lager eingegangen waren.

Bei der Erstellung der technischen Spezifikationen stellte sich heraus, dass etwa 130 neue Meldeformulare entworfen werden mussten, von denen sich etwa 40 geringfügig voneinander unterschieden. Gleichzeitig waren sich die Spezialisten des Kunden nicht sicher, ob es sich um einen vollständigen Satz handelte und ob das Management nicht bald neue Berichtsformulare benötigen würde. Zu den Aufgabenstellungen gehörte daher die Entwicklung eines speziellen Generators für Meldeformulare, mit dem sowohl bekannte als auch neue Meldungen abgerufen werden können. Der Generator, für dessen Konfiguration kein Programmierer erforderlich ist, ermöglicht das Empfangen und Speichern von Beschreibungen neuer Formulare, die sich in der Zusammensetzung und Anordnung der Details unterscheiden, sowie das Filtern und Sortieren von Datensätzen. Die folgende Abbildung zeigt die Bildschirmmaske des Berichtsgenerators.

Die verbleibenden 90 Berichtsformulare wurden auf der Grundlage des Soll-Funktionsmodells, der im Umfragebericht enthaltenen Dokumentformulare und des Datenmodells entworfen.

Das einzigartige Konfigurationsdatenmodell, das während der Erstellung der technischen Spezifikationen entworfen wurde, umfasste eine Beschreibung der Attribute und Beziehungen von mehr als 200 Informationseinheiten – Verzeichnissen und Dokumenten. Die kompetente Aufteilung des Modells in logische Fragmente – Diagramme – machte es jedoch für die Spezialisten des Kunden gut zugänglich.
Die Abbildung zeigt einen Teil eines der Datenmodelldiagramme. Das Diagramm ermöglicht Ihnen eine visuelle Darstellung der Zusammensetzung der Attribute und Verbindungen eines relativ einfachen Dokuments – eines Antrags der Abteilung für Waren und Materialien des State Unitary Enterprise.

Das Informationsmodell bildete die Grundlage für die entworfenen Schnittstellen. Die Leistungsbeschreibung umfasste Schnittstellen für über 30 neue Nachschlagewerke und rund 90 neue Dokumente.
Die Abbildung zeigt die Oberfläche und die gedruckte Form des Dokuments „Fachbereichsbewerbung“.

Die Automatisierung des UPTK fiel mit der Umstellung der Organisationen der Russischen Föderation auf einen neuen Kontenplan zusammen, der durch die Verordnung des Finanzministeriums vom 31. Oktober 2000 Nr. 94n genehmigt wurde. Daher wurde beschlossen, unter Berücksichtigung der Umstellung auf eine neue Kontennummerierung einen in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Kontenplan zu entwickeln. Diese Entwicklung wurde gemeinsam mit dem Hauptbuchhalter der UPTK auf der Grundlage des alten Kontenplans der UPTK, der Anordnung des Finanzministeriums und des neuen Kontenplans, der vom staatlichen Einheitsunternehmen Bashkiravtodor genehmigt wurde, durchgeführt.
Die Tabelle zeigt einen kleinen Ausschnitt des „as-will“-Kontenplans von UPTK.

Es ist interessant festzustellen, dass sich der Ist-Kontenplan im Vergleich zum Ist-Kontenplan geändert hat, und zwar nicht nur aufgrund der Umstellung auf eine neue Kontennummerierung, sondern auch aufgrund von Fehlern Gleichzeitig wurden die Rechnungslegungsvorschriften korrigiert. Insbesondere erhielt Konto 10 ein neues Unterkonto 10.8, das mit der Berücksichtigung der zur Bearbeitung übergebenen Materialien begann. Zuvor wurde das an das Werk gelieferte Metall zur Herstellung von Messern für Bulldozer vom 10. Konto abgeschrieben, was die Grundlage für die Berechnung der Grundsteuer verzerrte.
Die Liste der Geschäftsvorfälle hat noch größere Änderungen erfahren. Die Ergebnisse der Umfrage ermöglichten es dem neuen Hauptbuchhalter von UPTK, sich nicht nur schnell mit den Buchhaltungsfunktionen der ihm anvertrauten Abteilung vertraut zu machen, sondern auch Vorschläge für wesentliche Ergänzungen der Liste und des Inhalts der Geschäftsvorfälle zu machen. Alle Anregungen des Hauptbuchhalters wurden in den technischen Spezifikationen berücksichtigt.

Die oben beschriebene Situation in der Metallverarbeitung spiegelt sich in den technischen Spezifikationen im Abschnitt „Ist-Zustand“ der Beschreibung des Geschäftsbetriebs wie folgt wider:

* Für die Gesamtkosten der eingehenden Materialien wird eine Karte geöffnet (Kosten eingehender Materialien = Kosten der zur Bearbeitung übergebenen Materialien + Kosten der Dienstleistungen).

Ähnliche Beschreibungen wurden für mehr als zweihundert Geschäftstransaktionen erstellt – allesamt, die bereits stattfanden oder in der Zukunft geplant waren. Für jeden Geschäftsvorfall wurde das primäre und elektronische Dokument, auf dessen Grundlage die Vorgänge generiert werden, klar definiert.

Und schließlich wurden im Textteil der technischen Spezifikationen allgemeine Anforderungen an das lokale Computernetzwerk, Server, Workstations, System- und Anwendungssoftware formuliert. Um das Funktionieren der einzigartigen Konfiguration sicherzustellen, war es notwendig, alle Abteilungen der UPTK und einen Teil der Abteilungen des staatlichen Einheitsunternehmens „Bashkiravtodor“ an das lokale Computernetzwerk anzuschließen. Installieren Sie das Netzwerkbetriebssystem Windows 2000 Advanced Server auf dem Server. Auf Workstations - Windows 98 SE. Außerdem war es notwendig, MS SQL Server 2000 auf dem Server zu installieren, um den Betrieb der 1C:Accounting for SQL-Version sicherzustellen. Die Wahl der Version war auf die große Anzahl gleichzeitig im Netzwerk arbeitender Benutzer (mehr als 10) und das große Volumen an Dokumenteneingabevorgängen zurückzuführen.

Die Installation eines lokalen Computernetzwerks, der Kauf und die Installation von Servern, Workstations, System- und Anwendungssoftware wurde von Spezialisten der Infodor-Tochtergesellschaft des staatlichen Einheitsunternehmens Bashkiravtodor durchgeführt. Alle Arbeiten wurden qualitativ hochwertig und termingerecht erledigt.
Während der Kunde das Netzwerk und die Computer vorbereitete, entwickelten Spezialisten der Programmier- und Implementierungsabteilung auf Basis der technischen Spezifikationen eine einzigartige Konfiguration „1C: Centralized Supply“.

Bei der Konfiguration setzten die Programmierer des Unternehmens Soft-Portal alle in den technischen Spezifikationen festgelegten Anforderungen um. Die Buchhaltungskomponente des 1C:Enterprise-Systems diente als Grundlage für die Entwicklung einer einzigartigen Konfiguration „1C: Centralized Supply“.
Während des Konfigurationsprozesses wurden über 400 neue Metadatenobjekte programmiert – Verzeichnisse, Unterkonten, Konten, Dokumente, Verarbeitungen und Berichte. Die folgende Abbildung zeigt ein Fragment des resultierenden Metadatenbaums.

Die entwickelte einzigartige Konfiguration beinhaltet die Konfiguration von Rechtesätzen und Schnittstellen für 18 Arbeitsplätze. Die Liste der in der Konfiguration enthaltenen automatisierten Arbeitsplätze ist in der Tabelle aufgeführt.

Wie sehr sich die Schnittstellen der Workstations unterscheiden, lässt sich anhand der folgenden Abbildung deutlich erkennen. Unten sehen Sie den Inhalt des Menüs „Dokumentenprotokolle“ von zwei Arbeitsplätzen – dem Lagerbuchhalter und der Beschaffungsabteilung.

Die Konfigurationsarbeiten wurden von der Programmier- und Implementierungsabteilung schnell und effizient durchgeführt. Die Spezialisten konnten sich voll und ganz auf die Programmierung konzentrieren, da sie über alle für ihre Arbeit notwendigen Ressourcen verfügten. Ein klares und vollständiges Verständnis der Funktionen, Datenstruktur und Schnittstelle der zukünftigen Konfiguration, die in den technischen Spezifikationen enthalten sind, ermöglichte es Programmierern:

Erstellen Sie einen detaillierten Arbeitsplan und stellen Sie die Kontrolle über den Zeitpunkt und die Vollständigkeit der Entwicklung sicher;
Lassen Sie sich nicht durch die Klärung etwaiger Fragen mit den Vertretern des Kunden ablenken.
Erstellen Sie jedes Softwaremodul nur einmal – ohne Nacharbeit oder Modifikationen.

Die resultierende Konfiguration wurde vor der Installation beim Kunden dreifach getestet. Zunächst wurde jedes neu entwickelte Metadatenobjekt von dem Programmierer getestet, der es entwickelt hat. Nachdem die Konfiguration abgeschlossen war, begann die Designabteilung mit dem Testen. Fachspezialisten überprüften die fertige Konfiguration auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den technischen Spezifikationen. Der letzte und wichtigste Test wurde von Implementierungsspezialisten durchgeführt. Sie entwickelten separate Testfälle für Workstations. Anhand einer kleinen Menge an Testdaten wurde der gesamte technologische Ablauf der Arbeitsstation getestet – von der Eingabe von Einträgen in Verzeichnissen und Dokumenten bis hin zum Empfang und Ausdruck von Berichten. Alle in der zweiten und dritten Teststufe festgestellten Fehler wurden in speziellen Prüfberichten dokumentiert. Der Test wurde wiederholt, bis alle identifizierten Fehler beseitigt waren.

Und schließlich wurden in der Konfigurationsphase separate Anweisungen für alle Workstations entwickelt. Jede von Programmierern und Implementierungsspezialisten gemeinsam entwickelte Anleitung besteht aus drei Teilen. Der technische Teil der Anleitung stellt eine allgemeine Vorgehensweise für den Benutzer des Arbeitsplatzes dar. Der zweite Teil der Anleitung beschreibt die Aktionen des Benutzers bei der Eingabe jedes Elements des Verzeichnisses oder Dokuments. Und schließlich beschreibt der letzte Teil der Anleitung die Abfolge der Aktionen, um jeden Bericht zu erhalten.

Nachfolgend finden Sie einen Auszug aus der Anleitung des automatisierten Arbeitsplatzes der Kommissionierung zur Erfassung des Belegs „Lagerauftragseingang“.

Das Dokument „Receipt Order“ soll den Eingang von Materialien im Lager registrieren.
Es ist notwendig, die folgenden Details des Hauptteils des Dokuments (sequentiell) auszufüllen:

Lieferant: Die Gegenpartei wird aus dem Verzeichnis ausgewählt.
Bewerbung an einen Lieferanten – Aus dem Journal der Bewerbungen an einen Lieferanten wird ein Dokument ausgewählt, das mit dem ausgewählten Lieferanten verbunden ist. Auf dieser Grundlage werden die Angaben „Vereinbarung“ und „Zusätzlich“ ausgefüllt. Vereinbarung".
UPTK-Vollmacht – Wählen Sie ein Dokument aus dem UPTK-Vollmachtsjournal aus, das dem ausgewählten Lieferanten zugeordnet ist. Mit dem tabellarischen Teil der Vollmacht wird automatisch der tabellarische Teil des Empfangsauftrags ausgefüllt.
Art des Umsatzes – Standardmäßig ist „Lager“ ausgewählt.

Der tabellarische Teil des Dokuments wird auf Grundlage des Dokuments „Vollmacht der UPTK“ ausgefüllt. Sie können jedoch keine Positionen in den tabellarischen Abschnitt eintragen, die nicht den Angaben in der Vertragsspezifikation entsprechen. Wenn das Dokument „Vollmacht UPTK“ Punkte enthält, die nicht in der Vertragsspezifikation enthalten sind, wird eine Warnmeldung angezeigt.
Anschließend kann der automatisch ausgefüllte tabellarische Teil des Dokuments frei bearbeitet werden. Es ist jedoch möglich, nur die in der Vertragsspezifikation genannten Positionen einzugeben. Der Preis wird automatisch entsprechend der Spezifikation festgelegt, kann aber angepasst werden.
Die Schaltfläche „Speichern“ speichert das Dokument nur, wenn alle Dokumentdetails korrekt ausgefüllt sind. Bei der Erfassung wird die Vollständigkeit der Nomenklatur im tabellarischen Teil des Dokuments überprüft. Wenn der ausgewählte Artikel oder die ausgewählte Menge nicht mit der ausgewählten Lieferantenanforderung übereinstimmt, wird eine Warnmeldung angezeigt, das Dokument wird jedoch gespeichert.

Die Implementierungsphase ist für jedes System die kritischste und schwierigste. In dieser Phase findet ein schmerzhafter Ersatz der alten, aber vertrauten Arbeitstechnologie durch eine fortschrittlichere, aber ungewöhnliche statt. Die Belastung der Benutzer in der Implementierungsphase erhöht sich um ein Vielfaches. Es sind nicht nur die täglichen Aufgaben zu erledigen, sondern auch ein erheblicher Arbeitsaufwand für die Erstbefüllung von Verzeichnissen und die Erfassung von Salden. Darüber hinaus erfordert eine ordnungsgemäße Umsetzung die parallele Arbeit an alten und neuen Technologien für mindestens einen Monat. Gleichzeitig wird es möglich, Ergebnisse zu vergleichen und die Qualität des neuen Systems durch rechtzeitiges Erkennen von Mängeln zu verbessern.
Die Organisation der Umsetzungsphase ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des gesamten Projekts. Sie können eine detaillierte Umfrage durchführen, eine hochwertige technische Spezifikation verfassen, das fortschrittlichste Programm entwickeln – ohne Implementierung wird all diese Arbeit umsonst sein. Für eine erfolgreiche Umsetzung garantieren wir die Umsetzung durch ein spezielles Verfahren. Dieses Verfahren basiert auf einfachen Prinzipien der Planung und Steuerung.

So wurde die einzigartige Konfiguration „1C: Centralized Supply“ umgesetzt. Zunächst bereiteten Spezialisten der Programmier- und Implementierungsabteilung einen Auftrag für das staatliche Einheitsunternehmen „Bashkiravtodor“ über das Verfahren zur Implementierung des Systems vor. Der Auftrag legte die Liste der Tätigkeiten, Fristen, Leistungserbringer, Pflichten und Verantwortlichkeiten des Personals des Kunden im Umsetzungsprozess fest. Tatsächlich wurde aus der Bestellung mit Anhängen ein detaillierter Plan zur Implementierung des Systems. Wir stellen es hier fast vollständig vor.

Um die Arbeit an der Implementierung von Software für Geschäftsprozesse zur Planung, Organisation und Überwachung der Versorgungsfunktion des UPTK State Unitary Enterprise „Bashkiravtodor“ zu organisieren

Das Personal des State Unitary Enterprise BAA muss bis zum 18. Dezember 2001 eine Schulung in der Nutzung des entwickelten Programms absolvieren. gemäß dem in Anlage 1 dargestellten Zeitplan.

Der Leiter der OKiS-Abteilung (R.S. Latypov) sollte laut Gesetz ab dem 18.12.2001 das entwickelte Automatisierungsprogramm für den Probebetrieb in der UPTK und im State Unitary Enterprise BAD annehmen.

Das Personal des Staatlichen Einheitsunternehmens BAA, dessen Arbeitsplätze mit dem neuen Programm ausgestattet sind, muss für die tägliche Eingabe von Primärdokumenten und die Führung von Aufzeichnungen im neuen Programm sorgen. Die Mitarbeiter sollten die Ergebnisse ihrer Arbeit in individuellen „Programmarbeitsprotokollen“ festhalten. Das Personal sollte Kommentare und Vorschläge zur Verbesserung des Programms in individuellen „Kommentarprotokollen“ registrieren.

Das Personal des Staatlichen Einheitsunternehmens BAA wird im Zeitraum vom 18. Dezember 2001 bis 14. Januar 2002 den Probebetrieb des Programms gemäß dem in Anlage 2 dargestellten Arbeitsplan durchführen.

Mitarbeiter des State Unitary Enterprise BAA werden bis zum 15. Januar 2002 an Sitzungen teilnehmen, um Kommentare zur Umsetzung und Verfeinerung des Programms zu prüfen und zu beseitigen

Basierend auf den Ergebnissen des Probebetriebs sollte der Leiter der OKiS-Abteilung (R.S. Latypov) bis zum 16. Januar 2002 eine Liste der notwendigen Verbesserungen auf der Grundlage einzelner Kommentarprotokolle erstellen. Nach Beseitigung der Kommentare der Programmentwickler wird das Programm akzeptiert gewerblicher Betrieb im Sinne des Gesetzes.

Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird dem stellvertretenden Generaldirektor für Versorgung und allgemeine Fragen Kalimullin S.M. übertragen.

Generaldirektor Aminov Sh.Kh.

Es ist wichtig anzumerken, dass der Auftrag vom Generaldirektor des Staatlichen Einheitsunternehmens unterzeichnet wurde, nachdem er mit allen am Umsetzungsprozess beteiligten Spezialisten vereinbart worden war. Die Koordination ermöglichte es den Spezialisten, ihre Vorschläge zur Zusammensetzung und zum Zeitpunkt der Arbeit zu unterbreiten. Dank des Genehmigungsprozesses entstand von Anfang an eine freundschaftliche Atmosphäre der Teamarbeit, die es uns ermöglichte, viele Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
Die entwickelte einzigartige Konfiguration wurde auf mehr als 20 Workstations installiert. Durch die Verfügbarkeit individueller Anweisungen für jeden Arbeitsplatz konnte die Schulung so schnell und effizient wie möglich gestaltet werden. Die Spezialisten des Kunden lernten, nur die für sie im Vorfeld klar definierten Funktionen auszuführen. Mit der gesetzeskonformen Übernahme des Programms in den Probebetrieb endete der Schulungsprozess. Während des Trainingsprozesses wurde eines der wichtigsten psychologischen Probleme gelöst, die die Umsetzung behinderten. Die Menschen haben Angst vor allem Unbekannten. Nach dem Training erschreckte das Programm die Benutzer nicht mehr, es wurde ihnen vertraut.

Der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Prozesses ist neben seiner klaren Planung und Organisation die Sicherstellung der Kontrolle. Die Kontrolle des Prozesses der Implementierung einer einzigartigen Konfiguration im staatlichen Einheitsunternehmen „Bashkiravtodor“ wurde durch spezielle Mechanismen und Kontrollverfahren sichergestellt.
Die Kontrollmechanismen waren das „Protokoll der Arbeit mit dem Programm“, das „Protokoll der Kommentare“ und der „wöchentliche zusammenfassende Bericht über die Umsetzung“.

Bereits während des Schulungsprozesses erhielt jeder Benutzer individuelle 10-seitige „Programmarbeitsprotokolle“ und „Kommentarprotokolle“.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Eintrag im „Programmlogbuch“.

www.soft-portal.ru

Umsetzung der Personalpolitik des Unternehmens und finanzielle Abrechnungen mit dem Personal

Wir laden Sie ein, die neue Version des beliebtesten 1C-Programms – „1C: Salary Personnel Management 8“ – für die Umsetzung der Personalpolitik des Unternehmens und die Geldabrechnung mit dem Personal in Ihrer Organisation in Betracht zu ziehen.

Hauptmerkmale der Arbeit in „1C: Gehalts- und Personalmanagement 8“

Die Konfiguration „Gehalts- und Personalmanagement“ ist eine Anwendungslösung der neuen Generation für Unternehmen jeder Art, die darauf ausgelegt ist, die Arbeitseffizienz in den folgenden Bereichen zu verbessern:

Management

Verwaltung der Struktur des Unternehmens und seiner Mitgliedsorganisationen,

umfangreiche Möglichkeiten zur Planung und Analyse von Personalpolitik und Personal,

volle Kontrolle über die Arbeit der Personalabteilung, Personalabteilung, Buchhaltung im Bereich Personalpolitik;

Treffen von Managemententscheidungen auf der Grundlage vollständiger und zuverlässiger Informationen;

Personalabteilung

Personalbedarfsplanung;

Lösung von Problemen der Personalversorgung von Unternehmen - Personalplanung, -auswahl, -befragung und -bewertung;

Kompetenzmanagement, Schulung, Zertifizierung von Mitarbeitern;

Management der finanziellen Motivation des Personals;

effektive Personaleinsatzplanung;

Einschätzung der Wirtschaftlichkeit der Personalrekrutierung

Personalabteilung

Personalbuchhaltung und Personalanalyse;
Übermittlung der vorgeschriebenen Berichterstattung an staatliche Stellen;
Militärische Registrierung

Buchhaltung

Berechnung und Auszahlung des Lohns;
gesetzlich geregelte Berechnung der Steuern und Beiträge aus der Lohnkasse;
Berücksichtigung aufgelaufener Löhne und Steuern in den Kosten des Unternehmens.
Übermittlung regulierter Berichte an staatliche Stellen

Für die Buchhaltung arbeitet die Konfiguration 1C: Gehalts- und Personalmanagement 8 mit der Lösung 1C: Buchhaltung 8 zusammen.

Mögliche Modifikationen entsprechend den Spezifikationen des Kunden:

Erstellung neuer, vom Kunden benötigter Verzeichnisse.

Hochladen von Stundenzettelvorlagen in Excel zum Ausfüllen durch Zeitnehmer.

Von Zeitnehmern ausgefüllte Stundenzettel aus Excel herunterladen.

Erstellung gedruckter Formulare in dem im Unternehmen des Kunden freigegebenen Format:

Anordnung zur Lohnfestsetzung
Anordnung zur Einstellung des Generaldirektors
Anordnung zur Einstellung von Teilzeitkräften, befristet
Die Reihenfolge der Arbeitsaufnahme
Überweisungsauftrag
Bestellen Sie für einen Bonus
Arbeitsvertrag
Anhang zum Arbeitsvertrag
Anordnung zum Rücktritt des Generaldirektors
Anordnung der Entlassung wegen Abwesenheit
Anordnung der Entlassung auf eigenen Wunsch
Anordnung der Kündigung im Einvernehmen der Parteien
Anordnung der Entlassung wegen Personalabbau
Anordnung der Kündigung wegen Ablauf des Arbeitsvertrages
Probeauftrag
Vertrag über die Erbringung von Arbeiten mit einer Einzelperson. (Zivilvertrag)
Auszug aus der Bestellung
Öffnungszeiten
Umschläge für Gehaltsabrechnungen bedrucken
Erstellung und Konfiguration von Berechnungsarten gemäß dem Algorithmus des Kunden:
- Urlaubszuschlag
- Zuzahlung bei Krankheitsurlaub
- Bezahlung gemäß Vertrag im Stundensatz
- Überstundenvergütung in Höhe von anderthalb Stunden am Jahresende
- Vergütung für das Mittagessen für regionale Mitarbeiter
- Zahlung für die Nutzung eines Privatwagens
- Bezahlung für die Nutzung eines Privattelefons
- Bonus monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich
- Zusätzlicher Jahresbonus
- Zuschlag für Kombination
- Aufwendungen für den Kraftverkehr, überhöhte Reisekosten, Bewirtungskosten, sonstige Aufwendungen.
- Abrechnung von Zahlungen nach Kostenstellen
- Auszahlung von hinten
- Berichte:
  - P-4
  - Arbeitszeitbericht
  - Urlaubsbilanzbericht
  - Bericht über die Aktualität der Erstellung von Personalunterlagen
  - Zeit- und Anwesenheitsbericht
  - Bericht über die Büroanwesenheit der Mitarbeiter basierend auf den Daten des Zutrittssystems
  - Krankenversicherungsberichte
  - Datenaustausch:
    - Mit den Unternehmensinformationssystemen des Kunden in einem vom Kunden genehmigten Format
    - Laden geänderter Daten aus einer Excel-Datei
    - Massenversetzung in eine andere Abteilung
  - Dokumentation:
    - Vereinbarung zur individuellen Haftung
    - Vereinbarung über Kollektivhaftung
    - Vereinbarung über die Erstattung von Kosten für die Nutzung persönlichen Eigentums
    - Zahlungsauftrag zur Zahlung von Steuern und Vollstreckungsbescheiden
    - Dokumentnummerierung per Maske einrichten
    - 4 kt der abgeschlossenen Arbeiten zum GPA
    - Krankenversicherungsverträge
    - Sonstiges auf Wunsch des Kunden
    - Lieferung „1C: Gehaltspersonalmanagement 8“.
    - Projektarbeitsplanung.
    - Schulung und Beratung von Benutzern für die Arbeit in „1C: Salary Human Resources Management 8“.
    - Bei Bedarf Anpassung an die Besonderheiten der Unternehmensbuchhaltung
      Struktur der Arbeit an den Einstellungen:
      - Expressbesichtigung, vorläufige Festlegung des Arbeitsumfangs
      - Eine detaillierte Prüfung des Rechnungslegungssystems der Organisation, um Unstimmigkeiten und Wünsche zu identifizieren;
      - Entwicklung technischer Spezifikationen für Settings;
      - Vornehmen von Einstellungen in „1C: Salary Human Resources Management 8“;
      - Testen des korrekten Betriebs der Datenbank;
      - Konvertieren von Daten in „1C: Salary Human Resources Management 8“ aus früheren Versionen von „1C: Enterprise“ oder anderen Informationssystemen;
      - Probebetrieb;
      - Änderungsmanagement;
      - Einführung in den Industriebetrieb;
      - Lieferung und Abnahme der Arbeiten;
      - Schulung der Benutzer für die Arbeit in der geänderten Konfiguration.
      - Benutzerunterstützung bei der Arbeit mit dem Programm im Rahmen des Abonnementdienstes.
        Zu den Abonnementdiensten gehört die Bereitstellung der folgenden Dienste:
        Benachrichtigung der Benutzer per E-Mail über Änderungen in Standardkonfigurationen und Programmversionen sowie Formen der regulierten Berichterstattung.
        
        Aktualisierung von Versionen von Standard- und Nicht-Standardprogrammen, Konfigurationen und Berichtsformularen.
        
        Beratung der Benutzer zur richtigen Methodik für die Arbeit mit der installierten oder geänderten Konfiguration vor Ort beim Benutzer.
        
        Durchführung vorbeugender Wartungsarbeiten mit dem Programm (Überprüfung der Richtigkeit der eingegebenen Informationen, Testen von Datenbanken, Sichern von Datenbanken).
        
        Konfiguration von Schnittstellen und Zugriffsrechten auf Wunsch der Benutzer.
        
        Durchführung von Änderungen an Standardkonfigurationen und Berichtsformen der Software auf schriftlichen Wunsch der Benutzer (dokumentiert in einer separaten Supportvereinbarung).
        
        Verwaltung von St. Petersburg
        VERWALTUNGSBEZIRK PRIMORSKY
        GEBIETSVERWALTUNG
        
        Zur Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme
        und Büroarbeit
        
        1. Übertragen Sie die Verantwortung für die Vorbereitung der Computereinrichtungen der Büroverwaltungsabteilungen und des lokalen Netzwerks (LAN) für die Implementierung elektronischer Dokumentenverwaltungs- und Büroverwaltungssysteme (im Folgenden als EDMS bezeichnet) gemäß den Anforderungen der privaten technischen Spezifikationen ( Anhang Nr. 1 zur Vereinbarung Nr. 1008/25-2000 vom 23. August 2000) und die Umsetzung von Maßnahmen zur Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit elektronischer Aktenverwaltungssysteme an den Leiter der Abteilung Informationssysteme und Datenbanken der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und Stadtbeschaffung, Miroshnik M.I.
        
        2. Übertragen Sie die Verantwortung für die Durchführung des Probebetriebs der Systeme, die Schulung der Mitarbeiter der Büroverwaltungsabteilungen und die Implementierung des EDS in den Gebietsabteilungen dem Leiter der Geschäftsabteilung, K.V. Gulyaev.
        
        3. Leiter der Abteilung für Informationssysteme und Datenbanken der Abteilung für Wirtschaft und Stadtordnung Miroshnik M.I. und der Leiter der Angelegenheitenabteilung, Gulyaev K.V. zusammen mit dem Generalausführenden des ESED-Projekts – dem Staatsunternehmen „Zentrum für Computerentwicklung“ – um den Probebetrieb elektronischer Aufzeichnungssysteme, die Vorbereitung technischer Mittel und die Durchführung von Abnahmearbeiten für die kommerzielle Einführung von Systemen sicherzustellen Betrieb.
        
        4. Ich behalte mir die Kontrolle über die Ausführung der Bestellung vor.
        
        Leiter der Gebietsverwaltung
        Yu.L.Osipov
        
        Der Text des Dokuments wird überprüft gemäß:
        offizieller Newsletter
        
        Musterauftrag für die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (erstellt von Experten der Firma Garant)
        
        Befehl
        zur Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems
        
        [ Tag Monat Jahr ]
        
        Zum Zweck [bei Bedarf ausfüllen] bestelle ich:
        
        1. Ab [Datum, Monat, Jahr] ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem [Name] in [Name der juristischen Person] einführen.
        
        2. [Position, vollständiger Name] entwickelt und genehmigt innerhalb von [Tag, Monat, Jahr] das Verfahren zur elektronischen Dokumentenverwaltung.
        
        3. Ernennen Sie [Position, vollständiger Name] als Verantwortlichen für die Aufrechterhaltung der elektronischen Dokumentenverwaltung.
        
        4. [Position, vollständiger Name] organisiert ein elektronisches Archiv empfangener und gesendeter Dokumente.
        
        5. [Position, vollständiger Name] führt in die Rechnungslegungsgrundsätze von [Name der juristischen Person] die Regeln für die Erstellung, den Empfang und die Speicherung elektronischer Dokumente ein.
        
        6. Ernennen Sie [Position, vollständiger Name] als Verantwortlichen für die Erstellung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente.
        
        7. Die Anordnung sollte allen Strukturabteilungen der Organisation mitgeteilt werden.
        
        8. Die Kontrolle über die Ausführung des Auftrages übertrage ich [Position, vollständiger Name].
        
        Folgende Personen wurden mit der Bestellung vertraut gemacht:
        
        [Position, Unterschrift, Initialen, Nachname]
        
        Musterformular für einen Auftrag zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems
        
        Entwickelt von: Garant Company, Juni 2016
        
        Die aktuelle Version des Dokuments, an dem Sie interessiert sind, ist nur in der kommerziellen Version des GARANT-Systems verfügbar. Sie können ein Dokument für 54 Rubel kaufen oder 3 Tage lang kostenlos vollen Zugang zum GARANT-System erhalten.
        
        Wenn Sie Nutzer der Internetversion des GARANT-Systems sind, können Sie dieses Dokument jetzt öffnen oder über die Hotline im System anfordern.
        
        Regulatorische Unterstützung für den Prozess der EDMS-Implementierung
        
        Sie denken also ernsthaft über die Implementierung eines EDMS nach. Sie stehen vor einer langen Reise, die aus vielen Etappen besteht: Vorprojektprüfung, Auswahl eines Softwareprodukts, dessen Vorkonfiguration, Benutzerschulung, Probebetrieb, Einführung in den kommerziellen Betrieb. Damit das elektronische Dokumentenmanagementsystem jedoch „offiziell“ funktioniert, ist ein entsprechendes Papierdokument erforderlich. Heute werden wir alle Phasen der Implementierung des Systems analysieren und die Regulierungsdokumente betrachten, die sie regeln sollen.
        
        Aktivitäten zur Implementierung von EDS im Unternehmen müssen durch Verwaltungsdokumente belegt werden. Und je klarer die Liste der notwendigen Tätigkeiten, das Verfahren zu ihrer Umsetzung und die Verantwortung der an der Umsetzung beteiligten Beamten in den Anordnungen/Anweisungen festgelegt sind, desto schneller und effizienter werden die Arbeiten zur Umsetzung des EDMS durchgeführt.
        
        1. Vorprojektprüfung, Auswahl des Softwareprodukts.
        
        Das Verwaltungsdokument (in der Regel eine Anordnung), das von der Geschäftsführung in der ersten Phase der Umsetzung ausgestellt wird, enthält die Begründung für die Notwendigkeit der Umsetzung des EDS, und im Text wird die verantwortliche Person oder mehrere Personen angegeben, die:
        
        Bestimmen Sie, mit welchen Kräften das System implementiert wird (unsere eigene oder unter Einbeziehung eines Auftragnehmers);
        
        Bestimmen Sie den Generalunternehmer für die Arbeiten;
        
        Bestimmen Sie den ungefähren Umfang der Umsetzung und das geplante Budget.
        
        Das Ergebnis der Arbeit an der oben genannten Bestellung ist meist ein von beiden Seiten ausgearbeitetes kommerzielles Angebot.
        
        2. Bildung einer Arbeitsgruppe und Genehmigung des Arbeitsplans.
        
        Nachdem das Softwareprodukt und der Auftragnehmer ausgewählt wurden, muss ein Verwaltungsdokument erstellt werden, das Folgendes definiert:
        
        Leiter des Implementierungsteams auf Kundenseite;
        
        Zusammensetzung der Arbeitsgruppe;
        
        Aufgaben zur Erstellung eines Arbeitsplans unter Einbeziehung weiterer Spezialisten, die an der Umsetzung von EDMS beteiligt sind (Erstellung technischer Geräte, Informationen und Software etc.).
        
        Zukünftig muss eine Anordnung zur Genehmigung des Arbeitsplans für die Umsetzung des EDMS erlassen werden. Unter Berücksichtigung dieses Plans werden alle weiteren Umsetzungsschritte durchgeführt.
        
        3. Genehmigung der Benutzerliste und Festlegung des Systemadministrators.
        
        Die Verwaltungsdokumente müssen eine Liste der EDMS-Benutzer sowie einen Zeitplan für deren Schulung enthalten. Der Trainingsplan kann durch eine eigenständige Anordnung/Anweisung festgelegt werden. Diese Verordnung wird dazu beitragen, den Prozess der Durchführung von Benutzerschulungen im Unternehmen zu regulieren.
        
        Die nächste Bestellung enthält Informationen über die Ernennung des Systemadministrators – dies ist ein spezieller Benutzer, der die Arbeit anderer Benutzer des Systems sicherstellt und kontrolliert; Er muss Arbeiten zur Erkennung, Korrektur von Benutzerfehlern sowie zur Ergänzung und Änderung von Referenzdaten (Referenzinformationen) durchführen.
        
        4. Einführung des Systems in den Probe- und Industriebetrieb.
        
        Typischerweise wird das System nach oder während der Benutzerschulung in den Probebetrieb genommen. In der Sonderanordnung zur Inbetriebnahme der Anlage muss Folgendes angegeben sein:
        
        Zeitpunkt des Probebetriebs;
        
        Liste der Abteilungen (Arbeitsplätze);
        
        Zeitrahmen für die Ausstattung mit Soft- und Hardware;
        
        Verantwortlich für die Durchführung des Probebetriebs in den Abteilungen.
        
        Die gleiche Anordnung kann Anweisungen zur Genehmigung vorläufiger Regelungen (Regeln, Verfahren) für die Arbeit mit dem EDMS enthalten.
        
        Nach dem Probebetrieb ist es erforderlich, eine Liste von Vorschlägen oder Empfehlungen für den Übergang zu einem EDMS zu erstellen, die in der Regel, wenn die Vorschläge von Mitarbeitern der Organisation des Kunden erstellt wurden, in Form eines internen Beamten erstellt werden dokumentieren. Dieses Dokument enthält Informationen zu Problemen, die während des Probebetriebs aufgetreten sind, sowie Vorschläge zur weiteren Konfiguration des Systems.
        
        Nach Erledigung aller Unstimmigkeiten und zusätzlicher Einstellungen wird das elektronische Dokumentenmanagementsystem für den kommerziellen Betrieb übernommen, was durch eine gesonderte Anordnung festgelegt wird, die Folgendes enthalten muss:
        
        die Zusammensetzung der Funktionen des EDMS oder seiner Teile, Hardware und Software, die für den kommerziellen Betrieb akzeptiert werden;
        
        eine Liste der Beamten und eine Liste der Abteilungen der Kundenorganisation, die für den Betrieb des EDMS verantwortlich sind;
        
        Verfahren und Zeitpunkt der Einführung neuer Dokumentenformen (falls erforderlich);
        
        das Verfahren und der Zeitpunkt für die Überstellung des Personals zur Arbeit unter den Betriebsbedingungen des EDMS.
        
        Nach Abschluss der Inbetriebnahmearbeiten sind Änderungen der örtlichen Vorschriften (Stellenbeschreibungen, Vorschriften zum Umgang mit Dokumenten usw.) erforderlich. Die Anweisungen müssen Neuerungen im Zusammenhang mit dem Einsatz von EDMS im Unternehmen berücksichtigen. Auf die korrekte Umsetzung solcher Änderungen in Dokumenten gehen wir in den folgenden Artikeln ein.
        
        Befehl zur Implementierung von sed
        
        Die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat ihre eigenen Besonderheiten. Es handelt sich um arbeitsintensive Vorarbeiten, die darauf abzielen, optimale Bedingungen für den Einsatz von Automatisierungstools zu schaffen. Methodische Materialien helfen Spezialisten bei der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen, ein neues Berufsfeld zu meistern. Die Rede ist von Dokumentationsunterstützung für das Management.
        
        Die Vorbereitung zur Automatisierung des Dokumentenflusses führt häufig zu einem eigenständigen Beratungsprojekt, in dem die Organisation des Dokumentenflusses im Unternehmen durchgeführt und Prozesse für die Einbindung in ein neues Informationssystem vorbereitet werden.
        
        In der Vorbereitungsphase sollten Sie:
        
        eine Prüfung der Dokumentenmanagementprozesse durchführen und die aktuelle Situation beurteilen;
        
        Ermitteln Sie die Bedürfnisse des Managements und die Probleme, die Mitarbeiter bei der Arbeit mit Dokumenten haben.
        
        je nach Bedarf des Managements und identifizierten Problemen Änderungen am aktuellen System vornehmen oder ein grundlegend neues System zur Organisation des Dokumentenflusses vorschlagen;
        
        Regulierung der Arbeit mit Dokumenten: Bereiten Sie ein Paket regulatorischer Dokumente vor, das die Regeln für die Arbeit mit Dokumenten festlegt und den rechtlichen Rahmen für die Arbeit im elektronischen Dokumentenmanagementsystem festlegt.
        
        Das Beratungsprojekt zur Vorbereitung der Dokumentenautomatisierung weist eine Reihe von Features auf.
        
        Erstens ist der Beratungsanteil bei Projekten zur Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme recht hoch und die Vorbereitungsphase selbst hat einen erheblichen Einfluss auf die Wirksamkeit der Umsetzung.
        
        Zweitens liegt das Beratungsprojekt an der Schnittstelle zweier Themenbereiche – Dokumentationsunterstützung für das Management und Informationstechnologie (IT). Um ein solches Projekt erfolgreich abzuschließen, sind daher spezielle Kenntnisse erforderlich, über die Implementierungsspezialisten häufig nicht verfügen.
        
        Drittens hat die russische Büroarbeit starke Traditionen und tiefe Wurzeln, was sich auch auf die Automatisierung von Dokumentenmanagementprozessen auswirkt.
        
        Basierend auf den Merkmalen des Beratungsprojekts können Sie ein Porträt eines qualifizierten Beraters erstellen. Eine solche Fachkraft verfügt über Kenntnisse im Themengebiet der Dokumentationsunterstützung für das Management und ist in der Lage, mit Spezialisten im Bereich Büromanagement in derselben Fachsprache zu sprechen. Gleichzeitig kennt er die Funktionalität des zu implementierenden elektronischen Dokumentenmanagementsystems und beherrscht Methoden zur Untersuchung und Beschreibung von Geschäftsprozessen.
        
        Aus dem Berufsbild eines Beraters ergibt sich logischerweise die Frage: Wo findet man einen solchen Berater?
        
        Entwicklerhilfe
        
        Das Unternehmen 1C, Entwickler des Systems 1C: Document Flow, ging die Lösung dieses Problems systematisch und gründlich an. Ein neues Tätigkeitsfeld wurde eröffnet – die methodische Unterstützung von Projekten zur Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementprogramme. Heute gibt es zwei Richtungen methodischer Arbeit:
        
        Entwicklung vorgefertigter Methoden zur Organisation des Dokumentenflusses und zur Überwachung eines Unternehmens.
        
        Schulung zum Arbeiten mit vorgefertigten Methoden.
        
        Im Rahmen der Entwicklung vorgefertigter Methoden zur Organisation des Dokumentenflusses und zur Befragung eines Unternehmens wurde ein methodisches Produkt „Set normativer Dokumente“ erstellt. Methodik zur Organisation der Büroarbeit und des Dokumentenflusses.“ Das Produkt ist in zwei Versionen erhältlich, die auf unterschiedliche Geschäftssegmente ausgerichtet sind. Jeder Dokumentensatz ist an die Fähigkeiten einer bestimmten Version des Programms 1C: Document Flow gebunden.
        
        Zur Unterstützung des methodischen Produkts wurde eine zweitägige Schulung „Vorbereitung auf die Automatisierung des Dokumentenflusses“ gestartet. Die Schulung beinhaltet die Grundlagen der Büroarbeit und Erläuterungen zum Umgang mit regulatorischen Dokumentensätzen. Während der Schulung arbeiten die Studierenden mit Beispieldokumenten, lernen, aktuelle lokale Vorschriften, die die Arbeit mit Dokumenten regeln, zu bewerten, Kommentare dazu zu formulieren und neue Dokumente verschiedener Art zu erstellen.
        
        Das methodische Produkt „Set of Regulatory Documents“ ist im Wesentlichen eine vorgefertigte Technologie und kein Lehrbuch zur Büroarbeit. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung lokaler Vorschriften zur Organisation der Büroarbeit, in denen alle Prozesse an das 1C: Document Flow-Programm gebunden sind. Das Kit hilft Ihnen, sich in kurzer Zeit auf die Umsetzung vorzubereiten: Büroarbeit im Unternehmen organisieren. Und was noch wichtiger ist: Der Dokumentensatz erfordert bei der Implementierung unter Berücksichtigung der Branchenspezifika des Unternehmens nur geringfügige Änderungen. Laut Experten übersteigt der Umfang dieser Modifikation 30 % nicht.
        
        Vorschriften
        
        Inhalt des Dokumentensatzes:
        
        Anordnung „Über den Start des Pilot-/Industriebetriebs eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.“
        
        Auftrag „Über die Arbeit im elektronischen Dokumentenmanagementsystem.
        
        Regelungen zur Büroarbeit und zum Dokumentenfluss.
        
        Regelungen zum Unterstützungsdienst der Managementdokumentation.
        
        Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter des Unterstützungsdienstes Managementdokumentation (oder Stellenbeschreibungen für einen Sekretär-Sachbearbeiter für kleine Unternehmen).
        
        Vorschriften zum Umgang mit Verwaltungs-, Vertrags- und Regulierungsdokumenten
        
        Regelungen zum Umgang mit Organisations- und Verwaltungsdokumenten.
        
        Regelungen zum Umgang mit Vertragsdokumenten.
        
        Vorschriften zum Arbeiten mit Regulierungsdokumenten.
        
        Ein Album mit einheitlichen Dokumentformularen, das 26 Vorlagen und 8 Dokumentformulare enthält.
        
        Lassen Sie uns näher auf die einzelnen Regulierungsdokumente eingehen.
        
        Befehl „Zum Start des Pilot-/kommerziellen Betriebs des elektronischen Dokumentenmanagementsystems“ enthält Anweisungen:
        
        ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem einführen;
        
        Bereitstellung des Zugriffs auf das elektronische Dokumentenverwaltungssystem;
        
        Führen Sie Schulungen für Mitarbeiter zum Umgang mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem durch.
        
        Die Verordnung grenzt die Verantwortungsbereiche zwischen der Verwaltungsdokumentationsunterstützung und der IT für den Betrieb des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ab. Die Anordnung gilt für alle Mitarbeiter der Organisation und verpflichtet sie zur Arbeit im neuen Informationssystem.
        
        Befehl „Über die Arbeit im elektronischen Dokumentenmanagementsystem“ legt einen rechtlichen Rahmen für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten fest: Es setzt die Handlungen der Mitarbeiter im elektronischen Dokumentenmanagementsystem den Handlungen gleich, die im Rahmen der Papierdokumentenverwaltung durchgeführt werden. Zu diesen Aktionen gehören:
        
        im Rahmen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems erteilte Aufträge;
        
        Bestätigung von Dokumenten;
        
        Kommentare, Urteile, Schlussfolgerungen, die im Informationssystem zur Ausarbeitung von Dokumenten veröffentlicht werden;
        
        Einarbeitung der Mitarbeiter mithilfe elektronischer Dokumentenverwaltungstools;
        
        Übertragung von Befugnissen zur Ausführung von Dokumenten und zur Prüfung von Dokumentenentwürfen.
        
        Regelungen zur Büroarbeit und zum Dokumentenfluss, das im Dokumentensatz enthalten ist, wird in strikter Übereinstimmung mit den methodischen Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden (genehmigt durch die Verordnung des Bundesarchivs vom 23. Dezember 2009 Nr. 76) erstellt.
        
        Schritt-für-Schritt-Beschreibung aller Phasen der Vorbereitung und Weitergabe von Dokumenten;
        
        empfohlene Zusammensetzung der Organisationsdokumente;
        
        Regeln für die aktuelle und Archivspeicherung;
        
        Aktionen bestimmter Darsteller im elektronischen Dokumentenmanagementsystem.
        
        Ziel der Bestimmung ist es, die Rechtskraft der im Informationssystem zu erstellenden Dokumente sicherzustellen und die Prozesse des Dokumentenflusses zu automatisieren.
        
        Eines der Kriterien für die Rechtsgültigkeit ist die ordnungsgemäße Ausführung des Dokuments. Daher zielen die Bestimmungen des Dokuments darauf ab, Bedingungen zu schaffen, damit die Mitarbeiter der Organisation die Art des Dokuments für eine bestimmte Geschäftssituation richtig auswählen und korrekt ausführen können, nämlich:
        
        Vereinheitlichung von Dokumenten (Erstellung von Dokumentvorlagen auf der Grundlage einheitlicher Texte);
        
        Reduzierung der Anzahl der verwendeten Dokumenttypen (Vereinheitlichung der Dokumenttypen).
        
        Die Vorschriften geben alle Vorgänge an, die in einem elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm durchgeführt werden müssen (Abb. 1). Dies wird die Anpassung der Mitarbeiter an das neue Informationssystem erheblich vereinfachen.
        
        Reis. 1. Ein Beispiel für einen Vorgang, der in einem elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm ausgeführt werden muss
        
        Der Dokumentensatz enthält vorgefertigte Regelungen, die die Tätigkeiten des Unterstützungsdienstes für Managementdokumentation regeln:
        
        Regelungen zum Unterstützungsdienst der Managementdokumentation;
        
        Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter des Unterstützungsdienstes Managementdokumentation.
        
        Regelungen zum Unterstützungsdienst der Managementdokumentation legt die Organisationsstruktur fest, definiert den Verantwortungsbereich des Dienstes und enthält eine detaillierte Auflistung der von seinen Mitarbeitern wahrgenommenen Aufgaben und Funktionen.
        
        Der vorgeschlagene Aufgaben- und Funktionskatalog ist der vollständigste und weist eine optimale Aufteilung der Verantwortungsbereiche zwischen den Abteilungen des Dokumentationsunterstützungsdienstes auf. Bei Bedarf können Aufgaben und Funktionen um fehlende ergänzt oder unnötige aus der Liste entfernt werden.
        
        Die Beschreibung der Funktionen enthält Anweisungen zur Durchführung von Vorgängen im elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm (Abb. 2):
        
        Reis. 2. Anweisungen zur Durchführung von Verfahren im elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm
        
        Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter des Unterstützungsdienstes Managementdokumentation gemäß der vorgeschlagenen Organisationsstruktur der Einheit entwickelt und die Aufgaben- und Funktionsverteilung unter den Mitarbeitern gefestigt. Darüber hinaus Stellenbeschreibungen:
        
        spezifizieren Sie die beruflichen Verantwortlichkeiten der Servicemitarbeiter: enthalten Sie eine detaillierte Beschreibung der durchgeführten Operationen;
        
        Qualifikationsanforderungen für Positionen festlegen;
        
        sind die Grundlage für Stellenbeschreibungen für den Personalauswahldienst;
        
        Ermöglichen Sie es neuen Mitarbeitern, Aufgaben schnell zu meistern.
        
        Stellenbeschreibungen enthalten auch Anweisungen zur Durchführung von Vorgängen im elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm (Abb. 3):
        
        Reis. 3. Anweisungen zur Durchführung von Vorgängen im elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm
        
        Bei der Vorbereitung der Automatisierung des Dokumentenflusses müssen Sie auf so wichtige Arbeitsbereiche wie administrative, vertragliche und interne Regelsetzungsaktivitäten achten.
        
        Managementaktivitäten werden durch Managemententscheidungen umgesetzt. In jeder Organisation werden viele Managemententscheidungen von Managern auf verschiedenen Ebenen getroffen. Alle diese Entscheidungen müssen solche Merkmale aufweisen, die ihre Rationalität, Durchführbarkeit, Gültigkeit, Aktualität und wirtschaftliche Effizienz gewährleisten.
        
        Trotz der scheinbaren Vielzahl getroffener Managemententscheidungen ist die Managementtätigkeit noch immer durch die Wiederholung von Managementfunktionen gekennzeichnet. Daher ist es notwendig, ähnliche Managementfunktionen zu identifizieren und einheitliche Regeln für diese zu entwickeln.
        
        Ein gut funktionierendes Management-Entscheidungssystem ist ein Kriterium für die Wirksamkeit der gesamten Managementaktivitäten.
        Um ein einheitliches Management-Entscheidungssystem zu organisieren, ist es notwendig:
        
        Formulierung von Regeln für Managemententscheidungen durch Manager auf verschiedenen Ebenen oder in verschiedenen Führungsgremien.
        
        Automatisieren Sie das Verfahren zum Treffen von Managemententscheidungen und zur Überwachung ihrer Ausführung.
        
        Regelungen zum Umgang mit organisatorischer und administrativer Dokumentation regelt den Prozess der Entscheidungsfindung im Management, sowohl individuell als auch kollegial.
        
        die richtige Wahl der Art des Verwaltungsdokuments treffen;
        
        Verwaltungsdokumente mit vorgefertigten Vorlagen erstellen;
        
        Übertragen Sie die Prozesse der Weitergabe von Verwaltungsdokumenten von der Standardbestimmung an das Programm 1C: Document Flow 8;
        
        eine zeitnahe und kontinuierliche Überwachung der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen organisieren;
        
        die Speicherung sowohl elektronischer Versionen als auch Originale von Verwaltungsdokumenten auf Papier organisieren;
        
        Gewährleistung einer rechtzeitigen Aktualisierung der Verwaltungsdokumente;
        
        die Arbeit der Kollegialorgane der Organisation aufbauen.
        
        Auftragsarbeiten haben für die meisten Unternehmen Priorität. Die Qualität der Organisation der Vertragsarbeit bestimmt deren Wirksamkeit. Regelungen zum Umgang mit Vertragsdokumenten zielt auf den Aufbau eines Vertragsarbeitsmanagementsystems ab und enthält Regeln für die Durchführung von Vertragsarbeiten sowie Methoden zu deren Automatisierung.
        
        Die Einhaltung der Anforderungen des Dokuments ermöglicht:
        
        Vertragsdokumente mithilfe standardisierter Formulare gemäß anerkannten Standards vorbereiten;
        
        Reduzieren Sie die Zeit für den Abschluss von Verträgen durch die Verwendung von Standardformularen mit vorab vereinbarten Bedingungen und möglichen Abweichungen von diesen Bedingungen.
        
        Minimieren Sie rechtliche und wirtschaftliche Risiken, die mit der Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder dem Verlust von Dokumenten verbunden sind
        
        Eine der zentralen Stellen bei der Sicherstellung der Managementeffizienz ist die Entwicklung, Implementierung, Nutzung und Pflege von Regulierungsdokumenten. Anforderungen an die Regulierung offizieller Aktivitäten werden durch die Norm GOST R 52294-2004 „Organisationsmanagement“ festgelegt. Elektronische Regelungen für Verwaltungs- und Behördentätigkeiten.“
        
        Vorschriften zum Arbeiten mit behördlicher Dokumentation unterstützt die Anforderungen des Standards und enthält Regeln für die Erstellung von Regulierungsdokumenten sowie Standards für die Schaffung eines einheitlichen Regulierungsrahmens für die Organisation.
        
        Die Verordnung führt eine zentrale Kontrolle über die Erstellung von Regulierungsdokumenten und deren Platzierung in einer einheitlichen Regulierungsdatenbank ein, wodurch die Regelsetzungsarbeit transparenter und systematischer wird.
        
        Die Einhaltung der Anforderungen des Dokuments ermöglicht:
        
        Reduzierung der Arbeitskosten für die Entwicklung neuer Regulierungsdokumente;
        
        Gewährleistung der Übereinstimmung neu erstellter Regulierungsdokumente mit dem Regulierungsumfeld;
        
        Risiken minimieren, die mit dem Fehlen regulatorischer Dokumentation oder deren Irrelevanz, Unzugänglichkeit oder Komplexität der Darstellung verbunden sind;
        
        eine Plattform für die interne Schulung der Mitarbeiter in ihren funktionalen Verantwortlichkeiten schaffen;
        
        Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach behördlichen Dokumenten.
        
        Somit verkürzt die Verwendung vorgefertigter Sätze regulatorischer Dokumente die Zeit für die Vorbereitung der Automatisierung des Dokumentenflusses, ermöglicht den Aufbau der Büroarbeit der Organisation gemäß den aktuellen regulatorischen und methodischen Anforderungen und legt außerdem einen einheitlichen Unternehmensstandards für die Arbeit fest Dokumente in der Organisation. Durch die Verknüpfung aller Regulierungsdokumente des Sets mit dem elektronischen Dokumentenverwaltungsprogramm wird die Eingewöhnung der Mitarbeiter an die Arbeit im neuen Programm weniger schmerzhaft und die Aktionen selbst im System effektiver.
        
        Auftrag und Weisung: Verfahren zur Erteilung in einem Unternehmen
        
        Das Verfahren zur Erteilung von Aufträgen und Weisungen besteht aus einzelnen Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden. Es wäre falsch, den Artikel mit einer direkten Untersuchung dieser Phasen zu beginnen. Zunächst müssen Sie den Hauptzweck der Bestellung und der Anweisungen ermitteln und die Ähnlichkeiten und Unterschiede ermitteln, die zwischen diesen Dokumenttypen bestehen.
        
        Reihenfolge und Anleitung: Was sind die Gemeinsamkeiten und Unterschiede?
        
        Es ist sofort darauf hinzuweisen, dass es sich bei Anordnungen und Weisungen um Verwaltungsdokumente 1 handelt, die im Rahmen der alleinigen Entscheidungsfindung erlassen wurden. Unter solchen Bedingungen liegt die Macht in allen Managementfragen des gesamten Unternehmens bei seinem Leiter und in Managementfragen innerhalb einer Struktureinheit beim Manager auf der entsprechenden Ebene.
        
        Anweisungen und Entscheidungen, die im Text einer Anordnung oder Weisung enthalten sind, können gerichtet werden an:
        
        ● Verbesserung der Organisationsstruktur des Unternehmens;
        
        ● Auswahl von Mitteln und Methoden zur Durchführung der Haupt- (oder Produktions-)Aktivitäten des Unternehmens;
        
        ● Bereitstellung von Finanz-, Arbeits-, Material-, Informations- und anderen Ressourcen für das Unternehmen;
        
        ● Genehmigung von Organisationsdokumenten und deren Änderungen usw.
        
        Es ist zu beachten, dass die in Anordnungen oder Weisungen enthaltenen Weisungen und Beschlüsse für die Ausführung durch alle oder bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich sind.
        
        Versuchen wir nun, die Unterschiede zwischen den von uns betrachteten Dokumenttypen zu ermitteln.
        
        Befehl ist ein Rechtsakt, der vom Leiter eines Unternehmens (seiner Struktureinheit) erlassen wird und auf der Grundlage der Befehlseinheit handelt, um die Haupt- und Betriebsaufgaben des Unternehmens zu lösen.
        
        Befehl 2 – Hierbei handelt es sich um einen Rechtsakt, der vom einzelnen Leiter, hauptsächlich eines Kollegialorgans, erlassen wird, um betriebliche Probleme zu lösen; Sie hat in der Regel eine begrenzte Gültigkeitsdauer und betrifft einen engen Kreis von Beamten und Bürgern.
        
        Derzeit sind in der Praxis mehrere Ansätze bekannt, die bestimmen In welchen Fällen sollten Aufträge erstellt werden und in welchen Fällen - Anweisungen.
        
        1.In kleinen Unternehmen, Wenn nur der Manager (oder in seiner Abwesenheit der amtierende Manager) das Recht hat, Verwaltungsdokumente zu unterzeichnen, werden Aufträge für die Hauptaufgaben (z. B. für die Aufgaben der Hauptaktivitäten des Unternehmens, für die Aufgaben der Verbesserung) erteilt die Organisationsstruktur usw.), und Anordnungen - zu betrieblichen Fragen und Fragen informativer und methodischer Natur(z. B. zu Fragen der produktionsbedingten Einbindung in die Arbeit an Wochenenden und Feiertagen, zu Fragen der Organisation der Ausführung von Aufträgen, Weisungen etc.).
        
        2. Der zweite Ansatz ist akzeptabel für mittlere und große Unternehmen, wobei nicht nur der Leiter des Unternehmens, sondern auch die Leiter der Strukturabteilungen das Recht haben, Verwaltungsdokumente zu unterzeichnen. In diesem Fall der Leiter des Unternehmens erteilt Anordnungen, die für das gesamte Unternehmen und die Führungskräfte gelten Struktureinheiten erteilen Befehle, deren Handlungen sich in der Regel nur auf die einem bestimmten Manager unterstellte Struktureinheit erstrecken.
        
        Aufträge und Anweisungen werden in drei Untertypen unterteilt:
        
        ● nach Kernaktivität;
        
        ● durch Personal;
        
        ● zu administrativen und wirtschaftlichen Fragen.
        
        Phasen der Auftrags- und Weisungserteilung
        
        Im Verfahren zur Erteilung von Aufträgen und Weisungen lassen sich acht Phasen unterscheiden 3:
        
        1. Einleitung der Auftrags- oder Weisungserteilung.
        
        2. Sammlung und Analyse von Informationen zur Erstellung eines Dokumententwurfs.
        
        3. Vorbereitung eines Verordnungs- oder Verordnungsentwurfs.
        
        4. Genehmigung des Entwurfsdokuments.
        
        5. Fertigstellung des Verordnungs- oder Verordnungsentwurfs auf der Grundlage der Kommentare der Genehmiger.
        
        6. Unterzeichnung einer Bestellung oder Anweisung.
        
        7. Registrierung einer Bestellung oder Weisung.
        
        8. Übermittlung der Bestellung oder Anweisung an die Ausführenden.
        
        Die oben genannten Phasen werden nacheinander von der ersten bis zur achten Phase durchgeführt. Darüber hinaus kann die fünfte Phase vollständig fehlen, wenn in der Genehmigungsphase keine Kommentare zum Entwurf des Dokuments vorliegen.
        
        Betrachten wir jede Phase einzeln.
        
        Die Erteilung einer Bestellung oder Weisung veranlassen
        
        In folgenden Fällen können Verordnungs- und Verordnungsentwürfe erstellt werden:
        
        ● auf geplanter Basis (gemäß einem zuvor entwickelten Plan oder Programm);
        
        ● im Namen der Unternehmensleitung;
        
        ● auf Initiative von Leitern von Strukturabteilungen oder nachgeordneten Unternehmen sowie einzelnen Spezialisten.
        
        Die Begründung für die Notwendigkeit, eine Anordnung oder Verordnung zu erlassen, kann in einem Memorandum, einem Zertifikat mit analytischem oder informativem Inhalt, einem Vorschlag, einer Schlussfolgerung, einem Rechtsakt oder einem offiziellen Schreiben dargelegt werden. Diese Dokumente dienen als Auslöser für eine Entscheidung.
        
        Novostroyregion-A LLC erhält einen Brief des Softwareentwicklers OJSC Technologies of the 21st Century über die Veröffentlichung einer neuen Version des L„Sklad+“ sowie eine CD mit einem Update-Modul und Anweisungen zur Aktualisierung.
        
        Nach Erhalt dieses Briefes erlässt der Leiter der Novostroyregion-A LLC einen Beschluss, in dem er den Lagerleiter A. V. Stepanov beauftragt. Analysieren Sie neue Funktionen des Lagerbucund berichten Sie über die Notwendigkeit, auf eine neue Version des Programms umzusteigen.
        
        Stepanov A.V. bereitet ein an den Generaldirektor gerichtetes Memo vor, in dem er berichtet, dass der Übergang zu einer neuen Version des Systems eine effektivere Organisation der Arbeit der Warenbuchhaltung und eine Steigerung der Effizienz der Personalarbeit ermöglichen wird.
        
        Nach Prüfung dieses Memos erstellt der Generaldirektor einen neuen Beschluss, in dem er anweist, einen Auftragsentwurf für die Inbetriebnahme einer neuen Version des Lagerbucvorzubereiten.
        
        Das heißt, in dieser Situation waren die auslösenden Dokumente für die Auftragserteilung ein Brief von 21st Century Technologies OJSC und ein internes Memo des Lagerleiters A.V. Stepanov. Auf der Grundlage dieser Unterlagen erteilte der Unternehmensleiter Anweisungen zur Ausarbeitung eines Auftragsentwurfs.
        
        Sammlung und Analyse von Informationen zur Vorbereitung eines Verordnungs- oder Verordnungsentwurfs
        
        In dieser Phase geht es zunächst darum, objektive, ausreichende und zeitnahe Informationen zu sammeln und zu analysieren, die für die Entwicklung einer Managemententscheidung erforderlich sind, die sich anschließend in der erlassenen Anordnung oder Verordnung widerspiegelt.
        
        Informationsquellen können sein:
        
        ● Gesetzgebungsakte und Regulierungsdokumentation;
        
        ● aktuelle Dokumentation der Organisation;
        
        ● Dokumente von anderen Organisationen;
        
        ● Veröffentlichungen in Zeitschriften;
        
        ● wissenschaftliche Materialien usw.
        
        Das Ergebnis der Sammlung und Analyse von Informationen ist die Entwicklung einer Managemententscheidung. Es ist zu beachten, dass im Rahmen der Informationsanalyse in der Regel verschiedene Lösungen erarbeitet und nach einer umfassenden Bewertung die akzeptableste ausgewählt wird.
        
        Fortsetzung von Beispiel 1
        
        Im in Beispiel 1 betrachteten Fall umfassen die Informationsquellen sowohl interne Dokumente der Organisation als auch Dokumente, die von einer Drittorganisation erhalten wurden.
        
        Zu den internen Dokumenten von Novostroyregion-A LLC, die für das Studium notwendig sind, gehören: die aktuellen Vorschriften für die Arbeit im Lagerbu„Sklad+“, die Anordnung, die es genehmigt hat, sowie ein Memorandum.
        
        Darüber hinaus ist es notwendig, die Bewerbungen der OJSC „Technologies of the 21st Century“ mit Schreiben vom 9. Januar 2007 Nr. 2/02-15 im Detail zu studieren.
        
        Ausarbeitung eines Verordnungs- oder Verordnungsentwurfs
        
        Wenn es um die Vorbereitung eines Projekts geht, ist zu beachten, dass ein Spezialist (oder Entwickler) ein Projekt und kein Dokument vorbereitet. Das Projekt hat keine Rechtskraft und damit der Entwurf eines Verwaltungsdokuments zu einer Anordnung oder Verordnung werden kann, muss er das Genehmigungs- und Unterzeichnungsverfahren durchlaufen. Darüber hinaus ist nach der Unterzeichnung eine Registrierung des Dokuments erforderlich.
        
        Ein Verordnungs- oder Verordnungsentwurf wird von einem oder mehreren Spezialisten aus Struktureinheiten erstellt. Wenn ein Dokumententwurf die Interessen verschiedener Abteilungen berührt, sollte auf Beschluss der Unternehmensleitung eine temporäre Kommission eingesetzt oder eine Gruppe von Mitarbeitern mit der Vorbereitung des Projekts beauftragt werden.
        
        Auftrags- und Weisungsentwürfe 4 werden gemäß den Anforderungen von GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ erstellt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ 5 (im Folgenden als GOST R 6.30-2003 bezeichnet).
        
        Also, Verordnungs- und Verordnungsentwürfe werden auf Formularen ausgedruckt A4-Format, d.h. 210 × 297 mm. Für Aufträge und Weisungen werden in der Regel spezielle Formulare entwickelt. Gemäß GOST R 6.30-2003 werden sie „Formulare für bestimmte Arten von Dokumenten“ genannt. Solche Formulare (mit Ausnahme von Briefen) enthalten je nach Gründungsdokument der Organisation folgende Angaben:
        
        ● Staatswappen der Russischen Föderation (oder das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation, oder das Wappen einer Organisation oder eine Marke (Dienstleistungsmarke);
        
        ● Name des Dokumenttyps;
        
        ● Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;
        
        ● sowie einschränkende Markierungen für Details:
        
        — Registrierungsnummer des Dokuments.
        
        Besondere Aufmerksamkeit verdient die Größe der Formularfelder. Daher muss das Formular gemäß GOST R 6.30-2003 mindestens folgende Felder enthalten:
        
        Der linke Rand dient der Ablage des Dokuments in der Akte. Daraus können wir schließen, dass es bei der Entwicklung von Dokumentformularen für langfristige (über 10 Jahre) und dauerhafte Aufbewahrungsfristen (einschließlich Aufträgen und Anweisungen) besser ist, den linken Rand im Bereich von 30–35 mm festzulegen, als 20 mm.
        
        Tabelle 1. Obligatorische Angaben zur Bestellung und Anweisungen
        
        Name des Dokumenttyps
        
        Sie müssen es nicht ausfüllen, es steht auf dem Formular
        
        Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments
        
        Sie müssen es nicht ausfüllen, es steht auf dem Formular
        
        Registrierungsnummer des Dokuments
        
        erstellt nach der Unterzeichnung zum Zeitpunkt der Registrierung des Dokuments
        
        Titel zum Text
        
        wird bei der Erstellung eines Dokumententwurfs erstellt
        
        Visumgenehmigungsdokument (ggf. auch Dokumentengenehmigungsstempel)
        
        werden bei der Genehmigung des Entwurfsdokuments vollständig formalisiert
        
        wird zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Dokuments erstellt
        
        Abhängig von den Gründungsdokumenten kann das Staatswappen der Russischen Föderation (oder das Emblem einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation oder das Emblem einer Organisation oder eine Marke) vorhanden sein 6
        
        Sie müssen es nicht ausfüllen, es steht auf dem Formular
        
        Vorbereitung zur Kontrolle und Ausführung
        
        Kontrollmarke
        
        erstellt, wenn ein Dokument zur Kontrolle eingereicht wird
        
        Entzug der Kontrolle und Weiterleitung des Dokuments an die Akte
        
        eine Notiz über die Ausführung des Dokuments und dessen Übermittlung an die Akte
        
        wird erstellt, wenn das Dokument der Kontrolle entzogen und zur Akte geschickt wird
        
        Betrachten wir nun die Besonderheiten der Gestaltung von Verordnungs- und Verordnungsentwürfen. Lass uns beginnen mit Regeln für das Schreiben von Texten. Er macht immer in der ersten Person Singular angegeben und besteht aus zwei Teilen:
        
        ● Angabe (oder Präambel) und
        
        IN ermittelnder Teil die Begründung für die vorgeschriebenen Maßnahmen wird angegeben. War die Grundlage für die Erteilung einer Anordnung oder Weisung ein gesetzgeberischer oder behördlicher Rechtsakt einer übergeordneten Organisation oder ein zuvor von dieser Organisation erlassenes Dokument, so sind im Feststellungsteil dessen Name, Datum und Nummer anzugeben. In diesem Fall können Formulierungen wie „Basierend auf“, „In Verfolgung“, „In Übereinstimmung mit“ verwendet werden. Wird eine Anordnung oder Weisung proaktiv erteilt, formuliert der Feststellungsteil die Ziele und Zielsetzungen der angeordneten Maßnahmen und legt die Tatsachen bzw. Ereignisse dar, die zur Erteilung der Anordnung oder Weisung geführt haben.
        
        Der Angabeteil beginnt üblicherweise mit den Worten „Zum Zweck“, „Im Zusammenhang mit“ usw.
        
        Es gibt Fälle, in denen der feststellende Teil fehlen kann, weil die vorgeschriebenen Maßnahmen keiner Erklärung oder Begründung bedürfen 7 .
        
        Der bestimmende Teil in Bestellungen wird vom administrativen Teil durch das Wort „ICH BESTELLE:“ und in Bestellungen durch das Wort „ICH BIETE:“ oder „ICH VERPFLICHTE:“ getrennt. Diese Wörter werden in einer neuen Zeile aus dem Feld in Großbuchstaben gedruckt.
        
        Verwaltungsteil muss eine Liste der vorgeschriebenen Maßnahmen enthalten, unter Angabe des Ausführenden jeder Maßnahme und der Frist für die Ausführung.
        
        Der administrative Teil wird häufig in Punkte unterteilt, da davon ausgegangen wird, dass es mehrere Ausführende für verschiedene Aufgaben mit eigenen Fristen gibt.
        
        Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung: Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003.
        
        Wenn an der Aktion ein bestimmter Darsteller beteiligt ist, muss der entsprechende Absatz des Dokuments mit der Angabe der Position und des Nachnamens des Darstellers (die Initialen im Text stehen hinter dem Nachnamen) im Dativ beginnen. Als ausübende Künstler können Organisationen oder Struktureinheiten angegeben werden.
        
        Informationen über eine Führungshandlung werden durch ein Verb in unbestimmter Form und ein Objekt übermittelt, das den Gegenstand der Handlung angibt. Zum Beispiel:
        
        1. Leiter der Abteilung für internationale Operationen A.D. Kotov Erstellen Sie einen Entwurf „Anweisungen zur Arbeitsorganisation am. "
        
        2. Leiter der Rechtsabteilung S.G. Melnikov Bereitstellung der erforderlichen regulatorischen Rechtsakte und methodischen Dokumente für die Abteilung International Operations.
        
        Die Angabe des Ausführungszeitraums erfolgt in einer gesonderten Zeile und wird als Datum des Abschlusses der Ausführung ausgegeben. Zum Beispiel:
        
        3. Einsendeschluss: 15. Juli 2003.
        
        Im letzten Absatz des Verwaltungsteils werden konkrete Personen genannt, denen die Kontrolle über die Ausführung des Verwaltungsdokuments übertragen wird. Zum Beispiel:
        
        Übertragen Sie die Kontrolle über die Ausführung des Auftrags dem stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden der Bank K.M. Sidorov.
        
        Standardanweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden, genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 8. November 2005 Nr. 536.
        
        Wenn die Anordnung eine ihrer Bestimmungen ändert oder aufhebt, muss einer der Absätze des Verwaltungsteils des Textes einen Link zum aufzuhebenden Dokument (Dokumentenklausel) mit Angabe von Datum, Nummer und Titel enthalten. Der Text des Absatzes muss mit den Worten „Als ungültig anerkennen“ beginnen. "
        
        Die Anordnung sollte nicht die Klausel „Die Anordnung ist zur Kenntnis zu bringen“ enthalten. " Die Abteilungen (Beamte), denen die Anordnung vorgelegt wird, sind im Verteilungsverzeichnis aufgeführt, das der Testamentsvollstrecker zusammen mit dem Anordnungsentwurf erstellt.
        
        Der Text jedes auf A4-Papier erstellten Organisations- und Verwaltungsdokuments muss ausgedruckt werden durch eineinhalb Zeilenabstand.
        
        Eine Anordnung oder Weisung kann verschiedene Anlagen 8 haben: Bestimmungen, Verordnungen, Listen, Listen, Grafiken, Tabellen, Musterdokumente usw. Allerdings Auf Aufträgen und Weisungen wird niemals die Angabe „Stempel bei Vorliegen eines Antrags“ angebracht aufgrund der Tatsache, dass der Link zum Antrag direkt im Text des Verwaltungsdokuments angegeben ist.
        
        Ist die Anwendung referenzieller oder analytischer Natur (Diagramm, Tabelle, Liste etc.), so enthält der Auftrags- oder Weisungstext einen Link „gemäß Anlage 2“ oder „(Anlage 2)“. In diesem Fall steht auf der ersten Seite des Antrags in der oberen rechten Ecke das Wort „Anhang“ und darunter ein Link zur Bestellung oder Anweisung. Bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert.
        
        Anhang Nr. 2
        im Auftrag von JSC „Alternativa-M“
        vom 11. Januar 2007 Nr. 1
        
        Handelt es sich bei der Anlage zum Verwaltungsdokument um ein genehmigtes Dokument (Vorschriften, Regeln, Weisungen etc.), wird im entsprechenden Absatz des Verwaltungsteils folgender Vermerk angebracht: „(beigefügt).“ Und auf dem Dokument selbst steht in der oberen rechten Ecke der ersten Seite das Attribut „Dokumentgenehmigungserklärung“.
        
        Überschrift muss auf allen Auftrags- und Weisungsentwürfen formalisiert werden und eine kurze Zusammenfassung des Dokuments enthalten.
        
        Es sollte die Frage „über was (wer)?“ beantworten, zum Beispiel „Zur Genehmigung von Anweisungen für die Büroarbeit“, „Zur Zertifizierung von Mitarbeitern von Svyazinvestcom CJSC“, „Zur Umsetzung des Konzepts zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung“. für das Management“.
        
        In diesem Fall sollte der Titel nicht mehr als fünf Zeilen mit einer Gesamtlänge von bis zu 150 Zeichen umfassen, vom Rand (d. h. ohne Absatzeinzug) im einfachen Zeilenabstand ohne Anführungszeichen und nicht unterstrichen gedruckt werden und mit a beginnen Großbuchstaben schreiben und ohne Punkt enden.
        
        Auf die Frage des Ausfüllens der obligatorischen Angaben eines Bestell- oder Weisungsformulars gehen wir nicht näher ein, da dies im Artikel von E.M. ausführlich beschrieben wird. Kameneva „Entwicklung von Formen organisatorischer und administrativer Dokumente“, veröffentlicht in den Zeitschriften Nr. 8’ und Nr. 9’ 2005.
        
        Wenn der Entwurf einer Verordnung oder Verordnung vorbereitet ist, beginnt die nächste Phase – die Genehmigung des Entwurfs des Verwaltungsdokuments. Es ist untrennbar mit einer anderen Phase verbunden – der Fertigstellung des Projekts auf der Grundlage der Kommentare der genehmigenden Beamten. Daher werden wir beide Phasen gleichzeitig betrachten.
        
        Genehmigung eines Verordnungs- oder Verordnungsentwurfs und Fertigstellung des Entwurfs auf der Grundlage von Kommentaren der genehmigenden Beamten
        
        Die Genehmigung des Entwurfsdokuments impliziert:
        
        ● interne Genehmigung oder Genehmigung (sofern die interne Genehmigung für die Ausstellung eines Dokuments ausreicht), die mit dem erforderlichen „Dokumentengenehmigungsvisum“ formalisiert wird;
        
        ● externe Genehmigung (falls eine Prüfung der Lösung in anderen Organisationen erforderlich ist). Auf die externe Genehmigung von Verordnungs- und Verordnungsentwürfen wird selten zurückgegriffen, daher werden wir in diesem Artikel 9 nicht näher darauf eingehen.
        
        Die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Vorbereitung der Entwurfsdokumente und deren Abstimmung mit interessierten Parteien liegt in der Verantwortung der Abteilungsleiter, die den Entwurf einreichen.
        
        Abschnitt 2.7.1.2. Standardanweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden, genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 8. November 2005 Nr. 536.
        
        Abschnitt 2.7.1.2. Standardanweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden, genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 8. November 2005 Nr. 536.
        
        Verordnungsentwürfe (Anweisungen) und deren Anlagen werden vom Testamentsvollstrecker 10 und dem Leiter der Einheit, die das Projekt eingereicht hat, von den Leitern der Einheiten, für die das Projekt Aufgaben und Aufträge vorsieht, sowie vom Leiter der Vorschule genehmigt Bildungsdienst und Rechtsdienst (befürwortet Entwürfe von Rechtsakten). Bei der Genehmigung auftretende Einwände gegen den Verordnungsentwurf (Weisung) werden in einer dem Entwurf beigefügten Bescheinigung niedergelegt.
        
        Werden im Rahmen des Genehmigungsverfahrens grundlegende Änderungen am Verordnungsentwurf vorgenommen, unterliegt dieser einem Nachdruck und einer erneuten Genehmigung.
        
        Dem Geschäftsführer zur Unterschrift vorgelegte Auftragsentwürfe (Weisungen) werden entsprechend der Aufgabenverteilung von den stellvertretenden Leitern bestätigt.
        
        Das Unternehmen muss eine Liste von Typen und Untertypen von 11 Dokumenten erstellen, aus denen hervorgeht, welche Personen für die Genehmigung ein Visum benötigen, d. h. Angabe der Hauptgenehmiger oder ein Blatt mit Dokumentformularen 12.
        
        Die Phasen der Vorbereitung eines Dokumententwurfs, seiner Genehmigung und Verfeinerung auf der Grundlage der Kommentare der Genehmiger können auf sogenannte „traditionelle“ Weise oder mithilfe eines Büroautomatisierungs- und elektronischen Dokumentenverwaltungssystems durchgeführt werden.
        
        Mit der „traditionellen“ Methode Der Entwurf des Verwaltungsdokuments wird auf einem Formular erstellt und in Papierform zur Genehmigung vorgelegt.
        
        In diesem Fall werden die Visa der Beamten unten auf der Rückseite des letzten Blattes des Entwurfsdokuments angebracht. Der Sachverständige, der den Verordnungs- oder Weisungsentwurf erstellt, kann die Grundlage für die weitere Erteilung von Visa schaffen, indem er auf der Rückseite des letzten Blattes des Entwurfsdokuments die Positionen und Namen der Genehmigenden angibt. Die Angaben zum „Dokumentgenehmigungsvisum“ müssen gemäß GOST R 6.30-2003 erstellt werden.
        
        S. 3.24. GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen.
        
        Die Genehmigung des Dokuments wird mit einem Dokumentengenehmigungsvisum (im Folgenden „Visum“ genannt) erteilt, das die Unterschrift und Position der das Dokument genehmigenden Person, eine Niederschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum der Unterzeichnung enthält. Zum Beispiel:
        
        Persönliche Unterschrift von A.S. Orlow
        Datum
        
        Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Visum wie folgt ausgestellt:
        
        Kommentare sind beigefügt
        Leiter der Rechtsabteilung
        Persönliche Unterschrift von A.S. Orlow
        Datum
        
        Kommentare werden auf einem separaten Blatt aufgeführt, unterzeichnet und dem Dokument beigefügt.
        
        Nach Ermessen der Organisation ist eine seitenweise Genehmigung des Dokumententwurfs zulässig oder die Möglichkeit, Dokumentenvisa auf einem separaten Genehmigungsblatt auszustellen. Gleichzeitig ist die Form des Genehmigungsblatts weder durch GOSTs noch durch Rechtsakte geregelt, und dementsprechend kann das Genehmigungsblatt in verschiedenen Organisationen eine unterschiedliche Form haben.
        
        Bei der Einreichung eines Entwurfs eines Verwaltungsdokuments in Papierform zur Genehmigung ist nur eine Art der Projektroute möglich: sequentiell. Dies bedeutet, dass der Entwurf des Dokuments gleichzeitig nur im Besitz eines der genehmigenden Beamten sein kann. In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Dokumententwurf von gleichrangigen Führungskräften genehmigt werden muss und die Reihenfolge ihrer Genehmigung keine Rolle spielt. Dementsprechend ist ein sequenzieller Weg zur Dokumentengenehmigung nicht immer die optimale Lösung.
        
        Darüber hinaus „frisst“ die „traditionelle“ Genehmigungsmethode eine Menge Arbeitszeit für die Mitarbeiter des Unternehmens. Schließlich muss der Entwurf des Dokuments in Papierform selbstständig den genehmigenden Beamten vorgelegt oder über den Verwaltungsdokumentationsunterstützungsdienst (im Folgenden als DOU-Dienst bezeichnet) übermittelt werden. Im letzteren Fall dauert die Genehmigung des Dokuments lange, da Sie das Projekt zunächst zum Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung bringen müssen und dann die Sekretärin oder die für die Büroarbeit zuständige Person die gewünschte Abteilung auswählen muss Nehmen Sie das Projekt vom Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung auf und übergeben Sie es zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten. Geben Sie das Projekt nach der Genehmigung an den Dienst zurück DOW... Dieses Verfahren sollte fortgesetzt werden, bis alle erforderlichen Beamten dem Projekt zugestimmt haben. Daher kann die Genehmigung eines Dokumententwurfs bei mittleren und großen Unternehmen mehrere Tage dauern.
        
        Koordinierung von Dokumentenentwürfen mithilfe von Büroautomatisierungs- und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen hat viele Vorteile gegenüber der „traditionellen“ Methode. Bei diesem Ansatz erstellt der Entwickler des Entwurfsdokuments ein Projekt im System, gibt bei der Genehmigung die Art der Route für den Entwurfsdokument an und aktiviert das Genehmigungsverfahren.
        
        Folgende Koordinationswege sind möglich:
        
        ● sequentiell: wenn das Projekt zum ersten Mal an den ersten Genehmiger geht; Nachdem er das Projekt genehmigt hat, geht das Projekt automatisch an den zweiten Genehmiger usw.;
        
        ● parallel: wenn das Projekt gleichzeitig allen genehmigenden Parteien vorgelegt wird und diese den Dokumententwurf in beliebiger Reihenfolge genehmigen;
        
        ● parallel-sequentiell (oder gemischt): wenn der Dokumententwurf zum ersten Mal bei einer Gruppe von Beamten eingeht, die die Genehmigung in beliebiger Reihenfolge durchführen kann; und erst nachdem alle Beamten der ersten Gruppe zugestimmt haben, wird das Projekt an die nächste Beamtengruppe weitergeleitet.
        
        Betrachtet man die Koordination von Auftrags- und Weisungsentwürfen, so lässt sich feststellen, dass eine parallel-sequenzielle Vorgehensweise am optimalsten wäre. In diesem Fall kann die Koordination über die folgende Kette organisiert werden:
        
        ● 1 Gruppe von Genehmigern – der Ausführende (oder Entwickler) des Entwurfsdokuments;
        
        ● 2. Gruppe von Koordinatoren – der Leiter des Auftragnehmers;
        
        ● 3. Gruppe von Genehmigern – der Leiter (oder Mitarbeiter des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung), der den Entwurf des Verwaltungsdokuments auf Richtigkeit prüft;
        
        ● 4. Gruppe von Koordinatoren – Leiter der Abteilungen, für die das Projekt Aufgaben und Anweisungen bereitstellt, sowie der Leiter des Rechtsdienstes;
        
        ● 5. Gruppe von Koordinatoren – Stellvertreter (oder Stellvertreter) des Unternehmensleiters.
        
        Auch die Koordinierung mittels automatisierter Systeme hat im Vergleich zur „klassischen“ Koordinierung eine Reihe von Vorteilen. Nennen wir die wichtigsten:
        
        1. Der Entwickler muss keine Zeit mit der Übergabe des Projekts an die Genehmigungsbehörden verschwenden, da dies vom System gemäß der vorgegebenen Route erledigt wird.
        
        2. Der Entwickler kann die Zeit angeben, innerhalb derer der Beamte verpflichtet ist, den Entwurf des Dokuments zu genehmigen.
        
        3. Der Entwickler des Dokumententwurfs kann jederzeit sehen, wie das Dokument genehmigt wird, welcher der Beamten die Genehmigung vorgenommen hat und welches Visum ausgestellt wurde.
        
        4. Genehmigende Beamte erfahren dank eines speziellen Benachrichtigungssystems umgehend, dass sie einen Dokumententwurf zur Genehmigung erhalten haben.
        
        5. Der Entwurf des Dokuments wird so schnell wie möglich vereinbart.
        
        6. Der Dokumententwurf darf im Genehmigungsprozess nicht verloren gehen.
        
        7. Das System kann alle Versionen des Projekts, der Visa und Genehmigungsnotizen speichern.
        
        Trotz der oben genannten, durchaus erheblichen Vorteile der „elektronischen“ Genehmigung wird sie derzeit in einer kleinen Anzahl von Unternehmen eingesetzt. Und der Grund dafür ist folgender: Eine Automatisierung der Arbeit mit Dokumentenentwürfen, einschließlich der Genehmigungsphase, ist nur möglich, wenn alle Manager aktive Nutzer von Büroautomatisierungs- und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen werden, da sie die wichtigsten genehmigenden Beamten sind. Leider zeigt die heutige Praxis, dass in den meisten Organisationen und Unternehmen die Hauptnutzer von Automatisierungssystemen Sekretäre und Büroverantwortliche sind, zu deren Zuständigkeit nicht die Genehmigung von Dokumentenentwürfen gehört.
        
        Betrachten wir nun, was passiert, wenn einer der Genehmiger mit dem Inhalt des Dokumententwurfs nicht einverstanden ist.
        
        Im Falle einer oder mehrerer Genehmigungen Kommentare grundsätzlicher Art, Wenn sich der Inhalt des Dokuments ändert, muss der Entwurf erneut gedruckt (d. h. eine neue Version des Dokumententwurfs muss erstellt werden) und neu vereinbart werden.
        
        Wenn sie während der Genehmigung vorgenommen wurden redaktionelle Kommentare,Ändern Sie den Inhalt des Projekts nicht, dann unterliegt das Projekt auch einem Nachdruck, eine erneute Genehmigung ist in diesem Fall jedoch nicht erforderlich.
        
        Unterzeichnung einer Bestellung oder Anweisung
        
        Der vereinbarte Dokumententwurf wird dem Manager zur Unterschrift vorgelegt.
        
        Wenn Genehmigungsvisa nicht auf der Rückseite des letzten Projektblatts, sondern auf einem separaten Genehmigungsblatt ausgestellt wurden, ist in diesem Fall auch die Weitergabe des Genehmigungsblatts des Entwurfsdokuments an den Manager erforderlich.
        
        Durch die Unterschrift des Managers wird aus dem Entwurf ein vollwertiges Dokument, das anschließend registriert werden muss.
        
        Registrierung einer Bestellung oder Anweisung
        
        Dokumentenregistrierung ist eine Aufzeichnung von Buchhaltungsdaten zu einem Dokument in einer vorgeschriebenen Form, die die Tatsache seiner Erstellung, seines Versands oder seines Empfangs aufzeichnet.
        
        In unserem Fall wird bei der Registrierung die Tatsache der Dokumentenerstellung erfasst. Es ist zu beachten, dass eine Registrierung auch für die weitere Erfassung von Dokumenten und die Organisation von Nachschlagewerken erforderlich ist.
        
        Die Registrierung kann auf drei Arten erfolgen:
        
        ● ein Eintrag über ein Dokument in einem Papierjournal (Zeitschriftenregistrierungsformular);
        
        ● durch Eintragung in eine Papierregistrierungs- und Kontrollkarte (Kartenregistrierungsformular);
        
        ● Eingabe von Informationen über das Dokument in das Büroautomatisierungs- und elektronische Dokumentenverwaltungssystem (automatisiertes Registrierungsformular).
        
        Es ist erwähnenswert, dass derzeit die automatisierte Registrierung von Dokumenten ratsam ist, da sie im Vergleich zu Journal- und Kartenregistrierungsformen viele Vorteile bietet. Nennen wir einen kleinen Teil dieser Vorteile:
        
        ● schnelle Suche von Dokumenten nach beliebigen Details oder Details;
        
        ● automatische Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen, Durchführung von Referenz- und Analysearbeiten an Dokumenten;
        
        ● automatische Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen (Dokumenten);
        
        ● die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen und anderen zu registrieren.
        
        Darüber hinaus ist eine automatisierte Registrierung von Dokumenten ohne die Einführung spezieller Software im Unternehmen möglich.
        
        In den meisten kleinen Unternehmen erfolgt dies mit dem Programm MS Excel durch Ausfüllen einer gewöhnlichen Tabelle.
        
        Bei der Registrierung wird das Dokument zugeordnet Registrierungsnummer und Datum des Dokuments. Das Datum der Bestellung und Weisung muss das Datum der Unterzeichnung sein, woraus wir schließen können, dass Bestellungen und Weisungen am Tag ihrer Unterzeichnung registriert werden müssen.
        
        Abhängig vom Namen des Dokumenttyps werden Dokumente innerhalb von Gruppen registriert. Darüber hinaus werden Aufträge (sowie Weisungen) zu Kerntätigkeiten, zum Personal sowie zu administrativen und wirtschaftlichen Belangen gesondert erfasst. Dies bedeutet, dass die oben genannten Unterarten von Aufträgen und Weisungen keine gemeinsame, sondern separate Nummerierung haben.
        
        Jetzt stellen wir die Anforderungen für die Registrierung der Registrierungsnummer und des Datums des Dokuments vor, die in GOST R 6.30-2003 verankert sind.
        
        S. 3.12. GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen.
        
        Die Registrierungsnummer eines Dokuments besteht aus seiner Seriennummer 13, die nach Ermessen der Organisation durch ein Fallverzeichnis entsprechend der Nomenklatur der Fälle, Informationen über den Korrespondenten, Testamentsvollstrecker usw. ergänzt werden kann.
        
        Die Registrierungsnummer eines von zwei oder mehr Organisationen gemeinsam erstellten Dokuments besteht aus den Registrierungsnummern des Dokuments jeder dieser Organisationen, getrennt durch einen Schrägstrich in der Reihenfolge, in der die Autoren im Dokument angegeben sind.
        
        Abschnitt 3.11. GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen.
        
        Das Datum des Dokuments wird in arabischen Ziffern in der Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden in zwei Paaren arabischer Ziffern geschrieben, die durch einen Punkt getrennt sind. Jahr – in vier arabischen Ziffern.
        
        Eine verbal-numerische Methode zum Formatieren eines Datums ist zulässig, beispielsweise 05.06.2003, sowie die Formatierung eines Datums in der Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag des Monats, beispielsweise: 05.06.2003.
        
        Normalerweise wird eine digitale Methode verwendet, um das Datum von Bestellungen und Anweisungen zu formalisieren, beispielsweise 02.05.2007.
        
        Überbringen eines Befehls oder einer Anweisung an die Testamentsvollstrecker
        
        Das Überbringen des Verwaltungsdokuments an die Testamentsvollstrecker bedeutet, das Dokument zu replizieren, es (so schnell wie möglich) zu versenden oder an die Testamentsvollstrecker zu übergeben.
        
        In der „traditionellen“ Organisation der Büroarbeit werden von Aufträgen und Weisungen am häufigsten Kopien angefertigt, seltener Auszüge, die dann entsprechend dem Verteilungsindex (der auch gezeichnet wird) an die Ausführenden oder Mitarbeiter der Organisation versandt werden erstellt und vom Testamentsvollstrecker unterzeichnet).
        
        Wenn bei der Arbeit mit Dokumenten ein System der Büroautomatisierung und des elektronischen Dokumentenflusses verwendet wird, dann in den meisten Fällen (wenn ein Mitarbeiter nicht mit dem Dokument zur Unterschrift vertraut gemacht werden muss, was beispielsweise bei der Erstellung einiger Verwaltungsdokumente wichtig ist). für Personal) wird das registrierte Dokument über die Systeme an die Mitarbeiter versendet. Dieser Ansatz ermöglicht es den Empfängern, ein Dokument in kürzester Zeit zu erhalten, und spart außerdem Material- und Zeitressourcen, die beim „traditionellen“ Ansatz für das Kopieren von Dokumenten und die Übermittlung von Kopien aufgewendet werden.
        
        Es ist zu beachten, dass die meisten Verwaltungsdokumente vor der Übergabe an die Testamentsvollstrecker der Kontrolle durch den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung unterliegen. Die Kontrolle über die Ausführung ist jedoch ein separates großes Thema, dem wir letztes Jahr genügend Aufmerksamkeit geschenkt haben 14 , 15 .
        
        Das Thema wird im Artikel von V.P. fortgesetzt. Kozyreva „Entwicklung von Entwürfen für Verwaltungsdokumente: Interaktion zwischen dem verantwortlichen Testamentsvollstrecker und dem Aktenverwaltungsspezialisten.“
        
        Wenn ein erfahrener Spezialist seine Arbeit teilt, ist das immer interessant. Und vor allem, wenn es darum geht, einen konstruktiven Austausch mit Kollegen aus anderen Abteilungen aufzubauen. Sie lernen, wie Sie einen Entwurf eines Verwaltungsdokuments unter Einhaltung der Regeln der Büroarbeit und aller Feinheiten der russischen Sprache erstellen. GOST R 6.30-2003 legt nur die grundlegendsten Anforderungen für die Erstellung von Verwaltungsdokumenten fest. Der Autor erzählt, wie sie in einem überregionalen Telekommunikationsunternehmen finalisiert (erweitert) und umgesetzt wurden. Konkrete Formulierungsbeispiele für verschiedene Situationen und das Vorhandensein von Designbeispielen machen den Artikel sehr praktisch für die praktische Anwendung in Ihrer Arbeit. Der Artikel wurde in der Juli-Ausgabe 2007 der Zeitschrift „Office Management and Document Flow in the Enterprise“ veröffentlicht.
        
        1 Verwaltungsdokumente – Dokumente, die Entscheidungen zu administrativen und organisatorischen Fragen der Tätigkeit der Einrichtung festhalten (Anordnung, Weisung usw.). – Ein kurzes Wörterbuch der Arten und Sorten von Dokumenten. – M.: VNIIDAD. – 1974.
        
        2 Derzeit ist ein Dekret auch ein Rechtsakt, der individuell erlassen wird von: – dem Staatsoberhaupt – dem Präsidenten der Russischen Föderation; – der Leiter eines kollegialen Macht- und Verwaltungsorgans im Rahmen der ihm übertragenen Zuständigkeiten, beispielsweise durch Anordnung des Vorsitzenden der Regierung der Russischen Föderation; – Leiter der Exekutivgewalt der Teilstaaten der Russischen Föderation – Gouverneure, Bürgermeister usw.
        
        3 Siehe das Operogramm des Lebenszyklus einer Bestellung für die Hauptaktivität im Artikel von Yu.V. Khimich auf Seite 32 der Zeitschrift Nr. 2‘ 2007.
        
        4 Einige Anordnungen und Anweisungen für das Personal müssen auf der Grundlage von Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 21. November 1996 Nr. 129-FZ „Über die Rechnungslegung“ nach einheitlichen Formularen erstellt werden, die durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands genehmigt wurden 5. Januar 2004 Nr. 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formulare der primären Buchhaltungsdokumentation für die Arbeitsbuchhaltung und -zahlung.“
        
        5 GOST R 6.30-2003 hat beratenden Charakter für alle Organisationen mit Ausnahme der Exekutivbehörden des Bundes. Dennoch weist die strikte Umsetzung seiner Bestimmungen auf eine hohe Kultur der Informationsdokumentation und der Arbeit mit Dokumenten hin.
        
        6 Wenn eine kommerzielle Organisation kein Organisationslogo oder keine Marke (Dienstleistungsmarke) hat, wird dieses Detail nicht ausgegeben.
        
        7 Ein Beispiel für eine Bestellung ohne Angabe eines Teils finden Sie im Artikel von T.A. Kuznetsova auf Seite 45 der Zeitschrift Nr. 2‘ 2007.
        
        8 Siehe Artikel von E.M. Kameneva. „Einige Feinheiten des Anwendungsdesigns“, veröffentlicht in Nr. 11’ 2006 auf Seite 26 der Zeitschrift „Office Management and Document Flow in the Enterprise“.
        
        9 Zum externen Genehmigungsverfahren siehe Antwort auf die Frage auf Seite 37 der Zeitschrift Nr. 6‘ 2006.
        
        10 Unter dem Testamentsvollstrecker versteht man einen Spezialisten, der einen Dokumententwurf erstellt.
        
        11 Dokumenttyp ist die Zugehörigkeit des Dokuments zum Dokumentationssystem aufgrund seines Inhalts und Zwecks (z. B. Anordnung, Weisung, Handlung usw.). Unter einem Untertyp versteht man in diesem Fall eine Gruppe von Dokumenten gleicher Art, die durch die Art der im Dokument dargelegten Fragestellung vereint sind (z. B. Ausbildungsanordnungen, Zertifizierungsanordnungen, Anordnungen zur Bildung einer Expertenkommission, usw.).
        
        12 Die Tabelle der in der Tätigkeit der Organisation verwendeten Dokumentenformen ist eine Liste der genehmigten Dokumentenformen, die für die Umsetzung der Funktionen und Aufgaben der Managementtätigkeiten notwendig und ausreichend sind, mit einer Beschreibung ihres Rechtsstatus und der Vorbereitungsstadien und Vollendung.
        
        13 Seriennummern werden im Laufe des Kalenderjahres vergeben, d. h. Ab Anfang nächsten Jahres beginnen die Seriennummern wieder mit eins.
        
        14 Siehe Artikel von O.V. Ryskova „Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen: Anforderungen der Vorschriften der föderalen Exekutivbehörden“ auf Seite 24 der Zeitschrift Nr. 1‘ 2006.
        
        15 Siehe Artikel von E.M. Kameneva über Methoden zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen auf Seite 72 der Zeitschrift Nr. 9’ 2006 und auf Seite 76 der Zeitschrift Nr. 10’ 2006.
        
        3.1. Um Produktions-, Verwaltungs- und Supportaktivitäten in der Organisation zu automatisieren, ist die Verwendung einer begrenzten Liste kommerzieller Software (gemäß dem Register) und freier Software (die zur Durchführung von Produktionsaufgaben erforderlich und im PC-Pass angegeben ist) zulässig.
        
        3.2. Jeder Arbeitsplatz enthält eine Reihe von Software zur Durchführung einer bestimmten Art von Aktivität. Die Erstkonfiguration des Arbeitsplatzes wird vom Leiter der Struktureinheit gemeinsam mit dem Leiter der IT-Abteilung festgelegt. Software, die nicht Teil des automatisierten Arbeitsplatzes ist, darf von Mitarbeitern der Organisation nicht ohne Genehmigungsverfahren installiert und genutzt werden.
        
        3.3. Eine Beschreibung der PC-Konfiguration und eine Liste der installierten Software werden im PC-Pass erfasst und vom IS-Administrator, dem Leiter der Struktureinheit, dem Leiter der IT-Abteilung und dem IS-Benutzer unterzeichnet. Dies bestätigt die Vereinbarung der Parteien:
        
        3.3.1. Mit der im PC-Pass aufgeführten vollständigen Arbeitsplatzausstattung und der Liste der installierten Software;
        
        3.3.2. Mit der Übertragung der Verantwortung von der Organisation auf den Mitarbeiter (IS-Benutzer) für die Verwendung nicht lizenzierter Software, unbefugte Änderungen in der Konfiguration des Arbeitsplatzes und die unbefugte Installation jeglicher Software auf dem diesem Benutzer anvertrauten Arbeitsplatz.
        
        3.4. Alle Vorgänge zur Installation, Wartung und Unterstützung sowie zur Entfernung automatisierter Arbeitsplatzsoftware werden direkt (unter Beteiligung) von IS-Administratoren durchgeführt.
        
        3.5. Das Verfahren zum Betrieb von Software in der Organisation besteht aus den folgenden Phasen:
        
        3.5.1. Ermitteln des Softwarebedarfs
        
        Eine Anfrage zur Installation zusätzlicher Software kann gestellt werden von: A) dem Leiter einer Struktureinheit, B) dem IS-Administrator.
        
        A) Der Antrag des Leiters einer Struktureinheit auf Installation der Software erfolgt in folgenden Fällen:
        
        die Notwendigkeit, einen automatisierten Arbeitsplatz für einen neuen Mitarbeiter zu organisieren;
        
        die Notwendigkeit für Mitarbeiter, neue (zusätzliche) Aufgaben zu erfüllen, die zusätzliche Software oder einen vollständigen Austausch des Arbeitsplatzes erfordern;
        
        das Aufkommen qualitativ neuer (alternativer) Software als Ersatz für die am Arbeitsplatz verwendete Software.
        
        Der Leiter der Struktureinheit erstellt einen Antrag auf Softwareinstallation in der genehmigten Form, der an den Leiter der IT-Abteilung gerichtet ist.
        
        Wenn die angeforderte Software in der Organisation verfügbar ist, führt ein Spezialist der IT-Abteilung die Installationsarbeiten durch und dem Arbeitsplatz des Benutzers wird eine Lizenz zugewiesen.
        
        Wenn in der Organisation keine freien Lizenzen für kommerzielle Software vorhanden sind (aus der Liste im Register), erstellt der Leiter der Struktureinheit in der vorgeschriebenen Weise einen Antrag auf Kauf von Software.
        
        Wenn es notwendig ist, kommerzielle Software außerhalb der Registry-Liste zu erwerben:
        
        Der Leiter der IT-Abteilung bestimmt die Möglichkeit der Nutzung dieser kommerziellen Software im IS der Organisation;
        
        Der Leiter einer Struktureinheit erstellt einen Antrag auf Erwerb kommerzieller Software;
        
        Nach dem Erwerb trägt der Leiter der IT-Abteilung Informationen über die neue kommerzielle Software in das Eintragungsprotokoll des Registers ein. Am Ende des Jahres werden die Informationen aus der Zeitschrift zur Genehmigung für die nächste Periode an das Register übertragen.
        
        B) Die Aufforderung des IS-Administrators zur Installation der Software erfolgt in folgenden Fällen:
        
        Beseitigung von Schwachstellen in den Informationssicherheitssystemen der Organisation;
        
        geplanter Austausch der von Benutzern verwendeten Software;
        
        Einführung neuer Informationstechnologien.
        
        Verfahren zur Genehmigung der Softwareinstallation:
        
        Der Leiter der IT-Abteilung ermittelt die Verfügbarkeit freier Lizenzen und weist die erforderlichen Lizenzen zu (weist sie einem automatisierten Arbeitsplatz oder Server zu) und sorgt für die Installation der erforderlichen Software.
        
        Ist der Kauf zusätzlicher Software erforderlich, ermittelt der Leiter der IT-Abteilung die Möglichkeit der Nutzung im IS der Organisation und erstellt einen Kaufantrag.
        
        3.5.2. Software kaufen
        
        3.5.2.1. Der Erwerb von Software erfolgt gemäß den aktuellen Beschaffungsregeln der Organisation.
        
        3.5.2.2. Der Leiter der IT-Abteilung beteiligt sich als Gutachter an der Arbeit der Wettbewerbskommission.
        
        3.5.2.3. Die erworbene Software wird zur Abrechnung in der Buchhaltung übernommen und zur Inbetriebnahme an die IT-Abteilung übergeben.
        
        3.5.3. Softwareinstallation (Implementierung)
        
        3.5.3.1. Der Leiter der IT-Abteilung sorgt für die betriebliche Abrechnung der Lizenzen der in Betrieb genommenen Software und organisiert die Arbeiten zur Installation der Software auf den PCs der IS-Benutzer.
        
        3.5.3.2. Der IS-Administrator erstellt im elektronischen Buchhaltungssystem einen PC-Pass, erstellt 2 Kopien des PC-Passes in Papierform, unterschreibt ihn selbst und legt ihn dem Leiter der Struktureinheit, dem Leiter der IT-Abteilung und dem IS-Benutzer zur Unterschrift vor . Eine Kopie des Reisepasses verbleibt beim Leiter der Struktureinheit, die andere wird im Dokumentenarchiv der IT-Abteilung aufbewahrt.
        
        3.5.3.3. Wenn Sie kommerzielle Software installieren (implementieren):
        
        3.5.3.3.1. Der Leiter der IT-Abteilung erstellt eine Bescheinigung über die Nutzungsdauer der kaufmännischen Buchhaltungssoftware, ggf. eine Inbetriebnahmebescheinigung;
        
        3.5.3.3.2. Hardwareschlüssel (einschließlich Schlüsselmedien), Echtheitszertifikate (Aufkleber auf dem Gehäuse der Workstation-Systemeinheit) werden als Teil der Workstation an den Benutzer des IS übertragen.
        
        3.5.4. Software-Support und -Wartung
        
        3.5.4.1. Der Software-Support und die Wartung werden von technischen Spezialisten durchgeführt – IS-Administratoren oder Programmierern.
        
        3.5.4.2. Software-Support und -Wartung umfassen die Durchführung der folgenden Arten von Arbeiten:
        
        Konfiguration und Anpassung installierter Software;
        
        Installation von Software-Updates;
        
        geregelte Erstellung von Sicherungskopien (Archivierung) von Software und Benutzerdaten (elektronische Dokumente, Datenbanken);
        
        Fehlerbehebung bei Problemen im Zusammenhang mit der Verwendung installierter Software;
        
        Beratung von IP-Nutzern.
        
        3.5.4.3. Softwarewartungsarbeiten können vom IS-Benutzer (Leiter einer Struktureinheit) oder direkt vom IS-Administrator oder Programmierer initiiert werden.
        
        3.5.4.4. Jede während der Arbeit vorgenommene Änderung in der Liste der installierten Software muss im PC-Passport berücksichtigt werden.
        
        3.5.5. Entfernung (Stilllegung) von Software
        
        3.5.5.1. In folgenden Fällen wird die Software außer Betrieb genommen:
        
        Ablauf der Lizenzdauer für die Nutzung der Software;
        
        Ersetzen der gebrauchten Software durch eine alternative;
        
        Einstellung der Softwarenutzung aufgrund fehlender Notwendigkeit, Veralterung.
        
        3.5.5.2. Die Stilllegung erfolgt durch technische Fachkräfte:
        
        3.5.5.2.1. Es wird eine außerordentliche Prüfung der Software der Organisation durchgeführt;
        
        3.5.5.2.2. Die stillgelegte Software wird von allen PCs der Organisation entfernt;
        
        3.5.5.2.3. Bei Bedarf wird ein Akt der Stilllegung kommerzieller Software erstellt und der Buchhaltung vorgelegt;
        
        3.5.5.2.4. Die notwendigen Aktualisierungen von PC Passports werden durchgeführt;
        
        3.5.5.2.5. Bei der Löschung (Außerbetriebnahme) kommerzieller Software werden an die IT-Abteilung zur weiteren Aufbewahrung übergeben (gegebenenfalls werden Rücknahmezertifikate ausgestellt): Hardwareschlüssel (Schlüsselmedien), die sich im Besitz des IP-Nutzers befanden, Originalmedien mit der Software Distributionskit, Dokumentation zur Software, Lizenzvereinbarungen (Vereinbarungen), Kopien von Lieferverträgen sowie Dokumente, die den Kauf und Verkauf bestätigen.
        
        3.6. Wenn Sie die Software verwenden, müssen Sie:
        
        3.6.1. Halten Sie die Anforderungen dieser Verordnung ein.
        
        3.6.2. Nutzen Sie die zur Verfügung stehende Software ausschließlich zur Erfüllung Ihrer dienstlichen Aufgaben.
        
        3.6.3. Machen Sie sich nach der Installation oder Deinstallation neuer Software mit dem PC Passport vertraut und unterschreiben Sie zwei Kopien des PC Passport handschriftlich, wenn Sie mit den darin enthaltenen Daten einverstanden sind.
        
        3.6.4. Gewährleistung der Sicherheit von Medien mit wichtigen Informationen, die als Teil der Workstation übertragen werden, Echtheitszertifikate kommerzieller Software, die auf das Gehäuse der Workstation-Systemeinheit geklebt werden.
        
        3.6.5. Unterstützen Sie den IS-Administrator bei der Installation, Konfiguration, Fehlerbehebung und Prüfung der installierten Software.
        
        3.6.3. Benachrichtigen Sie IP-Administratoren über alle Tatsachen eines Verstoßes gegen die Anforderungen dieser Verordnung.
        
        3.7. Bei der Nutzung der Software ist es untersagt:
        
        3.7.1. Benutzen Sie die Workstation nicht für den vorgesehenen Zweck.
        
        3.7.2. Nehmen Sie selbstständig Änderungen am Design, der Konfiguration und der Platzierung von IS-Arbeitsplätzen und anderen IS-Geräten vor.
        
        3.7.3. Ändern Sie die Zusammensetzung der auf der Workstation installierten Software (neue Software installieren, die Zusammensetzung der Komponenten von Softwarepaketen ändern und Software entfernen).
        
        3.7.4. Bringen Sie externe Medien mit und starten Sie unbefugt auf Ihrem eigenen oder einem anderen Arbeitsplatzrechner Systeme oder Anwendungsprogramme, die nicht im PC Passport aufgeführt sind.

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