برای افرادی که تجربه کار با امضای دیجیتال الکترونیکی را ندارند، دستورالعمل هایی در مورد نحوه امضای سند آماده کرده ایم. در واقع، این یک روش بسیار ساده است که شامل چند کلیک روی دکمه ماوس است.

همه دارندگان امضای دیجیتال دارای کلیدهای تولید شده ویژه هستند: عمومی و خصوصی. همه این کلیدها در مرکز صدور گواهینامه ثبت شده اند و به طور قابل اعتماد محافظت می شوند. اول از همه، برای امضای اسناد با استفاده از امضای دیجیتال، باید رایانه شخصی خود را با نصب نرم افزار زیر بر روی آن آماده کنید:

نحوه نصب و پیکربندی نرم افزار را می توانید در کتابچه راهنمای جداگانه مطالعه کنید.

فرآیند امضای یک سند به برنامه ای که در آن ایجاد شده است (یعنی قالب آن) بستگی دارد. به عنوان مثال، محبوب ترین ویرایشگر متن MS Word را در نظر بگیرید.

اگر برای اولین بار است که اسناد را امضا می کنید، توصیه می کنیم مطمئن شوید که آخرین نسخه Crypto-PRO را نصب کرده اید. می توانید این کار را با باز کردن برنامه در کنترل پنل و رفتن به تب "General" انجام دهید. در زمان نوشتن این راهنما، آخرین نسخه Crypto-PRO 3.9 است.

نحوه امضای سند با امضای دیجیتال در Word 2003

سند مورد نیاز را باز کنید و به آدرس زیر بروید:

"سرویس" - "گزینه ها" - "امنیت" - "امضای دیجیتال" و برگه "گواهی"- دکمه را فشار دهید " خوب».

لطفا توجه داشته باشید که قبل از امضای سند، باید آن را ذخیره کنید.
سند فقط در صورتی قابل امضا است که گواهی شما در آن موجود باشد شخصی(به مقاله نصب گواهی مراجعه کنید)

نحوه امضای سند با امضای دیجیتال در Word 2007

در نسخه 2007 ویرایشگر از الگوریتم زیر استفاده می کنیم:

دکمه گرد در گوشه سمت چپ بالا "Office" - "آماده کردن" - "افزودن امضای دیجیتال"، سپس، در صورت لزوم، هدف از امضای سند را مشخص کنید (اختیاری)، امضای مناسب را از لیست انتخاب کنید، روی " کلیک کنید امضا کردن».

این واقعیت که سند دارای امضای دیجیتالی است با یک نشان کوچک قرمز رنگ در پانل پایین و کتیبه مربوطه هنگامی که ماوس را بر روی آن قرار می دهید تأیید می شود. همچنین پس از امضا، امکان ویرایش سند از بین می رود؛ برای ایجاد تغییرات در فایل، باید امضا را حذف کنید.

نحوه امضای سند با امضای دیجیتال در Word 2010

در MS Word 2010 مراحل زیر را انجام می دهیم:

"فایل" - "اطلاعات" - "افزودن امضای دیجیتال (CRYPTO-PRO)"

اگر آخرین مورد را نمی بینید، پس Crypto Pro و/یا CryptoPro Office Signature را نصب نکرده اید.

در پنجره اضافه کردن امضای دیجیتال، مشابه نسخه هفتم Word، هدف از امضا را مشخص کنید، گواهی را انتخاب کنید و روی "کلیک کنید" امضا کردن»

نحوه امضای فایل PDF با امضای دیجیتال

گاهی اوقات نیاز به امضای دیجیتالی فایل ها با فرمت pdf وجود دارد. این کار به همان سادگی با سایر فایل ها انجام می شود.

برای امضای اسناد PDF، محصول نرم افزاری Crypto-PRO PDF توسعه داده شد. این یک ماژول ویژه برای کار با فایل های با فرمت Adobe Reader و Acrobat است.

محصول نرم افزاری Crypto-PRO PDF با رابط Adobe System Inc توسعه یافته است که به شما امکان می دهد از Adobe Acrobat، Reader و LiveCycle ES برای امضای فایل های PDF با امضای دیجیتال الکترونیکی مستقیماً در برنامه، مشابه MS Word استفاده کنید.

امضای فایل ها با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی برای کارآفرینان عادی شده است. اما هنوز هم، بسیاری از مبتدیان در مورد نحوه امضای سند Word با امضای دیجیتال الکترونیکی سؤال دارند. اغلب، زمانی که باید با امضای دیجیتال کار کنیم، با MS Office مواجه می شویم. اما ابتدا، ارزش این را دارد که بفهمیم این عنصر در اسناد رایانه ای چه چیزی را نشان می دهد.

این مفهوم شامل یک شی مجازی است که با آن می توانید نویسنده ای را که آن را ایجاد کرده است شناسایی کنید. بر این اساس، به اطمینان از صحت و یکپارچگی فایل دیجیتال کمک می کند. بسته به اینکه از کدام امضای دیجیتالی استفاده می‌کنید، می‌توانید تغییرات بعدی در محتوای گزارش را با استفاده از این ابزار پیشرفته حفاظت از نویسندگی ردیابی کنید. به همین دلیل است که ارزش دانستن نحوه ایجاد امضای الکترونیکی در Word را دارد.

صدور گواهینامه الکترونیکی به عنوان روش استاندارد

قبل از اینکه نحوه امضای دیجیتالی یک سند Word را بفهمید، ابتدا باید آن را ایجاد کنید. به دنبال آن یک خط امضا ایجاد می شود و تنها پس از آن خود امضا ظاهر می شود.

بسته به اینکه از چه نرم افزاری استفاده می کنید، روند امضای فایل Word ممکن است تفاوت هایی داشته باشد، اما ماهیت یکسان باقی می ماند. بیایید به دنباله ای از اقداماتی که برای نسخه 2007 برنامه توصیه می شود نگاه کنیم.

برای اضافه کردن خط مورد نیاز در Microsoft Office، باید:

1. مکان نما را طوری حرکت دهید که در جایی باشد که می خواهید خط حاوی خودکار رایانه خود را وارد کنید.
2. پنجره "Insert" را باز کرده و روی گروه "Text" کلیک کنید. پس از این، مکان نما در کنار ستون منوی "خط امضا" قرار می گیرد. شما باید "خط امضای مایکروسافت ورد" را انتخاب کرده و کلیک کنید.
3. پس از این، باید تنظیماتی را در پنجره باز شده انجام دهید، یعنی اطلاعات شخصی را که فایل را امضا می کند، نشان دهید.
4. در صورت لزوم، ممکن است لازم باشد خط دیگری برای نشان دادن یک امضای اضافی ایجاد کنید (در این مورد، به نکات بالا پایبند باشید).

مورد خاص: رویت خط

برای امضای یک خط، باید مستقیماً خط ورودی امضای دیجیتال را انتخاب کنید. برای انجام چنین اقدامی مانند امضای سند امضای دیجیتال الکترونیکی، باید پنجره "امضا" را باز کنید و یکی از اقدامات زیر را انجام دهید:

• نام مورد نظر را در کنار نام X انتخاب کنید.
• همچنین، هنگامی که روی عملکرد "انتخاب تصویر" کلیک می کنید، می توانید تصویری از امضای دیجیتال خود اعمال کنید.
• با فرض اینکه از رایانه لوحی استفاده می کنید، می توانید یک امضای دست نویس اضافه کنید.
• اگر نرم‌افزار امضای دیجیتال ویژه‌ای را نصب کرده‌اید، می‌توانید به سادگی روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.
• اگر به این فکر می کنید که چگونه می توانید یک سند Word را به صورت الکترونیکی امضا کنید، باید گزینه دیگری را بدانید. شما می توانید خالق یک امضای نامرئی شوید که نمایش داده نمی شود. اما، اگر خط "امضا" را که در پایین صفحه در نوار وضعیت قرار دارد باز کنید، نمایش داده می شود.

علاوه بر اطلاعاتی در مورد نحوه امضای یک سند الکترونیکی، باید در مورد نرم افزار مخصوصاً توسعه یافته برای این منظور که وظیفه آن کنترل گواهی های دیجیتال و انجام عملیات رمزنگاری است، بدانید. چنین نرم افزاری می تواند فرآیند امضای فایل ها را با استفاده از ضربه دیجیتال تسهیل کند. مزیت این برنامه این است که می توان از آن برای امضای فایل ها با فرمت های مختلف و همچنین آرشیو یا بسته های فایل استفاده کرد. با کمک آن، امکان الصاق یک امضای دیجیتالی پیشرفته و اضافی نیز وجود دارد.

این سوال زمانی مطرح می‌شود که صاحب گواهی امضای الکترونیکی باید سندی را خارج از سیستم‌های اطلاعاتی امضا کند که قبلاً مکانیزم‌های داخلی برای ایجاد و تأیید امضای الکترونیکی دارند. بیایید گزینه هایی را برای امضای یک سند با امضای الکترونیکی واجد شرایط در نظر بگیریم.

برای امضای سند الکترونیکی چه چیزی لازم است؟

• نسخه نهایی سندی که باید امضا شود. هنگامی که یک امضا ایجاد شد، نمی توان تغییراتی در آن ایجاد کرد.
• گواهی امضای الکترونیکی واجد شرایط معتبر. در چارچوب قوانین روسیه، امضای الکترونیکی واجد شرایط تنها نوع امضایی است که بدون توافقات اضافی بین طرفین برای مدیریت اسناد الکترونیکی، به سند قدرت قانونی می دهد.
• ابزار امضای الکترونیکی فناوری امضای الکترونیکی شامل استفاده از مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری است که صاحب امضا روی رایانه خود نصب می کند. در مرکز صدور گواهینامه SKB Kontur، رایانه طوری پیکربندی شده است که به طور خودکار با امضای الکترونیکی کار کند.
• برنامه ای برای ایجاد امضای الکترونیکی. اینها می توانند افزونه ها، برنامه های فردی یا خدمات وب باشند.

گزینه 1: افزونه آفیس را نصب کنید

برای اسناد Word و Excel

اغلب شما نیاز به امضای سند در قالب Word دارید:

• قرارداد کار یا تجارت،
• ادعای داوری،
• درخواست برای دانشگاه و غیره

عملکرد استاندارد بسته Microsoft Office "Sign a document" به شما اجازه نمی دهد امضایی ایجاد کنید که به یک سند الکترونیکی نیروی قانونی می دهد. برای ایجاد چنین امضایی در ورد یا اکسل، باید یک ماژول نرم افزاری مخصوص را روی رایانه خود نصب کنید که این ویژگی را اضافه می کند، به عنوان مثال، CryptoPro Office Signature.

این یک برنامه پولی است و فقط در طول دوره آزمایشی می توانید از تمام ویژگی ها به صورت رایگان استفاده کنید. پس از دانلود و نصب افزونه بر روی رایانه خود، می توانید اسناد را با استفاده از الگوریتم زیر امضا کنید:

در منوی اصلی سند، "سرویس" را انتخاب کنید و به "گزینه ها" بروید. در پنجره ای که ظاهر می شود، تب "امنیت" را انتخاب کرده و روی دکمه "امضای دیجیتال" کلیک کنید.

در این پنجره، گواهی امضای الکترونیکی مورد نظر را از بین موارد نصب شده بر روی رایانه خود انتخاب کنید.

از آن برای ایجاد یک امضای الکترونیکی برای یک سند استفاده کنید: روی "Sign" کلیک کنید و رمز عبور محفظه کلید را وارد کنید.

هنگام استفاده از افزونه چه نکاتی را باید در نظر گرفت:

• الگوریتم امضا در نسخه های مختلف Word متفاوت است.
• اگر امضایی را در یک نسخه از برنامه ایجاد کنید و آن را در نسخه دیگر بررسی کنید، ممکن است نتیجه تأیید نادرست باشد.
• سند امضا شده با CryptoPro Office Signature را می توان حتی در رایانه ای که این برنامه نصب نشده است باز و تأیید کرد.

برای اسناد PDF

این یک برنامه رایگان است که به شما امکان ایجاد و تأیید امضای الکترونیکی، رمزگذاری و رمزگشایی یک فایل الکترونیکی را می دهد. شما می توانید نه تنها یک فایل، بلکه بسته ای از فایل ها یا آرشیوها را امضا کنید. شما می توانید یک امضای سند توسط دو یا چند نفر ایجاد کنید.

شما می توانید پس از ثبت نام و نصب خودکار نرم افزار برای عملیات رمزنگاری بر روی کامپیوتر خود در برنامه کار کنید. این برنامه دارای یک رابط بصری است. برای امضای یک سند الکترونیکی باید:

سندی را که باید وارد سرویس شود آپلود کنید. شما می توانید یک فایل با هر فرمتی تا 100 مگابایت را امضا کنید.

گواهی نصب شده در رایانه خود را که سند با آن امضا می شود را انتخاب کنید. می توانید سندی را در Kontur.Crypto با گواهی صادر شده توسط هر مرجع صدور گواهینامه امضا کنید.

یک فایل امضا ایجاد کنید. پس از کلیک بر روی دکمه "Sign"، سرویس یک پوشه با سند اصلی و یک امضا با همان نام و permission.sig ایجاد می کند. پوشه فایل و امضای آن را در سرور ذخیره می کند. این اسناد را می توان در رایانه کاربر دانلود کرد.

سند را برای گیرنده ارسال کنید. می توانید یک فایل و یک امضا برای آن مستقیماً از سرویس ارسال کنید. گیرنده پیوندی به سند ذخیره شده در Kontur.Crypto دریافت خواهد کرد. همچنین می توانید بسته ای از اسناد را در رایانه خود بارگیری کنید (سند منبع، فایل امضا، گواهی و دستورالعمل های تأیید امضا) و آن را از طریق هر پستی ارسال کنید.

هنگام استفاده از Kontur.Crypto چه نکاتی را باید در نظر گرفت:

• این سرویس محدودیتی در وزن سند دارد: می توانید سندی را تا 100 مگابایت امضا کنید.
• شما فقط می توانید یک امضای جدا شده در سرویس ایجاد کنید.
• Contour.Crypto فقط در سیستم عامل مایکروسافت ویندوز کار می کند.
• می توانید امضای ایجاد شده در Kontur.Crypto را در هر برنامه ای که با امضاهای الکترونیکی قطع شده کار می کند بررسی کنید.

مقایسه برنامه های ایجاد امضای الکترونیکی

برای اولین بار پس از چندین سال، مجبور شدم از امضای دیجیتال در کار متنی خود در Word استفاده کنم. اگر نیاز فوری نبود، هرگز از وجود چنین فرصتی خبر نداشتم. من حدود 10 سال است که از Microsoft Word استفاده می کنم و هرگز با EDS (امضای دیجیتال الکترونیکی) مواجه نشده ام. من باید تمام گزینه های سند را مرور می کردم. بعد از 15 دقیقه جستجو، تابعی برای ایجاد امضا در Word پیدا کردم. حالا من آن را با شما به اشتراک می گذارم.

شما می توانید یک امضای دیجیتال را در Word در هر جایی از یک سند قرار دهید. برای این کار باید ناحیه مورد نیاز را با نشانگر ماوس فعال کنید و سپس مراحلی که در زیر نشان داده ام را انجام دهید.

روش 2. نحوه درج امضا در سند Word

این روند در این ویدئو به وضوح نشان داده شده است:

ساخت امضا در Microsoft Word 2010

1. حالا در مورد مایکروسافت آفیس
2. گزینه “File” را انتخاب کنید و سپس بر روی “Information” کلیک کنید.
3. برگه «افزودن امضای دیجیتال» را بررسی کنید.
4. پس از این، باید یک گواهی امضا را انتخاب کنید و انتخاب خود را تأیید کنید.
5. تمام است، امضا در سند Word 2010 ظاهر می شود.

گزینه دوم برای ایجاد امضا در Word 2010 وجود دارد

1. به تب "Insert" بروید، سپس در نوار ابزار Quick Access نماد "Microsoft Office Signature Line" را انتخاب کنید.
2. پس از آن، پنجره تنظیمات امضا باز می شود. شما باید حروف اول، موقعیت و آدرس ایمیل خود را وارد کنید.
3. در مرحله بعد، روی "Ok" کلیک کنید و امضای دیجیتال روی سند ظاهر می شود.

در این ویدیو می توانید این روند را به طور کامل مشاهده کنید.

کار در مایکروسافت ورد با فایل‌هایی که نیاز به تایید، تایید، امضا دارند، می‌دانید که باید پرینت شوند و برای بررسی به شخص خاصی منتقل شوند. یا نسخه الکترونیکی را برای بررسی می دهید و بعد می شنوید که همه چیز خوب است و باید آن را پرینت بگیرید و دوباره بیاورید. اما می توان از چنین اقداماتی اجتناب کرد.

در این مقاله خواهیم فهمید که چگونه می توانید سند ایجاد شده در Word را با امضای دیجیتال الکترونیکی یا امضای دیجیتال امضا کنید. بیایید به گزینه های مختلف آن نگاه کنیم: آن را در یک خط قابل مشاهده ایجاد کنید، یا به سادگی آن را به فایل اضافه کنید.

نحوه ایجاد خط برای درج امضای الکترونیکی در Word

ابتدا بیایید نحوه درج خط مورد نظر را در Word بررسی کنیم.

سند مورد نیاز را باز کنید. سپس مکان نما را در جایی قرار دهید که می خواهید منطقه را بچسبانید.

می توانید متنی بنویسید، به عنوان مثال، "تأیید شده:"، و خطوط خالی را در یک خط جدید درج کنید.

بعد، به تب "درج" بروید، در گروه "متن"، روی فلش کنار دکمه کلیک کنید. "خط امضا"و از لیست انتخاب کنید "خط امضای مایکروسافت آفیس".

در پنجره بعدی، ما با آنچه در آنجا نوشته شده موافقت می کنیم و روی "OK" کلیک می کنیم.

پنجره تنظیمات باز خواهد شد. تمام فیلدهای ارائه شده را پر کنید. اطلاعات شخصی که امضا می کند را وارد کنید: نام کامل، سمت، آدرس ایمیل او. می توانید دستورالعمل ها را تغییر دهید یا می توانید متن پیشنهادی را ترک کنید. کادر را علامت بزنید "نمایش تاریخ..."و روی "OK" کلیک کنید.

در نتیجه خطی شبیه به این خواهیم داشت. شخصی که مشخصات او در زیر ذکر شده است باید اینجا را امضا کند. می‌توانید سند را پرینت بگیرید و برای تأیید بگیرید، یا می‌توانید از شخص بخواهید مستقیماً در Word امضا کند و یک امضای الکترونیکی را در قسمت مشخص شده اضافه کنید.

اگر لزوماً نیازی به اضافه کردن چنین خطی ندارید، می توانید خودتان یک خط با نوع و طول دلخواه در Word ایجاد کنید. برای این کار با دنبال کردن لینک از دستورالعمل استفاده کنید.

نحوه امضای فایل با استفاده از امضای دیجیتال

اگر خطی به سند شما اضافه شده است، که در بالا در مورد آن نوشتم، پس بیایید بفهمیم که چگونه چیزی را در آن درج کنیم.

ابتدا متن را بخوانید و مطمئن شوید که همه چیز در آن درست است. سپس در قسمت مورد نظر کلیک راست کرده و از منوی زمینه گزینه Sign را انتخاب کنید.

در پنجره بعدی، روی "OK" کلیک کنید.

امضای الکترونیکی دیجیتال در Word می تواند انواع مختلفی داشته باشد. در پنجره ارائه شده، در فیلد مقابل ضربدر، به سادگی می توانید نام خانوادگی و حروف اول خود را بنویسید. همچنین می توانید تصویری با نسخه دست نویس یا مهر شخصی خود به این قسمت اضافه کنید.

بیایید گزینه دوم را بررسی کنیم. برای این کار باید روی برگه امضا کنید و نقاشی را اسکن کنید یا می توانید با دوربین عکاسی کنید. نکته اصلی این است که نتیجه تصویری است که با نقاشی یا مهر شما در رایانه ذخیره می شود.

هنگامی که یک تصویر نقاشی شده ایجاد کردید، در این پنجره کلیک کنید "انتخاب تصویر".

نقاشی را در رایانه خود پیدا کنید، آن را انتخاب کنید و روی Select کلیک کنید.

تصویر مورد نیاز در پنجره ظاهر می شود. نام حسابی که سند را امضا کرده نیز اضافه خواهد شد. روی "Sign" کلیک کنید.

ایجاد امضا را تأیید کنید.

پس از امضای فایل، یک خط اطلاعات در بالای این سند ظاهر می شود "به عنوان نهایی علامت گذاری شده است"و امکان ویرایش آن محدود خواهد بود. نماد مربوطه نیز در نوار وضعیت ظاهر می شود.

با کلیک بر روی آن، قسمت "Signatures" در سمت راست باز می شود. در اینجا می توانید ببینید چه کسی دیگری باید امضا کند - آنها در بلوک نشان داده می شوند. اگر متن از قبل دارای امضا باشد، آنها در بلوک نمایش داده می شوند "معتبر".

با کلیک بر روی فلش کنار امضا، می توانید یکی از موارد را از منوی کشویی انتخاب کنید: ترکیب، پیکربندی یا حذف.

اگر سند امضا شده ای را باز کرده اید و می خواهید چیزی را در آن تغییر دهید، پس از کلیک روی دکمه "به هر حال ویرایش کنید"یک پنجره هشدار ظاهر می شود که پس از این، همه امضاها حذف خواهند شد.

اگر با حذف موافقت کردید، این پنجره باز می شود.

پس از حذف امضاها، آنها از متن و در فیلدهای مربوطه ناپدید شدند و در قسمت سمت راست اکنون در بلوک هستند.

برای امضای مجدد، می توانید از لیست کشویی در سمت راست در کنار شخص مورد نیاز خود، روی "Sign" کلیک کنید. سپس تمام مراحل بالا را دنبال کنید.

نحوه امضای یک سند کامل

این را می توان به روشی کمی متفاوت انجام داد. در این صورت خطی با اطلاعات شخصی که امضا کرده است به متن اضافه نمی شود. فایل انتخاب شده به سادگی به روش خاصی علامت گذاری می شود و امکان ویرایش آن از بین می رود.

برای درج چنین امضای دیجیتال نامرئی، به تب "File" و سپس "Details" بروید. کلیک بعدی "حفاظت از سند"و از لیست انتخاب کنید "افزودن امضای دیجیتال".

در پنجره ظاهر شده روی "OK" کلیک کنید.

در پنجره تایید، روی "OK" کلیک کنید.

اکنون فایل امضا می شود و در برگه "File" - "Details" می توانید دقیقاً توسط چه کسی مشاهده کنید.

علاوه بر این یک خط اطلاعاتی در بالا نمایش داده می شود که به عنوان نهایی مشخص شده و قابل ویرایش نیست، در غیر این صورت تمام امضاها حذف می شوند. در منطقه سمت راست در بلوک "معتبر"می توانید ببینید چه کسی آن را تایید کرده است، اما هیچ خط متناظری در خود متن وجود نخواهد داشت.