Šiandien vidaus versle populiarėja naujos rūšies programinė įranga, skirta verslo procesams valdyti, būtent BPMS sistemos. Ir, žinoma, jų išvaizda kėlė daug klausimų. Kam jie reikalingi? Kaip jie veikia? Kuo jie iš esmės skiriasi nuo kitų verslo automatizavimo galimybių?

Kai pirmą kartą susidūriau su BPMS, taip pat turėjau visus aukščiau išvardintus klausimus. Prireikė nemažai laiko, kol supratau, kam reikalingas naujas įrankis, kodėl esamose apskaitos ar CRM sistemose neįmanoma įdiegti visų sėkmingam darbui reikalingų verslo procesų ir koks esminis skirtumas tarp BPMS ir kitų verslo procesų automatizavimo galimybių.

Šiame straipsnyje noriu pakalbėti apie tai, kas yra BPMS sistemos, kodėl jos reikalingos ir kuo proceso metodas skiriasi nuo tradicinių darbo metodų. Nekalbėsiu apie techninius BPMS aspektus (apie verslo procesų modeliavimą ir vystymą), tai bus kito straipsnio tema. Dabar pabandysiu paprasčiausia ir suprantamiausia kalba atskleisti BPMS esmę ir prasmę:

Kas yra BPMS?

Tačiau norėdami suprasti, kas iš tikrųjų yra BPMS ir kokios yra jų savybės, pirmiausia turite suprasti, kas yra BPM.

BPM (angliškai: Business Process Management, business process management) – tai organizacijos procesų valdymo koncepcija, kuri verslo procesus laiko ypatingais įmonės ištekliais, kurie nuolat pritaikomi prie nuolatinių pokyčių, ir remiasi tokiais principais kaip verslo procesų aiškumas ir matomumas. užpakalinėje organizacijoje modeliuojant verslo procesus naudojant formalius užrašus, naudojant programinę įrangą verslo procesų modeliavimui, modeliavimui, stebėjimui ir analizei, galimybė dalyviams dinamiškai atkurti verslo procesų modelius ir naudojant programinės įrangos sistemas.

BPMS (verslo procesų valdymo sistema) pirmiausia yra programinė įranga, skirta palaikyti BPM koncepciją įmonėje. BPMS sistemos reikalingos norint įgyvendinti BPM koncepciją programinėje aplinkoje.

BPMS žiūri į įmonės veiklą kaip į procesų rinkinį, o ne kaip į funkcijų rinkinį. BPM sistemos objektas yra ne pardavimo ar pirkimo skyriaus darbas, o pardavimo procesas, klientų aptarnavimo procesas, tiekimo valdymo procesas ir kt. Remiantis šiuo supratimu, atliekamas BPMS verslo procesų pertvarkymo darbas.
BPM sistema pirmiausia skirta pagerinti įmonės veiklą ir padidinti įmonės pelningumą optimizuojant ir kontroliuojant verslo procesus.

Vartotojo patirtis BPMS ir kitose sistemose

Vartotojas gali savavališkai užpildyti dokumentą, jei jo darbo seka nėra užprogramuota:

• Pirmiausia galima atidaryti užsakymo formą, pasirinkti produktus, nurodyti kainas ir tada identifikuoti klientą.
• Pirmiausia galima sukurti klientą, tada sukurti jo užsakymą.

BPM sistema vartotoją laiko dar viena sistemos plyta. Žmogus turi aiškiai žinoti, kokiame procese jis dirba ir ką turi daryti.

Darbuotojai BPM sistemoje vertinami ne proceso rezultato, o veiksmo atlikimo požiūriu. Vartotojo veiksmų kintamumas čia neįtrauktas. Darbuotojas daro tik tai, kas užprogramuota sistemoje, nei daugiau, nei mažiau.

Verslo procesų įgyvendinimo būdai

Išskirsime tris būdus:

1. „Popierinis“ požiūris;
2. Automatizuotas privažiavimas (naudojant kitas sistemas);
3. Proceso metodas BPMS sistemoje.

Mat jų įmonėje nebuvo sąskaitų faktūrų tvirtinimo procedūros. Mes su įmonės direktoriumi apie tai sužinojome visiškai atsitiktinai. Sužinojau, kad jų įmonėje periodiškai pasitaiko gedimų sąskaitų tvirtinimo stadijoje, o direktorius nustebo sužinojęs, kad apmokėjo ne 50% sąskaitos, kaip buvo planuota, o 100% iš karto.

Kodėl taip atsitiko? Tai paprasta. Taip vadinamas „sugadintas telefonas“ veikė. Specialistas atnešė sąskaitą iš buhalterijos su užrašu „Privalome sumokėti 50% sumos“. Buhalterė paklausė vadovo, apmokėti šią sąskaitą ar ne. Vadovas, įsitikinęs, kad kalbame apie 50% sumos, patvirtino mokėjimą. O buhalterė savo ruožtu pamiršo, kad garsiai pasakyta apie pusę sumos, ir suprato vadybininką, kad reikia apmokėti visą sąskaitą. Kas ir buvo padaryta.

Remdamiesi šios įmonės ir šio verslo proceso pavyzdžiu, apsvarstysime visus tris būdus.

„Popierinis“ (ne automatizuotas) metodas

• Darbuotojas gauna sąskaitą ir perduoda ją buhalterijai;
• Buhalterija įveda sąskaitą į darbo užmokesčio apskaitą ir derina su vadovu;
• Vadovui pritarus ir pasirašius prašymą, sąskaitą apmoka buhalteris.

Automatizuotas požiūris

Paprastai įmonės stengiasi kontroliuoti vieną ar kitą verslo procesą toje apskaitos sistemoje, kurioje jau dirba. Bet tai taip pat neteisinga. Pažvelkime į šios parinkties trūkumus.

Kadangi verslo procesų įgyvendinimui įmonėje, kurią pateikiau kaip pavyzdį, papildomų lėšų nebuvo skirta, tai panaudojome įmonės jau turimus įrankius, tiksliau – apskaitos sistemą.
Užduotis buvo ta, kad jei darbuotojui prireiktų apmokėti sąskaitą faktūrą, mokėjimo suma būtų per tam tikrus patvirtinimo etapus.

Kaip atrodė:

• Sistema paskiria atsakingus asmenis išlaidų tvirtinimui;
• Pagal bet kurį dokumentą (užsakymą tiekėjui, prekių gavimą ar kitą dokumentą) sukuriamas dokumentas Prašymas išleisti lėšas statusu Nepatvirtinta;
• Jei atsakingas asmuo patvirtino prašymą ir pakeitė statusą į Sutinku, tada sąskaita buvo išsiųsta į buhalteriją;
• Jei nustatyta būsena Atmesta, tai reiškia, kad paraiška grąžinta procesą inicijavusiam asmeniui.

• sukurti prieigą prie sistemos;
• apmokyti dirbti su reikalingais dokumentais;
• tinkinti sąsają, kad būtų patogu naudotis;
• sukonfigūruoti prieigos teises.

Norint priimti sprendimą šiuo atveju, įdomūs tik 3 punktai:

1. pinigai (kiek turime mokėti);
2. gavėjas (kam turėtume mokėti);
3. tikslas (už ką mokame).

Be to, toks sutikrinimo įgyvendinimas apskaitos sistemoje yra gana primityvus ir nereiškia kintamumo (pavyzdžiui, atsakomybės sričių pasiskirstymas priklausomai nuo dokumento ar išlaidų straipsnio sumos).

Tačiau BPM sistemoje svarbus pats patvirtinimo procesas, o ne informacijos atspindėjimas būsimoms ataskaitoms ir pan. Čia tiesiog yra žmonių, kuriems, remiantis informacijos kontekstu, reikia greitai atlikti procesą.

Taigi, pagrindiniai skirtumai tarp verslo procesų vykdymo BPMS ir apskaitos sistemos:

1. BPMS svarbu tai, kas bus padaryta. Čia svarbu ne apskaitos informacija ar atskaitomybė, o būtinybė greitai priimti sprendimą, kad verslo procesas judėtų į priekį. Tai neveiks su apskaitos sistema, čia turime nurodyti, kurie dokumentai kuriami naudojant kokius ir pan. - tai nėra patogu. Čia nėra aiškaus konteksto.
2. Logikos ir plėtros paprastumas. Jei verslo procesą atliekame apskaitos sistemoje, turime atsižvelgti į daugybę loginių ryšių: kaip tvarkomi dokumentai ir operacijos, ką tai įtakoja, kokias papildomas licencijas reikia įsigyti ir pan. - nors atrodytų, kad už patvirtinimą atsakingam asmeniui to nereikia. Tačiau apskaitos sistemoje būtinai turime susieti su konfigūracijos objektais arba juos modifikuoti, o tai nėra labai teisinga.

Būtent todėl buvo sukurtos BPM sistemos, kuriose visa logika nukreipta ne į skaičiavimus, ne į duomenų saugojimą, o į greitą proceso vykdymą ir jo valdymą.

Dabar pereikime prie trečiojo požiūrio ir apsvarstykime, kaip šis verslo procesas turėtų būti išspręstas BPMS sistemoje.

Proceso metodas BPMS

Mūsų pavyzdyje jų bus trys:

1. Sąskaitos faktūros patvirtinimo paraiškos sudarymas;
2. Paraiškos patikrinimas;
3. Paraiškos rezultatas:
   • patvirtinus – paraiškos spaudinį,
   • jei nepatvirtinta, informuoti tiekėją

Sistemoje kiekvienas vartotojas dirba naudodamas savo prisijungimo vardą ir slaptažodį ir mato tik savo formą ir vietą verslo procese. Mūsų pavyzdyje už aplikacijos sukūrimą atsakingas darbuotojas, o už patikrinimą ir patvirtinimą – vadovas, ir kiekvienas mato tik savo formas, užduotis ir gali atlikti tik savo veiksmus.

Atitinkamai, jei aplikaciją sukūręs darbuotojas paspaudžia pereiti į kitą etapą, tada atsakomybė nuo jo nuimama ir pereina vadovui, kuris turi patikrinti paraišką. Tai darydami pasiekiame atsakomybės sričių padalijimą ir kontrolę.

Šis pavyzdys aiškiai parodo, kad BPM sistemose viskas priklauso nuo konteksto. Visos formos sąveikos yra skirtos užtikrinti, kad vartotojas matytų tik tai, ko jam reikia, ir tik tai, ko jam reikia konkrečiame etape, atsižvelgiant į proceso kontekstą.

Jei kitos sistemos yra skirtos užtikrinti, kad operacija būtų baigta, tai BPMS mes orientuojamės į veiksmus.

BPM sistemą galima palyginti su japoniška Yumi šaudymo iš lanko technika. Yumi šaudymo mokyklos skelbia tokį požiūrį: jei nori pataikyti, nereikia koncentruotis į taikinį, o dabar reikia atlikti visus veiksmus teisingai. Tie. Čia naudojamas principas, kurį jau minėjau japonų Yumi šaudymo iš lanko metu: sutelkite dėmesį į kiekvieną veiksmą, kiekviename etape, atlikite kiekvieną veiksmą efektyviai. Ir tada jūs tikrai pasieksite savo tikslą!

Tiesą sakant, BPMS sistemoje kiekvienas darbuotojas dirba tarsi ant surinkimo linijos. Kiekviena užduotis, kiekvienas verslo procesas, kuriame dalyvauja darbuotojas, tampa atskira konvejerio linija. Ir, kaip šio proceso dalyvis, darbuotojas, vykdydamas tam tikrą užduotį, gali atlikti tik tam tikrus veiksmus, griežtai apribotus užduoties atlikimo algoritmu.

Žinoma, šis palyginimas nėra visiškai tikslus, nes darbuotojas gali pasirinkti, kurį verslo procesą apdoros dabar, o kurį vėliau. Tie. iki tam tikro taško jis yra virš procesų ir gali pasirinkti, prie kurios dujotiekio atšakos prisijungs tam tikru metu. Tačiau tam tikro verslo proceso rėmuose jis tampa konvejerio dalyviu, kurio procesai kiekvienam dalyviui nustato griežtus apribojimus.

Grįžkime prie sąskaitos faktūros patvirtinimo pavyzdžio ir apsvarstykime, kokios galimybės yra taikant proceso metodą:

• Atsakomybės sričių atskyrimas;
• Darbuotojo darbo sutelkimas į konkrečius veiksmus;
• Vartotojų informavimas apie procesų, kuriuose jie dalyvauja, pasikeitimus (arba būtinybę atlikti pakeitimus).

BPMN 2.0 yra visuotinai priimtas verslo proceso apibūdinimo standartas, ir žmonės, susipažinę su šia žyma, iškart supras verslo proceso modelį, parašytą šiuo formatu.

Išvada

Daugiau straipsnių šia tema.

Verslo procesų valdymo sistemos (BPMS)

Verslo procesų valdymo (BPM) sprendimai leidžia jūsų įmonei optimizuoti verslo procesus naudojant esamas programas. Paprastai BPM sprendimas yra atvirų, standartais pagrįstų komponentų rinkinys, skirtas verslo procesams modeliuoti, vykdyti, valdyti ir optimizuoti, taip pat integruoti įmonės taikomąsias programas.

Paslaugos, sukurtos kaip programų integravimo dalis, yra „statybiniai blokai“, iš kurių galima sukurti vykdymo seką integruotoje „visų galo“ verslo procesų sistemoje, jungiančioje įvairių funkcinių sričių procesus. BPM sistema užtikrina automatiškai vykdomų verslo procesų žingsnių sekos ir programų sąveikos taisyklių (informacijos perdavimo) formavimą kiekviename iš šių žingsnių. BPM moduliai iš pirmaujančių integracijos platformų pardavėjų suteikia galimybę kurti, kurti, testuoti, vykdyti, stebėti ir valdyti verslo procesus. BPM klasės programos yra patogus įrankis modifikuojant integruotą informacinę sistemą įmonės verslo procesų pokyčių (pertvarkymo) kontekste.

Tipiškos BPMS architektūra

BPM sprendimai naudoja uždarojo ciklo inžineriją, kad nustatytų procesų spragas, suteikdami jūsų įmonei galimybę kontroliuoti visą verslo procesų gyvavimo ciklą. Rezultatas – greita ir lanksti platforma, sukurta naudojant esamas programas, leidžianti greitai reaguoti į naujus verslo poreikius ir pagerinti našumą.

Verslo procesų valdymo sistemos suteikia didelę naudą dviem lygiais. Pirmasis lygis yra strateginis, apimantis tokius privalumus kaip įmonės kasdienės veiklos ir jos strateginių tikslų ryšys. Antrasis lygis yra kiekybinis: tai yra tos naudos, kurias galima suskaičiuoti ar išmatuoti, pavyzdžiui, sutaupyti milijonus dolerių arba sutrumpinti laiką, pavyzdžiui, sudarant ir susitarus dėl sutarčių nuo kelių dienų iki kelių minučių. Ir dar vienas privalumas, bene pats svarbiausias – pasikeitusi atmosfera kolektyve, darbuotojų orientacija į savo darbo efektyvumo didinimą, suvokimas, kaip jų veiksmai įtakoja bendrą rezultatą ir bendrą įmonės poziciją rinkoje, taip pat greitesnė ir aktyvesnė reakcija į konkurencinės aplinkos pokyčius.

Naudojimo sritys

Verslo procesų valdymo sistemos yra pagrįstos proceso požiūriu ir geriausiai tinka visų pirma į klientą orientuotiems ir iki galo Bendrovės verslo procesams automatizuoti.

Dažniausiai verslo procesų valdymo sistemos naudojamos sudėtingiems verslo procesams, apimantiems kelis įmonės padalinius ir daugelio esamų informacinių sistemų, pavaldžių vienam bendram tikslui, automatizuoti.

Kitas dažnas atvejis – automatizavimas tose srityse, kurioms nėra paruoštų, gerai patikrintų ar palyginti įperkamų gatavų sprendimų.

Taip pat verslo procesų valdymo sistemos gali būti naudingos, jei reikia greitai (nuo vieno iki kelių mėnesių), kryptingai automatizuoti bet kurį esminį Bendrovės verslo procesą.

Pagrindiniai bruožai

Funkcinė BPM architektūra

Visos šiuo metu siūlomos verslo procesų valdymo sistemos (BPMS), nepriklausomai nuo diegimo platformos, atlieka šias pagrindines funkcijas:

• darbuotojo užduočių valdymas (galimybė sujungti atskiras užduotis į verslo procesus, valdyti perėjimus nuo vienos užduoties prie kitos, perskirstyti užduotis ir priskirti jas grupėms, funkciniams padaliniams);
• gebėjimas greitai sekti užduočių eigą (esamąjį etapą, proceso vykdytoją ir būseną, taip pat pokyčių istoriją);
• pagrindinių procesų rodiklių operatyvinis stebėjimas (realiu laiku), perspėjimų apie klaidas ir rodiklių kritimas rodymas;
• galimybė prijungti prie sistemos partnerius (pavyzdžiui, inkaso agentūras, vertinimo partnerius ir kt.) ir visišką jų veiklos kontrolę iš Jūsų įmonės darbuotojų (darbuotojai mato, kokiame etape yra procesas ir partnerių užduotys);
• griežtai reglamentuotų verslo procesų kūrimas visiems darbuotojams (sprendimą pereiti į kitą etapą priima sistema, remdamasi jau įvestais duomenimis ir verslo proceso logika);
• prieigos kontrolė pagal kiekvieno vartotojo vaidmenį procese (darbuotojas turi prieigą tik prie savo užduočių ir tik tų duomenų, kurie yra būtini užduočiai atlikti);
• integracija su kitomis įmonės sistemomis tiesiogiai verslo proceso vykdymo metu (duomenų priėmimas ir perdavimas);
• verslo taisyklių valdymas nestabdant verslo procesų vykdymo (pavyzdžiui, terminas, per kurį įvykdomas reikalavimas dėl visiško išankstinio grąžinimo, maksimalus terminas ieškinio procedūroms kredito byloje iškelti ir kt.)

Į procesus orientuotos verslo procesų valdymo sistemos diegimo privalumai

Pagrindinės BPM sprendimų savybės yra tai, kad jie leidžia:

• užtikrinti lankstų verslo procesų „nuo galo iki galo“ automatizavimą (turintis įtakos kelių funkcinių įmonės padalinių ir informacinių sistemų veikimui);
• sudaryti pagrindą diegti proceso metodą organizuojant įmonės organizacinių padalinių darbą;
• leidžia organizuoti efektyvią verslo procesų įgyvendinimo kontrolę realiu laiku;
• sumažinti skirtingų įmonių padalinių ir partnerių sąveikos kaštus;
• užtikrinti „sklandžią“ integraciją tarp įvairių įmonės ir partnerių verslo programų;
• leidžia sutrumpinti naujų sprendimų ir verslo funkcijų diegimo laiką;
• padidinti jau padarytų investicijų į įmonės informacines sistemas grąžą.

Įgyvendinimo metodai

Aukščiausi BI specialistai turi kompetenciją ir patirtį kuriant integracinius sprendimus pirmaujančių pasaulio gamintojų pramoninėse platformose:

„Oracle SOA Suite“ / „Oracle BPM Suite“;

SAP NetWeaver BPM;

Microsoft SharePoint ir BizTalk Server.

Prieš pat diegimo pradžią Jūsų įmonės verslo procesų apklausą gali atlikti tiek TopS BI specialistai, tiek Jūsų specialistų jau įforminti verslo procesai kokiu nors įrankiu (kaip aprašo įrankiai gali būti naudojami Aris arba Visio).

Kurdama verslo procesų valdymo sistemas TopS BI teikia šias paslaugas:

• išsamios apklausos atlikimas, įskaitant įmonės verslo procesų ir IT infrastruktūros analizę, siekiant suformuluoti tolesnius pasiūlymus dėl integracinio sprendimo kūrimo;
• integracinių sprendimų architektūros kūrimas;
• programinės ir techninės įrangos komplekso projektavimas, reikalingos įrangos ir programinės įrangos specifikacijų parengimas, programinės ir techninės įrangos komplekso integravimo sprendimui tiekimas, įdiegimas ir konfigūravimas.
• verslo komponentų ir integravimo logikos, vartotojo sąsajos kūrimas;
• verslo procesų stebėjimo, informacijos saugumo ir administravimo priemonių nustatymas ir pritaikymas;
• komponentų, išplečiančių esamų integravimo sprendimų galimybes, kūrimas ir modifikavimas;
• operatyvinės dokumentacijos kūrimas ir sistemos vartotojų mokymas;
• visapusiškas integravimo sprendimo testavimas;
• techninės pagalbos teikimas ir įgyvendintų sprendimų priežiūra.

Šiuolaikinėmis sąlygomis verslas aktyviai taiko procesinį požiūrį į darbo organizavimą. Tačiau vis dar kyla problemų suprasti, kas yra verslo procesų valdymas ir kaip teisingai naudoti BPM.

EABPM (Europos BPM asociacija) šio termino apibrėžimas yra toks:

Verslo procesų valdymas (BPM) – tai sisteminis metodas, skirtas automatizuotiems ir rankiniams procesams fiksuoti, projektuoti, vykdyti, dokumentuoti, matuoti, stebėti ir valdyti, siekiant įmonės tikslų ir verslo strategijų. BPM apima sąmoningą, išsamų ir vis labiau technologinį apibrėžimą, tobulinimą, inovacijas ir galutinių procesų priežiūrą. Šio sistemingo ir sąmoningo procesų valdymo dėka įmonės greičiau ir lanksčiau pasiekia geresnių rezultatų.

Taip pat priminsiu, kad šią temą keliu jau ne pirmą kartą. Aš daug kalbėjau apie verslo procesus tokiuose straipsniuose kaip „Kas yra verslo procesas ir verslo proceso aprašymas“ arba „Trumpas BPMN aprašymas su pavyzdžiu“.

Tačiau klausimų lieka, juos man dažnai užduoda ir straipsnių skaitytojai, ir mano klientai. Be to, rinkodaros straipsniai ir terminai, susiję su šia veiklos sritimi, įneša daug painiavos suprasti esmę. Tiek programinės įrangos sistemų kūrėjai, tiek verslo konsultantai, kurie savo darbe nuolat naudoja šiuos įrankius, sugebėjo į verslo procesų valdymo sritį įvesti daug išskirtinai rinkodaros koncepcijų. Viena vertus, šis procesas yra neišvengiamas bet kurioje komercinėje srityje. Kita vertus, BPM jau nėra pati lengviausia metodika ne specialistui. O rinkodara prideda dar daugiau painiavos.

Todėl nusprendžiau pateikti savo išsamų apibrėžimą, kas yra verslo procesų valdymas. Ir tikiuosi, kad galiu padėti jums suprasti pagrindines problemas, susijusias su BPM naudojimu.

Kaip atsirado BPM?

Tuo pačiu metu žmonija nestovi vietoje. Ir tiek vaikų ugdymo, tiek verslo organizavimo srityje atsiranda naujų priemonių, kurios yra lankstesnės, patogesnės, intuityvesnės, o tai ypač svarbu pirmuosius žingsnius bet kurioje srityje žengiantiems žmonėms.

Jei atsigręžtume į senus įrašus ir pabandytume ištirti darbo organizavimo ypatumus tiek sovietinėse įmonėse, tiek Vakarų įmonėse, pavyzdžiui, „Ford“, pamatysime dažniausiai sausus, sunkiai įskaitomus tekstinius nurodymus, pirmiausia susijusius su funkciniu požiūriu:

1. Darbo vietos aprašymas
2. Darbuotojo pareigybės aprašymas
3. Saugos reikalavimai ir kt.

Bet ką daryti, jei reikia greitai pakeisti visos organizacijos darbą? O jei bus įdiegta ir automatika? BPM atsiradimas buvo atsakas į šiuos prašymus.

Apie tai, kas yra verslo procesas, jau rašiau („Kas yra verslo procesas ir verslo proceso aprašymas“), todėl pagrindinių nuostatų ir paties verslo proceso apibrėžimo nekartosiu. Pažvelkime atidžiau į verslo procesų valdymo sampratą.

Apie verslo procesų valdymą paprastais žodžiais

Apibrėžimas iš manęs:

Verslo procesų valdymas (BVP) – tai veiklų (automatizuotas ir neautomatizuotas) valdymas komandoje per verslo procesus.

1. Apibūdinkite pačius verslo procesus.
2. Įdiegti aprašytą verslo procesą į komandos darbą
3. Paskirti už verslo procesus atsakingus asmenis, vadinamuosius kamino turėtojus arba verslo procesų savininkus.

Kartu būtina tvarkyti itin nevienalytę aplinką. Įvairūs verslo procesai reikalauja skirtingų darbuotojų požiūrio ir veiksmų bei skirtingų automatizavimo įrankių. Ir visa tai reikia mokėti aprašyti atskirai, o paskui sujungti į bendrą sistemą.

Būtina vadovautis supratimu: proceso metodas yra visumos valdymas per dalių valdymą.

Ir kad būtų išvengta painiavos terminologijoje, paaiškinsiu:

• BPM yra metodika. tie. pagrindinių principų ir požiūrių rinkinys notacijų konstravimui ir paties darbo organizavimui naudojant verslo procesus.
• BPMN yra žymėjimas (kalba), kuria kuriami žymėjimai, įskaitant vykdomuosius
• BPMS – IT vykdymo sistema, sukonstruota pagal tam tikras metodikoje nurodytas taisykles

Vykdomi ir nevykdomi verslo procesai

Tie. žymėjimams kurti naudojame BPM principus ir technikas. Šiuo atveju naudojame BPMS rašymo taisykles. Norėdami sukurti nevykdomą užrašą, iš esmės galite naudoti net vatmano popieriaus lapą ir pieštuką. Svarbiausia yra griežtai laikytis visų taisyklių.

Vykdomajam žymėjimui reikalinga specifinė IT aplinka – BPMS. Tuo pačiu BPMN rekomenduoju atlikti net ir nevykdomus, nes čia pati aplinka padeda nustatyti galimas klaidas ir prieštaravimus, o tai padidina verslo proceso aprašymo raštingumą ir tikslumą.

Proceso ir funkcinio požiūrio skirtumai

Taip pat turite žinoti:

Strateginiam įmonės veiklos planavimui ir vertinimui „kaip visuma“ geriau naudoti funkcinį modeliavimą ir žymėjimus (pavyzdžiui, IDF0). Apie tai išsamiai rašiau straipsnyje „Įvadas į IDEF0 žymėjimą ir naudojimo pavyzdys“. Čia galite pradėti nuo norimo rezultato ir sukurti juodosios dėžės funkcijų seką, reikalingą jam pasiekti.

Tvarkyti veiksmų seką ir ją optimizuoti. kas vyksta kiekviename darbo etape, taip pat gerinant skirtingų „juodųjų dėžių“ sąveiką, reikalingas BPM proceso metodas. Čia studijuojate pačius veiksmus, stebite rezultatų pasiekimo greitį ir darbo intensyvumą, juos optimizuojate ir standartizuojate.

Jei darote kokius nors verslo proceso pakeitimus, visada pradedate ne nuo visumos, o nuo dalies. Tie. keičiate programos algoritmą ir/ar koreguojate pareigybės aprašymą darbuotojui, atliekančiam tam tikras funkcijas. Dėl to pasikeičia vienas iš verslo proceso elementų, o dėl to – ir visas verslo procesas.

Turite suprasti:

Verslo proceso aprašymo kūrimas pradedamas „kaip visuma“, po kurio kiekvienas procesas suskirstomas į subprocesus ir tam tikru mastu detalizuojamas.

Verslo proceso keitimas, priešingai, prasideda nuo „žemesnių“ lygių – maksimalaus detalumo. Ir nuo detalių iki visumos daromos visos reikalingos pataisos.

Funkciniu požiūriu įvesties ir išvesties objektai yra labai svarbūs. Pačioje juodosios dėžės funkcijoje tam tikras objektų apdorojimas vyksta norint gauti norimą rezultatą. Ir čia pagrindinis dėmesys skiriamas „ką tiksliai norime gauti“, t.y. požiūris į verslo valdymą yra gana strateginis.

Taikant proceso metodą, gauname atsakymą į klausimą „kaip geriausia tai padaryti“, t.y. Mes sutelkiame dėmesį į taktinį ir operatyvinį valdymą. Todėl čia, kai atskiri elementai keičiasi tarp „įvesties“ ir „išvesties“, keičiasi visas procesas.

Detalizuojant taip pat svarbu nustatyti optimalų lygį: ne per daug „apskritai“, bet ir nedetalizuojant didelio proceso iki kiekvieno darbuotojo veiksmų. Kartą mačiau verslo procesų aprašymą, patalpintą ant dviejų metrų vatmano popieriaus. Tačiau kuo sudėtingesnis ir išsamesnis procesas, tuo sunkiau jis bus suvokiamas „kaip visuma“ ir dėl to jį bus sunkiau suprasti bei tobulinti.

Dėl šių priežasčių dirbant su verslo procesais naudojamas kelių lygių išskaidymas, t.y. kiekvienos „juodosios dėžės“ detalizavimas išskiriamas į atskirą procesą. Ir dėl tos pačios priežasties strateginiam planavimui nenaudojamas proceso metodas, tam, kartoju, naudojamas funkcinis modeliavimas.

Darbo su BPM aprašymas

Žmonių (įmonės darbuotojų) apklausa. Supratimas, kaip atliekamas darbas kiekvienu konkrečiu atveju.

Verslo proceso dokumentavimas pagal gautus duomenis. Šiame etape analitikas gauna verslo proceso aprašymą „toks, koks yra“.

Gauto verslo proceso studijavimas silpnybių ir optimizavimo galimybių požiūriu:

Pagal paruoštą optimizuotą (pagal poreikį) schemą kuriami dokumentai: pareigybių aprašymai, vartotojo vadovai, prireikus diegiami automatizuoti sprendimai.

Įdiegus, remiantis užrašu, yra stebimas verslo procesas, nustatomi galimi neatitikimai, tiriamos jų priežastys.

Esant poreikiui, schemos pakeitimai atliekami remiantis nustatytais trūkumais ar įmonės darbo pokyčiais, susijusiais su išoriniais veiksniais.

Proceso gyvavimo ciklas BPM

Šis ciklas gali būti kartojamas be galo daug kartų. Bet koks verslas, bet kokia organizacija yra ne sustingęs monolitas, o besivystantis organizmas nuolat besikeičiančioje aplinkoje. Keičiasi teisės aktų specifika, iš rinkos ateina ir išeina konkurentai, atsiranda naujų automatizavimo įrankių ir t.t.

Pagrindinė verslo analitiko taisyklė: optimizuojant procesą reikia mokėti laiku sustoti. Ir čia reikia aiškiai išanalizuoti pokyčių sudėtingumą (kainą) ir dėl to padidėjusį efektyvumą (naudą).

BPM privalumai ir trūkumai

• Gebėjimas kiek įmanoma detalizuoti žmonių ir sistemų veiksmus, reikalingus rezultatams pasiekti.
• Grafiniai užrašai yra vizualūs, leidžiantys suprasti įmonėje vykstančių procesų ypatumus ir įžvelgti jų silpnąsias vietas.
• Žymėjimai puikiai tinka kaip nurodymai atlikėjui, kuris gaus aiškią ir nedviprasmišką veiksmų seką. Kartu jis bus suprojektuotas grafiškai – patogiausiu žmogaus suvokimui.
• Taikant proceso metodą, proceso rezultatas bus standartizuotas ir atitiks tai, ko tikimasi. Tai sumažins žmogiškojo faktoriaus įtaką aptarnavimo lygiui ar bet kokių kitų darbų atlikimui.
• BPMN metodika yra gerai išvystyta ir standartizuota. Tuo pačiu metu įrankiai (BPMN žymėjimai) yra intuityvūs net ir verslo procesų valdymo visai nesimokiusiems žmonėms. Kita vertus, standartų ir taisyklių buvimas leidžia išvengti klaidų kūrimo metu ir sukurti vykdomuosius užrašus (paruoštus verslo automatizavimo elementus) BPMS sistemoje.

BPM trūkumai, kaip dažnai nutinka, yra toje pačioje vietoje kaip ir pranašumai:

• Didelis procesų detalumo laipsnis trukdo suvokti verslo našumą strateginiam planavimui.
• Žmonėms, kurie kuria proceso modelį, tenka labai didelė atsakomybė. Bet kokia klaida gali sukelti pražūtingų rezultatų. Pavyzdžiui, kuriant funkcinį modelį įvestyje yra duomenys, išvestyje – rezultatas, įrankiai, kuriuos įmonė pateikia atlikėjui, ir pats atlikėjas. Nors atlikėjas duoda lauktą rezultatą, vykdydamas funkciją, jis gali veikti savo nuožiūra, pasirinkdamas optimalų tikslo pasiekimo būdą. Taikant proceso metodą, atlikėjas netenka „manevro laisvės“. Jis turi aiškiai apibrėžtą veiksmų seką, atsižvelgdamas į visas įmanomas sąlygas. Ir jis neturi teisės elgtis kitaip, net jei rezultatas pasirodytų kitoks nei tikėtasi.
• Verslo procesas yra statinis ir praktiškai nėra koreguojamas iš vidaus. Atlikėjas gauna aiškią veiksmų seką ir nebegali imtis iniciatyvos. Dėl to atlikėjai vėl ir vėl kartos bet kokią klaidą, kol ji bus ištaisyta pačiame verslo procese.

Kurioms įmonėms tinka BPM?

Komercinėse įmonėse procesų metodas tinka darbui standartizuoti, jis leis „pakelti“ paslaugų lygį iki tam tikrų standartų. Viena vertus, tai didelis pliusas. Kita vertus, tai ir minusas, nes iniciatyvūs ir talentingi darbuotojai, kad ir kaip norėtų, nesugebės savęs įrodyti ir atnešti daugiau naudos bei pelno. Proceso metodas yra būtent stabilumas ir tam tikras statiškumas. Todėl naudodamiesi juo turite aiškiai suprasti, kur toks darbas jums tinka, o kur geriau suteikti žmonėms daugiau laisvės.

Kad verslo procesas būtų naudingas, o ne žalingas, rekomenduojama rinkti komentarus ir klaidas iš verslo proceso dalyvių. Nereikia manyti, kad BPM yra galutinė tiesa.

Apie tai, kaip tiksliai valdyti verslą naudojant verslo procesus, išsamiau jau kalbėjau ankstesniuose straipsniuose ir kalbėsiu dar ne kartą. Čia pabandžiau kuo paprasčiau paaiškinti terminų BPM, BPMS, BPMN skirtumus ir apibūdinti pačią „verslo procesų valdymo“ sąvoką. Be šių pagrindinių žinių neįmanoma suprasti proceso požiūrio.

Klausimai ir atsakymai

Funkciniu požiūriu į žmonių veiksmus ir automatizuotas sistemas žiūrime kaip į „juodąją dėžę“. O į modeliavimą žiūrime iš tikslo pasiekimo etapų ir tam reikalingų išteklių požiūriu. Procesų modeliavime tiriame darbuotojų ir sistemų veiksmų seką kiekviename etape, siekdami juos optimizuoti ir padidinti efektyvumą.

Kokios sąvokos įtrauktos į BPMN?

Visų pirma, tai pati BPMN sistema, taip pat BPMS žymėjimų aprašymas. Apie juos rašiau šiame straipsnyje, o išsamiai – ankstesniuose straipsniuose (rekomenduojamas nuorodas žr. leidinio pabaigoje). Be to, ne taip seniai pasirodė naujos koncepcijos - DMN ir CMMN. Detaliau apie juos dabar nekalbėsiu. Naujas sąvokas ir jų ypatybes pabandysiu aprašyti būsimuose leidiniuose.

Kodėl mums reikia tiek daug sudėtingumo ir skirtingų požiūrių kuriant užrašus?

Verslo procesų valdymas ir pati BPM metodika yra būtini, be kita ko, direktyviniam didelių komandų valdymui. Štai kodėl reikalingi užrašai, verslo procesų aprašymai ir daugybė įrankių.

Kur pradėti dirbti su BPM?

Išmokite BPMN žymėjimo kalbą ir pabandykite ją naudoti savo darbe. Svarbiausia nebijoti pradėti. Suprasite, kad paprastus užrašus praktiškai sukonstruoti daug lengviau, nei atrodo. O metodiką galite išmokti žingsnis po žingsnio, pasikliaudami paprastais ir suprantamais grafiniais BPM įrankiais.

Ar BPM gali būti naudojamas rankinėms sistemoms?

Gali. Toks požiūris visų pirma skirtas ne automatizavimui (IT sektorius turi savo įrankius), o įmonės ar bet kurios komandos darbo organizavimui. Čia gali būti atsižvelgiama į darbo sritis, kuriose naudojamos automatizuotos sistemos. Arba galime svarstyti tik procesus komandoje, bet kurį iš jų – nuo ​​statybų brigadų ar gamybos iki kūrybinių komandų teatre ar filharmonijoje. Svarbiausia yra aiškiai apibūdinti, kaip vyksta jus dominantis procesas, taip pat kaip norite jį pakeisti.

Verslo procesų sistema (BPS) yra organizacijos procesų sistemos posistemė. Pagrindinis motyvas atskirti SBP nuo viso organizacinių procesų rinkinio yra sumažinti valdymo objekto dydį ir sudėtingumo lygį verslo procesų valdymo etape.

Verslo procesai įmonėse egzistuoja, nesvarbu, ar jie yra, ar nevaldomi. Įmonė negali egzistuoti be joje vykstančių ir ją formuojančių procesų. Norėdami apsvarstyti procesą, turite kreiptis į jo struktūros aprašymą ir suprasti.

Bet koks procesas, kad ir koks jis būtų, turi būti sudarytas iš tam tikrų komponentų, kurie turi būti apibrėžti ir struktūrizuoti apibrėžiant procesą. Tipiški proceso komponentai yra:

įvestis (žaliavos, medžiagos, ruošiniai, konteineriai, duomenys ir kt.)

išėjimai (proceso veikimo rezultatai, gatavi produktai)

BETO, Į PROCESĄ APRAŠO IŠTEKLIAI IR INFORMACIJA, REIKALINGA PROCESUI PALAIKYTI, PAVYZD.

naudojama technologija

personalas (darbuotojai, darbuotojai, pareigūnai ir kt.)

technologinė įranga (procesų linijos, mašinos, įrankiai ir kt.)

metrologijos įranga

transporto priemonių

energijos išteklių

Aprašant proceso komponentus taip pat reikia atsižvelgti į infrastruktūros ir veiklos aplinkos, reikalingų procesui atlikti, prieinamumą. Procesai sąveikauja ir taip pat yra vienas nuo kito priklausomi. Vadovams kyla klausimų apie verslo procesų optimizavimą ir analizę.

Tarptautinis standartas ISO 9000:2000 apibrėžia procesą kaip tarpusavyje susijusių ir sąveikaujančių veiklų, kurios transformuoja įvestis ir išvestis, rinkinį.

Kiekvienas verslo procesas: turi savo ribas; turi galutinį vartotoją (kitą verslo procesą arba galutinį vartotoją); turi savo savininką.

GALIMI VERSLO PROCESŲ KLASIFIKACIJA:

Funkcijos (operacijos) yra žemiausio organizacijos veiklos skaidymo lygio procesai, paprastai operacijas atlieka vienas asmuo.

Visi organizacijos verslo procesai skirstomi į:

pagrindinis, palaikomasis, vystymas, valdymas.

Būdingi procesų bruožai

1. Procesų tikslas – sukurti pagrindinius produktus. Procesų tikslas – užtikrinti pagrindinių procesų veikimą. Proceso tikslas – valdyti visos organizacijos veiklą. Proceso tikslas – inovatyvių procesų valdymo technologijų kūrimas.

2. Rezultatas yra pagrindinis jo gamybos produktas ir (arba) pusgaminis. Rezultatas – ištekliai pagrindiniams procesams. Rezultatas – visos organizacijos veikla.

3. Procesai yra pagrindinių produktų kūrimo kelyje. Procesų veikla nesusijusi su pagrindiniais produktais.

4. Procesai prideda produkto vertę vartotojui. Procesai suteikia produktui pridėtinę vertę.

3. Verslo procesų valdymo sistemos kūrimo principai. Perėjimas nuo funkcinio prie procesinio požiūrio įmonės valdyme

Valdymas – tai kryptingas informacinis poveikis žmonėms ir ūkio objektams, vykdomas siekiant nukreipti jų veiksmus ir pasiekti norimų rezultatų.

Būtina atskirti įmonės valdymą naudojant verslo procesus ir pačių procesų valdymą.

Ką reiškia valdyti maitinimo šaltinį?

ü Griežtai laikytis proceso taisyklių;

ü Nukrypimo atveju sugebėti sukurti korekcinį veiksmą, kuris grąžintų procesą pagal reglamentus

Bet koks valdymas, įskaitant verslo procesų valdymą, turėtų būti kuriamas remiantis šiais principais:

1. Tikslaus ritmo (ritmiškumo) principas, kurio esmė – užtikrinti tam tikros apimties gaminių išėjimą per vienodą laiko tarpą ir atitinkamai tikslų verslo proceso kartojimą visuose etapuose.

2. Vienodų standartų (standartizacijos) principas. Vienodų standartų ir reikalavimų įvedimas tiek iš rangovų perkamoms prekėms, tiek savos gamybos gaminiams leidžia išvengti ne tik nepagrįstos medžiagų įvairovės, bet ir dažnai pasitaikančio medžiagų ir įrangos, sistemų ir programinės įrangos produktų „nesuderinamumo“ .

3. Srauto (tiesioginio srauto) principas. Šio principo esmė yra nenutrūkstamas komponentinių medžiagų, pusgaminių ir kitų surinkimo mazgų tiekimas visuose etapuose ir operacijose, nuo gamybos linijos paleidimo iki gatavų gaminių išleidimo.

4. Automatizavimo principas. Automatika yra viena iš mokslo ir technologijų pažangos sričių, apimanti savireguliuojančių techninių priemonių, ekonominių ir matematinių metodų bei valdymo sistemų, išlaisvinančių žmones nuo dalyvavimo energijos, medžiagų ar medžiagų gavimo, perdavimo ir naudojimo procesuose, naudojimą. informacija, žymiai sumažinant duomenų atliekamų operacijų sudėtingumą.

5. Optimalumo (rezultatų ir kaštų palyginimo) principas yra tas, kad konkretaus verslo proceso įgyvendinimo efektyvumo vertinimas turi būti atliekamas lyginant poveikį ir jo įgyvendinimo kaštus.

6. Variacijos principas – priimant tam tikrus sprendimus, susijusius su verslo proceso įgyvendinimu, reikia apgalvoti įvairius būdus tikslui pasiekti.

7. Alternatyvų palyginamumo principas. Renkantis optimalius sprendimus projektuojant verslo procesus, dažnai tenka susidurti su turimų alternatyvų nepalyginamumu, kadangi šie procesai gali vykti skirtingomis gamybos sąlygomis, yra valstybinių užsakymų ir pan.

8. Atsižvelgimo į neapibrėžtumą principas leidžia sumažinti sprendimų priėmimo rizikos lygį įgyvendinant konkretų verslo procesą.

SMS yra į tikslą orientuota sistema su grįžtamuoju ryšiu, kurios valdymo objektas yra SBP, o valdymo procesas yra tarpusavyje susijusių SBP savininko veiksmų visuma, užtikrinanti tokius valdymo objekto parametrų pokyčius, kurie yra būtini norint pasiekti organizacijos tikslus.

Jei paaukosime šiek tiek griežtumo, galime pateikti trumpesnį apibrėžimą:

SMS yra valdymo sistema, kurios viduje SBP savininkas užtikrina SBP funkcionavimą ir tobulinimą, kad būtų pasiekti organizacijos tikslai.

Šiuo metu yra du pagrindiniai verslo procesų valdymo požiūriai: funkcinis ir proceso.

Funkcija (lot. functio – vykdymas) – pareiga, veiklos spektras, atliktini darbai – tarnybinės funkcijos.

Funkcija – tai darbas, kurį subjektas turi atlikti, kad pasiektų užsibrėžtą tikslą.

Funkcija yra subjekto pareigų diapazonas, apimantis:

§ šis procesas;

§ keli procesai;

§ struktūrinis padalinys;

§ visa organizacija kaip visuma.

Procesas (iš lot. processus – pažanga) – tai nuoseklus objekto būsenų pasikeitimas laikui bėgant.

Objekto prigimtis gali būti savavališka: materialus (natūralus arba dirbtinis) arba idealus (sąvoka, teorija ir kt.) objektas sukelia atitinkamai materialų arba idealų procesą.

Taigi funkcija yra užduotis, kurią įmonė sprendžia savo išlikimui ir savo tikslams pasiekti. Funkcija atsako į klausimą, ką daryti. Žinoma, įmonėje galima išskirti daugybę funkcijų. Taigi, bet kuri verslo sistema turi turėti tokias funkcijas kaip finansų valdymas, gamyba ir pardavimas.

Verslo procesas savo ruožtu yra funkcijos įgyvendinimas laiku, būdas išspręsti verslo problemą. Verslo procesas aprašo, kaip funkcija atliekama, kokia seka ir kokiais variantais, taip pat kaip funkcijos tarpusavyje sąveikauja įmonės veikloje. Verslo procesas atsako į klausimą, kaip tai padaryti.

Atsižvelgiant į šiuos samprotavimus, diskusijos apie tai, ar įgyvendinti procesų valdymą, ar ne, ar tai geriau nei funkcinis valdymas, ar kas, primena dviejų scholastų diskusiją apie tai, ar apgamas turi akis. Kai sodininkas pakvietė išmoktus vyrus pagauti kurmį ir pažiūrėti jam į akis, mokslininkai ryžtingai atsisakė tokių paslaugų – ginčijosi, ar kurmis iš principo turi akis, o ne kurmis sode. Žodžiu, atskirti ir supriešinti funkcinius ir procesinius požiūrius valdymo praktikai vargu ar konstruktyvu.

Kai žmogus suplėšė pasaulį, jis nustojo kelti ne tik dieviškųjų, bet ir žmogiškųjų įstatymų poveikį.

Pasaulis, kuriame gyvename, yra tarpusavyje susijusių natūralių ir dirbtinių sistemų rinkinys.

Sistema yra elementų, kurie yra tarpusavyje susiję ir sąveikauja vienas su kitu, rinkinys, kuris sudaro vieną visumą, kuri turi savybių, kurios nėra būdingos jos sudedamiesiems elementams, paimtiems atskirai.

Sistemos gali būti sudėtingos (pavyzdžiui, planetos Saulės sistemoje), vidutiniškai sudėtingos (erdvėlaivis, oro uostas) arba itin sudėtingos (gyvų organizmų molekulinės sąveikos sistemos).

Ryžiai. 1 Oro uosto sistema: orlaivių parkas ir antžeminės paslaugos

Į klausimą „Ar organizacija (įmonė) yra sistema? visi atsako teigiamai. Taip, organizacija yra gana sudėtingas objektas, veikiantis kaip vienas organizmas, todėl ji a priori laikoma sistema. Taip, organizacijoje iškyla daug problemų įvairiose srityse – nuo ​​finansinio planavimo iki atliekų tvarkymo, ir visos jos tam tikru mastu yra tarpusavyje susijusios.

Sprendžiant šias problemas, dalyvauja įvairių specialybių darbuotojai, kurie organizaciją mato tik savo profesijos rėmuose. Ir net už absoliučiai viską atsakingas direktorius negali aprėpti visų savo vadovaujamos organizacijos aspektų. Jis tai visų pirma laiko organizacijos valdymo objektu, o likusius veiklos aspektus deleguoja savo pavaduotojams, kurie savo ruožtu turi pavaldžius vadovus, atsakingus už atskirą veiklos sritį ir kt. Tai leidžia teigti, kad organizacija turi įvairiausių sistemų.

Sistemos elementai

Taigi, jei organizacija yra sistema, tai ji yra tarpusavyje susijusių elementų rinkinys. Kokie yra organizacijos elementai? Darbininkai, mašinos, kompiuteriai... O gamybinio komplekso teritorijoje esantys pastatai, gesintuvai, keliai? Ir čia mes galime tiesiog „paskęsti“ išvardintuose elementuose.

Sistema yra kaip juodoji dėžė

Pabandykime pažvelgti į organizaciją iš kitos pusės. Įsivaizduokime tai kaip juodą dėžę. Bet iš karto kyla klausimas. Kieno akimis (kieno požiūriu žiūrėsime į organizaciją? Galime surinkti visas savo žinias ir nurodyti veiklos rezultate produktus, paslaugas, sumokėtus mokesčius, išvežtas šiukšles, aplinkos taršą, teismuose laimėtų bylų skaičių, ir tt

Tačiau kodėl išskirti tokią megasistemą? Kodėl mes turime visa tai atspindėti sistemoje? Kokią problemą sprendžiame? „Mes“ – kas jie tokie: ekonomistai, teisininkai, vadovai, ugniagesiai?
Grįžkime prie išeities taško: kodėl pradėjome analizuoti organizaciją? Kokia problema? Ar neužtikrinta priešgaisrinė sauga? Žema gaminio kokybė? Didelės išlaidos organizacijos išlaikymui? Nuviliantys etaloniniai rezultatai?

Sistemos pasirinkimas visada yra subjektyvus. Tuo pačiu metu svarbu žinoti ir naudoti šias praktines rekomendacijas:
. Reikia nuspręsti, kieno požiūriu sistemą skiriame;
. Pabandykite įsivaizduoti tai kaip juodąją dėžę, visų pirma atkreipdami dėmesį į jos tikslinius rezultatus (darbo rezultatus);
. Nustatykite, kokie yra pasirinktos sistemos elementai ir jungtys.

2. Kaip analizuoti įmonę, jei įmonė yra sistema?

Kadangi įmonė yra sistema, sistemos analizė turėtų būti naudojama kaip įmonės tyrimo (veiklos analizės) dalis.

Sistemos analizės etapai

Tiriant bet kurią sistemos problemą galima išskirti pagrindinius etapus:

1) tyrimo tikslo nustatymas;

2) problemos (sistemos) išryškinimas: pagrindinės, esminės išryškinimas, nesvarbios, nereikšmingos atmetimas;

3) aprašymas: viena kalba (formalizavimo lygiu) išreikšti nevienalyčio pobūdžio reiškinius ir veiksnius;

4) kriterijų nustatymas: nustatant, ką reiškia „gerai“ ir „blogai“, vertinant gautą informaciją ir lyginant alternatyvas;

5) idealizavimas (koncepcinis modeliavimas): įvesti racionalų problemos idealizavimą, supaprastinti ją iki priimtinos ribos;

7) kompozicija (sintezė): sujungti dalis į visumą neprarandant dalių savybių;

8) sprendimas: rasti problemos sprendimą.

SADT struktūrinės analizės metodika, skirta organizacijos verslo procesų sistemai tirti

Sistemų analizei atlikti buvo sukurta nemažai metodikų ir susijusių priemonių. SADT struktūrinės analizės metodika praktikoje naudojama labai plačiai.

Struktūrinės analizės ir projektavimo metodika SADT (Structured Analysis and Design Technique) – tai metodika, sukurta specialiai dirbtinių sistemų, patenkančių į vidutinio sudėtingumo kategoriją, aprašymui ir analizei.

Struktūrinės analizės ir projektavimo metodika sėkmingai panaudota aprašant daugybę dirbtinių sistemų iš įvairiausių sričių: bankininkystės, naftos perdirbimo, pramoninės gamybos, raketų nukreipimo sistemų, logistikos, planavimo metodikos ir kt.

Struktūrinė analizė – tai tyrimas, kurį sudaro sistemos modelio sukūrimas bendrai padidinta forma, po kurio sekamas jos išskaidymas (išskaidymas) tarpusavyje sujungtų funkcinių blokų pavidalu. Išskaidymas atliekamas iki reikiamo detalumo lygio.

Modeliai ir aprašomasis modeliavimas

Sistemos aprašymas pagal SADT vadinamas modeliu. Modelis yra idealizuotas vaizdas, kuris kuo tiksliau apibūdina sistemą. Pagrindinis modelio kūrimo tikslas – nustatyti ir dokumentuoti sistemos veiklos aspektus, siekiant suprasti, kaip sistema veikia dabar ir kaip veiks ateityje. Tie. modelis turėtų padėti mums gauti atsakymus į tam tikrą klausimų rinkinį. Jei modelis neatsako į visus klausimus arba jo atsakymai nėra pakankamai tikslūs, tai sakome, kad modelis nepasiekė savo tikslo.

M yra sistemos S modelis, jei M galima atsakyti į klausimus apie S A tikslumu.

Pakankamai sudėtingos sistemos modelis yra nuoseklių submodelių, apibūdinančių sistemą skirtingais požiūriais, šeima. Modeliuojant galima naudoti skirtingas modeliavimo kalbas (žymėjimus).

Ryžiai. 2 Tiriamos sistemos nuoseklių submodelių šeima, aprašyta skirtingomis modeliavimo kalbomis

Žymėjimas yra simbolių (objektų) ir jų naudojimo taisyklių rinkinys.

Žymėjimas susideda iš grafinių objektų rinkinio (simboliai: matematiniai, grafiniai vaizdai), negrafinių (tekstinių) objektų rinkinio ir tam tikrų ryšių tarp šių objektų.

3. SADT struktūrinės analizės metodika

Kad bet kokia metodika veiktų, reikia tiksliai laikytis jos principų.

Pagrindiniai SADT metodikos principai

Pagrindiniai struktūrinės analizės metodologijos principai:

1) Modeliavimo tikslo nustatymas;

2) modelio ribų apibrėžimas (modelis tiksliai nustato, kas yra ir kas nėra modeliavimo objektas);

3) Nustatyti tik vieną požiūrį

PASTABA. Norėdami sukurti nuoseklų mašinų dirbtuvės modelį, galite atsižvelgti tiek į meistrą, tiek į mechaniką ar kontrolierių. Tačiau nė vienas iš gautų modelių neleis mums parašyti mokymo vadovo visam dirbtuvių personalui. Tik iš cecho vadovo pozicijos galima matyti visų rūšių ceche atliekamus darbus. Būtent jo požiūriu galima atsekti įvairių darbuotojų pareigų tarpusavio ryšius.

4) Tiriamos sistemos modelio, kaip tarpusavyje susijusių diagramų hierarchijos, formavimas (nuoseklus išskaidymas). Šios medžio struktūros viršūnė yra bendriausias sistemos aprašymas, o jos pagrindas – detaliausi aprašymai (schemos) (žr. 2 pav.).

IDEF0 standartas yra vienas iš SADT metodologijos standartų

SADT metodika ir jos kūrimas – IDEF standartai – yra plačiai naudojami visame pasaulyje įvairiausių įmonių įvairiose srityse.
Labiausiai paplitęs IDEF0 standartas yra struktūrinio-funkcinio modeliavimo metodas, apibūdinantis verslo procesus hierarchinės tarpusavyje susijusių funkcijų sistemos pavidalu.

3 pav. Blokų kraštų specifikacija IDEF0 standarte

3 paveiksle pateiktos diagramos prasmė yra tokia: proceso rezultate „kontrolės“ įtaka „įvestis“ per „mechanizmą“ (atlikėjas) paverčiama „išvestimi“.

Vieno bloko išėjimai gali būti įėjimai, arba valdikliai, arba mechanizmai (vykdytojai) kitiems. Blokų tarpusavio ryšius tarpusavyje ir su išorine aplinka atspindi sąsajos lankai. Sąsajos lankai vaizduojami rodyklėmis, kurių orientacija atspindi objektų (medžiagų, finansinių, informacijos) srautų kryptį.

Verslo procesų sistemos kūrimo etapai IDEF0 standarte (žymėjimas)

Proceso modelio kūrimas IDEF0 žymėjime prasideda nuo bendro proceso aprašymo ir jo sąveikos su išoriniu pasauliu. Šis modelis vaizduojamas kaip juodoji dėžė ir vadinamas nulinio lygio diagrama (arba konteksto diagrama).

Konteksto diagrama turėtų atspindėti
. modeliavimo tikslas (pvz.: naujo proceso kūrimas, proceso vykdymo laiko mažinimas ir pan.);
. požiūriu (organizacijos direktorius, IT specialistas, finansų specialistas ir kt.).

4 pav. IDEF0 standarto kontekstinė diagrama

Kitų lygių diagramose detalizuojamas aukštesnis procesas iki to lygio, kuriame atsakoma į užduodamus klausimus. Skilimo lygių skaičiaus neriboja niekas, išskyrus tikslingumą ir sveiką protą.
Gana dažnai mechanizmai (ištekliai) nerodomi aukščiausio lygio diagramose, nebent tai tikrai reikalinga informacija. Tai daroma siekiant „neperkrauti“ modelio.

Visi diagramos objektai turi turėti tekstinius aprašymus.

Dekompozicijos kūrimas yra daugiamatis ir kūrybingas procesas. Jei yra specialistas, siūlantis kitokį skaidymo variantą, galima naudoti FEO diagramas (tik ekspozicijai).
FEO diagramose dėmesys sutelkiamas į įvesties-išvesties sąveikas, kurios leidžia įvertinti transformacijų pagrįstumą arba patikrinti proceso generuojamų vidinių srautų (medžiagos, informacijos) sudėtį.

4. Kur naudoti verslo procesų sistemą?