Für Personen, die keine Erfahrung im Umgang mit elektronischen digitalen Signaturen haben, haben wir eine Anleitung zum „Signieren eines Dokuments“ vorbereitet. Tatsächlich ist dies ein sehr einfacher Vorgang, der aus ein paar Klicks mit der Maustaste besteht.

Alle Besitzer digitaler Signaturen verfügen über speziell generierte Schlüssel: öffentliche und private. Alle diese Schlüssel sind beim Zertifizierungszentrum registriert und zuverlässig geschützt. Um Dokumente mit Ihrer digitalen Signatur zu signieren, müssen Sie zunächst Ihren PC vorbereiten, indem Sie die folgende Software darauf installieren:

Wie Sie die Software installieren und konfigurieren, können Sie in einem separaten Handbuch nachlesen.

Der Prozess des Signierens eines Dokuments hängt von dem Programm ab, in dem es erstellt wurde (d. h. von seinem Format). Betrachten Sie beispielsweise den beliebtesten Texteditor MS Word.

Wenn Sie zum ersten Mal Dokumente signieren, empfehlen wir sicherzustellen, dass Sie die neueste Version von Crypto-PRO installiert haben. Sie können dies tun, indem Sie das Programm in der Systemsteuerung öffnen und auf die Registerkarte „Allgemein“ gehen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuchs ist die neueste Version von Crypto-PRO 3.9.

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2003

Öffnen Sie das gewünschte Dokument und gehen Sie zu:

„Dienst“ – „Optionen“ – „Sicherheit“ – Registerkarte „Digitale Signaturen“ und „Zertifikat“.- Drücken Sie den Knopf " OK».

Bitte beachten Sie, dass Sie das Dokument vor der Unterzeichnung speichern müssen.
Das Dokument kann nur signiert werden, wenn Ihr Zertifikat vorliegt persönlich(siehe Artikel zur Installation eines Zertifikats)

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2007

In der Version 2007 des Editors verwenden wir den folgenden Algorithmus:

Runder Knopf in der oberen linken Ecke „Büro“ – „Vorbereiten“ – „Digitale Signatur hinzufügen“ Geben Sie dann ggf. den Zweck der Unterzeichnung des Dokuments an (optional), wählen Sie die entsprechende Signatur aus der Liste aus und klicken Sie auf „ Zeichen».

Dass das Dokument über eine digitale Signatur verfügt, wird durch ein kleines rotes Emblem auf der Unterseite und die entsprechende Aufschrift bestätigt, wenn man mit der Maus darüber fährt. Außerdem entfällt nach dem Unterschreiben die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten. Um Änderungen an der Datei vorzunehmen, müssen Sie die Signatur löschen.

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2010

In MS Word 2010 führen wir folgende Schritte aus:

„Datei“ – „Informationen“ – „Digitale Signatur hinzufügen (CRYPTO-PRO)“

Wenn das letzte Element nicht angezeigt wird, ist Crypto Pro und/oder CryptoPro Office Signature nicht installiert.

Geben Sie im Fenster zum Hinzufügen einer digitalen Signatur, ähnlich der 7. Version von Word, den Zweck der Signatur an, wählen Sie das Zertifikat aus und klicken Sie auf „ Zeichen»

So signieren Sie eine PDF-Datei mit digitaler Signatur

Manchmal ist es erforderlich, Dateien im PDF-Format digital zu signieren. Dies geht genauso einfach wie bei anderen Dateien.

Zum Signieren von PDF-Dokumenten wurde das Softwareprodukt Crypto-PRO PDF entwickelt. Dies ist ein spezielles Modul zum Arbeiten mit Dateien im Adobe Reader- und Acrobat-Format.

Das Softwareprodukt Crypto-PRO PDF wurde mit der Adobe System Inc-Schnittstelle entwickelt, die es Ihnen ermöglicht, mit Adobe Acrobat, Reader und LiveCycle ES PDF-Dateien direkt im Programm mit einer elektronischen digitalen Signatur zu signieren, ähnlich wie bei MS Word.

Das Signieren von Dateien mit einer elektronischen digitalen Signatur ist für Unternehmer mittlerweile selbstverständlich. Dennoch haben viele Anfänger eine Frage, wie man ein Word-Dokument mit einer elektronischen digitalen Signatur signiert. Wenn wir mit digitalen Signaturen arbeiten müssen, stoßen wir am häufigsten auf MS Office. Zunächst lohnt es sich jedoch zu verstehen, was dieses Element in Computerdokumenten darstellt.

Dieses Konzept beinhaltet ein virtuelles Objekt, mit dem Sie den Autor identifizieren können, der es erstellt hat. Dementsprechend trägt es dazu bei, die Authentizität und Integrität der digitalen Datei sicherzustellen. Abhängig davon, welche digitale Signatur Sie verwenden, können Sie mit diesem erweiterten Tool zum Schutz der Urheberschaft auch nachträgliche Änderungen am Inhalt des Berichts nachverfolgen. Deshalb lohnt es sich zu wissen, wie man in Word eine elektronische Signatur erstellt.

Elektronische Zertifizierung als Standardverfahren

Bevor Sie herausfinden, wie Sie ein Word-Dokument digital signieren, sollten Sie es zunächst erstellen. Anschließend wird eine Signaturzeile erstellt und erst danach erscheint die Signatur selbst.

Je nachdem, welche Software Sie verwenden, kann der Prozess des Signierens einer Word-Datei einige Unterschiede aufweisen, das Wesentliche bleibt jedoch dasselbe. Schauen wir uns die Abfolge der Aktionen an, die für die Version 2007 des Programms empfohlen werden.

Um die erforderliche Zeile in Microsoft Office hinzuzufügen, müssen Sie:

1. Bewegen Sie den Cursor so, dass er sich an der Stelle befindet, an der Sie die Zeile mit Ihrem Computerautogramm einfügen möchten.
2. Öffnen Sie das Fenster „Einfügen“ und klicken Sie auf die Gruppe „Text“. Anschließend wird der Cursor neben der Menüspalte „Signaturzeile“ platziert. Sie sollten „Microsoft Word-Signaturzeile“ auswählen und darauf klicken.
3. Anschließend müssen Sie im sich öffnenden Fenster Einstellungen vornehmen, also Angaben zur Person machen, die die Datei signiert.
4. Gegebenenfalls müssen Sie ggf. eine weitere Zeile erstellen, um eine zusätzliche Signatur anzugeben (beachten Sie in diesem Fall die oben genannten Punkte).

Sonderfall: Linienvisierung

Um eine Zeile zu signieren, müssen Sie die Eingabezeile für die digitale Signatur direkt auswählen. Um eine Aktion wie das Signieren eines Dokuments mit einer elektronischen digitalen Signatur durchzuführen, sollten Sie das Fenster „Signatur“ öffnen und eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Wählen Sie neben der X-Bezeichnung den gewünschten Namen aus.
• Wenn Sie auf die Funktion „Bild auswählen“ klicken, können Sie außerdem ein Bild Ihrer digitalen Signatur anwenden.
• Vorausgesetzt, Sie verwenden einen Tablet-Computer, haben Sie die Möglichkeit, eine handschriftliche Unterschrift hinzuzufügen.
• Wenn Sie eine spezielle digitale Signatursoftware installiert haben, können Sie einfach auf die Schaltfläche „Signieren“ klicken.
• Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein Word-Dokument sonst noch elektronisch signieren können, sollten Sie eine andere Option kennen. Sie können zum Ersteller einer unsichtbaren Signatur werden, die nicht angezeigt wird. Wenn Sie jedoch die Zeile „Signatur“ öffnen, die sich am unteren Bildschirmrand in der Statusleiste befindet, wird diese angezeigt.

Neben Informationen zum Signieren eines elektronischen Dokuments müssen Sie auch über speziell für diesen Zweck entwickelte Software Bescheid wissen, deren Aufgabe es ist, digitale Zertifikate zu kontrollieren und Kryptooperationen durchzuführen. Eine solche Software kann das Signieren von Dateien mithilfe eines digitalen Strichs erleichtern. Der Vorteil dieses Programms besteht darin, dass es zum Signieren von Dateien verschiedener Formate sowie von Archiven oder Dateipaketen verwendet werden kann. Mit seiner Hilfe ist es auch möglich, eine erweiterte und zusätzliche digitale Signatur anzubringen.

Diese Frage stellt sich, wenn der Inhaber eines elektronischen Signaturzertifikats ein Dokument außerhalb von Informationssystemen signieren muss, die bereits über integrierte Mechanismen zur Erstellung und Überprüfung einer elektronischen Signatur verfügen. Betrachten wir Möglichkeiten zum Signieren eines Dokuments mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Was ist erforderlich, um ein elektronisches Dokument zu signieren?

• Die endgültige Version des Dokuments, das unterzeichnet werden muss. Sobald eine Signatur erstellt wurde, können keine Änderungen mehr daran vorgenommen werden.
• Ein gültiges qualifiziertes elektronisches Signaturzertifikat. Im Rahmen der russischen Gesetzgebung ist eine qualifizierte elektronische Signatur die einzige Signaturart, die einem Dokument ohne zusätzliche Vereinbarungen zwischen den Parteien der elektronischen Dokumentenverwaltung Rechtskraft verleiht.
• Elektronische Signaturtools. Bei der elektronischen Signaturtechnologie kommt eine Reihe von Softwaretools zum Einsatz, die der Inhaber der Signatur auf seinem Computer installiert. Im SKB Kontur-Zertifizierungszentrum ist der Computer so konfiguriert, dass er automatisch mit elektronischen Signaturen arbeitet.
• Programm zum Erstellen einer elektronischen Signatur. Dabei kann es sich um Plugins, einzelne Programme oder Webservices handeln.

Option 1: Installieren Sie das Office-Plugin

Für Word- und Excel-Dokumente

Am häufigsten müssen Sie ein Dokument im Word-Format signieren:

• Arbeits- oder Geschäftsvertrag,
• Schiedsklage,
• Bewerbung an einer Universität usw.

Mit der Standardfunktion des Microsoft Office-Pakets „Dokument signieren“ können Sie keine Signatur erstellen, die einem elektronischen Dokument Rechtskraft verleiht. Um eine solche Signatur in Word oder Excel zu erstellen, müssen Sie ein spezielles Softwaremodul auf Ihrem Computer installieren, das diese Funktion hinzufügt, zum Beispiel CryptoPro Office Signature.

Dies ist ein kostenpflichtiges Programm; Sie können alle Funktionen nur während des Testzeitraums kostenlos nutzen. Nachdem Sie das Plugin heruntergeladen und auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie Dokumente mit dem folgenden Algorithmus signieren:

Wählen Sie im Hauptmenü des Dokuments „Service“ und gehen Sie zu „Optionen“. Wählen Sie im angezeigten Fenster die Registerkarte „Sicherheit“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Digitale Signaturen“.

Wählen Sie in diesem Fenster das gewünschte elektronische Signaturzertifikat aus den auf Ihrem Computer installierten Zertifikaten aus.

Erstellen Sie damit eine elektronische Signatur für ein Dokument: Klicken Sie auf „Signieren“ und geben Sie das Schlüsselcontainer-Passwort ein.

Was ist bei der Nutzung des Plugins zu beachten:

• Der Signaturalgorithmus unterscheidet sich in verschiedenen Word-Versionen.
• Wenn Sie eine Signatur in einer Version des Programms erstellen und diese in einer anderen überprüfen, ist das Überprüfungsergebnis möglicherweise falsch.
• Ein mit CryptoPro Office Signature signiertes Dokument kann auch auf einem Computer geöffnet und überprüft werden, auf dem dieses Programm nicht installiert ist.

Für PDF-Dokumente

Dies ist ein kostenloses Programm, mit dem Sie eine elektronische Signatur erstellen und überprüfen sowie eine elektronische Datei verschlüsseln und entschlüsseln können. Sie können nicht nur eine einzelne Datei signieren, sondern auch ein Paket von Dateien oder Archiven. Sie können eine Dokumentensignatur durch zwei oder mehr Personen erstellen.

Nach der Registrierung und automatischen Installation der Software für kryptografische Operationen auf Ihrem Computer können Sie mit dem Programm arbeiten. Das Programm verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche. Um ein elektronisches Dokument zu signieren, müssen Sie:

Laden Sie das Dokument hoch, das beim Dienst angemeldet werden muss. Sie können eine Datei jedes Formats bis zu 100 MB signieren.

Wählen Sie das auf Ihrem Computer installierte Zertifikat aus, mit dem das Dokument signiert werden soll. Sie können ein Dokument in Kontur.Crypto mit einem Zertifikat signieren, das von einer beliebigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.

Erstellen Sie eine Signaturdatei. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Signieren“ geklickt haben, erstellt der Dienst einen Ordner mit dem Originaldokument und einer Signatur mit demselben Namen und der gleichen Berechtigung.sig. Der Ordner speichert die Datei und die Signatur dafür auf dem Server. Diese Dokumente können auf den Computer des Benutzers heruntergeladen werden.

Senden Sie das Dokument an den Empfänger. Sie können eine Datei und eine Signatur dafür direkt aus dem Dienst senden. Der Empfänger erhält einen Link zu dem in Kontur.Crypto gespeicherten Dokument. Sie können auch ein Paket mit Dokumenten auf Ihren Computer herunterladen (Quelldokument, Signaturdatei, Zertifikat und Anweisungen zur Überprüfung der Signatur) und es über einen beliebigen Mailer versenden.

Was ist bei der Nutzung von Kontur.Crypto zu beachten:

• Für den Dienst ist das Gewicht des Dokuments begrenzt: Sie können ein Dokument mit einer Größe von bis zu 100 MB signieren.
• Sie können im Dienst nur eine losgelöste Signatur erstellen.
• Contour.Crypto funktioniert nur im Microsoft Windows-Betriebssystem.
• Sie können die in Kontur.Crypto erstellte Signatur in jedem Programm überprüfen, das mit getrennten elektronischen Signaturen arbeitet.

Vergleich von Programmen zur Erstellung elektronischer Signaturen

Zum ersten Mal seit vielen Jahren musste ich bei meiner Textarbeit in Word eine digitale Signatur verwenden. Ohne die unmittelbare Notwendigkeit hätte ich nie gewusst, dass es eine solche Möglichkeit gibt. Ich verwende Microsoft Word seit etwa 10 Jahren und bin noch nie auf EDS (elektronische digitale Signatur) gestoßen. Ich musste alle Dokumentoptionen durchgehen. Nach 15 Minuten Suche habe ich eine Funktion zum Erstellen einer Signatur in Word gefunden. Jetzt werde ich es mit Ihnen teilen.

Sie können in Word an einer beliebigen Stelle in einem Dokument eine digitale Signatur einfügen. Dazu müssen Sie die gewünschte Zone mit dem Mauszeiger aktivieren und dann mit den unten angegebenen Schritten fortfahren.

Methode 2. So fügen Sie eine Signatur in ein Word-Dokument ein

Dieser Vorgang wird in diesem Video deutlicher dargestellt:

Erstellen einer Signatur in Microsoft Word 2010

1. Nun zu Microsoft Office
2. Wählen Sie die Option „Datei“ und klicken Sie dann auf „Informationen“.
3. Überprüfen Sie die Registerkarte „Digitale Signatur hinzufügen“.
4. Anschließend müssen Sie ein Signaturzertifikat auswählen und Ihre Auswahl bestätigen.
5. Das war's, die Signatur erscheint im Word 2010-Dokument.

Es gibt eine zweite Möglichkeit, in Word 2010 eine Signatur zu erstellen

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie dann in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol „Microsoft Office Signature Line“ aus.
2. Danach öffnet sich das Fenster mit den Signatureinstellungen. Sie müssen Ihre Initialen, Ihre Position und Ihre E-Mail-Adresse eingeben.
3. Klicken Sie anschließend auf „Ok“ und die digitale Signatur erscheint auf dem Dokument.

Diesen Vorgang können Sie in diesem Video im Detail sehen.

Wenn Sie in Microsoft Word mit Dateien arbeiten, die bestätigt, genehmigt oder signiert werden müssen, wissen Sie, dass sie gedruckt und zur Überprüfung an eine bestimmte Person weitergeleitet werden müssen. Oder Sie geben eine elektronische Version zur Überprüfung ab und hören dann, dass alles in Ordnung ist, und Sie müssen es ausdrucken und erneut mitbringen. Aber solche Aktionen können vermieden werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein in Word erstelltes Dokument mit einer elektronischen digitalen Signatur oder digitalen Signatur signieren können. Schauen wir uns die verschiedenen Optionen an: Erstellen Sie es in einer sichtbaren Zeile oder fügen Sie es einfach der Datei hinzu.

So erstellen Sie eine Zeile zum Einfügen einer elektronischen Signatur in Word

Schauen wir uns zunächst an, wie Sie die gewünschte Zeile in Word einfügen.

Öffnen Sie das gewünschte Dokument. Positionieren Sie dann den Cursor an der Stelle, an der Sie die Region einfügen möchten.

Sie können Text schreiben, zum Beispiel „Genehmigt:“, und in einer neuen Zeile Leerzeilen einfügen.

Gehen Sie anschließend zur Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Signaturzeile“ und wählen Sie aus der Liste aus „Microsoft Office-Signaturzeile“.

Im nächsten Fenster stimmen wir dem dort Geschriebenen zu und klicken auf „OK“.

Das Fenster „Einstellungen“ wird geöffnet. Füllen Sie alle bereitgestellten Felder aus. Geben Sie die Informationen der Person ein, die unterschreiben wird: ihren vollständigen Namen, ihre Position und ihre E-Mail-Adresse. Sie können die Anweisungen ändern oder den vorgeschlagenen Text beibehalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Datum anzeigen…“ und klicken Sie auf „OK“.

Als Ergebnis erhalten wir eine Zeile wie diese. Die Person, deren Daten unten aufgeführt sind, muss hier unterschreiben. Sie können das Dokument ausdrucken und zur Überprüfung mitnehmen oder die Person direkt in Word unterschreiben lassen und im angegebenen Feld eine elektronische Signatur hinzufügen.

Wenn Sie eine solche Zeile nicht unbedingt hinzufügen müssen, können Sie in Word selbst eine Zeile in der gewünschten Art und Länge erstellen. Nutzen Sie dazu die Anleitung, indem Sie dem Link folgen.

So signieren Sie eine Datei mit einer digitalen Signatur

Wenn Ihrem Dokument eine Zeile hinzugefügt wurde, über die ich oben geschrieben habe, dann wollen wir herausfinden, wie man etwas darin einfügt.

Lesen Sie zunächst den Text und stellen Sie sicher, dass alles darin korrekt ist. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den Bereich und wählen Sie im Kontextmenü „Signieren“.

Klicken Sie im nächsten Fenster auf „OK“.

Eine digitale elektronische Signatur in Word kann unterschiedlicher Art sein. In das dafür vorgesehene Fenster, in das Feld gegenüber dem Kreuz, können Sie einfach Ihren Nachnamen und Ihre Initialen eintragen. Sie können diesem Feld auch ein Bild mit Ihrer handschriftlichen Version oder Ihrem persönlichen Stempel hinzufügen.

Schauen wir uns die zweite Option an. Dazu müssen Sie das Blatt unterschreiben und das Gemälde scannen oder es mit einer Kamera fotografieren. Hauptsache, das Ergebnis ist ein auf dem Computer gespeichertes Bild mit Ihrem Gemälde oder Siegel.

Wenn Sie ein gemaltes Bild erstellt haben, klicken Sie in dieses Fenster „Bild auswählen“.

Suchen Sie das Gemälde auf Ihrem Computer, wählen Sie es aus und klicken Sie auf „Auswählen“.

Das gewünschte Bild erscheint im Fenster. Der Name des Kontos, das das Dokument unterzeichnet hat, wird ebenfalls hinzugefügt. Klicken Sie auf „Signieren“.

Bestätigen Sie die Erstellung der Signatur.

Nachdem die Datei signiert wurde, erscheint oben in diesem Dokument eine Informationszeile „Als endgültig markiert“, und die Möglichkeit, es zu bearbeiten, wird eingeschränkt sein. Das entsprechende Symbol erscheint auch in der Statusleiste.

Durch einen Klick darauf öffnet sich rechts der Bereich „Signaturen“. Hier sehen Sie, wer noch unterschreiben muss – diese werden im Block angezeigt. Wenn der Text bereits Signaturen enthält, werden diese im Block angezeigt "Gültig".

Durch Klicken auf den Pfeil neben der Signatur können Sie eines der Elemente aus dem Dropdown-Menü auswählen: Zusammensetzung, Konfiguration oder Löschung.

Wenn Sie ein signiertes Dokument geöffnet haben und etwas daran ändern möchten, klicken Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Trotzdem bearbeiten“ Es erscheint ein Warnfenster, dass danach alle Signaturen gelöscht werden.

Wenn Sie der Löschung zugestimmt haben, öffnet sich dieses Fenster.

Nachdem die Signaturen gelöscht wurden, verschwanden sie aus dem Text und in den entsprechenden Feldern und im rechten Bereich befinden sie sich nun im Block.

Um erneut zu unterschreiben, können Sie in der Dropdown-Liste rechts neben der gewünschten Person auf „Unterschreiben“ klicken. Befolgen Sie dann alle oben genannten Schritte.

So signieren Sie ein gesamtes Dokument

Dies kann auf etwas andere Weise erfolgen. In diesem Fall wird dem Text keine Zeile mit den Daten des Unterzeichners hinzugefügt. Die ausgewählte Datei wird einfach auf eine bestimmte Weise markiert und die Möglichkeit zum Bearbeiten verschwindet.

Um eine solche unsichtbare digitale Signatur einzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Details“. Weiter klicken „Dokument schützen“ und wählen Sie aus der Liste aus „Digitale Signatur hinzufügen“.

Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf „OK“.

Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf „OK“.

Nun wird die Datei signiert und auf der Registerkarte „Datei“ – „Details“ können Sie genau sehen, von wem.

Darüber hinaus wird oben eine Informationszeile angezeigt, dass diese als endgültig markiert ist und nicht bearbeitet werden kann, da sonst alle Signaturen gelöscht werden. Im Bereich rechts im Block "Gültig" Sie können sehen, wer es genehmigt hat, aber im Text selbst wird es keine entsprechende Zeile geben.